Тип: Наказ
№ 1019/5
Дата: 10 квітня 2025 р.
Статус: Чинний
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
11 листопада 2014 року № 1886/5
(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
від 10 квітня 2025 року № 1019/5)
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
10 квітня 2025 року
за № 566/43972
Вимоги
щодо найменування файлів електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання
1. Структура імені файлу електронного акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання складається з таких елементів:
ідентифікатор електронних облікових документів;
ідентифікатор електронного акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання;
ідентифікатор установи;
ідентифікатор архівної установи;
номер фонду;
номер акта;
дата складання акта;
версія конвертування;
розширення імені файлу.
2. В імені файлу використовуються тільки арабські цифри та знаки «.» (крапка), «-» (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файлу.
3. Ідентифікатор електронних облікових документів (позиції 1–2 в імені файлу) створюється за Вимогами щодо найменування файлів електронних облікових документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202.
4. Ідентифікатор електронного акта складається з арабських цифр 010 (позиції 4–6 в імені файлу).
5. Ідентифікатор установи (позиції 8–17 в імені файлу), ідентифікатор архівної установи (позиції 19–28 в імені файлу), дата електронного документа (позиції 42–49 в імені файлу), версія конвертування (позиції 51, 52 в імені файлу) та розширення імені файлу (позиції 54–56 в імені файлу) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.
6. Номер фонду (позиції 30–36 в імені файлу) створюється за Вимогами щодо найменування файлів архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203.
7. Зразок імені файлу електронних реєстрів файлів архівних електронних справ.
Позиції 1–2: ідентифікатор електронних облікових документів.
Позиція 3 — дефіс.
Позиції 4–6: ідентифікатор електронного акта.
Позиція 7 — дефіс.
Позиції 8–17: ідентифікатор установи.
Позиція 18 — дефіс.
Позиції 19–28: ідентифікатор державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради.
Позиція 29 — дефіс.
Позиція 30 — літерна частина номера фонду.
Позиції 31–36: цифрова частина номера фонду.
Позиція 37 — дефіс.
Позиції 38–40: номер акта.
Позиція 41 — дефіс.
Позиції 42–49: дата формування акта.
Позиція 50 — дефіс.
Позиції 51–52: версії конвертування файлу.
Позиція 53 — крапка.
Позиції 54–56: розширення імені файлу.
Завідувач Сектору
нормативно-правового
забезпечення архівної справи
Віталій РУДЬ