Тип: Перелік
№ 60/5
Дата: 21 листопада 2000 р.
Статус: Дію зупинено
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
N 60/5 від 21.11.2000 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2000 р. за N 846/5067
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 21.11.2000 N 60/5 ( z0845-00 )
( Перелік діє до набрання чинності Сімейним кодексом України згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 4/5 ( z0035-03 ) від 17.01.2003 )
( Перелік документів відділів реєстрації актів громадянського стану зі строками їх зберігання втрачає чинність з 01.01.2003 року на підставі Наказу Міністерства юстиції N 94/5 ( z0866-02 ) від 04.11.2002 )
---------------------------------------------------------------------
| N | Найменування документів |Термін зберігання| Термін |
|статті| | у відділі |зберігання|
| | |реєстрації актів | у |
| | | громадянського |районному,|
| | | стану Головного |районному |
| | | управління |в місті, |
| | | юстиції |міському |
| | | Міністерства | (міст |
| | |юстиції України в|обласного |
| | | Автономній |значення) |
| | |Республіці Крим, |управлінні|
| | | обласних, | юстиції |
| | | Київського та | |
| | |Севастопольського| |
| | |міських управлінь| |
| | | юстиції | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-------------------------------------------------------------------|
| 1. Керівництво та контроль |
|-------------------------------------------------------------------|
| 1 |Копії нормативно-правових актів| Доки не мине | Доки не |
| |з питань діяльності органів | потреба | мине |
| |реєстрації актів громадянського| | потреба |
| |стану (постанов Верховної Ради | | |
| |України, указів Президента | | |
| |України, постанов і | | |
| |розпоряджень Кабінету Міністрів| | |
| |України, наказів Міністерства | | |
| |юстиції України, Головного | | |
| |управління юстиції Міністерства| | |
| |юстиції України в Автономній | | |
| |Республіці Крим, обласних, | | |
| |Київського та Севастопольського| | |
| |міських, районних, районних у | | |
| |містах, міських (міст обласного| | |
| |значення) управлінь юстиції, | | |
| |актів органів місцевого | | |
| |самоврядування та місцевих | | |
| |державних адміністрацій, які | | |
| |стосуються безпосередньої | | |
| |діяльності органів реєстрації | | |
| |актів громадянського стану) | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 2 |Листи (методичні рекомендації, | Доки не мине | Доки не |
| |роз'яснення тощо) Міністерства | потреба | мине |
| |юстиції України, Головного | | потреба |
| |управління юстиції Міністерства| | |
| |юстиції України в Автономній | | |
| |Республіці Крим, обласних, | | |
| |Київського та Севастопольського| | |
| |міських управлінь юстиції | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 3 |Документи (огляди, інформації | Постійно | Постійно |
| |тощо) з питань реєстрації актів| | |
| |громадянського стану з | | |
| |іноземцями та особами без | | |
| |громадянства | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 4 |Документи (довідки, доповідні | 5 років | 5 років |
| |записки тощо) перевірок роботи | | |
| |органів реєстрації актів | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 5 |Документи (довідки, акти, | 5 років | 5 років |
| |службові записки) ревізій | | |
| |органів реєстрації актів | | |
| |громадянського стану, | | |
| |проведених фінансовими | | |
| |органами | | |
|-------------------------------------------------------------------|
| 2. Організаційні питання |
|-------------------------------------------------------------------|
| 6 |Положення про відділ реєстрації| 3 роки після | 3 роки |
| |актів громадянського стану та | заміни новим | після |
| |розподіл обов'язків між | | заміни |
| |працівниками відділу реєстрації| | новим |
| |актів громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 7 |Плани роботи відділу реєстрації| 1 рік | 1 рік |
| |актів громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 8 |Звіти про реєстрацію актів | 5 років | 5 років |
| |громадянського стану (форма 97,| | |
| |форма 97-А та додаток до неї) | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 9 |Звіти про витрачання бланків | Постійно | Постійно |
| |свідоцтв про реєстрацію актів | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 10 |Документи (протоколи засідань, | 5 років | 5 років |
| |рішення тощо), пов'язані з | | |
| |організацією роботи | | |
| |кваліфікаційної комісії | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 11 |Документи (навчальні програми, | 5 років | 5 років |
| |плани, довідки, відомості тощо)| | |
| |про підвищення ділової | | |
| |кваліфікації працівників | | |
| |відділів реєстрації актів | | |
