Тип: Наказ
№ 1909/5
Дата: 20 грудня 2012 р.
Статус: Чинний
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
20.12.2012 N 1909/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 грудня 2012 р. за N 2140/22452
Про внесення зміни до Правил ведення нотаріального діловодства
Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) та з метою дотримання Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5 ( z0571-12 ), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884, НАКАЗУЮ:
1. Внести зміну до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року N 3253/5 ( z1318-10 ), зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за N 1318/18613 (із змінами), виклавши додаток 32 в новій редакції, що додається.
2. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 ( 493/92 ) "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Начальникам головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.
4. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2013 року.
Перший заступник Міністра І.І.Ємельянова
ПОГОДЖЕНО:
Голова Державної архівної служби України О.П.Гінзбург
Додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства ( z1318-10 ) (у редакції наказу Міністерства юстиції України 20.12.2012 N 1909/5)
ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса
------------------------------------------------------------------
| Ін- | Заголовок справи |Кіль-| Строки | Примітка |
|декс | (наряду) (тому, |кість|зберіга-| |
|спра-| частини) |справ| ння | |
| ви | |(то- | справи | |
| | | мів,| (тому, | |
| | |час- |частини)| |
| | |тин) |і номери| |
| | | | статей | |
| | | | за | |
| | | |перелі- | |
| | | | ком | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|----------------------------------------------------------------|
| 01 - Адміністративно-господарська діяльність |
|----------------------------------------------------------------|
|01-01|Накази Міністерства | |Доки не | |
| |юстиції України, | | мине | |
| |Головного управління | |потреба | |
| |юстиції Міністерства | | | |
| |юстиції України в | | | |
| |Автономній Республіці| | | |
| |Крим, головних | | | |
| |управлінь юстиції в | | | |
| |областях, містах | | | |
| |Києві та Севастополі | | | |
| |з питань основної | | | |
| |діяльності та з | | | |
| |особового складу, | | | |
| |надіслані до відома | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-02|Нормативно-правові | | До | |
| |акти щодо здійснення | | заміни | |
| |нотаріальної | | новими | |
| |діяльності, методичні| |ст. 20-б| |
| |вказівки та | | | |
| |рекомендації, | | | |
| |інформаційні листи | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-03|Накази приватного | |75 років|(1)Про прийняття на |
| |нотаріуса з кадрових | |ст. 16-б|роботу, переміщення |
| |питань(1) | | |за посадою, |
| | | | |переведення на іншу |
| | | | |роботу, звільнення; |
| | | | |підвищення |
| | | | |кваліфікації, зміна |
| | | | |біографічних даних; |
| | | | |заохочення |
| | | | |(нагородження, |
| | | | |преміювання), оплата |
| | | | |праці, нарахування |
| | | | |різних надбавок, |
| | | | |доплат, матеріальної |
| | | | |допомоги; надання |
| | | | |відпусток для догляду|
| | | | |за дитиною, відпусток|
| | | | |без збереження |
| | | | |заробітної плати |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-04|Накази державної | |5 років |(1)Про |
| |нотаріальної контори,| |ст. |короткострокові |
| |приватного нотаріуса | |16-б, |відрядження в межах |
| |з адміністративно- | |ст. 16-в|України та за кордон;|
| |господарських питань | | |стягнення; надання |
| |та з кадрових питань | | |щорічних оплачуваних |
| |тимчасового строку | | |відпусток та |
| |зберігання(1) | | |відпусток у зв'язку з|
| | | | |навчанням |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-05|Протоколи оперативних| |5 років | |
| |нарад державної | |ЕПК ст. | |
| |нотаріальної контори | | 13 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-06|Документи (довідки, | |10 років| |
| |акти, доповідні | |ст. 76-а| |
| |записки) про | | | |
| |результати перевірок | | | |
| |державної | | | |
| |нотаріальної контори,| | | |
| |приватного нотаріуса | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-07|Документи (довідки, | |Доки не | |
| |аналітичні відомості | | мине | |
| |тощо) з узагальнення | |потреба | |
| |нотаріальної практики| | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-08|Документи (акти, | | 3 роки | |
| |звіти, листи, заявки)| | ст.119 | |
| |з обліку, зберігання | | | |
| |та витрачання | | | |
| |спеціальних бланків | | | |
| |нотаріальних | | | |
| |документів та | | | |
| |спеціальних бланків | | | |
| |інформаційної системи| | | |
| |Міністерства юстиції | | | |
| |України | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-09|Документи (запити, | | 3 роки | |
| |вимоги, заяви, | | | |
| |витяги, інформаційні | | | |
| |довідки тощо) щодо | | | |
| |внесення відомостей | | | |
| |до Єдиних та | | | |
| |Державних реєстрів | | | |
| |інформаційної системи| | | |
| |Міністерства юстиції | | | |
| |України та надання | | | |
| |інформації за даними | | | |
| |Єдиних та Державних | | | |
| |реєстрів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-10|Документи з грифом | | ЕК | |
| |"Для службового | | | |
| |користування" | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-11|Плани роботи | |5 років | |
| |державних | |ст. | |
| |нотаріальних контор | |157-б, | |
| |та звіти про їх | |ст. | |
| |виконання | |302-г | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-12|Статистичні звіти про| |До | |
| |вчинені нотаріальні | |ліквіда-| |
| |дії, стягнення | |ції ст. | |
| |державного мита, | |302-б | |
| |плати за вчинення | | | |
| |нотаріальних дій тощо| | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-13|Особові рахунки | |75 років| |
| |працівників | | ст. | |
| | | | 317-а | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-14|Первинні документи і | | 3 |(1)За умови |
| |додатки до них, що | |роки(1) |завершення перевірки |
| |фіксують факт | |ст. 336 |державними |
| |виконання | | |податковими органами |
| |господарських | | |з питань дотримання |
| |операцій і стали | | |податкового |
| |підставою для записів| | |законодавства, а для |
| |у регістрах | | |органів виконавчої |
| |бухгалтерського | | |влади, державних |
| |обліку та податкових | | |фондів, бюджетних |
| |документах (касові, | | |організацій, |
| |банківські документи,| | |суб'єктів |
| |ордери, повідомлення | | |господарювання |
| |банків і переказні | | |державного сектору |
| |вимоги, виписки | | |економіки, |
| |банків, корінці | | |підприємств і |
| |квитанцій, | | |організацій, які |
| |банківських чекових | | |отримували кошти з |
| |книжок, нарядів на | | |бюджетів усіх рівнів |
| |роботу, акти про | | |та державних фондів |
| |приймання, здавання і| | |або використовували |
| |списання майна, | | |державне чи |
| |матеріалів, квитанції| | |комунальне майно, - |
| |і накладні з обліку | | |ревізії, проведеної |
| |товарно-матеріальних | | |органами державної |
| |цінностей, | | |контрольно-ревізійної|
| |рахунки-фактури, | | |служби за сукупними |
| |авансові звіти тощо) | | |показниками |
| | | | |фінансово-господарсь-|
| | | | |кої діяльності. У ра-|
| | | | |зі виникнення спорів |
| | | | |(суперечок), порушень|
| | | | |кримінальних справ, |
| | | | |відкриття судами |
| | | | |провадження у |
| | | | |справах - |
| | | | |зберігаються до |
| | | | |ухвалення остаточного|
| | | | |рішення |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-15|Документи (акти, | | 3 роки | |
| |квитанції) про | | ст. | |
| |знищення печаток і | | 1025, | |
| |штампів | |ст.1026 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-16|Листування з | | 3 роки | |
| |юридичними та | |ст. 24, | |
| |фізичними особами з | | ст.26 | |
| |питань вчинення | | | |
| |нотаріальних дій | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-17|Особові справи осіб, | |75 років| |
| |які перебувають у | | ст. | |
| |трудових відносинах з| | 493-в | |
| |приватним нотаріусом | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-18|Акти | | До | |
| |приймання-передавання| |ліквіда-| |
| |з усіма документами | |ції ст. | |
| |та додатками, | | 45-а | |
| |складені при зміні | | | |
| |завідувача державної | | | |
| |нотаріальної контори,| | | |
| |особи, відповідальної| | | |
| |за ведення | | | |
| |нотаріального | | | |
| |діловодства | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-19|Акти | | До | |
| |приймання-передавання| |ліквіда-| |
| |з усіма документами | |ції ст. | |
| |та додатками, | | 45-а | |
| |складені при | | | |
| |заміщенні приватного | | | |
| |нотаріуса, зупиненні | | | |
