Інструкція зі складання та виконання службових телеграм

Тип: Наказ

№ 195

Дата: 22 квітня 2014 р.

Статус: Чинний

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Адміністрації Державної

служби спеціального зв’язку

та захисту інформації України

22.04.2014 № 195

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

20 травня 2014 р.

за № 517/25294

ІНСТРУКЦІЯ

зі складання та виконання службових телеграм

I. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає процедуру складання та виконання службових телеграм операторами, провайдерами телекомунікацій (далі - оператор), які згідно із законодавством надають послуги телеграфного зв’язку в телекомунікаційних мережах загального користування.

1.2. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про телекомунікації" та Правилах надання та отримання телекомунікаційних послуг, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 11 квітня 2012 року № 295 (далі - Правила).

1.3. Скорочення, які використовуються під час оброблення службових телеграм:

АВТОКДД

автоматична контрольно-довідкова дільниця;

ЦКП

центр комутації повідомлень;

КП-КК

комутація повідомлень і комутація каналів;

КДД

контрольно-довідкова дільниця;

ВН

начальник відділення зв’язку;

ВНЗ

заступник начальника відділення зв’язку;

ЕТК КП

електронний телеграфний концентратор комутації повідомлень;

ЦЕЗН

начальник центру електрозв’язку;

ЦЕХН

начальник цеху електрозв’язку;

ПРИЙН

прийнята;

ПЕР

передана;

СНД

Співдружність Незалежних Держав;

ВХ

вхідні дані;

ИСХ

вихідні дані (скорочення подано російською мовою);

ф. ТГ

форма телеграфна;

комбінація "Повернення каретки";

комбінація "Переведення рядка";

комбінація "Цифровий регістр";

комбінація "Переведення на російський регістр";

комбінація "Пропуск";

комбінація "Латинський регістр".

ІІ. Службові телеграми

2.1. Службові телеграми поділяються на експлуатаційно-технічні (з питань оброблення телеграфних відправлень і забезпечення безперервної роботи засобів зв’язку) та адміністративно-господарські (з питань забезпечення господарської діяльності).

Право подавати експлуатаційно-технічні та адміністративно-господарські телеграми має оператор, центральний орган виконавчої влади в галузі зв’язку та орган державного регулювання у сфері телекомунікацій.

Службовим телеграфним листуванням користуються працівники телеграфного зв’язку, які приймають, оброблюють і передають телеграму (далі - працівник оператора), у разі потреби:

отримання чи надання довідок щодо спотворених і недоставлених телеграм;

складання повідомлень про вручення телеграм.

2.2. Службові телеграми можуть бути безоплатними і платними.

Службові телеграми оператора, центрального органу виконавчої влади в галузі зв’язку та органу державного регулювання у сфері телекомунікацій приймаються безоплатно. Інші службові телеграми є платними.

Платні службові телеграми можуть бути звичайними і терміновими та оплачуються заявниками (відправниками або адресатами) за встановленим тарифом.

У платних службових телеграмах зазначається позначка “платна", яка проставляється перед адресою.

2.3. Усе службове телеграфне листування в межах України ведеться українською мовою, в межах країн СНД - російською мовою.

2.4. Для скорочення телеграфного листування службові телеграми надсилаються після попереднього запиту довідок в автоматичній контрольно-довідковій дільниці (далі - АВТОКДД) центру комутації повідомлень (далі - ЦКП).

2.5. Усі службові запити подаються у вигляді службових телеграм.

Перед адресою службової телеграми ставиться позначка "службова".

2.6. Службові телеграми можуть надсилатися до пункту подання, пункту передавання та шляхом проходження телеграми.

2.7. У разі наявності в прийнятій телеграмі незрозумілих, сумнівних або спотворених слів, окремих знаків або цифр не пізніше ніж через 15 хвилин передається службова телеграма щодо уточнення змісту до пункту передавання. Відповідь надсилається пунктом передавання не пізніше ніж через годину з моменту отримання службової телеграми від пункту приймання.

2.8. Службові телеграми щодо затриманих телеграм, які містять помилки, та відповіді на них передаються в тій категорії, в якій були подані телеграми.

У разі можливості усунення порушень під час оброблення звичайних телеграм службові телеграми передаються у категорії "термінова".

Службові телеграми підлягають негайному виконанню в пунктах їх отримання.

2.9. Службові телеграми підписуються посадовою особою, якій надано право підпису таких телеграм. Підпис і посада в скороченому вигляді передаються каналами зв’язку.