| |громадянського стану та | | |
| |посадових осіб виконавчих | | |
| |комітетів сільських, селищних, | | |
| |міських (крім міст обласного | | |
| |значення) рад | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 12 |Документи (положення, перелік, | До заміни | До |
| |тарифи та інші), пов'язані з | новими | заміни |
| |організацією роботи щодо | | новими |
| |надання працівниками відділів | | |
| |реєстрації актів громадянського| | |
| |стану додаткових платних послуг| | |
| |правового та технічного | | |
| |характеру | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 13 |Документи (виступи, статті, | 3 роки | 3 роки |
| |доповіді тощо) щодо правової | | |
| |пропаганди серед населення | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 14 |Документи (огляди, інформації, | 3 роки | 3 роки |
| |довідки тощо) узагальнення | | |
| |практики роботи органів | | |
| |реєстрації актів громадянського| | |
| |стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 15 |Номенклатура справ відділу | До заміни | До |
| |реєстрації актів громадянського| новою | заміни |
| |стану | | новою |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 16 |Журнал особистого прийому | 5 років | 5 років |
| |громадян керівником відділу | | |
| |реєстрації актів громадянського| | |
| |стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 17 |Журнал обліку звернень | 5 років | 5 років |
| |громадян, що надійшли до | | |
| |відділу відповідно до Закону | | |
| |України "Про звернення | | |
| |громадян" ( 393/96-ВР ) | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 18 |Звернення громадян, що надійшли| | |
| |до відділу реєстрації актів | | |
| |громадянського стану відповідно| | |
| |до Закону України "Про звернен-| | |
| |ня громадян": ( 393/96-ВР ) | | |
| |-------------------------------+-----------------+----------|
| |а) що містять пропозиції про | Постійно | 10 |
| |суттєві зміни в роботі органів | | років |
| |реєстрації актів громадянського| | |
| |стану, усунення недоліків та | | |
| |зловживань, | | |
| |-------------------------------+-----------------+----------|
| |б) особистого та другорядного | 5 років | 5 років |
| |характеру | | |
|-------------------------------------------------------------------|
| 3. Реєстрація актів громадянського стану |
|-------------------------------------------------------------------|
| 19 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 |
| |народження (у тому числі | | років |
| |поновлених записів) | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 20 |Медичні довідки та списки про | - | 3 роки |
| |народження дітей, заяви про | | |
| |реєстрацію народження дитини | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 21 |Заяви матері, яка не перебуває | - | 3 роки |
| |у шлюбі, про внесення | | |
| |відомостей про батька до запису| | |
| |акта про народження дитини | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 22 |Акти, протоколи, довідки, що | - | 20 |
| |представлені у зв'язку з | | років |
| |реєстрацією знайденої дитини | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 23 |Копії рішень органів опіки та | - | 3 роки |
| |піклування з питань присвоєння | | |
| |або зміни дитині прізвища або | | |
| |імені | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 24 |Корінці довідок про виплату | - | 3 роки |
| |одноразової допомоги у зв'язку | | |
| |з народженням дитини | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 25 |Корінці довідок про реєстрацію | - | 3 роки |
| |народження дитини до органів | | |
| |соціального захисту | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 26 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 |
| |смерть | | років |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 27 |Документи (лікарське свідоцтво,| - | 3 роки |
| |висновок та інші), які є | | |
| |підставою для реєстрації | | |
| |смерті, а також списки дітей, | | |
| |померлих у віці до одного року | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 28 |Копії рішень судів про | - | 3 роки |
| |оголошення громадянина | | |
| |померлим, встановлення факту | | |
| |смерті або реєстрації смерті | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 29 |Корінці довідок про виплату | - | 3 роки |
| |одноразової допомоги у зв'язку | | |
| |зі смертю | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 30 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 |
| |одруження | | років |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 31 |Заяви громадян про одруження, а| - | 3 роки |
| |також документи, необхідні для | | |
| |реєстрації шлюбу з іноземцями | | |
| |та особами без громадянства | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 32 |Заяви осіб, які не з'явилися на| - | 3 роки |
| |реєстрацію шлюбу | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 33 |Журнал обліку заяв про | - | 3 роки |
| |одруження | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 34 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 |
| |розірвання шлюбу | | років |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 35 |Заяви громадян про розірвання | - | 3 роки |
| |шлюбу та документи, пов'язані з| | |
| |цією реєстрацією (копії рішень | | |
| |судів (витягів з рішень) про | | |
| |розірвання шлюбу, про визнання | | |
| |громадян безвісно відсутніми, | | |
| |недієздатними, а також копії | | |
| |вироків суду (виписки з | | |
| |вироків) про засудження | | |
| |громадян до позбавлення волі на| | |
| |строк не менше трьох років, | | |
| |квитанції про сплату держмита | | |
| |тощо) | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 36 |Заяви осіб, які не з'явилися на| - | 3 роки |
| |реєстрацію розірвання шлюбу | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 37 |Журнал обліку заяв про | - | 3 роки |
| |розірвання шлюбу | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 38 |Заяви подружжя про поновлення | - | 3 роки |
| |шлюбу у випадку, коли з'явився | | |
| |один з подружжя, визнаний | | |
| |раніше судом безвісно | | |
| |відсутнім, та копія рішення | | |
| |(ухвали) суду про скасування | | |
| |такого рішення | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 39 |Повідомлення про реєстрацію | 1 рік | - |
| |розірвання шлюбу, проведену | | |
| |іншими відділами реєстрації | | |
| |актів громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 40 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 |
| |встановлення батьківства | | років |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 41 |Заяви про встановлення | - | 20 |
| |батьківства та документи, | | років |
| |пов'язані з проведенням цієї | | |
| |реєстрації | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 42 |Журнал реєстрації заяв про | - | 3 роки |
| |реєстрацію встановлення | | |
| |батьківства | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 43 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 |
| |переміну прізвища, імені та по | | років |
| |батькові | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 44 |Журнали обліку заяв громадян | - | 10 |
| |про переміну прізвища, імені, | | років |
| |по батькові | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 45 |Матеріали про переміну | - | 10 |
| |прізвища, імені, по батькові | | років |
| |(заява, копії свідоцтв, записів| | |
| |актів, висновок, повідомлення | | |
| |про внесення змін та інші) | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 46 |Книги реєстрації поновлених | 75 років | 75 |
| |актів громадянського стану | | років |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 47 |Копії рішень судів про | - | 5 років |
| |встановлення фактів реєстрації | | |
| |актів громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 48 |Копії рішень судів про | - | 5 років |
| |усиновлення, про скасування | | |
| |усиновлення або визнання його | | |
| |недійсним | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 49 |Повідомлення про внесення змін | 5 років | - |
| |до записів актів про народження| | |
| |у зв'язку з усиновленням | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 50 |Повідомлення про внесення змін,| 3 роки | - |
| |доповнень та виправлень до | | |
| |записів актів громадянського | | |
| |стану, отримані від інших | | |
| |відділів реєстрації актів | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 51 |Алфавітні журнали до книг | 75 років | 75 |
| |реєстрації актів громадянського| | років |
| |стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 52 |Журнали обліку заяв про | - | 5 років |
| |внесення змін, доповнень та | | |
| |виправлень до записів актів | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 53 |Матеріали про внесення змін, | - | 5 років |
| |доповнень та виправлень до | | |
| |записів актів громадянського | | |
| |стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 54 |Журнали обліку заяв про | - | 5 років |
| |поновлення втрачених записів | | |
| |актів громадянського стану, у | | |
| |тому числі про реєстрацію | | |
| |народження з пропуском | | |
| |установленого строку | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 55 |Документи про поновлення | - | 5 років |
| |втрачених записів актів | | |
| |громадянського стану (заяви, | | |
| |повідомлення про відсутність | | |
| |записів актів, копії свідоцтв, | | |
| |висновок та інші) і матеріали | | |
