Вимоги щодо найменування файлів електронних реєстрів файлів архівних електронних справ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

11 листопада 2014 року № 1886/5

(у редакції наказу

Міністерства юстиції України

від 10 квітня 2025 року № 1019/5)

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

10 квітня 2025 року

за № 565/43971

Вимоги

щодо найменування файлів електронних реєстрів файлів архівних електронних справ

1. Структура імені файлу електронного реєстру файлів архівних електронних справ складається з таких елементів:

ідентифікатор електронних облікових документів;

ідентифікатор електронного реєстру файлів архівних електронних справ;

ідентифікатор установи;

ідентифікатор архівної установи;

номер фонду;

номер опису;

номер реєстру файлів архівних електронних справ;

дата складання реєстру;

версія конвертування;

розширення імені файлу.

2. В імені файлу використовуються тільки арабські цифри та знаки «.» (крапка), «-» (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файлу.

3. Ідентифікатор електронних облікових документів (позиції 1–2 в імені файлу) створюється за Вимогами щодо найменування файлів електронних облікових документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202.

4. Ідентифікатор електронного реєстру файлів архівних електронних справ складається з арабських цифр 010 (позиції 4–6 в імені файлу).

5. Ідентифікатор установи (позиції 8–17 в імені файлу), ідентифікатор архівної установи (позиції 19–28 в імені файлу), дата електронного документа (позиції 48–55 в імені файлу), версія конвертування (позиції 57, 58 в імені файлу) та розширення імені файлу (позиції 60–62 в імені файлу) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.

6. Номер фонду (позиції 30–36 в імені файлу) створюється за Вимогами щодо найменування файлів архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203.

7. Зразок імені файлу електронних реєстрів файлів архівних електронних справ.

Позиції 1–2: ідентифікатор електронних облікових документів.

Позиція 3 — дефіс.

Позиції 4–6: ідентифікатор електронного реєстру файлів архівних електронних справ.

Позиція 7 — дефіс.

Позиції 8–17: ідентифікатор установи.

Позиція 18 — дефіс.

Позиції 19–28: ідентифікатор державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради.

Позиція 29 — дефіс.

Позиція 30 — літерна частина номера фонду.

Позиції 31–36: цифрова частина номера фонду.

Позиція 37 — дефіс.

Позиції 38–41: цифрова частина номера опису.

Позиція 42 — літерна частина номеру опису.

Позиція 43 — дефіс.

Позиції 44–46: номер реєстру файлів архівних електронних справ.

Позиція 47 — дефіс.

Позиції 48–55: дата формування реєстру.

Позиція 56 — дефіс.

Позиції 57–58: версії конвертування файлу.

Позиція 59 — крапка.

Позиції 60–62: розширення імені файлу.

Завідувач Сектору

нормативно-правового

забезпечення архівної справи

Віталій РУДЬ