Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді

ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

НАКАЗ

27.06.2006 № 68

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

24 липня 2006 р.

за № 860/12734

{Наказ втратив чинність на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 173 від 17.12.2013}

Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України

№ 100 від 26.09.2007}

{Додатково див. Постанову Окружного адміністративного суду міста Києва

№ 2a-2517/09/2670 від 02.10.2009}

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації України

№ 115 від 04.11.2009

№ 168 від 15.12.2011

№ 75 від 03.07.2012

№ 101 від 04.09.2012

№ 103 від 05.09.2012

№ 109 від 25.09.2012

№ 111 від 25.09.2012

№ 156 від 16.11.2012

№ 162 від 30.11.2012

№ 176 від 27.12.2012

№ 7 від 10.01.2013

№ 83 від 17.06.2013

№ 93 від 27.06.2013}

Відповідно до Закону України "Про судоустрій України", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 № 182 (із змінами), та у зв'язку з набранням чинності Цивільним процесуальним кодексом України та Кодексом адміністративного судочинства України, з метою удосконалення організації діловодства в місцевих загальних судах НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в місцевому загальному суді (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Букіна Л. Є.) довести наказ до відома начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - територіальні управління державної судової адміністрації), голів місцевих військових судів гарнізонів.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації організувати вивчення Інструкції його працівниками та довести до відома голів місцевих загальних (крім військових) судів.

5. Рекомендувати головам місцевих загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату судів.

6. Наказ Державної судової адміністрації України від 17.02.2005 № 20 "Про затвердження Тимчасової інструкції з діловодства в місцевому загальному суді", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 30.03.2005 за № 346/10626, уважати таким, що втратив чинність.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

Голова

І. Балаклицький

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Державної судової

адміністрації України

27.06.2006 № 68

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

24 липня 2006 р.

за № 860/12734

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в місцевому загальному суді

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних у містах, міських, міськрайонних судах (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

{Пункт 1.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

1.2. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

{Пункт 1.2 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

1.5. Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду. В окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.

1.6. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду.

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням державної судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.7. Працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт у двох примірниках, один з яких залишається у керівника апарату суду для відповідного реагування в установленому порядку, другий залишається у працівника, відповідального згідно накладеної резолюції за втрачений документ, та, у разі необхідності, приєднується до матеріалів справи (провадження, наряду, переведення), до якої мав бути долучений втрачений документ.

{Абзац перший пункту 1.7 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

{Абзац другий пункту 1.7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності керівником апарату суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.

{Абзац третій пункту 1.7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду повинен забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою, погодженою з головою суду, передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт. На кореспонденції, що передається іншому виконавцеві, головою суду (заступником голови суду) проставляється відповідна резолюція.

{Пункт 1.8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

1.9. Приймання громадян у суді здійснюється згідно з законодавством України про звернення громадян та відповідними Правилами внутрішнього розпорядку суду, які затверджуються наказом голови суду.

Ознайомлення з матеріалами судових справ здійснюється протягом усього робочого дня апарату суду.

Графік приймання громадян (крім осіб, зазначених у пункті 23.2 Інструкції) і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). На цьому ж стенді повинна бути вивішена інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, зразки заяв про видачу копій судових документів, про надання дозволу на побачення з особами, які тримаються під вартою і рахуються за судом, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, тощо).

{Абзац третій пункту 1.9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів, приймання громадян у суді здійснюється відповідним працівником апарату суду, який визначається наказом голови суду.

Особисте приймання громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду або його заступниками та керівником апарату суду.

{Абзац п'ятий пункту 1.9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

1.10. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог законодавства України.

{Пункт 1.10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

1.11. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55 (далі - Національний стандарт України).

1.12. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

1.13. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

{Пункт 1.13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

1.14. Внесення відомостей про облік судового збору здійснюється працівником апарату суду, на якого покладено відповідний обов'язок, шляхом заповнення даних в автоматизованій системі діловодства суду. Контроль за своєчасністю та достовірністю внесення даних здійснюється керівником апарату суду.

{Інструкцію доповнено пунктом 1.14 згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 75 від 03.07.2012}

2. Порядок приймання судових справ і кореспонденції. Основні вимоги до опрацювання (розгляду) документів, які не стосуються розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження)

{Назва розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

2.1. Усі судові справи (матеріали кримінального провадження) та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків. Уся кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, працівником апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання кореспонденції, реєструються та передаються керівництву суду для проставлення резолюцій.

{Абзац перший пункту 2.1 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Робота з електронною поштою визначається відповідною Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25 грудня 2007 р. № 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому цією Інструкцією, та зберігаються разом із документами, отриманими електронною поштою.

{Абзац другий пункту 2.1 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

2.2. Працівник апарату суду, на якого відповідною Посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

{Пункт 2.2 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

2.3. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

Приймання кореспонденції від особи здійснюється після пред'явлення нею документа, що посвідчує особу.

{Пункт 2.3 розділу 2 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

У разі подання документу від імені іншої особи, його прийняття працівником апарату суду здійснюється після перевірки повноважень особи, що звернулась з приводу подачі документа, на представництво особи, від імені якої такий документ подається.

{Пункт 2.3 розділу 2 доповнено абзацом третім згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Особливості порядку приймання позовних заяв, заяв в порядку окремого та наказного провадження, скарг, клопотань учасників кримінального провадження, інших первісних матеріалів, що подаються до суду для вирішення у процесуальному порядку, можуть визначатись відповідними наказами голови суду.

{Пункт 2.3 розділу 2 доповнено абзацом четвертим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Пункт 2.3 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ (матеріалів кримінального провадження) з відміткою про дату одержання їх судом:

{Абзац перший пункту 2.4 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

а) судові повістки, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки (повідомлення) про одержання копій скарг, судових повісток.

{Підпункт "б" пункту 2.4 розділу 2 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

2.5. Позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка приймання громадян невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.

{Пункт 2.5 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

2.7. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.8. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До облікової картки на вхідний документ в автоматизованій системі документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, дата передачі документа виконавцеві

{Пункт 2.8 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

2.9. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.10. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправлення адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.12. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3. Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів

{Назва розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.1. Після реєстрації усі судові справи (матеріалів кримінального провадження) та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ (матеріалів кримінального провадження) та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішення Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.

{Абзац перший пункту 3.1 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

У разі, коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування", то такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та відповідній обліково-статистичній картці до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

{Пункт 3.1 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі робиться позначка "ДСК".

{Пункт 3.1 доповнено абзацом третім згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

Якщо справа зареєстрована як така, що підлягає розгляду в порядку одного судочинства (провадження), а згодом розглянута в порядку іншого судочинства (провадження), заводиться нова обліково-статистична картка відповідно до категорії справи, за якою вона розглянута. Справі присвоюється новий індекс та номер. Попередньо заведена картка перекреслюється та робиться відмітка "помилково зареєстрована". Картка не вилучається, а зберігається у відповідній картотеці.

{Пункт 3.1 доповнено новим абзацом четвертим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

У разі автоматизованого ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

{Абзац п'ятий пункту 3.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

{Абзац сьомий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

{Абзац восьмий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

{Абзац дев'ятий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

{Абзац десятий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

{Абзац одинадцятий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

{Абзац дванадцятий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

{Абзац тринадцятий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

{Абзац чотирнадцятий пункту 3.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, автоматично зберігаються у робочій базі даних автоматизованої системи документообігу суду.

{Абзац п'ятнадцятий пункту 3.1 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, до якої з робочої бази переносяться обліково-статистичні картки та інші дані у справах, у яких закінчено провадження

{Абзац пункту 3.1 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 162 від 30.11.2012}

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи (матеріалів кримінального провадження), матеріалу в суді.

{Абзац пункту 3.1 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Вимоги щодо захисту даних інформаційної системи наводяться в технічному завданні на створення програмно-технологічного комплексу.

{Пункт 3.1 доповнено абзацом сімнадцятим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

3.2. Матеріали кримінального провадження та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках матеріалів кримінальних проваджень, які формуються на підставі внесеної до автоматизованої системи документообігу суду інформації.

{Пункт 3.2 у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.2.1. Обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності реєструються в обліково-статистичній картці на матеріали кримінального провадження (додаток 3) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінальних проваджень (додаток 4). До алфавітного покажчика матеріалів кримінальних проваджень вносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

{Абзац перший підпункту 3.2.1 пункту 3.1 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

На обвинувальний акт щодо декількох осіб обліково-статистична картка заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які після роздрукування скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи.

{Абзац другий підпункту 3.2.1 пункту 3.1 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Підпункт 3.2.1 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007; у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012}

3.2.2. {Абзац перший підпункту 3.2.2 пункту 3.2 розділу 3 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Абзац другий підпункту 3.2.2 пункту 3.2 розділу 3 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Заява про перегляд судових рішень, що набрали законної сили, за нововиявленими обставинами реєструється в обліково-статистичній картці про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами (додаток 5) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

{Абзац підпункту 3.2.2 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007; у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України № 176 від 27.12.2012}

3.2.3. Заява про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження реєструється в обліково-статистичній картці (додаток 6) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

{Підпункт 3.2.3 пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007; у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.2.4. Клопотання слідчого, прокурора та інших осіб, скарги на їх рішення, дії чи бездіяльність, реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 7) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

Заяви про відвід слідчого судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово, реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 7). Матеріали про розгляд заяви про відвід долучаються до матеріалів кримінального провадження, в якому заявлено відвід.

У разі необхідності у суді ведуться алфавітні покажчики матеріалів кримінального провадження (у томах) за відповідними категоріями.

{Підпункт 3.2.4 пункту 3.2 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 7 від 10.01.2013}

3.2.5. Клопотання (подання) про вирішення питання, пов'язаного із виконанням вироку реєструється в обліково-статистичній картці на кримінальне провадження в порядку виконання судових рішень (додаток 8) та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 9). В алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних провадженнях відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядаються клопотання (подання).

{Підпункт 3.2.5 пункту 3.2 у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.2.6. Запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні реєструється в обліково-статистичній картці на матеріали в порядку надання міжнародної правової допомоги (додаток 59) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

{Пункт 3.2 доповнено підпунктом 3.2.6 згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012; в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.3. Цивільні справи, позовні заяви, заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження у яких вироки скасовані в частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються в день надходження до суду у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ (додаток 10).

У разі скасування вироку суду в частині цивільного позову з призначенням матеріалів кримінального провадження до нового розгляду в порядку цивільного судочинства, матеріали цивільного позову вилучаються з матеріалів кримінального провадження з заміною їх на завірені копії, та реєструються у порядку, передбаченому абзацом першим пункту 3.3, про що зазначається в довідковому листі до матеріалів кримінального провадження.

{Пункт 3.3 розділу 3 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

У разі необхідності ці алфавітні покажчики ведуться за декількома томами залежно від виду цивільного провадження.

{Пункт 3.3 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.3.1. Заява про видачу судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (наказне провадження) (додаток 11), заява про скасування судового наказу реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про скасування судового наказу (додаток 12). Цивільна справа, позовна заява реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (позовне провадження) (додаток 13), заява про перегляд заочного рішення реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд заочного рішення (додаток 14), заява окремого провадження реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу (окреме провадження) (додаток 15) та у відповідному томі алфавітного покажчика цивільних справ.

В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі пред'явлення зустрічного позову вносяться записи до відповідної обліково-статистичної картки первісного позову.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина тощо).

Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд заочного рішення та про скасування судового наказу підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній.

3.3.2. Заява про забезпечення позову, доказів у цивільних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах (додаток 16) та в алфавітному покажчику цивільних справ. До алфавітного покажчика цивільних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів. У цьому журналі та алфавітному покажчику реєструються заяви, що надійшли до подання позовної заяви.

3.3.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, судового наказу в цивільній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали, судового наказу) в цивільних справах за нововиявленими обставинами (додаток 17) та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами облік і перереєстрація справи виконуються в загальному порядку.

{Підпункт 3.3.3 пункту 3.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

3.3.4. Клопотання про надання дозволу на примусове виконання рішення іноземного суду та клопотання про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню, реєструються в обліково-статистичній картці на справу про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні (додаток 18) та в алфавітному покажчику цивільних справ.

3.3.5. Заяви про відновлення втраченого судового провадження реєструються в обліково-статистичній картці на заяву про відновлення втраченого судового провадження (додаток 19).

3.3.6. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (додаток 20) і в алфавітному покажчику цивільних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних цивільних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.3.7. Скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби реєструються в журналі обліку скарг на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби (додаток 58).

{Пункт 3.3 доповнено підпунктом 3.3.7 згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

3.4. Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику адміністративних справ (додаток 21).

3.4.1. Адміністративна справа, позовна заява, подання про проведення позапланової перевірки, звернення органу внутрішніх справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки України про примусове видворення з України іноземця або особи без громадянства реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу (додаток 22) та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі об'єднання в одне провадження кількох вимог уноситься запис про дату об'єднання до відповідної обліково-статистичної картки.

{Підпункт 3.4.1 пункту 3.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

3.4.2. Заява про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах (додаток 23) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. До алфавітного покажчика адміністративних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів.

3.4.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 24) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.

{Підпункт 3.4.3 пункту 3.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007}

3.4.4. Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах (додаток 25) і в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.5. Матеріали про адміністративне правопорушення, а також подання щодо застосування конфіскації предметів реєструються в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення (додаток 26) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення (додаток 27). В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення, накладено адміністративне стягнення у вигляді штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші подання реєструються в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення (додаток 28) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.

3.6. Справа про направлення особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіка чи наркомана), на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу чи спеціалізованих лікувально-виховних закладів органів охорони здоров'я, дострокове припинення їх лікування чи продовження строку лікування тощо реєструється в обліково-статистичній картці на справу про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального чи лікувально-виховного закладу (додаток 29) та в алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів (додаток 30). В алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів відображається інформація про кожну особу, стосовно якої справа надійшла до суду.

Заяви лікаря-психіатра про проведення психіатричного огляду особи в примусовому порядку, про надання особі психіатричної амбулаторної допомоги без її усвідомленої згоди або без згоди її законного представника, про продовження надання такої допомоги в примусовому порядку, якщо вона необхідна понад шість місяців, заяви психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку, про продовження госпіталізації в примусовому порядку тощо не реєструються в такому порядку, оскільки це цивільні справи, що розглядаються в порядку окремого провадження.

3.7. Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.

3.8. Для реєстрації та обліку судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді встановлюється перелік індексів:

{Абзац перший пункту 3.8 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

"1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

{Абзац другий пункту 3.8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007; у редакції Наказів Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012, № 176 від 27.12.2012}

"1-о" - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

{Абзац третій пункту 3.8 у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

"1-вп" - заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

{Абзац четвертий пункту 3.8 у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012}

"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в"- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви;

"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;

"2-с" - заяви про скасування судового наказу;

"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

"1-кс" - клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування; заяви про відвід;

{Абзац шістнадцятий пункту 3.8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 100 від 26.09.2007; у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012}

"4-с" - скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

"1-в" - клопотання (подання), пов'язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні;

{Абзац вісімнадцятий пункту 3.8 у редакції Наказу Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012}

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (клопотання про скасування рішень третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу, клопотання про видачу виконавчих листів за рішенням третейського суду, заяви про видачу дублікатів виконавчих листів чи судових наказів);

{Абзац дев'ятнадцятий пункту 3.8 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;

"7" - справи про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального або лікувально-виховного закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіків і наркоманів);

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду чи судового наказу, що набрали законної сили, у цивільних справах.

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах;

"1-м" - запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні.

{Пункт 3.8 доповнено абзацом двадцять четвертим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 109 від 25.09.2012}

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

{Пункт 3.9 розділу 3 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.10. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри), через дріб номер справи за порядком у поточному році, через дріб рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства. Справи адміністративного судочинства позначаються літерою а, кримінального - к, про адміністративні правопорушення - п, цивільного - ц.

Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з клопотанням про застосування примусових заходів виховного характеру буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер та 1-н/212/316/12 - номер провадження.

Номери проставляються на обгортці судової справи або матеріалу.

{Пункт 3.10 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 103 від 05.09.2012}

3.10.1. Єдиний унікальний номер зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

{Підпункт 3.10.1 пункту 3.10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 103 від 05.09.2012}

3.10.2. Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року. Наприклад:

212/316/12-к/81/13.

{Підпункт 3.10.2 пункту 3.10 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 103 від 05.09.2012}

3.10.3. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи (матеріалів) всі пункти і графи, передбачені формами, написи в зазначених картках та журналах олівцем не допускаються.

{Абзац перший підпункту 3.10.3 пункту 3.10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною обліково-статистичною карткою, реєстраційним журналом.

{Підпункт 3.10.3 пункту 3.10 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.10.4. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ (матеріалів кримінальних проваджень) у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика). За кожним індексом повинна існувати одна картотека.

{Підпункт 3.10.4 пункту 3.10 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.10.5. На обліково-статистичних картках та обкладинках матеріалів кримінальних проваджень, за якими обвинувачені перебувають під вартою, ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.

{Підпункт 3.10.5 пункту 3.10 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.10.6. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого картотека формується починаючи з номера 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року.

{Підпункт 3.10.6 пункту 3.10 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012; в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 103 від 05.09.2012}

{Пункт 3.11 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

3.11. Судові справи (матеріали кримінальних проваджень), що надійшли з апеляційної чи касаційної інстанцій на новий судовий розгляд після скасування судового рішення, цивільні справи після скасування заочного рішення чи судового наказу, а також обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, що надійшли повторно від прокуратури, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу (матеріали кримінального провадження), у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалів кримінального провадження).

{Пункт 3.11 розділу 3 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.12. У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалів кримінального провадження). У новій судовій справі (матеріалах кримінального провадження) підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

{Пункт 3.12 розділу 3 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.13. У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну (один) їй (йому) присвоюється номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка (які) надійшла(и) до суду першою(ими) відповідно до постанови (ухвали) суду, уносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження) в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи (матеріали кримінального провадження) та відповідному алфавітному покажчику.

Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), матеріалам присвоюється новий номер, при цьому нові відповідні обліково-статистичні картки заповнюються тільки щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено. У попередніх обліково-статистичних картках зазначаються новий номер і причина перереєстрації матеріалів (щодо осіб, стосовно яких провадження у справі зупинено) та результати розгляду матеріалів кримінального провадження по суті (стосовно інших осіб).

{Пункт 3.13 розділу 3 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

3.14. Після реєстрації та визначення автоматизованою системою документообігу суду судді (запасного судді, слідчого судді) або колегії суддів для конкретного судового провадження, судові справи передаються суддям під підпис у контрольному журналі судових справ, переданих для розгляду судді (додаток 31). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

{Пункт 3.14 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Пункт 3.15 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

3.16. Судові доручення про провадження окремих процесуальних дій інших судів України, у тому числі іноземних, після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції, зазначаються в журналі обліку окремих судових доручень інших судів (додаток 32).

4. Реєстрація та облік звернень громадян

4.1. Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", реєструються в журналі вхідної кореспонденції за індексом першої літери прізвища заявника з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

4.2. Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, із змінами.

5. Формування судових справ (матеріалів кримінального провадження)

{Назва розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012, № 7 від 10.01.2013}

5.1. Судові справи (матеріали кримінального провадження) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом, що наведена у додатку 33.

{Пункт 5.1 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.2. На обкладинці судової справи (матеріалів кримінального провадження) вказуються:

{Абзац перший пункту 5.2 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

найменування суду;

найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи (матеріалів кримінального провадження) більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

{Абзац четвертий пункту 5.2 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

у матеріалах кримінального провадження, справі про адміністративне правопорушення - прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа (матеріали кримінального провадження), та норма закону відповідно до протоколу про адміністративне правопорушення, обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності;

{Абзац п'ятий пункту 5.2 розділу 5 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

у цивільній, адміністративній справі - прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника);

у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній, адміністративній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи (матеріалів кримінального провадження);

{Абзац восьмий пункту 5.2 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

дата надходження справи (матеріалів кримінального провадження) в суд.

{Абзац дев'ятий пункту 5.2 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

{Пункт 5.3 розділу 5 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Пункт 5.4 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

5.5. До матеріалів кримінального провадження, що надійшли до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

супровідний лист, з яким обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження надійшли до суду;

копії повідомлень учасників судового провадження про дату підготовчого судового засідання;

журнал підготовчого судового засідання;

клопотання учасників судового провадження, що надійшли у зв'язку з підготовчим судовим засіданням;

ухвала за результатами підготовчого судового засідання;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами підготовчого судового засідання;

документи, що надійшли до суду на виконання ухвали за результатами підготовчого судового засідання, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників судового провадження;

за вказівкою судді також інші документи, що стосуються матеріалів кримінального провадження;

розписки (повідомлення) про вручення повісток про виклик до суду.

Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані після перерви, підшиваються перед журналом судового засідання в хронологічному порядку.

{Пункт 5.5 розділу 5 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.6. Документи цивільної чи адміністративної справи підшиваються в міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо такі проводилися);

позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п'ятого цього пункту);

{Абзац шостий пункту 5.6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

супровідний лист про направлення копії ухвали про залишення позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;

позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);

документи, додані до позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

ухвала про відкриття провадження у справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки (повідомлення) про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

{Абзац чотирнадцятий пункту 5.6 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

інше листування (у хронологічному порядку).

5.6.1. Документи цивільної справи в порядку наказного провадження підшиваються у міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

заява про видачу судового наказу, яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту заяви заявником усунуто);

документи, додані до заяви про видачу судового наказу;

конверт, у якому надійшла заява про видачу судового наказу;

якщо заяву про видачу судового наказу було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення цієї заяви без руху та документи, надані заявником (крім підтверджувальних документів, а також заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзацу третього цього пункту);

розписка про отримання боржником копії судового наказу;

ухвала про скасування судового наказу (у разі надходження до суду заяви про скасування судового наказу);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.7. Документи справи, у якій позовну заяву (заяву) було залишено без руху і недоліки позивачем (заявником) не усунуто, підшиваються у міру надходження до суду чи формування у суді в такій послідовності:

копія позовної заяви;

{Пункт 5.7 розділу 5 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

ухвала про залишення позовної заяви (заяви) без руху;

конверт, у якому надійшла позовна заява (заява);

копія супровідного листа щодо надіслання ухвали про залишення позовної заяви (заяви) без руху позивачеві (заявнику);

інше листування з приводу залишення позовної заяви (заяви) без руху;

ухвала про повернення позовної заяви (заяви) як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист щодо надіслання позивачеві (заявнику) ухвали про повернення позовної заяви (заяви);

супровідний лист щодо повернення позовної заяви (заяви) позивачеві (заявнику);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.8. У разі відмови у відкритті провадження у справі документи справи підшиваються в такій послідовності:

{Абзац перший пункту 5.8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

копія позовної заяви;

{Пункт 5.8 розділу 5 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

ухвала про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви) та повернення позивачеві (заявникові) позовної заяви (заяви);

конверт, у якому надійшла позовна заява (заяви);

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві (заявникові) ухвали про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви) разом з позовною заявою (заявою) та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

{Підпункт 5.8.1 пункту 5.8 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

5.9. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

5.10. Документи, що підшиваються до судової справи (матеріалів кримінального провадження), мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правому нижньому куті підпису особи, яка здійснила відправлення.

{Пункт 5.10 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.11. Усі аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором;

аркуші справи (матеріалів кримінального провадження), розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому куті;

якщо до справи (матеріалів кримінального провадження) долучений конверт з документами, то на ньому вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі (додаток 34);

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі, а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису.

{Пункт 5.11 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.12. У кожній судовій справі (матеріалах кримінального провадження) складається опис документів у справі (матеріалах кримінального провадження). У справі (матеріалах кримінального провадження), що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

{Пункт 5.12 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.13. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі (матеріалах кримінального провадження), у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі (матеріалах кримінального провадження) тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу (матеріали кримінального провадження), із зазначенням біля підпису свого прізвища.

{Пункт 5.13 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.14. На третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії (вручення повісток, копій обвинувального акту, розпоряджень про виклик присяжних, вироку, рішення, витребування документів, звернення до виконання судових рішень, заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження (матеріали кримінального провадження), карток обліку сум шкоди, завданої злочином, тощо).

{Пункт 5.14 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.15. У процесі подальшого надходження документів справа (матеріали кримінального провадження) продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

{Пункт 5.15 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.16. Справи (матеріали кримінального провадження) з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том справи (матеріалів кримінального провадження) оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

{Пункт 5.16 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.17. Усі матеріали підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження) нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою.

Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

{Пункт 5.17 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.18. При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та точне місцезнаходження документа або судової справи (матеріалів кримінального провадження), матеріалів.

{Пункт 5.18 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

5.19. Нерозглянуті по суті судові справи (матеріали кримінального провадження) зберігаються у сейфі головуючого судді.

{Пункт 5.19 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

6. Оформлення матеріалів кримінального провадження у стадії підготовчого провадження

{Назва розділу 6 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Пункт 6.1 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.2. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження подальшого руху та забезпечення судового розгляду матеріалів кримінального провадження.

{Пункт 6.2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012, № 176 від 27.12.2012}

6.3. Секретарем судового засідання, відповідно до Кримінального процесуального кодексу України (далі - КПК України), надсилаються судові повістки про виклики та повідомлення учасникам кримінального провадження.

Особа, що перебуває під вартою, викликається через адміністрацію місця ув'язнення.

{Пункт 6.3 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Пункт 6.4 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Пункт 6.5 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.5.1. На поштовій кореспонденції, де міститься повістка про виклик або судове повідомлення, проставляються відповідні відмітки зі штампом суду "Повістка про виклик" або "Судове повідомлення".

У випадках, встановлених КПК України, повістка про виклик також може бути надіслана електронною поштою чи факсимільним зв'язком, здійснено виклик по телефону або телеграмою, зміст якої повинен відповідати вимогам, встановлених КПК України (додаток 35).

Якщо обвинувачений є призовником, повідомлення про розгляд кримінального провадження додатково надсилається до відповідного військового комісаріату.

{Підпункт 6.5.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007; у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.5.2. Особі, щодо якої застосовані засоби безпеки, надсилається повістка про виклик виключно через керівника органу досудового розслідування або прокурора, який прийняв рішення про використання таких засобів, з дотриманням установлених вимог щодо забезпечення захисту інформації.

{Підпункт 6.5.2 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.5.3. Повістка про виклик особи, яка проживає за кордоном, вручається згідно з міжнародним договором про правову допомогу, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, а за відсутності такого - за допомогою дипломатичного (консульського) представництва.

{Підпункт 6.5.3 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Підпункт 6.5.4 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Підпункт 6.5.5 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.5.6. Усі документи, що надсилаються, повинні бути викладені чітко і зрозуміло, акуратно оформлені, скріплені в необхідних випадках печаткою суду.

Копії всіх повідомлень, супровідних листів із зазначенням на них дати та вихідного номера, а також підтвердженням отримання особою повісток про виклик або ознайомлення з її змістом, підшиваються до провадження в хронологічному порядку або зберігаються при ньому (відеозапис).

{Абзац другий підпункту 6.5.6 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.5.7. У разі, коли надіслана повістка повернулася до суду з відміткою про невручення адресату, невідкладно доповідається судді.

{Підпункт 6.5.7 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Підпункт 6.5.8 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.5.9. Повідомлення, повістки про виклик та інші виклики і документи надсилаються з розрахунком можливості їх одержання адресатами не пізніше строків, установлених КПК України, та повернення в суд відповідних підтверджень про їх отримання.

{Підпункт 6.5.9 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012, № 176 від 27.12.2012}

6.5.10. За вказівками судді виконуються й інші дії з підготовки до судового розгляду та оформлення матеріалів кримінального провадження.

{Підпункт 6.5.10 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

6.5.11. У разі якщо обвинувачений ухилився від суду та оголошено його розшук або захворів на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та судом постановлено відповідну ухвалу:

надсилається слідчому та/або прокурору копія ухвали про зупинення провадження у справі для організації розшуку обвинуваченого (якщо провадження в справі зупинено до розшуку обвинуваченого);

надсилається учасникам судового провадження повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

{Абзац третій підпункту 6.5.11 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Підпункт 6.5.11 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.5.12. У разі прийняття рішення про звернення з поданням до суду апеляційної інстанції для вирішення питання про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого інформуються сторони та інші учасники кримінального провадження. Якщо підсудний тримається під вартою, адміністрації місця ув'язнення надсилається скріплене печаткою суду (за підписом судді) повідомлення про перерахування обвинуваченого за відповідним судом апеляційної інстанції.

{Підпункт 6.5.12 у редакції Наказів Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012, № 176 від 27.12.2012}

6.5.13. У разі прийняття судом рішення про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору справа надсилається прокурору після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги на таку ухвалу. Про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору повідомляються учасники кримінального провадження.

{Абзац перший підпункту 6.5.13 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, вилучаються, обробляються та надсилаються за належністю.

{Абзац другий підпункту 6.5.13 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012, № 176 від 27.12.2012}

У разі подання апеляційної скарги на ухвалу про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору матеріали кримінального провадження надсилається в апеляційний суд, про що також інформуються учасники кримінального провадження.

{Абзац третій підпункту 6.5.13 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012; із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

У всіх випадках надіслання матеріалів кримінального провадження заповнюються відповідні розділи обліково-статистичних карток.

{Абзац четвертий підпункту 6.5.13 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Підпункт 6.5.14 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

6.5.15. Ухвала суду про закриття кримінального провадження, після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги, звертається до виконання за правилами, зазначеними в розділі 16 Інструкції (відповідним органам (особам) надсилаються повідомлення про виконання та додається копія ухвали суду про закриття кримінального провадження).

Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, вилучаються, обробляються та надсилаються за належністю.

{Абзац другий підпункту 6.5.15 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Підпункт 6.5.15 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Підпункт 6.5.16 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Підпункт 6.5.17 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Пункт 6.6 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

{Пункт 6.7 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012}

61. Повідомлення про права та обов'язки осіб, що беруть участь у судовому розгляді під час кримінального провадження

61.1. Судовий розпорядник, а в разі його відсутності - секретар судового засідання роздає особам (потерпілому, його представнику та законному представнику, обвинуваченому, законному представнику обвинуваченого, захиснику, свідку, цивільному позивачу, представнику цивільного позивача та законному представнику цивільного позивача, цивільному відповідачу, представнику цивільного відповідача, перекладачу, експерту, спеціалісту), які беруть участь у судовому розгляді, пам'ятку про їхні права та обов'язки, передбачені КПК України (додатки 351 - 3513).

{Пункт 61.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

{Інструкцію доповнено розділом 61 згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 156 від 16.11.2012}

7. Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху

7.1. Позовні заяви, заяви про перегляд заочного рішення, заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження, залишені в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

7.2. Позивачу (заявнику) не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення позовної заяви (заяви) без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з позовною заявою (заявою) та ухвалою).

{Пункт 7.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

7.3. Позовна заява (заява) з ухвалою про залишення позовної заяви (заяви) без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від позивача (заявника) додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення позовної заяви (заяви) без руху терміну.

Про рух позовної заяви (заяви) робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

7.4. У разі усунення позивачем (заявником) недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви (заяви) без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви (заяви) вважається день першого її подання до суду.

7.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення позовної заяви (заяви) її копія не пізніше другого дня надсилається позивачу (заявнику) рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання.

Позовна заява (заява) з оригіналами ухвал про залишення позовної заяви (заяви) без руху і про повернення позовної заяви (заяви) та копіями супровідних листів в обкладинці повертаються до справи "Матеріали, залишені без руху" згідно з номенклатурою справ суду для збереження протягом строку апеляційного оскарження ухвали про повернення позовної заяви (заяви), про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

{Пункт 7.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

7.6. У разі надходження апеляції на ухвалу про повернення позовної заяви (заяви) вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається до апеляційного суду для вирішення питання про її прийняття, про що робиться відмітка в обліково-статистичній картці.

7.7. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення позовної заяви (заяви) не надійшла, не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого позивачу (заявнику) для апеляційного оскарження ухвали про залишення позовної заяви (заяви) без руху, позовна заява (заява) разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання позивачу (заявнику). Оригінали ухвал про залишення позовної заяви (заяви) без руху, про повернення позовної заяви (заяви) з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал, про повернення позовної заяви (заяви) підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви (заяви). Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

{Пункт 7.7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

8. Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху

8.1. Позовні заяви, залишені в передбачених Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Адміністративні позови, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

8.2. Позивачу не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення позовної заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з позовною заявою та ухвалою).

{Пункт 8.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

8.3. Позовна заява з ухвалою про залишення позовної заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від позивача додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення позовної заяви без руху терміну.

Про рух позовної заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

8.4. У разі усунення позивачем недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви вважається день першого її подання до суду.

8.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення позовної заяви її копія не пізніш як другого дня надсилається позивачу рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання.

Позовна заява з оригіналами ухвал про залишення позовної заяви без руху і про повернення позовної заяви та копіями супровідних листів в обкладинці повертається до справи "Адміністративні позови, залишені без руху" згідно з номенклатурою справ суду для збереження протягом строку апеляційного оскарження ухвали про повернення позовної заяви, про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

{Пункт 8.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

8.6. У разі надходження апеляції на ухвалу про повернення позовної заяви вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається для оформлення справи та надіслання до апеляційного суду згідно з вимогами Кодексу адміністративного судочинства України, про що робиться відмітка в обліково-статистичній картці.

8.7. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення позовної заяви не надійшла, не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого позивачу для апеляційного оскарження ухвали про залишення позовної заяви без руху, позовна заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про її одержання позивачу. Оригінали ухвал про залишення позовної заяви без руху, про повернення позовної заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал, про повернення позовної заяви підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

{Пункт 8.7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

9. Робота з позовними заявами, заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими позивачеві (заявникові) відмовлено

{Назва розділу 9 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

9.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання позивачеві (заявникові) разом з позовною заявою (заявою) та всіма доданими до неї документами.

{Пункт 9.1 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007, № 176 від 27.12.2012}

9.2. Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі з копією позовної заяви (заяви) та копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали підшивається в обкладинку і зберігається в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви (заяви). Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

{Пункт 9.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

9.3. У разі надходження апеляційних скарг на зазначену в пункті 9.1 Інструкції ухвалу справа оформляється апаратом суду для надіслання в апеляційний суд.

10. Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі за якими позивачеві відмовлено

{Назва розділу 10 у редакції Наказу Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

10.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його одержання позивачеві разом з позовною заявою та всіма доданими до неї документами.

{Пункт 10.1 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007, № 176 від 27.12.2012}

10.2. Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження в адміністративній справі з копією адміністративного позову, копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

{Пункт 10.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

10.3. У разі надходження апеляційних скарг на зазначену в пункті 10.1 Інструкції ухвалу справа оформляється апаратом суду для надіслання в апеляційний суд.

11. Оформлення цивільних справ після закінчення підготовки справи до судового розгляду

11.1. Після закінчення підготовки справи до судового розгляду і призначення справи до розгляду особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються поштою рекомендованим листом з повідомленням судові повістки про виклик до суду з копіями ухвал про відкриття провадження і призначення справи до попереднього розгляду. Для забезпечення розгляду судових справ секретар судового засідання здійснює виклики та повідомлення відповідно до процесуального законодавства і вимог Інструкції та слідкує за поверненням до суду підтверджень про їх отримання (додаток 36). Відповідачеві надсилаються також копії позовної заяви та доданих до неї документів, про що зазначається в судовій повістці; крім того, зазначається про право подати письмове заперечення проти позову.

{Абзац перший пункту 11.1 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної судової адміністрації України № 109 від 25.09.2012, № 176 від 27.12.2012}

Порядок здійснення виклику до суду через друковані засоби масової інформації, відповідно до статті 39 Кодексу адміністративного судочинства України та статті 74 ЦПК України, врегульовано постановою Кабінету Міністрів України від 25 січня 2006 року № 52 "Про порядок визначення друкованого засобу масової інформації, у якому розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб, свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме". Перелік друкованих засобів масової інформації місцевої сфери розповсюдження, у яких розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб і свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме, щороку затверджується відповідним розпорядженням Кабінету Міністрів України.

{Абзац другий пункту 11.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

11.2. У разі надходження зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні вимоги щодо предмета спору у справі, позовна заява реєструється відповідно до вимог розділу 3 Інструкції. Про прийняття зустрічного позову сповіщаються особи, які беруть участь у справі.

11.3. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

12. Оформлення адміністративних справ після закінчення підготовки справи до судового розгляду

12.1. Після закінчення підготовки справи до судового розгляду і призначення справи до розгляду особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються повістки про виклик до суду. Відповідачеві надсилаються також копії позовної заяви та доданих до неї документів, про що зазначається в судовій повістці; крім того, зазначається про право подати письмове заперечення проти позову.

{Пункт 12.2 виключено на підставі Наказу Державної судової адміністрації України № 100 від 26.09.2007}

12.3. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Кодексом адміністративного судочинства України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

13. Дії секретаря судового засідання під час розгляду справ (судового провадження)

{Назва розділу 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

13.1. Безпосередньо перед початком судового провадження, розглядом цивільної чи адміністративної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу (провадження) та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення судових викликів, повідомлень, судових повісток та інших матеріалів, про що доповідається судді.

{Пункт 13.1 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}

13.2. Після розгляду справи, матеріалів кримінального провадження, або відкладення їх на інший час, на прохання осіб, які викликані до суду та приймали участь у судовому засіданні, на судовій повістці чи судовому повідомленні відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

{Пункт 13.2 в редакції Наказу Державної судової адміністрації № 176 від 27.12.2012}