Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ

НАКАЗ

01.04.2010 N 18

Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

{ Із змінами, внесеними згідно з Наказами Генеральної прокуратури N 27 ( v0027900-11 ) від 28.02.2011 N 111 ( v0111900-11 ) від 16.11.2011 }

{ Наказ втратив чинність крім положень з діловодства стосовно кримінальних справ, які до 20.11.2012 надійшли до суду від прокурорів з обвинувальним висновком, постановою про застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру, постановою про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності згідно з Наказом Генеральної прокуратури N 3 ( v0003900-13 ) від 15.01.2013 }

З метою удосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації НАКАЗУЮ:

1. Затвердити і ввести в дію з 1 квітня 2010 року Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).

2. Прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України, керівникам структурних підрозділів Генеральної прокуратури України, міським, районним, міжрайонним, іншим прирівняним до них прокурорам забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції, а також організувати її вивчення прокурорсько-слідчими працівниками, державними службовцями та службовцями прокуратури.

3. Вважати такими, що втратили чинність, накази Генерального прокурора України від 28.12.2002 N 90 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України", від 21.01.2004 N 9 та від 28.05.2008 N 28 ( v0028900-08 ) "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в органах прокуратури України".

4. Контроль за дотриманням вимог Інструкції покласти на управління документального забезпечення Головного управління забезпечення діяльності органів прокуратури Генеральної прокуратури України.

Наказ надіслати прокурорам Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовим прокурорам регіонів та Військово-Морських Сил України для неухильного виконання і використання у роботі та ознайомити з ним працівників структурних підрозділів Генеральної прокуратури України.

Виконувач обов'язків Генерального прокурора України С.Винокуров

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ виконувача обов'язків Генерального прокурора України 01.04.2010 N 18

ІНСТРУКЦІЯ з діловодства в органах прокуратури України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України складена з урахуванням основних положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення або надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури.

1.2. Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, тиражування, відправлення, контролю виконання документів, формування їх у справи, наглядові та контрольні провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях.

На процесуальні та фінансові документи Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.

1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих і нормативних актів та цієї Інструкції.

1.4. Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893 ( 1893-98-п ).

1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство, оформлення документів та ведення листування державною мовою.

Листування з дипломатичними установами, компетентними органами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій з питань міжнародного співробітництва, правової допомоги може здійснюватися як державною, так і відповідною мовою тієї чи іншої держави.

1.6. Тлумачення термінів, які використовуються у цій Інструкції, наведено у додатку 1.

1.7. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на службу діловодства (надалі - секретаріат).

1.8. Загальне керівництво роботою секретаріату здійснює один із керівників прокуратури згідно з розподілом обов'язків.

1.9. Організацію роботи секретаріату та контроль за станом діловодства в апараті прокуратури і підпорядкованих прокуратурах здійснює керівник секретаріату.

Керівник секретаріату в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у підпорядкованих прокуратурах вимог державних стандартів та цієї Інструкції щодо організації діловодних процесів, складання та оформлення документів;

- забезпечувати періодичну перевірку стану діловодства в апараті прокуратури та підпорядкованих прокуратурах;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення підрозділів секретаріату сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників секретаріату та структурних підрозділів з питань діловодства.

1.10. Вимоги керівника секретаріату, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури.

1.11. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, прокуратурах районного рівня покладається на керівників цих підрозділів, прокурорів районного рівня.

1.12. Вимоги Інструкції обов'язкові для кожного працівника прокуратури. Керівник структурного підрозділу, прокурор районного рівня забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.

1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру у доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратури з дозволу керівників прокуратури та структурних підрозділів, у прокуратурах районного рівня - прокурора або його заступника.

1.14. Кожному громадянину на його прохання можуть бути надані для ознайомлення у приміщеннях прокуратури документи та матеріали, які зачіпають його права і свободи, у тій мірі, в якій це не суперечить вимогам дотримання державної або іншої, що охороняється законом, таємниці, законним інтересам інших осіб.

Рішення (у письмовій формі) щодо надання громадянину документів для ознайомлення приймають керівники прокуратури та структурного підрозділу. Працівник прокуратури, який ознайомив громадянина з документами, складає відповідну довідку.

У разі відмови у задоволенні прохання громадянину надається роз'яснення з посиланням на статті закону, нормативно-правового акту, що обмежують його право на ознайомлення.

1.15. Не підлягають наданню для ознайомлення за інформаційними запитами документи, які містять у собі:

- інформацію, визнану у встановленому порядку державною таємницею;

- конфіденційну інформацію;

- інформацію про оперативну і слідчу роботу органів прокуратури;

- інформацію, що стосується особистого життя громадян;

- документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, листування між підрозділами та ін.), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності прокуратури, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

- інформацію, що не підлягає розголошенню згідно з іншими законодавчими або нормативними актами.

1.16. У разі звільнення або тимчасової відсутності прокурорсько-слідчого працівника (відпустка, відрядження і т.ін.) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, прокурора районного рівня іншому виконавцю через секретаріат або канцелярію.

Під час зміни керівника секретаріату всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в очолюваному підрозділі, передаються новопризначеній особі згідно з актом, який в апаратах затверджується керівництвом прокуратури, в прокуратурах районного рівня - керівником.

При зміні керівника прокуратури приймання-передавання справ здійснюється відповідно до Положення про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратури при звільненні та призначенні прокурорів, затвердженого наказом Генерального прокурора України від 10 червня 1999 року N 19 ( v0019900-99 ).

1.17. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, а також незаконний доступ до них тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

2. Організація документообігу

2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками секретаріату.

2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного дня після їх реєстрації, а в разі реєстрації у п'ятницю у другій половині дня або передсвяткові дні - не пізніше наступного робочого дня.

Термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.

У прокуратурах обласного рівня та Генеральній прокуратурі України передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у прокуратурах районного рівня - безпосередньо за їх надходженням.

2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через працівників секретаріату, канцелярії під особистий підпис з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках.

Передавання внутрішніх документів з підрозділу у підрозділ (у разі розташування структурних підрозділів у різних адміністративних будівлях) здійснюється через секретаріат (підрозділ з реєстрації вхідної кореспонденції).

2.4. Передавання документів з одного підрозділу до іншого здійснюється через працівника канцелярії за резолюцією керівництва структурного підрозділу, а в суперечних випадках - згідно з вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обґрунтований рапорт виконавця погоджений керівником підрозділу. Крім зазначеного, на рапорті повинно бути клопотання керівника самостійного структурного підрозділу перед керівником іншого структурного підрозділу щодо подальшого розгляду документів.

2.5. Наглядові провадження передаються в інший підрозділ у тимчасове користування під розписку з відміткою на карточці обліку руху наглядового провадження (додаток 3) з дозволу керівника підрозділу.

2.6. Звернення, матеріали, справи та наглядові провадження для постійного користування передаються через секретаріат (алфавітну картотеку) з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).

2.7. Працівники секретаріату, канцелярії не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та відповідної реєстрації (обліку) у секретаріаті, канцелярії.