| |перевірок за заявами про | | |
| |реєстрацію народження з | | |
| |пропуском установленого строку | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 56 |Журнали обліку заяв про | 1 рік | 1 рік |
| |анулювання записів актів | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 57 |Матеріали про анулювання | 10 років | 10 |
| |записів актів громадянського | | років |
| |стану, у тому числі рішення | | |
| |судів | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 58 |Заяви громадян про видачу | 1 рік | 1 рік |
| |повторних свідоцтв, довідок про| | |
| |реєстрацію актів громадянського| | |
| |стану та запити установ, | | |
| |організацій та підприємств про | | |
| |видачу копій записів актів | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 59 |Журнал обліку та видачі довідок| 1 рік | 1 рік |
| |про проведену реєстрацію акта | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 60 |Журнал обліку виданих | 3 роки | 3 роки |
| |громадянам України та особам | | |
| |без громадянства довідок про | | |
| |сімейний стан для подальшого їх| | |
| |використання за кордоном | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 61 |Свідоцтва про реєстрацію актів | 1 рік | 1 рік |
| |громадянського стану, що | | |
| |надійшли з інших органів | | |
| |реєстрації актів громадянського| | |
| |стану і не були вручені | | |
| |заявникам | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 62 |Книги обліку оприбуткування й | Постійно | Постійно |
| |витрачання бланків свідоцтв про| | |
| |реєстрацію актів громадянського| | |
| |стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 63 |Книги обліку бланків свідоцтв, | Постійно | Постійно |
| |які видаються керівництвом | | |
| |відділу реєстрації актів | | |
| |громадянського стану | | |
| |працівникам відділу | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 64 |Книги обліку оприбуткування й | Постійно | Постійно |
| |витрачання бланків свідоцтв про| | |
| |реєстрацію актів громадянського| | |
| |стану за видами | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 65 |Книги особових рахунків з | Постійно | Постійно |
| |обліку бланків свідоцтв | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 66 |Книги обліку бланків свідоцтв, | Постійно | Постійно |
| |які надійшли з інших відділів | | |
| |реєстрації актів громадянського| | |
| |стану для вручення громадянам | | |
|-------------------------------------------------------------------|
| 4. Діловодство та архів |
|-------------------------------------------------------------------|
| 67 |Книги обліку поштових витрат, | 1 рік | 1 рік |
| |квитанції на відправку | | |
| |рекомендованої кореспонденції | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 68 |Справа архівного фонду, описи | Постійно | Постійно |
| |документів | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 69 |Довідки обласного державного | 10 років | 10 |
| |архіву про підтвердження або | | років |
| |відсутність проведеної | | |
| |реєстрації акта громадянського | | |
| |стану, на підставі яких | | |
| |видаються повторні свідоцтва | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 70 |Копії повідомлень, надісланих | 3 роки | 3 роки |
| |обласними управліннями юстиції | | |
| |до державних архівів про видачу| | |
| |повторних свідоцтв про | | |
| |реєстрацію актів громадянського| | |
| |стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 71 |Акти про прийняття бланків | Постійно | Постійно |
| |свідоцтв про реєстрацію актів | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 72 |Акти про знищення бланків | Постійно | Постійно |
| |свідоцтв про реєстрацію актів | | |
| |громадянського стану | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 73 |Акти приймання-передавання | Постійно | Постійно |
| |документів та матеріальних | | |
| |цінностей відділу реєстрації | | |
| |актів громадянського стану у | | |
| |зв'язку зі зміною кадрів | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 74 |Журнали реєстрації вхідної та | 3 роки | 3 роки |
| |вихідної кореспонденції | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 75 |Акти про знищення других | Постійно | Постійно |
| |примірників книг реєстрації | | |
| |актів громадянського стану у | | |
| |зв'язку з передачею перших | | |
| |примірників до державного | | |
| |архіву | | |
|------+-------------------------------+-----------------+----------|
| 76 |Акти про передачу на зберігання| Постійно | Постійно |
| |до державного архіву книг | | |
| |реєстрації актів громадянського| | |
| |стану та метричних книг | | |
---------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту у справах цивільного стану громадян В.В.Кунда