Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах (Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України)

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Голови Верховної Ради України

м. Київ

№ 19

08 лютого 2021 р.

Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах

{Із змінами, внесеними згідно з Розпорядженнями Голови ВР

№ 47 від 04.03.2021

№ 382 від 28.10.2021

№ 200 від 06.03.2023

№ 725 від 14.06.2023

№ 1369 від 30.12.2023

№ 433 від 09.05.2024

№ 555 від 21.04.2025

№ 1713 від 07.11.2025}

З метою забезпечення реалізації положень Регламенту Верховної Ради України щодо електронної та паперової форм документообігу у Верховній Раді України та на виконання пунктів 3 і 5 розділу II "Прикінцеві та перехідні положення" Закону України "Про внесення змін до Регламенту Верховної Ради України щодо вдосконалення електронної форми документообігу у Верховній Раді України":

1. Затвердити:

1) Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 1);

2) Технологічну схему проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 2);

3) Схему внесення документів до бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" (додаток 3);

4) Перелік документів, що створюються в Апараті Верховної Ради України виключно у паперовій формі (додаток 5).

{Пункт 1 доповнено підпунктом 4 згідно з Розпорядженням Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

2. Встановити, що з метою забезпечення реалізації положень статті 71 Регламенту Верховної Ради України та до набрання чинності положеннями Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України" щодо функціонування єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України (далі - єдина автоматизована система):

{Абзац перший пункту 2 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

1) пропозиції Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп), колективні ініціативи народних депутатів України (підписні листи) створюються у паперовій формі;

2) законопроект, підготовлений до другого чи наступних читань, оформлюється у паперовій формі (оригінал паперового документа), візується керівником секретаріату головного комітету та підписується головою цього комітету. Керівники юридичного і редакційного підрозділів Апарату Верховної Ради України візують поданий головним комітетом законопроект за результатами проведених експертиз;

3) висновки юридичної експертизи та редакційного опрацювання оформлюються в електронній формі, підписуються керівниками відповідних підрозділів Апарату Верховної Ради України та додаються до супровідних документів. Супровідні документи надаються народним депутатам України разом з текстом законопроекту, підготовленого до другого чи наступних читань, в електронній формі, що завізований керівником секретаріату головного комітету та підписаний головою головного комітету із застосуванням кваліфікованих електронних підписів;

4) підготовка законопроектів і супровідних документів до них до другого та наступних читань відповідно до підпунктів 2 і 3 цього пункту здійснюється згідно з тимчасовою технологічною схемою проходження законопроекту, підготовленого до розгляду у другому або наступному читанні, та супровідних документів до нього (додаток 4).

3. З метою забезпечення коректного ведення Апаратом Верховної Ради України бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" комітетам Верховної Ради України при поданні на розгляд Верховної Ради України проектів про внесення змін до законодавчих актів України викладати такі зміни як нові редакції відповідних статей, їх частин, пунктів, підпунктів.

4. Законопроекти та супровідні документи до них, підготовлені до другого та наступних читань і надані народним депутатам України у встановленому законом порядку до видання цього розпорядження, не потребують переоформлення.

5. Апарату Верховної Ради України забезпечити:

1) впродовж п'ятої і шостої сесій Верховної Ради України дев'ятого скликання роботу з документами, передбаченими Регламентом Верховної Ради України, створеними у паперовій та електронній формі, з урахуванням положень, передбачених пунктом 2 цього розпорядження;

2) до завершення п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання:

розроблення проектів положень про єдину автоматизовану систему роботи з документами у Верховній Раді України, про офіційний веб-сайт Верховної Ради України, а також проекту технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України;

оновлення переліку автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України;

підготовку пропозицій (за необхідності) щодо внесення змін до Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України", Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України, Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України на основі узагальнення результатів дослідної експлуатації єдиної автоматизованої системи впродовж п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання.

6. Виконуючому обов'язки Керівника Апарату Верховної Ради України М. Теплюку забезпечити приведення актів керівництва Апарату Верховної Ради України у відповідність із цим розпорядженням.

7. Визнати такими, що втратили чинність:

1) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про затвердження Положення про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України" від 22 травня 2006 року № 428 (із наступними змінами);

2) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України" від 25 травня 2006 року № 448 (із наступними змінами);

3) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про деякі питання організації роботи з реєстрації та супроводження електронних петицій, адресованих Верховній Раді України" від 28 жовтня 2015 року № 1494 (із наступними змінами);

4) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про Порядок роботи із зверненнями в Апараті Верховної Ради України" від 11 липня 2016 року № 273 (із наступними змінами).

8. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на Першого заступника Голови Верховної Ради України Р. Стефанчука.

Голова Верховної Ради України

Д.РАЗУМКОВ

Додаток 1

до розпорядження

Голови Верховної Ради України

від 08.02.2021 року № 19

ПОЛОЖЕННЯ

про порядок роботи з документами у Верховній Раді України

ЗМІСТ

РОЗДІЛ I. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ДОКУМЕНТУВАННЯ ПАРЛАМЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Підрозділ 1. Загальні положення

Підрозділ 2. Застосування кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки

Підрозділ 3. Засвідчення документа в паперовій формі

Підрозділ 4. Засвідчення документа в електронній формі

Підрозділ 5. Бланки

РОЗДІЛ II. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА

Підрозділ 6. Порядок приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної службової кореспонденції

Глава 1. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції

Глава 2. Реєстрація вхідної службової кореспонденції та передача її за належністю

Підрозділ 7. Особливості здійснення діловодства керівництва Верховної Ради України

Підрозділ 8. Особливості здійснення діловодства народних депутатів України

Підрозділ 9. Організація діловодства у структурних підрозділах

Глава 1. Електронні резолюції

Глава 2. Робота з вхідними документами

Глава 3. Опрацювання документів, проекти електронних документів

Підрозділ 10. Реєстрація вихідної та внутрішньої службової кореспонденції

Глава 1. Опрацювання вихідної службової кореспонденції

Глава 2. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ

Підрозділ 11. Тимчасове зберігання документів у структурному підрозділі

Підрозділ 12. Автоматизована обробка, тиражування документів

РОЗДІЛ III. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ ТА СУПРОВОДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ПЕТИЦІЙ

Підрозділ 13. Загальні засади документування роботи із зверненнями

Глава 1. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації звернення

Глава 2. Організація розгляду звернення

Підрозділ 14. Порядок документування супроводження електронної петиції

Підрозділ 15. Документування результатів моніторингу розгляду звернень, узагальнення та аналізу інформації

Підрозділ 16. Зберігання документів за зверненнями

Розділ IV. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗАПИТІВ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ

Підрозділ 17. Загальні засади документування запитів на інформацію

Підрозділ 18. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації запиту на інформацію

Підрозділ 19. Особливості опрацювання документа із суміжною інформацією

Розділ V. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ПИТАНЬ

Підрозділ 20. Документи організаційного та розпорядчого характеру

Підрозділ 21. Загальні вимоги до оформлення службових документів

Підрозділ 22. Документування засідань і нарад

Глава 1. Протокол

Глава 2. Стенограма

Розділ VI. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ ЗАКОНОДАВЧОЇ ПРОЦЕДУРИ

Підрозділ 23. Реєстрація та робота з проектами актів Верховної Ради України

Підрозділ 24. Робота з прийнятими актами Верховної Ради України

Підрозділ 25. Вимоги до оформлення акта Верховної Ради України

Розділ VII. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ СПЕЦІАЛЬНИХ ПРОЦЕДУР

Розділ VIII. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РЕАЛІЗАЦІЇ КОНТРОЛЬНОЇ ФУНКЦІЇ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ

Підрозділ 26. Протокольне доручення

Підрозділ 27. Депутатський запит

Розділ IX. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РЕАЛІЗАЦІЇ УСТАНОВЧОЇ ФУНКЦІЇ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ

Розділ X. КОНТРОЛЬ ЗА ПРОХОДЖЕННЯМ ДОКУМЕНТІВ У ВЕРХОВНІЙ РАДІ УКРАЇНИ

Підрозділ 28. Строк/термін виконання документа

Підрозділ 29. Контроль за проходженням документа

Розділ XI. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ СЛУЖБОВУ ІНФОРМАЦІЮ

Розділ XII. АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Підрозділ 30. Систематизація та зберігання документів

Глава 1. Складання номенклатури справ

Глава 2. Формування справи

Підрозділ 31. Порядок підготовки справ до передавання для архівного зберігання

Глава 1. Експертиза цінності документів

Глава 2. Оформлення справи, складеної у паперовій формі

Глава 3. Передавання справ до архівного підрозділу

Глава 4. Користування архівними документами

Підрозділ 32. Передавання справ до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України

ДОДАТКИ

РОЗДІЛ I. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ДОКУМЕНТУВАННЯ ПАРЛАМЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Підрозділ 1. Загальні положення

1. Це Положення визначає:

1) єдині правила документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в електронній та паперовій формах (далі - документи) у Верховній Раді України, Апараті Верховної Ради України (далі - Апарат) та в органах Верховної Ради України, діяльність яких забезпечується Апаратом;

2) порядок проходження документа у Верховній Раді України з моменту його створення або одержання до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу;

3) правила роботи з документами в єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (далі - ЄАС), у тому числі порядок обміну електронними документами в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ ОВВ);

4) порядок здійснення оперативного інформаційного обміну з використанням службової електронної пошти;

5) загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень;

6) правила роботи з документами, що містять службову інформацію;

7) основні вимоги до організації розгляду звернень громадян та громадських об'єднань (далі - звернення), запитів на публічну інформацію, контролю за їх виконанням, аналітичної роботи, ведення діловодства за зверненнями та запитами, реєстрації і супроводження електронних петицій у Верховній Раді України.

2. Це Положення розроблено з урахуванням вимог законів України "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про звернення громадян", "Про громадські об'єднання", "Про доступ до публічної інформації", Регламенту Верховної Ради України, Регламенту організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858, Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, Національного стандарту "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163-2020, Національного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" ДСТУ 2732:2023.

{Пункт 2 із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням Голови ВР № 555 від 21.04.2025}

3. Дія цього Положення поширюється на документи, що одержуються, створюються, відправляються Апаратом в електронній або паперовій формі.

Особливості організації діловодства з особовими справами державних службовців, документами з питань ведення обліку та звітності в господарсько-фінансовій діяльності Апарату, документами з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, технічною документацією визначаються окремими розпорядженнями Керівника Апарату Верховної Ради України, його Першого заступника або заступника - у разі делегування повноважень (далі - Керівник Апарату (заступник).

4. Основною формою діловодства у Верховній Раді України є електронна. Перелік документів, що відповідно до законодавства створюються в Апараті виключно у паперовій формі, затверджується Головою Верховної Ради України.

У разі введення воєнного або надзвичайного стану за обставин, що унеможливлюють здійснення діловодства в електронній формі, основною формою діловодства є паперова. Організація діловодства в період дії воєнного або надзвичайного стану здійснюється з урахуванням особливостей, передбачених підрозділом 33 цього Положення.

{Пункт 4 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

5. Діловодство в електронній формі у Верховній Раді України здійснюється засобами ЄАС із застосуванням кваліфікованих електронних підписів, що забезпечує реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, створення електронних документів, колективну роботу з проектами електронних документів, їх погодження (візування), застосування кваліфікованого електронного підпису, формування статистичних звітів, оперативний пошук документів та контроль строків їх виконання.

6. Обробка, зберігання, направлення документів, що містять державну таємницю, засобами ЄАС забороняється.

{Пункт 7 виключено на підставі Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

8. Електронний документ, підписаний (погоджений) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчений кваліфікованою електронною печаткою, не потребує візуального відтворення підпису або відбитка печатки.

9. Робота з незареєстрованими документами у Верховній Раді України не проводиться.

{Пункт 9 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

10. Організація обміну електронними документами між органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату (далі - структурні підрозділи) здійснюється виключно з використанням ЄАС, з іншими державними органами - з використанням СЕВ ОВВ (за умови їх підключення до СЕВ ОВВ), а у разі відсутності підключення до СЕВ ОВВ - відповідно до пункту 125 цього Положення.

11. Діловодство у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, структурних підрозділах, державних підприємствах, установах чи організаціях, що належать до сфери управління Апарату, здійснюється спеціально визначеними працівниками.

Діловодство народних депутатів України здійснюється їх помічниками-консультантами і не супроводжується Апаратом.

{Пункт 11 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

12. Діловодство у Верховній Раді України здійснюється державною мовою.

Документи іноземному адресатові від імені Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України, керівництва Апарату складаються державною мовою та надсилаються через Міністерство закордонних справ України. В окремих випадках допускається направлення таких листів англійською або іншою іноземною мовою, за умови згоди вищезазначених осіб.

Документи іноземним адресатам від комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), окремих народних депутатів України, інших відправників у Верховній Ради Україні та її Апарату складаються державною або іноземними мовами, при цьому переклад організовується (здійснюється) відповідними відправниками.

{Пункт 12 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

13. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

1) архівний підрозділ - підрозділ у складі структурного підрозділу з документального забезпечення;

2) бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) витяг - засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації;

4) візуалізація (візуальне подання) - процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною для зору людини;

5) візування проекту електронного документа (візування) - накладення посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа;

6) діловод - працівник структурного підрозділу, на якого покладено функції з ведення діловодства у структурному підрозділі;

7) діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами;

8) доручення - управлінське рішення Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, оформлене на бланку (додаток 2 до цього Положення) з визначенням зобов'язання іншій посадовій особі (органу) щодо здійснення дій, спрямованих на виконання посадових (службових) повноважень (обов'язків);

9) електронна копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

10) електронна копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

11) електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК) - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в Апараті документа незалежно від форми його створення;

12) електронна резолюція - реквізит, створений у ЄАС, що вноситься до ЕРКК електронного документа та нерозривно пов'язаний з нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення посадової особи щодо його виконання;

13) електронне повідомлення - автоматично створена та передана в електронній формі інформація про доставку, отримання, відмову в реєстрації або реєстрацію електронного документа адресатом;

14) єдина автоматизована система роботи з документами у Верховній Раді України (ЄАС) - багатофункціональна інформаційно-телекомунікаційна система електронного документообігу Верховної Ради України, що забезпечує створення, оброблення та використання електронних документів, електронних та цифрових копій оригіналів паперових документів для забезпечення законодавчої процедури та документообігу у Верховній Раді України із застосуванням єдиних технічних і програмних засобів;

15) керівництво Апарату - Керівник Апарату, його Перший заступник, заступники;

16) керівництво Верховної Ради України - Голова Верховної Ради України, Перший заступник і заступник Голови Верховної Ради України;

17) паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, засвідчене у порядку, встановленому цим Положенням;

18) підписання проекту електронного документа (підписання) - накладення уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа, кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

19) погоджувач - посадова особа, яка здійснює візування (погодження) проекту документа;

20) примірник електронного документа - файл, що містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

21) проект електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа;

22) реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та в ЕРКК для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

23) спеціальна кореспонденція - кореспонденція, що доставляється фельд'єгерською службою;

24) цифрова копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом його сканування без засвідчення кваліфікованою електронною печаткою.

Інші терміни вживаються в цьому Положенні у значеннях, наведених в актах законодавства, зазначених у пункті 2 цього Положення.

14. Організація ведення діловодства у структурному підрозділі забезпечується його керівником.

Підрозділ 2. Застосування кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки

15. Документування управлінської інформації та діловодство в електронній формі в Апараті здійснюються із застосуванням кваліфікованих електронних підписів та кваліфікованих електронних печаток відповідно до законодавства у сфері електронних довірчих послуг.