2.8. Працівники прокуратури, до яких надійшов документ без відповідних відміток щодо надходження, реєстрації, інше, повинні невідкладно особисто або за участі працівника канцелярії передати такий документ у відповідний підрозділ (працівнику) секретаріату для здійснення реєстрації у загальному порядку.

2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.

Всі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються за підписом одного з керівників прокуратури, що відповідає за організацію роботи з кадрами, або керівника кадрового підрозділу за індексом (вихідним номером) кадрового підрозділу.

Працювати з матеріалами особових справ мають право лише керівники прокуратури, структурних підрозділів та працівники кадрових підрозділів прокуратури.

Особові справи видаються під особистий підпис у відповідних облікових формах.

2.11. Накази, вказівки, розпорядження та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Працівники, які ознайомились з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (листі про ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.

3. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції

3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано секретаріатом.

3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який розкриває конверти та передає до секретаріату для подальшої реєстрації у загальному порядку. Термінові документи передає на розгляд керівництву з одночасним повідомленням (можливим наданням копії документів) секретаріату про їх надходження та кому переданий на розгляд.

3.3. Працівники секретаріату розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.

Конверти з написом "особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.

3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог Наказу МОЗ від 17.02.2003 р. N 67 ДСК "Про порядок прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень".

3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису заявника. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису заявника працівником секретаріату зазначається кількість аркушів додатку, що засвідчується особистим підписом.

3.7. Надіслані не за адресою документи працівники секретаріату повертають до поштового відділення або надсилають за призначенням, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.

3.8. В органах прокуратури приймаються звернення, які надійшли поштою, передані на особистому прийомі, вилучені із скриньки і оформлені відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ).

3.9. Письмове звернення, оформлене без додержання вимог ст. 5 Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), реєструється у загальному порядку і повертається заявникові працівником підрозділу з розгляду звернень з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження (реєстрації).

3.10. У кожній прокуратурі повинна бути скринька "Для скарг і заяв", яка у прокуратурах вищого рівня розміщується в приймальні громадян, у прокуратурах районного рівня - у доступному для громадян місці.

Кореспонденція із скриньки вилучається щодня, на зверненнях проставляється штамп з відміткою "Із скриньки" та зазначається дата вилучення, після чого вони передаються для реєстрації та розгляду.

3.11. Звернення громадян або юридичних осіб, інші документи, отримані працівниками прокуратури на особистому прийомі, підлягають реєстрації та розгляду в загальному порядку не пізніше наступного робочого дня з відміткою про час і місце отримання документів.

На вимогу громадянина, який подав звернення у встановленому вище порядку, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування прокуратури, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові. { Пункт 3.11 доповнено абзацом згідно з Наказом Генеральної прокуратури N 27 ( v0027900-11 ) від 28.02.2011 }

3.12. Забороняється працівникам секретаріату отримувати скарги, звернення або заяви безпосередньо від громадян або юридичних осіб.

3.13. Звернення, які надійшли до органів прокуратури факсимільним зв'язком або електронною поштою, реєстрації та розгляду не підлягають.

3.14. Анонімне звернення (без зазначення прізвища, ім'я по батькові або місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство) може бути залишено без розгляду. У такому разі воно підшивається до справи з відміткою прокурорсько-слідчого працівника "До справи N". Якщо у такому зверненні міститься інформація про злочин або про осіб, причетних до злочину, воно надсилається до відповідних правоохоронних органів.

3.15. Конверти зберігаються і додаються до документів:

- у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;

- у разі надходження кореспонденції із судових органів;

- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;

- у разі розбіжностей адреси, зазначеної на конверті та на зверненні.

Інші конверти за зверненнями громадян та юридичних осіб знищуються після розгляду.

3.16. Попередній розгляд документів

3.16.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.16.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником секретаріату або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

3.16.3. Кореспонденція сортується на:

- звернення Президента України;

- звернення органів державної влади та управління;

- звернення і телеграми громадян, підприємств, організацій;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- кримінальні справи;

- матеріали перевірок;

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва і правової допомоги;

- відомче листування;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).

3.16.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

3.16.5. Керівництву Генеральної прокуратури України, прокуратур обласного рівня документи подаються на розгляд секретаріатом згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між ними.

Прокурору районного рівня на розгляд передається вся вхідна кореспонденція.

4. Реєстрація документів

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштою, фельд'єгерським зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, вилучені із скриньки, а також відомча кореспонденція, в тому числі яка надійшла факсимільним зв'язком.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

4.1.2. Штамп повинен містити найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку (визначені у п. 4.1.6. Інструкції) і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.

4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються документи особливого контролю, доручення Президента України, керівників органів державної влади та управління, запити та звернення народних депутатів України, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва та правової допомоги, а також звернення з особистого прийому. Кореспонденція, яка вилучена із скриньки "Для скарг і заяв", реєструється у загальному порядку.

Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів, вказівок та розпоряджень), що створюються в органах прокуратури і які не виходять за межі прокуратури (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, що надаються до відповідального підрозділу тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів, з додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року, наприклад: 09-12вн-10.

4.1.5. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

4.1.6. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), кримінальних справ, матеріалів дослідчої перевірки, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних справ, направлених для затвердження обвинувального висновку (додаток 9), документів з грифом "Для службового користування" (за формою встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію).

4.1.7. При реєстрації кореспонденції в книзі обліку вхідної кореспонденції номер документа складається з порядкового номера книги обліку вхідної кореспонденції, з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року наприклад: 195вх-10.

У випадках подальшої реєстрації вхідної кореспонденції у структурних підрозділах номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вхідної кореспонденції, з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-39вх-10.

4.1.8. Після реєстрації вхідних документів інформація про кореспондента фіксується у базі даних картотеки (алфавітні картки, довідки тощо).

Основним завданням формування алфавітної картотеки є швидкий пошук інформації про попередні звернення заявника і місцезнаходження листування за цим зверненням на даний час.

У разі автоматизованої реєстрації за допомогою ПК формується банк зареєстрованих даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників прокуратури інформацією про всі зареєстровані документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на монітор ПК або друку на папері. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих робочих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точне місцезнаходження документа на даний час.

4.1.9. Звернення фізичних та юридичних осіб, що надійшли до Генеральної прокуратури України та прокуратур обласного рівня, після реєстрації у секретаріаті (проставляння штампа з датою реєстрації, реєстраційного номера) передаються до підрозділу з розгляду звернень. Працівники цього підрозділу вивчають звернення та визначають структурний підрозділ, до компетенції якого належить вирішення питань, викладених у зверненні, після чого передають їх до відповідних підрозділів секретаріату для подальшого спрямування або надсилання до підпорядкованих прокуратур чи в інші відомства.

4.1.10. Працівники підрозділу з розгляду звернень повинні проставити на зверненні перші літери прізвища особи чи скорочену назву організації, на яких потрібно завести алфавітну картку, через дріб - осіб, на яких виписуються картки-посилання, нижче - підрозділ (підрозділи), до компетенції якого належить вирішення звернення.

