Про затвердження Порядку проведення перевірок достовірності первинних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

19.06.2003 № 186

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

26 вересня 2003 р.

за № 862/8183

Про затвердження Порядку проведення перевірок достовірності первинних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики

{Заголовок із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної служби статистики

№ 285 від 28.11.2022

№ 52 від 05.03.2026}

Відповідно до статті 17 Закону України «Про офіційну статистику» та з метою впорядкування проведення перевірок органами державної статистики НАКАЗУЮ:

{Преамбула із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 285 від 28.11.2022}

1. Затвердити Порядок проведення перевірок достовірності первинних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики (далі - Порядок), що додається.

{Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

2. Юридичному відділу (Висоцька О.Г.) забезпечити надання відповідних роз'яснень структурним підрозділам Держкомстату та територіальним органам державної статистики щодо застосування Порядку.

3. Управлінню справами (Царський В.І.) довести даний наказ до відома структурних підрозділів Держкомстату, Головного міжрегіонального управління статистики в м. Києві, Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь статистики.

4. Начальникам Головного міжрегіонального управління статистики в м. Києві, Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь статистики в роботі по проведенню перевірок керуватися затвердженим даним наказом Порядком.

5. Скасувати Рекомендації по проведенню перевірок стану обліку, звітності і достовірності звітних даних, затверджені Міністром статистики України 10 січня 1997 року.

6. Контроль за виконання цього наказу залишаю за собою.

Голова Комітету

О.Г. Осауленко

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомстату України

19.06.2003 № 186

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

26 вересня 2003 р.

за № 862/8183

ПОРЯДОК

проведення перевірок достовірності первинних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики

{Заголовок із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

{У тексті Порядку слова «Закону України «Про державну статистику»» у всіх відмінках і числах замінено словами «Закону України «Про офіційну статистику»» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Державної служби статистики № 285 від 28.11.2022}

{У тексті Порядку слова «органи прокуратури» в усіх відмінках і числах замінено словами «правоохоронні органи» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

1. Загальні положення

Цей Порядок розроблено відповідно до Конституції України, Закону України «Про офіційну статистику», інших нормативно-правових актів, які регулюють діяльність органів державної статистики.

Органи державної статистики мають право:

вивчати стан первинного обліку і статистичної звітності, перевіряти достовірність первинних даних, поданих респондентами; застосовувати при цьому щодо респондентів — юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, а також фізичних осіб — підприємців метод безпосереднього відвідування виробничих, службових та інших приміщень, ділянок тощо;

{Абзац третій розділу I в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

вимагати від респондентів унесення виправлень до статистичної звітності, інших статистичних формулярів у разі виявлення недостовірних первинних даних. У разі невиконання цієї вимоги у визначені абзацом шостим пункту 4.2 розділу 4 цього Порядку строки орган державної статистики може самостійно вносити зазначені виправлення з подальшим повідомленням про це респондентів;

{Абзац четвертий розділу I в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

подавати правоохоронним органам пропозиції щодо притягнення винних у порушенні вимог Закону України «Про офіційну статистику» посадових осіб юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців до відповідальності, встановленої законом;

{Абзац п'ятий розділу I в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

розглядати справи про адміністративні правопорушення та накладати відповідно до закону штрафи.

{Абзац шостий розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

Даний Порядок є керівництвом для органів державної статистики (крім функціональних органів державної статистики) щодо організації і проведення перевірок достовірності первинних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності, а також оформлення та реалізації матеріалів за їх результатами.

{Абзац сьомий розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

Порядок поширюється на:

а) органи державної статистики (за винятком функціональних органів державної статистики) та посадові особи, які від імені цих органів беруть участь у проведенні статистичних спостережень та мають відповідне доручення на проведення перевірки;

б) респондентів, які відповідно до Закону України «Про офіційну статистику» підлягають статистичним спостереженням:

юридичні особи, їх відокремлені підрозділи;

фізичні особи — підприємці.

