Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України

МІНІСТЕРСТВО ОБОРОНИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

26.05.2014 № 333

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

12 червня 2014 р.

за № 611/25388

{Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства оборони № 280 від 15.09.2022}

Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства оборони

№ 128 від 23.03.2015

№ 464 від 07.09.2015

№ 464 від 14.09.2018

№ 408 від 26.07.2019

№ 101 від 16.04.2021}

Відповідно до Законів України "Про Збройні Сили України", "Про військовий обов'язок і військову службу", Указу Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 "Про Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України" та з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку особового складу Збройних Сил України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку особового складу Збройних Сил України, що додається.

2. Наказ Міністра оборони СРСР від 01 листопада 1982 року № 0200/ДСК "О введении в действие Наставления по учету личного состава Советской Армии и Военно-Морского Флота" (із змінами) вважати таким, що не застосовується у Збройних Силах України.

3. Наказ Міністра оборони України від 30 грудня 1999 року № 411 "Про організацію і порядок ведення автоматизованого обліку військовослужбовців (військовозобов'язаних) Збройних Сил України" скасувати.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Виконуючий обов'язки

Міністра оборони України

генерал-полковник

М.В. Коваль

ПОГОДЖЕНО:

Перший заступник Міністра

регіонального розвитку, будівництва

та житлово-комунального

господарства України

Заступник Міністра

охорони здоров'я України

Г.М. Семчук

О.К. Толстанов

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

оборони України

26.05.2014 № 333

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

12 червня 2014 р.

за № 611/25388

ІНСТРУКЦІЯ

з організації обліку особового складу Збройних Сил України

І. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає:

організацію і порядок обліку в мирний час і в особливий період осіб офіцерського, рядового, сержантського і старшинського складу, курсантів і працівників Збройних Сил України (далі - особовий склад) в органах військового управління, з'єднаннях, військових частинах, вищих військових навчальних закладах та військових навчальних підрозділах вищих навчальних закладів, установах і організаціях, на кораблях і в підрозділах;

завдання і види обліку, призначення облікових документів, порядок їх складання і ведення;

обов'язки посадових осіб, відповідальних за організацію і ведення обліку особового складу;

порядок персонального обліку безповоротних втрат особового складу в особливий період;

порядок видання, обліку, зберігання, розсилки наказів по особовому складу і облікових документів.

1.2. Основними завданнями обліку особового складу є:

документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями, а також трудової діяльності працівників Збройних Сил України (далі - працівники);

забезпечення командирів (керівників) довідковими відомостями на особовий склад, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

створення, ведення, поповнення і систематизація бази персональних даних та інформації стосовно особового складу;

забезпечення командирів (керівників) даними про штатну і спискову чисельність особового складу органів військового управління, з'єднань, військових частин, вищих військових навчальних закладів та військових навчальних підрозділів вищих навчальних закладів, установ і організацій, кораблів і підрозділів для прийняття рішень щодо їх укомплектованості;

ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби особовим складом і розшуку військовослужбовців;

сповіщення сім'ї або близьких родичів загиблого (померлого), зниклого безвісти, захопленого в заручники або полон, інтернованого у нейтральній державі військовослужбовця (працівника) про місце, дату, причину (обставини) його загибелі (смерті), зникнення безвісти, захоплення в заручники або полон, інтернування, видача документів, необхідних для призначення пенсії (допомоги) і надання пільг, установлених законодавством України.

{Абзац сьомий пункту 1.2 розділу I в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

1.3. Облік особового складу повинен відповідати таким основним вимогам:

вестися постійно в будь-яких умовах діяльності військ (сил) (далі - війська) у порядку, визначеному цією Інструкцією;

своєчасно, достовірно, правильно відображати штатну, спискову і наявну чисельність особового складу, а також кількісні і якісні зміни, що відбуваються, як в цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця і працівника.

1.4. Облік особового складу організовується і ведеться на підставі штатів (штатних розписів), наказів по установі і організації (вищому військовому навчальному закладу та військовому навчальному підрозділу вищого навчального закладу, військовій частині, з'єднанню, органу військового управління), наказів по особовому складу та інших документів, передбачених цією Інструкцією. Відповідно до цілей і завдань облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та статистичний.

Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця і працівника окремо і призначений для всебічного вивчення їхніх ділових, моральних та інших якостей, необхідних при визначенні порядку переміщення і використання. Він повинен відображати точні біографічні дані, проходження військової служби, трудову діяльність та інші відомості, які об'єктивно характеризують військовослужбовця і працівника.

Штатно-посадовий облік призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості військових частин особовим складом за посадами і спеціальностями та організації контролю за службовим переміщенням особового складу.

Статистичний облік особового складу ведеться в інтересах отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний і якісний склад військовослужбовців і працівників. За даними статистичного обліку плануються укомплектування військ особовим складом, їх матеріально-технічне забезпечення, підготовка військовослужбовців і їх розподіл за видами (родами військ) Збройних Сил України (далі - Збройні Сили) відповідно до існуючих потреб.

Персональний, штатно-посадовий і статистичний обліки створюють базу даних, яка забезпечує отримання інформації з питань укомплектованості військ, проходження служби військовослужбовцями і трудової діяльності працівників.

Облік працівників ведеться відповідно до законодавства України і цієї Інструкції.

Облік особового складу у розвідувальному органі Міністерства оборони України, підпорядкованих йому військових частинах Збройних Сил, установах і організаціях (далі - розвідувальний орган Міністерства оборони) ведеться відповідно до законодавства України та цієї Інструкції з урахуванням особливостей, що визначаються Міністерством оборони України (далі - Міністерство оборони), обумовлених специфікою діяльності цього органу. Дані такого обліку або інформація щодо нього надаються структурним підрозділам Міністерства оборони, Генерального штабу Збройних Сил України (далі - Генеральний штаб), органам військового управління, іншим державним органам та військовим формуванням, підприємствам, установам і організаціям України в межах їх повноважень в обсягах, необхідних їм для забезпечення діяльності розвідувального органу Міністерства оборони.

{Пункт 1.4 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства оборони № 408 від 26.07.2019}

1.5. Командири (керівники) зобов'язані забезпечити належну організацію обліку особового складу в підпорядкованих органах військового управління, з'єднань, військових частин, вищих військових навчальних закладів та військових навчальних підрозділів вищих навчальних закладів (далі - військові навчальні заклади), установ і організацій, кораблів і підрозділів і створювати для посадових осіб, які ведуть облік особового складу, усі умови для своєчасного, якісного і повного виконання ними вимог цієї Інструкції.

1.6. Організація і стан обліку особового складу покладаються:

у підрозділах - на командирів підрозділів;

на кораблях - на старших помічників (помічників) командирів кораблів;

у військових частинах і з'єднаннях - на начальників штабів військових частин і з'єднань;

у військових частинах і на кораблях, де посади начальника штабу і старшого помічника (помічника) командира корабля штатом не передбачені, - на командирів військових частин, кораблів;

у військових навчальних закладах, установах і організаціях - на начальників штабів, а там, де вони штатами не передбачені, - на керівників закладів, установ і організацій;

у військових комісаріатах - на військових комісарів;

в органах військового управління - на начальників штабів, а там, де вони штатами не передбачені, - на командира (керівника) органу військового управління;

у кадрових органах - на керівників кадрових органів;

у структурних підрозділах Генерального штабу і Міністерства оборони - на керівників цих структурних підрозділів.

{Абзац десятий пункту 1.6 розділу I в редакції Наказу Міністерства оборони № 408 від 26.07.2019}

Зазначені вище посадові особи зобов'язані:

здійснювати контроль за станом обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах, на кораблях, у військових навчальних закладах, військових частинах, з'єднаннях і органах військового управління і періодично особисто перевіряти укомплектованість військ;

контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах і своєчасне надання донесень про склад і чисельність військ;

проводити заняття (збори) з посадовими особами, які безпосередньо ведуть облік особового складу: у військових частинах, з'єднаннях - не менше двох разів на рік; в органах військового управління - один раз на рік;

вживати заходів щодо вдосконалення системи обліку особового складу;

проводити перевірки стану обліку особового складу під час перевірок військ, надаючи практичну допомогу та досягаючи якісного стану обліку особового складу;

контролювати роботу спеціальних комісій для перевірки стану обліку особового складу;

здійснювати контроль за забезпеченням бланками і книгами з обліку особового складу;

вживати всіх заходів для збереження облікових документів, особливо в умовах бойових дій військ.

1.7. Загальне керівництво організацією обліку особового складу, встановлення основних принципів його ведення і контроль за його станом здійснюються Генеральним штабом.

Керівництво практичною діяльністю штабів, кадрових органів з питань обліку особового складу і контроль за його станом здійснюються кадровим органом Генерального штабу.

Керівництво з питань обліку особового складу розвідувального органу Міністерства оборони здійснюється з урахуванням вимог законодавства щодо діяльності розвідувальних органів України.

{Пункт 1.7 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства оборони № 408 від 26.07.2019}

1.8. Начальники штабів, кадрових органів видів Збройних Сил, керівники структурних підрозділів Генерального штабу і Міністерства оборони зобов'язані:

здійснювати контроль за обліком особового складу і чисельністю підпорядкованих військ;

координувати взаємодію штабів і кадрових органів під час передислокації військових частин і переміщень військовослужбовців;

вживати заходів щодо удосконалення системи обліку бойового та чисельного складу військ із застосуванням автоматизованих систем управління;

забезпечувати відомостями щодо складу військ, їх укомплектованості за демографічними ознаками, штатної і спискової чисельності особового складу.

1.9. Стан обліку особового складу в підрозділах, на кораблях, у штабах військових частин, штабах і кадрових органах з'єднань, в органах військового управління перевіряється щороку в березні спеціальними комісіями, призначеними письмовими наказами відповідних командирів (керівників).

За підсумками роботи комісії складається Акт перевірки стану обліку особового складу (додаток 1) у двох примірниках, що затверджується командиром (керівником), який її призначав.

Перший примірник акта перевірки стану обліку особового складу зберігається у структурі, яка підлягала перевірці, другий - надсилається до вищого штабу (кадрового органу) за підпорядкованістю.

1.10. Заходи щодо організації і порядку обліку особового складу включаються до планів підготовки (на рік, місяць) окремим розділом.