| |нотаріальної | | | |
| |діяльності приватного| | | |
| |нотаріуса тощо | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-20|Журнал реєстрації | |75 років| |
| |фактів заміщення | | | |
| |нотаріуса | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-21|Книга реєстрації | |75 років|Перехідна |
| |наказів з кадрових | | ст. | |
| |питань | | 121-б | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-22|Книга реєстрації | |5 років |Перехідна |
| |наказів з | | ст. | |
| |адміністративно- | | 121-в | |
| |господарських питань | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-23|Журнал реєстрації | | 3 роки | |
| |вхідних документів | | ст.122 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-24|Журнал реєстрації | | 3 роки | |
| |вихідних документів | |ст. 122 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-25|Книга обліку | |75 років|Перехідна |
| |оприбуткування | | | |
| |спеціальних бланків | | | |
| |документів | | | |
| |інформаційної системи| | | |
| |Міністерства юстиції | | | |
| |України | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-26|Журнал обліку | | 3 роки |Перехідний |
| |викликів нотаріуса | | | |
| |для вчинення | | | |
| |нотаріальних дій поза| | | |
| |приміщенням державної| | | |
| |нотаріальної контори,| | | |
| |державного | | | |
| |нотаріального архіву,| | | |
| |приміщенням, яке є | | | |
| |робочим місцем | | | |
| |приватного нотаріуса | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-27|Журнал обліку | | До |Перехідний |
| |відбитків печаток та | |ліквіда-| |
| |штампів | |ції ст. | |
| | | | 1033 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-28|Розносна книга для | |1 рік(1)|(1)Після закінчення |
| |місцевої | |ст. 128 |книги |
| |кореспонденції | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-29|Книга обліку | | До |Перехідна |
| |літератури | |ліквіда-| |
| | | |ції ст. | |
| | | | 805 | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|01-30|Документи (запити, | | 3 роки | |
| |вимоги, заяви, | | | |
| |витяги, інформаційні | | | |
| |довідки тощо) щодо | | | |
| |державної реєстрації | | | |
| |речових прав на | | | |
| |нерухоме майно та їх | | | |
| |обтяжень та надання | | | |
| |інформації за даними | | | |
| |Державного реєстру | | | |
| |речових прав на | | | |
| |нерухоме майно | | | |
|----------------------------------------------------------------|
| 02 - Вчинення нотаріальних дій |
|----------------------------------------------------------------|
|02-01|Договори відчуження | |75 років| |
| |житлових будинків та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-02|Договори відчуження | |75 років| |
| |земельних ділянок та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-03|Договори відчуження | |75 років| |
| |квартир та документи,| | ЕПК | |
| |на підставі яких вони| | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-04|Договори відчуження | |75 років| |
| |іншого нерухомого | | ЕПК | |
| |майна та документи, | | | |
| |на підставі яких вони| | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-05|Договори довічного | |75 років| |
| |утримання (догляду) | | ЕПК | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-06|Договори про | |75 років| |
| |приватизацію | | ЕПК | |
| |державного чи | | | |
| |комунального майна та| | | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-07|Договори про заставу | |75 років| |
| |(іпотеку) майна та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-08|Договори відчуження | |25 років| |
| |транспортних засобів | | | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-09|Договори оренди | |75 років| |
| |земельних ділянок та | | ЕПК | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-10|Інші договори | |75 років| |
| |(засновницькі | | ЕПК | |
| |договори, установчі | | | |
| |акти, договори | | | |
| |відчуження рухомого | | | |
| |майна, оренди, | | | |
| |позики, управління | | | |
| |майном тощо) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-11|Шлюбні договори | |75 років| |
| | | | ЕПК | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-12|Заповіти (у тому | |75 років| |
| |числі секретні | | ЕПК | |
| |заповіти) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-13|Спадкові договори та | |75 років| |
| |документи, на | | ЕПК | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувалися | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-14|Спадкові справи | |75 років| |
| | | | ЕПК | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-15|Заяви про вжиття | |75 років| |
| |заходів до охорони | | ЕПК | |
| |спадкового майна, за | | | |
| |якими припинено | | | |
| |провадження | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-16|Заяви від батьків про| |5 років | |
| |їх згоду на | | | |
| |тимчасовий виїзд за | | | |
| |кордон їх дітей та | | | |
| |заяви від | | | |
| |неповнолітніх осіб | | | |
| |віком від 14-ти до | | | |
| |18-ти років про їх | | | |
| |згоду на виїзд на | | | |
| |постійне місце | | | |
| |проживання за кордон | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-17|Звернення фізичних та| | 5 |(1)У разі |
| |юридичних осіб та | |років(1)|неодноразового |
| |результати їх | |ст.82-б |звернення - 5 років |
| |розгляду | | |після останнього |
| | | | |розгляду |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-18|Довіреності із | | 3 |(1)У разі |
| |зазначенням строку їх| |роки(1) |скасування - після |
| |дії (у тому числі | | |закінчення |
| |довіреності, видані в| | |строку їх дії |
| |порядку | | | |
| |передоручення) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-19|Довіреності без | |Постій- |(1)У разі |
| |зазначення строку їх | | но(1) |скасування - 3 роки |
| |дії | | |після їх скасування |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-20|Копії виконавчих | | 3 роки | |
| |написів та документи,| | | |
| |на підставі яких вони| | | |
| |вчинені | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-21|Заяви про видачу | | 3 роки | |
| |дублікатів | | | |
| |документів, які | | | |
| |зберігаються у | | | |
| |державній | | | |
| |нотаріальній конторі,| | | |
| |у приватного | | | |
| |нотаріуса | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-22|Документи (у тому | |75 років| |
| |числі заяви, описи, | | ЕПК | |
| |свідоцтва), прийняті | | | |
| |на зберігання | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-23|Документи (заяви, | | 10 |(1)Після повернення з|
| |повідомлення тощо) | |років(1)|депозиту |
| |про прийняття в | | | |
| |депозит або | | | |
| |повернення з депозиту| | | |
| |грошових сум і цінних| | | |
| |паперів | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-24|Документи (заяви, | | 3 роки | |
| |свідоцтва) про | | | |
| |передачу заяв | | | |
| |фізичних і юридичних | | | |
| |осіб іншим фізичним | | | |
| |та юридичним особам | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-25|Свідоцтва про | | 3 роки | |
| |посвідчення фактів, | | | |
| |що громадянин є | | | |
| |живим, перебуває у | | | |
| |певному місці, | | | |
| |свідоцтва про час | | | |
| |пред'явлення | | | |
| |документа | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-26|Свідоцтва виконавцю | |75 років| |
| |заповіту, протоколи | | | |
| |про оголошення | | | |
| |секретних заповітів | | | |
| |та документи до них | | | |
| |тощо | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-27|Свідоцтва про | |75 років| |
| |придбання майна з | | | |
| |прилюдних торгів | | | |
| |(аукціонів) | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-28|Опис майна фізичної | |75 років| |
| |особи, яка визнана | | ЕПК | |
| |безвісно відсутньою | | | |
| |або місцеперебування | | | |
| |якої невідомо, та | | | |
| |договори на | | | |
| |управління спадщиною | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-29|Протести векселів та | |5 років | |
| |документи (заяви, | | | |
| |повідомлення тощо), | | | |
| |на підставі яких вони| | | |
| |вчинені | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-30|Акти про морські | | 3 роки | |
| |протести та документи| | | |
| |до них | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-31|Постанови про відмову| |5 років | |
| |у вчиненні | | | |
| |нотаріальних дій та | | | |
| |листування з питань | | | |
| |відмови у вчиненні | | | |
| |нотаріальних дій | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-32|Документи (постанови,| |75 років| |
| |ухвали, повідомлення | | | |
| |тощо) по накладенню і| | | |
| |зняттю заборон та | | | |
| |арештів відчуження | | | |
| |нерухомого та | | | |
| |рухомого майна | | | |
|-----+---------------------+-----+--------+---------------------|
|02-33|Реєстри для | |Постійно| |
| |реєстрації | | ст.27 | |