Про затвердження Переліку типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

22.07.2014 № 1188/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

28 липня 2014 р.

за № 873/25650

Про затвердження Переліку типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції

№ 671/5 від 12.03.2016

№ 1827/5 від 12.06.2018}

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 17 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 19 січня 2007 року № 8 "Про затвердження Переліку науково-технічних документів постійного строку зберігання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 25 квітня 2007 року за № 429/13696 (із змінами).

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ємельянову І.І.

Міністр

Павло Петренко

ПОГОДЖЕНО:

Перший заступник Міністра

регіонального розвитку, будівництва

та житлово-комунального господарства України

Заступник Голови

Державної архівної служби України

В.А. Негода

О.В. Музичук

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

22.07.2014 № 1188/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

28 липня 2014 р.

за № 873/25650

ПЕРЕЛІК

типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій

I. Загальні положення

1. Цей Перелік розроблено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004.

2. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, який визначає типові види документів, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності (далі - організації).

3. До цього Переліку включено документи постійного строку зберігання, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду (далі - НАФ).

4. Цей Перелік призначено для обов'язкового використання державними архівними установами та архівними й іншими підрозділами всіх організацій, що зберігають документи, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності.

5. Цей Перелік використовують під час проведення експертизи цінності документів, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності, експертними комісіями організацій та державними архівними установами під час роботи з організаціями - джерелами формування НАФ відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004.

6. Норми цього Переліку поширюються на документи, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності організацій на усіх видах носіїв інформації.

7. Документи постійного строку зберігання, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності, організації зберігають у власних архівних підрозділах або передають для зберігання до державних архівних установ відповідно до вимог чинного законодавства.

8. До державних архівних установ документи, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності організацій, надходять у строки, встановлені законодавством.

9. Цей Перелік побудовано за видовим принципом з урахуванням діючих у державі напрямів у науковій, науково-технічній, виробничо-технічній, проектній, будівельній діяльності, теорії і практики їх документування, форм взаємозв'язків між ними. Цей Перелік містить 12 розділів, які поділено на пункти.

Статтям у цьому Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). Назви видів документів наведено узагальнено, при цьому у певних видів конструкторської, технологічної та проектної документації з метою забезпечення збереженості кожної складової зазначено їх підвиди, що складають комплекс науково-технічних документів постійного строку зберігання (графа 2).

Певні види (підвиди) документів поділяються на стадії, відповідно до яких здійснюється їх відбір (графа 3).

Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 4), коментують і уточнюють, за яких умов, а також у складі якої документації надходять зазначені документи до державних архівних установ на постійне зберігання. Організацію, від якої здійснюють приймання документів, - організацію-замовника чи організацію-розробника (виконавця, проектувальника) - визначає державна архівна установа під час роботи з нею.

10. Державні архівні установи здійснюють приймання документів від організацій за укладеними ними описами справ постійного зберігання і актом приймання-передавання одиниць зберігання на постійне зберігання та у порядку, визначеному законодавством.

Список скорочень

ГЕС

-

гідроелектростанція

ГРР

-

геологорозвідувальні роботи

ДКР

-

дослідно-конструкторська розробка

ДПТ

-

детальний план території

ДРЕС

-

державна районна електростанція

ЕП

-

ескізний проект

ЕПК

-

експертно-перевірна комісія

КСЗІ

-

комплексна система захисту інформації

ЛЕП

-

лінія електропередачі

НДР

-

науково-дослідна розробка

П

-

проект

ПДП

-

проект детального плану

Р

-

робоча документація

РК

-

робочі креслення

РП

-

робочий проект

СЦБ

-

схема сигналізації, централізації, блокування

ТЕО

-

техніко-економічне обґрунтування

ТЕЦ

-

теплова електростанція

ТЗ

-

технічне завдання

ІI. Перелік типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій

Номер статті

Назви видів (підвидів) документів

Назви стадій розроблення

Примітка

1

2

3

4

I. Науково-дослідна документація

1

Документи (програми, договори, переліки, технічні завдання, експертні висновки) щодо реалізації міжнародних, всеукраїнських, регіональних, наукових, науково-технічних програм, проектів