16. Кваліфікований електронний підпис застосовується у разі підписання (візування) електронного документа. Кваліфікований електронний підпис використовується лише його власником, ідентифікаційні дані якого як народного депутата України, працівника Апарату зазначені в сертифікаті відкритого ключа, без права його передачі іншим особам.

{Пункт 16 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

17. Кваліфікована електронна печатка застосовується у разі засвідчення електронної копії оригіналу електронного документа або електронної копії оригіналу паперового документа. Одна кваліфікована електронна печатка може застосовуватися кількома працівниками.

18. Під час накладення кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки автоматично проставляється електронна позначка часу.

19. Перелік структурних підрозділів, які застосовують кваліфіковані електронні печатки, визначається Керівником Апарату.

{Пункт 19 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

20. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи кваліфікованої електронної печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.

В ЄАС застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

Підрозділ 3. Засвідчення документа в паперовій формі

21. Для забезпечення виконання функцій, покладених на Верховну Раду України, її органи та Апарат, використовуються великі і малі гербові печатки, інші печатки та штампи.

Зразки та описи гербових печаток Верховної Ради України та Апарату затверджуються Головою Верховної Ради України.

22. Гербовою печаткою Верховної Ради України засвідчуються:

1) посвідчення особи, яка призначається Верховною Радою України чи Головою Верховної Ради України;

2) підпис Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України на документі у паперовій формі.

23. Гербовою печаткою Апарату засвідчуються:

1) посвідчення працівника Апарату;

2) запис у трудовій книжці;

3) довідка з кадрових питань;

4) посвідчення про відрядження;

5) підпис Керівника Апарату, його Першого заступника і заступників на документі у паперовій формі.

24. Печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України та печатками структурних підрозділів засвідчуються:

1) відповідність копії документа оригіналу;

2) підпис керівника структурного підрозділу на документі.

25. Для засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа використовуються штампи. Засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа здійснюється:

1) структурним підрозділом з документального забезпечення - документів народних депутатів України, документів тимчасових спеціальних, тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, документів структурних підрозділів Апарату, крім випадків, передбачених підпунктами 2-4 цього пункту;

2) структурними підрозділами з питань звернень громадян, з управління кадрами, з управління справами, з виконання функцій контролю - документів, створених відповідними підрозділами;

3) секретаріатом комітету - документів, створених у відповідному комітеті (засвідчуються керівником секретаріату комітету), а також документів постійного зберігання, сформованих у справи секретаріатом відповідного комітету (засвідчуються діловодом секретаріату комітету);

4) секретаріатом депутатської фракції (депутатської групи) у Верховній Раді України - документів, створених у відповідній депутатській фракції (депутатській групі), а також документів постійного зберігання, сформованих у справи секретаріатом відповідної депутатської фракції (депутатської групи).

{Пункт 25 в редакції Розпоряджень Голови ВР № 200 від 06.03.2023, № 555 від 21.04.2025}

26. Зразки та описи печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, затверджуються Керівником Апарату.

Зразки та описи печаток підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Апарату, погоджуються керівником структурного підрозділу з управління справами.

Печатки із власним найменуванням, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, можуть мати лише ті структурні підрозділи Апарату, положення про які це передбачають.

Якщо печатка для документа у паперовій формі згідно з призначенням виготовляється більш як в одному екземплярі, на кожній такій печатці додатково зазначається її номер.

{Пункт 26 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

27. Виготовлення гербових печаток Апарату, печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з управління справами за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.

Замовлення на виготовлення печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, ескізи їхніх зразків та описи готуються відповідними структурними підрозділами, погоджуються керівником структурного підрозділу з документального забезпечення і після затвердження Керівником Апарату передаються для забезпечення їх виготовлення до структурного підрозділу з управління справами.

Організацію обліку та видачі гербових печаток Верховної Ради України та Апарату, особистих металевих печаток забезпечує режимно-секретний підрозділ.

Організацію обліку та видачі печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з документального забезпечення.

{Пункт 27 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

28. Виготовлені гербові печатки Верховної Ради України та Апарату, особисті металеві печатки структурний підрозділ з управління справами передає до режимно-секретного підрозділу, а печатки без зображення Державного Герба України, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, - до структурного підрозділу з документального забезпечення для обліку та видачі їх замовникам під розписку у спеціальних журналах.

{Пункт 28 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

29. Відбиток печатки на документі в паперовій формі проставляється на підпис особи, яка підписала документ, таким чином, щоб він захоплював кілька літер найменування посади такої особи.

30. Керівник структурного підрозділу забезпечує дотримання порядку зберігання та застосування печаток і штампів працівниками підрозділу.

Печатки і штампи для документів у паперовій формі зберігаються у сейфах або шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, визначених відповідальними.

Працівник Апарату, визначений відповідальним за використання печаток і штампів для документів у паперовій формі, металевих печаток, у разі звільнення з посади зобов'язаний здати видані йому печатки і штампи відповідно до режимно-секретного підрозділу або до структурного підрозділу з документального забезпечення.

{Пункт 30 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

31. Режимно-секретний підрозділ та структурний підрозділ з документального забезпечення за потреби проводять перевірку наявності у структурних підрозділах виготовлених печаток і штампів для документів у паперовій формі.

{Пункт 31 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

32. У разі виявлення порушення правил зберігання, використання або втрати печаток чи штампів для документів у паперовій формі керівник відповідного структурного підрозділу повідомляє про це керівника режимно-секретного підрозділу або керівника структурного підрозділу з документального забезпечення.

За фактом втрати печатки (штампа) проводиться службове розслідування, за результатами якого складається акт та інформується керівництво Апарату.

На печатці (штампі), виготовленій (виготовленому) замість втраченої, проставляється літера "Д" (дублікат).

{Пункт 32 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

33. Визнані непридатними для використання печатки і штампи для документів у паперовій формі підлягають поверненню до режимно-секретного підрозділу або до структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого знищення у встановленому порядку.

{Пункт 33 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

Підрозділ 4. Засвідчення документа в електронній формі

34. У випадках, передбачених законодавством, електронні копії оригіналів паперових документів засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою.

Підготовку та подання кваліфікованому надавачу інформації, необхідної для замовлення відповідних ключів, що використовуються для застосування кваліфікованої електронної печатки, забезпечує структурний підрозділ з комп'ютеризованих систем.

{Пункт 34 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

35. Відповідальність за застосування та зберігання кваліфікованих електронних печаток покладається на керівника відповідного структурного підрозділу.

Носій кваліфікованої електронної печатки зберігається у сейфах або шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, визначених відповідальними.

{Пункт 35 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

36. Сертифікат відкритого ключа кваліфікованої електронної печатки повинен містити дані щодо призначення та назву суб'єкта застосування згідно з призначенням.

Кваліфікована електронна печатка накладається на електронний документ у вигляді набору даних в електронній формі, доданих до електронного документа з дотриманням технічних регламентів щодо забезпечення можливості ідентифікації Апарату.

Кваліфіковані електронні печатки обліковуються у структурному підрозділі з комп'ютеризованих систем. За потреби структурний підрозділ з комп'ютеризованих систем здійснює методичне забезпечення застосування структурними підрозділами кваліфікованих електронних печаток.

37. Керівник структурного підрозділу інформує структурний підрозділ з комп'ютеризованих систем про втрату кваліфікованої електронної печатки. Структурний підрозділ з комп'ютеризованих систем забезпечує негайне скасування сертифіката відкритого ключа втраченої кваліфікованої електронної печатки.

38. Непридатний для застосування відкритий ключ кваліфікованої електронної печатки знищується структурним підрозділом з комп'ютеризованих систем.

Підрозділ 5. Бланки

39. Для оформлення документів у Верховній Раді України, її органах та Апараті використовуються бланки в електронній та паперовій формах, види та форми яких наведені в додатку 2 до цього Положення.