У разі ведення алфавітної картотеки в електронному виді на зверненні проставляються лише індекс структурного підрозділу, до компетенції якого належить вирішення звернення, та підпис особи, яка вчинила розмітку.

4.1.11. Термінові документи та звернення, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до секретаріату, реєструються і передаються для виконання.

4.2. Порядок заведення, заповнення та розстановки алфавітних карток, карток-посилань та довідок на звернення

4.2.1. Перед заведенням алфавітної картки кожне звернення перевіряється за алфавітною картотекою для з'ясування питання: вперше звертається заявник чи вже надходили від нього попередні звернення.

4.2.2. Якщо звернення надійшло вперше, алфавітну картку (додаток 10) виписують, як правило, на заявника (фізичну особу), картку-посилання (додаток 11) - на особу (організацію), на дії або бездіяльність якої скаржиться заявник.

4.2.3. Якщо звернення стосується підозрюваного, обвинуваченого, засудженого, алфавітна картка виписується на них, а на осіб (крім правоохоронних органів), які надіслали звернення, виписують картку-посилання.

4.2.4. Якщо звернення надійшло від юридичної особи (підприємства, установи, організації), виписують відповідну алфавітну картку (додаток 12). Такі картки розміщують в окремій шухляді в алфавітному порядку за назвами юридичних осіб. У разі потреби за такими зверненнями можуть виписуватися і картки-посилання, наприклад, на керівника підприємства або іншу особу, яка підписала звернення.

4.2.5. Крім алфавітних карток та карток-посилань виписуються довідки про попередні надходження, в яких зазначається інформація щодо останніх трьох надходжень та номер наглядового провадження (за його наявності) (додаток 13).

4.2.6. Якщо до звернення додані документи (копії рішення, ухвали, вироку суду, постанов про порушення справ тощо), картки-посилання виписують на всіх указаних у цих документах осіб (обвинувачених, засуджених, позивачів, відповідачів, ін.).

4.2.7. Під час реєстрації заяв, спецповідомлень про злочини, якщо особа, що вчинила злочин, встановлена або підозрювана перебуває у розшуку, алфавітна картка виписується на обвинуваченого, підозрюваного, картка-посилання - на заявника, потерпілого (вбитого). Якщо особу обвинуваченого не встановлено, а також у випадку самогубства алфавітна картка виписується на потерпілого (вбитого), а на заявника - картка-посилання. За відсутності таких даних алфавітна картка заводиться за фактом події, правопорушення.

4.2.8. Під час реєстрації колективних звернень алфавітна картка виписується на перших двох осіб, які підписали звернення, і на відправника, який указав на конверті прізвище та адресу.

4.2.9. Під час реєстрації звернень працівників прокуратури в алфавітній картці вказується посада та місце роботи.

4.2.10. Після прийняття рішення за зверненням працівник канцелярії структурного підрозділу вказує у книзі обліку вхідної кореспонденції та на зворотному боці довідки (додаток 13) номер наглядового провадження або номер і дату супровідного листа, якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру чи інше відомство за належністю, і того ж дня повертає довідку на картотеку для перенесення результатів розгляду звернення в алфавітну картку, після чого довідка знищується.

4.2.11. Алфавітні картки та картки-посилання групуються у шухляди картотеки в алфавітному порядку.

На початку кожного року проводиться вибірка з чинної картотеки карток, які втратили практичне значення, а саме:

- картки на осіб, звернення від яких направлені у підпорядковані прокуратури та інші відомства без контролю і від них протягом 3 років до вивірки не надходило звернень до цієї прокуратури;

- картки на осіб, за зверненнями яких були заведені наглядові провадження і у зв'язку із закінченням строку зберігання знищені відповідно до актів знищення.

Порядок зберігання карток, вилучених з картотеки, регулюється Переліку документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України.

4.3. Реєстрація та облік наглядових проваджень

4.3.1. Звернення, листи, матеріали та інші документи, які потребують перевірки, вирішення та надання письмової відповіді автору, а також контролю за виконанням, групуються у наглядові провадження.

Підставою для заведення наглядового провадження є прийняття звернення чи документа до виконання з указівкою прокурорсько-слідчого працівника "завести н/п".

4.3.2. Наглядове провадження заводиться працівником секретаріату (канцелярії) не пізніше 5 днів з часу реєстрації звернення, матеріалів або справи, а за контрольними документами, спецповідомленнями, з питань міжнародно-правових відносин - невідкладно.

4.3.3. Наглядові провадження у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня заводяться у структурних підрозділах за книгою обліку наглядових проваджень (додаток 14).

У прокуратурах районного рівня наглядові провадження заводяться за книгами обліку наглядових проваджень окремо за зверненнями громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок, позовами прокурора (додаток 15) та за кримінальними справами і спецповідомленнями (додаток 16).

4.3.4. Номер наглядового провадження у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку наглядових проваджень та двох останніх цифр року прийняття звернення до провадження, наприклад: 07/1-1432-10.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр номера наглядового провадження становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку наглядових проваджень та дві останні цифри року, наприклад: 50-1032-10.

Подальше листування ведеться за номером наглядового провадження, яке зазначається на вихідному документі працівником секретаріату (канцелярії) прокуратури.

4.3.5. Перелік індексів структурних підрозділів прокуратури затверджується наказом керівника прокуратури.

4.3.6. За результатами узагальнення документообігу керівництво секретаріату щороку здійснює розподіл номерів наглядових проваджень між структурними підрозділами на наступний рік, починаючи з одиниці, за відповідною формою (додаток 17), наприклад: підрозділ "04" - 400 резервних номерів (001-400); підрозділ "05" - 100 резервних номерів (401-500); підрозділ "06" - 50 резервних номерів (501-550).

У разі необхідності виділення додаткових номерів працівники канцелярій структурних підрозділів звертаються з відповідною заявкою до керівництва секретаріату.

4.3.7. Якщо звернення направлено для вирішення у підпорядковану прокуратуру або в інше відомство з контролем виконання (з пропозицією повідомити про результати вирішення до визначеної дати або про остаточне вирішення питання), за ним заводиться наглядове провадження, копії доручення та звернення долучаються до наглядового провадження, яке передається у канцелярію підрозділу.

У канцеляріях підрозділів такі наглядові провадження зберігаються у папках з написом "Контроль" за датами контролю і передаються прокурорсько-слідчим працівникам (виконавцям) у встановлені ними строки виконання.

4.3.8. За зверненнями, які направлені для розгляду у підпорядковані прокуратури чи інші відомства без контролю, наглядові провадження не заводяться.

Супровідні листи з оригіналами звернень направляються за номером, який складається з індексу структурного підрозділу та букви "р", наприклад: 06/2р.

У прокуратурах без структурного поділу вихідний номер супровідного листа складається з номера номенклатурної справи, де містяться копії таких листів, та букви "р", наприклад: 27р.