1.11. Для ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу допускається обмежене коло осіб за списком, затвердженим начальником штабу, а там, де його немає, - командиром військової частини тільки в обсязі, що стосується їхньої безпосередньої службової діяльності.

Посадові особи органів забезпечення військових частин відомості про чисельність особового складу, необхідні їм для визначення потреб у всіх видах забезпечення, отримують у відповідних штабах у робочому порядку. Вести з цих питань листування зі службами забезпечення всередині військової частини і в управлінні з'єднання, а також складати для них відомості, довідки і витяги з наказів по стройовій частині категорично забороняється.

Якщо умови дислокації штабу військової частини і органів забезпечення не дають змоги органам забезпечення отримати в робочому порядку в штабі військової частини необхідні дані про чисельність особового складу, командир військової частини може дозволити передавати до цих органів копії або витяги з наказів по стройовій частині.

Гриф секретності (обмеження доступу) документів з обліку особового складу встановлюється і надається виконавцями залежно від відомостей, що в них містяться, відповідно до вимог законодавства про державну таємницю. Порядок обліку, зберігання і поводження з матеріальними носіями інформації, які містять відомості з обліку особового складу, встановлюється залежно від наданого їм грифа секретності (обмеження доступу).

ІІ. Облік особового складу в мирний час

1. Облік особового складу в підрозділах

1.1. У відділенні (екіпажі, обслузі) військовослужбовці обліковуються особисто командирами відділень (екіпажів, обслуги) відповідно до посадових призначень. Списки особового складу в цих підрозділах не складаються.

У взводі (авіаційній ланці) на всіх військовослужбовців у журналі бойової підготовки взводу (авіаційної ланки), а за відсутності такого журналу - у робочому зошиті ведеться Іменний список особового складу (додаток 2).

Командири відділень (екіпажів, обслуги), взводів (авіаційних ланок) зобов'язані особисто знати підпорядкований їм особовий склад у повному обсязі.

1.2. У роті (батареї) облік особового складу ведеться в Книзі обліку особового складу (додаток 3), а для проведення вечірніх перевірок осіб рядового і сержантського складу строкової військової служби (далі - сержанти і солдати), крім того, ведеться Іменний список для проведення вечірньої перевірки (додаток 4).

Ведення обліку особового складу в роті (батареї) покладається на головного сержанта (старшину) роти (батареї), а за відсутності такої посади в штаті - на іншу посадову особу, призначену командиром роти (батареї).

Командир роти (батареї) стосовно обліку особового складу зобов'язаний:

знати весь особовий склад роти (батареї), вести його облік в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України і цією Інструкцією;

щодня доповідати начальнику штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї, полку) відомості про наявність особового складу;

щомісяця перевіряти наявність у підпорядкованого особового складу підрозділу документів, що посвідчують особу військовослужбовця, їх стан і своєчасність записування до них змінених облікових даних;

періодично перевіряти знання головним сержантом (старшиною) роти (батареї), командирами взводів і командирами відділень підпорядкованого їм особового складу.

1.3. У батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) на особовий склад ведуться такі облікові документи:

книга обліку особового складу;

Книга штатно-посадового обліку особового складу (додаток 5).

Ведення обліку особового складу в батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) покладається на начальника штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї), а за відсутності у штаті посади начальника штабу - на іншу посадову особу, призначену письмовим наказом командира військової частини.

Начальник штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї) стосовно обліку особового складу зобов'язаний:

щодня мати точні і особисто ним перевірені відомості про чисельність особового складу батальйону (дивізіону, ескадрильї) за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх із визначенням причин по кожній роті (батареї) і в цілому по батальйону (дивізіону, ескадрильї);

щодня доповідати командиру батальйону (дивізіону, ескадрильї) і в штаб військової частини зведені дані про наявність особового складу;

щомісяця перевіряти стан обліку особового складу в підрозділах батальйону (дивізіону, ескадрильї), наявність у підлеглих документів, що посвідчують особу військовослужбовця, своєчасність запису до них змінених облікових даних і перевіряти наявність ідентифікаційних жетонів з особистими номерами.

У батальйоні (дивізіоні) скороченого складу, а також у зенітних ракетних і технічних дивізіонах зенітних ракетних полків і бригад, в окремих радіолокаційних ротах на весь особовий склад ведеться тільки книга обліку особового складу.

У радіотехнічних батальйонах, радіотехнічних центрах і радіолокаційних вузлах, які утримуються на окремому штаті і входять до складу радіотехнічних бригад (полків), облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 2.1 глави 2 цього розділу. При цьому особові справи на осіб офіцерського складу (далі - офіцери), осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які проходять військову службу за контрактом (далі - особи рядового, сержантського і старшинського складу), цих підрозділів ведуться в штабах полків (бригад).

1.4. У підрозділах, прирівняних до взводу, роти і батальйону, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 1.1-1.3 цієї глави.

1.5. В окремих батальйонах (прирівняних до них) облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 2.1 глави 2 цього розділу.

{Главу 1 розділу II доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства оборони № 128 від 23.03.2015}

{Пункт 1.6 глави 1 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства оборони № 408 від 26.07.2019}

2. Облік особового складу у штабі військової частини

2.1. У штабі військової частини на особовий склад ведуться такі облікові документи:

книга штатно-посадового обліку особового складу;

Книга алфавітного обліку особового складу (додаток 6);

Книга алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 7);

Книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу (додаток 8);

Обліково-послужні картки на сержантів і солдатів (додаток 9);

Добова відомість (додаток 10);

Журнал контролю за станом обліку особового складу (додаток 11);

Відомість укомплектованості військової частини особовим складом (додаток 12);

особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;

особові картки на працівників (далі - особові картки) за типовою формою первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", затвердженою наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656;

трудові книжки працівників і вкладиші до них, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301 (зі змінами).

Перелік документів з обліку особового складу наведено в Загальній схемі обліку особового складу в підрозділах і штабах військових частин (додаток 13).

2.2. Працівники у штабі військової частини обліковуються за особовими картками на працівників, трудовими книжками, книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу і за добовою відомістю.

2.3. Облік особового складу у військових частинах за книгою алфавітного обліку особового складу та книгою алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться в такому порядку:

офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються в книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

За наявності у військовій частині понад 100 осіб рядового, сержантського і старшинського складу їх облік дозволяється вести окремо від офіцерів;

сержанти і солдати обліковуються в одній книзі алфавітного обліку особового складу в загальному алфавітному порядку без поділу їх на періоди і роки призову. За наявності в частині 700 сержантів і солдатів ведуться окремі книги алфавітного обліку на кожний рік призову, а за наявності в частині понад 1000 сержантів і солдатів - окремі книги алфавітного обліку на кожний період призову;

військовозобов'язані, призвані на спеціальні збори, обліковуються в книзі алфавітного обліку особового складу та книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а на навчальні збори - за іменними списками, обліково-послужними картками і особовими справами.

2.4. Громадяни інших держав обліковуються окремо від громадян України і записуються в книгу обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.

2.5. Штатно-посадовий облік особового складу ведеться в одній книзі штатно-посадового обліку особового складу. За наявності у військовій частині понад 300 військовослужбовців і 100 працівників облік працівників у книзі штатно-посадового обліку особового складу ведеться окремо.

2.6. На підставі даних персонального і штатно-посадового обліку в штабах від військової частини і вище складаються документи статистичного обліку особового складу, до яких належать: добова відомість, донесення про склад і чисельність військ, відомості, довідки. Добова відомість складається щодня на один і той самий час, який встановлюється вищим штабом.

2.7. Зарахування особового складу до списків військової частини і виключення зі списків, а також внесення в облікові документи змін, які відбулися в персональних облікових даних військовослужбовців і працівників, крім освіти, реєстрації (розірвання) шлюбу, народження дітей, здійснюються тільки на підставі наказів по стройовій частині.

Відомості про освіту, одруження (розлучення), народження дітей вносяться до облікових документів на підставі дипломів про закінчення навчальних закладів (у тому числі закордонних), свідоцтв про одруження та народження дітей, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану (далі - органи РАЦС).

У разі зміни прізвища, імені, по батькові, дати народження військовослужбовця і працівника про це оголошується в наказі по стройовій частині на підставі документів, виданих органами РАЦС. Наказ по стройовій частині на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу видається тільки після видачі наказу по особовому складу в порядку, установленому пунктом 11.3 глави 11 цього розділу.

Зміни в облікових даних особового складу, викладені в наказі по стройовій частині, повинні бути занесені до облікових документів штабу і підрозділів не пізніше наступного дня після підписання наказу по стройовій частині.

2.8. Зарахування до списків військової частини прибулого особового складу (прийом на роботу працівників) проводиться наказом по стройовій частині, у день прибуття особового складу до військової частини.

Підставою для видання наказу про зарахування особового складу до списків військової частини (про прийом на роботу працівника) є:

для військовослужбовців - іменні списки команд, приписи і документи, що посвідчують особу військовослужбовця;

для працівників - особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням щодо прийняття їх на роботу.

До списків особового складу військової частини наказами не зараховуються особи, прикомандировані з інших військових частин.