Бланки, наведені у додатках 2.1-2.6 до цього Положення, виготовляються на захищеному папері.

На бланках, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, у лівій частині шапки розміщується офіційна емблема Верховної Ради України, затверджена розпорядженням Голови Верховної Ради України від 24 серпня 2023 року № 935 "Про заснування офіційної емблеми, що використовується в діяльності Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, народних депутатів України, депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, Апарату Верховної Ради України, та затвердження тимчасового порядку її використання" (далі - офіційна емблема). Розмір зображення офіційної емблеми: висота - 22 міліметри, ширина - 16,3 міліметра.

Інформація, що розміщується в шапці бланків, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, друкується з використанням шрифту гарнітури Raleway розміром 12-16 друкарських пунктів, адреса друкується з використанням шрифту гарнітури Raleway розміром 8 друкарських пунктів.

На тло бланків, наведених у додатках 2.7-2.46 до цього Положення, наносяться елементи ідентифікації у вигляді офіційної емблеми. Розмір елемента: висота - 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

{Пункт 39 в редакції Розпорядження Голови ВР № 1369 від 30.12.2023}

40. Документ, створений в електронній формі, за необхідності оформлюється на електронному бланку. Бланки електронних документів не нумеруються та не потребують обліку.

41. Організаційно-розпорядчі документи, що у встановленому порядку створюються та опрацьовуються в паперовій формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цього Положення.

42. Бланки документів в електронній та паперовій формах повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє. Для виготовлення бланків у паперовій формі використовується папір формату А4 (210 ґ 297 міліметрів) і А5 (210 ґ 148 міліметрів).

43. Облік бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, що використовуються керівництвом Верховної Ради України, органами Верховної Ради України, постійними делегаціями Верховної Ради України, керівництвом Апарату та структурними підрозділами Апарату, ведеться за порядковими номерами, що проставляються друкарським способом під час їх виготовлення у лівому нижньому куті зворотного боку бланка.

Загальний облік бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, крім бланків народних депутатів України, ведеться структурним підрозділом з документального забезпечення.

Облік, зберігання та використання бланків у паперовій формі, виготовлених друкарським способом, після їх отримання у структурному підрозділі з документального забезпечення покладаються на працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі.

Бланки народних депутатів України у паперовій формі за їхнім замовленням виготовляються Управлінням справами.

{Пункт 43 в редакції Розпорядження Голови ВР № 1369 від 30.12.2023}

44. Непридатні для використання бланки, виготовлені друкарським способом, знищуються, про що складається відповідний акт (додаток 5 до цього Положення).

Знищення таких бланків здійснюється в установленому порядку працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, та представником структурного підрозділу з документального забезпечення.

{Пункт 44 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

45. Бланки не використовуються для оформлення заяв працівників.

46. Створення та оформлення документів керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, постійних делегацій Верховної Ради України, народних депутатів України, керівництва Апарату та структурних підрозділів Апарату на інших бланках, ніж передбачені цим Положенням, забороняються.

{Пункт 46 в редакції Розпорядження Голови ВР № 1369 від 30.12.2023}

РОЗДІЛ II. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА

Підрозділ 6. Порядок приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної службової кореспонденції

Глава 1. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції

47. Приймання кореспонденції, що надходить до Верховної Ради України, у тому числі до органів Верховної Ради України, Апарату, здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.

48. Документ, завантажений у ЄАС та направлений за відповідним маршрутом, вважається переданим адресату.

49. Рекомендована, спеціальна кореспонденція та кореспонденція з оголошеною цінністю приймаються під розписку у визначеному порядку.

50. Під час приймання кореспонденції, що надійшла в паперовому вигляді у конверті (пакеті, бандеролі), проводиться:

1) попередня перевірка безпечності вмісту;

2) перевірка правильності доставки;

3) перевірка цілісності конверта (пакета, бандеролі), їх розкриття;

4) перевірка правильності оформлення документа (наявність підпису, бланка, номера), наявності зазначеної в описі вкладення або в документі кількості аркушів, примірників документів, додатків та підозрілих вкладень.

51. У разі виявлення у вхідній кореспонденції, що надійшла в конверті (пакеті, бандеролі), підозрілого вкладення така кореспонденція приймається відповідно до Правил прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень (додаток 6 до цього Положення).

52. У разі пошкодження конверта (пакета, бандеролі) у поштовому реєстрі робиться відповідна відмітка.

53. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без реєстрації.

54. У разі надходження на адресу керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату кореспонденції іноземною мовою без перекладу така кореспонденція реєструється та без первинного розгляду передається до структурного підрозділу з міжпарламентських зв'язків для перекладу. Після здійснення перекладу зазначена кореспонденція разом із перекладом повертаються до структурного підрозділу з документального забезпечення для здійснення процедури первинного розгляду у встановленому порядку та передачі адресату.

Переклад кореспонденції іноземною мовою, яка надходить на адреси комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), окремих народних депутатів України, інших адресатів у Верховній Раді України та Апараті, організовується (здійснюється) відповідними адресатами.

{Пункт 54 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

55. Конверт (пакет, частина обгортки бандеролі із зворотною адресою) зберігається і додається до документа, якщо:

1) встановити адресу відправника, час відправлення та надходження документа можливо лише за зазначеною на конверті (пакеті, обгортці бандеролі) інформацією;

2) документ стосується розгляду судами справ, учасником яких є Верховна Рада України чи Апарат;

3) відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті (пакеті, обгортці бандеролі).

56. Конверт (пакет, бандероль) з позначкою «Особисто» або «Конфіденційно» не розкривається, а реєструється за зазначеними на конверті даними і передається адресату. У разі необхідності така кореспонденція повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення у розконвертованому вигляді для опрацювання. Подальша робота з нею проводиться у порядку, передбаченому цим Положенням.

57. З метою оперативного опрацювання кореспонденції, що надійшла до Апарату в паперовому вигляді, структурний підрозділ з документального забезпечення припиняє приймання кореспонденції в паперовому вигляді за одну годину до офіційного закінчення робочого дня (крім спеціальної кореспонденції).

Приймання спеціальної кореспонденції у позаробочий час, у святкові та вихідні дні, а також кореспонденції з позначками ступеня терміновості доставки або виконання (далі - термінова кореспонденція) здійснюється черговим приймальні Голови Верховної Ради України з передачею до структурного підрозділу з документального забезпечення наступного робочого дня.

58. Попередній розгляд вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо вона надійшла у неробочий час.

59. Під час попереднього розгляду визначається необхідність:

1) реєстрації документа;

2) розгляду документа керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу (виходячи з повноважень підрозділу, визначених положенням про нього);

3) термінового розгляду (опрацювання) документа.

60. За результатами попереднього розгляду отриманий через СЕВ ОВВ документ в електронній формі підлягає реєстрації. Структурний підрозділ з документального забезпечення відмовляє в реєстрації електронного документа у разі, якщо:

1) документ не містить кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або електронної позначки часу;

2) документ містить інформацію з обмеженим доступом, вимоги щодо захисту якої встановлені законом;

3) документ не може бути застосований як оригінал згідно з вимогами закону;

4) документ надійшов не за адресою;

5) документ надійшов повторно;

6) заявлений склад документа не відповідає фактичному;

7) реквізити вхідного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в ньому;

8) на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа;

9) візуальна форма електронного документа не придатна для сприйняття її змісту.

61. Кореспонденція, що надходить на електронні поштові скриньки домену gov.ua, не реєструється в ЄАС як документ, не розглядається і відповідь на неї не надається, крім документів, отриманих від іноземних парламентів, міжнародних організацій і дипломатичних представництв іноземних держав в Україні, проектів міжнародної технічної допомоги, зареєстрованих у порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 153, а також крім випадку, визначеного пунктом 217 цього Положення.

{Пункт 61 в редакції Розпоряджень Голови ВР № 200 від 06.03.2023, № 725 від 14.06.2023}

62. Кореспонденція юридичних та фізичних осіб (прості, рекомендовані поштові відправлення, поштові відправлення з оголошеною цінністю), у тому числі міжнародна, що адресована народним депутатам України, реєструється структурним підрозділом з документального забезпечення за зазначеними на конвертах даними і вкладається у нерозкритих конвертах до персональних поштових скриньок народних депутатів України.

63. Перевірка кваліфікованого електронного підпису проводиться структурним підрозділом з документального забезпечення під час попереднього розгляду документа в електронній формі з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.

Онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг здійснюється в ЄАС.

Глава 2. Реєстрація вхідної службової кореспонденції та передача її за належністю

64. Документи всіх видів, що надходять на адресу Верховної Ради України, а також до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, у тому числі через СЕВ ОВВ, після прийняття і попереднього розгляду централізовано реєструються у структурному підрозділі з документального забезпечення виключно засобами ЄАС.

65. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо документи надійшли після 16 години, у вихідні, святкові або неробочі дні. Термінова кореспонденція реєструється першочергово.

66. Визначення виконавців документів та направлення документів через ЄАС здійснюються відповідно до змісту документа, розподілу обов'язків керівництва Апарату, сфер відання органів Верховної Ради України, компетенції структурних підрозділів.

67. До ЕРКК документа вносяться такі реквізити:

1) назва виду документа;

2) найменування юридичної особи - відправника;

3) гриф обмеження доступу;

4) адресат;

5) дата реєстрації та реєстраційний індекс документа (реєстраційні реквізити відправника);

6) заголовок до тексту документа (стислий зміст);

7) кількість сторінок;

8) додатки (за наявності).

68. Документ реєструється у Верховній Раді України в ЄАС один раз, крім випадків, визначених пунктом 227 цього Положення.

Реєстрація вхідного документа здійснюється шляхом автоматичного присвоєння йому порядкового реєстраційного номера в межах календарного року, електронної дати та кваліфікованої електронної позначки часу.

{Пункт 68 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

69. У разі надходження документа від іншого органу державної влади, установи чи організації, що містить супровідний лист до запиту на інформацію або звернення громадянина, структурний підрозділ з документального забезпечення реєструє в ЄАС супровідний лист такого документа та направляє такий документ до структурного підрозділу з питань звернень громадян для реєстрації та подальшого опрацювання.

{Пункт 69 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

70. Після реєстрації документа, що надійшов у паперовій формі, на нього наносяться порядковий реєстраційний номер документа, електронна дата та номер запису в системі (системний номер), штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому полі останньої сторінки документа, а в разі відсутності місця - на її звороті. Штрих-код містить системний номер, QR-код містить порядковий реєстраційний номер, дату реєстрації, прізвище відправника або найменування юридичної особи відправника.

Після цього створюється цифрова копія паперового документа, яку реєстратор вносить до ЕРКК. Після реєстрації та створення цифрової копії реєстратором оригінал документа у паперовій формі передається до структурного підрозділу, визначеного у встановленому порядку головним виконавцем документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, про що в ЄАС робиться відповідна позначка.

{Пункт 70 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

71. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, для яких цифрова копія не створюється, реєструються в ЄАС.

72. У разі надходження документа в паперовій формі, до якого додається електронний носій інформації, реєструється тільки супровідний лист до нього.

73. Оригінали паперових документів після затвердження електронних резолюцій керівництвом Верховної Ради України та керівництвом Апарату передаються головним виконавцям через поштові скриньки, закріплені за структурними підрозділами.

74. Прості, рекомендовані, рекомендовані з повідомленням про вручення поштові відправлення від юридичних осіб, що адресовані Верховній Раді України, керівництву Верховної Ради України, органам Верховної Ради України, депутатським фракціям (депутатським групам), Апарату, керівництву Апарату, структурним підрозділам, їх посадовим особам, що надходять до відділення поштового зв'язку № 8 м. Києва, реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення та передаються адресатам з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.

Прості, рекомендовані, рекомендовані з повідомленням про вручення поштові відправлення, електронні повідомлення від фізичних осіб, що адресовані Верховній Раді України, керівництву Верховної Ради України, органам Верховної Ради України, депутатським фракціям (депутатським групам), Апарату, керівництву Апарату, структурним підрозділам, їх посадовим особам, що надходять до відділення поштового зв'язку № 8 м. Києва, передаються структурним підрозділом з документального забезпечення за окремим реєстром до структурного підрозділу з питань звернень громадян.

{Пункт 74 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

75. Документи, що надійшли від правоохоронних органів, судів засобами поштового зв'язку або фельд'єгерським зв'язком, через СЕВ ОВВ, із супровідним листом, адресованим керівництву Верховної Ради України, Верховній Раді України, керівництву Апарату, Апарату, для передачі або з поміткою "для вручення" народним депутатам України, помічникам-консультантам народних депутатів України, працівникам Апарату, реєструються в ЄАС.

Після затвердження електронної резолюції відповідно керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату документ, що надійшов через СЕВ ОВВ направляється народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату через ЄАС, документ, що надійшов засобами поштового зв'язку або фельд'єгерським зв'язком - направляється по ЄАС в порядку інформування та вкладається структурним підрозділом з документального забезпечення до персональної поштової скриньки відповідного народного депутата України, працівнику Апарату - до поштової скриньки, закріпленої за структурним підрозділом.

Документ, що надійшов без супровідного листа від правоохоронного органу, суду засобами поштового зв'язку або фельд'єгерським зв'язком, через СЕВ ОВВ, адресований народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату, після реєстрації в ЄАС, у разі надходження через СЕВ ОВВ направляється народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату через ЄАС, у разі надходження засобами поштового зв'язку або фельд'єгерським зв'язком - направляється по ЄАС в порядку інформування та вкладається структурним підрозділом з документального забезпечення до персональної поштової скриньки відповідного народного депутата України, працівнику Апарату - до поштової скриньки, закріпленої за структурним підрозділом.

Реєстрація та проходження в Апараті документів, передбачених у цьому пункті, здійснюється у порядку технічного супроводження інформації, що за своїм змістом не є процесуальною дією.

{Пункт 75 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

751. Розгляд та надання відповіді на адвокатський запит, адресований Верховній Раді України, Апарату Верховної Ради України або їх керівництву (як посадовим особам), забезпечується Апаратом. Електронна резолюція до відповідного адвокатського запиту затверджується Керівником Апарату.

Адвокатський запит, що стосується надання інформації та/або копій документів про діяльність Верховної Ради України, її органів чи народних депутатів України попередніх скликань, розглядається Апаратом в частині наявних у його розпорядженні архівних документів (щодо надання копій документів з наявних у його розпорядженні архівних матеріалів).

Адвокатський запит, адресований народному депутату України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії, комітету Верховної Ради України поточного скликання, надсилається для розгляду і надання відповіді відповідному суб'єкту.

У разі надходження до Верховної Ради України, органу Верховної Ради України, Апарату або їх керівництва (як посадовим особам), народного депутата України документа (листа), оформленого на бланку адвоката (адвокатського бюро чи адвокатського об'єднання) і підписаного адвокатом (уповноваженим суб'єктом адвокатського бюро чи адвокатського об'єднання) у встановленому порядку, але не визначеного адвокатом як адвокатський запит, такий документ (лист) приймається, попередньо розглядається та реєструється в ЄАС як адвокатський запит у порядку, передбаченому цим пунктом, і розглядається відповідно до Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність".

Приймання, попередній розгляд та реєстрація адвокатських запитів здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення у порядку, передбаченому підрозділом 6 розділу II цього Положення.

