Тип: Перелік
№ 94/5
Дата: 04 листопада 2002 р.
Статус: Втратив чинність
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 04.11.2002 N 94/5 ( z0866-02 )
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 4 листопада 2002 р. за N 867/7155
{ Документ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2804/5 ( z2241-13 ) від 30.12.2013 }
( Перелік вводиться в дію з набранням чинності Сімейним кодексом України згідно з Наказом Міністерства юстиції N 4/5 ( z0035-03 ) від 17.01.2003 )
ПЕРЕЛІК документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання
--------------------------------------------------------------------------------
|N | Найменування документів |Термін |Термін |Примітка |
|статті | |зберігання у |зберігання | |
| | |відділі |у відділі | |
| | |реєстрації |реєстрації | |
| | |актів |актів | |
| | |цивільного |цивільного | |
| | |стану |стану | |
| | |Головного |районного, | |
| | |управління |районного в| |
| | |юстиції |місті, | |
| | |Міністерства |міського | |
| | |юстиції |(міст | |
| | |України в |обласного | |
| | |Автономній |значення) | |
| | |Республіці |управління | |
| | |Крим, |юстиції | |
| | |обласних, | | |
| | |Київського | | |
| | |та Севас- | | |
| | |топольського | | |
| | |міських | | |
| | |управлінь | | |
| | |юстиції | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|------------------------------------------------------------------------------|
| 1. Керівництво та контроль |
|------------------------------------------------------------------------------|
|1 |Копії нормативно-правових актів з|Доки не мине |Доки не | |
| |питань діяльності державних |потреба | мине | |
| |органів реєстрації актів | | потреба | |
| |цивільного стану (постанов | | | |
| |Верховної Ради України, указів | | | |
| |Президента України, постанов і | | | |
| |розпоряджень Кабінету Міністрів | | | |
| |України, наказів Міністерства | | | |
| |юстиції України, Головного | | | |
| |управління юстиції Міністерства | | | |
| |юстиції України в Автономній | | | |
| |Республіці Крим, обласних, | | | |
| |Київського та Севастопольського | | | |
| |міських, районних, районних у | | | |
| |містах, міських (міст обласного | | | |
| |значення) управлінь юстиції, | | | |
| |актів органів місцевого | | | |
| |самоврядування та місцевих | | | |
| |державних адміністрацій, які | | | |
| |стосуються безпосередньої | | | |
| |діяльності державних органів | | | |
| |реєстрації актів цивільного | | | |
| |стану) | | | |
| | | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|2 |Копії наказів Міністерства |Доки |Доки не |Надіслані |
| |юстиції України, Головного |не мине |мине |для відома|
| |управління юстиції Міністерства |потреба |потреба | |
| |юстиції України в Автономній | | | |
| |Республіці Крим, обласних, | | | |
| |Київського та Севастопольського | | | |
| |міських управлінь юстиції, | | | |
| |районних, районних у містах, | | | |
| |міських (міст обласного значення)| | | |
| |управлінь юстиції, розпоряджень | | | |
| |органів виконавчої влади, | | | |
| |місцевого самоврядування | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|3 |Документи (правила, положення, |До |До | |
| |інструкції, методичні |заміни новими|заміни | |
| |рекомендації, вказівки тощо) | |новими | |
| |Міністерства юстиції України, | | | |
| |Головного управління юстиції | | | |
| |Міністерства юстиції України в | | | |
| |Автономній Республіці Крим, | | | |
| |обласних, Київського та | | | |
| |Севастопольського міських | | | |
| |управлінь юстиції | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|4 |Документи | Постійно | Постійно | |
| |(огляди, інформації тощо) з | | | |
| |питань реєстрації актів | | | |
| |цивільного стану з іноземцями та | | | |
| |особами без громадянства | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|5 |Документи (довідки, доповідні |Постійно |Постійно | |
| |записки, акти тощо) комплексних, | | | |
| |цільових, контрольних перевірок | | | |
| |роботи державних органів | | | |
| |реєстрації актів цивільного стану| | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|6 |Документи (довідки, акти, |5 |5 |За умови |
| |службові записки) ревізій |років |років |проведення|
| |державних органів реєстрації | | |ревізії |
| |актів цивільного стану, | | | |
| |проведених фінансовими органами | | | |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
| | 2. Організаційні питання | |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
|7 |Положення про відділ реєстрації |3 роки після |3 роки | |
| |актів цивільного стану та |заміни новим |після | |
| |розподіл обов'язків між | |заміни | |
| |працівниками відділу реєстрації | |новим | |
| |актів цивільного стану | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|8 |Плани |1 рік |1 рік | |
| |роботи відділу реєстрації актів | | | |
| |цивільного стану | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|9 |Номенклатура |До заміни |До заміни | |
| |справ відділу реєстрації актів |новою |новою | |
| |цивільного стану | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|10 |Звіти про |5 років |5 років | |
| |реєстрацію актів цивільного стану| | | |
| |(форма 97, форма 97-А та додаток | | | |
| |до неї) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|11 |Звіти про витрачання |Постійно |Постійно |На дер- |
| |бланків свідоцтв, що видаються | | |жавне |
| |державними органами реєстрації | | |зберігання|
| |актів цивільного стану на | | |не переда-|
| |підтвердження юридичних фактів в | | |ються |
| |Україні | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|12 |Документи (протоколи |5 років |5 років | |
| |засідань, рішення тощо) | | | |
| |атестаційної, кваліфікаційної | | | |
| |комісії | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|13 |Документи (навчальні |5 років |5 років | |
| |програми, плани, довідки, | | | |
| |відомості тощо) з питання | | | |
| |підвищення ділової кваліфікації | | | |
| |працівників відділів реєстрації | | | |
| |актів цивільного стану та | | | |
| |посадових осіб виконавчих органів| | | |
| |сільських, селищних, міських | | | |
| |(крім міст обласного значення) | | | |
| |рад | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|14 |Документи (положення, |До заміни |До заміни | |
| |перелік, тарифи та інше), |новими |новими | |
| |пов'язані з організацією роботи | | | |
| |щодо надання працівниками | | | |
| |відділів реєстрації актів | | | |
| |цивільного стану додаткових | | | |
| |платних послуг правового та | | | |
| |технічного характеру | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|15 |Документи |3 роки |3 роки | |
| |(виступи, статті, доповіді тощо) | | | |
| |з питань правової пропаганди | | | |
| |серед населення | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|16 |Документи |5 років ЕПК |5 років ЕПК| |
| |(огляди, інформації, довідки | | | |
| |тощо) узагальнення практики | | | |
| |роботи державних органів | | | |
| |реєстрації актів цивільного стану| | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|17 |Журнал особистого приймання |5 років |5 років | |
| |громадян керівником відділу | | | |
| |реєстрації актів цивільного стану| | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|18 |Журнал обліку звернень громадян, |5 років |5 років | |
| |що надійшли до відділу відповідно| | | |
| |до Закону України "Про звернення | | | |
| |громадян" ( 393/96-ВР ) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|19 |Звернення громадян, що | | | |
| |надійшли до відділу реєстрації | | | |
| |актів цивільного стану відповідно| | | |
| |до Закону України "Про звернення | | | |
| |громадян" ( 393/96-ВР ): | | | |
| |а) що містять |Постійно |Постійно | |
| |пропозиції про суттєві зміни в | | | |
| |роботі державних органів | | | |
| |реєстрації актів цивільного | | | |
| |стану, усунення недоліків та | | | |
| |зловживань; | | | |
| |б) особистого та |5 років |5 років | |
| |другорядного характеру | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|20 |Листування |5 років |5 років | |
| |з органами державної влади, |ЕПК | | |
| |місцевого самоврядування, | | | |
| |підприємствами, установами, | | | |
| |організаціями з питань діяльності| | | |
| |державних органів реєстрації | | | |
| |актів цивільного стану (запити | | | |
| |стосовно витребування копій | | | |
| |актових записів цивільного стану,| | | |
| |підтверджень щодо проведеної | | | |
| |реєстрації актів цивільного стану| | | |
| |тощо, відповіді) | | | |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
| | 3. Реєстрація актів цивільного стану | |
|-------+-----------------------------------------------------------+----------|
|21 |Книги реєстрації актів про |75 років |75 років | |
| |народження | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|22 |Медичні довідки та |- |3 роки | |
| |списки про народження дітей, | | | |
| |заяви про реєстрацію народження | | | |
| |дитини | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|23 |Заяви матерів, які не |- |3 роки | |
| |перебувають у шлюбі, щодо | | | |
| |внесення відомостей про батька до| | | |
| |актового запису про народження | | | |
| |дитини | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|24 |Акти, протоколи, довідки, |- |20 років | |
| |що представлені у зв'язку з | | | |
| |реєстрацією знайденої дитини | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|25 |Копії рішень органів опіки та |- |3 роки | |
| |піклування щодо вирішення питань | | | |
| |відносно неповнолітніх дітей | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|26 |Корінці довідок про виплату |- |3 роки | |
| |одноразової допомоги у зв'язку з | | | |
| |народженням дитини | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|27 |Корінці |- |3 роки | |
| |довідок про реєстрацію народження| | | |
| |дитини для одержання щомісячної | | | |
| |допомоги | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|28 |Книги реєстрації актів |75 років |75 років | |
| |про смерть | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|29 |Списки дітей, померлих |- |3 роки | |
| |у віці до одного року | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|30 |Копії |- |3 роки | |
| |повідомлень про померлих дітей у | | | |
| |віці до 16 років | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|31 |Копії |- |3 роки | |
| |повідомлень про громадян, які | | | |
| |померли, для зняття з обліку в | | | |
| |Державному реєстрі фізичних | | | |
| |осіб - платників податків та | | | |
| |інших обов'язкових платежів | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|32 |Копії |- |3 роки | |
| |рішень судів про оголошення | | | |
| |громадянина померлим, | | | |
| |установлення факту смерті або | | | |
| |реєстрації смерті | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|33 |Корінці довідок |- |3 роки | |
| |про виплату одноразової допомоги | | | |
| |у зв'язку зі смертю | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|34 |Копії списків |- |3 роки | |
| |паспортів, паспортних документів,| | | |
| |пільгових посвідчень, | | | |
| |військово-облікових документів, | | | |
| |зданих у зв'язку з реєстрацією | | | |
| |смерті померлих громадян | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|35 |Книги |75 років |75 років | |
| |реєстрації актів про шлюб | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|36 |Заяви |- |3 роки | |
| |громадян про реєстрацію шлюбу, а | | | |
| |також документи, необхідні для | | | |
| |реєстрації шлюбу з іноземцями та | | | |
| |особами без громадянства | | | |
| |(доручення або їх копії, довідки | | | |
| |про сімейний стан, переклади з | | | |
| |витягів паспортів, квитанції про | | | |
| |сплату держмита тощо) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|37 |Заяви про | - |3 роки | |
| |реєстрацію шлюбу осіб, які не | | | |
| |з'явилися на призначений їм день | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|38 |Журнал обліку заяв про шлюб |- |3 роки | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|39 |Книги |75 років |75 років | |
| |реєстрації актів про розірвання | | | |
| |шлюбу | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|40 |Документи про розірвання |- |20 років | |
| |шлюбу стосовно подружжя, яке не | | | |
| |має (неповнолітніх) дітей; щодо | | | |
| |одного із подружжя, якщо другий | | | |
| |із подружжя визнаний безвісно | | | |
| |відсутнім, визнаний недієздатним,| | | |
| |засуджений за вчинення злочину до| | | |
| |позбавлення волі на строк не | | | |
| |менше як три роки (заяви, | | | |
| |постанови відділу реєстрації | | | |
| |актів цивільного стану про | | | |
| |розірвання шлюбу, копії вироків | | | |
| |суду (виписки з вироків), копії | | | |
| |повідомлень про розірвання шлюбу | | | |
| |для внесення відповідної відмітки| | | |
| |до актового запису про шлюб, | | | |
| |копії повідомлень про доповнення | | | |
| |актового запису про розірвання | | | |
| |шлюбу, квитанції про сплату | | | |
| |держмита тощо) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|41 |Документи про |- |20 років | |
| |розірвання шлюбу від подружжя на | | | |
| |підставі рішень судів (витягів з | | | |
| |рішень) про розірвання шлюбу | | | |
| |(заяви, рішення суду (витяги з | | | |
| |рішень), копії повідомлень про | | | |
| |розірвання шлюбу для внесення | | | |
| |відповідної відмітки до актового | | | |
| |запису про шлюб, копії | | | |
| |повідомлень про доповнення | | | |
| |актового запису про розірвання | | | |
| |шлюбу) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|42 |Заяви осіб, які не |- |3 роки | |
| |з'явилися на реєстрацію | | | |
| |розірвання шлюбу | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|43 |Журнал обліку |- |3 роки | |
| |заяв про розірвання шлюбу за | | | |
| |взаємною згодою подружжя, на | | | |
| |підставі рішення (вироку) суду | | | |
| |про визнання громадян безвісно | | | |
| |відсутніми, недієздатними, а | | | |
| |також копії вироків суду (виписки| | | |
| |з вироків) про засудження | | | |
| |громадян до позбавлення волі на | | | |
| |строк не менше як три роки | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|44 |Журнал |- |3 роки | |
| |обліку заяв про розірвання шлюбу | | | |
| |на підставі рішення суду (витягу | | | |
| |з рішення) про розірвання шлюбу | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|45 |Заяви подружжя про поновлення |- |3 роки | |
| |шлюбу у разі, якщо з'явився один | | | |
| |з подружжя, визнаний раніше судом| | | |
| |безвісно відсутнім, та копія | | | |
| |рішення (ухвали) суду про | | | |
| |скасування такого рішення | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|46 |Повідомлення про реєстрацію |1 рік |3 роки | |
| |розірвання шлюбу, отримані від | | | |
| |інших відділів реєстрації актів | | | |
| |цивільного стану | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|47 |Книги реєстрації |75 років |75 років |Що велися |
| |актів про встановлення | | |до 2003 |
| |батьківства | | |року |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|48 |Заяви про визнання |30 років |30 років | |
| |батьківства та документи, | | | |
| |пов'язані з унесенням змін до | | | |
| |актового запису про народження | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|49 |Журнал реєстрації заяв про |- |3 роки | |
| |визнання батьківства | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|50 |Повідомлення |- |3 роки | |
| |про внесення змін та доповнень до| | | |
| |актового запису про народження, у| | | |
| |зв'язку з визнанням батьківства | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|51 |Книги реєстрації актів про |75 років |75 років | |
| |переміну прізвища, імені та по | | | |
| |батькові | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|52 |Журнали обліку заяв |- |10 років | |
| |громадян про переміну прізвища, | | | |
| |імені, по батькові | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|53 |Документи про |- |10 років | |
| |переміну прізвища, імені, по | | | |
| |батькові (заява, витяг з | | | |
| |паспорта, копії свідоцтв та | | | |
| |актових записів цивільного стану,| | | |
| |висновок, копії дозволу на | | | |
| |реєстрацію, повідомлень про | | | |
| |внесення змін до актових записів | | | |
| |цивільного стану, повідомлень до | | | |
| |паспортної служби органу | | | |
| |внутрішніх справ, військового | | | |
| |комісаріату, квитанція про сплату| | | |
| |держмита та інше) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|54 |Книги |75 років |75 років | |
| |реєстрації поновлених актів про | | | |
| |народження | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|55 |Книги реєстрації |75 років |75 років | |
| |поновлених актів цивільного стану| | | |
| |(про смерть, одруження, | | | |
| |розірвання шлюбу, переміну | | | |
| |прізвища, імені, по батькові) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|56 |Копії рішень судів про |- |5 років | |
| |встановлення фактів реєстрації | | | |
| |актів цивільного стану | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|57 |Копії |- |5 років | |
| |рішень судів про усиновлення, про| | | |
| |скасування усиновлення або | | | |
| |визнання його недійсним | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|58 |Повідомлення про внесення змін до|5 років |5 років | |
| |актових записів про народження у | | | |
| |зв'язку з усиновленням | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|59 |Повідомлення про внесення змін, |3 роки |3 роки | |
| |доповнень та виправлень до | | | |
| |актових записів цивільного стану,| | | |
| |отримані від інших відділів | | | |
| |реєстрації актів цивільного стану| | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|60 |Копії повідомлень про зміну |- |3 роки | |
| |військовозобов'язаними і | | | |
| |призовниками прізвища, по | | | |
| |батькові у зв'язку з реєстрацією | | | |
| |шлюбу, розірванням шлюбу, | | | |
| |визнанням батьківства | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|61 |Алфавітні |75 років |75 років | |
| |журнали до книг реєстрації актів | | | |
| |цивільного стану (за кожним видом| | | |
| |окремо) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|62 |Алфавітні журнали про |75 років |75 років | |
| |видане свідоцтво при усиновленні | | | |
| |на підставі рішення суду | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|63 |Журнали |- |5 років | |
| |обліку заяв про внесення змін, | | | |
| |доповнень та виправлень до | | | |
| |актових записів цивільного стану | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|64 |Документи про внесення змін, |- |10 років | |
| |доповнень та виправлень до | | | |
| |актових записів цивільного стану | | | |
| |(заяви громадян, витяги з | | | |
| |паспортів, копії свідоцтв та | | | |
| |актових записів цивільного стану,| | | |
| |висновок, копії повідомлень про | | | |
| |внесення змін, виправлень, | | | |
| |доповнень до актових записів | | | |
| |цивільного стану та інше) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|65 |Журнали |- |5 років | |
| |обліку заяв про поновлення | | | |
| |втрачених актових записів | | | |
| |цивільного стану, у тому числі | | | |
| |про реєстрацію народження з | | | |
| |пропуском установленого строку | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|66 |Документи про поновлення |- |10 років | |
| |втрачених актових записів | | | |
| |цивільного стану (заяви громадян,| | | |
| |витяги з паспортів, повідомлення | | | |
| |про відсутність актових записів, | | | |
| |копії свідоцтв та актових записів| | | |
| |цивільного стану, висновок та | | | |
| |інші) і документи перевірок за | | | |
| |заявами про реєстрацію народження| | | |
| |з пропуском установленого строку | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|67 |Журнали обліку заяв про |3 роки |3 роки | |
| |анулювання актових записів | | | |
| |цивільного стану | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|68 |Документи про |10 років |10 років | |
| |анулювання актових записів | | | |
| |цивільного стану, у тому числі | | | |
| |рішення судів (заяви громадян, | | | |
| |витяги з паспортів, копії | | | |
| |свідоцтв та актових записів | | | |
| |цивільного стану, висновок та | | | |
| |інше) | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|69 |Заяви громадян про видачу |1 рік |1 рік | |
| |повторних свідоцтв, довідок про | | | |
| |реєстрацію актів цивільного | | | |
| |стану, довідок про сімейний стан | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|70 |Журнал обліку виданих довідок про|3 роки |3 роки | |
| |проведену реєстрацію акта | | | |
| |цивільного стану | | | |
|-------+---------------------------------+-------------+-----------+----------|
|71 |Журнал обліку |3 роки |3 роки | |
| |виданих громадянам України та | | | |