2.9. Виключення зі списків особового складу військової частини проводиться наказом по стройовій частині в такі строки:

осіб, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших військових частин (у тому числі направлених на навчання за кордоном строком понад один рік і на посади національного контингенту), зарахованих на навчання до військових навчальних закладів, обраних народними депутатами України, відряджених до органів, установ і організацій із залишенням на військовій службі, а також направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення та Державної спеціальної служби транспорту (далі - інші військові формування), - з дня вибуття;

офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яким при звільненні з військової служби надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

випускників вищих військових навчальних закладів та військових навчальних підрозділів вищих навчальних закладів (далі - військові навчальні заклади), яким після закінчення надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

військовослужбовців, направлених до військових навчальних закладів для проходження випробувань і складання вступних іспитів, - з дня зарахування їх на навчання. У цьому разі виключення здійснюється тільки після отримання витягу з наказу про зарахування їх на навчання. Витяги надсилаються в частини не пізніше семи днів з дня видання наказу;

працівників, звільнених з роботи відповідно до законодавства України про працю, - у день звільнення;

військовослужбовців, засуджених за вчинений злочин до позбавлення волі або до тримання в дисциплінарному батальйоні, яких на час вступу вироку в законну силу тримають під вартою, - з дня вибуття до місця відбування покарання;

військовослужбовців, позбавлених військового звання за вироком суду, після набрання вироком суду законної сили, - з дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання;

військовослужбовців, позбавлених військового звання в порядку дисциплінарного стягнення, - з дня підписання відповідного наказу, а якщо законодавством установлено строки здавання посади, - з дати затвердження акта про здавання і прийняття посади. Початком здавання посади є день, що настає за днем підписання наказу про позбавлення військового звання;

фізичної особи, визнаної судом безвісти відсутньою, - з дня, зазначеного в рішенні суду;

військовослужбовців, які померли від хвороб, загинули унаслідок трагічного випадку, - з дня смерті (загибелі) після отримання документів, що засвідчують смерть (загибель);

осіб, які самовільно залишили військові частини або місце служби, та тих, що не з'явилися в строк без поважних причин на службу при призначенні, переміщенні, з відрядження, відпустки, навчання або закладів охорони здоров'я тривалістю понад три доби, - тільки після з'ясування причин залишення ними (неповернення) військової частини та порушення кримінальної справи, але не раніше ніж через три місяці після закінчення встановленого строку відрядження, відпустки, лікування, навчання або самовільного залишення військової частини. Протягом цього часу вони вважаються тимчасово відсутніми і обліковуються у штабі військової частини у книзі обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу в окремому розділі.

Військовослужбовці строкової військової служби, які самовільно залишили військові частини, у триденний строк з моменту залишення частини знімаються зі всіх видів забезпечення.

Підставою для виключення військовослужбовців, які самовільно залишили військову частину, зі списків особового складу наказами по стройовій частині є повідомлення органів досудового розслідування, прокуратури, суду.

Персональний облік військовослужбовців строкової військової служби, які самовільно залишили військові частини та виключені зі списків особового складу частини, ведеться в районному (об'єднаному, міському) комісаріаті на основі витягу з наказу командира військової частини та облікових документів.

{Пункт 2.9 глави 2 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства оборони № 128 від 23.03.2015}

2.10. Не виключаються зі списків особового складу військової частини, а обліковуються як тимчасово відсутні особи:

яких направлено на навчання до військових навчальних закладів і навчальних частин без увільнення від займаних посад;

яких направлено на навчання за кордон строком до одного року;

яких направлено на лікування до закладів охорони здоров'я незалежно від терміну лікування;

які тимчасово вибули з військової частини з різних причин (у відрядження, відпустку, на збори, тимчасово відряджені до інших військових частин);

щодо яких застосовано запобіжні заходи у вигляді домашнього арешту або тримання під вартою.

2.11. Забороняється:

зараховувати до списків особового складу військової частини наказом по стройовій частині осіб, які прибули без документів. Особи, які прибули без документів, зараховуються до списків особового складу військової частини тільки після встановлення їх особистості і отримання документів, що підтверджують направлення їх у цю частину для проходження військової служби. До отримання документів ці особи обліковуються як тимчасово прикомандировані;

зараховувати до списків особового складу військової частини чи виключати з них загальним числом без поіменного переліку в наказі по стройовій частині кожного військовослужбовця і працівника;

включати до документів персонального обліку або виключати з них особовий склад без оголошення в наказі по стройовій частині;

вносити до документів персонального і штатно-посадового обліку зміни і доповнення зі слів військовослужбовців.

2.12. На всіх офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, у яких змінюються облікові дані, відповідні військові частини надсилають до кадрових органів повідомлення.

Повідомлення складається в одному примірнику на кожного військовослужбовця окремо у разі:

здобуття освіти в навчальних закладах;

змін у сімейному стані;

присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;

зарахування військовослужбовця до списків особового складу військової частини або прийняття (призову) із запасу на військову службу за контрактом із зазначенням дати і номера наказу командира військової частини по стройовій частині;

надання статусу учасника бойових дій.

2.13. Облік особового складу у штабі військової частини ведеться старшим помічником начальника штабу з кадрів та стройової частини (помічником начальника штабу з кадрів та стройової частини), який зобов'язаний:

вести облік особового складу військової частини відповідно до вимог цієї Інструкції;

своєчасно складати і подавати начальнику штабу на підпис проекти наказів по стройовій частині, добову відомість і встановлені донесення, повідомлення по особовому складу;

не пізніше наступного дня після підписання наказу по стройовій частині повідомляти командирів відповідних підрозділів у частині, що їх стосується;

щомісяця проводити звірку даних обліку підрозділів із даними обліку штабу військової частини і особисто звіряти записи у відповідних облікових документах;

не менше одного разу на квартал перевіряти в усіх підрозділах частини стан обліку особового складу та відповідність записів у документах, що посвідчують особу військовослужбовця, з фактичними обліковими даними, а результати перевірок заносити до журналу контролю за станом обліку особового складу;

регулярно робити записи про зміни облікових даних особового складу у відповідні облікові документи, які ведуться у штабі військової частини;

своєчасно подавати у вищі кадрові органи повідомлення про зміни облікових даних офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;

готувати пропозиції щодо розподілу прибулого поповнення за підрозділами;

особисто займатися підбором і підготовкою для підрозділів та штабу військової частини військовослужбовців, які залучаються до роботи з обліку особового складу. Не менше двох разів на рік проводити з ними заняття з вивчення цієї Інструкції.

2.14. У військових частинах, де посада старшого помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини (помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини) штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, визначена письмовим наказом командира військової частини.

Порядок складання і ведення облікових документів наведено в Загальних вимогах до складання і ведення облікових документів (додаток 14).

2.15. Основним документом персонального обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу є їхні особові справи.

У військових частинах за місцем служби офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведуться перші примірники особових справ, за винятком категорії офіцерів, перші примірники особових справ, які підлягають передачі штабами військових частин до вищих кадрових органів для їх зберігання і ведення:

на командирів військових частин, з'єднань, начальників закладів, установ і організацій - до кадрових органів вищої інстанції;

на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу кораблів 3 і 4 рангів - до відповідних штабів за підпорядкованістю;

на військовослужбовців, обраних народними депутатами України, депутатами Верховної Ради Автономної Республіки Крим або депутатами місцевих рад на виборні посади, які прикомандировуються відповідно до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад із залишенням їх на військовій службі, - до відповідних органів, установ і організацій за дорученням кадрового органу Міністерства оборони.

Особові справи на військовослужбовців, які безпосередньо займаються обліком особового складу, ведуться і зберігаються особисто начальниками відповідних штабів військових частин і кадрових органів.

3. Складання та ведення особових справ офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу Збройних Сил

3.1. Особові справи військовослужбовців, які одержали первинні офіцерські звання, складаються у двох примірниках одночасно з підготовкою подання до присвоєння первинного військового звання офіцерського складу:

у військових навчальних закладах - курсантам, які закінчують військові навчальні заклади;

у військових частинах, установах і закладах - військовослужбовцям і військовозобов'язаним за місцем їхньої служби перед направленням цих військовослужбовців для складання іспитів.

Особові справи офіцерів, яким присвоюється військове звання запасу, складаються в одному примірнику за місцем підготовки документів на присвоєння первинного військового звання офіцерського складу.

Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються в одному примірнику:

у військовій частині - на кандидатів для проходження військової служби за контрактом, що закінчують строкову службу;

у військовому комісаріаті - на кандидатів, які оформляються для проходження військової служби за контрактом.

Після присвоєння особам рядового, сержантського і старшинського складу первинних військових звань офіцерського складу їхні особові справи не переоформляються, а ведуться далі за місцем служби. Особові справи офіцерів запасу, призваних (прийнятих) для проходження військової служби, направляються до військових частин за місцем проходження військової служби, де ведуться далі.

У військових частинах (закладах, установах) складається другий примірник особової справи, який надсилається до кадрового органу відповідної номенклатури посад для призначення.

3.2. Особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються посадовими особами кадрових органів і штабів військових частин, на яких покладено роботу з ведення облікових документів.

Усі посадові особи, які залучаються до складання особових справ, повинні знати порядок їх складання, ведення та обліку.

Складання військовослужбовцями особових справ на себе не допускається.

3.3. Особова справа складається з послужного списку, автобіографії, фотографічної картки, атестаційних та додаткових матеріалів. Переліки атестаційних та додаткових матеріалів наведені в пунктах 3.6, 3.7 цієї глави.

Основним документом особової справи є Послужний список (додаток 15).

3.4. Перший примірник послужного списку заповнюється від руки або за допомогою технічних (комп'ютерних) засобів друку на підставі поданих військовослужбовцем оригіналів документів та власноруч написаної автобіографії. Другий примірник послужного списку офіцера заповнюється за допомогою технічних (комп'ютерних) засобів друку. Для підтвердження правильності записаних до послужного списку відомостей військовослужбовець ставить свій підпис у кінці першого та другого примірників списку.

Копіювання послужного списку або окремих його сторінок за допомогою технічних засобів копіювання з наявних особових справ для формування інших примірників особових справ не дозволяється (крім випадку, зазначеного в пункті 3.11 цієї глави).

Надалі (вибуття до нового місця служби, звільнення з військової служби) відповідні службові особи, які працюють з особовими справами, уточнюють з військовослужбовцями достовірність та повноту записів у послужному списку особових справ. Уточнені відомості засвідчуються підписом військовослужбовця в кінці послужного списку.

У кожному випадку, але не менше одного разу на п'ять років, після уточнення внесених відомостей військовослужбовець ставить свій підпис у рядку 19 послужного списку.

3.5. Автобіографію (додаток 16) військовослужбовці для першого примірника особової справи пишуть власноруч в одному примірнику в довільній формі чорнилами чорного (фіолетового) кольору розбірливо, без виправлень.

Для другого примірника особових справ військовослужбовців автобіографія друкується на комп'ютері.

3.6. Усі документи підшиваються за розділами в особову справу. Зразок титульної обкладинки особової справи осіб молодшого і старшого офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу та осіб вищого офіцерського складу наведено в додатку 17.

Послужний список та автобіографія підшиваються на початку особової справи.

До розділу "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал" (додаток 18) підшиваються:

атестації;

службові характеристики, включаючи характеристики, складені на військовослужбовців за період перебування їх у запасі;

службові відгуки та відгуки про стажування;

копії подання до призначення на посаду та пониження в посаді;

копії подання до присвоєння чергових військових звань та пониження у військових званнях;

копії нагородних листів;

копії подання до звільнення військовослужбовців з військової служби.

Оцінні картки військовослужбовців щорічного оцінювання до особових справ не підшиваються, а зберігаються в них протягом міжатестаційного періоду. Після складання та залучення нової атестації вони знищуються.

До розділу "Додаткові матеріали" (додаток 19) підшиваються:

старі послужні списки військовослужбовців, якщо вони мають цінність як документи, що підтверджують проходження служби;

обліково-послужні картки осіб, що вступали до військових навчальних закладів, із числа військовослужбовців строкової служби - лише в перші примірники особових справ;

довідки військових частин, установ та архівів, посвідчення, грошові та речові атестати, копії наказів або виписки з наказів по стройовій (господарській, технічній) частині, розпорядження, а також інші документи за минулі роки, якщо вони підтверджують окремі періоди служби, за які не знайдено наказів по особовому складу, - лише в перші примірники особових справ;

довідки про поранення та про перебування в закладах охорони здоров'я через поранення - лише в перші примірники особових справ;

копії документів про закінчення навчальних закладів, копії дипломів про присудження наукових ступенів і атестатів про присвоєння вчених звань;

розпорядження, приписи (відпускні квитки), видані військовими комісаріатами військовослужбовцям, призваним на військову службу із запасу, - лише в перші примірники особових справ;

свідоцтва (довідки) про хворобу військовослужбовців;

копії наказів або виписки з них на офіцерів, переведених безпосередньо з льотної роботи, підводних човнів та мінних тральщиків на посади з меншим посадовим окладом, - лише в перші примірники особових справ;

витяги з наказів про звільнення, виключення зі списків особового складу військової частини, розрахунок вислуги років та свідоцтво про хворобу (у разі звільнення з військової служби);

копії вироків судів;

копії документів органів РАЦС, виписки з наказів про допуск до самостійного управління кораблем, про службу в місцевостях із пільговими умовами служби, довідки про участь у бойовому траленні мін, розмінуванні місцевості, льотні довідки, виписки з екзаменаційних відомостей, оціночні листки за період навчання у військових та цивільних навчальних закладах;

аркуші вивчення особистих якостей кандидата, які складаються у військових комісаріатах у період оформлення призову, на військовослужбовців, яких призивають на військову службу;

копії актів обстеження сімейного стану;

копії постанов лікарсько-консультативних комісій;

контракти, виписки з наказів про зарахування на військову службу, продовження строків служби, звільнення з військової служби військовослужбовців;

копії документів, що підтверджують володіння іноземними мовами;

копія паспорта громадянина України;

{Пункт 3.6 глави 3 розділу II доповнено абзацом двадцять дев'ятим згідно з Наказом Міністерства оборони № 128 від 23.03.2015}

копія реєстраційного номера облікової картки платника податків;

{Пункт 3.6 глави 3 розділу II доповнено абзацом тридцятим згідно з Наказом Міністерства оборони № 128 від 23.03.2015}

картка обліку жилих приміщень, наданих військовослужбовцю за час проходження військової служби (за формою, встановленою Інструкцією про організацію забезпечення військовослужбовців Збройних Сил України та членів їх сімей жилими приміщеннями, затвердженою наказом Міністерства оборони України від 30 листопада 2011 року № 737, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 10 січня 2012 року за № 24/20337), - лише в перші примірники особових справ.

{Пункт 3.6 глави 3 розділу II доповнено новим абзацом тридцять першим згідно з Наказом Міністерство оборони № 464 від 07.09.2015}

Крім того, у перші примірники особових справ до цього розділу підшиваються:

Аркуші обліку льотної роботи (додаток 20) для військовослужбовців льотно-підйомного складу авіації;

Аркуші обліку стажу плавання (додаток 21) для військовослужбовців Військово-Морських Сил Збройних Сил України, які проходять службу на кораблях;

Аркуші обліку виконання військовослужбовцями стрибків з парашутом (додаток 22) для військовослужбовців високомобільних десантних військ;

Аркуші обліку роботи водолаза під водою (додаток 23) для військовослужбовців, що займають посади штатних водолазів;

Аркуші обліку несення бойового чергування в підземних спорудах (додаток 24) для військовослужбовців, що несуть бойове чергування.

Ці аркуші засвідчуються підписом начальника штабу військової частини та гербовою печаткою тільки в разі переміщення військовослужбовця до нового місця служби або звільнення.

Непідшитими зберігаються документи, що посвідчують особу військовослужбовця, і довідки військово-лікарських комісій про придатність військовослужбовців до військової служби.

Зберігати в особових справах незазначені документи забороняється.

Оригінали атестацій, бойових та службових характеристик, службових відгуків та інших документів підшиваються в перші примірники особових справ, які ведуться за місцем служби військовослужбовців. Другі примірники або копії цих документів підшиваються в другі примірники особових справ офіцерів.

3.7. До кожної особової справи вкладається фотокартка військовослужбовця розміром 9х12 см (бюст): у парадній формі (без плаща (пальто) та головного убору), з усіма нагородами, якими його відзначено, та нагрудними знаками, які йому вручено.

На звороті фотокартки чорним (фіолетовим) чорнилом зазначаються військове звання, прізвище, ім'я, по батькові військовослужбовця, його особистий номер і дата фотографування. Запис засвідчується підписом начальника штабу військової частини, керівника (закладу, установи, організації, кадрового органу) або його заступника та гербовою печаткою. Військовозобов'язані, які оформляються для проходження військової служби за контрактом, фотографуються після одержання військової форми у військовій частині. Фотокартка залучається до особової справи під час її первинного оформлення. Надалі фотокартки обов'язково замінюються після присвоєння кожного чергового військового звання або через кожні сім років у разі перебування в одному і тому самому військовому званні. При зміні парадної форми одягу фотокартки не заміняються.

{Пункт 3.7 глави 3 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства оборони № 128 від 23.03.2015}

3.8. У кожному розділі особової справи ведеться опис цього розділу (додаток 25), до якого записуються назви всіх підшитих або залучених до справи документів, дати їх складання та кількість аркушів.

Описи документів, складені раніше, не переоформляються. У разі пересилки особових справ описи документів не засвідчуються.

Аркуші документів, підшитих в особову справу, не нумеруються.

3.9. Вилучення з особової справи окремих документів проводиться лише з дозволу командира військової частини (начальника установи) або начальника кадрового органу (залежно від місця ведення особової справи). У внутрішньому описі відповідного розділу робиться запис про те, коли вилучено документ, куди і за яким вихідним номером відіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, то зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів засвідчується начальником штабу військової частини або начальником кадрового органу та гербовою печаткою.

Особові справи і документи, підшиті до них, військовослужбовцям на руки не видаються. Ознайомлення з матеріалами своєї особової справи військовослужбовець здійснює в присутності посадової особи, яка відповідає за її ведення і облік.

3.10. Складені послужні списки ведуться протягом усієї військової служби військовослужбовців.

Переоформлення послужних списків дозволяється лише в тому випадку, якщо вони стали зовсім непридатними. Дозвіл на це дає командир військової частини (начальник установи) або начальник кадрового органу (залежно від місця ведення особових справ).

На військовослужбовців, переведених до Збройних Сил з інших військових формувань, оформляються нові особові справи відповідно до вимог цієї Інструкції. Старі послужні списки, які велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до розділу "Додаткові матеріали" першого примірника особової справи.

3.11. На кожному примірнику особової справи в правому верхньому кутку першої сторінки послужного списку проставляються гриф секретності, або обмеження доступу "Для службового користування", або "Таємно" та номер примірника.

За запитами можуть бути сформовані копії особових справ. На першому аркуші послужного списку особової справи, з якої робиться копія, проставляється відповідна відмітка. Наприклад: "Сформовано 2 копії особової справи: для …". Ці копії засвідчуються підписом начальника кадрового органу і гербовою печаткою.

У копіях документів з особової справи військовослужбовця такі відмітки не робляться.

3.12. Обкладинка особової справи (додаток 26) (далі - обкладинка) виготовляється типографським способом із міцного картону, лицьовий бік якого обтягнутий палітурним матеріалом на тканинній основі темно-синього кольору або іншим матеріалом, який відповідає технічним умовам для виготовлення обкладинок справ тривалого зберігання. Усі типографські написи, лінії та малюнки на титульній сторінці лицьового боку обкладинки виконуються золотистим або жовтим кольором. Зворотний бік обкладинки повинен бути заклеєний щільним папером білого кольору.

Якщо в кадровому органі зберігаються два примірники особової справи офіцера, то їм надається один і той самий номер, а в книзі обліку робиться відмітка про кількість примірників, облікованих за цим номером.

3.13. За потреби взаємної перевірки повноти та вірності облікових відомостей проводиться звірка особових справ, які ведуться у військових частинах (установах) за місцем служби військовослужбовців, з особовими справами кадрового органу.

Строки та проведення звірок особових справ визначаються начальниками кадрових органів.

3.14. У випадку, коли місцезнаходження одного з примірників особової справи неможливо встановити, кадровим органом за місцем служби військовослужбовця проводяться заходи щодо його розшуку. Для цього направляються запити до кадрових органів військових частин (військових навчальних закладів, військових комісаріатів), де проходив військову службу (навчався, призваний (прийнятий) на війську службу) військовослужбовець, а також у відповідні кадрові органи за підпорядкованістю цих військових частин (військових навчальних закладів, військових комісаріатів). Якщо військові частини (навчальні заклади, військові комісаріати) на момент розшуку припинили своє існування, запити направляються до їх правонаступників або до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України (далі - Галузевий архів).

Якщо заходи, які проводилися, не дали позитивних результатів, кадровий орган військової частини після надходження всіх відповідей надає їх до кадрового органу за підпорядкованістю з клопотанням про прийняття рішення щодо складання відповідної копії особової справи.

Вищий кадровий орган після розгляду наданих розшукових матеріалів надає письмове рішення на дозвіл складання копії особової справи або рекомендації щодо продовження заходів з її розшуку.

3.15. Перші примірники особових справ офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу перед звільненням із військової служби направляються до кадрових органів за підпорядкованістю для підготовки їх до проведення розрахунку вислуги років військової служби.

За рішенням начальників кадрових органів для розрахунку вислуги років військової служби офіцера використовується другий примірник особової справи.

Перед відправленням особових справ до фінансових органів усі періоди військової служби у рядках 8, 9 послужного списку повинні бути ретельно перевірені та звірені з відомостями автобіографій, атестаційних та додаткових документів, підтверджені наказами або відповідними документами.

Усі оригінали документів та їх копії обов'язково підшиваються до особової справи.

У рядку 9, у відомостях про службу на посадах, які входять до складу льотного екіпажу, вказується про виконання встановлених норм нальоту годин.

Після уточнення та підтвердження відомостей про проходження військової служби записи в рядках 8 та 9 послужного списку засвідчуються підписом начальника кадрового органу та гербовою печаткою.

Після складення фінансовим органом розрахунку вислуги років військовослужбовця на пенсію особові справи з розрахунком повертаються до військових частин за місцем служби.

Перед звільненням із військової служби військовослужбовець повинен бути ознайомлений із записами в послужному списку та з розрахунком вислуги років військовослужбовця на пенсію.

Після видання наказу по особовому складу про звільнення військовослужбовця в рядок 8 записуються формулювання наказу про звільнення, у тому числі за якою статтею Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу", про право носіння військової форми одягу (якщо це було вказано в наказі про звільнення), вислугу років у календарному та пільговому обчисленнях, військовий комісаріат, куди підлягає направленню для постановки на військовий облік, вид заохочення, номер і дата наказу по стройовій частині про виключення зі списків особового складу частини. У цьому самому рядку зазначається, на яких посадах можна використовувати військовослужбовця в особливий період. У послужних списках других примірників особових справ офіцерів зазначаються номери військово-облікових спеціальностей, за якими доцільно їх обліковувати в запасі. До перших примірників особових справ військовослужбовців, звільнених із правом на пенсійне забезпечення, залучаються: розрахунок вислуги років (страховий стаж) військовослужбовця на пенсію, свідоцтва про хворобу, витяги з наказів по особовому складу про звільнення та виключення зі списків військової частини та всіх видів забезпечення.

3.16. Кадровими органами від з'єднання і вище для ведення других примірників особових справ від військових частин витребовуються копії аркушів обліку льотної роботи, стажу плавання, виконання стрибків із парашутом, роботи водолазів під водою, несення бойового чергування в підземних спорудах, які знаходяться в перших примірниках особових справ.

3.17. Ведення особових справ військовослужбовців розвідувального органу Міністерства оборони, записи в послужному списку, автобіографії, залучення атестаційних та додаткових матеріалів здійснюються без розкриття структури і найменування посад у цьому органі.

{Главу 3 розділу II доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства оборони № 408 від 26.07.2019}

3.18. З метою реалізації соціальних прав запис відомостей про зміни у складі сім'ї особи, звільненої з військової служби в запас або відставку, здійснюється військовим комісаріатом за місцем зберігання особової справи.

{Главу 3 розділу II доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства оборони № 101 від 16.04.2021}

4. Особливості організації і ведення обліку особового складу в деяких військових частинах

4.1. На кораблях і суднах забезпечення, у військових навчальних закладах, у закладах охорони здоров'я, національних контингентах, дисциплінарному батальйоні, у військових частинах з невеликою чисельністю особового складу, підрозділах воєнізованої охорони облік особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини, з додержанням особливостей, викладених у пунктах 4.2-4.9 цієї глави.

4.2. На кораблях і суднах забезпечення:

на надводних кораблях 4 рангу і суднах забезпечення з чисельністю особового складу менше 50 осіб облік особового складу ведеться в порядку, установленому для взводу;

на підводних човнах, в управліннях дивізіонів надводних кораблів 3 рангу і суден забезпечення з чисельністю особового складу менше 100 осіб, а також в управліннях дивізіонів надводних кораблів 4 рангу, які входять до складу з'єднань, облік особового складу ведеться в порядку, установленому для роти;

на надводних кораблях 1 і 2 рангів, на надводних кораблях 3 рангу і суднах забезпечення з чисельністю особового складу 100 і більше осіб, а також на берегових базах облік особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини, при цьому на кораблях 3 рангу особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу не ведуться.

Облік особового складу на кораблях веде старший помічник (помічник) командира корабля, а де ця посада штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, визначена письмовим наказом командира корабля. В управліннях дивізіонів надводних кораблів облік особового складу веде начальник штабу дивізіону, а де ця посада штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, визначена письмовим наказом командира дивізіону. У підрозділах кораблів документи з обліку особового складу не ведуться. Командири підрозділів (відділень, команд, груп, батарей, бойових частин, служб) кораблів зобов'язані особисто знати підлеглий їм особовий склад у повному обсязі.

Іменні списки для проведення вечірньої перевірки на старшин і матросів ведуться відповідно до додатка 4 до цієї Інструкції.

4.3. У військових навчальних закладах особовий склад обліковується таким чином:

курсанти і слухачі окремо від постійного складу у книзі алфавітного обліку особового складу, а офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу - відповідно до Схеми обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах Збройних Сил України на мирний час (додаток 27);

штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться;

на кожного курсанта замість обліково-послужної картки ведеться особова справа;

облік сержантів і солдатів військових навчальних закладів ведеться в стройовому відділі (відділені), а облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, працівників та змінного складу - у відділі (відділенні) кадрів. У військових навчальних закладах, де штатами передбачені об'єднані відділи (відділення) стройові і кадрів, облік усього особового складу ведеться в цих об'єднаних відділах (відділеннях).

У військових навчальних закладах, які мають у своєму складі військові навчальні підрозділи, облік усього особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 4.3 цієї глави. Офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються тільки в Книзі штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 28). У штабах навчальних підрозділів особовий склад цих підрозділів обліковується відповідно до порядку, установленого пунктом 2.1 глави 2 цього розділу.

У навчальних підрозділах (взводі, роті, батареї, ескадрильї, батальйоні, дивізіоні), у підрозділах і частинах забезпечення обслуговування військових навчальних закладів облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 1.1-1.3 глави 1 та пунктом 2.1 глави 2 цього розділу.

4.4. У військових ліцеях облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 4.3 цієї глави.

4.5. У закладах охорони здоров'я постійний особовий склад обліковується у структурних підрозділах цих закладів, на які покладено функції щодо обліку особового складу, у порядку, установленому пунктом 2.1 глави 2 цього розділу.

Після лікування (оздоровлення) військовослужбовці направляються закладами охорони здоров'я безпосередньо до військових частин за місцем їхньої служби. Про виписаних військовослужбовців керівники закладів охорони здоров'я повідомляють командирів їхніх військових частин.

4.6. У національних контингентах облік військовослужбовців ведеться за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книгами штатно-посадового обліку особового складу і книгами обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу. Книги штатно-посадового обліку особового складу ведуться окремо на кожну ротацію національного контингенту.

Після повернення (виведення, евакуації) національного контингенту на територію України книги здаються до Галузевого архіву.

Облік військовослужбовців у національних контингентах веде помічник начальника штабу, а де ця посада штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, призначена письмовим наказом відповідного командира.

Виїзні справи на військовослужбовців, які направляються до національного контингенту, оформляються відповідно до Інструкції про організацію виконання Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністра оборони України від 10 квітня 2009 року № 170, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 19 травня 2009 року за № 438/16454 (зі змінами).

4.7. У штабі дисциплінарного батальйону й інших навчальних військових частинах, які мають змінний склад, персональний облік змінного складу ведеться за книгою алфавітного обліку особового складу окремо від постійного особового складу. Книга штатно-посадового обліку особового складу на змінний склад не ведеться.

У дисциплінарному батальйоні облік змінного особового складу здійснюється відповідно до Інструкції про порядок відбування покарання засуджених військовослужбовців у вигляді тримання в дисциплінарному батальйоні, затвердженої наказом Міністра оборони України від 29 листопада 2004 року № 567, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 10 грудня 2004 року за № 1572/10171 (зі змінами).

У підрозділах навчальних частин персональний облік змінного складу ведеться окремо від постійного складу за книгами обліку особового складу.

4.8. У військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб, а також у військових частинах з чисельністю особового складу більше ніж 40 осіб, але які не мають у своєму складі стройових підрозділів, добова відомість не ведеться. Облік військовослужбовців указаних частин ведеться в одній книзі алфавітного обліку особового складу, а якщо у складі військової частини немає сержантів і солдатів, то у книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

В окремих ротах охорони і обслуговування військових складів, баз, арсеналів та інших установ облік особового складу ведеться в порядку, установленому для відповідних підрозділів військової частини. Особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книга алфавітного обліку особового складу, книга алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу і книга штатно-посадового обліку особового складу, книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, добова відомість, обліково-послужні картки, особові картки і трудові книжки на особовий склад ведуться у штабах військових частин, яким підпорядковані ці роти. На всіх облікових документах цих частин у їх заголовку обов'язково вказуються також найменування частин охорони та обслуговування.

В окремих ротах, батареях, батальйонах, дивізіонах та їм відповідних частинах і установах, які не мають свого таємного (нетаємного) діловодства, особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу не ведуться. Ведення особових справ військовослужбовців цих частин покладається на кадрові органи за підпорядкованістю.

4.9. У загоні (команді, групі) підрозділів воєнізованої охорони особовий склад обліковується в книзі обліку особового складу.

Облік особового складу за книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, особовими картками і трудовими книжками ведеться у штабах військових частин, яким вони підпорядковані, разом з особовим складом цих частин.

На особовий склад підрозділів воєнізованої охорони у штабах військових частин ведуться і зберігаються облікові справи відповідно до Положення про воєнізовану охорону об'єктів Збройних Сил України, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 29 лютого 2012 року № 103, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 березня 2012 року за № 427/20740.

Ведення обліку особового складу в загоні (команді, групі) покладається на заступника начальника загону (команди, групи), а де ця посада штатом не передбачена, облік особового складу веде інша посадова особа, визначена письмовим наказом відповідного командира.

4.10. У військових комісаріатах:

у районних (об'єднаних, міських) військових комісаріатах облік військовослужбовців ведеться за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, особовими справами, а працівників - за особовими картками і трудовими книжками;

в обласних військових комісаріатах, військовому комісаріаті Автономної Республіки Крим та Київському міському військовому комісаріаті (далі - обласні військові комісаріати) облік військовослужбовців (у тому числі у підпорядкованих районних, об'єднаних районних, міських військових комісаріатах) ведеться за книгами алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу і особовими справами. Облік працівників ведеться за книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу, особовими картками і трудовими книжками.

5. Облік особового складу в управліннях з'єднань і в органах військового управління

5.1. В управлінні з'єднання статистичний облік усього особового складу з'єднання, а також персональний і штатно-посадовий облік особового складу управління, підрозділів забезпечення і обслуговування з'єднання ведуться у стройовому підрозділі штабу з'єднання. Облік ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини. При цьому особові справи і книги алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління, підрозділів забезпечення і обслуговування ведуться в кадровому органі.

Рішенням начальника штабу з'єднання персональний і штатно-посадовий обліки особового складу управління з'єднання, підрозділів забезпечення і обслуговування можуть бути покладені на адміністративний (адміністративно-господарчий) підрозділ штабу. У цьому разі начальник адміністративного (адміністративно-господарчого) підрозділу штабу виконує обов'язки, покладені на старшого помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини.

У кадровому органі з'єднання офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються порядком, установленим пунктами 9.1-9.14 глави 9 цього розділу і Схемою обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах Збройних Сил України на мирний час.

Статистичний облік особового складу ведеться за штатами і донесеннями військових частин, які входять до складу з'єднання.

Начальник кадрового органу з'єднання зобов'язаний:

вести облік штатної і спискової чисельності, а також переміщення особового складу з'єднання;

завжди мати перевірені відомості про чисельність і укомплектованість військових частин і з'єднання в цілому, за категоріями особового складу, посадами, основними військово-обліковими спеціальностями;

своєчасно складати і доповідати начальнику штабу з'єднання визначену табельну звітність щодо чисельності особового складу;

не менше ніж двічі на рік перевіряти стан обліку особового складу в усіх військових частинах з'єднання;

готувати і доповідати начальнику штабу з'єднання для затвердження заходи щодо підготовки посадових осіб, які ведуть облік особового складу в підрозділах і штабах військових частин, не менше ніж двічі на рік проводити з ними заняття стосовно ведення обліку особового складу;

вести персональний та штатно-посадовий облік особового складу управління з'єднання, підрозділів забезпечення і обслуговування;

своєчасно забезпечувати підрозділи і військові частини з'єднання книгами і бланками з обліку особового складу і здійснювати контроль за їх використанням.

У кадровому органі з'єднання ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу у військових частинах і підрозділах, в якому стисло записуються відомості, коли, хто, в яких військових частинах (підрозділах) перевіряв стан обліку особового складу, які виявлено недоліки та які заходи вжито для їх усунення.

5.2. У штабах військово-морських баз і в управліннях з'єднань надводних кораблів Військово-Морських Сил Збройних Сил України (далі - Військово-Морські Сили) облік особового складу ведеться:

в управліннях з'єднань надводних кораблів 4 рангу, в управліннях кораблів 3 рангу і суден забезпечення з чисельністю особового складу менше 50 осіб, а також в управліннях дивізіонів, бригад - у порядку, установленому для штабу військової частини. При цьому облік ведеться на особовий склад надводних кораблів, підводних човнів і суден забезпечення, які входять до складу з'єднання;

в управліннях інших з'єднань надводних кораблів і в штабах військово-морських баз - у порядку, установленому для штабу з'єднання. На всіх старшин, сержантів, матросів, солдатів військово-морської бази і з'єднання надводних кораблів ведеться персональний облік за Алфавітними картками (додаток 29), які постійно зберігаються на березі.

5.3. Облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу у вказаних з'єднаннях ведеться кадровими органами з'єднання, а де такі штатами не передбачені, - посадовими особами, призначеними письмовими наказами командирів з'єднань.

5.4. В органах військового управління:

в управліннях оперативних командувань, видів Збройних Сил, у структурних підрозділах Генерального штабу, Міністерства оборони персональний і штатно-посадовий обліки особового складу штабу, управлінь (відділів, служб), підрозділів забезпечення і охорони ведуться в загальних (адміністративних) управліннях (відділах, відділеннях, групах, секторах), канцеляріях, а там, де вони штатами не передбачені, - посадовими особами, визначеними письмовими наказами керівників цих підрозділів. Вони виконують обов'язки, визначені для старшого помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини, начальника кадрового органу з'єднання (пунктом 2.13 глави 2 та пунктом 5.1 глави 5 цього розділу). В органах військового управління, у штатах яких не передбачені посадові особи для ведення обліку особового складу, особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за рішенням начальника штабу (управління) передаються до відповідних кадрових органів;

у штабах оперативних командувань, видів Збройних Сил, структурних підрозділах Генерального штабу, Міністерства оборони ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу у військових частинах і з'єднаннях, в якому стисло записуються відомості: коли, хто, в яких підрозділах, військових частинах, з'єднаннях перевіряв стан обліку особового складу, які недоліки виявлено і які заходи вжито для їх усунення.

В управліннях видів Збройних Сил, структурних підрозділах Генерального штабу, Міністерства оборони облік особового складу ведеться кадровими органами виду Збройних Сил, Генерального штабу і Міністерства оборони.

У кожному структурному підрозділі оперативного командування, виду Збройних Сил, Генерального штабу, Міністерства оборони на особовий склад ведеться штатно-посадовий список відповідно до додатка 7 до цієї Інструкції, а також книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.

Добова відомість в органах військового управління на мирний час не складається.

6. Облік особового складу під час переміщення по службі і під час передислокації військових частин

6.1. Військовослужбовці, які переміщуються по службі з одних військових частин до інших під час прямування до них, враховуються як поповнення відповідно до пунктів 6.2-6.10 цієї глави.

Відправлення поповнення здійснюється у складі команд. Особи, персонально переміщені по службі з одних військових частин до інших, відправляються до місця служби одиночним порядком.

6.2. Під час відправки поповнення з одних військових частин до інших у складі команди на всіх відправлених обов'язково мають бути такі документи:

іменний список на відправлених - у начальника (старшого) команди;

військово-перевізні документи на кожного військовослужбовця;

документи, що посвідчують особу військовослужбовця, - на руках у кожного військовослужбовця;

обліково-послужна картка сержантів і солдатів (крім офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу), службова картка і медична книжка - у начальника (старшого) команди в опечатаному пакеті;

продовольчий і речовий атестати, грошовий атестат або розрахункова книжка на кожного військовослужбовця - у начальника (старшого) команди або на руках у кожного військовослужбовця.

6.3. Під час відправки одиночним порядком у кожного військовослужбовця повинні бути: припис, документи, що посвідчують особу військовослужбовця, військово-перевізні документи, продовольчий і речовий атестати, грошовий атестат (розрахункова книжка), а в опечатаному пакеті - обліково-послужна і службова картки, медична книжка. У приписах офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується, коли, кому та за яким вихідним номером вислано їх особову справу.

6.4. Штаби військових частин і кадрові органи при відкомандируванні військовослужбовців одиночним порядком зобов'язані сповістити про це командирів (керівників), до яких вони направляються, із зазначенням строку прибуття. Контроль за прибуттям військовослужбовців покладається на командирів (керівників), до яких вони направлені. Ці командири в разі неприбуття військовослужбовців невідкладно сповіщають про це відповідні штаби військових частин (кадрові органи), органи Військової служби правопорядку у Збройних Силах України та вживають заходів щодо з'ясування причин їх відсутності. Розшук військовослужбовців, які відкомандировані одиночним порядком і не прибули в установлений строк до місць призначення, покладається на командирів частин, які відкомандировували цих військовослужбовців.

6.5. Іменний список на поповнення (додаток 30), відправлене з однієї військової частини до іншої у складі військової команди, складається у трьох примірниках. Перший та другий примірники Іменного списку на поповнення вручаються начальнику (старшому) команди, а третій примірник підшивається до справи військової частини.

Іменний список на поповнення підписується начальником штабу військової частини і засвідчується гербовою печаткою за умовною назвою. При передачі особового складу до пункту прийому поповнення перший примірник Іменного списку на поповнення передається особі, яка приймає поповнення, а другий примірник підписується тим, хто здає, і тим, хто приймає особовий склад, засвідчується гербовою печаткою військової частини, яка приймає поповнення, після чого разом з актом (пункт 6.8 цієї глави) повертається до військової частини, з якої прибув особовий склад.

6.6. Перед відправленням поповнення посадові особи військової частини, які організовують відправку, зобов'язані перевірити у військовослужбовців і начальників (старших) команд наявність і правильність оформлення документів, передбачених пунктами 6.2, 6.3 цієї глави, а також повноту забезпечення військовослужбовців усіма видами забезпечення і справність обмундирування.

Під час перевірки особливу увагу потрібно звернути на відповідність особистих документів встановленим зразкам, на правильність запису в них прізвища, імені, по батькові, посади, військового звання, року народження, а також на вірне оформлення документів (наявність підписів, печаток, фотокарток, повноту заповнення). Відправляти поповнення з не повністю або невірно оформленими на нього документами категорично забороняється.

6.7. На шляху прямування начальник (старший) команди зобов'язаний періодично перевіряти наявність особового складу. Якщо хто-небудь зі складу команди відстане на шляху прямування (буде знятий з потяга), то начальник (старший) команди зобов'язаний:

негайно повідомити про це військового коменданта комендатури військових сполучень станції (дільниці) або начальника органу Військової служби правопорядку у Збройних Силах України чи військового комісара, у разі їх відсутності - посадових осіб органів внутрішніх справ, а також командира (начальника) військової частини, в якій він проходить військову службу, для вжиття заходів щодо розшуку;

в іменному списку на поповнення зробити докладний запис про причини відставання, час, дату і найменування пункту, в якому були відсталі.

На військовослужбовців, знятих з потяга, начальник (старший) команди повинен отримати від відповідних службових осіб довідку про причину зняття.

6.8. Передача поповнення представникам військових частин оформляється за Дорученням на право прийому поповнення (додаток 31) і оформляється актом, в якому вказується кількість прийнятого (зданого) особового складу, його стан здоров'я, наявність і правильність оформлення документів та інші дані, що характеризують поповнення.

Прийом поповнення проводиться поіменно, за іменним списком на поповнення, отриманим від начальника (старшого) команди. Приймати поповнення без поіменної перевірки заборонено.

На осіб, які відстали (були зняті з потяга), в акті зазначаються їхні прізвища, імена, по батькові, яким військовим комісаріатом вони призвані, коли і де відстали або зняті з потяга. Акт складається у двох примірниках, до якого додаються іменні списки на поповнення. Перший примірник акта передається тому, хто прийняв поповнення, а другий примірник разом із дорученням на право прийому поповнення - тому, хто здав поповнення.

Посадові особи, які прийняли і здали поповнення, доповідають про це за підпорядкованістю.

Якщо начальником (старшим) команди поповнення, яке прибуло, є хтось зі складу прибулої команди, то акт про прийом поповнення разом із другим примірником іменного списку на поповнення висилається до військової частини, яка направила поповнення.

6.9. У штабі з'єднання, яке прийняло поповнення, прибулий особовий склад розподіляється у військові частини.

Іменні списки на поповнення і приписи на прибулий особовий склад зберігаються в штабі з'єднання, у них проти кожного прізвища прибулого вказується, до якої військової частини його направлено для проходження військової служби.

На кожну команду поповнення, що направляється штабом з'єднання до військової частини, складається новий іменний список на поповнення, адресований командиру військової частини. Штаб військової частини в рядку "Для відміток" іменного списку проти кожного прізвища прибулого військовослужбовця вказує, до якого підрозділу його направлено для проходження військової служби.

6.10. Під час передачі (передислокації, перепідпорядкування) військових частин (з'єднань) із одного з'єднання (оперативного командування, виду Збройних Сил) до складу іншого з'єднання (оперативного командування, виду Збройних Сил) командири військових частин (з'єднань) у наказі по стройовій частині оголошують штатну і спискову чисельність особового складу і подають у відповідні штаби за місцем старої і нової дислокації (підпорядкування) донесення про склад і чисельність вибулого (прибулого) особового складу, а в штаб колишнього підпорядкування - довідку про переміщення особового складу за звітний період.

6.11. Відправка у військові частини молодого поповнення військовими комісаріатами, а також відправка сержантів і солдатів, звільнених у запас, які вислужили встановлені строки військової служби, проводяться відповідно до чинного законодавства.

7. Порядок обліку померлих (загиблих), зниклих безвісти, безвісно відсутніх, захоплених в заручники або інтернованих військовослужбовців і працівників

{Заголовок глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

7.1. Командир військової частини зобов'язаний у день смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в заручники або полон, інтернування військовослужбовця особисто повідомити письмово та через засоби зв'язку військового комісара за місцем проживання сім'ї померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в заручники або полон, інтернованого дату і причину смерті (обставини загибелі, зникнення безвісти, захоплення в заручники або полон, інтернування) військовослужбовця.

Командир національного контингенту зобов'язаний у день смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в заручники або полон, інтернування військовослужбовця особисто повідомити письмово та через засоби зв'язку командувача виду Збройних Сил України, якому він підпорядкований. Командувач виду Збройних Сил, якому підпорядкований командир національного контингенту, зобов'язаний у цей самий день повідомити сім'ю про смерть (загибель), зникнення безвісти, захоплення в заручники або полон, інтернування військовослужбовця через відповідного військового комісара.

{Пункт 7.1 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

7.2. Смерть (загибель) військовослужбовця повинна бути зареєстрована в органах РАЦС, а для тих, які перебувають за кордоном, - у дипломатичних представництвах (консульських установах) України.

7.3. Військовослужбовці, які померли (загинули) від захворювання, внаслідок нещасного випадку, від отриманих ними поранення, контузії, травми, каліцтва, у тому числі внаслідок тілесних ушкоджень, завданих іншою особою, гострого професійного захворювання (отруєння), одержання сонячного або теплового удару, опіку, обмороження, утоплення, ураження електричним струмом, блискавкою та іонізуючим випромінюванням, отримання інших ушкоджень унаслідок аварії, пожежі, стихійного лиха (землетрус, зсув, повінь, ураган тощо), контакту з представниками тваринного і рослинного світу, комахами, іншими представниками флори і фауни, після встановлення причин і обставин смерті (загибелі) та отримання підтвердних документів виключаються наказом по стройовій частині зі списків особового складу військової частини.

{Пункт 7.3 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

7.4. Наказ по стройовій частині є підставою для відправлення за належністю власних речей, цінностей і особистих документів військовослужбовця, який помер (загинув) або визнаний рішенням суду безвісно відсутнім чи оголошений померлим, а також для внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовця зі списків особового складу військової частини.

{Пункт 7.4 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

7.5. Сповіщення (додаток 32) на померлих (загиблих), зниклих безвісти, захоплених у заручники або полон, інтернованих військовослужбовців складається у двох примірниках. Перший примірник разом із свідоцтвом про смерть, отриманим з дипломатичних представництв (консульських установ) України (у разі смерті за кордоном), надсилається до військових комісаріатів за місцем проживання членів сімей (близьких родичів) померлих (загиблих), зниклих безвісти, захоплених у заручники або інтернованих протягом доби після отримання достовірної інформації про смерть (загибель), зникнення безвісти, захоплення в заручники або полон, інтернування.

Надсилати сповіщення безпосередньо сім'ям померлих (загиблих), зниклих безвісти, захоплених у заручники або полон, інтернованих або їхнім близьким родичам категорично забороняється.

Якщо місце проживання сім'ї померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в заручники або полон, інтернованого невідоме або померлий (загиблий), зниклий безвісти, захоплений у заручники або інтернований військовослужбовець не мав сім'ї чи близьких родичів, сповіщення надсилається до військового комісаріату за місцем прийняття (призову) померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в заручники або інтернованого військовослужбовця.

Сповіщення підписується командиром і начальником штабу військової частини та засвідчується гербовою печаткою. На померлих (загиблих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, крім того, надсилаються особові справи та витяги з наказів про виключення зі списків особового складу військової частини. Другий примірник сповіщення зберігається у справі військової частини.

На померлих (загиблих) сержантів і солдатів, курсантів, які не мали офіцерських звань, одночасно з надсиланням Сповіщення до районного (об'єднаного, міського) військового комісаріату надсилається Іменний список безповоротних втрат особового складу (додаток 33) до Галузевого архіву.

Один із примірників Іменного списку безповоротних втрат особового складу надсилається до кадрового органу Генерального штабу.

{Пункт 7.5 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

7.6. На померлих (загиблих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, крім Сповіщення, військові частини надсилають за підпорядкованістю Донесення про смерть (загибель) (додаток 34), а на підставі рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою чи оголошення померлою - клопотання про виключення зі списків особового складу Збройних Сил довільної форми з доданням до нього копії відповідного рішення суду.

{Абзац перший пункту 7.6 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

Донесення і клопотання складаються у двох примірниках. Перші примірники надсилаються за підпорядкованістю, другі зберігаються у справі військової частини.

7.7. На підставі наказу по стройовій частині в книзі алфавітного обліку особового складу та книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу робиться запис із зазначенням дати і причини смерті (загибелі) військовослужбовця, місця поховання, номера наказу про виключення зі списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером надіслано Сповіщення.

{Пункт 7.7 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

7.8. На всі власні речі, цінності і особисті документи померлого (загиблого) складається Акт (додаток 35) у двох примірниках. Акт підписується комісією, призначеною письмовим наказом по частині, і затверджується командиром військової частини.

7.9. Власні речі, цінності і особисті документи померлих (загиблих) не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині про виключення їх зі списків особового складу частини підлягають відправленню:

власні речі, цінності, витяги з наказів командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотокартки - сім'ї або близьким родичам померлого (загиблого). Якщо місце проживання сім'ї померлого (загиблого) військовослужбовця невідоме, то всі речі, цінності і документи пересилаються до військового комісаріату за місцем призову (прийняття) на військову службу військовослужбовця. У випадку виявлення в померлого (загиблого) військовослужбовця заповіту усі перелічені в заповіті власні речі, цінності і особисті документи висилаються особам, вказаним у заповіті;

державні нагороди (відомчі заохочувальні відзнаки) і документи до них - у військові комісаріати для вручення їх сім'ї нагородженого. Передача сім'ї (родичам) нагород і посвідчень до них оформляється протоколом. У разі відсутності в померлого спадкоємців державні нагороди і документи про нагородження передаються на зберігання державі, а відомчі й інші відзнаки разом із посвідченнями до них - у військові комісаріати за місцем призову (прийняття) на військову службу;

військові квитки, обліково-послужні картки сержантів і солдатів, розрахункові книжки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу направляються до районного (об'єднаного, міського) військового комісаріату за місцем проживання сім'ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім'ї невідоме, - до військового комісаріату за місцем призову (прийняття) на військову службу. Ці документи перед відправкою звіряються з останніми обліковими даними військової частини, а на першій сторінці робиться запис про дату смерті військовослужбовця;

документи, що посвідчують особу військовослужбовця (офіцера, осіб рядового, сержантського і старшинського складу), підлягають знищенню;

ідентифікаційні жетони з особистими номерами офіцерів висилаються до кадрових органів відповідної номенклатури для залучення в другі примірники особових справ, а на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - в їхні особові справи за місцем проходження військової служби для здачі їх до Галузевого архіву.

7.10. Власні речі і цінності, що підлягають передачі сім'ї або близьким родичам померлого (загиблого), перед відправкою ретельно перевіряються за першим примірником акта, упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою за умовною назвою військової частини і відправляються сім'ї або близьким родичам померлого, зазначеним у книгах алфавітного обліку особового складу та книгах алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

На другому примірнику акта робиться запис про час і спосіб відправки власних речей, цінностей, особистих документів. Акт зберігається у справі військової частини.

7.11. У день відправки власних речей і цінностей сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця висилається Сповіщення на власні речі померлого (загиблого) (додаток 36). Сповіщення на власні речі померлого (загиблого) складається начальником речової служби військової частини і підписується командиром військової частини.

7.12. У закладах охорони здоров'я облік військовослужбовців із числа постійного складу, які померли (загинули), зникли безвісти, визнані згідно з рішенням суду безвісно відсутніми чи оголошені померлими, захоплені у заручники або полон, інтерновані, ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини.