{Положення доповнено пунктом 751 згідно з Розпорядженням Голови ВР № 200 від 06.03.2023; в редакції Розпорядження Голови ВР № 433 від 09.05.2024}

752. Структурний підрозділ Апарату, що володіє запитуваною інформацією та/або копіями документів і визначений в електронній резолюції співвиконавцем у підготовці відповіді на адвокатський запит, передбачений абзацами першим, другим і четвертим пункту 751 цього Положення, протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС повідомляє головного виконавця про обсяг і зміст інформації та/або копій документів, що готуються ним для надання, та не пізніше трьох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС належним чином оформлені копії документів разом із супровідним листом, а також додатково надає головному виконавцю належним чином оформлені копії запитуваних документів у паперовій формі. Відповідна інформація та/або копії документів надсилаються та надаються співвиконавцем (співвиконавцями) головному виконавцю із знеособленими персональними даними, які відповідно до закону за режимом доступу віднесені до конфіденційної інформації (крім персональних даних клієнта цього адвоката, що віднесені до конфіденційної інформації).

Якщо надання відповіді на адвокатський запит передбачає виготовлення копій документів обсягом більше 10 сторінок, адвокату разом із копіями запитуваних документів в обсязі 10 сторінок надсилається рахунок на відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за адвокатськими запитами. Решта виготовлених копій документів надсилається після отримання Апаратом документа, що підтверджує повну оплату адвокатом відповідних витрат.

У разі неможливості надання адвокату запитуваної ним інформації та/або копій документів співвиконавець протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС лист з відповідним обґрунтуванням.

Узагальнена відповідь на адвокатський запит готується головним виконавцем з урахуванням надісланої співвиконавцем (співвиконавцями) інформації та/або копій документів, а також інших відомостей, наявних у його розпорядженні, та підписується суб'єктом, визначеним в електронній резолюції, в ЄАС.

Узагальнена відповідь на адвокатський запит надається адвокату, як правило, у тій формі, в якій подано запит, якщо адвокат не просить надати відповідь в іншій формі, з урахуванням пункту 125 цього Положення.

{Підрозділ 6 розділу II доповнено пунктом 752 згідно з Розпорядженням Голови ВР № 433 від 09.05.2024}

753. Розгляд та надання відповіді на запит органу державної влади (державного органу), адресований Верховній Раді України, Апарату або їх керівництву (як посадовим особам) відповідно до вимог закону, забезпечується Апаратом у порядку, визначеному пунктами 751 і 752 цього Положення, з урахуванням особливостей, передбачених абзацом другим цього пункту.

Строк розгляду співвиконавцем (співвиконавцями) запиту органу державної влади (державного органу), підготовки інформації та/або копій документів у відповідь на нього, а також надсилання та надання їх головному виконавцю не може перевищувати половину строку, встановленого законом для розгляду та надання відповіді на такий запит. Копії документів, що надаються Апаратом у відповідь на передбачений законом запит органу державної влади (державного органу), надсилаються безоплатно, якщо інше не встановлено законом.

{Підрозділ 6 розділу II доповнено пунктом 753 згідно з Розпорядженням Голови ВР № 433 від 09.05.2024}

Підрозділ 7. Особливості здійснення діловодства керівництва Верховної Ради України

76. Документальне забезпечення діяльності керівництва Верховної Ради України здійснюють структурні підрозділи, відповідальні за діловодство керівництва Верховної Ради України.

77. Відповідно до результату попереднього розгляду документів та розподілу за адресатами:

1) кореспонденція, надіслана на ім'я Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до структурного підрозділу, відповідального за діловодство Голови Верховної Ради України, для визначення органу Верховної Ради України, до сфери відання якого належить відповідне питання, та/або Керівника Апарату в частині компетенції Апарату;

2) кореспонденція, надіслана на ім'я Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до відповідного структурного підрозділу, відповідального за їхнє діловодство;

3) кореспонденція, надіслана на адресу Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення до органів Верховної Ради України відповідно до сфер їх відання або до Керівника Апарату в частині компетенції Апарату.

78. Паперовий оригінал документа зберігається у структурному підрозділі з документального забезпечення до визначення у встановленому порядку відповідального за виконання документа.

Підрозділ 8. Особливості здійснення діловодства народних депутатів України

79. Ведення діловодства народних депутатів України здійснюють їх помічники-консультанти.

80. Вихідна та внутрішня кореспонденція народних депутатів України створюється, підписується та реєструється ними в ЄАС відповідно до вимог цього Положення.

81. Організація обміну документами, зареєстрованими в ЄАС, з іншими органами державної влади, установами, юридичними особами здійснюється народними депутатами України, у тому числі через СЕВ ОВВ, а також засобами поштового зв'язку.

82. Кореспонденція народних депутатів України, що адресується фізичним особам, реєструється в ЄАС та надсилається народними депутатами України або їх помічниками-консультантами засобами поштового та електронного зв'язку.

83. Рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення, адресовані народним депутатам України, що надходять до відділення поштового зв'язку № 8 м. Києва, не реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення.

Працівники структурного підрозділу з документального забезпечення отримують у відділенні поштового зв'язку № 8 м. Києва повідомлення про вручення таких відправлень, забезпечують вкладення цих повідомлень до персональних поштових скриньок народних депутатів України та складають електронний реєстр таких повідомлень, який зберігається протягом календарного року.

Одержання у відділенні поштового зв'язку № 8 м. Києва рекомендованих поштових відправлень з повідомленням про вручення здійснюється особисто народними депутатами України або уповноваженими ними особами.

Підрозділ 9. Організація діловодства у структурних підрозділах

84. Ведення діловодства у структурному підрозділі в межах посадових обов'язків забезпечується керівником структурного підрозділу та здійснюється діловодом підрозділу.

85. Завершені у діловодному році документи в паперовій формі не пізніше 15 січня наступного року передаються працівником структурного підрозділу діловоду для оформлення справ відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу.

Документи формуються у справи діловодом (у паперовій формі - діловодом та відповідальним виконавцем) структурного підрозділу протягом діловодного року після завершення їх опрацювання керівником підрозділу або уповноваженою ним особою.

{Пункт 85 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025}

86. У структурному підрозділі здійснюється тимчасове зберігання документів відповідно до пунктів 137 - 139 цього Положення.

87. Доступ до первинних документів, у тому числі до всіх зв'язаних документів, надається всім особам, зазначеним в ЕРКК первинного документа.

88. У разі ліквідації структурного підрозділу без визначення його правонаступника проведення експертизи цінності та створення примірників для документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання здійснюються у процесі ліквідації структурного підрозділу, під час підготовки справ для передачі до архівного підрозділу. Документи постійного, тривалого строку зберігання передаються до архівного підрозділу відповідно до реєстрів згідно з актом приймання-передачі. Документи тимчасового зберігання знищуються достроково після проведення експертизи цінності.

Глава 1. Електронні резолюції

89. Проект резолюції до документа створюється в ЄАС уповноваженими на те працівниками Апарату.

90. Електронна резолюція містить:

1) прізвище, ініціали виконавця (виконавців);

2) визначення головного виконавця;

3) зміст доручення;

4) дату накладення резолюції;

5) термін виконання (за потреби);

6) ознаку контролю (за потреби);

7) ознаку терміновості (за потреби);

8) прізвище, ініціали посадової особи, яка дає доручення.

91. Відповідальний працівник, який згідно з вимогами цього Положення створює проект електронної резолюції, надсилає її на затвердження відповідній посадовій особі через ЄАС.

92. У разі зміни електронної резолюції вона затверджується повторно.

Виконавець, не зазначений у зміненій резолюції, втрачає доступ до ЕРКК та відповідного документа в ЄАС після її повторного затвердження.

93. На підставі затвердженої резолюції електронний документ надходить до виконавців через ЄАС з автоматичною фіксацією факту передавання електронного документа виконавцям у ЕРКК.

Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно всім його виконавцям, визначеним електронною резолюцією, за маршрутом розсилання, створеним реєстратором або автором документа.

У разі якщо виконання документа доручено кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим, і йому передається паперовий оригінал документа (за наявності), про що в ЄАС проставляється відповідна позначка.

94. Переадресування зареєстрованих документів від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через структурний підрозділ з документального забезпечення за згодою керівників таких структурних підрозділів, а в разі недосягнення між ними згоди - за рішенням керівництва Апарату відповідно до розподілу повноважень.

Передача зареєстрованих документів до іншого підрозділу в межах одного структурного підрозділу здійснюється за рішенням керівника структурного підрозділу з відповідним відображенням у ЄАС, без переадресування через структурний підрозділ з документального забезпечення.

Глава 2. Робота з вхідними документами

95. Зареєстрований у ЄАС документ автоматично направляється адресатам або виконавцям, зазначеним в ЕРКК. Доступ до текстів зареєстрованих документів, на які є посилання в ЕРКК документа, надається одночасно всім адресатам та виконавцям, зазначеним в ЕРКК.

96. Дата та час отримання структурним підрозділом документа проставляються автоматично. Діловод структурного підрозділу вносить до ЕРКК одержаного документа відомості про:

1) контроль та термін виконання у структурному підрозділі;

2) посилання на вже зареєстровані документи (за наявності).

97. На документі проставляється резолюція керівника. За необхідності деталізації резолюції посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, визначають відповідальних виконавців у межах відповідного структурного підрозділу з наданням доручення, про що вносяться дані до ЕРКК документа.

Відповідно до доручення керівника виконавець проставляє стан та результат виконання документа для контролю керівництвом.

98. Якщо документ стосується справи проекту акта Верховної Ради України, справи акта Верховної Ради України, в ЕРКК документа обов'язково робиться посилання на номер проекту акта, номер акта.

99. Після опрацювання головним виконавцем електронного документа до ЕРКК вноситься відповідна позначка про виконання документа.

Інформація про завершення роботи з документом та віднесення його до відповідної справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу протягом діловодного року вноситься до відповідних полів ЕРКК діловодом структурного підрозділу.

Глава 3. Опрацювання документів, проекти електронних документів

100. Опрацювання документів у структурних підрозділах здійснюється виконавцями, керівниками підрозділів, заступниками керівників та керівниками структурних підрозділів відповідно до цього Положення.

101. Головний виконавець (автор) здійснює підготовку проекту електронного документа з урахуванням таких вимог:

1) проект електронного документа готується за допомогою програмних засобів ЄАС з використанням (за необхідності) електронного бланка документа (додаток 2 до цього Положення);

2) до проекту електронного документа додаються необхідні супровідні матеріали в електронній формі (таблиці, графічні матеріали, цифрові копії документів, завантажені в ЄАС у файлах визначених у встановленому порядку форматів). У разі необхідності до документів додається інформація на інших матеріальних носіях інформації;

3) загальні вимоги до оформлення службових документів, передбачені підрозділом 21 розділу V цього Положення, поширюються на службові документи в електронній та паперовій формах;

4) внесення до ЕРКК проекту електронного документа здійснюється з посиланням на документ, на виконання якого створено відповідний проект;

5) до ЕРКК вихідного документа вносяться такі реквізити: назва виду документа; індекс справи за номенклатурою справ; найменування юридичної або фізичної особи - отримувача; заголовок до тексту документа (стислий зміст);

6) за потреби в ЕРКК здійснюється формування переліку погоджувачів та підписувачів.

102. У разі необхідності спільної підготовки проекту електронного документа автор (виконавець) в ЄАС створює групу та запускає процес спільної роботи для внесення зауважень і пропозицій до тексту проекту електронного документа.

Зауваження і пропозиції вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту, із зазначенням автора правок (режим виправлення). При цьому створюється нова версія проекту електронного документа, яка стає поточною і в якій зберігаються всі внесені редакційні правки.

Автор (виконавець) документа опрацьовує всі зауваження і пропозиції та направляє узагальнену версію проекту електронного документа для розгляду керівнику та співвиконавцям.

103. Залучені до опрацювання інші структурні підрозділи за фактом надходження до них через ЄАС документа згідно з компетенцією надають свої пропозиції чи коментарі через ЄАС. У разі відсутності у структурному підрозділі пропозицій до документа в ЕРКК проставляється відповідна позначка. Пропозиції надаються у вигляді внутрішнього електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом через ЄАС.

104. Проект електронного документа, що потребує погодження (візування), направляється автором (головним виконавцем) відповідним посадовим особам через ЄАС. Після направлення на погодження можливість редагування проекту електронного документа блокується.

105. Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими посадовими особами, зазначеними в ЕРКК, на підставі сформованого автором (виконавцем) переліку погоджувачів і терміну візування.

106. Погодження проекту електронного документа здійснюється шляхом його візування в такому порядку:

1) після надходження проекту електронного документа на візування (погодження) погоджувач ознайомлюється з його змістом, візує проект (у разі згоди із запропонованою редакцією) шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису або повертає його на доопрацювання з обов'язковим наданням коментарів, що вносяться до ЕРКК документа;

2) у разі повернення проекту електронного документа на доопрацювання автор (виконавець) зупиняє його візування (погодження), що означає автоматичне скасування результатів вже здійсненого візування (погодження);

3) автор (виконавець) створює нову версію проекту електронного документа з урахуванням наданих пропозицій та направляє його на повторне візування (погодження) всім погоджувачам;

4) інформація про візування (погодження), доопрацювання або повернення документа автоматично вноситься до ЕРКК;

5) автор (виконавець) документа може зупинити процес візування (погодження) в будь-який момент, що має наслідком анулювання всіх накладених віз. Автор може змінити перелік погоджувачів та направити проект електронного документа на візування (погодження) повторно в порядку, встановленому цим пунктом;

6) проект електронного документа вважається завізованим (погодженим) та може бути підписаний лише після того, як його завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в ЕРКК.

107. Після процедури візування (погодження) проекту електронного документа відповідно до черговості дати та часу візування в ЄАС генерується список погоджувачів документа.

Автор (виконавець) контролює процес візування (погодження), після завершення якого направляє проект електронного документа на підпис відповідній посадовій особі.

108. У разі відхилення підписувачем проекту електронного документа з коментарями такий документ повертається автору (виконавцю) на доопрацювання через ЄАС. Автор направляє доопрацьований проект електронного документа на повторне візування (погодження) та на підпис (пункти 106, 107 цього Положення).

У разі підписання проекту електронного документа кількома особами термін підписання становить п'ять календарних днів із дня проставлення першого підпису, крім колективних ініціатив народних депутатів України.

Після процедури підписання відповідно до черговості дати та часу підписання в ЄАС генерується список підписувачів документа.

{Пункт 109 виключено на підставі Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

110. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, опрацьовуються в паперовій формі (створення резолюцій, погодження та підписання проекту відповіді) без відтворення електронної копії в ЄАС.

111. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, виконавець після ознайомлення з документом вносить до ЕРКК інформацію про виконання цього документа.

112. Документи в паперовій формі разом з напрацьованими матеріалами залишаються у справах того структурного підрозділу, в якому їх опрацьовано.

Підрозділ 10. Реєстрація вихідної та внутрішньої службової кореспонденції

Глава 1. Опрацювання вихідної службової кореспонденції

113. Вихідна та внутрішня службова кореспонденція керівництва Верховної Ради України, народних депутатів України, органів Верховної Ради України, керівництва Апарату, структурних підрозділів створюється, підписується та реєструється через ЄАС, якщо інше не передбачено законом.

Листування з іноземними адресатами здійснюється у паперовому вигляді відповідно до загальноприйнятих норм дипломатичного протоколу.

{Пункт 113 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

114. Вихідною службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються зовнішнім адресатам (державним органам, підприємствам, установам, організаціям, їх посадовим особам, громадянам, національним парламентам, міжнародним організаціям та дипломатичним представництвам іноземних держав в Україні).