{Пункт "б" розділу I в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

Терміни, що вживаються в даному Порядку:

об'єкт перевірки — стан первинного обліку та статистичної звітності, первинні дані, подані респондентами, визначеними пунктом «б» цього розділу;

{Абзац чотирнадцятий розділу I в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

перевіряючі - органи державної статистики та працівники, визначені в пункті "а" розділу I цього Порядку.

суб'єкт перевірки - респонденти, які підлягають статистичному спостереженню і визначені в пункті "б" розділу I цього Порядку.

Органи державної статистики під час проведення перевірок забезпечують дотримання вимог Закону України «Про захист персональних даних». Обробка персональних даних, отриманих у процесі перевірок, здійснюється виключно з метою контролю достовірності первинних даних.

{Розділ I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

2. Види перевірок

Перевірки можуть бути тематичні, комплексні, повторні, спільні.

2.1. Тематичні перевірки проводяться за однією або декількома формами звітності в межах одного державного статистичного спостереження з одночасною перевіркою документів первинного обліку і статистичної звітності та первинних даних. До тематичних перевірок також відносяться перевірки, які проводяться виключно з питань стану погосподарського обліку (книг погосподарського обліку).

{Пункт 2.1 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

2.2. Комплексні перевірки проводяться за двома та більше державними статистичними спостереженнями і відповідно за декількома формами звітності.

{Пункт 2.2 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

2.3. Повторні перевірки проводяться упродовж року з часу попередньої перевірки за однією або декількома формами звітності, що вже перевірялися, або за розширеним переліком форм з метою контролю усунення встановлених попередньою перевіркою недоліків та вивчення поточного стану обліку і звітності, а також достовірності первинних даних.

{Пункт 2.3 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

2.4. Спільні перевірки (тематичні, комплексні, повторні) проводяться органами державної статистики за запрошенням інших уповноважених на це органів.

{Підпункт 2.4 пункту 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 285 від 28.11.2022}

3. Права й обов'язки перевіряючих

3.1. Перевіряючі мають право:

безпосередньо відвідувати виробничі, службові та інші приміщення, ділянки суб'єктів перевірки;

отримувати та ознайомлюватись з усією без винятку інформацією та документацією щодо стану первинного обліку і статистичної звітності та первинних даних;

{Абзац третій пункту 3.1 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

отримувати первинні фінансові і бухгалтерські документи, робити копії або виписки з усіх без винятку документів щодо об'єкта перевірки;

у разі потреби в детальному з'ясуванні практичного стану справ здійснювати вивчення та огляд документів (огляд проводиться обов'язково в присутності суб'єкта перевірки);

вимагати й отримувати від суб'єктів перевірки письмові пояснення та обґрунтування з питань, які стосуються перевірки;

вимагати від суб'єктів перевірки, у разі виявлення недостовірних первинних даних, унесення виправлень до статистичної звітності, інших статистичних формулярів;

{Абзац сьомий пункту 3.1 розділу 3 в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

у разі невиконання вимоги щодо внесення у тижневий термін виправлень до статистичної звітності, інших статистичних формулярів самостійно вносити зазначені виправлення з подальшим повідомленням про це суб'єкта перевірки.

{Абзац восьмий пункту 3.1 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

3.2. Перевіряючі зобов'язані:

дотримуватися вимог Конституції України, Законів України «Про офіційну статистику», "Про державну службу", інших нормативно-правових актів та цього Порядку;

пред'являти суб'єкту перевірки доручення на проведення перевірки;

проводити перевірку відповідно до програми, затвердженої керівником органу державної статистики, що організовує дану перевірку;

дотримуватися принципів законності, об'єктивності та доказовості результатів перевірки;

при перевірці даних, які мають відповідний гриф секретності, дотримуватись вимог Закону України "Про державну таємницю";

{Абзац шостий пункту 3.2 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

детально відображати в акті перевірки виявлені факти недостовірності первинних даних, обставини та причини їх допущення;

{Абзац сьомий пункту 3.2 розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

приймати від суб'єктів перевірки надані ними письмові пояснення, обґрунтування і заяви щодо результатів перевірки та долучати їх до матеріалів перевірки;

складати за результатами перевірки акт у двох примірниках, підписувати їх і ознайомлювати з ними суб'єкт перевірки;

складати в усіх випадках відмови суб'єкта перевірки від підписання акта перевірки, акт про відмову за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку. Факт такої відмови відображається в акті перевірки;

{Пункт 3.2 розділу 3 доповнено абзацом десятим згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

залишати суб'єкту перевірки один примірник підписаного перевіряючими та суб'єктом перевірки акта;

долучати в разі незгоди суб'єкта перевірки з фактами, викладеними в акті, подані суб'єктом перевірки письмові зауваження до нього, які є невід'ємною частиною матеріалів перевірки;

складати в усіх випадках відмови суб'єкта перевірки допускати перевіряючих до виробничих, службових та інших приміщень, надавати їм необхідну інформацію, документацію, у разі невиконання або неналежного виконання суб'єктом перевірки інших законних вимог перевіряючих складати акт про відмову виконувати вимоги перевіряючих із зазначенням у ньому дати, часу, місця та реквізитів суб'єкта перевірки, який допустив протиправні дії, з подальшим невідкладним повідомленням про це керівництва органу державної статистики для вжиття заходів, передбачених чинним законодавством, з метою усунення перешкод у проведенні перевірки. Таким заходом є подання відповідних матеріалів щодо проведення перевірки (листування, акти, програма перевірки і т.ін.) до правоохоронних органів.

4. Права й обов'язки суб'єктів перевірки

4.1. Суб'єкти перевірки мають право:

вимагати від перевіряючих пред'явлення доручення на право проведення перевірки;

подавати перевіряючим на будь якій стадії перевірки усні й письмові пояснення, обґрунтування та заяви щодо ходу та результатів перевірки;

вимагати від перевіряючих після закінчення перевірки один примірник підписаного акта перевірки;

подавати письмові зауваження до акта перевірки в разі незгоди з викладеними в ньому фактами та доказами, вимагати їх розгляду перевіряючими;

оскаржувати в разі необхідності дії перевіряючих безпосередньо в керівника відповідного органу державної статистики або в судовому порядку.

4.2. Суб'єкти перевірки зобов'язані:

допускати перевіряючих до проведення перевірки за наявності в них відповідного доручення;

забезпечувати перевіряючим умови, необхідні для проведення перевірки, та сприяти її належній організації, а саме: надавати робоче місце та можливість користуватися засобами телефонного зв'язку та оргтехнікою, подавати на вимогу перевіряючих необхідну інформацію, у тому числі архівну та інформацію з обмеженим доступом, яка стосується діяльності суб'єкта перевірки (довідки, дані регістрів бухгалтерського обліку, фінансові звіти, тощо);

своєчасно надавати пояснення та обґрунтування щодо об'єкта перевірки;

ознайомлюватися з актом перевірки та підписувати два примірника документа;

уносити в разі виявлення недостовірних первинних даних виправлення до статистичної звітності, інших статистичних формулярів та в усі взаємопов'язані показники інших звітів і подавати виправлені форми звітності, інші статистичні формуляри органам державної статистики та всім адресатам, яким були направлені недостовірні дані. Виправлення вносяться не пізніше тижневого строку після виявлення порушення в дані за той звітний період, у якому були допущені недостовірності даних, а також у відповідні наростаючі підсумкові дані;

{Абзац шостий пункту 4.2 розділу 4 в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

уживати невідкладних заходів щодо усунення виявлених у ході перевірки порушень.

5. Організація підготовки та порядок проведення перевірок

5.1. Суб'єкт перевірки, який підлягає перевірці, попереджається про це письмово не пізніше ніж за три календарні дні до початку перевірки.

5.2. У повідомленні про проведення перевірки вказуються:

посади, прізвища, власні імена та по батькові (за наявності) осіб, які здійснюватимуть перевірку;

{Абзац другий пункту 5.2 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

вид перевірки;

програма перевірки.

5.3. Перевіряючому (керівнику групи) на всіх учасників перевірки видається відповідне доручення на проведення перевірки, у якому вказуються посади осіб, які здійснюватимуть перевірку, їх прізвища, власні імена та по батькові (за наявності). Доручення підписується керівником органу державної статистики, що організовує дану перевірку та реєструється в системі електронного документообігу органів державної статистики. Перевіряючим також надається копія повідомлення про проведення перевірки із зазначенням дати відправлення його суб'єкту перевірки.

{Пункт 5.3 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

5.4. Перед початком перевірки перевіряючі пред'являють суб'єкту перевірки доручення на проведення перевірки та особисті службові посвідчення, вивчають загальні умови роботи та організацію ведення суб'єктом перевірки первинного обліку і заповнення форм звітності, інших статистичних формулярів, здійснюють інші дії щодо організації та створення сприятливих умов для проведення перевірки.

5.5. Кожна перевірка повинна проводитися за детально відпрацьованою та затвердженою керівником відповідного органу державної статистики програмою, у якій обов'язково вказуються:

перелік форм звітності, інших статистичних формулярів, що підлягають перевірці;

звітний період, за який перевіряються дані;

реквізити суб'єкта перевірки, який підлягає перевірці за певними ознаками (форма власності, вид економічної діяльності, розмір тощо);

якими інструкціями та роз'ясненнями необхідно керуватися при перевірці;

перелік основних первинних документів, на підставі яких складаються форми звітності, інші статистичні формуляри, що перевіряються;

порядок порівняння та взаємозв'язку показників форм звітності, інших статистичних формулярів, які перевіряються, з показниками інших форм звітності та статистичних формулярів;

строки проведення перевірки і подання матеріалів про її результати.

5.6. При перевірці достовірності первинних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики необхідно:

{Абзац перший пункту 5.6 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

5.6.1. Установити наявність інструкцій, роз'яснень щодо показників форм державних статистичних спостережень, затверджених Держстатом, додаткових нормативно-правових актів міністерств, інших центральних органів державної влади щодо складання звітів.

{Підпункт 5.6.1 пункту 5.6 розділу 5 в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

5.6.2. З'ясувати, чи подає суб'єкт перевірки форми звітності, інші статистичні формуляри за передбаченими в них адресами. Дати оцінку звітної дисципліни, навести конкретні приклади, проаналізувати причини подання недостовірних первинних даних.

{Підпункт 5.6.2 пункту 5.6 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

5.6.3. Проаналізувати відповідність даних форм звітності, інших статистичних формулярів, що перевіряються, даним первинного обліку, бухгалтерським даним і, за необхідності, наявність ув'язки взаємозалежних показників у різних формах звітності та статистичних формулярів за відповідний звітний період.

5.6.4. Установити правильність і своєчасність унесення виправлень до статистичної звітності, інші статистичні формуляри.

{Підпункт 5.6.4 пункту 5.6 розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

{Підпункт 5.6.5 пункту 5.6 розділу 5 виключено на підставі Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

5.7. Перевірки проводяться за умови безпечного доступу до виробничих, службових та інших приміщень, ділянок тощо суб'єкта перевірки.

{Розділ 5 доповнено новим пунктом згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

6. Порядок оформлення матеріалів за результатами перевірок

6.1. За результатами перевірки складається акт у двох примірниках, за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку, які підписуються перевіряючими та суб'єктом перевірки.

{Абзац перший пункту 6.1 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

Один примірник підписаного акта залишається суб'єкту перевірки під розписку.

6.2. За кожним фактом виявлення недостовірних первинних даних в акті зазначається, у якій формі звітності та статистичному формулярі, за яким показником, за який звітний період їх допущено, розмір, причини недостовірності таких даних, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) та посада особи, яка підписала документ.

{Пункт 6.2 розділу 6 в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

6.3. В акті необхідно вказати характер виявлених порушень (постійний, випадковий). При проведені повторної перевірки відзначити, як виконувались вимоги, рекомендації і пропозиції попередніх перевірок.

У залежності від виявлених недоліків в організації обліку та стану звітної дисципліни, достовірності звітних даних перевіряючими надають рекомендації щодо їх усунення.

6.4. У разі незгоди суб'єкта перевірки з фактами, викладеними в акті, він протягом трьох робочих днів після ознайомлення з актом і його підписання надає конкретні, аргументовані письмові зауваження щодо нього.

Зазначені зауваження повинні бути розглянуті посадовими особами органів державної статистики, які проводили перевірку, протягом п'яти робочих днів від дня надходження зауважень. Результати розгляду викладаються в окремій довідці. Зауваження і довідка про результати їх розгляду додаються до акта перевірки і є його невід'ємною частиною.

6.5. Суб'єкт перевірки не допускається до ознайомлення з актом, доки він не підписаний перевіряючими.

7. Реалізація матеріалів за результатами перевірок

7.1. Усі матеріали про результати перевірок доповідаються керівнику органу державної статистики, що організовував перевірку.

7.2. У разі виявлення перевіркою незабезпечення належного стану первинного обліку і статистичної звітності, подання органам державної статистики даних для проведення державних статистичних спостережень недостовірними керівник органу державної статистики вживає заходів щодо притягнення винних осіб суб'єкта перевірки до відповідальності згідно із законом.

{Пункт 7.2 розділу 7 в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

7.3. У разі виявлення порушень у формах звітності, інших статистичних формулярах посадові особи органів державної статистики мають право подавати пропозиції правоохоронним органам про притягнення винних до відповідальності згідно з чинним законодавством.

Матеріали перевірки передаються в правоохоронні органи не пізніше десяти робочих днів після завершення перевірки і підписання акта перевірки перевіряючими та суб'єктом перевірки або складення акта про відмову виконання суб'єктом перевірки законних вимог перевіряючих.

7.4. Передача матеріалів перевірки органом державної статистики до правоохоронних органів проводиться офіційно через його канцелярію. Допускається передача матеріалів в правоохоронні органи рекомендованим поштовим відправленням. Передача матеріалів безпосередньо посадовим особам правоохоронних органів забороняється, у тому числі й під розписку.

У супровідному листі на ім'я керівника правоохоронного органу в обов'язковому порядку має бути вказано, коли, ким і за який період проводилась перевірка, обставини та суть виявлених порушень.

7.5. Матеріали, що передаються до правоохоронних органів за результатами перевірки, повинні містити такі документи:

7.5.1. Оригінал акта перевірки і додатків, на які є посилання в ньому (або акта про відмову виконання суб'єктом перевірки законних вимог перевіряючих).

7.5.2. Пояснення, обґрунтування та заяви або зауваження до акта перевірки суб'єкта перевірки щодо результатів перевірки та обставин виявлених порушень (якщо такі були подані).

7.5.3. Довідка про результати розгляду зауважень суб'єкта перевірки до акта перевірки.

7.5.4. Опис документів, що додаються до супровідного листа, із зазначенням загальної кількості аркушів цифрами і літерами.

Начальник

юридичного відділу

О.Г. Висоцька

Додаток 1

до Порядку проведення перевірок

достовірності первинних даних,

вивчення стану первинного обліку

і статистичної звітності органами

державної статистики

(абзац десятий пункту 3.2 розділу 3)

Акт

про відмову від підписання акта за результатами проведення перевірки достовірності первинних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності

{Порядок доповнено додатком 1 згідно з Наказом Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}

Додаток 2

до Порядку проведення перевірок

достовірності первинних даних,

вивчення стану первинного обліку

і статистичної звітності органами

державної статистики

(абзац перший пункту 6.1 розділу 6)

Акт

за результатами проведення перевірки достовірності первинних та статистичних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності

{Додаток 2 в редакції Наказу Державної служби статистики № 52 від 05.03.2026}