Про затвердження Переліку документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів

Тип: Наказ

№ 2433/5

Дата: 18 листопада 2013 р.

Статус: Чинний

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

18.11.2013 № 2433/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

19 листопада 2013 р.

за № 1963/24495

Про затвердження Переліку документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції

№ 1927/5 від 19.05.2023}

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 16 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 25 червня 2010 року № 88 "Про затвердження Переліку документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 16 липня 2010 року за № 530/17825.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

Міністр

О. Лукаш

ПОГОДЖЕНО:

Заступник Міністра культури України

Президент Національної академії наук України

академік НАН України

В.о. Голови

Державної архівної служби України

В.С. Балюрко

Б.Є. Патон

О.В. Музичук

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

18.11.2013 № 2433/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

19 листопада 2013 р.

за № 1963/24495

ПЕРЕЛІК

документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів

I. Загальні положення

1. Цей Перелік визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України (далі - Укрдержархіву), центральних і галузевих державних архівів, Державного центру збереження документів Національного архівного фонду, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій (далі - державні архівні установи) та архівних відділів міських рад, Державного департаменту страхового фонду документації Укрдержархіву (далі - Департамент), бюджетної установи "Фонд", архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, які зберігають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), архівних установ сільських, селищних, міських рад, які здійснюють централізоване тимчасове зберігання архівних документів, накопичених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ, архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (далі - архівні установи).

Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є обов'язковими для всіх зазначених вище архівних установ, Департаменту, бюджетної установи "Фонд".

2. Цей Перелік включає специфічну документацію з організаційно-методичного керівництва та контролю за організацією діловодства та станом архівних підрозділів підприємств, установ та організацій (далі - організації), експертизи цінності документів і комплектування архівних установ, зберігання та користування документами НАФ, зберігання страхового фонду документації (далі - СФД).

Цей Перелік не включає типову управлінську документацію, зокрема: з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо. Строки зберігання типової управлінської документації визначаються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).

3. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД), Науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії (далі - НДІ мікрографії), Державна наукова архівна бібліотека, м. Київ (далі - ДНАБ), Дирекція з експлуатації комплексу споруд центральних державних архівних установ України (далі - ДЕКС) застосовують Перелік типових документів під час проведення експертизи цінності документів.

Для визначення строків зберігання документів УНДІАСД, НДІ мікрографії застосовують графу 3, ДНАБ, ДЕКС, спеціальні установи СФД (за виключенням бюджетної установи "Фонд") - графу 4 Переліку типових документів.

4. Склад документів і строки їх зберігання визначено в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців державних архівних установ, Департаменту.

5. Цей Перелік використовується під час формування справ, при підготовці номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів, а також під час роботи Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву (далі - ЦЕПК), експертно-перевірних (експертних) комісій (далі - ЕПК (ЕК)) архівних установ, Державного департаменту страхового фонду документації, бюджетної установи "Фонд", фондово-закупівельних, експертно-оцінних комісій музеїв, бібліотек (далі - ФЗК, ЕОК).

6. При складанні номенклатури справ архівної установи потрібно користуватися цим Переліком та Переліком типових документів.

У разі визначення строків зберігання справ на підставі зазначених переліків у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний перелік, наприклад:

постійно, ст. 16-а ТП (відмітка "ТП" означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку типових документів);

3 р., ст. 84 ГП (відмітка "ГП" означає, що строки зберігання визначено на підставі галузевого переліку).

7. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК архівної установи, спеціальної установи СФД, музею, бібліотеки.

Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

8. Цей Перелік встановлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний, у вигляді мікрофільмів тощо).

II. Структура Переліку і порядок його застосування

1. Цей Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою, він включає сім розділів, які відображають лише окремі специфічні напрями діяльності архівних установ.

2. Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.

3. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). У цьому Переліку наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об`єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін “документи”, а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених до статті.

4. Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за трьома групами архівних установ, у діяльності яких створюється специфічна галузева документація (графи 3-5).

У графі 3 визначено строки зберігання документів, що створюються в Укрдержархіві, Департаменті (розділ 7), - перша група, у графі 4 - державних архівних установах, архівних відділах міських рад, архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівних установах, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), які зберігають документи НАФ, бюджетній установі "Фонд" (розділ 7) - друга група, у графі 5 - Державному центрі збереження документів Національного архівного фонду, а також місцевих архівних установах, створених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ, і приватних архівах - третя група.

5. Строк зберігання "Постійно" означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

6. Строк зберігання "До ліквідації архівної установи" означає, що документи безстроково зберігаються в архівній установі, а у разі ліквідації архівної установи документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів облікові документи передаються до відповідного державного архіву, архівного відділу міської ради для подальшого зберігання.

7. Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в цьому Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій - джерел формування НАФ приймають ЕПК державного архіву.

8. Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими архівними установами, але не може бути меншим одного року.

9. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2012 році, починається з 01 січня 2013 року.

10. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 6), коментують і уточнюють місце та строки зберігання документів.

У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3-5 цього Переліку. Примітки "Після закінчення строку дії договору", "Після повернення справ", "Після закінчення журналу", "Після заміни новими" тощо вказують, що обчислення строку зберігання здійснюється з указаного моменту.

11. Експертиза цінності документів в архівних установах здійснюється згідно з чинним законодавством.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

12. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

13. Документи необхідно відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

14. Для проведення експертизи цінності документів в архівних установах, спеціальних установах СФД, музеях, бібліотеках створюються постійно діючі ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.

15. Експертиза цінності документів здійснюється щороку працівниками служби діловодства та структурних підрозділів архівних установ, спеціальних установ СФД разом з ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.

16. Відбір документів для подальшого зберігання або для знищення здійснюється після закінчення діловодного року.

17. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Укрдержархів, уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.

Номер статті

Види документів

Строки зберігання документів

Примітки

у центральному апараті Укрдержархіву

в архівних установах, які зберігають документи НАФ

в архівних установах, які не зберігають документи НАФ

1. Контроль за організацією діловодства та станом архівної справи в організаціях

Документи (аналітичні довідки, доповіді, анкети) про стан діловодства та архівної справи в організаціях:

а) за місцем складання

Пост.

10 р.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Документи (огляди, довідки, відомості, анкети) з вивчення та узагальнення досвіду архівних установ з питань контролю за станом діловодства та архівної справи в організаціях

10 р. ЕПК

Документи (довідки, відомості, анкети) про організацію та хід підбиття підсумків оглядів стану діловодства та архівної справи в організаціях, що перебувають у зоні комплектування архівної установи

10 р. ЕПК

3 р.

Документи (довідки, відомості, анкети) про стан роботи з фізичними особами - джерелами формування НАФ

10 р. ЕПК

Наглядові справи* юридичних осіб - джерел формування НАФ (копії наказів з питань архівної справи і діловодства, положень про архівний підрозділ, службу діловодства та ЕК, примірник зведеної номенклатури справ, інструкції з діловодства, договори, експертні висновки (довідки) про проведення експертизи цінності документів, документи перевірок, листування з профільних питань тощо)

5 р. ЕПК1

1Після виключення зі списку юридичних осіб - джерел формування НАФ та за умови передавання документів до державної архівної установи, архівного відділу міської ради

Наглядові справи* архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (копія статуту, договори, положення про ЕК, примірник номенклатури справ, документи обстежень, заяви, акти, листи тощо)

Пост.

Наглядові справи* галузевих державних архівів (копії положень про архівні установи, положення про ЕПК, списків юридичних осіб - джерел формування НАФ, у діяльності яких не створюються документи НАФ, довідок про перевіряння, листи тощо)

Пост.

Наглядові справи* архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад (положення про архівні установи, положення про ЕК, довідки про перевіряння, листи тощо)

Пост.

Наглядові справи* трудових архівів (положення про архівні установи, довідки про перевіряння, листи тощо)

Пост.

Наглядові справи* фізичних осіб - джерел формування НАФ (експертні висновки (довідки) про проведення експертизи цінності документів, договори, відомості про історію життєдіяльності, заяви, листи тощо)

5 р. ЕПК1

1Після виключення зі списку фізичних осіб - джерел формування НАФ та за умови передавання документів до державної архівної установи, архівного відділу міської ради

__________

*Документи наглядових справ підлягають експертизі цінності у разі заміни їх новими.

Картотека обліку (електронна база даних) роботи з юридичними особами - джерелами формування НАФ

5 р. ЕПК1

Доки не мине потреба

Картотека обліку (електронна база даних) місцезнаходження документів ліквідованих організацій, документи з особового складу яких перебувають на зберіганні у правонаступників, органах вищого рівня та інших організаціях

Пост.

До ліквідації архівної установи

Картотека обліку (електронна база даних) роботи з фізичними особами - джерелами формування НАФ

5 р. ЕПК1

Паспорти архівних підрозділів організацій

3 р.1

1Після заміни новими

Паспорти архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права

3 р.1

1Після заміни новими

Документи (повідомлення, копія документа, що посвідчує право власності на документи НАФ, копія акта грошової оцінки документів НАФ) про повідомлення власником документів НАФ державної архівної установи про намір здійснити їх відчуження та про набуття права власності на ці документи

Пост.

Списки юридичних осіб - джерел формування НАФ, документи яких підлягають науково-технічному опрацюванню

3 р.1

1Після складання нового списку

Договори з організаціями про науково-технічне опрацювання документів

5 р.1

1Після закінчення строку дії договору

Листування з організаціями з питань науково-технічного опрацювання документів

3 р.

Листування з організаціями з питань організації діловодства та архівної справи

5 р. ЕПК

5 р.

Листування з проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірянь роботи служб діловодства, ЕК та архівних підрозділів організацій

5 р.

Листування про приймання-передавання документів на зберігання від організацій та фізичних осіб

5 р. ЕПК

5 р.

Журнал обліку повідомлень власником документів НАФ про намір здійснити їх відчуження та про набуття власником права власності на ці документи

Пост.

Журнали обліку паспортів архівних підрозділів організацій

3 р.1

1Після закінчення журналу

Журнал обліку семінарів, курсів, нарад з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб організацій, проведених архівною установою або до яких залучалися працівники архівної установи

3 р.1

1Після закінчення журналу

2. Експертиза цінності документів

Типові переліки документів із зазначенням строків їх зберігання:

а) за місцем розроблення та затвердження

Пост.

б) в інших архівних установах

До заміни новими

Галузеві переліки документів із зазначенням строків їх зберігання:

а) за місцем затвердження

Пост.

б) в інших архівних установах

До заміни новими

Проекти типових, галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання

3 р.1

1Після затвердження типових переліків

Документи (висновки, рецензії, листи) з підготовки типових, галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання:

а) за місцем складання та погодження

Пост.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Типові (примірні) номенклатури справ:

а) за місцем складання та затвердження (погодження)

Пост.

б) в інших архівних установах

До заміни новими

Протоколи засідань ЦЕПК (ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК)

а) за місцем складання

Пост.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Експертні висновки на описи справ, акти, інструкції з діловодства, номенклатури справ, положення про служби діловодства, положення про ЕК та архівні підрозділи

5 р. ЕПК

Витяги з протоколів засідань ЦЕПК (ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК):

а) за місцем складання

Доки не мине потреба

5 р.

б) в інших архівних установах

5 р ЕПК1

1Витяги з протоколів засідань ЦЕПК, що стосуються діяльності архівної установи, - постійно

Документи (копії наказів (розпоряджень), доповідні записки, заяви, акти) про проведення грошової оцінки документів НАФ

Пост.

Акти про повернення документів їх власнику

Пост.1

1Зберігаються у справі фонду

Акти про виявлення документів, що не стосуються архіву, фонду

Пост.1

1Зберігаються у справі фонду

Акти про вилучення документів з НАФ

Пост.1

1Зберігаються у справі фонду

Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, що складаються архівними установами

Пост.1

До ліквідації архівної установи1

1Зберігаються у справі фонду

Акти експертизи предметів та справ, які мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності

Пост.

Акти науково-технічного опрацювання аудіовізуальних документів

Пост.

Листування з організаціями з питань експертизи цінності документів

5 р. ЕПК

Листування з організаціями з питань розшуку невиявлених справ

5 р. ЕПК

Картотеки обліку описів справ і актів, схвалених і погоджених ЕПК (ЕК)

Пост.

Картотеки (журнали) обліку рішень ЕПК (ЕК)

Доки не мине потреба

Картотеки (журнали) документів, надісланих на розгляд ЕПК (ЕК)

3 р.1

1Після закінчення журналу

Журнали обліку надходжень аудіовізуальних, електронних документів на експертизу цінності

Пост.

Книги обліку видавання документів з проміжного сховища для науково-технічного опрацювання документів в архівній установі

3 р.1

1Після закінчення книги

Журнали обліку переліків документів із зазначенням строків зберігання

Доки не мине потреба

Журнали обліку описів справ, актів та інших документів, схвалених та погоджених ЕПК, схвалених ЕК

Пост.

3 р.1

1Після закінчення журналу

Журнали обліку (картотеки) погоджених інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, номенклатур справ організацій, положень про архівні підрозділи та ЕК організацій

3 р.1

1Після закінчення журналу

Журнали обліку консультацій, наданих працівникам організацій з питань архівної справи та діловодства

3 р.1

1Після закінчення журналу

3. Комплектування

Примірні списки категорій юридичних осіб, документи яких підлягають внесенню до НАФ, зміни та доповнення до них:

а) за місцем складання

Пост.

б) в інших архівних установах

До заміни новими

Список юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архівної установи (джерел комплектування), зміни та доповнення до нього

Пост.1

Пост.