Копія супровідного листа з аркушем, на якому міститься резолюція керівництва, підшивається у справу послідовно за датою відправлення.

4.3.9. У кожній прокуратурі заводиться одне наглядове провадження по одній і тій самій справі, питанню, а також за зверненнями одного і того ж громадянина.

4.3.10. Якщо раніше за зверненнями були заведені на одних і тих самих осіб чи з одних і тих самих питань різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше. При об'єднанні двох і більше наглядових проваджень зберігається хронологічна послідовність документів кожного провадження, а також всі картки обліку їх руху. Наглядові провадження підшиваються разом з обкладинками, аркуші заново нумеруються (обкладинки не нумеруються). Одночасно вносяться відповідні зміни в алфавітні картки та книгу обліку наглядових проваджень.

Об'єднання наглядових проваджень здійснюється працівником канцелярії структурного підрозділу за вказівкою прокурорсько-слідчого працівника.

4.3.11. Об'єднання наглядових проваджень за різними справами чи питаннями не дозволяється.

4.3.12. У разі направлення наглядового провадження за кримінальною справою до підпорядкованої прокуратури для підтримання державного обвинувачення заводиться контрольне провадження за номером відправленого наглядового провадження із зазначенням індексу структурного підрозділу, який здійснює контроль, та з обов'язковим маркуванням літерами "КП".

У контрольному провадженні накопичується листування з підпорядкованою прокуратурою з обов'язковим долученням копій судових рішень у справі, документів реагування прокурорів тощо.

4.3.13. У контрольні провадження, які заведені за кримінальними справами, направленими для підтримання державного обвинувачення до підпорядкованих прокуратур, підшиваються:

- матеріали, вилучені із наглядового провадження як такі, що не є необхідними для підтримання державного обвинувачення;

- копії постанов про порушення кримінальної справи, притягнення як обвинуваченого, застосування запобіжного заходу;

- відомості про дату та особу, що затвердила обвинувальний висновок (подання, постанову тощо) у справі;

- копія листа про направлення кримінальної справи до суду;

- копія листа про встановлення контролю;

- інші документи, необхідні для забезпечення належного контролю за ходом та результатами судового розгляду справи.

При здійсненні контролю накопичується відповідне листування з підпорядкованою прокуратурою з обов'язковим долученням копій судових рішень у справі, документів реагування прокурорів.

4.3.14. Передача наглядових проваджень здійснюється безпосередньо працівниками канцелярій структурних підрозділів під підпис.

4.4. Реєстрація та облік кримінальних справ (речових доказів у справах), матеріалів дослідчих перевірок, витребуваних у порядку нагляду

4.4.1. Кримінальні справи, матеріали дослідчих перевірок, витребувані у порядку нагляду, та справи, що надійшли для затвердження обвинувального висновку (останні з позначкою "у порядку ст. 225 КПК України"), реєструються централізовано секретаріатом у загальному порядку та окремо у кожному структурному підрозділі у відповідних книгах обліку.

4.4.2. Зареєстровані кримінальні справи передаються на доповідь разом з наглядовим провадженням. Якщо у справі не заведено наглядового провадження, воно заводиться у загальному порядку.

4.4.3. Справи, витребувані для узагальнення прокурорської практики, реєструються у загальному порядку (без внесення інформації до алфавітних карток), наглядові провадження за такими справами не заводяться.

4.4.4. Порядок витребування та повернення кримінальних справ і матеріалів дослідчої перевірки визначається Регламентом прокуратури.

4.4.5. Пересилка (доставляння) кримінальних справ, матеріалів та наглядових проваджень здійснюється фельд'єгерським зв'язком, бандероллю (посилкою) або кур'єром (уповноваженим працівником прокуратури).

4.4.6. У разі доставки кримінальних справ та матеріалів кур'єром забороняється передача їх із рук у руки без відповідної реєстрації та обліку у секретаріаті та канцелярії.

4.4.7. Порядок обліку та зберігання речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна регулюється положеннями Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду.

4.5. Реєстрація та облік заяв і повідомлень про злочини

4.5.1. Заяви і повідомлення про злочини в органах прокуратури приймаються та реєструються відповідно до вимог Інструкції про порядок приймання, реєстрації та розгляду в органах прокуратури України заяв і повідомлень про злочини.

Із числа працівників служби діловодства призначається відповідальна особа, на яку покладаються обов'язки щодо реєстрації та обліку заяв і повідомлень про злочини.

4.5.2. Заяви і повідомлення про злочини реєструються у книзі обліку заяв і повідомлень про злочини (додаток 18), що є документом суворої звітності.

Реєстрація провадиться негайно після прийняття керівництвом прокуратури рішення про порядок перевірки. Передавання заяв і повідомлень про злочини виконавцям для перевірки без реєстрації забороняється.

4.5.3. У книзі реєструються заяви і повідомлення про злочини, за результатами перевірки яких рішення в порядку ст. 97 КПК України ( 1002-05 ) приймається відповідною прокуратурою.

4.5.4. Реєстраційні номери у книзі ведуться у валовому порядку з початку року, починаючи з N 1.

4.5.5. Після реєстрації на документі проставляється штамп (додаток 19) із зазначенням дати реєстрації та номера.

4.5.6. Номер матеріалів, рішення по яких приймається в порядку ст. 97 КПК України ( 1002-05 ), складається із порядкового номера книги обліку заяв і повідомлень про злочини, літер "пр" та двох останніх цифр року, наприклад: 12пр-10.

Матеріал формується та підшивається в хронологічному порядку.

Подальше листування ведеться за присвоєним номером.

4.5.7. Працівник прокуратури, на якого покладено обов'язки щодо ведення книги обліку, про факти порушень строків перевірки доповідає керівнику прокуратури або структурного підрозділу.

4.6. Реєстрація та облік кримінальних справ, порушених органами прокуратури, а також облікових документів (статистичних карток)

4.6.1. Кримінальні справи, порушені працівниками органів прокуратури України, реєструються у книзі обліку кримінальних справ (додаток 20), ведення якої покладається на працівників секретаріату відповідно до розподілу обов'язків. Аркуші книги обліку нумеруються, прошиваються і опечатуються.

4.6.2. Номер кримінальної справи надається на підставі копії процесуального документа та облікових документів (статистичних карток), оформлених відповідно до вимог Інструкції про єдиний облік злочинів.

4.6.3. Облікові документи реєструються у книзі обліку статистичних карток установленого зразка відповідальною особою секретаріату.

4.6.4. Зареєстровані статистичні картки у Генеральній прокуратурі України надсилаються секретаріатом до обліково-реєстраційних підрозділів супровідним листом, в інших прокуратурах передаються безпосередньо працівникам з обліково-реєстраційної роботи органів внутрішніх справ для направлення в обліково-реєстраційні підрозділи для обліку за територіальним принципом.

5. Розгляд і виконання документів

5.1. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та цією Інструкцією.

