Про реалізацію експериментального проекту щодо запровадження електронного документообігу електронних документів, що містять службову інформацію

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

від 20 травня 2026 р. № 642

Київ

Про реалізацію експериментального проекту щодо запровадження електронного документообігу електронних документів, що містять службову інформацію

Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Погодитися з пропозицією Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації щодо реалізації протягом двох років з дня набрання чинності цією постановою експериментального проекту із запровадження електронного документообігу електронних документів, що містять службову інформацію (далі - експериментальний проект).

2. Затвердити Порядок реалізації експериментального проекту щодо запровадження електронного документообігу електронних документів, що містять службову інформацію, що додається.

3. Установити, що:

1) координатором експериментального проекту є Адміністрація Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації;

2) учасниками експериментального проекту є Адміністрація Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації, Адміністрація Державної прикордонної служби, а також інші органи державної влади, органи, що забезпечують діяльність Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, органи військового управління (за згодою);

3) реалізація експериментального проекту здійснюється в межах видатків, передбачених учасникам експериментального проекту у державному бюджеті, а також за рахунок інших джерел, не заборонених законодавством, і не потребує виділення додаткових матеріально-технічних, людських та інших ресурсів, необхідних для реалізації експериментального проекту.

4. Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації забезпечити протягом двох місяців після завершення реалізації експериментального проекту подання Кабінетові Міністрів України звіту про результати його реалізації, а також за участю Служби безпеки - пропозицій щодо внесення відповідних змін до законодавчих актів.

Прем'єр-міністр України

Ю. СВИРИДЕНКО

Інд. 72

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою Кабінету Міністрів України

від 20 травня 2026 р. № 642

ПОРЯДОК

реалізації експериментального проекту щодо запровадження електронного документообігу електронних документів, що містять службову інформацію

1. Цей Порядок визначає механізм реалізації експериментального проекту щодо запровадження електронного документообігу електронних документів, що містять службову інформацію (далі - експериментальний проект).

Організація діловодства з електронними документами, що містять службову інформацію, здійснюється відповідно до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 “Деякі питання документування управлінської діяльності”, та Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736 (Офіційний вісник України, 2016 р., № 85, ст. 2783), з урахуванням положень цього Порядку.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

електронне повідомлення - автоматично або у разі потреби автоматизовано створена та передана адресатом в електронній формі інформація про доставку, отримання, відмову в реєстрації, реєстрацію електронного документа, що містить службову інформацію;

електронний документ, що містить службову інформацію (далі - електронний документ), - документ, що містить службову інформацію, яка зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, у тому числі електронний підпис (електронну печатку) автора або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”, та гриф “Для службового користування”, а також відповідає вимогам законодавства до форматів даних електронного документообігу;

захищена електронна інформаційна взаємодія - обмін електронними документами, електронними повідомленнями між системами електронного документообігу електронних документів із застосуванням технічних засобів електронних комунікацій та засобів криптографічного захисту службової інформації через Національну систему конфіденційного зв'язку з використанням системи електронної взаємодії спеціальних інформаційно-комунікаційних систем;

користувач системи електронного документообігу електронних документів (далі - користувач) - особа, якій надано доступ до системи електронного документообігу електронних документів для створення, одержання, реєстрації, підписання, передачі, використання та знищення електронних документів у такій системі;

система електронного документообігу електронних документів (далі - система документообігу) - спеціальна інформаційно-комунікаційна система учасника експериментального проекту, призначена для автоматизації (оптимізації) роботи з електронними документами, а також здійснення захищеного обміну такими документами, їх передачі до архівного підрозділу учасника;

система електронної взаємодії спеціальних інформаційно-комунікаційних систем - спеціальна інформаційно-комунікаційна система, призначена для автоматизації процесів та здійснення технологічного обміну даними між системами документообігу на основі єдиних правил та протоколів обміну.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України “Про інформацію”, “Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах”, “Про Національну систему конфіденційного зв'язку”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про захист персональних даних”, “Про Державну службу спеціального зв'язку та захисту інформації України”, “Про доступ до публічної інформації”, “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”, “Про основні засади забезпечення кібербезпеки України”, “Про електронні комунікації”, Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 “Деякі питання документування управлінської діяльності” (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770), Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 1 серпня 2023 р. № 798 (Офіційний вісник України, 2023 р., № 76, ст. 4297), Порядку авторизації з безпеки інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних, технологічних систем, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 18 червня 2025 р. № 712 “Деякі питання захисту інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних, технологічних систем” (Офіційний вісник України, 2025 р., № 57, ст. 3921).

3. Метою експериментального проекту є створення, впровадження та забезпечення функціонування систем документообігу, здійснення оперативного міжвідомчого обміну електронними документами між учасниками експериментального проекту.

