Тип: Наказ
№ 2513/5
Дата: 21 грудня 2009 р.
Статус: Чинний
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
21.12.2009 N 2513/5
Про затвердження Примірної номенклатури справ державного нотаріального архіву
Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) та підпункту 3.1.3 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16 ( z0407-01 ), зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами і доповненнями), НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Примірну номенклатуру справ державного нотаріального архіву.
2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Н.В.Ященко) довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
3. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.
4. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2010.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.
Міністр М.Оніщук
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 21.12.2009 N 2513/5
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА справ державного нотаріального архіву
------------------------------------------------------------------
|Індекс справи |Заголовок справи| Строк | Примітка |
| |(тому, частини) | зберігання | |
| | | справи | |
| | | (тому, | |
| | | частини) | |
| | | номери | |
| | | статей за | |
| | | переліком | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|----------------------------------------------------------------|
| 1. Адміністративно-господарська діяльність |
|----------------------------------------------------------------|
| 01-01 |Накази |Доки не мине| |
| |Міністерства |потреба | |
| |юстиції України,| | |
| |Головного | | |
| |управління | | |
| |юстиції | | |
| |Міністерства | | |
| |юстиції в | | |
| |Автономній | | |
| |Республіці Крим,| | |
| |головних | | |
| |управлінь | | |
| |юстиції у | | |
| |областях, містах| | |
| |Києві та | | |
| |Севастополі з | | |
| |питань основної | | |
| |діяльності та з | | |
| |особового складу| | |
| |(копії) | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-02 |Накази |3 роки, ст. | |
| |завідуючого |16-г | |
| |архівом з | | |
| |адміністративно-| | |
| |господарських | | |
| |питань | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-03 |Нормативно- |До заміни | |
| |правові акти |новими, ст. | |
| |щодо здійснення |18-б | |
| |нотаріальної | | |
| |діяльності, | | |
| |методичні | | |
| |вказівки та | | |
| |рекомендації, | | |
| |інформаційні | | |
| |листи | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-04 |Положення про |До | |
| |архів |ліквідації | |
| | |архіву, ст. | |
| | |18-а | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-05 |Протоколи |До | |
| |виробничих нарад|ліквідації | |
| |у завідуючого |архіву, ст. | |
| |архівом |11 | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-06 |Піврічні, |5 років, ст.| |
| |квартальні |153 | |
| |плани роботи | | |
| |архіву | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-07 |Піврічні, |5 років, ст.| |
| |квартальні та |299, 302 | |
| |інші звіти | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-08 |Статистичні |До | |
| |звіти про |ліквідації | |
| |вчинені |архіву, ст. | |
| |нотаріальні дії,|298-б | |
| |стягнення | | |
| |державного мита | | |
| |тощо | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-09 |Штатний розклад |3 роки, ст. | |
| |архіву |46 | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-10 |Правила |1 рік(1), |(1)Після заміни |
| |внутрішнього |ст. 1129 |новими |
| |трудового | | |
| |розпорядку | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-11 |Посадові |До | |
| |інструкції |ліквідації | |
| |працівників |архіву, ст. | |
| |архіву |49-а | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-12 |Документи |До | |
| |(довідки, акти, |ліквідації | |
| |доповідні |архіву, ст. | |
| |записки) про |22-а | |
| |результати | | |
| |перевірки роботи| | |
| |архіву та стану | | |
| |збереженості | | |
| |справ | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-13 |Документи |5 років, ст.| |
| |(довідки, акти, |110, 342 | |
| |доповідні | | |
| |записки) про | | |
| |перевірку | | |
| |архівом стану | | |
| |нотаріального | | |
| |діловодства та | | |
| |архіву державних| | |
| |нотаріальних | | |
| |контор, | | |
| |приватних | | |
| |нотаріусів | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-14 |Документи |3 роки | |
| |(запити, вимоги,| | |
| |заяви, витяги, | | |
| |інформаційні | | |
| |довідки тощо) | | |
| |щодо здійснення | | |
| |перевірки | | |
| |дійсності | | |
| |спеціальних | | |
| |бланків | | |
| |нотаріальних | | |
| |документів та | | |
| |надання | | |
| |інформації за | | |
| |даними Єдиних та| | |
| |державних | | |
| |реєстрів | | |
| |інформаційної | | |
| |системи | | |
| |Міністерства | | |
| |юстиції України | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-15 |Документи (акти,|3 роки, ст. | |
| |звіти, листи, |36Д | |
| |заявки) з | | |
| |обліку | | |
| |зберігання та | | |
| |витрачання | | |
| |спеціальних | | |
| |бланків | | |
| |нотаріальних | | |
| |документів та | | |
| |спеціальних | | |
| |бланків | | |
| |документів | | |
| |інформаційної | | |
| |системи | | |
| |Міністерства | | |
| |юстиції України | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-16 |Первинні |3 роки(1), |(1)За умови |
| |документи і |ст. 315 |завершення |
| |додатки до них, | |перевірки(ревізії).|
| |що фіксують | |У разі виникнення |
| |факт виконання | |спору, |
| |господарських | |розбіжностей, |
| |операцій і є | |слідчих та судових |
| |підставою для | |справ - |
| |записів у | |зберігаються до |
| |реєстрах | |винесення |
| |бухгалтерського | |остаточного |
| |обліку та | |рішення |
| |податкових | | |
| |записах (касові,| | |
| |банківські | | |
| |документи, | | |
| |повідомлення | | |
| |банків, акти про| | |
| |приймання, | | |
| |здавання і | | |
| |списання майна, | | |
| |матеріалів, | | |
| |квитанції і | | |
| |накладні з | | |
| |обліку товарно- | | |
| |матеріальних | | |
| |цінностей, | | |
| |авансові звіти | | |
| |тощо) | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-17 |Заяви, запити |3 роки, ст. | |
| |про видачу |121 | |
| |довідок про | | |
| |вчинені | | |
| |нотаріальні дії,| | |
| |копій | | |
| |документів, що | | |
| |зберігаються в | | |
| |державному | | |
| |нотаріальному | | |
| |архіві, | | |
| |листування з | | |
| |питань їх | | |
| |видачі | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-18 |Документи (акти,|3 роки, ст. | |
| |квитанції) про |1134 | |
| |знищення печаток| | |
| |і штампів | | |
| |архіву | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-19 |Акти приймання- |5 років, ст.|(1)Після зміни |
| |передавання з |55-а |завідуючого |
| |усіма додатками,| |архівом |
| |складені при | | |
| |зміні | | |
| |завідуючого | | |
| |архівом | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-20 |Листування з |5 років, ст.| |
| |Головним |23, 6-Д | |
| |управлінням | | |
| |юстиції з питань| | |
| |діяльності | | |
| |архіву | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-21 |Листування з |3 роки, ст. | |
| |фізичними та |20 | |
| |юридичними | | |
| |особами з питань| | |
| |діяльності | | |
| |архіву та | | |
| |вчинення | | |
| |нотаріальних | | |
| |дій | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-22 |Книга реєстрації|3 роки, | |
| |наказів з |ст.100-б | |
| |адміністративно-| | |
| |господарських | | |
| |питань | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-23 |Журнал |3 роки, | |
| |реєстрації |ст. 100-б | |
| |вхідних | | |
| |документів | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-24 |Журнал |3 роки, ст. | |
| |реєстрації |100-б | |
| |вихідних | | |
| |документів | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-25 |Розносна книга |1 рік, | |
| |для місцевої |ст. 101 | |
| |кореспонденції | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-26 |Книга обліку |Постійно(1) |(1)Перехідна |
| |оприбуткування | | |
| |спеціальних | | |
| |бланків | | |
| |документів | | |
| |інформаційної | | |
| |системи | | |
| |Міністерства | | |
| |юстиції України | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-27 |Журнал обліку |До заміни |(1)Перехідний |
| |печаток та |новим(1), | |
| |штампів архіву |ст. 1132 | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-28 |Перелік платних |До заміни | |
| |робіт і послуг |новим | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 01-29 |Книга обліку |Доки не мине|(1)Перехідна |
| |літератури |потреба(1) | |
|----------------------------------------------------------------|
| 2. Вчинення нотаріальних дій |
|----------------------------------------------------------------|
| 02-01 |Реєстр для |Постійно | |
| |реєстрації | | |
| |нотаріальних | | |
| |дій | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 02-02 |Документи |75 років | |
| |(постанови, | | |
| |ухвали, | | |
| |повідомлення | | |
| |тощо) по | | |
| |накладенню і | | |
| |зняттю заборон | | |
| |та арештів | | |
| |відчуження | | |
| |нерухомого і | | |
| |рухомого майна | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 02-03 |Постанови про |5 років | |
| |відмову у | | |
| |вчиненні | | |
| |нотаріальних дій| | |
| |та листування з | | |
| |питань відмови у| | |
| |вчиненні | | |
| |нотаріальних | | |
| |дій | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 02-04 |Звернення |5 років, ст.|(1)Що містять |
| |фізичних та |28, ст. 30 |пропозиції про |
| |юридичних осіб | |суттєві зміни в |
| |та результати їх| |роботі організації |
| |розгляду | |або про усунення |
| | | |серйозних недоліків|
| | | |та зловживань - 10 |
| | | |років. У разі |
| | | |неодноразового |
| | | |звернення - 5 років|
| | | |після останнього |
| | | |розгляду |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 02-05 |Заяви про видачу|3 роки, ст. | |
| |дублікатів |121 | |
| |документів із | | |
| |фондів архіву та| | |
| |виписок із | | |
| |документів, які | | |
| |зберігаються у | | |
| |справах архіву | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 02-06 |Заповіти, |75 років, | |
| |посвідчені |ЕПК | |
| |посадовими | | |
| |особами, | | |
| |зазначеними у | | |
| |статті 40 Закону| | |
| |України "Про | | |
| |нотаріат" | | |
| |( 3425-12 ), та | | |
| |повідомлення | | |
| |заповідачам і | | |
| |посадовим | | |
| |особам, які | | |
| |посвідчили | | |
| |заповіт, про | | |
| |отримання | | |
| |примірника | | |
| |заповіту | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 02-07 |Алфавітна книга |75 років(1) |(1)Перехідна |
| |обліку отриманих| | |
| |заповітів, | | |
| |посвідчених | | |
| |посадовими | | |
| |особами, | | |
| |зазначеними у | | |
| |статті 40 Закону| | |
| |України "Про | | |
| |нотаріат" | | |
| |( 3425-12 ) | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 02-08 |Журнал |5 років, ст.| |
| |реєстрації |95 | |
| |звернень | | |
| |фізичних та | | |
| |юридичних осіб | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 02-09 |Журнал обліку |3 роки | |
| |викликів | | |
| |нотаріуса для | | |
| |вчинення | | |
| |нотаріальних дій| | |
| |поза приміщенням| | |
| |архіву | | |
|----------------------------------------------------------------|
| 3. Забезпечення архівного зберігання |
|----------------------------------------------------------------|
| 03-01 |Паспорт архіву |До | |
| | |ліквідації | |
| | |архіву | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-02 |Справи фондів |До |(1)Перехідні |
| |(історичні і |ліквідації | |
| |тематичні |архіву(1), | |
| |довідки до |ст. 107 | |
| |фондів, акти | | |
| |перевіряння | | |
| |наявності й | | |
| |стану | | |
| |документів, акти| | |
| |приймання- | | |
| |передавання | | |
| |документів, акти| | |
| |про вилучення | | |
| |документів, | | |
| |постанови | | |
| |судово-слідчих | | |
| |органів, акти | | |
| |про нестачу й | | |
| |невиправні | | |
| |пошкодження | | |
| |документів, | | |
| |огляди фондів, | | |
| |списки, аркуші, | | |
| |картки фондів, | | |
| |відомості про | | |
| |склад і обсяг | | |
| |справ і | | |
| |документів | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-03 |Описи справ |Постійно, | |
| |постійного |ст. 109-а | |
| |зберігання | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-04 |Описи справ |3 роки(1), |(1)Після знищення |
| |тривалого (понад|ст. 109-б |справ |
| |10 років) | | |
| |зберігання | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-05 |Описи справ |3 роки(1), |(1)Після знищення |
| |тимчасового |ст. 109-б |справ |
| |зберігання (до | | |
| |10 років | | |
| |включно) | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-06 |Списки джерел |До |(1)Перехідні |
| |комплектування |ліквідації | |
| |архіву |архіву | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-07 |Список (картки) |До |(1)Перехідний |
| |фондів архіву |ліквідації | |
| | |архіву, ст. | |
| | |108 | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-08 |Графік приймання|Доки не мине| |
| |документів від |потреба | |
| |фондоутворювачів| | |
| |та інформація | | |
| |про його | | |
| |виконання | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-09 |Пофондовий |1 рік(1), |(1)Після заміни |
| |топографічний |ст. 114 |новим |
| |покажчик | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-10 |План заходів |До заміни | |
| |щодо евакуації |новим | |
| |документів | | |
| |державного | | |
| |нотаріального | | |
| |архіву на | | |
| |випадок | | |
| |стихійного лиха | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-11 |Акти про |1 рік(1), |(1)Після повернення|
| |видавання справ |ст. 117 |документів |
| |у тимчасове | | |
| |зберігання | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-12 |Замовлення на |1 рік(1), |(1)Після повернення|
| |видавання справ,|ст. 119 |документів |
| |документів із | | |
| |архіву | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-13 |Журнал |До |(1)Перехідний |
| |надходження й |ліквідації | |
| |вибуття |архіву(1), | |
| |документів з |ст. 116 | |
| |архіву | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-14 |Книга обліку |1 рік, |Після закінчення |
| |видачі |ст.120 |книги та повернення|
| |документів з | |документів до |
| |архівосховищ | |архіву. Перехідна |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-15 |Журнал |1 рік(1), |(1)Після закінчення|
| |реєстрації |ст. 123 |журналу |
| |спостережень за | | |
| |станом | | |
| |температурно- | | |
| |вологісного | | |
| |режиму | | |
| |зберігання | | |
| |архівних | | |
| |документів | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-16 |Журнал обліку |10 років, |(1)Перехідний |
| |інструктажу |ст. 473 | |
| |працівників | | |
| |архіву з техніки| | |
| |безпеки | | |
|--------------+----------------+------------+-------------------|
| 03-17 |Журнал огляду |1 рік(1) |(1)Після закінчення|