5.2. Керівники прокуратури, структурних підрозділів зобов'язані розглянути документ не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а терміновий - негайно і вчинити резолюцію, в якій слід визначити виконавців, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого зазначити дату і поставити особистий підпис.

Забороняється вчинення загальних резолюцій (внести пропозиції, доповісти тощо).

5.3. Документи, що стосуються кількох структурних підрозділів, підпорядкованих різним заступникам Генерального прокурора України, заступникам прокурора області, передаються на доповідь у Генеральній прокуратурі України - першому заступнику Генерального прокурора України, у прокуратурах обласного рівня - прокурору області, які визначають виконавців.

5.4. На документах з резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

5.5. Резолюція на документі вчиняється на вільному від тексту місці. У разі направлення документа для вирішення у підпорядковані прокуратури чи інші відомства за належністю, на текстах законів, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, нормативних актів Кабінету Міністрів України, інших державних органів резолюція вчиняється на окремому аркуші або спеціальному бланку.

5.6. У разі визначення у резолюції кількох виконавців документа доведення змісту резолюції, своєчасне та якісне виконання, продовження термінів виконання, підготовка відповіді, підпис у керівництва покладається на першого виконавця.

5.7. Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня, одного дня - в інших прокуратурах.

5.8. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений строк, у Генеральній прокуратурі України та прокуратурах обласного рівня виконавець подає завізований начальником підрозділу рапорт на ім'я керівництва прокуратури про продовження строку виконання, готує попередню відповідь.

У прокуратурах районного рівня такий рапорт подає керівнику прокуратури безпосередньо виконавець.

5.9. Накази, розпорядження, вказівки, завдання, доручення та інші документи за підписом керівництва прокуратури, які потребують термінового виконання, передаються факсимільним зв'язком. У структурних підрозділах термінові документи також можуть бути направлені факсимільним зв'язком з відома керівника.

5.10. Строки виконання документа рахуються з дня реєстрації у прокуратурі, а документа, що потребує перекладу, - з дня його перекладу. Днем виконання слід вважати дату відправлення відповіді.

Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий час, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

5.11. Відповідальність за виконання документа по суті та у встановлений законом строк несуть працівники, зазначені у резолюції, та безпосередні виконавці.

5.12. Контроль за виконанням документів здійснюють керівники прокуратур, структурних підрозділів та працівники контролюючих підрозділів.

5.13. Не підлягають виконанню планові та позапланові завдання, інші доручення з контрольним терміном виконання (крім доручень щодо проведення перевірок звернень громадян, народних депутатів України, повідомлень у засобах масової інформації та у конкретних справах), листи орієнтовного характеру, листи-зауваження, що надійшли з вищестоящої прокуратури без реєстрації в організаційно-контрольному підрозділі.

{ Розділ 5 доповнено пунктом 5.13 згідно з Наказом Генеральної прокуратури N 111 ( v0111900-11 ) від 16.11.2011 }

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Документи, виконання яких підлягає обов'язковому контролю, визначає керівник прокуратури. Як правило, це звернення керівників органів державної влади, управління та інші документи, які взяті на контроль керівником прокуратури, запити та звернення народних депутатів України.

Контроль за виконанням (вирішенням) таких документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:

- взяття виконання документів на контроль;

- своєчасність доведення документів до виконавців;

- формування картотеки контрольних документів;

- інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;

- виконання документів у визначений строк;

- зняття виконання документів з контролю.

6.2. Організаційно-контрольний підрозділ здійснює загальний контроль виконання документів, взятих на контроль керівником прокуратури, в тому числі на "особливий контроль". Такі документи передаються виконавцям через секретаріат.

Забезпечення контролю виконання депутатських документів покладається на підрозділ з розгляду звернень та прийому громадян.

6.3. На документі, що підлягає контролю за виконанням, працівник контролюючого підрозділу проставляє штамп "Контроль", "Особливий контроль" та кінцеву дату виконання.

У разі відсутності у прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу заповнюється контрольна картка (додаток 21) у двох примірниках. Один примірник разом з документом передається у канцелярію структурного підрозділу, другий - приєднується до контрольної картотеки, яка формується у контролюючому підрозділі.

У прокуратурі районного рівня контрольна картка заповнюється в одному примірнику і передається керівнику прокуратури, який зобов'язаний особисто перевіряти виконання документів підпорядкованими працівниками.

6.4. Документи, за якими встановлено контроль виконання, беруться на облік також у структурних підрозділах. Безпосереднє виконання документів забезпечується керівником структурного підрозділу.

Облік таких документів здійснюється у відповідних книгах обліку (додаток 22).

Документи, взяті на "Особливий контроль", обліковуються у книзі за формою, наведеною у додатку 22.

6.5. Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурних підрозділах та прокуратурах районного рівня, зобов'язаний стежити за наближенням строків виконання документа, завчасно інформувати керівника про всі випадки затримання виконання документів, своєчасно робити у картках відмітки про їх рух.

6.6. У день виконання або не пізніше наступного робочого дня матеріали, які засвідчують виконання документа, контрольна картка з відповідними відмітками передаються працівником канцелярії до контролюючого підрозділу для зняття з контролю або продовження контролю, про що останнім робиться запис на копії документа.

6.7. Контрольні картки, що надійшли від структурних підрозділів, систематизуються у картотеці виконаних документів контролюючого підрозділу. Другі примірники карток вилучаються з контрольної картотеки та знищуються.

7. Порядок реєстрації, оброблення та надсилання вихідної кореспонденції

7.1. Вихідні документи обробляються секретаріатом і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня.

Не дозволяється надсилання або передавання вихідних документів без реєстрації їх у секретаріаті.

7.2. Документи, які підлягають відправленню, передаються до відповідного підрозділу (працівнику) секретаріату правильно оформлені у день підписання.

7.3. Під час приймання вихідних документів від виконавців працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), повинен:

- проставляти на оригіналі документа номер листування;

- перевірити правильність зазначення адреси;

- перевірити наявність усіх підписів на оригіналі документа та додатків до нього;

- вказати на копії документа дату підписання, номер, а також засвідчити підпис посадової особи, що зазначена в документі, шляхом підкреслення її прізвища та проставлення літер "о/п" (оригінал підписав);

- перевірити наявність додатка, вказаного у документі.

7.4. При направленні у підпорядковані прокуратури або інші відомства документів, за якими не заведено наглядове провадження (інформаційних листів, завдань, документів прокурорського реагування), реєстрація здійснюється в книзі обліку вихідної кореспонденції (додаток 23).

Номер документа у прокуратурах із структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 08-36вих-10.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр вихідного номера становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку вихідної кореспонденції, з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 25-101вих-10.

7.5. При оформленні вихідної кореспонденції, адресованої органам державної влади і управління, органам місцевого самоврядування, народним депутатам України, підприємствам, установам та організаціям, окрім номера листування та дати підписання слід обов'язково зазначати вихідний номер і дату одержаного документа.

7.6. При оформленні вихідної кореспонденції, яка відповідно до Регламенту підлягає обліку в організаційно-контрольному підрозділі, до вихідного номера додається порядковий номер книги обліку цього підрозділу з відміткою "окв".

Надіслання підпорядкованим прокурорам планових та позапланових завдань, інших доручень з контрольним терміном виконання (крім доручень щодо проведення перевірок звернень громадян, народних депутатів України, повідомлень у засобах масової інформації та у конкретних справах), листів орієнтовного характеру, листів-зауважень без відмітки організаційно-контрольного підрозділу забороняється. { Пункт 7.6 розділу 7 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Генеральної прокуратури N 111 ( v0111900-11 ) від 16.11.2011 }

7.7. Номери листуванню надають працівники, які забезпечують ведення діловодства в структурних підрозділах та у прокуратурах районного рівня.

Забороняється надання листуванню номерів, які не передбачені цією Інструкцією.

7.8. Перед пакуванням вихідних документів працівник відповідного підрозділу секретаріату обов'язково перевіряє:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх підписів на документі та додатках до нього;

- наявність на документі даних про додатки та відповідність їх зазначеній кількості;

- відповідність необхідної кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням вимог даної Інструкції, повертаються до структурного підрозділу на доопрацювання.

7.9. Рекомендованими листами або бандеролями (посилками) надсилаються організаційно-розпорядчі та інші документи за підписом керівництва прокуратури, витяги із наказів з особового складу, фінансові документи, наглядові провадження, матеріали перевірок, кореспонденція, що адресується за кордон.

7.10. Рекомендовані (цінні) листи та бандеролі (посилки) здаються на пошту відповідно до списку (додаток 24), в якому вказуються номери поштових відправлень, адреса, одержувач, вага, вартість. Список складається у двох примірниках - один здається до поштового відділення, другий - разом із наданим поштовим фіскальним чеком залишається у секретаріаті.

7.11. Документи, які надсилаються простою поштовою кореспонденцією, враховуються у поштових реєстрах або книзі (додаток 25), де вказується номер листування та дані адресата.

7.12. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

7.13. У прокуратурах районного рівня при відправленні кореспонденції поштовим зв'язком ведуться щоденні реєстри (списки) відправлених документів. Реєстр повинен містити дату відправлення, номер вказаного документа, прізвище (назву) адресата, поштову адресу, на яку здійснюється відправка. Строки зберігання таких реєстрів аналогічні строкам зберігання книг обліку вихідної кореспонденції.

У кінці робочого дня реєстр закривається, підписується працівником, який забезпечує ведення діловодства в прокуратурі, та підшивається до відповідної справи.

7.14. Фельд'єгерським зв'язком надсилаються: кримінальні справи, матеріали перевірок та про відмову в порушенні кримінальної справи, наглядові провадження, особові справи, фінансові документи, штатні розписи, документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування".

Зазначену кореспонденцію дозволяється відправляти бандеролями (посилками), доставляти спеціально уповноваженою особою (кур'єром) із числа працівників органів прокуратури, за наявності відповідного опису доставлених документів.

7.15. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у ньому.

7.16. Документи масового розсилання (накази, інформаційні листи ін.) відправляються відповідно до списку розсилання (додаток 26), який складається структурним підрозділом. У ньому вказуються адресат, кількість та номери примірників.

Відомості про розсилання зберігаються у секретаріаті.

7.17. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку у відповідній книзі (додаток 27).

7.18. Працівники канцелярій структурних підрозділів зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відповідного підрозділу секретаріату у години, встановлені для цього керівником секретаріату.

8. Документування управлінської діяльності органів прокуратури

8.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових, магнітних або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в органах прокуратури є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

8.2. Управлінська діяльність прокуратур здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки, положення, рішення тощо).

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні організаційно-розпорядчі документи.

8.3. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів є:

- Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, інші нормативно-правові акти;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання прокуратурою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

8.4. Прокуратура, до якої надходять організаційно-розпорядчі документи від органів вищого рівня, доводить їх до підпорядкованих прокуратур. Прокуратура має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня у підпорядковані прокуратури разом із супровідним листом.

8.5. Документи, що видаються на підставі організаційно-розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням назв цих документів, дат, номерів і заголовків.

8.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

8.7. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і підпорядкованих прокуратур шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій прокуратур за необхідності реалізовуються наказами керівника прокуратури.

8.8. Прокуратура під час здійснення оперативних зв'язків з підпорядкованими прокуратурами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування тощо.

8.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися засобами телекомунікаційного зв'язку.

У разі направлення та отримання документа факсимільним зв'язком на його копії робиться відмітка із зазначенням дати, номера телефону, на який відправлено чи отримано документ, та посвідчується підписом відповідального працівника.

8.10. За допомогою телефону передається, як правило, термінове повідомлення-телефонограма (додаток 28), текст якого диктується і записується працівниками прокуратури, інших органів.

Телефонограма складається в одному примірнику обсягом не більше як 30 слів і передається телефоном безпосередньо із структурних підрозділів.

8.11. Засоби факсимільного зв'язку використовуються органами прокуратури та іншими державними установами для термінового передавання чи отримання текстів документів.

Факс - це ксерокопія документа, що надходить до прокуратури за допомогою спеціального апарату (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Оригінали переданих телефаксом документів обов'язково надсилаються адресату у загальному порядку (поштою).

Передані та отримані телефаксом документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додатки 29, 30).

8.12. У органах прокуратури України забороняється отримувати факсимільним зв'язком звернення громадян та юридичних осіб (окрім органів державної влади та управління), які потребують вирішення (перевірки).

8.13. Контроль за використанням факсимільної техніки здійснюють керівники відповідних підрозділів. У приміщення, де працює телефакс, сторонні особи не допускаються.

9. Складання та оформлення службових документів

9.1. Складання документів

9.1.1. Для складання службових документів в органах прокуратури України повинен використовуватися папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Службові документи повинні мати такі поля:

ліве - 30 мм;

праве - 10 мм;

верхнє та нижнє - 20 мм.

Складання службових документів на папері довільного формату не дозволяється.

9.1.2. В органах прокуратури України для оформлення службових документів використовуються бланки суворої звітності, які виготовляються типографським способом, та звичайні бланки, виготовлені в органах прокуратури за допомогою ПК.

Усі службові документи, крім внутрішніх, повинні оформлятися на бланках прокуратури.

Установлюються такі види бланків документів:

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа.

Для бланків кожного виду дозволяється два варіанти розташування реквізитів - кутовий (додаток 31) і поздовжній (додаток 32).

Застосування бланків довільної форми забороняється.

9.1.3. Склад реквізитів у різних видах документів може бути неоднаковий. Дозволяється відсутність деяких реквізитів, але на кожному бланку органів прокуратури обов'язково розміщується Державний Герб України (розмір зображення: висота - 17 мм, ширина 12 мм), під ним назва "Прокуратура України" (шрифт Times New Roman, 13 розміру), нижче - найменування відповідної прокуратури (шрифт 18 розміру), наприклад:

Державний Герб України

Прокуратура України ПРОКУРАТУРА ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ПРОКУРАТУРА ЖОВТНЕВОГО РАЙОНУ М. ДНІПРОПЕТРОВСЬКА

Державний Герб України Прокуратура України ПРОКУРАТУРА СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ ПРОКУРАТУРА ПУТИВЛЬСЬКОГО РАЙОНУ

Так само оформляються вивіски з найменуванням на будинках прокуратур.

9.1.4. На бланку відтворюється перша сторінка документа, подальший текст друкується на чистих аркушах паперу, однакового з бланком формату та якості.

9.1.5. Між структурними підрозділами дозволяється листування не на бланках, а на чистих аркушах паперу.

9.1.6. Забороняється використовувати бланки органів прокуратури для звернень до підприємств, організацій, установ з особистих питань.

9.1.7. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів та узагальнюючих документів.

9.1.8. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

9.1.9. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання інструкцій, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин: у першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

У окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатаційної, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації, про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових та документах з питань матеріально-технічного забезпечення.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

9.1.10. Як правило, листи не повинні перевищувати 2 сторінок, а доповідні записки, за винятком тих, які складають за результатами перевірок, - 5 сторінок друкованого тексту. Довідки про вивчення кримінальних та інших справ можуть бути написані від руки.

9.1.11. У листі та іншому документі, крім супровідних листів до звернень (справ), що надсилаються до прокуратури, обов'язково вказують прізвище, ім'я, по батькові (повністю) заявника та особи, за справою якої подано звернення, а також регіон, де відбулося правопорушення.

9.1.12. Частини тексту (розділи, підрозділи) великого за обсягом документа розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку. Номер розділу складається з числа: 1, 2, 3 і т.п.; номер пункту - з номера відповідного розділу і номера пункту, роз'єднаних крапкою: 1.1; 2.15; 13.18 і т.п.; номер підпункту - з номера відповідного розділу, номера відповідного пункту і номера підпункту, роз'єднаних крапками: 1.3.4; 2.14.5 і т.п. При дрібному поділі зберігаються ті самі принципи нумерації.

9.1.13. Абзаци у межах пунктів не нумеруються. Підпункти за необхідності позначаються маленькими літерами українського алфавіту з дужками та починаються з абзацу. Позначення наскрізне в межах одного пункту:

а) . . . . .;

б) . . . . .;

в) . . . . .;

9.1.14. Якщо у тексті є розділи, то вступна частина розміщується перед першим розділом без заголовка та нумерації.

У разі відсутності розділів весь текст розбивають на пункти, що мають порядкову нумерацію.

9.1.15. Якщо текст великий за обсягом, у кінці розміщують зміст, що складається з назв розділів і підрозділів з позначенням номерів сторінок.

9.1.16. Якщо у текстах документів є таблиці, вони повинні мати номер та назву. Назва розміщується над таблицею, посередині.

Якщо у тексті одна таблиця, вона не нумерується і слово таблиця не пишеться.

Якщо у тексті є кілька таблиць, то крім назви вони повинні мати і номер, який розміщують поруч із словом "таблиця" зверху праворуч без знака "N".

Нумерація таблиць у межах одного тексту наскрізна.

На всі таблиці роблять посилання у тексті; слово "таблиця" пишуть повністю, якщо таблиця без номера, і скорочено "табл.", якщо має номер.

Нумерацію граф роблять тільки у випадках, коли на них необхідно давати посилання у тексті; порядкові номери показників, включених у таблицю, вказують перед їх найменуванням.

Слова, що повторюються одне під другим у тій самій графі таблиці, замінюють лапками, якщо між ними немає горизонтальних ліній. Не можна замінювати лапками цифри. У разі відсутності даних у графах таблиць ставлять тире.

9.1.17. На документи, що готуються за допомогою комп'ютерної техніки, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення службових документів (додаток 33) (va018900-10 ).

9.1.18. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів і виконавців, які готували їх.

9.1.19. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

9.2. Оформлення документів

9.2.1. Службовий документ, що складається у прокуратурі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування прокуратури, номер, дата, назва виду документа (не зазначається на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

9.2.2. На кожному документі, за винятком відповіді або листа, вказують його назву - наказ, вказівка, розпорядження, доповідна записка, інформаційний лист тощо.

9.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад його змісту. Він має бути лаконічним, точним і змістовним.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на запитання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про звільнення; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

9.2.4. Складання наказів.

Проекти наказів, вказівок, розпоряджень розробляються за дорученням керівництва прокуратури або за ініціативи структурних підрозділів.

Наказ - це правовий акт (розпорядчий документ), що видається першим керівником прокуратури на підставі законів та для їх виконання. У наказах повинні викладатись питання основної діяльності органів прокуратури, окремих галузей прокурорської діяльності (галузеві), а також кадрові питання (накази з особового складу).

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин і друкується на бланках встановленого зразка (додаток 34).

Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують жодних роз'яснень. У наказах із різнопланових питань констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів (пунктів).

Якщо наказ видається на підставі закону, іншого правового акта або документа прокуратури вищого рівня, у констатуючій частині необхідно навести повну назву, номер і дату цього документа.

Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "наказую" з двокрапкою, яке пишеться з нового рядка великими літерами.

Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися із зазначенням конкретного виконавця (у давальному відмінку), потім у неозначеній формі визначають дію, яку необхідно виконати, а за необхідності - строк виконання.

У наказах, що підлягають контролю, в останньому пункті повинна бути вказана посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Закінчується текст наказу вказівкою, кому слід надіслати документ або кого ознайомити з ним.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше виданий, це слід зазначити у тексті. Також у тексті зазначаються дані щодо наявності додатка.

На кожному додатку до проекту наказу у правому верхньому куті першої сторінки необхідно друкувати: "Додаток 2 до наказу від 30.05.2010 N 7".

Під час підготовки проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилання, надання грифу обмеження доступу "Для службового користування", встановлює тираж. Список розсилання треба додавати до наказу.

Примірник наказу, який подається на підпис керівнику прокуратури, повинен бути завізований заступником керівника прокуратури, керівниками зацікавлених структурних підрозділів та виконавцем на зворотному боці останнього аркуша.

Проекти наказів з питань прокурорсько-слідчої діяльності, зміни та доповнення до них повинні бути завізовані керівником організаційно-контрольного підрозділу. Проекти наказів з кадрових питань повинні бути завізовані керівником кадрового підрозділу.

У разі незгоди того, хто візує, зі змістом проекту наказу він повинен викласти свою думку у письмовій формі у вигляді чітко сформульованого пункту або мотивованої відмови та додати до проекту наказу.

Наказ видається за номером відповідної книги обліку (додаток 35). Датує наказ керівник прокуратури, який його підписує. Реєстрація наказів проводиться у день їх підписання.

Усі накази з питань прокурорсько-слідчої діяльності, у тому числі галузеві, про затвердження інструкцій, положень, приймання-передавання справ, матеріалів та майна підпорядкованих прокуратур, реєструються в організаційно-контрольному підрозділі. Галузеві накази, зміни та доповнення до них після порядкового номера позначаються літерами "гн".