2

Документи (інформаційно-аналітичні звіти, річні звіти) про хід виконання і завершення міжнародних, всеукраїнських, регіональних науково-технічних програм, проектів

3

Документи (доповідні записки, довідки, відомості, листи) про хід виконання міжнародних, всеукраїнських, регіональних науково-технічних програм, проектів

4

Особисті творчі плани відомих науковців, конструкторів

5

Переліки, характеристики робіт, висунутих на здобуття міжнародних та державних премій

6

Рукописи НДР, що здобули призові місця на галузевих та міжнародних конкурсах, і супровідні документи до них

7

ТЗ та документи до них (технічні й тактико-технічні вимоги, експертні висновки, довідки) на виконання НДР1

1За місцем розроблення і затвердження

8

Тематичні картки НДР

9

Завдання на проектування

10

Огляди, доповідні записки з техніко-економічних обґрунтувань НДР

11

Договори на виконання НДР

12

Звіти про НДР за договором із замовником на науково-технічну продукцію1

1На зберігання до держархіву надходять у разі, якщо вони мають самостійне значення, чи за відсутності підсумкового звіту про НДР за договором, або складені відомими діячами науки і техніки

13

Заключні звіти з НДР з додатками та висновками про них

14

Документи (акти, протоколи, рекомендації) про приймання НДР

15

Звіти про наукові відрядження та експедиції

16

Технічні звіти про НДР із стандартизації, патентно-ліцензійної, винахідницької роботи і науково-технічної інформації та додатки до них

17

Реєстраційні, облікові, інформаційні картки на НДР

18

Відгуки, висновки, рецензії на звіти з НДР

19

Документи (протоколи, довідки, доповідні записки, акти) про впровадження у виробництво НДР

20

Експертні висновки з різних галузей науки і техніки, якщо, крім фактичної оцінки робіт, вони містять оригінальні ідеї чи пропозиції

21

Рекомендації з теоретичним обґрунтуванням, підготовлені під час розроблення НДР1

1На зберігання до держархіву надходять у разі, якщо мають міжгалузеве значення

22

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми засідань постійно діючих наукових (вчених), науково-технічних рад, комісій, робочих груп1

1За місцем проведення

23

Рукописи збірників наукових праць, доповідей та тез доповідей міжнародних наукових конференцій

24

Авторські рукописи монографій, статей, доповідей та інших наукових праць видатних діячів науки і техніки

25

Документи (звіти, довідки, експертні висновки, протоколи, акти) про виконання договорів (контрактів)

26

Документи (журнали, щоденники, аналітичні таблиці, ескізи) з розроблення НДР, складені визначними діячами науки і техніки

27

Первинна документація (журнали записів експериментів, креслення, фотоальбоми, результати аналізів, щоденники та інші документи), що була створена під час проведення НДР, яка містить відомості, не відображені у підсумкових звітах, чи суттєво доповнює підсумкові звіти

II. Конструкторська документація на вироби й обладнання індивідуального та серійного виробництва

28

Договори на створення (передавання) науково-технічної продукції (додаткові угоди до договорів на виконання ДКР, протоколи угод)

29

Реєстраційні, облікові, інформаційні картки на ДКР

30

Технічні завдання на вироби, що йдуть у виробництво

31

Технічні пропозиції на вироби, що йдуть у виробництво1:

1Створення документів можливе у разі розроблення особливо складних виробів

1)

пояснювальна записка

2)

відомість технічної пропозиції

32

Художня пропозиція1:

1На зберігання до держархіву надходить у складі документації з промислового дизайну

1)

пояснювальна записка

2)

відомість художньої пропозиції

33

Ескізні проекти на всі види виробів та протоколи про їх розгляд і затвердження1:

1Створення документів можливе у разі розроблення особливо складних виробів

1)

пояснювальна записка

2)

відомість ескізної пропозиції

34

Ескізний художньо-конструкторський проект1:

1На зберігання до держархіву надходить у складі документації з промислового дизайну

1)

пояснювальна записка

2)

відомість ескізного художньо-конструкторського проекту

35

Технічні проекти на вироби, що йдуть у виробництво або зняті з виробництва:

1)

пояснювальна записка

2)

відомість технічного проекту

3)

креслення загального виду виробу

4)

патентний формуляр з експертним висновком й обліковою карткою

5)

карти технічного рівня й якості продукції або сертифікати на вироби

6)

експертні висновки на проектовані вироби (у тому числі з оцінки естетичного рівня)

7)

малюнки, фотодокументи

36

Технічний художньо-конструкторський проект1:

1На зберігання до держархіву надходить у складі документації з промислового дизайну

1)

пояснювальна записка

2)

відомість художньо-конструкторського проекту

3)

креслення загального виду виробу

4)

креслення загального виду агрегатних вузлів виробу

5)

компонувальні креслення

6)

схеми (кінематичні, ергономічні тощо)

37

Збірники, альбоми робочої технологічної документації

38

Робоча документація:

1)

на оригінальні вироби, машини, апарати (обладнання) та їх складальні одиниці промислової серії (кальки, один комплект світлокопій)

2)

на дослідні зразки виробів

39

Акти і звіти державних випробувань зразків виробів

40

Документи (розрахунки, таблиці, протоколи, висновки, доповідні записки) про виготовлення й випробування дослідних зразків засобів автоматики та обладнання, виробів, прийнятих до серійного виробництва

41

Формуляри й паспорти на дослідні зразки виробів1

1За місцем розроблення

42

Протоколи й акти комісій з розгляду результатів конструкторських розробок та зразків виробів

43

Технічні умови державних випробувань дослідних і серійних зразків виробів

44

Переліки, альбоми ескізів і конструкторських змін, креслення, схеми дослідних зразків виробів, опис змін і доробок зразків виробів, виявлених під час випробувань, та листи з цих питань

45

Звіти з конструкторського відпрацювання проектів виробів1, 2

1Після затвердження проекту в організації-розробнику

2За місцем розроблення

46

Розрахунково-текстові документи, програми, акти, протоколи з проектування, розроблення, серійного освоєння та випуску виробів, обладнання, приладів, тари, оснащення та інструменту на оригінальні вироби основного виробництва

47

Висновки щодо оцінки споживчих і технологічних властивостей виробів, матеріалів, впровадження нових технологічних процесів, їх механізації та автоматизації

48

Документи (протоколи, довідки, доповідні записки, акти) про впровадження у виробництво ДКР

49

Альбоми, креслення дослідних і серійних зразків виробів, складені визначними діячами науки і техніки

50

Анульовані креслення (кальки) у зв'язку з внесенням змін та заміною1

1Ті, що входять до складу Переліку проектів, проблем (тем) науково-технічної документації

51

Журнал реєстрації конструкторської документації за етапами здавання

52

Журнал реєстрації змін конструкторської документації

III. Технологічна документація

53

Технічні й технологічні інструкції виробничих процесів і лабораторних досліджень, регламенти, режими виробництва і рецептури1:

1За місцем розроблення і затвердження

1)

постійний технологічний регламент виробництва

2)

типовий технологічний регламент виробництва

3)

лабораторний технологічний регламент

4)

одиничний технологічний регламент виробництва

5)

технологічні інструкції з експериментального виробництва дослідних партій виробів (продукції)1

1Можливе приймання як додатка до звіту про НДР (ДКР)

6)

технологічні рекомендації з виготовлення нових видів виробів (продукції)1

1Можливе приймання як додатка до звіту про НДР (ДКР)

54

Затверджені та замінені технічні умови технологічного процесу

55

Технологічні карти й описання технологічних процесів1:

1Можливе приймання як додатка до звіту про НДР (ДКР)

1)

технологічні карти й описання технології виготовлення виробів (продукції)

2)

методика здійснення вимірів при виготовленні виробів (продукції)

3)

рецептура і лабораторні приписи на виготовлення нових виробів (продукції)

