Про затвердження Переліку видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання

Тип: Наказ

№ 1115/5

Дата: 11 липня 2014 р.

Статус: Втратив чинність

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

11.07.2014 № 1115/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

14 липня 2014 р.

за № 811/25588

{Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції № 400/5 від 13.02.2024}

Про затвердження Переліку видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання

Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ємельянову І.І.

Міністр

Павло Петренко

ПОГОДЖЕНО:

Перший заступник Голови

Державної архівної служби України

Тимчасово виконуючий обов'язки

Голови Державної пенітенціарної служби України

В.М. Воронін

В.І. Ошовський

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

11.07.2014 № 1115/5

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

14 липня 2014 р.

за № 811/25588

ПЕРЕЛІК

видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання

I. Загальні положення

1. Цей Перелік визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються під час діяльності Державної пенітенціарної служби України, її територіальних органів, кримінально-виконавчої інспекції, установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, воєнізованих формувань, навчальних закладів, закладів охорони здоров'я, підприємств установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи і установи, що належать до сфери управління ДПтС України).

Строки зберігання документів, визначених цим Переліком, є обов'язковими для апарату ДПтС України, а також органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України.

2. Цей Перелік не містить типової управлінської документації, строки зберігання якої визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).

3. Цей Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатур справ, розроблення схем класифікації документів, а також під час роботи експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) галузевого державного архіву ДПтС України, експертних комісій органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України (далі - ЕК).

У разі визначення строків зберігання справ у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний Перелік, наприклад:

Постійно, ст. 16-а ТП (відмітка «ТП» означає, що строки зберігання визначено на підставі переліку типових документів);

3 р., ст. 99 ГП (відмітка «ГП» означає, що строки зберігання визначено на підставі галузевого переліку).

4. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕК.

Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

5. Цей Перелік встановлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, плівковий, електронний).

II. Структура Переліку і порядок йогo застосування

1. Цей Перелік побудований за функціональною ознакою і включає 8 розділів, які відображають лише специфічні напрями діяльності ДПтС України, органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України.

2. Документи в розділах цього Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів і питань, що в них відображаються, та в логічній послідовності.

3. Статтям у цьому Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). У цьому Переліку наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін «документи», а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених до статті.

4. Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за трьома групами установ, у діяльності яких створюються специфічні документи (графи 3-5).

У графах 3, 4 визначено строки зберігання документів, що створюються у процесі діяльності ДПтС України (перша група), територіальних органів та навчальних закладів ДПтС України (друга група), у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ).

У графі 5 - в установах виконання покарань, закладах охорони здоров'я, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління ДПтС України, у діяльності яких не створюються документи НАФ (третя група).

5. Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

6. Строк зберігання «До ліквідації установи» означає, що документи безстроково зберігаються в ДПтС України, органах і установах, що належать до сфери управління ДПтС України, а у разі ліквідації цих органів і установ документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються в упорядкованому стані для подальшого зберігання у порядку, визначеному законодавством.

7. Позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій - джерел формування НАФ приймає ЕПК.

8. Відмітка «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається структурними підрозділами ДПтС України, органами і установами, що належать до сфери управління ДПтС України, але не може бути меншим одного року.

9. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2013 році, починається з 01 січня 2014 року.

10. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 6), уточнюють строки зберігання документів.

У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від зазначених у графах 3-5 цього Переліку. Примітки «Після заміни новими», «Після проведення ревізії», «Після закінчення книги», «Після звільнення засудженого» тощо вказують, що обчислення строку зберігання здійснюється з настанням певної події.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

11. При визначенні строків зберігання документів слід керуватися відповідною статтею в цьому Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

12. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

13. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності документів та застосуванням Переліку здійснюють ДПтС України та Державна архівна служба України.

ІІІ. Список скорочень

ГДА

галузевий державний архів;

ВЛК

військово-лікарська комісія;

ДІЗО

дисциплінарний ізолятор;

ДКВС

Державна кримінально-виконавча служба;

ДПК

дільниця посиленого контролю;

ДПтС України

Державна пенітенціарна служба України;

ЕК

експертна комісія;

ЕПК

експертно-перевірна комісія;

ІТЗО

інженерно-технічні засоби охорони;

КВІ

кримінально-виконавча інспекція;

КПП

контрольно-пропускний пункт;

МНСІ

матеріальні носії секретної інформації;

НАФ

Національний архівний фонд;

ПКТ (ОК)

приміщення камерного типу (одиночна камера);

Пост.

постійно;

р.

рік;

СІЗО

слідчий ізолятор;

СМРБ

сектор максимального рівня безпеки;

ТЗІ

технічний захист інформації;

УВП

установа виконання покарань;

УДЗ

умовно-дострокове звільнення;

ЧПНУ

черговий помічник начальника установи.

IV. Перелік

Номер статті з/п

Види документів

Строк зберігання документів

Примітка

в органах і установах, у діяльності яких створюються документи НАФ

в УВП, СІЗО, закладах охорони здоров'я, на підприємствах, в установах і організаціях, створених для забезпечення виконання завдань ДКВС України, у діяльності яких не створюються документи НАФ

в апараті ДПтС України

у територіальних органах та навчальних закладах ДПтС України

1. Організація охорони, нагляду і безпеки, режиму та контролю за виконанням судових рішень

Документи (довідки, рапорти, зведення) щодо використання міжрегіональних воєнізованих формувань для дій у надзвичайних ситуаціях

10 р.1

10 р.2

1У разі обтяжуючих обставин - пост.

2У разі обтяжуючих обставин - до ліквідації установи

Документи (доповідні записки, звіти, довідки, рапорти, листи тощо) про проведення заходів стосовно охорони, нагляду та безпеки в УВП та СІЗО

5 р. ЕПК

5 р.

Документи (плани, графіки, довідки, відомості) тактико-спеціальних, штабних навчань з особовим складом міжрегіональних воєнізованих формувань

5 р.

Документи, що стосуються нагляду за засудженими в УВП та ув'язненими (СІЗО):

а) річний план нагляду за засудженими;

3 р.

б) план охорони УВП (СІЗО);

До ліквідації установи

в) табелі постів:

для здійснення нагляду за засудженими;

3 р.

зовнішньої, внутрішньої охорони СІЗО та корпусних відділень;

До ліквідації установи

г) план проведення загального обшуку;

3 р.

ґ) план покамерного розміщення (СІЗО);

3 р.

д) графік проведення обшуків

1 р.

Документи (довідки, звіти, відомості тощо) щодо впровадження експлуатаційного обслуговування ІТЗО

3 р.

Документи чергової частини УВП:

а) схема території житлової та виробничої зон із зазначеними на ній спорудами;

До ліквідації установи

1Після звільнення засудженого

б) внутрішній розпорядок дня;

Доки не мине потреба

в) контрольна картка на засудженого;

1 р.1

г) альбоми з фотокартками та установчими даними засуджених, які схильні до скоєння втеч, нападу на працівників УВП та захоплення заручників

3 р.

Документи (листи, роздавально-здавальні відомості, норми витрат тощо) щодо проведення навчальних стрільб

3 р.

Документи (протоколи, акти тощо) про прийняття в експлуатацію ІТЗО

До закінчення експлуатації

Документи (довідки, висновки, книги обліку тощо) щодо розслідувань надзвичайних подій, злочинів в УВП і СІЗО

10 р.

Технічні плани та технічні характеристики телефонних та радіомереж:

а) за місцем підготовки;

10 р.

б) надіслані до відома

Доки не мине потреба

Листування з питань впровадження та експлуатаційного обслуговування ІТЗО

3 р.

Листування про організацію діяльності міжрегіональних воєнізованих формувань

10 р.

ЕПК

10 р.

Листування щодо виділення (присвоєння) радіочастот

5 р.

Постанови, які передбачені Правилами внутрішнього розпорядку УВП та СІЗО:

а) про накладення дисциплінарного стягнення засудженому (ув'язненому);