Накази з кадрових питань реєструються у кадровому підрозділі.

Накази з кадрових питань, що стосуються:

- структури та штатного розпису Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерами "шц";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів та рангів, прийому, звільнення та переміщення працівників Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерою "ц";

- структури та штатного розпису підпорядкованих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "ш";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів, прийому, звільнення та переміщення працівників підпорядкованих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "к".

9.2.5. Оформлення вказівок.

Вказівка (додаток 36) - це правовий акт (розпорядчий документ) керівників прокуратури з питань організації виконання наказів, інструкцій, інших актів вищих органів, а також з питань інформаційно-методичного характеру.

Вказівка оформляється, як і наказ. Констатуюча частина, як правило, починається усталеними виразами, наприклад, прийменниками "Для ...", "Відповідно до ...", "Згідно з ...", а закінчується словом: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", "ВИМАГАЮ", "ДОРУЧАЮ", "ПРОПОНУЮ", після якого ставиться двокрапка.

Вказівки реєструються у відповідній книзі обліку, яка ведеться в організаційно-контрольному підрозділі за формою книги обліку наказів.

9.2.6. Оформлення розпоряджень.

Розпорядження (додаток 37) - це акт управління керівників прокуратури, виданий у межах їхньої компетенції, з питань організації роботи, відряджень, розподілу обов'язків та ін.

Розпорядження реєструються у відповідній книзі обліку, яка ведеться в організаційно-контрольному підрозділі за формою книги обліку наказів.

9.2.7. Оригінали наказів, вказівок та розпоряджень зберігаються у справах організаційно-контрольних підрозділів, накази з кадрових питань - у справах кадрових підрозділів.

9.2.8. Оформлення спільних документів.

Спільні документи приймаються з питань, що належать до компетенції різних правоохоронних органів, інших установ, які зацікавлені у їх розв'язанні.

Спільні документи оформляються на чистих аркушах, у заголовній частині вказують повну назву та реєстраційні номери всіх органів, які беруть участь у їх складанні. Підписується така ж кількість примірників спільних документів, як і кількість зацікавлених органів.

Примірник спільного документа, включаючи додатки, залишається у справах прокуратури і вважається оригіналом.

9.3. Датування документів

9.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання або затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення); для спільних документів - остання дата їх підписання.

9.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 28 травня 2010 року слід писати: 28.05.2010.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею обов'язково проставляється "0". Наприклад: 8 червня 2010 року слід писати 08.06.2010.

У текстах розпорядчих (наказ, розпорядження, інше) і фінансових документів застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 15 липня 2010 року.

9.3.3. Дата на документі, який затверджується, проставляється особою, яка його затверджує.

9.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

9.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

9.4. Погодження документів

9.4.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах органу прокуратури (із структурними підрозділами, керівниками) - внутрішнє, так і за межами (із зацікавленими органами, установами) - зовнішнє.

9.4.2. Внутрішнє погодження полягає у візуванні проекту документа відповідною особою. На організаційно-розпорядчих документах (наказах, вказівках, інше) візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника. Листи та інші вихідні документи візуються на примірниках, що залишаються у справі чи наглядовому провадженні. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи.

9.4.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Начальник відділу статистики

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

9.4.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО" для керівників прокуратури і слово "ЗГОДЕН" для керівників структурних підрозділів, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування органу прокуратури), особистий підпис, ініціал імені, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО або СХВАЛЕНО

Заступник Генерального

прокурора України

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Дата

9.4.5. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО або СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК ЦДАВО України

Дата, N

9.4.6. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (Підпис)

(ініціал імені, прізвище) (ініціал імені, прізвище)

Дата Дата

9.5. Засвідчення документів

9.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

9.5.2. Документи підписуються повноважними особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися таких правил:

- документи, що надсилаються керівнику прокуратури нижчого рівня, підписуються керівником або його заступниками прокуратури вищого рівня;

- документи, що надсилаються заступнику керівника прокуратури нижчого рівня, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками самостійних структурних підрозділів прокуратур вищого рівня;

- документи, адресовані керівництву прокуратури вищого рівня, повинні підписуватися тільки керівником прокуратури або особою, що виконує його обов'язки;

- документи, адресовані керівникам структурних підрозділів прокуратури вищого рівня, можуть підписуватися заступниками керівника прокуратури, а також керівниками структурних підрозділів, якщо такі документи не стосуються виконання доручень прокуратури вищого рівня;

- керівник структурного підрозділу прокуратури вищого рівня має право підписувати документ, адресований лише відповідному заступнику керівника прокуратури, згідно з розподілом обов'язків між керівниками прокуратури;

- документи, адресовані керівнику структурного підрозділу, має право підписувати тільки керівник іншого структурного підрозділу у межах цієї прокуратури.

9.5.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої, без зазначення назви прокуратури - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища.

Наприклад: на бланку прокуратури

Прокурор області (підпис) (ініціал імені, прізвище)

- на чистому папері:

Прокурор відділу криміналістики прокуратури Донецької області (підпис)

(ініціал імені, прізвище)

У разі підписання документа двома особами, їх підписи розміщуються відповідно до посади:

Начальник відділу статистики (підпис) (ініціал імені, прізвище)

Прокурор відділу статистики (підпис) (ініціал імені, прізвище)

- якщо однакові посади - на одному рівні:

Начальник слідчого відділу Начальник відділу криміналістики

(підпис) (підпис)

(ініціал імені, прізвище) (ініціал імені, прізвище)

- посадовими особами різних відомств - також на одному рівні;

- у разі підписання документа, підготовленого комісією, вказують не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії (підпис) (ініціал імені, прізвище)

Секретар комісії (підпис) (ініціал імені, прізвище)

Протоколи засідань колегії підписуються Головою колегії та керівником організаційно-контрольного підрозділу, наприклад:

Голова колегії (підпис) (ініціал імені, прізвище)

Начальник Головного управління організаційного та правового забезпечення (підпис) (ініціал імені, прізвище)

9.5.4. У разі відсутності посадової особи, підпис якої було підготовлено на проекті документа, документ передруковується із зазначенням посади особи, що буде підписувати документ, та її прізвища.

9.5.5. Не дозволяється підписання документа з прийменником "за" або позначкою скісною рискою перед найменуванням посади.

9.5.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про структурні підрозділи, інструкції, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання та передавання справ тощо.

9.5.7. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник Генерального прокурора України

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Дата

9.5.8. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Генерального прокурора України 20.07.2010 N 45

9.6. Адресування документів

9.6.1. Документи адресуються установі, організації, органу прокуратури, структурному підрозділу, посадовій особі, громадянину.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Прокуратура Донецької області слідчий відділ

Посадова особа зазначається у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам в інших випадках, коли встановлення конкретної особи не становить труднощів. У такому разі найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Прокуратура Львівської області начальнику відділу роботи з кадрами

(прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад: