Про затвердження Правил роботи архівних установ України

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

08.04.2013 № 656/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

10 квітня 2013 р.

за № 584/23116

Про затвердження Правил роботи архівних установ України

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції

№ 131/5 від 31.01.2015

№ 1124/5 від 06.07.2015

№ 1827/5 від 12.06.2018

№ 1499/5 від 18.04.2022

№ 4748/5 від 25.10.2022

№ 839/5 від 02.03.2023

№ 1927/5 від 19.05.2023

№ 2470/5 від 04.07.2023

№ 2941/5 від 15.08.2023

№ 3541/5 від 05.10.2023

№ 3638/5 від 17.12.2024

№ 88/5 від 09.01.2025

№ 677/5 від 16.03.2026

№ 1859/5 від 09.07.2026}

Відповідно до статті 22 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та з метою регламентації основних питань функціонування архівних установ України, що здійснюють формування, облік, зберігання документів Національного архівного фонду та використання відомостей, що в них містяться, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила роботи архівних установ України, що додаються.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

Міністр

О. Лавринович

ПОГОДЖЕНО:

Голова Державної архівної служби України

Міністр культури України

Т. в. о. президента

Національної академії наук України

академік НАН України

О.П. Гінзбург

Л.М. Новохатько

А.Г. Наумовець

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

08.04.2013 № 656/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

10 квітня 2013 р.

за № 584/23116

ПРАВИЛА

роботи архівних установ України

{У тексті Правил слова «засобах масової інформації» замінено словом «медіа»; слова «друкованих видань» у всіх відмінках і числах замінено словом «видань» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1927/5 від 19.05.2023}

І. Загальні положення

1.1. Правила роботи архівних установ України (далі - Правила) встановлюють вимоги щодо забезпечення формування, обліку, зберігання та використання Національного архівного фонду (далі - НАФ), документи якого є власністю держави та власністю територіальних громад.

1.2. У цих Правилах терміни вживаються у таких значеннях:

архівна довідка - документ архівної установи, оформлений відповідно до законодавства, що містить інформацію про предмет запиту на підставі архівних документів із зазначенням їх пошукових даних;

архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний відділ - це відповідно установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування НАФ і/або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства;

архівний фонд - сукупність архівних документів, сформована архівною установою на підставі зв'язку між документами і (або) їх утворювачами;

аудіовізуальний документ - документ, зміст якого представлено у вигляді зображення і (або) запису звуку, для фіксування і (або) відтворювання яких застосовують відповідну апаратуру;

державна архівна установа - архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України;

джерела комплектування архіву - юридичні або фізичні особи, які є утворювачами чи власниками документів НАФ, що підлягають передаванню до архіву в обов'язковому порядку або на підставі угоди;

джерела формування НАФ - юридичні або фізичні особи, що є утворювачами чи власниками документів Фонду;

довідковий апарат - довідники у будь-якій формі (путівники, описи, каталоги, покажчики, бази даних, номенклатури справ тощо), призначені для пошуку архівних документів або відомостей, що містяться в них;

документаційний (документальний) фонд - сукупність службових документів, що нагромадилися або зібрані в процесі діяльності юридичної особи, склад і процес формування якого визначають нормативні документи;

експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ;

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа;

електронний інформаційний ресурс - інформація, створена, записана, оброблена або збережена у цифровій чи іншій нематеріальній формі за допомогою електронних, магнітних, електромагнітних, оптичних, технічних, програмних або інших засобів;

{Пункт 1.2 розділу І доповнено новим абзацом тринадцятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1499/5 від 18.04.2022}

зона комплектування - адміністративно-територіальна одиниця, в якій перебувають юридичні і фізичні особи, і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження державного архіву (архівного відділу районної, районної у місті Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради);

комплекс науково-технічної документації (далі - НТД) - сукупність документів, що утворюються в процесі розроблення науково-дослідної проблеми (теми), конструювання продукту промислового виробництва, технології його виготовлення, проектування об'єкта капітального будівництва, одиниця обліку НТД у фонді;

користувач архівними документами - фізична або юридична особа, яка відповідно до законодавства ознайомлюється з архівними документами;

правовий доступ до архівних документів - сукупність правових норм, що визначають режим доступу, порядок отримання дозволу на допуск до інформації з обмеженим доступом;

приватне архівне зібрання - зібрання архівних документів, що є власністю однієї або кількох осіб;

секретні документи - документи, що містять секретну інформацію, на які нанесені обов'язкові реквізити (гриф секретності та реєстраційний номер);

унікальний документ - документ НАФ, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;

утворювач документів - юридична чи фізична особа, яка створила або зібрала документи, з яких сформовано документаційний фонд;

фондоутворювач - юридична чи фізична особа, у результаті діяльності якої сформовано документаційний та відповідно архівний фонд;

формування НАФ - систематичне поповнення НАФ документами, що мають культурну цінність, та вилучення з нього документів, що втратили таку цінність;

фонд користування документами - структурована сукупність копій архівних документів, виготовлених в паперовій чи іншій аналоговій або цифровій формах, і призначених для користування замість оригіналів;

{Пункт 1.2 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2941/5 від 15.08.2023}

цифрова копія архівного документа - копія, що містить точне знакове відтворення інформації оригіналу архівного документа, отримана в результаті перетворення аналогового архівного документа у цифрову форму або копіювання цифрового архівного документа;

{Пункт 1.2 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2941/5 від 15.08.2023}

цифровий фонд користування документами - структурована сукупність цифрових копій архівних документів, призначена для користування замість оригіналів.

{Пункт 1.2 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2941/5 від 15.08.2023}

1.3. Ці Правила є обов'язковими для виконання архівними установами, які зберігають документи НАФ: центральними та галузевими державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя, архівними відділами районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівними відділами міських рад, архівними підрозділами державних наукових установ, а також музеїв та бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності, архівними установами Національної академії наук (далі архіви).

1.4. Державні наукові установи, музеї та бібліотеки керуються цими Правилами в частині, пов'язаній з функціонуванням НАФ.

1.5. Вимоги цих Правил щодо загальних для архівів норм поширюються на архіви, що зберігають науково-технічні, аудіовізуальні та електронні документи.

ІІ. Організація формування НАФ та комплектування архіву

1. Загальні засади формування НАФ

1.1. НАФ формується з архівних документів державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їх об'єднань.

1.2. НАФ може поповнюватися документами культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України, за умови надходження їх на законних засадах в Україну.

1.3. Формування НАФ у зоні комплектування архіву здійснюють через:

виявлення джерел формування НАФ;

організацію експертизи цінності документів, нагромаджених у діяльності юридичних і фізичних осіб;

організацію експертизи цінності документів, раніше внесених до НАФ.

2. Експертиза цінності документів

2.1. Архівні документи вносять до НАФ і вилучають з нього на підставі експертизи їх цінності, яку проводять за ініціативою власника документів або державної архівної установи за згодою власника.

2.2. Власник архівних документів зобов'язаний письмово повідомити про їх наявність архів, у зоні комплектування якого він перебуває.

Невідкладно повідомляють про необхідність проведення експертизи цінності документів у випадках:

виникнення загрози знищення або значного погіршення стану архівних документів;

наявності архівних документів, від часу створення яких минуло понад 50 років;

намірів здійснити відчуження архівних документів;

намірів вивезти архівні документи за межі України.

Без проведення експертизи цінності документів їх знищення не дозволяється.

2.3. Розгляд питань, пов'язаних з експертизою цінності документів, та прийняття відповідних рішень належать до компетенції комісій з проведення експертизи цінності (далі - експертні комісії):

Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Укрдержархіву;

експертно-перевірних комісій центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя (далі - ЕПК);

експертних комісій архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, а також експертних комісій державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі - ЕК);

фондово-закупівельних комісій музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - ФЗК);

експертно-оцінних комісій бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - ЕОК).

2.4. Проведення експертизи цінності документів та утворення і діяльність експертних комісій здійснюються відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004.

2.5. Рішення експертних комісій оформлюють протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії. Рішення набуває чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником, за рішенням якого вона була утворена.

2.6. Експертизу цінності документів проводять на основі комплексного застосування принципів:

об'єктивності (проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу);

історизму (урахування особливостей часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту);

всебічності та комплексності (вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів),

а також критеріїв:

походження документів (функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) у житті суспільства, час і місце створення документа);

змісту (значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність);

зовнішніх ознак (форма фіксації та передавання змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості).

2.7. Під час проведення експертизи цінності документів експертні комісії керуються типовими та галузевими переліками видів документів з встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства, а також типовими та галузевими переліками видів документів, що підлягають внесенню до НАФ; примірними переліками видів документів особового походження, що не підлягають внесенню до НАФ, типовими і примірними номенклатурами справ; іншими нормативно-правовими актами з питань експертизи цінності документів.

2.8. ЕПК (ЕК) архіву організаційно забезпечує проведення експертизи цінності на рівнях:

типологічних документаційних комплексів і видів документів;

документаційних фондів юридичних і фізичних осіб;

документів у складі документаційних фондів юридичних і фізичних осіб;

документів у складі НАФ з метою уточнення їх належності до НАФ або вилучення з нього, віднесення їх до унікальних, проведення їх грошової оцінки.

2.9. Експертиза цінності типологічних документаційних комплексів і видів документів спрямована на створення нормативно-методичних посібників з оцінки та відбору документів до НАФ і здійснюється через вивчення архівом:

документаційних комплексів, що нагромадилися за час діяльності юридичних осіб, споріднених функціонально-цільовим призначенням;

груп документів, що утворилися в процесі документування певних функцій юридичних осіб у кожній сфері діяльності.

2.10. За результатами експертизи цінності здійснюють:

визначення типологічних категорій юридичних осіб - джерел формування НАФ та категорії фондоутворювачів суцільного і вибіркового приймання у зоні комплектування архіву;

погодження типових та примірних номенклатур справ однорідних за характером діяльності юридичних осіб - джерел формування НАФ, що перебувають у зоні комплектування архіву.

2.11. Експертиза цінності документаційних фондів юридичних і фізичних осіб спрямована на виявлення джерел формування НАФ у зоні комплектування архіву.

2.12. Віднесення юридичних і фізичних осіб до джерел формування НАФ здійснюють на підставі застосування критеріїв та характеристик:

для юридичної особи:

функціонально-цільового призначення юридичної особи, з урахуванням її значущості у відповідній галузі або сфері діяльності, виду і масштабу її діяльності;

повноти відображення інформації про її діяльність в архівних фондах інших юридичних осіб;

цінності створених юридичною особою документів;

для фізичної особи:

ступеня впливу фізичної особи на розвиток суспільства або його окремих галузей і сфер життєдіяльності;

значення фізичної особи як представника своєї соціальної групи чи як свідка, учасника історичних подій;

родинних, дружніх, творчих зв'язків, місця роботи, посади;

типовості архівних документів фізичної особи для епохи (документи пересічних громадян);

цінності зібраних фізичною особою архівних документів.

2.13. Довідку (експертний висновок) про проведення експертизи цінності документів щодо віднесення або невіднесення фондоутворювача до джерел формування НАФ подають на розгляд ЕПК і/або ЕК архіву.

2.14. Експертиза цінності документів у складі документаційних фондів юридичних і фізичних осіб спрямована на відбір документів, що підлягають внесенню до НАФ, визначення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ, а також вилучення для знищення документів, що не підлягають внесенню до НАФ і втратили практичне значення.

2.15. Експертизу цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи, систематично організовує і проводить ЕК (ФЗК, ЕОК) цієї юридичної особи та подає на розгляд ЕК (ЕПК) архіву, у зоні комплектування якого перебуває, проекти таких документів: номенклатури справ, описів справ (документів) постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

2.16. ЕК (ЕПК) архіву координує проведення ЕК (ФЗК, ЕОК) юридичної особи попередньої експертизи цінності їх документів, перевіряє її результати та надає організаційну та методичну допомогу в її проведенні.

2.17. Внесення документів юридичних та фізичних осіб до НАФ здійснюють на підставі рішення ЕПК про схвалення опису справ постійного зберігання та його затвердження в установленому Укрдержархівом порядку.

2.18. Експертизу цінності документів НАФ з метою уточнення їх належності до НАФ або вилучення документів з нього архів здійснює:

у разі надходження документів у неупорядкованому стані (за надзвичайних обставин);

у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), що надійшли на зберігання від ліквідованих установ;

під час перероблення укладених раніше описів;

у разі виявлення: дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа, що зберігаються в одній архівній установі), документів тимчасового строку зберігання, а також документів, документна інформація яких втрачена.

2.19. За результатами експертизи цінності документів, що надійшли в неупорядкованому стані, архів укладає проекти:

опису справ постійного зберігання за формою, наведеною в додатку 1;

акта повернення документів власнику за формою, наведеною в додатку 2;

акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 3.

За результатами експертизи цінності документів тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу) архів укладає проект акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

2.20. За результатами цільового вивчення документів з метою виявлення дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа), документів тимчасового строку зберігання, які внесені до НАФ помилково, а також документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді, архів складає: проекти актів про виявлення документів, що не стосуються фонду, архіву, про вилучення документів з НАФ за формами, наведеними в додатках 4 і 5.

2.21. ЕК (ЕПК) архіву надає організаційну і методичну допомогу ЕК (ФЗК, ЕОК) юридичної особи в проведенні експертизи цінності для виявлення дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа), документів тимчасового строку зберігання, які внесено до НАФ помилково, а також документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді, а також проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються у фізичних осіб, за згодою їх власника.

2.22. Не дозволяється вилучати з НАФ документи:

за мотивами конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них;

створені у період до 1946 року;

з політичних чи ідеологічних міркувань.

2.23. ЕК (ЕПК) архіву схвалює і подає на погодження ЦЕПК акти про вилучення з НАФ документів, що зберігаються в архіві, у юридичних і фізичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування. Після схвалення ЦЕПК актів про вилучення документів з НАФ документи знімають з обліку в архіві та знищують.

Передавання документів для знищення оформлюють приймально-здавальною накладною із зазначенням дати передання, кількості справ і ваги макулатури. Відвантаження і вивезення макулатури з архіву здійснюють під контролем його працівників. Знищення архівних документів, що містять конфіденційну інформацію, проводять у присутності представників архіву.

2.24. Віднесення документів НАФ до унікальних здійснюють шляхом їх виявлення, проведення експертизи цінності, описування та внесення до Державного реєстру національного культурного надбання відповідно до Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004.

2.25. Віднесення документів НАФ до унікальних здійснюють на підставі критеріїв походження, змісту, зовнішніх ознак. Документ НАФ може бути визнаний унікальним за сукупністю критеріїв та характеристик.

2.26. За результатами виявлення документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, архів укладає проекти анотованих переліків унікальних документів НАФ.

2.27. ЕК (ЕПК) архіву надає організаційну і методичну допомогу ЕК (ФЗК, ЕОК) у проведенні експертизи цінності документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб, з метою виявлення таких, що можуть бути віднесені до унікальних, а також проводить виявлення документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, у фізичних осіб за згодою їх власника.

2.28. ЕК (ЕПК) архіву схвалює і подає на погодження ЦЕПК проекти анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються в архіві, в юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування.

2.29. Остаточне рішення про визнання документа унікальним та внесення його до Державного реєстру національного культурного надбання приймає ЦЕПК Укрдержархіву за поданням ЕПК центрального та галузевого державного архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва і Севастополя шляхом погодження поданих анотованих переліків унікальних документів НАФ.

2.30. Експертизу цінності документів НАФ з метою їх грошової оцінки здійснюють відповідно до Порядку проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2004 року № 1649.

2.31. Грошову оцінку документів НАФ проводять ЕПК центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, а також ФЗК музеїв та ЕОК бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності.

2.32. Грошову оцінку документів як культурних цінностей та рухомого майна проводять на підставі комплексного застосування загальних критеріїв цінності, що визначають інформаційну, історико-культурну цінність, а також цінність, зумовлену збереженістю документа.

2.33. Рішення про остаточну вартість документа приймають ЕПК центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, а також ФЗК музеїв та ЕОК бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності, за результатами розгляду висновків експертів.

ФЗК, ЕОК приймають рішення щодо схвалення проектів визначення рангу документів, що зберігаються в музеї, бібліотеці.

2.34. На підставі прийнятого рішення щодо оціночної вартості об'єкта оцінки ЕПК (ФЗК, ЕОК) складає акт грошової оцінки документів НАФ за формою, встановленою законодавством.

3. Комплектування архіву

3.1. Архів на підставі рішення ЕК (ЕПК) укладає списки джерел комплектування та інших юридичних і фізичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування:

список юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву), за формою, наведеною в додатку 6;

список юридичних осіб - джерел формування НАФ науково-технічною документацією;

список юридичних осіб - джерел формування НАФ аудіовізуальними документами;

список фізичних осіб - джерел формування НАФ, які передають (або можуть передавати) документи НАФ до архіву;

список юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву, за формою, наведеною в додатку 7;

список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, за формою, наведеною в додатку 8.

Архів веде списки або картотеки (бази даних) потенційних джерел формування НАФ.

3.2. До списків юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву), включають:

юридичних осіб державної або комунальної форми власності, у діяльності яких утворюються документи НАФ, що згідно із законодавством мають надходити на зберігання до відповідного архіву;

юридичних осіб, що змінили державну форму власності та тимчасово зберігають документи НАФ, створені в процесі їх діяльності до зміни форми власності (зазначені установи включають до списку без укладання з ними договору);

юридичних осіб приватної форми власності, а також об'єднання громадян, релігійні організації, документи яких внесено до НАФ, що в установленому порядку уклали з архівом договір про передавання документів на постійне зберігання.

3.3. До списку юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документів до архіву, включають:

державні наукові установи, музеї, бібліотеки, які мають право постійного зберігання документів НАФ;

юридичних осіб приватної форми власності, об'єднання громадян, релігійні організації, які не уклали договорів щодо передавання документів НАФ до архіву;

власників приватних архівних зібрань, які не виявили бажання передавати документи НАФ на зберігання до архіву.

3.4. До списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, включають юридичних осіб усіх форм власності.

3.5. Списки, зазначені у пункті 3.1 цієї глави, архіви після схвалення ЦЕПК (ЕПК) подають на затвердження:

центральні і галузеві державні архіви, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені Вернадського - Голові Укрдержархіву;

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя - директору відповідного архіву;

архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад - керівнику відповідного архіву, у зоні комплектування якого перебуває зазначений відділ.

3.6. Про внесення юридичних і фізичних осіб до відповідних списків архів повідомляє їм письмово.

3.7. За рішенням ЕК (ЕПК) до списків, зазначених у пункті 3.1 цієї глави, вносять зміни у разі: створення, реорганізації, ліквідації юридичної особи, розірвання договору з власником документів щодо їх передання на зберігання до архіву, переведення юридичної особи до списку іншого архіву.

Списки підлягають перескладанню та перезатвердженню у разі суттєвих змін у складі внесених до них юридичних або фізичних осіб.

Ведення списків архів може здійснювати також у вигляді бази даних.

3.8. Архів виявляє джерела поповнення НАФ документами культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України, та веде списки таких джерел.

Централізований облік зазначених документів ведеться відповідно до Порядку здійснення централізованого державного обліку документів культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, затвердженого наказом Головного архівного управління України від 11 листопада 1999 року № 67, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 29 листопада 1999 року за № 816/4109 (із змінами).

3.9. Приймання документів НАФ до архіву здійснюють після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування архіву:

для управлінської документації:

Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та державних органів і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, а також інших судів, передбачених процесуальним законом, апеляційних судів, апеляційних господарських судів, апеляційних адміністративних судів, які утворюються відповідно до указу Президента України в апеляційних округах, регіональних прокуратур, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;

{Абзац четвертий пункту 3.9 глави 3 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 131/5 від 31.01.2015, № 1124/5 від 06.07.2015}

районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, міжрайонних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

{Абзац п'ятий пункту 3.9 глави 3 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 131/5 від 31.01.2015, № 1124/5 від 06.07.2015}

для окремих категорій документів незалежно від статусу юридичної особи - джерела комплектування архіву:

записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з кадрових питань (особового складу), господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;

науково-технічної документації - 25 років;

аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу у світ;

електронних документів - 3 роки.

3.10. Строки зберігання щодо конкретних документів можуть бути змінені за погодженням з архівом.

Продовження строків зберігання документів в архівних підрозділах допускається за потреби користування документами зі службовою метою, у разі неможливості прийняти документи на зберігання до архіву.

На підставі звернення юридичної особи - джерела комплектування архів, якщо в нього є можливість, може достроково прийняти її документи на зберігання на платній основі.

Невідкладне приймання документів НАФ до архіву здійснюють у випадках:

ліквідації юридичної особи - джерела комплектування;

невідворотної загрози втрати або пошкодження документів;

зміни форми власності юридичної особи.

3.11. Державні органи, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації після закінчення граничних строків зберігання документів НАФ в їх архівних підрозділах зобов'язані передати їх на постійне зберігання до відповідного архіву.

3.12. Фізичні особи, об'єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, передають документи НАФ на зберігання до архіву на підставі договору.

3.13. Документи НАФ, передані до архіву юридичними та фізичними особами без збереження за собою права власності, переходять у власність держави або власність територіальних громад (у разі надходження документів до архівних відділів міських рад).

3.14. Архівні документи, що не мають власника або власник яких невідомий, переходять у власність держави на підставі рішення суду, винесеного за заявою державної архівної установи, крім випадків, передбачених чинним законодавством.

3.15. За формою приймання документів юридичні особи - джерела комплектування архіву - поділяють на такі групи: суцільного приймання та вибіркового приймання.

Від джерел комплектування суцільного приймання документи НАФ надходять у повному комплексі.

У разі вибіркового приймання до НАФ вносять і приймають на зберігання до архіву документи від окремих юридичних осіб певного виду (джерел комплектування групового вибіркового приймання) або частину цінних документів, що не повторюються у фондах інших юридичних осіб (джерел комплектування повидового вибіркового приймання).

Форма приймання документів змінюється на підставі проведення експертизи цінності документів, рішення власника щодо передавання права власності на документи.

3.16. Документи НАФ приймають, обліковують, зберігають в архіві пофондово (аудіовізуальні, науково-технічні, електронні документи, що створюються як продукція і є результатом виробничої діяльності установи, за нефондовими комплексами). Визначення або уточнення фондової належності документів, утворення архівних фондів, надання їм назв та встановлення хронологічних меж здійснюється в порядку, встановленому законодавством.

4. Порядок приймання документів від джерел комплектування архіву

4.1. Приймання документів НАФ від юридичних осіб - джерел комплектування архіву - проводять щорічно за графіками, затвердженими архівом за погодженням з юридичною особою. У разі незначних обсягів документів архів приймає їх один раз на декілька років, але не рідше одного разу на 5 років.

4.2. Підготовку документів фондоутворювача до передавання до архіву (науково-технічне опрацювання, створення довідкового апарату, страхових копій на унікальні документи), а також транспортування документів до архіву здійснюють згідно з вимогами, визначеними законодавством, за рахунок юридичної особи - джерела комплектування, що передає документи.

4.3. Перед прийманням документів представник архіву на місці перевіряє якість упорядкування, фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів. У разі виявлення під час перевіряння пошкоджень документів їх усувають шляхом фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.

4.4. Документи приймають в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних документів за затвердженими описами справ (документів) постійного зберігання та оформлюють актом приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, який складають у двох примірниках за формою, наведеною в додатку 9.

4.5. Разом з документами до архіву передають три примірники опису та довідковий апарат до нього. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишають у фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання).

4.6. Приймання документів здійснюють за описом поодинично в присутності представника фондоутворювача - юридичної особи, що передає документи на зберігання, справ з унікальними документами - подокументно і поаркушно та фіксують відповідним підсумковим записом в опису.

4.7. У разі відсутності справ, документів їх номери та причини відсутності зазначають в акті приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання (у графі «Примітки»), у письмовому поясненні фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання), що додають до акта, а також у підсумковому запису до опису справ постійного зберігання.

Юридична особа, що передає документи, зобов'язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ і документів та притягнення осіб, винних у втраті документів НАФ, до відповідальності згідно із законодавством.

У разі втрати оригіналів документів допускається заміна їх копіями, засвідченими в установленому законодавством порядку.

4.8. Під час першого надходження документів до архіву разом зі справами на постійне зберігання передають історичну довідку про установу - фондоутворювача. При наступних надходженнях подають доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни, що відбулися в назві, підпорядкованості, функціях, структурі юридичної особи, складі документів тощо.

4.9. Приймання документів НАФ від юридичних осіб - джерел комплектування недержавної форми власності - здійснюють відповідно до умов договору між власником і архівом із зазначенням у ньому умов користування документами, копіювання (відтворення) цих документів та використання відомостей, що в них містяться.

4.10. Якщо власник передає документи до архіву зі збереженням права власності на них за собою, то приймання документів архів здійснює на платній основі. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.

4.11. Приймання документів об'єднань громадян та релігійних організацій здійснюють за описом первинного розбирання з подальшим укладанням описів справ (документів) постійного зберігання працівниками архіву. У разі передавання права власності на документи зазначеними юридичними особами державі (територіальній громаді) їх упорядкування архів здійснює безоплатно.

4.12. Документи особового походження, внесені до НАФ, надходять на зберігання до архіву на підставі договору дарування, договору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнання документів безхазяйними), оформлених згідно з чинним законодавством.

У договорі зазначають особливі умови користування документами, їх відтворення та використання відомостей, що в них містяться.

Приймання документів здійснюють після затвердження ЕПК архіву опису первинного розбирання та акта приймання-передавання документів із зазначенням вартості документів у разі їх купівлі-продажу. Описи первинного розбирання укладають окремо або як складову акта приймання-передавання документів.

4.13. Документи, які не підлягають прийманню до архіву, повертають власнику за актом повернення документів власнику, що складається у двох примірниках, один з яких отримує власник, за формою, наведеною в додатку 2, а другий примірник залишається в архіві.

4.14. Приймання аудіовізуальних документів здійснюють у такому комплекті:

кінодокументи (документальні кінофільми, наукові і науково-популярні фільми документального характеру, фільми-концерти, фільми-спектаклі, кіножурнали, спецвипуски, кіносюжети тощо) - негатив зображення, негатив фонограми перезапису (оптична фонограма), проміжний позитив (у разі наявності), позитив (еталонна копія), оригінал фонограми магнітного перезапису звукової інформації (для кінофільмів та кіносюжетів), установочні ролики і паспорти (до кольорових кінодокументів), текстова супровідна документація у вигляді монтажних листів;

фотодокументи - негатив, контратип (у разі відсутності негатива), позитив на правах оригіналу, фотоальбом, слайд, компакт-диск;

фонодокументи - оригінал фонограми магнітного запису, граморигінал, грамплатівка;

відеодокументи - відеокасета професійного формату та копія фонду користування.

Одночасно приймають текстову супровідну документацію:

для кінодокументів - монтажні листи, анотації, дозвільні посвідчення до закінчених творів, записи кольорових і світлових паспортів;

для фотодокументів - анотація;

для відеодокументів - анотація або режисерський монтажний лист.

4.15. Науково-технічні документи приймають у комплекті, що дає змогу створити об'єктивне уявлення про результати досліджень чи розробок та відтворити об'єкт, виріб, технологію процесу.

4.16. Електронні документи приймають разом з обов'язковими реквізитами, у т.ч. з кваліфікованим електронним підписом та/або печаткою. Формати подання даних в архівній електронній справі та комплект супровідної документації визначається законодавством.

{Пункт 4.16 глави 4 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018}

4.17. Документи, створені архівом у результаті ініціативного документування подій (аудіовізуальні документи, електронні інформаційні ресурси, документи в паперовій та/або електронній формі, зокрема анкети, фотографії, записи спогадів, бесід, інтерв'ю тощо), приймають до архіву на загальних засадах після внесення їх до опису справ (документів) постійного зберігання.

{Абзац перший пункту 4.17 глави 4 розділу IІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1499/5 від 18.04.2022}

Комплектування документами, створеними архівом у результаті ініціативного документування подій, та формування архівних колекцій в умовах воєнного або надзвичайного стану здійснюють з дотриманням вимог статті 1142 Кримінального кодексу України щодо забезпечення протидії несанкціонованому поширенню інформації про направлення, переміщення зброї, озброєння та бойових припасів в Україну, рух, переміщення або розміщення Збройних Сил України чи інших утворених відповідно до законів України військових формувань, вчиненому в умовах воєнного або надзвичайного стану.

{Пункт 4.17 глави 4 розділу IІ доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1499/5 від 18.04.2022}

Ініціативне документування здійснюється з дотриманням вимог Закону України «Про заборону пропаганди російського нацистського тоталітарного режиму, збройної агресії Російської Федерації як держави-терориста проти України, символіки воєнного вторгнення російського нацистського тоталітарного режиму в Україну».

{Пункт 4.17 глави 4 розділу IІ доповнено абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4748/5 від 25.10.2022}

Ініціативне документування проводять працівники архіву або спеціалісти, залучені для цієї роботи за договором. Стороною, що передає документи до архіву, у цьому випадку виступають особи, які здійснили ініціативне документування.

4.18. Приймання документів культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, до архіву здійснюють на підставі:

міжнародних угод;

договору дарування, купівлі-продажу документів, обміну копіями, безоплатного передання копій документів;

заповіту.

В угодах зазначають особливі умови користування документами.

4.19. Приймання-передавання секретних документів здійснюють одночасно з прийманням-передаванням несекретної частини фонду за окремими описами справ (документів) та оформлюють окремим актом приймання-передавання документів на постійне зберігання.

4.20. Архів приймає на депоноване зберігання будь-які документи, що не належать державі, якщо це не погіршує умови зберігання документів НАФ.

Приймання документів на депоноване зберігання здійснюють на підставі договору між архівом і власником документів зі збереженням за власником права власності на документи.

Архів приймає архівні документи на строкове і безстрокове депоноване зберігання.

У разі безстрокового депонованого зберігання документи мають бути повернені власнику на його першу вимогу.

У разі строкового депонованого зберігання документи повертають власнику після закінчення строку їх зберігання в архіві.

Під час укладання договору слід передбачити місце та строки подальшого зберігання документів, якщо власник вчасно не забирає документів.

4.21. Приймання документів на депоноване зберігання здійснюють за описами первинного розбирання або описами справ (документів) поодинично зі складанням аркушів та актів перевіряння наявності і стану документів та обов'язковою фіксацією їх фізичного (технічного) стану у відповідних облікових документах. Приймання оформлюють актом приймання-передавання документів на депоноване зберігання. У разі передавання до архіву документів НАФ в акті зазначають їх вартість, визначену відповідно до Порядку проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2004 року № 1649.

4.22. Депоноване зберігання документів архіви здійснюють на платній основі. Під час укладання договору необхідно передбачити умови доступу до документів та використання відомостей, що в них містяться. Експертизу цінності та науково-технічне опрацювання депонованих документів архів здійснює лише за попередньою домовленістю з власником.

4.23. Документи, не внесені до НАФ, архів передає до архівних установ сільських, селищних, міських рад, що здійснюють централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви). Документи, строки зберігання яких закінчилися, вилучають для знищення у встановленому законодавством порядку.

4.24. У разі реорганізації юридичної особи - джерела комплектування архіву її документи впродовж граничних строків, визначених у пункті 3.9 глави 3 цього розділу, зберігає правонаступник, а після закінчення строків зберігання документи НАФ передають до архіву на загальних підставах.

4.25. У разі ліквідації юридичної особи документи НАФ підлягають передаванню до архіву: в обов'язковому порядку, якщо ліквідована юридична особа - державної форми власності; згідно з договором - якщо ліквідована юридична особа - приватної форми власності.

Документи НАФ, що нагромадилися за час діяльності ліквідованої юридичної особи, приймають до архіву на загальних підставах.

4.26. Документи з кадрових питань (особового складу), а також документи, строки тимчасового зберігання яких не вичерпано, ліквідаційна комісія (ліквідатор) передає на зберігання до трудових архівів.

4.27. Документи тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб, строки зберігання яких вичерпано, вилучають для знищення.

4.28. Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано, науково-технічне опрацювання документів, що підлягають зберіганню, передавання цих документів до трудових архівів забезпечує ліквідаційна комісія (ліквідатор).

4.29. У випадку банкрутства ліквідатор передає у встановленому законодавством порядку на зберігання документи банкрута, які відповідно до нормативно-правових актів підлягають обов'язковому зберіганню, забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, у тому числі фінансово-господарських, документів банкрута протягом ліквідаційної процедури.

4.30. Після винесення судом ухвали про ліквідацію юридичної особи - банкрута ліквідатор зобов'язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута і, за погодженням зі спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого їх зберігання.

4.31. Приймання-передавання документів з одного архіву до іншого в результаті уточнення фондової належності документів або профілю архіву здійснюють з дозволу Укрдержархіву.

ІІІ. Управління архівною справою і діловодством у зоні комплектування архіву

1. Участь архіву в реалізації державної політики, нормативно-правовому регулюванні відносин, міжгалузевій координації та міжнародному співробітництві

1.1. Архів подає пропозиції щодо формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства та в межах своєї компетенції забезпечує її проведення.

Архів систематично здійснює аналіз та узагальнення практики застосування законодавства з архівної справи і діловодства та подає відповідним державним органам вищого рівня пропозиції щодо його вдосконалення.

У межах своїх повноважень архів видає накази, які є обов'язковими для виконання іншими фізичними і юридичними особами.

1.2. На підставі узагальнення основних планових показників своєї роботи, інших архівних установ, трудових архівів, архівних підрозділів юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, архів укладає зведений план розвитку архівної справи в зоні комплектування і забезпечує його виконання.

1.3. Архів вносить пропозиції до цільових регіональних програм розвитку архівної справи і діловодства або бере участь у розробленні аналогічних державних чи галузевих програм.

1.4. Архів в установленому законодавством порядку подає обґрунтовані пропозиції до бюджетного запиту на наступний рік щодо фінансування діяльності архіву і розвитку архівної справи, у тому числі щодо планування капітальних вкладень на будівництво нових приміщень.

1.5. З метою вдосконалення мережі місцевих архівних установ у зоні комплектування та забезпечення збереженості соціально значущих документів, що не належать до НАФ, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя подають територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування пропозиції щодо створення трудових архівів у відповідних адміністративно-територіальних одиницях.

1.6. У межах своїх повноважень архів здійснює міжгалузеву координацію та міжнародне співробітництво у сфері архівної справи і діловодства, науково-методичної роботи в архівознавстві, документознавстві та археографії, впровадженні нових інформаційних і документозберігаючих технологій, обміні досвідом роботи архівних установ та копіями документів тощо.

2. Науково-методичне керівництво іншими архівними установами та контроль за їх діяльністю

2.1. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державний архів області здійснюють науково-методичне керівництво архівними відділами районних державних адміністрацій та архівними відділами міських рад на території АРК (області), контролюють дотримання вимог чинного законодавства в усіх напрямах їх функціональної діяльності.

Державні архіви міст Києва і Севастополя здійснюють аналогічні функції щодо архівних відділів райдержадміністрацій у містах Києві і Севастополі.

2.2. Архівний відділ районної державної адміністрації, архівний відділ міської ради надає трудовим архівам організаційну допомогу, здійснює нормативно-методичне забезпечення їх діяльності та контролює стан збереженості документів, що зберігаються в них, якість проведення експертизи цінності цих документів, їх описування та укладання довідкового апарату до них, організації користування ними і використання відомостей, що в них містяться.

2.3. Архів відповідно до своїх повноважень контролює діяльність архівних підрозділів державних і комунальних музеїв та бібліотек у частині проведення експертизи цінності документів, забезпечення збереженості документів НАФ, ведення їх державного обліку та створення довідкового апарату до них.

Архів бере участь у роботі ФЗК музеїв і ЕОК бібліотек з питань визначення цінності документів, надає допомогу музеям і бібліотекам у веденні державного обліку документів НАФ, поліпшенні умов зберігання документів, їх реставрації, консервації, створенні страхового фонду та фонду користування документами.

2.4. Архів відповідно до своїх повноважень контролює діяльність архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, у частині дотримання строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів НАФ.

2.5. Архів здійснює контроль за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів.

2.6. Архів сприяє залученню фахівців, які мають відповідну освіту, до роботи в архівних відділах районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, трудових архівах, інших архівних установах, організовує систематичне підвищення їх кваліфікації.

3. Управління архівною справою і діловодством юридичних осіб усіх форм власності та взаємовідносини з власниками приватних архівних зібрань

3.1. Архів у межах своїх повноважень здійснює нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, та контролює дотримання ними і власниками приватних архівних зібрань вимог законодавства у сфері архівної справи і діловодства.

3.2. Відповідно до форми власності, на якій засновано юридичну особу, права власності фізичної особи на документи, наявності у них документів НАФ або документів, що підлягають внесенню до НАФ, архів:

здійснює організаційно-методичне керівництво архівними підрозділами, службами діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій - джерел комплектування і контроль за діяльністю зазначених підрозділів і служб, перевіряє результати експертизи цінності документів;

сприяє діяльності архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК, здійснює контроль за організацією документів, проведенням експертизи їх цінності, обліком, забезпеченням збереженості документів на підприємствах, в установах і організаціях, заснованих на приватній власності, а також у релігійних організаціях і об'єднаннях громадян - джерелах формування НАФ;

сприяє роботі з документами приватних архівних зібрань та контролює стан збереженості і облік документів НАФ;

сприяє роботі архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

3.3. Архів надає юридичним і фізичним особам організаційно-методичну, консультативно-методичну допомогу, контролює якість проведення експертизи цінності під час схвалення описів справ постійного зберігання, анотованих переліків унікальних документів НАФ; індивідуальних номенклатур, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ; погоджує положення про служби діловодства та архівні підрозділи; здійснює перевірки стану діловодства та архівної справи юридичних осіб.

3.4. Архів надає юридичним особам - джерелам комплектування - консультативно-методичну або практичну допомогу, у тому числі на договірних засадах.

Архів взаємодіє з іншими юридичними особами та власниками приватних архівних зібрань на підставі угод і на платній основі.

Архів надає власнику документів НАФ безоплатну консультаційно-методичну і практичну допомогу за умови відкриття доступу до цих документів.

3.5. Архів створює з дозволу власника за рахунок коштів Державного бюджету України копії унікальних документів НАФ для страхового фонду і фонду користування.

Архів також надає допомогу власникам у поліпшенні умов зберігання та реставрації інших документів НАФ і створенні фонду користування ними.

4. Напрями взаємодії архіву з юридичними особами - джерелами формування НАФ у здійсненні функцій управління архівною справою і діловодством

4.1. Архів взаємодіє з юридичними особами - джерелами формування НАФ у таких напрямах:

організація і вдосконалення роботи служб діловодства;

організація і вдосконалення роботи архівних підрозділів;

взаємодія з ЕК;

методична і практична допомога у виконанні робіт з документами;

здійснення перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК;

проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства;

підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій;

організація державного обліку документів НАФ.

4.2. З метою організації і вдосконалення роботи служб діловодства архів:

бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи служб діловодства, в опрацюванні проектів розпорядчих документів і планів заходів з цих питань;

бере участь у підготовці нормативно-методичних посібників, розробляє і впроваджує методичні посібники з питань діловодства;

проводить наради, семінари, консультації, бере участь у підготовці розпорядчих документів з питань впровадження державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, нових технологій роботи з документами;

здійснює контроль за дотриманням загальних правил документування, впровадженням інструкцій з діловодства, номенклатур справ;

погоджує положення про служби діловодства, інструкції з діловодства, номенклатури справ і надає методичну допомогу в їх розробленні.

Під час погодження інструкцій з діловодства та номенклатур справ архів перевіряє їх відповідність вимогам законодавства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, примірних і типових інструкцій з діловодства та правил роботи архівних підрозділів установ.

4.3. З метою організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів архів:

бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів, складанні проектів розпорядчих документів та планів заходів з цих питань;

бере участь у підготовці нормативних актів, розробляє та впроваджує методичні посібники з питань експертизи цінності і відбору документів на зберігання, забезпечення їх збереженості та з інших напрямів роботи архівних підрозділів;

погоджує положення про архівні підрозділи, надає методичну допомогу в їх розробленні;

схвалює описи справ постійного зберігання, анотовані переліки унікальних документів НАФ;

погоджує описи справ з кадрових питань (особового складу), акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

погоджує графіки подання описів справ на розгляд ЕПК та графіки передавання документів НАФ до архіву (для джерел комплектування);

проводить наради, семінари і консультації з питань роботи архівних підрозділів.

4.4. Архів взаємодіє з експертними комісіями за такими напрямами:

розглядає і погоджує положення про ЕК, надає допомогу у розробленні цих положень та інших нормативно-методичних документів, що регламентують діяльність комісій;

бере участь у роботі ЕК, за необхідності організовує спільні засідання ЕК та ЕПК, заслуховує звіти ЕК.

4.5. Архів надає організаційну і практичну допомогу в проведенні робіт з документами та розробленні методичних рекомендацій з:

експертизи цінності документів;

науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) (систематизація, уточнення походження, авторства, дат, укладання заголовків тощо);

укладання основних облікових документів для централізованого державного обліку;

забезпечення збереженості документів;

створення довідкового апарату;

організації користування документами та використання відомостей, що в них містяться, у тому числі публікації документів;

підготовки до передавання документів із структурних підрозділів юридичної особи до її архівного підрозділу та передавання документів НАФ до архіву тощо.

4.6. З метою контролю за діяльністю служб діловодства, архівних підрозділів та ЕК архів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевірки.

4.6.1. Комплексні перевірки проводять не рідше ніж один раз на п'ять років за планом, затвердженим керівником архіву. У плані обумовлюють завдання й основні питання перевірки, послідовність і строки її проведення, склад комісії. Архів попередньо письмово інформує юридичну особу щодо мети та строків проведення перевірки.

4.6.2. Комплексну перевірку юридичної особи проводять за такими напрямами:

організація діловодства;

робота архівного підрозділу;

організація роботи ЕК.

4.6.3. Тематичні перевірки проводять не частіше ніж раз на два роки з метою оцінки стану окремих напрямів роботи з документами (впровадження стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, формування справ, забезпечення збереженості, якість проведення експертизи цінності документів, організація користування документами, дотримання режиму доступу до них тощо) за програмами, затвердженими керівником архіву.

4.6.4. Контрольні перевірки здійснюють за потреби через рік після проведення комплексної або тематичної перевірки за рішенням колегії або ЕПК (ЕК) архіву. За запитом архіву юридична особа, щодо якої здійснювалася перевірка, може письмово повідомити про хід усунення недоліків, виявлених під час комплексної або тематичної перевірки.

4.6.5. Результати перевірки оформлюють довідкою, в якій фіксують прізвища працівників, що здійснювали перевірку, назви їх посад, дати проведення перевірки, завдання, результати відповідно до затвердженого плану, виявлені недоліки, загальні висновки, пропозиції щодо усунення недоліків, строки реалізації пропозицій.

Зміст довідки доводять до відома керівника юридичної особи та обговорюють на нараді працівників архівного підрозділу, служби діловодства та членів ЕК. За підсумками наради розробляють план заходів щодо поліпшення роботи з документами, який затверджує керівник юридичної особи, один примірник якого надсилають архіву, що здійснив перевірку.

Результати перевірки у разі виявлення серйозних недоліків, порушень розглядають на засіданні колегії архіву із запрошенням керівників відповідної юридичної особи.

4.7. У разі виявлення фактів недбалого зберігання, псування, незаконного знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконного вивезення за межі України або незаконної передачі іншій особі архівних документів, а також порушень порядку щодо доступу до зазначених документів, неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану посадові особи юридичних осіб, винні у цих порушеннях, за поданням архіву можуть бути притягнуті до відповідальності згідно із законодавством.

Діяльність архівних підрозділів, що не забезпечують збереженість документів НАФ, може бути зупинена у встановленому законодавством порядку.

Власник документів НАФ, який не забезпечує їх належної збереженості, може бути на підставі рішення суду позбавлений права власності на ці документи.

4.8. Архів організовує проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, а також бере участь у проведенні таких оглядів, організованих центральними органами виконавчої влади та їх територіальними органами, органами місцевого самоврядування.

4.9. Архів самостійно або з іншими установами організовує підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів та членів ЕК.

4.10. З метою організації державного обліку документів НАФ архів щорічно проводить паспортизацію архівних підрозділів юридичних осіб. Паспорт архівного підрозділу відображає його стан на 01 січня кожного року.

5. Облік роботи з джерелами формування НАФ

5.1. На кожну юридичну особу - джерело формування НАФ в архіві укладають картку обліку роботи з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи НАФ, за формою, наведеною в додатку 10, і ведуть наглядову справу.

5.2. До картки обліку роботи з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи НАФ, вносять довідкові дані про юридичну особу та її фонд. Картки можуть вестися архівом в електронній формі.

5.3. До наглядової справи юридичної особи вносять документи, що характеризують стан роботи архівного підрозділу, служби діловодства, ЕК: копії наказів з питань архівної справи і діловодства, положень про архівний підрозділ, службу діловодства та ЕК, примірник зведеної номенклатури справ, інструкції з діловодства, договори, документи перевірок, листування з профільних питань.

5.4. На кожне приватне архівне зібрання, де зберігаються документи НАФ, в архіві ведуть наглядову справу, до якої вносять документи, що характеризують стан роботи з власником приватного архівного зібрання та стан архівних документів: листування з власником, договори, документи обстежень, заяви, акти.

ІV. Облік документів в архіві

1. Державний облік документів НАФ

1.1. Державний облік документів НАФ здійснюють у встановленому законодавством порядку.

1.2. Архів відповідно до своїх повноважень здійснює централізований державний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв, бібліотек, архівних підрозділах (архівах) юридичних осіб усіх форм власності, у власників приватних архівних зібрань, що перебувають у зоні його комплектування, за такими документами:

паспортом архівного підрозділу юридичної особи;

описами справ (документів) постійного зберігання;

описами справ з кадрових питань (особового складу);

анотованими переліками унікальних документів НАФ.

1.3. На підставі паспортів та інших облікових документів архів вносить відомості до річного звіту про стан та обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях.

1.4. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, узагальнюють і аналізують облікові показники, подані архівними відділами районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міських рад, у зведених формах паспорта архівної установи та звіті про стан та обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях.

1.5. Облікові документи для централізованого державного обліку, укладені державними науковими установами, державними і комунальними музеями, бібліотеками, архівними підрозділами юридичних осіб усіх форм власності, власниками приватних архівних зібрань, подаються архівами разом з власними обліковими документами до державної архівної установи вищого рівня у встановлені Укрдержархівом строки.

1.6. Головний архівний підрозділ у системі Національної академії наук України здійснює централізований державний облік документів НАФ, що зберігаються в установах Національної академії наук України.

Облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ, укладені установами системи Національної академії наук України, подаються головним архівним підрозділом у системі Національної академії наук України разом із власними обліковими документами Укрдержархіву у встановлені ним строки.

1.7. Централізований державний облік документів НАФ на рівні системи архівних установ України здійснює Укрдержархів у Центральному каталозі фондів та документів нефондової організації, зведеному паспорті архівних установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, укладених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.

1.8. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страховий фонд документів та фонд користування ними, а також самі облікові документи.

1.9. Облік документів в архіві здійснює профільний структурний підрозділ або спеціально призначений наказом керівника архіву працівник, відповідальний за облік.

1.10. Облік документів в архівних відділах районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міських рад та документів, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб усіх форм власності та приватних архівних зібраннях, які перебувають у зоні комплектування архіву, здійснює керівник архівного відділу (підрозділу) і/або спеціально призначений працівник.

1.11. З метою правильної організації обліку архів розробляє:

Інструкцію з обліку документів в архіві (далі - Інструкція з обліку), яка визначає склад облікових документів та облікових баз даних, що ведуться архівом централізовано та по кожному архівосховищу, закріплює послідовність виконання робіт з обліку;

Схему обліку документів в архіві, яка є додатком до Інструкції з обліку та у графічній формі фіксує порядок ведення обліку та рух документів з відображенням взаємозв'язку між підрозділом обліку та іншими структурними підрозділами архіву.

Інструкція з обліку та Схема обліку документів в архіві затверджуються наказом керівника архіву.

1.12. Документи НАФ, що зберігаються в державних і комунальних музеях, обліковують згідно з цими Правилами, а також у порядку, встановленому законодавством.

1.13. Документи НАФ, що зберігаються в державних бібліотеках, обліковують згідно з цими Правилами, а також у порядку, встановленому законодавством.

1.14. Документи НАФ, що зберігаються в архівах громадян, обліковують їх власники в журналах і книгах довільної форми.

1.15. Облікові документи архіву (крім описів) користувачам не видають.

За обґрунтованої потреби та за рішенням керівника архіву облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів) надають для ознайомлення користувачам.

2. Одиниці обліку архівних документів

2.1. Основними обліковими одиницями для документів з паперовими носіями є архівний фонд, справа.

Неописані документи (розсип) обліковують у неописаних (умовних) одиницях зберігання (із розрахунку 250 аркушів в одній умовній одиниці зберігання).

Документи особового походження, що пройшли лише первинне описування, обліковують подокументно, в окремих випадках - в неописаних справах та аркушах.

2.2. Для аудіовізуальних та електронних документів обліковими одиницями є одиниця зберігання (один або декілька фізично відокремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаються разом, в окремому первинному пакованні) та одиниця обліку.

Одиницею зберігання аудіовізуальних документів є:

кінодокументів - один або декілька фізично відокремлених рулонів кіноплівки чи магнітної стрічки із записом зображувальної і/або звукової інформації, що зберігаються разом в окремому пакованні;

фотодокументів - один або кілька кадрів зйомки (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (діапозитив), що зберігаються разом в окремому пакованні; рулон діафільму, фотоальбом;

фонодокументів - фізично відокремлений рулон магнітної плівки, аудіокасета, восковий валик, диск із записом звукової інформації;

відеодокументів - фізично відокремлена відеокасета, диск із записом зображувальної і звукової інформації.

Для архівних електронних документів одиницею зберігання є архівний електронний документ.

Одиницею обліку аудіовізуальних документів є:

для кінодокументів - одна або кілька одиниць зберігання із записом певного кінотвору або зйомки певної події чи явища;

для фотодокументів - один або кілька кадрів зйомки (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (діапозитив), що зберігаються разом в окремому пакованні; рулон діафільму, фотоальбом;

для фонодокументів - одна або кілька одиниць зберігання із записом звукової інформації про певну подію, одного чи кількох літературних і художніх творів, об'єднаних за авторською, тематичною чи іншою ознакою;

для відеодокументів - частина одиниці зберігання, одна або кілька одиниць зберігання із записом інформації, об'єднаної за авторською, тематичною чи іншою ознакою.

Одиницею обліку архівних електронних документів є архівна електронна справа та архівний електронний документ.

Науково-технічні документи обліковують за фондами, групами, комплексами та одиницями зберігання (справами).

3. Система облікових документів архіву

3.1. Систему облікових документів архіву складає комплекс взаємопов'язаних облікових документів та облікових баз даних, створених на єдиних методологічних та методичних засадах.

3.2. Склад, форми та порядок ведення облікових документів архіву, залежно від його рангу, визначаються в порядку, встановленому законодавством.

Обліковими документами архіву є:

аркуш фонду - для обліку кількості і складу описів у межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу документів, змін у цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін у назві фонду за формою, наведеною в додатку 11;

аркуш обліку кіно-, фото-, фоно-, відеодокументів - для обліку кількості аудіовізуальних документів окремо за видами за умови їх нефондової організації, змін по кожному опису в цілому, обліку та нумерації описів аудіовізуальних документів;

анотований перелік унікальних документів Національного архівного фонду - для поодиничного та сумарного обліку унікальних документів;

інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, - для поодиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;

книга обліку надходжень документів на постійне зберігання - для фіксування кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період, за формою, наведеною в додатку 12;

книга обліку надходжень страхового фонду - для реєстрації кожного надходження страхового фонду, за формою, наведеною в додатку 13;

книга обліку надходжень фонду користування - для реєстрації кожного надходження фонду користування;

книга обліку видавання документів з архівосховища - для фіксування кожного факту видавання архівних документів за межі архівосховища;

книга обліку видавання документів у тимчасове користування за межами архіву - для фіксування кожного видавання архівних документів за межі архіву;

книга обліку приймання документів на депоноване зберігання для фіксування кожного надходження документів на депоноване зберігання до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на депоноване зберігання за певний хронологічний період;

книга обліку вибуття документів для фіксування кожного вибуття архівних документів з архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що вибули за певний хронологічний період;

{Абзац тринадцятий пункту 3.2 глави 3 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2941/5 від 15.08.2023}

книга обліку цифрових копій документів, створених архівною установою на основі копій документів страхового фонду та фонду користування, оригінали яких втрачені (невиправно пошкоджені, викрадені або незаконно вивезені);

{Пункт 3.2 глави 3 розділу IV доповнено абзацом чотирнадцятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2941/5 від 15.08.2023}

книга та картотека руху фондів, описів, справ, документів - для обліку руху відповідних документальних комплексів та підбиття підсумків руху в цілому по архіву та пофондово;

книга обліку справ з кадрових питань (особового складу);

книга (картотека) обліку документів, що містять конфіденційну інформацію;

книга (картотека) обліку документів з особливими умовами доступу;

опис справ постійного зберігання - для поодиничного та сумарного обліку справ (документів), закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі за формою, наведеною в додатку 1;

опис аудіовізуальних документів - для поодиничного та сумарного обліку аудіовізуальних документів (окремо за видами), обліку змін в їх складі й обсязі;

опис страхового фонду - для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду за формою, наведеною в додатку 14;

опис фонду користування - для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання фонду користування;

паспорт архівосховища - для сумарного обліку фондів, справ та архівних документів в архівосховищі станом на 01 січня поточного року;

покажчик до аркушів фондів;

реєстр описів - для обліку архівних описів у цілому по архіву за формою, наведеною в додатку 15;

список фондів - для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також обліку кількості архівних фондів у цілому по архіву за формою, наведеною в додатку 16.

3.3. Для централізованого державного обліку документів НАФ в архіві укладають:

паспорт архівної установи за формою, наведеною в додатку 17;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня кожного року за формою, наведеною в додатку 18;

картку фонду за формою, наведеною в додатку 19;

картку документів нефондової організації за формою, наведеною в додатку 20;

картку централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки.

Укладання документів централізованого державного обліку та їх подання до відповідних архівних установ здійснюється в порядку, встановленому законодавством.

3.4. Необхідність ведення інших облікових документів, їх склад, форми, порядок укладання архів визначає самостійно і фіксує в інструкції з обліку документів в архіві.

3.5. На кожний архівний фонд, об'єднаний архівний фонд, архівну колекцію в архіві започатковують справу фонду - комплекс документів з історії фондоутворювача та архівного фонду, у разі нефондової організації документів започатковують справу документів нефондової організації.

3.6. Для обліку кількості аркушів у справі укладають аркуш-засвідчувач справи за формою, наведеною в додатку 21. Для обліку документів у справі з унікальними, архівними електронними документами та різновидовими документами укладають внутрішній опис документів справи за формою, наведеною в додатку 22.

3.7. Облік аркушів у справах здійснюють шляхом їх нумерації. Кількість аркушів у справах фіксують в аркуші-засвідчувачі із зазначенням окремо номерів аркушів, що містять:

засоби поштового обігу (марки усіх видів, конверти, листівки, бланки, штемпелі, пломби);

печатки та їх відбитки;

автографи визначних діячів;

фотодокументи, малюнки, карти, плани, креслення;

наклеєні фотографії, документи;

конверти з вкладеннями (із зазначенням кількості вкладених до них аркушів і предметів);

документи, зокрема виконані друкарським способом, що мають самостійну нумерацію (із зазначенням кількості аркушів, сторінок);

великоформатні документи, а також номери склеєних і пошкоджених аркушів.

4. Загальні вимоги до ведення облікових документів в архіві

4.1. Основою обліку документів НАФ в архіві є єдина система реєстрації архівних фондів, одиниць зберігання, що забезпечує організаційну упорядкованість, ідентифікацію та можливість адресного пошуку документів.

Облік здійснюють шляхом надання архівним документам (одиницям зберігання/одиницям обліку) облікових номерів, що є складовою архівних шифрів.

4.2. Документи НАФ сукупно належать до двох організаційних груп: «давніх актів» та «нових актів». Хронологічною межею зазначеного поділу є 1917 рік, початок подій Української революції 1917-1921 років.

Архіви, які мають на зберіганні фонди «давніх актів» та «нових актів», обліковують їх окремо, за винятком спеціалізованих архівів, що зберігають документи особового походження та аудіовізуальні документи.

{Абзац другий пункту 4.2 глави 4 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 88/5 від 09.01.2025}

Для уникнення дублювання архівних шифрів та дотримання принципу походження архіви за потреби застосовують літерну індексацію фондів «нових актів»:

Індекс «Н» - для архівних фондів органів, установ, організацій, структур та формувань окупаційної адміністрації нацистської Німеччини та її держав-союзниць, що діяли на території України в роки Другої Світової війни;

Індекс «О» - для архівних фондів органів, установ, організацій, структур та формувань російської окупаційної адміністрації, що діяли на тимчасово окупованих територіях України від початку російської агресії 2014 року;

Індекс «П» - для архівних фондів комуністичних партійних органів, установ, організацій 1917-1991 років;

Індекс «Р» - для архівних фондів радянських органів влади, установ, підприємств та організацій;

Індекс «У» - для архівних фондів органів влади, організацій, структур та формувань, що діяли на території України, за кордоном (в екзилі) та боролись за незалежність України у XX столітті.

Індекс «В» — для архівних фондів, сформованих у результаті документування подій збройної агресії Російської Федерації проти України з 2014 року.

{Пункт 4.2 глави 4 розділу IV доповнено абзацом дев'ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1859/5 від 09.07.2026}

Таблиця транслітерації літерної індексації фондів нових актів англійською мовою наведена в додатку 38.

{Пункт 4.2 глави 4 розділу IV доповнено абзацом десятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1859/5 від 09.07.2026}

Архівні фонди «нових актів» утворювачів, які розпочали свою діяльність після відновлення незалежності України в 1991 році, обліковують у списку фондів із продовженням валової нумерації без додавання літерних індексів до облікових номерів фондів.

{Пункт 4.2 глави 4 розділу IV в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3541/5 від 05.10.2023}

4.3. Облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо від обліку документів, прийнятих на постійне зберігання на правах державної власності, у відповідних облікових документах.

4.4. Підставою для внесення змін до облікових документів архіву є затверджені в установленому порядку:

акт приймання-передавання документів на постійне зберігання;

акт приймання на зберігання документів особового походження;

акт приймання-передавання документів на депоноване зберігання;