Для участі в реалізації експериментального проекту до Адміністрації Держспецзв'язку надсилається лист.

Адміністрація Держспецзв'язку в десятиденний строк з дня надходження листа з урахуванням пунктів 4-6 цього Порядку повідомляє про можливість участі в реалізації експериментального проекту, а також інформує СБУ.

4. Під час реалізації експериментального проекту проводяться випробовування технічних рішень та здійснюються організаційні заходи щодо:

створення, відправлення, передачі, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів у системах документообігу;

використання електронних довірчих послуг у системах документообігу;

здійснення захищеної електронної інформаційної взаємодії систем документообігу з використанням системи електронної взаємодії спеціальних інформаційно-комунікаційних систем.

Захищена електронна інформаційна взаємодія систем документообігу здійснюється з використанням ресурсів Національної електронної комунікаційної мережі та/або Національної системи конфіденційного зв'язку, а також ресурсів постачальників електронних комунікаційних мереж та/або послуг у разі потреби.

5. Учасник експериментального проекту забезпечує:

1) створення системи документообігу відповідно до Обов'язкових вимог до створення (модернізації, модифікації, розвитку), адміністрування та забезпечення функціонування засобу інформатизації, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 21 лютого 2025 р. № 205 “Деякі питання створення, адміністрування та забезпечення функціонування засобу інформатизації” (Офіційний вісник України, 2025 р., № 25, ст. 1666, № 65, ст. 4536), зокрема:

розгортання програмно-технічних засобів системи документообігу (встановлення серверного обладнання, налаштування функціональних можливостей програмного забезпечення, підключення автоматизованих робочих місць користувачів, налаштування прав доступу);

розроблення, затвердження цільового профілю безпеки системи документообігу та проведення її авторизації з безпеки відповідно до Порядку авторизації з безпеки інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних, технологічних систем, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 червня 2025 р. № 712 “Деякі питання захисту інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних, технологічних систем” (Офіційний вісник України, 2025 р., № 57, ст. 3921);

розроблення та прийняття організаційно-розпорядчих актів щодо створення та забезпечення функціонування системи документообігу;

2) участь у захищеній електронній інформаційній взаємодії систем документообігу;

3) участь у проведенні випробувань технічних рішень та здійсненні організаційних заходів, визначених пунктом 4 цього Порядку;

4) впровадження системи документообігу за умови одночасного дотримання таких вимог:

здійснення заходів із захисту службової інформації відповідно до законодавства шляхом обробки державних електронних інформаційних ресурсів в авторизованих системах;

використання кваліфікованих електронних довірчих послуг;

застосування двофакторної автентифікації користувачів системи документообігу;

організація захищеної електронної інформаційної взаємодії систем документообігу з використанням системи електронної взаємодії спеціальних інформаційно-комунікаційних систем;

5) резервне копіювання системи документообігу, відомостей, що містяться в ній, та обчислювальних ресурсів.

6. Адміністрація Держспецзв'язку здійснює заходи, визначені в пункті 5 цього Порядку, та як координатор і учасник експериментального проекту забезпечує:

1) організацію захищеної електронної інформаційної взаємодії систем документообігу;

2) організацію та проведення випробувань технічних рішень та здійснення організаційних заходів, визначених пунктом 4 цього Порядку;

3) розроблення та прийняття нормативно-правових і організаційно-розпорядчих актів щодо забезпечення захищеної електронної інформаційної взаємодії систем документообігу.

7. Використання кваліфікованих електронних довірчих послуг здійснюється відповідно до Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 1 серпня 2023 р. № 798, з урахуванням пункту 5 Мінімальних вимог до захисту інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних та технологічних систем, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 р. № 373 (Офіційний вісник України, 2006 р., № 13, ст. 878; 2025 р., № 99, ст. 6925).

Системи документообігу підключаються до глобальних мереж передачі даних для отримання електронних довірчих послуг від кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг відповідно до пункту 12 Мінімальних вимог.

8. Для доступу до обробки інформації в системах документообігу здійснюється автентифікація користувача та ідентифікація програмних засобів його автоматизованого робочого місця.

Ідентифікація програмних засобів автоматизованих робочих місць та автентифікація користувачів у системах документообігу здійснюється відповідно до пункту 10 Мінімальних вимог до захисту інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних та технологічних систем, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 р. № 373.

Спроби доступу до інформації неідентифікованих осіб чи користувачів з непідтвердженою під час автентифікації відповідністю пред'явленого ідентифікатора повинні блокуватися системами документообігу.

9. Обробка та захист інформації в системах документообігу здійснюється відповідно до вимог Законів України “Про захист персональних даних”, “Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах”, а також інших нормативно-правових актів у сферах захисту інформації в інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних системах, кіберзахисту.