{Пункт 114 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

115. Внутрішньою службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються внутрішнім адресатам у межах Верховної Ради України та Апарату.

116. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів здійснюється автоматично в ЄАС під час їх підписання.

Електронний документ може бути видалений з ЄАС у разі його помилкової реєстрації за поданням підписувача електронного документа згідно з актом у встановленому порядку.

{Пункт 116 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025}

117. Реєстраційними атрибутами вихідної та внутрішньої службової кореспонденції є:

1) порядковий реєстраційний номер (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);

2) дата реєстрації вихідного документа (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);

3) вихідна дата кореспондента (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання останнім підписантом);

4) вихідний номер кореспондента (формується таким чином: індекс структурного підрозділу відповідно до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - поточний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер).

118. Вихідний номер кореспондента для вихідної та внутрішньої службової кореспонденції народного депутата України формується таким чином: номер посвідчення, літера «д» та номер скликання, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - календарний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер.

119. Під час візуалізації документа система відтворює системний номер як штрих-код, вихідний номер кореспондента та дату реєстрації вихідного документа, прізвище першого підписанта у вигляді QR-коду.

120. Документу, що надсилається за кількома адресами, присвоюється один порядковий реєстраційний номер.

121. Після реєстрації електронного документа в ЄАС та його підписання автоматично здійснюється надсилання документа адресатам через ЄАС та СЕВ ОВВ (якщо адресат є користувачем СЕВ ОВВ) і фіксується дата направлення електронного документа.

У разі якщо документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання чи потребує відповіді у паперовій формі, виготовляється паперова копія такого документа (без додатків, що не потребують підписання), яка містить реквізит підписувача та засвідчується штампом відповідно до пункту 25 цього Положення.

Засвідчена копія містить реквізити, визначені пунктом 117 цього Положення.

Реєстрація вихідних та внутрішніх документів у паперовій формі здійснюється в ЄАС діловодом після їх підписання шляхом заповнення ЕРКК. На оригіналі паперового документа друкуються системний номер у вигляді штрих-коду, вихідний номер кореспондента та дата реєстрації вихідного документа, прізвище підписанта у вигляді QR-коду (крім листів, адресованих іноземним адресатам). Після цього створюється цифрова копія оригіналу паперового документа, яку діловод вносить до ЕРКК.

{Пункт 121 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

122. Правильність оформлення вихідних документів відповідно до вимог цього Положення (написання адреси, найменування адресата, посилання на попередні документи, наявність відповідних додатків, підписів, віз) забезпечується автором (виконавцем) документа.

123. Реєстрацію та підготовку документів до відправлення на адресу зовнішніх адресатів здійснюють уповноважені на те працівники Апарату.

124. Доставка вихідної службової кореспонденції в паперовій формі до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами, здійснюється діловодом відповідного структурного підрозділу.

125. Якщо адресат документа не є користувачем СЕВ ОВВ та у випадках, передбачених законодавством, діловод створює паперову копію електронного документа, засвідчує її штампом та надсилає за належністю фельд'єгерським зв'язком або засобами поштового зв'язку через структурний підрозділ з документального забезпечення (крім листів, адресованих іноземним адресатам).

Якщо згідно зі списком поштових відправлень вихідний документ у паперовій формі надсилається декільком адресатам, діловод виготовляє необхідну кількість копій таких документів, комплектує їх та засвідчує штампами.

{Пункт 125 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

126. Підготовка до відправлення документа в паперовій формі включає оформлення конверта (пакета, бандеролі), списку поштових відправлень у двох примірниках (додаток 14), у разі направлення документів фельд'єгерським зв'язком - також розписки і реєстру, та їх доставку до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами.

Якщо одному адресату надсилається декілька документів, вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.

{Пункт 126 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

127. Вихідні документи в паперовій формі направляються засобами поштового зв'язку, фельд'єгерським зв'язком.

Централізоване відправлення документів засобами поштового зв'язку та фельд'єгерським зв'язком здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.

128. Використання підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України у Верховній Раді України здійснюється відповідно до Положення про порядок забезпечення урядовим фельд'єгерським зв'язком Верховної Ради України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 14 лютого 2019 року № 59.

129. Підрозділ урядового фельд'єгерського зв'язку організовує та забезпечує:

1) доставку кореспонденції, офіційної кореспонденції та дипломатичної пошти Голови Верховної Ради України за місцем постійної роботи і під час поїздок по Україні та за кордон;

2) доставку актів Верховної Ради України, законопроектів, проектів актів Верховної Ради України та документів за підписом керівництва Верховної Ради України на адресу Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади, центральних і місцевих органів виконавчої влади.

Використання фельд'єгерського зв'язку для направлення кореспонденції, не передбаченої пунктом 129 цього Положення, забороняється.

130. Кореспонденція доставляється адресатам фельд'єгерським зв'язком під розписку або із проставленням відмітки про доставку у відповідному реєстрі. Такий реєстр зберігається у структурному підрозділі виконавця протягом одного календарного року.

{Пункт 130 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

131. Вихідні документи у паперовій формі, адресовані за межі України, після реєстрації виконавцем в ЄАС передаються до структурного підрозділу з документального забезпечення та доставляються фельд'єгерським зв'язком до Міністерства закордонних справ України для доставки адресатам у встановленому порядку або засобами поштового зв'язку.

{Пункт 131 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

Глава 2. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ

132. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ їх адресатам здійснюється автоматично із ЄАС одразу після підписання.

133. Під час направлення електронного документа автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає наведеному в ЕРКК переліку адресатів, для подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.

Не може бути направлений через СЕВ ОВВ електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цього Положення.

134. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення про доставку цього документа адресату із зазначенням часу.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

135. У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову в реєстрації електронного документа відповідно до пункту 60 цього Положення відправник вживає заходів для усунення підстав відмови та забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.

136. Якщо документ створюється у паперовій формі, адресату надсилається електронна копія оригіналу паперового документа, засвідчена кваліфікованою електронною печаткою Апарату, через СЕВ ОВВ.

У такому разі оригінал вихідного документа у паперовій формі зберігається у структурному підрозділі з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі адресату.

Підрозділ 11. Тимчасове зберігання документів у структурному підрозділі

137. Документи у паперовій формі постійного і тривалого зберігання зберігаються у структурному підрозділі діловодом, який формує їх у справи відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу, забезпечує тимчасове зберігання справ і передавання їх до архівного підрозділу після закінчення діловодного року (за потреби) та після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання.

{Пункт 137 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025}

{Пункт 138 виключено на підставі Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023}

139. Документи у паперовій формі тимчасового зберігання відповідно до номенклатури справ зберігаються у структурному підрозділі до моменту їх вилучення для знищення згідно з актом (додаток 11 до цього Положення) після спливу строку зберігання.

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2019 році, починається з 1 січня 2020 року.

{Пункт 139 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025}

140. Документи тимчасової слідчої комісії, тимчасової спеціальної комісії тимчасового і постійного зберігання формуються у справи відповідальним працівником секретаріату комісії, який забезпечує тимчасове зберігання справ і передавання їх до архівного підрозділу до закінчення строку, на який утворено відповідну тимчасову комісію. У разі направлення матеріалів тимчасової слідчої комісії до Офісу Генерального прокурора до архівного підрозділу передаються копії відповідних документів, засвідчені структурним підрозділом з документального забезпечення.

{Пункт 140 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025}

Підрозділ 12. Автоматизована обробка, тиражування документів

141. Для забезпечення ефективного опрацювання службових документів, пов'язаних з виконанням повноважень Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, покладених на Апарат завдань, декількома суб'єктами здійснюється сканування, копіювання, тиражування, друк документів у паперовій формі.

142. Копіювання, тиражування службових документів здійснюється: