Про затвердження Правил застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України

Тип: Постанова

№ 130

Дата: 27 листопада 2018 р.

Статус: Чинний

ПРАВЛІННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО БАНКУ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

27.11.2018 № 130

Про затвердження Правил застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України

{Із змінами, внесеними згідно з Постановами Національного банку

№ 80 від 20.06.2019

№ 97 від 08.07.2020

№ 157 від 29.12.2021

№ 245 від 20.12.2022

№ 22 від 03.03.2026}

Відповідно до статей 7, 15, 56 Закону України “Про Національний банк України”, Законів України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про систему гарантування вкладів фізичних осіб”, а також з метою систематизації та зберігання документів, організації архівної справи та роботи з документами в банківській системі Правління Національного банку України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Правила застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, що додаються.

2. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України Борисенка Р.М.

3. Постанова набирає чинності з 01 січня 2019 року.

Голова

Я.В. Смолій

ПОГОДЖЕНО:

Голова Національної комісії

з цінних паперів та фондового ринку

Т.З. Хромаєв

ЗАТВЕРДЖЕНО

Постанова Правління

Національного банку України

27.11.2018 № 130

ПРАВИЛА

застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України

1. Ці Правила розроблено відповідно до Законів України “Про Національний банк України”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про систему гарантування вкладів фізичних осіб”, "Про платіжні послуги", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (зі змінами), Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами) (далі - Перелік типових документів), та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (зі змінами).

{Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Постановами Національного банку № 245 від 20.12.2022, № 22 від 03.03.2026}

2. Ці Правила визначають:

1) організацію якісного поповнення Національного архівного фонду (далі - НАФ) і використовуються під час формування справ, підготовки номенклатури справ, розроблення схем систематизації документів, а також роботи комісій Національного банку України та банків України з проведення експертизи цінності документів (далі - експертні комісії);

2) види документів, що створюються під час діяльності Національного банку України (далі - Національний банк) та банків України (далі - банки);

3) строки зберігання документів незалежно від виду носія, на якому вони складені (паперовий, електронний).

3. Види документів, порядковий номер рядка, порядковий номер статті, строки архівного зберігання документів, пояснення до строків зберігання документів зазначено в Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку та банків із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік), що є додатком до цих Правил.

Перелік не містить конкретних заголовків документів, а лише визначає їх види. Перелік використовується Національним банком та банками під час визначення строків зберігання документів, їх відбору на тимчасове (до 10 років уключно), тривале (понад 10 років) та постійне зберігання або для знищення.

До Переліку включено також окремі види типових документів, визначені Переліком типових документів.

У Переліку рядки мають наскрізну порядкову нумерацію (колонка 1), статтям присвоєно єдину наскрізну нумерацію (колонка 2) та наведено узагальнені назви видів документів (колонка 3). У разі об'єднання в одній статті різних документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін “документи”, а в дужках розкриваються назви основних документів, уключених до статті.

4. Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою з урахуванням процесного підходу, він включає 50 глав та ХІІІ розділів.

5. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за трьома групами:

1) у Національному банку (колонка 4);

2) у банках, у діяльності яких створюються документи НАФ (колонка 5);

3) у банках та їх відокремлених підрозділах (філіях, відділеннях, представництвах), у діяльності яких не створюються документи НАФ (колонка 6).

Національний банк та банки під час визначення строків зберігання документів повинні враховувати всі пояснення до статей Переліку (колонка 7).

6. Строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними і не підлягають скороченню. Строки тимчасового зберігання окремих видів документів у разі необхідності можуть бути продовжені за рішенням експертних комісій або експертно-перевірних комісій державних архівних установ (далі - ЕПК).

Позначка “ЕПК” поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів приймають ЕПК.

Строки зберігання документів у філіях, представництвах та відділеннях банків застосовуються такі самі як у банках.

Строк зберігання “Доки не мине потреба” означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається Національним банком або банками, але не може бути меншим одного року.

Строк зберігання “Постійно” означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

Строк зберігання “До ліквідації банку” означає, що документи безстроково зберігаються в банку, а в разі його ліквідації ці документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються на архівне зберігання відповідно до законодавства України та нормативно-правових актів Національного банку.

У разі визначення строків зберігання справ у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний перелік, наприклад:

Постійно, ст. 37-а ТП (відмітка “ТП” означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку типових документів);

3 р., ст. 203 П (відмітка “П” означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку).

{Пункт 6 в редакції Постанови Національного банку № 80 від 20.06.2019}

7. Визначення Національним банком та банками строків зберігання документів, які не зазначені в Переліку, здійснюється відповідно до Переліку типових документів.

8. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. Якщо немає оригіналів, то приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

9. Експертиза цінності документів у Національному банку та банках здійснюється згідно із законодавством України.

Забороняється здійснювати знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності.

10. Документи банку підлягають повторній експертизі цінності в разі ліквідації банку і залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян, передаються на архівне зберігання відповідно до законодавства України та нормативно-правових актів Національного банку.

11. Під час визначення строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку або Переліку типових документів і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

12. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2016 році, починається з 01 січня 2017 року).

13. Банки, у діяльності яких утворюються документи НАФ, передають документи НАФ на постійне зберігання до Галузевого державного архіву Національного банку України відповідно до законодавства України.

{Пункт 13 із змінами, внесеними згідно з Постановою Національного банку № 22 від 03.03.2026}

14. Віднесення банків до джерел формування НАФ здійснює Галузевий державний архів Національного банку України на підставі експертизи цінності їх документів.

{Пункт 14 в редакції Постанови Національного банку № 80 від 20.06.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою Національного банку № 22 від 03.03.2026}

15. Контроль за правильністю застосування Переліку здійснюють Національний банк, Державна архівна служба України та уповноважені нею державні архівні установи.

{Правила доповнено новим пунктом згідно з Постановою Національного банку № 80 від 20.06.2019}

Директор Департаменту

забезпечення діяльності

Національного банку України

Я.В. Ільніцький

ПОГОДЖЕНО:

Заступник Голови Національного банку України

Р.М. Борисенко

Додаток

до Правил застосування

переліку документів, що утворюються

в діяльності Національного банку України

та банків України

(у редакції постанови Правління

Національного банку України

20.06.2019 № 80)

(пункт 3)

ПЕРЕЛІК

документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання

Зміст

рядок

Розділ I. Організація системи управління

Розпорядча діяльність

Організаційні основи управління

Контроль за діяльністю

Забезпечення охорони державної таємниці

Розділ II. Економічне прогнозування, планування та бюджетування

Грошово-кредитна політика та економічне прогнозування

Фінансова діяльність, планування та бюджетування

Розділ III. Готівково-грошовий обіг

Регулювання готівково-грошового обігу, емісійно-касове обслуговування та перевезення цінностей

Організація виготовлення пам'ятних, інвестиційних монет, сувенірної та супутньої продукці

Розділ IV. Операційна діяльність

Юридичні справи контрагентів (клієнтів/партнерів/агентів/фінансових установ)

10.

Облік/реєстрація банківських операцій

11.

Операції з цінними паперами та борговими зобов'язаннями

12.

Депозитарна діяльність

13.

Касові операції

14.

Електронні платіжні засоби

15.

Операції з дорогоцінними металами та камінням

16.

Інкасація і перевезення цінностей

Розділ V. Зовнішньоекономічні відносини, міжнародне валютне регулювання

17.

Міжнародні банківські зв'язки

18.

Міжнародні розрахунки, кореспондентські відносини

Розділ VI. Банківський нагляд

19.

Регулювання діяльності банків

20.

Реєстрація, реорганізація і ліцензування діяльності банків України

21.

Валютне регулювання

22.

Інспектування банків, виїзні перевірки

Розділ VII. Бухгалтерський облік, звітність і оподаткування

23.

Фінансова звітність

24.

Бухгалтерський облік та ведення рахунку

25.

Розрахунки з персоналом

26.

Статистична звітність та управлінський облік

Розділ VIII. Інформаційні технології

27.

Програмне та технічне забезпечення

28.

Комунікаційні мережі та телефонія

Розділ IX. Платіжні системи та перекази

Розділ X. Безпека

Розділ XI. Господарська діяльність

Таблиця

№

з/п

№

статті

Види документів

Строки зберігання документів

Пояснення

у Національному банку

у банках

у діяльності яких створюються документи НАФ

у діяльності яких не створюються документи НАФ

I. Організація системи управління

1. Розпорядча діяльність

Постанови та рішення Правління Національного банку

Постійно

Протоколи засідань Правління Національного банку та документи (презентаційні матеріали, доповідні записки) до них

Постійно

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи засідань Ради Національного банку

Постійно

Протоколи засідань комітетів Національного банку, комітетів банків України

Постійно

До ліквідації банку

Протоколи засідань аудиторського комітету Ради Національного банку

Постійно

Постанови/протоколи/рішення правління, ради директорів, колегіальних органів банку та документи до них (доповідні записки, довідки)

Постійно

До ліквідації банку

Розпорядження з фінансових питань про операції з:

7-а

національною валютою/банківськими металами

10 р.

5 р.

7-б

іноземною валютою/монетарним золотом

10 р.

5 р.

Розпорядження Національного банку з фінансових питань про купівлю валюти/монетарного золота за рахунок емісійних коштів для формування золотовалютного резерву

10 р.

Розпорядження Національного банку з фінансових питань про здійснення операцій з купівлі-продажу цінних паперів на фондовому ринку та відомості до них

10 р.

Протоколи засідань постійно діючих колегіальних органів (рад, комісій)

Постійно

До ліквідації банку

Доручення керівництва Національного банку та банків України

10 р.

Документи (аналітичні записки, довідки, таблиці) щодо підготовки проекту Основних засад грошово-кредитної політики

5 р.

Основні засади грошово-кредитної політики

Постійно

Накази, розпорядження Національного банку та банків України:

14-а

з основної діяльності

Постійно

До ліквідації банку

Надіслані до відома - доки не мине потреба

14-б

з кадрових питань (особового складу) про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, надання та скасування доступу до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці; соціальні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, у зв'язку з усиновленням дитини; відпустки без збереження заробітної плати; довгострокові (понад 60 днів), відрядження за кордон та довгострокові (понад 30 днів) у межах України; відрядження для працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, у тому числі щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій

75 р.

14-в

з кадрових питань (особового складу) про відрядження в межах України та за кордон; стягнення; навчання (підвищення кваліфікації; стажування); надання щорічних основних та додаткових відпусток, відпусток у зв'язку з навчанням, творчих відпусток

5 р.

14-г

з адміністративних та господарських питань (у тому числі щодо режиму роботи підрозділів, доступу до приміщення, сховища, передавання функцій та повноважень щодо здійснення операцій, відповідальності за цінності, переміщення цінностей, призначення комісій, покладення обов'язків, призначення відповідальних осіб, проведення заходів)

5 р.

Протоколи, рішення загальних зборів (засновників, акціонерів)

Постійно

До ліквідації банку

Документи (договори, заявки, доповідні записки, висновки, листи, заяви/витяги з державного реєстру обтяжень рухомого майна (далі - ДРОРМ)) про операції з надання кредитів банкам та Фонду гарантування вкладів фізичних осіб через відповідні механізми рефінансування, про операції прямого репо

10 р.

Після виконання умов договору

Документи (зауваження, пропозицій фізичних та юридичних осіб, експертні висновки) до проекту регуляторного акта, результати аналізу впливу регуляторного акта на ринкове середовище, звіт про відстеження результативності регуляторного акта Національного банку

5 р.

Після визнання такими, що втратили чинність, регуляторних актів або їх скасування

Документи (протоколи засідань, стенограми) нарад, які проводять керівники Національного банку та банків України

5 р. ЕПК

5 р.

Документи (проекти рішень, постанов, доповідні записки) про підготовку засідань Ради Національного банку, ради банку

3 р.

Листування із зарубіжними кореспондентами з основних профільних питань діяльності

10 р.

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, банківськими установами, організаціями, підприємствами, громадянами з основних (профільних) питань діяльності в межах України

5 р. ЕПК

5 р.

Листування з правоохоронними, судовими і контролюючими органами з основних питань діяльності

5 р. ЕПК

5 р.

Листування з питань діяльності банків, що перебувають у процедурі ліквідації

5 р.

Листування з організаційних питань діяльності

5 р.

Журнали обліку пронумерованих бланків, номерних бланків банківських ліцензій, генеральних ліцензій, ліцензій на надання банкам послуг з інкасації та ліцензій на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунків

15 р.

Після закінчення журналу

Журнали реєстрації розпоряджень із фінансових питань про операції з:

26-а

національною валютою в Національному банку

10 р.

26-б

іноземною валютою в Національному банку

10 р.

Журнали реєстрації документів неплатоспроможних банків, що перебувають у процедурі ліквідації

Постійно

До ліквідації банку

Журнали реєстрації розпоряджень із фінансових питань про операції з національною та іноземною валютами в банках України

5 р.

2. Організаційні основи управління

Статути, положення банків та зміни до них за місцем розроблення і затвердження

Постійно

До ліквідації банку

Списки філій і відділень банків, небанківських фінансових установ України та зміни до них

Постійно

До ліквідації банку

Документи (історичні огляди, довідки, статті, тематико-експозиційні плани музеїв, акти, звіти щодо обліку музейних експонатів) з історії Національного банку та банків

Постійно

До ліквідації банку

Документи (акти, заяви, експертні обґрунтування, договори) про закупівлю експонатів

Постійно

До ліквідації музею

Акти про знищення печаток і штампів, списання пломбірів

3 р.

Якщо немає журналів - постійно

Документи (внутрішні положення, правила, регламенти, інструкції, процедури, схеми, технологічні карти, описи) операційних процесів, підпроцесів

5 р.

Після заміни новими

Документи (плани, звіти, картки оцінювання ризиків, доповідні записки, довідки) з питань управління ризиками

5 р.

Після заміни новими

Документи (звіти, аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, листи) з основної діяльності, що подаються структурними підрозділами керівництву

5 р.

Документи (довідки, листи) з питань фінансової стабільності

5 р.

Документи (плакати, брошури, тексти, статті, огляди, прес-релізи) з питань зв'язків із ЗМІ

3 р.

Документи (довідки, звіти, листи) із проведення культурно-освітніх заходів, у тому числі з потенційними клієнтами (фінансова грамотність, конкурси, акції, екскурсії)

3 р.

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, плани, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження

3 р.

Журнали реєстрації представництв іноземних банків і кредитних установ

Постійно

Журнали відбитків, обліку та видачі печаток і штампів:

42-а

у підрозділі діловодства або іншому підрозділі, відповідальному за облік

Постійно

До ліквідації банку

42-б

для ведення в інших структурних підрозділах

5 р.

3. Контроль за діяльністю

Документи (аналізи, висновки, розрахунки, довідки, огляди, акти, доповідні записки, інформації) про проведення аудиторських перевірок діяльності банків

Постійно

До ліквідації банку

Акти перевірки Національного банку органами державного фінансового контролю

Постійно