2.10. Вихідні службові телеграми реєструються у журналі реєстрації вихідних службових телеграм за формою ТГ-55 (далі - ф. ТГ-55) згідно з додатком 1 до цієї Інструкції щодоби або щомісяця залежно від наявного телеграфного обміну. Вихідні службові телеграми з позначкою "платна" реєструються в контрольному журналі обліку вихідних телеграм з повідомленням про вручення за формою ТГ-71 (далі - ф. ТГ-71) згідно з додатком 2 до цієї Інструкції.

2.11. Журналам реєстрації вихідних службових телеграм присвоюються такі номери:

починаючи з 601 - на обласних телеграфах і на телеграфах мм. Києва, Сімферополя та Севастополя;

починаючи з 651 - у районних центрах, містах обласного підпорядкування та у підрозділах оператора в сільській місцевості;

05, 06 - у міських підрозділах оператора.

Наприклад:

Першій телеграмі за поточну добу (за поточний місяць), що реєструється в журналі за номером 601 (651), присвоюється вихідний номер 601/1 (651/1), другій - 601/2 (651/2) і так далі, де в чисельнику зазначено номер журналу, а в знаменнику - порядковий номер телеграми. Якщо службова телеграма надсилається з міського підрозділу оператора, її номер повинен складатися з номера підрозділу в чисельнику та порядкового номера телеграми і номера журналу в знаменнику (наприклад, за журналом 05 міського підрозділу оператора № 4 - 4/105, 4/205, 4/305 тощо).

2.12. Не допускається передавання багатослівних службових телеграм і довільне застосування службових позначок, не передбачених цією Інструкцію.

2.13. Не дозволяється до однієї службової телеграми вносити запити та відповіді на кілька телеграм.

2.14. Для скорочення кількості слів службові телеграми повинні складатися з обов’язковим застосуванням телеграфного коду "Зв’язок", за винятком випадків, коли в коді немає необхідних позначень, а також якщо телеграма надсилається відправникові або адресатові.

2.15. Усі службові телеграми виконуються протягом години, а поштове службове листування щодо телеграм - протягом доби з моменту отримання. У разі неможливості вчасно надати остаточну відповідь пункту подання службової телеграми надсилається попередня відповідь. Остаточна відповідь надсилається за фактом виконання.

2.16. Усі службові телеграми, які потребують відповіді, беруться на облік для контролю за своєчасним надходженням відповідей.

Якщо відповідь на службову телеграму не отримано протягом 12 годин, працівник оператора повторно звертається до пункту, що затримав відповідь. При цьому враховується режим роботи підрозділу оператора. У разі неотримання відповіді на повторний запит надсилається службова телеграма керівництву відповідного підрозділу оператора за підпорядкованістю.

Посадові особи, на яких покладено обов’язки контролю за якістю роботи, здійснюють контроль за своєчасним виконанням службових телеграм, аналізують причини, що призвели до телеграфного або поштового листування, і вживають заходів щодо його скорочення.

ІІІ. Складання запитів в АВТОКДД ЦКП

3.1. У разі отримання телеграми, що містить помилки, необхідно звернутися по довідку до АВТОКДД ЦКП, а в разі отримання відповіді від ЦКП з такими самими помилками надсилається службова телеграма згідно з даними заголовка спотвореної телеграми.

3.2. Запит журнальних даних або копії тексту телеграми для автоматичного виконання ЦКП виконується тільки за поточну добу.

Відповідь ЦКП складається відповідно до формату документа "Единый внешний технологический алгоритм функционирования ЦКС в сети КС-КК".

Наприклад:

1) запит журнальних даних:

< є « ЗЦЗЦ D 032 D С 131997 D < є

« ЖРН D ВХ D 147 - 10/01 D 0128 D 14.09 < є

ИСХ

НННН DD,

де

ЗЦЗЦ

ознака початку повідомлення;

032

порядковий номер службового повідомлення, що передається з кінцевого пункту;

індекс категорії терміновості повідомлення (С - термінове);

131997

маршрутний індекс архіву ЦКП;

D<є

ознака кінця передзаголовка;

ЖРН

ознака запиту журнальних даних;

ВХ (ИСХ)

оцінка запиту вхідних (ВХ) або вихідних (ИСХ) журнальних даних;

147-10/01

експлуатаційний номер каналу, яким прийнято або передано телеграму, що розшукується;

0128

порядковий номер розшукуваної телеграми на цьому каналі;

14.09

дата передавання/приймання з/до ЦКП розшукуваної телеграми;

НННН DD

знаки кінця повідомлення;

комбінація "Переведення на російський регістр";

2) видача журнальних даних:

де

рядок передзаголовка, а саме:

ЗЦЗЦ

ознака початку повідомлення;

072

порядковий номер службового повідомлення, що передається з кінцевого пункту;

індекс категорії терміновості повідомлення (С - термінове);

131012

маршрутний індекс кінцевого пункту;

кількість переприймальних пунктів;

рядок довідкових даних, а саме:

131

номер ЦКП, який одержав службовий запит;

131997

експлуатаційний номер каналу, яким надійшов запит;

номер сектору;

0146

порядковий номер, за яким надійшов запит;

1232 14.09

час і дата отримання запиту;

формалізований текст службової телеграми-запиту;

рядок вхідних даних телеграми, що розшукується, а саме:

ВХ

вхідні дані;

131012/01

експлуатаційний номер каналу;

0128

порядковий номер телеграми;

СВ 272003/01 1

передзаголовок телеграми;

1232

час приймання;

14.09

дата приймання;

рядок вихідних даних телеграми, що розшукується, а саме:

ИСХ

вихідні дані;

131272

експлуатаційний номер каналу;

0145

порядковий номер телеграми;

1234

час передавання;

14.09

дата передавання;

ознака кінця повідомлення;

час видачі телеграми-відповіді від ЦКП;

3) запит копії телеграми:

< є « ЗЦЗЦ D 032 D С 131997 D < є

« КОП D ВХ D 147 - 10/01 D 0128 D 14.09 < є

ИСХ

НННН DD,

де

КОП

ознака запиту копії вхідної або вихідної телеграми;

4) видача копії телеграми:

Передзаголовок телеграми, що розшукується (без ЗЦЗЦ)

Рядок довідкових даних телеграми, що розшукується

Текст телеграми:

де

рядок передзаголовка телеграми-відповіді;

рядок довідкових даних телеграми-відповіді;

формалізований текст запиту;

ознака кінця повідомлення;

час передавання телеграми-відповіді.

Визначення "вхідні дані" та "вихідні дані" для розшуку телеграм зазначаються відносно ЦКП, а не кінцевого пункту.

IV. Складання службових телеграм, що надсилаються до пунктів подання

4.1. Службові телеграми повинні надсилатися до пунктів подання, за винятком телеграм із спотвореним службовим заголовком.

4.2. Адреса службової телеграми містить категорію, місце призначення телеграми, скорочене найменування КДД або умовне скорочення посадової особи. У разі адресування телеграми до міського підрозділу оператора зазначають його номер, а в разі адресування до сільського підрозділу оператора, який не зазначено у списку маршрутних індексів, - район та область.

Наприклад:

1) КИЇВ 5 ВН;

2) СКАДОВСЬК ХЕРСОНСЬКОЇ ЛАЗУРНЕ ВН.

4.3. Службові запити щодо телеграм, прийнятих від суден, адресуються у міста, де розташоване пароплавство або управління флоту, якому належить судно, скорочені найменування яких зазначаються в заголовку після назви судна або плавбази.

Наприклад:

Спотворена телеграма надійшла з таким заголовком:

Т/Х УКРАЇНА ОДС/ДІРТ 15 23 30/2 1050=,

де

Т/Х УКРАЇНА

теплохід "Україна";

ОДС

скорочена назва одеського порту, до якого приписане судно;

ДІРТ

належність зазначеного судна до Державної інспекції України з безпеки на морському та річковому транспорті (Укрморрічінспекція).

У цьому випадку адреса службової телеграми складається в такому порядку:

СЛУЖБОВА ОДЕСА ПОРТ Т/Х УКРАЇНА=.

4.4. Текст службової телеграми, що надсилається до пункту подання, складається в такій послідовності:

категорія телеграми, щодо якої подається службовий запит;

вихідний касовий номер телеграми, стосовно якої надсилається службовий запит;

дата подання телеграми;

адреса телеграми, щодо якої надсилається службовий запит;

зміст службового запиту із застосуванням телеграфного коду.

Приклад 1.

Якщо телеграму спотворено:

ВАСИЛЬКІВ 651/3 16 10/7 1205=

ТЕРМІНОВА СЛУЖБОВА ЛЬВІВ 10 ВН=

3/21 10/7 САДОВА 28 МАТВІЄНКО ЗАПАЛ

ТЕКСТ=ТЕЛЕГРАФІСТ САХНО-

Приклад 2.

Якщо телеграму не доставлено (адресат вибув, адреса його невідома):

ХАРКІВ 2/105 17 10/6 1512=

ТЕРМІНОВА СЛУЖБОВА ОДЕСА 12 ВН=

12/104 10/6 НАРОДНА 25 КВ 2 ІВАНЕНКО КЛЕН=ВН

ВІВЧАРЕНКО-

Приклад 3.

Якщо телеграму не доставлено через відсутність пункту призначення:

СУМИ 601/5 14 13/5 1135=

ТЕРМІНОВА СЛУЖБОВА БЕРДЯНСЬК 5 ВН=

5/12 13/5 ПОГРЕБИ СУМСЬКОЇ ЗАРОК=КДД ГАПОН-

Приклад 4.

У разі неправильного підрахунку слів у телеграмі:

КИЇВ 30/1205 17 17/6 1450=

ТЕРМІНОВА СЛУЖБОВА ХАРКІВ КДД=

1101 17/6 ТРАКТОРНИЙ ЗАВОД ЗАПАС МКД15 КІПЖП

АЛПІВ

533ОП ЗКВ=ВНЗ ПОТАПЕНКО-

Приклад 5.

На запит, коли й кому вручено телеграму:

ОХТИРКА 651/3 13 21/7 1020=

ПЛАТНА РІВНЕ 1 ВН=

1/901 19/7 ПОЛЬОВА 10 КВ 5 КОРЖУ КАМИН=

ЦЕЗН ДАЛЬ-

Приклад 6.

Якщо телеграму не доставлено через відсутність назви вулиці, зазначеної в телеграмі:

УЖГОРОД 15/805 12 5/6 2000=

СЛУЖБОВА СІМФЕРОПОЛЬ 6 ВН=

6/802 5/6 СЕМЕНІВСЬКИЙ ПРОВУЛОК КЛИЧ=

ЕКСПЕДИТОР МАРЧЕНКО-

V. Складання та виконання службових телеграм, що надсилаються до пункту передавання

5.1. Службові телеграми до пункту передавання надсилаються у разі отримання від нього телеграми зі спотвореним найменуванням пункту подання.

5.2. Службова телеграма до пункту передавання складається згідно з рядком довідкових даних спотвореної телеграми.

Приклад 1.

Кінцевий пункт, включений до Київського ЦКП, одержав телеграму зі спотвореною назвою пункту подання і такими передзаголовком і рядком довідкових даних:

ЗЦЗЦ 025 П131521 2

(119 119529/01 0025 0826 16.05),

де

025

порядковий номер телеграми, одержаної в кінцевому пункті;

індекс категорії терміновості телеграми (П - звичайна);

131521

маршрутний індекс пункту призначення;

кількість переприймальних пунктів;

119

індекс першого переприймального пункту, якому була передана телеграма (ЕТК КП м. Вінниця);

119529/01

експлуатаційний номер каналу ЕТК КП (119529 - маршрутний індекс пункту подання дефектної телеграми, 01 - номер сектору);

0025

порядковий номер телеграми на цьому каналі зв’язку;

0826

час приймання в ЕТК КП;

16.05

дата приймання в ЕТК КП.

За рядком довідкових даних працівник оператора визначає, що телеграму було передано з ЕТК КП м. Вінниці. Службовий запит передається до пункту подання у такому форматі:

< є « ЗЦЗЦ D 012 D С 119529 D < є

« БРОВАРИ 651/5 12 16/5 0900 = < є

« ТЕРМІНОВА СЛУЖБОВА НЕМИРІВ ЦЕЗН=

« ВАШ (119 119529/01 0025 0826 16.05) ® ЗИМА=ВН

БОДРУК-

НННН DD 0907,

де

ЗЦЗЦ

ознака початку повідомлення;

012

порядковий номер повідомлення, яке буде передано з кінцевого пункту;

індекс категорії терміновості повідомлення (С - термінове);

119529

маршрутний індекс пункту подання спотвореної телеграми;

D<є

ознака кінця передзаголовка;

0907

час передавання повідомлення;

НННН DD

ознака кінця повідомлення.

Приклад 2.

Кінцевий пункт, включений до Київського ЦКП, одержав телеграму зі спотвореним пунктом подання і такими передзаголовком, рядком довідкових даних та автовідповіддю:

ЗЦЗЦ 023 П131511 1

(131 261-21/01 0011 1540 11.12)

А/О 01 261017/01,

де

023

порядковий номер телеграми, одержаної в кінцевому пункті;

індекс категорії терміновості телеграми (П - звичайна);

131511

маршрутний індекс пункту призначення;

кількість переприймальних пунктів;

131

номер Київського ЦКП, до якого внесено пункт призначення телеграми;

261-21/01

експлуатаційний номер каналу між станцією м. Таллінна та Київським ЦКП;

0011

порядковий номер телеграми на цьому каналі;

1540

час приймання в ЦКП;

11.12

дата приймання в ЦКП;

А/О 01 261017/01

автовідповідь пункту передавання телеграми в ЦКП.

Це означає, що з 17 відділення зв’язку м. Таллінна телеграму було передано через свою станцію комутації каналів, яка внесена до Київського ЦКП. Службова телеграма передається до пункту подання згідно з автовідповіддю:

ЗЦЗЦ 018 П 173050

КИЇВ 601/103 11 21/1 1300=

СЛУЖЕБНАЯ ЭСТОНИЯ ТАЛЛИНН 17 ОН=

ВАШ (131261-21/01 0011 1540 11.12) ЗИМА=

ОН САВИЦКАЯ НННН DD,

де

018

порядковий номер повідомлення, яке передається з кінцевого пункту;

індекс категорії терміновості повідомлення (П - звичайне);

261017

маршрутний індекс пункту подання спотвореної телеграми;

ОН

абревіатура від російського словосполучення "начальник отделения связи".

VI. Складання службових телеграм, що надсилаються шляхом проходження

6.1. Службові телеграми надсилаються шляхом проходження у разі неможливості визначення пункту подання та пункту передавання (за довідковими даними) або проведення розслідування щодо неодержаних телеграм.

6.2. Службові телеграми з позначкою "по шляху" адресуються у пункт, від якого безпосередньо були прийняті запитувані телеграми або якому вони безпосередньо були передані.

6.3. Текст службової телеграми, що надсилається по шляху проходження, містить:

слова "по шляху";

категорію телеграми, щодо якої надсилається службова телеграма;

вихідний касовий номер;

дату подання;

маршрутний індекс призначення;

умовні скорочення слів "прийнята" ("ПРИЙН") або "передана" ("ПЕР");

рядок довідкових даних розшукуваної телеграми;

адресу телеграми (у разі потреби);

зміст службового запиту із застосуванням телеграфного коду.

Наприклад:

На запит пункту подання про вручення телеграми з пункту призначення надійшло повідомлення, що такої телеграми в пункті приймання немає. У такому випадку пункт подання негайно повторює телеграму з позначкою у службовому заголовку "ПОВТОРНО НЕОТРИМАННЯ", а по шляху проходження надсилає службову телеграму такого змісту:

ПО ШЛЯХУ С 121115 124/1201 13/5 ПЕР (131 131124/01 0015

1315 13.05) МІСЦІ ЗЕМЛЯ.

6.4. Якщо службова телеграма надсилається далі по шляху проходження, у ній змінюються:

в адресі

місце призначення, найменування адресата;

у тексті

дані про приймання або передавання телеграми;

у заголовку

кількість слів.

У разі розслідування скарг щодо неодержаних телеграм кожний пункт, який отримав телеграму з позначкою "по шляху", повинен надіслати до пункту подання скарг результати розслідування.

VII. Виконання службових телеграм

7.1. Документи вхідного службового листування реєструються у відповідних журналах, де зазначаються:

порядковий номер;

дата;

пункт подання;

номер і дата службової телеграми;

номер і дата телеграми, щодо якої надсилається службова телеграма;

характер запиту;

результати розслідування.

7.2. У разі отримання службової телеграми в кінцевому пункті на підставі оригіналу телеграми негайно надається відповідь. На зворотному боці оригіналу телеграми робиться запис про надходження службової телеграми із зазначенням номера, дати надходження, характеру запиту. Після цього встановлюють осіб, дії яких спричинили службове листування. Якщо телеграму в цьому пункті було оброблено правильно, подальше розслідування проводиться по шляху проходження телеграми.

7.3. У разі отримання службової телеграми про недоставку зазначені в ній дані ретельно звіряються з оригіналом вихідної телеграми. За відсутності розбіжностей в адресах оригіналу та одержаної службової телеграми відправникові надсилається службове повідомлення про недоставку із зазначенням причини.

Службові телеграми вважаються виконаними після одержання з експедиції розписки про вручення повідомлення відправникові, яка підклеюється до службової телеграми.

Відповіді на такі службові телеграми не надсилаються. Недоставлена телеграма в пункті призначення підшивається до пачки недоставлених телеграм, листування вважається закінченим.

Якщо відправник проживає в районі обслуговування одного підрозділу оператора, а телеграму подав у іншому підрозділі оператора, в отриманій телеграмі замість службової адреси зазначається фактична адреса відправника. На початку тексту такої телеграми зазначаються: "Телеграма подана вами за квитанцією", номер телеграми, дата подання й адреса. У кінці тексту зазначається зміст розкодованого слова, повна інформація про посадову особу, яка підписала телеграму, виправляється кількість слів і телеграма надсилається за місцем проживання відправника.