56

Типові операційні карти1:

1За місцем розроблення

1)

зведені технологічні (виробничо-технологічні) схеми

2)

рецептура, регламенти, рекомендації з технологічних процесів

3)

норми допусків відхилень від технічних нормативів1

1За місцем складення

57

Маршрутні карти з виготовлення й обробки виробів (продукції)

58

Відомості технологічного оснащення

59

Відомості деталей (складальних одиниць) до типових технологічних процесів

60

Технологічні паспорти (формуляри технічного контролю на вироби) дослідного виробництва:

1)

відомість технологічної документації

61

Описання виробничих процесів унікального характеру на вироби (продукцію) в цілому

62

Карта рівня якості продукції, що атестується:

1)

зведені звіти про відповідність нових виробів вимогам вітчизняних та міжнародних стандартів

63

Технологічні характеристики і розрахункові дані про трудомісткість, механічну обробку і складення виробів:

1)

зведені розрахунки поверхонь, площ й інших геометричних характеристик виробів, що виготовляються

64

Журнали обліку змін технології виробництва

65

Журнали обліку технологічних процесів

IV. Організація експертизи документів на об'єкти права інтелектуальної власності та роботи з цими документами

1. Документи з експертизи заявок на об'єкти інтелектуальної власності

1) Документи з експертизи заявок на винаходи

66

Розглянуті заявки на винаходи (сукупність документів, необхідних для видачі патенту (деклараційного патенту) України на винахід)1

Експертиза заявки

1В організації, що подає заявку, та закладі експертизи

67

Державний реєстр патентів (деклараційних патентів) України на винаходи1

Державна реєстрація

1Зберігається в закладі експертизи

68

Розглянуті заявки на корисні моделі (сукупність документів, необхідних для видачі патенту (деклараційного патенту) України на корисну модель)1

Експертиза заявки

1В організації, що подає заявку, та закладі експертизи

69

Державний реєстр патентів (деклараційних патентів) України на корисні моделі1

Державна реєстрація

1Зберігається в закладі експертизи

2) Документи з експертизи заявок на промислові зразки

70

Розглянуті заявки на промислові зразки (сукупність документів, необхідних для видачі патенту України на промисловий зразок)1

Експертиза заявки

1В організації, що подає заявку, та закладі експертизи

71

Державний реєстр патентів України на промислові зразки1

Державна реєстрація

1Зберігається в закладі експертизи

3) Документи з експертизи заявок на знаки для товарів і послуг

72

Розглянуті заявки на знаки для товарів і послуг (сукупність документів, необхідних для видачі свідоцтва України на знак для товарів і послуг)1

Експертиза заявки

1В організації, що подає заявку, та закладі експертизи

73

Державний реєстр свідоцтв України на знаки для товарів і послуг1

Державна реєстрація

1Зберігається в закладі експертизи

4) Документи з експертизи заявок на зазначення походження товарів

74

Розглянуті заявки на реєстрацію кваліфікованих зазначень походження товарів і/або права на використання кваліфікованих зазначень походження товарів (сукупність документів, необхідних для реєстрації кваліфікованого зазначення походження товару і/або права на використання кваліфікованого зазначення походження товару)1

Експертиза заявки

1В організації, що подає заявку, та закладі експертизи

75

Державний реєстр України назв місць походження та географічних зазначень походження товарів і/або право на використання зареєстрованих кваліфікованих зазначень походження товарів1

Державна реєстрація

1Зберігається в закладі експертизи

5) Документи з експертизи заявок на топографії інтегральних мікросхем

76

Розглянуті заявки на реєстрацію топографій інтегральних мікросхем (сукупність документів, необхідних для реєстрації топографії інтегральної мікросхеми та видачі свідоцтва)1

Експертиза заявки

1В організації, що подає заявку, та закладі експертизи

77

Державний реєстр України топографій інтегральних мікросхем1

Державна реєстрація

1Зберігається в закладі експертизи

2. Організація роботи з документами на об'єкти права інтелектуальної власності

78

Охоронні документи (свідоцтва, патенти) на об'єкти права інтелектуальної власності

79

Описи до патентів на винаходи (корисні моделі)

80

Річні звіти про надходження та впровадження об'єктів права інтелектуальної власності

81

Відомості про патентну чистоту розробок (техніко-інформаційні дані, патентні формуляри тощо)

82

Документи (клопотання, повідомлення, заяви, листи) про продовження строку дії, поновлення, призупинення свідоцтв, патентів

83

Договори про передавання прав на об'єкти права інтелектуальної власності

84

Ліцензійні договори та ліцензії на використання об'єктів права інтелектуальної власності та документи (заяви, акти, листи тощо), пов'язані з ними

85

Журнали обліку винаходів, корисних моделей та раціоналізаторських пропозицій

V. Промислове виробництво

1. Організація виробництва

86

Зведені виробничо-технічні характеристики промислових підприємств

87

Техніко-економічні показники роботи підприємств:

1)

річні

2)

квартальні1

1За відсутності річних

88

Виробничо-технічні паспорти підприємств і основних підрозділів

89

Схеми організації виробництва та пояснювальні записки до них

90

Документи (розрахунки, таблиці, довідки) про визначення економічної ефективності та підвищення рентабельності підприємств

91

Документи (доповідні записки, діаграми, розрахунки, обґрунтування, довідки, висновки) про розвиток і розміщення підприємств

92

Свідоцтва на право серійного виробництва виробів

93

Акти введення в дію виробничих потужностей

94

Номенклатури, переліки, класифікатори продукції, що виготовляється підприємствами

95

Документи (пропозиції, обґрунтування, висновки) про виготовлення установочної партії виробів

96

Звіти, акти про перевірку стикування виробів (продукції) основного виробництва

97

Документи (протоколи, висновки, доповіді, обґрунтування, довідки, таблиці, розрахунки) про спеціалізацію і виробниче кооперування

98

Протоколи впровадження нових видів сировини і матеріалів

99

Розрахунки, довідки з розроблення середньопрогресивних норм витрат сировини, матеріалів і енергії у виробництві й будівництві1

1За місцем складення

100

Документи (паспорти, специфікації) на вироби серійного виробництва

101

Технічні завдання на проведення технологічної підготовки виробництва, продукції (виробів), прийняті до виробництва

2. Впровадження нової техніки і технології.

Механізація й автоматизація виробничих процесів

102

Плани впровадження нової техніки і технології1

1За місцем складення і затвердження

103

Доповіді й довідки про виконання планів впровадження досягнень науки і техніки

104

Документи (доповідні записки, висновки, довідки, розрахунки, переліки заходів) про організацію й освоєння нових виробництв, розширення і технічне переозброєння існуючих

105

Документи (робочі схеми, пропозиції, доповідні записки, розрахунки, висновки) про автоматизацію виробничих процесів

106

Протоколи про механізацію, автоматизацію і модернізацію процесів виробництва

107

Документи (робочі схеми, пропозиції, доповідні записки, розрахунки, висновки) про механізацію виробництва

108

Документи (доповіді, довідки, розрахунки) про освоєння нових видів продукції і сировини

109

Техніко-економічне обґрунтування впровадження нової техніки, технології, автоматизації і механізації виробництва

110

Технологічні робочі проекти автоматизації і механізації виробничих процесів

3. Технічне оснащення виробництва та розподіл обладнання

111

Техніко-економічні показники, довідки, зведені таблиці аналізу технічного рівня обладнання підприємств і перспектив його розвитку

112

Зведені відомості наявності й потреби встановленого обладнання

113

Документи (акти, протоколи, експертні висновки) про результати виробничих випробувань технологічних ліній і обладнання

114

Протоколи розгляду і затвердження проектів обладнання підприємств1

1За місцем проектування

4. Енергетичне й паливне забезпечення виробництва

115

Схеми енергетичних установок

116

Протоколи нарад із затвердження схем енергопостачання і погодження енергоспоживачів1

1За місцем проведення

117

Технічні умови на електропостачання1

1За місцем складення

118

Паливні баланси