{Абзац перший пункту 7.12 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

Стосовно померлих військовослужбовців із числа тих, що перебували на лікуванні (змінного складу), керівник закладу охорони здоров'я негайно сповіщає командирів військових частин, в яких проходили службу ці військовослужбовці. У сповіщеннях вказуються: військове звання, прізвище, ім'я, по батькові померлого, дата і причина смерті.

7.13. Сповіщення на військовослужбовців, які перебували на лікуванні в закладах охорони здоров'я, надсилаються у військові комісаріати командирами військових частин, в яких проходили службу померлі військовослужбовці.

{Пункт 7.13 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

7.14. У районному (об'єднаному районному, міському) військовому комісаріаті ведеться Книга обліку померлих (загиблих) військовослужбовців, сім'ї яких проживають на території даного району (міста) (додаток 37). Записи в книзі робляться тільки на підставі отриманого сповіщення і свідоцтва про смерть. Відсутні дані на померлих (загиблих) записуються до книги на підставі розрахункових книжок та інших документів, які надійшли з військових частин.

7.15. Районний (об'єднаний, міський) військовий комісаріат на підставі одержаних від військових частин Сповіщень зобов'язаний протягом семи днів після їх отримання вручити членам сімей (близьким родичам) загиблих (померлих), зниклих безвісти, захоплених у заручники або полон, інтернованих військовослужбовців (працівників) Сповіщення сім'ї (додаток 38), а також висловити їм співчуття, проінформувати щодо пільг, передбачених законодавством України, і роз'яснити порядок подання документів для призначення пенсії (допомоги) членам сім'ї померлого (загиблого) військовослужбовця.

У разі звернення членів сім'ї (близьких родичів) щодо отримання повторного Сповіщення сім'ї їм може бути виданий(а) дублікат (копія) зазначеного сповіщення.

Сповіщення, що надійшло до військових комісаріатів від військових частин, підшивається та зберігається в спеціальних справах військових комісаріатів.

{Пункт 7.15 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

7.16. Облік померлих (загиблих), зниклих безвісти, безвісно відсутніх, захоплених у заручники працівників, відправлення їхніх особистих речей, цінностей і документів проводяться в порядку, установленому для військовослужбовців.

{Абзац перший пункту 7.16 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

Особисті документи працівників відправляються (передаються):

паспорти громадянина України,трудові книжки - сім'ям (близьким родичам) померлого (загиблого);

військові квитки - у військові комісаріати за місцем перебування на військовому обліку.

7.17. У разі смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в заручники працівника на службі у військовій частині сім'ю або близьких родичів померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в заручники сповіщають в усному порядку. Письмові Сповіщення на працівника військові частини надсилають у разі проживання сім'ї або близьких родичів померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в заручники в іншій місцевості (за кордоном). Ці сповіщення надсилаються у відповідні військові комісаріати (закордонні дипломатичні установи України) за місцем проживання членів сім'ї (близьких родичів) померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в заручники працівника.

{Пункт 7.17 глави 7 розділу II в редакції Наказу Міністерства оборони № 464 від 14.09.2018}

8. Виконання запитів громадян щодо розшуку особового складу

8.1. Облік запитів громадян щодо розшуку особового складу, їх розгляд і контроль за своєчасним виконанням здійснюються відповідно до вимог законодавства України.

8.2. Районні (об'єднані, міські) військові комісари зобов'язані проводити роз'яснювальну роботу з членами сімей і родичами військовослужбовців, якщо у разі втрати зв'язку з військовослужбовцем, який перебуває на військовій службі, вони повинні звертатися до військового комісаріату за місцем свого постійного проживання або за місцем призову (прийняття) цього військовослужбовця на військову службу. Якщо районний (міський) військовий комісар не має відомостей про місце перебування військовослужбовця, він зобов'язаний направити запит безпосередньо до військової частини за місцем служби військовослужбовця або до відповідного кадрового органу, в якому ведеться облік особового складу.

9. Організація і ведення персонального, штатно-посадового, статистичного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах

9.1. Персональний, штатно-посадовий і статистичний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах від з'єднання і вище здійснюється відповідно до пунктів 9.2-9.16 цієї глави і Схеми обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в кадрових органах Збройних Сил на мирний час.

9.2. У кадрових органах ведуться другі примірники особових справ офіцерів за номенклатурою посад для призначення наказами по особовому складу.

9.3. Для забезпечення довідкової роботи в кадрових органах від з'єднання і вище ведеться персональний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за Послужними картками (додаток 39) і Скороченими послужними картками (додаток 40). Картки в алфавітному порядку об'єднуються в послужні картотеки, які створюються окремо на офіцерів і окремо на осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

9.4. Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотокартками та іншими даними), які характеризують їх, уточнення записів, що містяться в них, звірка з першими примірниками, а також контроль за своєчасним пересиланням особових справ покладаються на офіцерів кадрових органів, які займаються вивченням і добором кадрів відповідного напряму.

Підшивка документів, облік, зберігання і пересилка особових справ, ведення послужних картотек, контроль за своєчасним отриманням і висилкою послужних карток покладаються на осіб, які займаються обліком особового складу.

9.5. Штатно-посадовий облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться:

у кадрових органах з'єднань, військових навчальних закладів - за книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;

у кадрових органах оперативних командувань - за Штатно-посадовими картками (додаток 41), об'єднаними в штатно-посадові картотеки;

у кадрових органах видів Збройних Сил, кадровому органі Генерального штабу - за книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу або за штатно-посадовими картками відповідно до номенклатури посад для призначення;

у кадровому органі Міністерства оборони - за книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу відповідно до номенклатури посад для призначення.

9.6. З метою оперативного отримання статистичних даних, які характеризують кількісний і якісний склад офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, у кадрових органах на підставі організаційних директив, штатів (штатних розписів), послужних карток організовується і ведеться персональний, штатно-посадовий облік військовослужбовців із застосуванням обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення (далі - автоматизований облік). Автоматизований облік може вестись у військових частинах. Організація ведення автоматизованого обліку покладається на відповідних начальників кадрових органів, а у військових частинах - на начальників штабів військових частин.

У кадрових органах видів Збройних Сил автоматизований облік ведеться:

на офіцерів виду Збройних Сил;

на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за військові частини, підпорядковані виду Збройних Сил.

У кадровому органі Генерального штабу автоматизований облік ведеться:

на офіцерів Збройних Сил;

на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за військові частини, підпорядковані Міністерству оборони і Генеральному штабу.

У кадрових органах видів Збройних Сил, у кадровому органі Генерального штабу автоматизований облік організовується в єдиній інформаційно-аналітичній системі і ведеться окремим структурним підрозділом.

9.7. Організація автоматизованого обліку здійснюється з дотриманням вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних.

9.8. Статистичний облік військовослужбовців організовується на підставі даних персонального, штатно-посадового обліку і ведеться:

у штабах військових частин, кадрових органах з'єднань - на особовий склад військової частини, з'єднання;

у кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил - на особовий склад цих оперативних командувань, видів Збройних Сил;

у структурних підрозділах Генерального штабу і Міністерства оборони - на особовий склад цих структурних підрозділів і підпорядкованих їм військових частин;

у кадровому органі Генерального штабу - на весь особовий склад Збройних Сил.

Дані статистичної звітності щодо особового складу Збройних Сил постійно уточнюються відповідно до звітів і строків, установлених Генеральним штабом.

9.9. Повідомлення про зміни в облікових даних офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після опрацювання за обліковими документами висилаються послідовно до вищих кадрових органів.

Після відпрацювання в кадровому органі повідомлення знищуються.

Повідомлення про зміни в облікових даних офіцерів, які займають посади, що належать до номенклатури призначення Міністра оборони, Президента України (у тому числі повідомлення про накладення і зняття дисциплінарних стягнень), а також військовослужбовців вищого офіцерського складу незалежно від займаних посад висилаються до кадрового органу Міністерства оборони і Генерального штабу окремо від повідомлень на інших офіцерів. На цих повідомленнях у правому верхньому куті ставиться штамп. Наприклад: "Номенклатура ПУ, МО".

Повідомлення про зміни в облікових даних військовослужбовців розвідувального органу Міністерства оборони, у тому числі військовослужбовців вищого офіцерського складу, опрацьовуються в кадровому органі цього розвідувального органу та до кадрових органів Міністерства оборони й Генерального штабу не надсилаються.

{Пункт 9.9 глави 9 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства оборони № 408 від 26.07.2019}

9.10. До кадрових органів, які ведуть другі примірники особових справ, обов'язково висилаються витяги з наказів про допуск офіцерів до самостійного управління кораблем, про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації, про зниження класної кваліфікації або її позбавлення. Витяги з наказів про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації або її позбавлення особам рядового, сержантського і старшинського складу висилаються до кадрових органів, в яких ведеться персональний облік цих військовослужбовців.

Відправка витягів покладається на кадрові органи, в яких видаються накази.

9.11. На офіцерів льотного складу витяги з наказів відносно класної кваліфікації висилаються за підпорядкованістю до кадрових органів видів Збройних Сил включно.

9.12. Військовослужбовці обліковуються в кадрових органах за книгами обліку або послужними картками в день отримання наказу по особовому складу про призначення. До отримання їх особових справ і послужних карток кадрові органи на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів із наказів по особовому складу і приписів заповнюють відповідні графи у книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ.

У кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил скорочені послужні картки є тимчасовими документами і зберігаються окремо. За ними здійснюється контроль до отримання повних послужних карток з попереднього місця обліку військовослужбовців. Скорочені послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу зберігаються окремо від скорочених послужних карток офіцерів. Після отримання повних послужних карток скорочені послужні картки знищуються.

9.13. Облік військовослужбовців, які вибули із з'єднання, оперативного командування, виду Збройних Сил, організовується і ведеться у кадрових органах:

з'єднань - за книгами алфавітного і штатно-посадового обліку;

оперативного командування і вище - за довідковими картотеками.

Довідкові картотеки складаються:

в оперативних командуваннях, видах Збройних Сил - зі скорочених послужних карток, виписаних на заміну послужних карток, які пересилаються до нового місця обліку військовослужбовців, а також із послужних карток офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених зі списків особового складу Збройних Сил з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання);

у Генеральному штабі - із послужних карток офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених зі списків особового складу Збройних Сил з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання).