Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів

Тип: Наказ

№ 1886/5

Дата: 11 листопада 2014 р.

Статус: Чинний

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

11.11.2014 № 1886/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

11 листопада 2014 р.

за № 1423/26200

ВИМОГИ

до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції

№ 1019/5 від 10.04.2025}

I. Загальні положення

1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми архівного електронного документа (далі - АЕД), що дозволяють унормувати створення інформаційних об'єктів, які призначені для обміну та зберігання електронних документів (далі - ЕД) в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності (далі - установи), а також державних архівах України.

2. АЕД призначений для документування метаданих ЕД в процесі електронного документообігу, об'єднання метаданих ЕД, ЕД та його реквізитів, що оформлені після підписання ЕД, в одному інформаційному об'єкті протягом усього життєвого циклу ЕД.

3. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема АЕД.

{Пункт 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025}

4. Еталонна XML-схема АЕД призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівів з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.

5. Еталонна XML-схема складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.

6. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

II. Вимоги

1. Функції АЕД

Функції АЕД: забезпечення уніфікації створення, обміну, опрацювання, документування метаданих ЕД та зберігання ЕД разом з його метаданими шляхом приведення структури та змісту ЕД до раціональної однотипності.

Для цього АЕД повинен відповідати таким вимогам:

АЕД має об'єднувати шляхом інкапсуляції ЕД, інші ЕД за їх наявності (окремі додатки або документи, що вводяться в дію розпорядчим документом), що є невід'ємною частиною основного ЕД (листа, розпорядчого документа), реквізити ЕД, які було оформлено після підписання ЕД (разом з їх кваліфікованим електронним підписом (далі — КЕП)), та метадані, що утворюються впродовж життєвого циклу ЕД;

{Абзац третій глави 1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025}

структура та зміст метаданих АЕД мають надавати можливість класифікації ЕД за походженням, видом, часом створення, виконання тощо та дозволяти реалізувати підтримку користування АЕД та ЕД впродовж усього життєвого циклу у разі зміни місця зберігання, носіїв інформації, прав доступу до документної інформації, форматів даних з перевіркою їх цілісності та автентичності;

формат даних АЕД має відноситися до інтероперабельних, тобто прийнятних для міжсистемного обміну з використанням різних платформ програмно-технічних засобів;

АЕД повинен мати здатність до поповнення необхідною інформацією без зміни його структури та тих даних, що він вже містить.

2. Вимоги до структури та змісту АЕД

Структура та зміст АЕД відповідають вищезазначеним вимогам, а також вимогам наказу Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5 «Про затвердження Правил роботи архівних установ України», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (далі - Правила роботи архівних установ України), наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207 «Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044, Національного стандарту України ДСТУ 4423 - 1:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. (ISO 15489-1:2001, МОD)», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 02 грудня 2005 року № 345, Національного стандарту України «Правила описування архівних документів. ДСТУ 4331:2004», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 17 серпня 2004 року № 181, Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003» «ДСТУ 4163:2020», прийнятого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020):

{Абзац перший глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025}

формат даних АЕД - розширена мова розмітки XML з кодуванням символів відповідно до стандарту кодування символів усіх письменностей світу та спеціальних символів консорціуму Unicode;

структура та зміст АЕД визначаються у формі еталонної XML-схеми;

словник еталонної XML-схеми - унікальні ідентифікатори XML-компонентів, що створюються шляхом використання мнемоніки їх англомовної семантики відповідно до словника мнемоніки англомовної семантики XML-компонентів, наведеного у додатку 1 до цих Вимог, з найменуванням цих XML-компонентів за принципом відображення їх родового походження. Винятком є мнемоніка нульового рівня, яка не зазначена в ідентифікаторах XML-схеми як така, що відноситься до всіх XML-компонентів. Усі мнемоніки в ідентифікаторах XML-компонентів вказуються без роздільних символів з великої літери, крім першої мнемоніки в ідентифікаторах XML-атрибутів. Ідентифікатори XML-атрибутів починаються з прописної літери.

3. Модель АЕД

1. Модель АЕД складається із зон описування документної інформації: «Заголовок», «Доступ», «Створювач», «Користування», «Документ», «Зберігання», «Розширення».

2. Зони описування АЕД оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона «Заголовок» розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі АЕД, інші зони є вкладеними в зону «Заголовок» та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти АЕД є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом «знизу вгору», оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі АЕД.

3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою у Вимогах допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у Вимогах типом даних. Виняток становить зона «Розширення» - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження АЕД у діяльність установ та державних архівів або зміни організації їх роботи.

III. Описання інформаційної взаємодії систем

1. При взаємодії ІАС АЕД може бути використаний як самостійний інформаційний об'єкт за потреби такої взаємодії (обмін, зберігання), а також як розширення зони «Документ» електронного повідомлення, визначеного Форматом електронного повідомлення.

2. Для XML-компонентів зазначаються їх рівень у структурі ієрархії елементів АЕД, призначення та тип.

3. При описуванні XML-елементів АЕД зазначається склад їх атрибутів.

4. Для кожного XML-компонента зазначається їх допустима кількість (кратність) у структурі АЕД:

0 - необов'язковий, може зустрічатися тільки один раз;

0-n - необов'язковий, може зустрічатися n разів;

1 - обов'язковий, може зустрічатися тільки один раз;

1-n - обов'язковий, може зустрічатися n разів.

Якщо n не визначено, XML-компонент може зустрічатися необмежену кількість разів.

Атрибути, що мають кратність 0 або 1, можуть зустрічатися тільки один раз.

5. При описуванні змісту атрибутів використовуються такі типи даних:

String - вільна послідовність (рядок) символів - текст;

Date - дата фіксується за розширеною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу) у форматі YYYY-MM-DD, де YYYY - рік, MM - місяць, DD - день (далі - ISO 8601:2004). Наприклад: 2013-12-01;

DateTime - дата і час фіксуються за розширеною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 у форматі YYYY-MM-DDThh:mm:ss, де YYYY - рік, MM - місяць, DD - день, T - роздільник дати та часу - позначка початку відтворення часу, hh - години, mm - хвилини, ss - секунди. Наприклад: 2013-12-01T14:23:45;

Num - ціле число;

Enum - ціле число з переліку допустимих значень;

Base64 - файл бінарного формату в кодуванні Base64.

IV. Порядок обробки файлів документів

1. Деякі зони АЕД можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64, а саме в зону «Документ» імпортуються документи, що створюються у форматах даних для їх зберігання в АЕД, визначених Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199.

{Пункт 1 розділу IV в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025}

2. За потреби в зону «Розширення» АЕД можна інкапсулювати файли, створені в будь-яких форматах (DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).

V. Описання зон аед

1. Зону «Заголовок» утворює XML-контейнер UIO нульового рівня АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури АЕД та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.

2. Зону «Доступ» утворює XML-елемент Access першого рівня ієрархії АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих доступу до інформації інкапсульованих в АЕД ЕД або їх додатків.

3. Зону «Створювач» утворює XML-контейнер Author першого рівня ієрархії АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної або фізичної особи, що створила АЕД або внесла зміни до нього.

4. Зону «Користування» утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії АЕД, XML-атрибути якого містять метадані історії користування АЕД.

5. Зону «Документ» утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих ЕД та інкапсуляції його файлів.

6. Зону «Зберігання» утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання ЕД.

7. Зону «Розширення» утворює XML-компонент EXT нульового рівня ієрархії АЕД, призначений для розміщення в АЕД додаткових метаданих, структура і зміст яких не визначені цими Вимогами.

Структура і зміст XML-компонентів зони «Розширення» визначаються розробником ІАС, до якої впроваджується еталонна XML-схема.

Вимоги до описання і документування зони «Розширення», а також порядок роботи з нею визначаються її розробником.

8. Ієрархічну структуру всіх зон АЕД разом з допустимими для них XML-компонентами, а саме структуру та зміст XML-схеми АЕД, наведено в додатку 2 до цих Вимог.

VI. Скорочення у додатках

А — XML-атрибут.

Е — XML-елемент.

ЕК — експертна комісія.

ЕПК — експертно-перевірна комісія.

ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

К — XML-контейнер.

П. І. Б. — прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності).

{Розділ VI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025}

Заступник директора

Департаменту взаємодії

з органами влади

С.В. Мартиненко

Додаток 1

до Вимог до структури та змісту

XML-схеми архівних електронних

документів

(глава 2 розділу ІІ)

СЛОВНИК

мнемонік англомовної семантики XML-компонентів

Мнемоніка

Описання

Access

Доступ

Action

Дія

Addr

Адреса

Addressee

Адресат (отримувач)

Agent

Установа

Algorithm

Алгоритм

Annotation

Анотація

Appendix

Додаток

Archival

Архівний

Area

Район

Author

Автор

Begin

Початок

Category

Гриф

City

Місто

Class

Клас

Closed

Завершення

Code

Код

Converted

Конвертовані

Data

Дані

Date

Дата

Department

Підрозділ

Description

Описування

Destruction

Знищення

Econtact

Адреса електронного засобу комунікації

Encoding

Кодування

End

Кінець

EXT

Розширення

File(s)

Файл(и)

Folder

Справа

Format

Формат

Full

Повний

Fund

Фонд

Grounds

Підстава

History

Історія

Idenifier

Ідентифікатор

Вхідний

Index

Індекс

Inventory

Опис

RecKeep

Діловодство

Keywords

Ключові слова

Language

Мова

Link

Посилання

Locate

Місцезнаходження

Логін

Mandate

Повноваження

Media

Носій

Name

Ім'я істоти, найменування неістоти

Nomenclature

Номенклатура справ

Number

Номер

Off

Офіційний

Opened

Початок

Out

Вихідний

Ownership

Організаційно-правова форма установи

Page

Аркуш

Paragraph

Абзац

Period

Строк

Pers

Особа

Phrase

Фраза

Post

Пошта

Preserv

Зберігання

Prog

Програма

Rank

Посада

Record

Документ

Region

Область

Registration

Реєстрація

Removal

Зняття

Requisites

Реквізити

Reserv

Резервування

Restriction

Обмеження

Result

Результат

Rights

Права

Пошук

Sentence

Речення

Short

Скорочений

Sign

ЕЦП

Stamp

Електронна печатка

State

Державний

Sub

Під

Text

Текст

Title

Заголовок

Type

Вид

UIO

АЕД - уніфікований інформаційний об'єкт

Valid

Правильний

Verific

Перевірка

Version

Версія

Word(s)

Слово (Слова)

Writedown

Віднесення до справи

Додаток 2

до Вимог до структури та змісту

XML-схеми архівних електронних

документів

(пункт 8 розділу V)

Структура та зміст XML-схеми

архівних електронних документів

Тип

Назва XML-атрибута

Кратність

Тип

даних

Опис

UIO

String

Містить службову інформацію, необхідну для правильної обробки та інтерпретації всього АЕД в цілому

formatUIO

String

Стандарт XML

versionUIO

String

Версія XML-схеми

codeLanguageUIO

String

Код мови змісту

encodingUIO

String

Стандарт кодування символів

Access

String

Містить інформацію про обмеження доступу до АЕД

codeAccess

Enum

Код доступу до інформації АЕД

FileRestrictionAccess

0-n

String

Найменування файла ЕД або його додатка

nameFileRestrictionAcces

String

Найменування файла ЕД або його додатка

nameRequisitesFileRestrictionAccess

String

Назва грифа обмеження доступу

groundsActionFileRestrictionAccess

String

Посилання на нормативний документ, відповідно до вимог якого здійснюється організація роботи з документною інформацією з обмеженим доступом

groundsPeriodFileRestrictionAccess

String

Посилання на норму у нормативному документі, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації

periodRestrictionAccess

String

Строк обмеження доступу до документної інформації

PersFileRestrictionAccess

String

Метадані особи, яка обмежила доступ до інформації, що міститься в інкапсульованих в АЕД ЕД або їх додатках

namePersFileRestrictionAcces

String

П. І. Б. виконавця або автора ЕД, що обмежив доступ до інформації

rankOffPersFileRestrictionAcces

String

Посада виконавця або автора ЕД, що обмежив доступ до інформації

PageFileRestrictionAccess

0-n

String

Метадані обмеження доступу до інформації, що міститься в окремому аркуші інкапсульованого в АЕД ЕД або його додатка. Застосовується у разі, якщо обмеження доступу не відноситься до всієї інформації документа

numberPageFileRestrictionAccess

Num

Номер аркуша ЕД або його додатка, який містить інформацію з обмеженим доступом

ParagraphPageFileRestrictionAccess

0-n

String

Метадані обмеження доступу до інформації, що міститься в окремому абзаці інкапсульованого в АЕД ЕД або його додатка

SentenceParagraphPageFileRestrictionAccess

0-n

String

Метадані обмеження доступу до інформації, що міститься в окремому реченні інкапсульованого в АЕД ЕД або його додатка

numberSentenceParagraphPageFileRestrictionAccess

Num

Номер речення в абзаці ЕД або його додатка, який містить інформацію з обмеженим доступом

PhraseParagraphPageFileRestrictionAccess

0-n

String

Метадані обмеження доступу до інформації, що міститься в окремій фразі інкапсульованого в АЕД ЕД або його додатка

wordsPhraseParagraphPageFileRestrictionAccess

Num

Кількість слів у фразі ЕД або його додатка, доступ до якої обмежений

beginWordPhraseParagraphPageFileRestrictionAccess

Num

Номер першого слова у фразі ЕД або його додатка, доступ до якої обмежений

endWordPhraseParagraphPageFileRestrictionAccess

Num

Номер останнього слова у фразі ЕД або його додатка, доступ до якої обмежений

RemovalFileRestrictionAccess

String

Метадані зняття обмеження доступу до інформації, яка міститься в інкапсульованому в АЕД ЕД або його додатку

dateRecordRemovalFileRestrictionAccess

String

Дата протоколу з рішенням ЕК установи, що відміняє обмеження доступу до документної інформації після завершення визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації. Передчасне зняття обмеження доступу до документної інформації можливе на підставі документа, що фіксує виявлення порушення щодо неправомірного обмеження доступу до цієї інформації. У разі якщо установа, яка створила документ, що містить інформацію з обмеженим доступом, ліквідована без правонаступника, рішення про зняття обмеження доступу до цієї інформації здійснюється на підставі експертного висновку державного експерта в галузі, до якої відноситься установа, що створила ЕД

numberRecordRemovalFileRestrictionAccess

String

Номер протоколу з рішенням ЕК установи або ЕПК державного архіву, що відміняє обмеження доступу до документної інформації після завершення визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації, або документа, що знімає обмеження доступу до документної інформації, якщо було встановлено, що обмеження доступу до цієї інформації було встановлено неправомірно

Author

String

Містить інформацію про особу, що створила або змінила АЕД

AgentAuthor

0-n

String

Метадані установи, яка створила або змінила АЕД

fullNameAgentAuthor

String

Назва установи, що створила або змінила АЕД

shortNameAgentAuthor

String

Скорочена назва установи, що створила або змінила АЕД

ownershipAgentAuthor

String

Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що створила або змінила АЕД

stateCodeAgentAuthor

Num

Код за ЄДРПОУ установи, що створила або змінила АЕД

mandateAgentAuthor

String

Метадані про правові повноваження та функції установи, що створила або змінила АЕД

AddrAgentAuthor

String

Метадані адреси установи, яка створила або змінила АЕД

postAddrAgent

String

Поштова адреса установи, що створила або змінила АЕД