Про затвердження Положення про галузевий державний архів Служби безпеки України

Знято гриф "Для службового користування" на підставі Акта СБУ від 17.04.2015 N 24/2-1568

Про затвердження Положення про галузевий державний архів Служби безпеки України

Наказ Служби безпеки України,

Державного комітету архівів України

від 5 грудня 2002 року N 432/ДСК/94/ДСК

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

27 грудня 2002 р. за N 1011/7299

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 1 квітня 1994 р. N 206 "Про створення галузевого державного архіву Служби безпеки України", з метою подальшого удосконалення архівної справи в Службі безпеки України НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Служби безпеки України (додається).

2. З наказом ознайомити керівний та особовий склад органів, підрозділів і закладів СБ України та працівників Державного комітету архівів України в частині, що стосується.

3. Скасувати Положення про галузевий державний архів Служби безпеки України, затверджене Службою безпеки України та Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України і оголошене наказом СБ України від 31.07.95 N 133/ДСК.

4. Архівно-обліковій службі ДІУ та Управлінню режиму та документального забезпечення Апарату Голови Служби безпеки України забезпечити подання наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

Голова Служби безпеки України

В. Радченко

Голова Державного

комітету архівів України

Г. Боряк

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Служби безпеки України та Державного комітету архівів України

від 05 грудня 2002 р. N 432/ДСК/94/ДСК

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

27 грудня 2002 р. за N 1011/7299

ПОЛОЖЕННЯ

про галузевий державний архів Служби безпеки України

1. Загальні положення

1.1. Галузевий державний архів Служби безпеки України (далі - ГДА СБ України) створений відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 1 квітня 1994 р. N 206 "Про створення галузевого державного архіву Служби безпеки України" і входить у систему архівних установ України.

Ліквідація ГДА СБ України здійснюється відповідно до чинного законодавства.

1.2. Організація діяльності ГДА СБ України покладається на Архівно-облікову службу Департаменту інформаційного забезпечення та управління оперативно-службовою діяльністю СБ України (далі - АОС ДІУ СБ України).

1.3. АОС ДІУ СБ України в організації діяльності ГДА СБ України керується Конституцією України, законами України, нормативно-правовими актами Президента України, Кабінету Міністрів України, СБ України та Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України), а також цим Положенням.

1.4. АОС ДІУ СБ України зберігає архівні документи на матеріальних носіях інформації, які створені або одержані в ході оперативно-службової діяльності органів, підрозділів і закладів СБ України, а також органів державної безпеки колишнього СРСР (далі - архівні документи).

1.5. Терміни зберігання архівних документів в органах, підрозділах і закладах СБ України визначаються спільно СБ України та Держкомархівом України.

2. Основні завдання

АОС ДІУ СБ України в організації діяльності ГДА СБ України

Основними завданнями АОС ДІУ СБ України в організації діяльності ГДА СБ України є:

2.1. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

2.2. Участь у реалізації державної політики у сфері архівної справи й діловодства.

2.3. Координація й контроль діяльності органів, підрозділів і закладів СБ України з питань архівної справи.

2.4. Забезпечення формування Національного архівного фонду архівними документами, їх державної реєстрації, обліку й зберігання, використання відомостей, що в них містяться.

2.5. Підготовка видань за архівними документами.

2.6. Нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення органів, підрозділів і закладів СБ України з питань діяльності ГДА СБ України.

2.7. Забезпечення реалізації прав громадян на доступ до архівних документів у порядку, визначеному чинним

законодавством.

2.8. Ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії, упровадження досягнень науки й техніки у функціонування архіву та діяльність його працівників.

3. Функції

АОС ДІУ СБ України в організації діяльності ГДА СБ України

На АОС ДІУ СБ України покладається:

3.1. Організація роботи, що пов'язана з внесенням архівних документів, які зберігаються в органах, підрозділах і закладах СБ України, до Національного архівного фонду або вилученням документів із нього.

3.2. Організація та проведення експертизи цінності архівних документів, приймання документів на зберігання після закінчення термінів їх тимчасового зберігання в органах, підрозділах і закладах СБ України.

3.3. Здійснення державної реєстрації документів Національного архівного фонду.

3.4. Організація та здійснення постійного зберігання, реставрації та консервації архівних документів.

3.5. Створення страхових копій унікальних документів та копій фонду користування.

3.6. Здійснення державного обліку документів Національного архівного фонду, які зберігаються в органах, підрозділах і закладах СБ України, та подання відповідних відомостей про них Держкомархіву України, здійснення контролю за їх збереженістю, обліком і використанням інформації, що міститься в зазначених документах.

3.7. Організація роботи щодо віднесення архівних документів ГДА СБ України до унікальних документів Національного архівного фонду, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання.

3.8. Створення та вдосконалення системи довідкового апарату до архівних документів, здійснення автоматизації інформаційних процесів.

3.9. Складання списків органів, підрозділів і закладів СБ України - джерел комплектування ГДА СБ України документами Національного архівного фонду.

3.10. Проведення роботи, спрямованої на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення архівних документів, що перебувають за кордоном.

3.11. Організація приймання на зберігання документів Національного архівного фонду на прохання фізичних осіб - власників таких документів.

3.12. Надання користувачам доступу до документів і довідкового апарату до них в установленому порядку; повідомлення органів, підрозділів і закладів СБ України та інших користувачів про архівні документи, інформація з яких може бути використана.

3.13. Забезпечення в межах своїх повноважень охорони інформації з обмеженим доступом та її матеріальних носіїв.

3.14. Забезпечення видачі архівних довідок, копій (витягів) архівних документів, а також упровадження інших способів використання архівної інформації для захисту прав та законних інтересів громадян.

3.15. Опублікування в установленому порядку документів ГДА СБ України, внесених до Національного архівного фонду, видання довідково-інформаційної літератури й посібників з архівної справи та діловодства; координація діяльності органів, підрозділів і закладів СБ України з питань спільної підготовки збірників архівних документів та інших видань.

3.16. Надання науково-методичної допомоги органам, підрозділам і закладам СБ України - джерелам комплектування ГДА СБ України та перевірка їх роботи з питань діяльності ГДА СБ України.

3.17. Надання юридичним та фізичним особам - власникам документів Національного архівного фонду допомоги в поліпшенні умов зберігання цих документів, їх реставрації та створенні фондів користування; виконання за рахунок замовника робіт щодо забезпечення збереженості та впорядкування архівних документів, складання методичних посібників.

3.18. Здійснення спільно з науковими установами або самостійно наукових досліджень з архівознавства і документознавства, археографії, впровадження в практику їх результатів, поширення науково-технічної інформації з архівної справи й діловодства.

3.19. У випадках, визначених міжнародними договорами СБ України, здійснення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи.

3.20. Вивчення, узагальнення та поширення передового досвіду, впровадження наукових досягнень і прогресивних методів роботи в архівній справі.

3.21. Організація розгляду заяв, пропозицій

та скарг громадян, що надходять в ГДА СБ України, у встановлені чинним законодавством терміни, вживання заходів, спрямованих на усунення причин, що викликають скарги.

4. Права та обов'язки

АОС ДІУ в організації діяльності ГДА СБ України

4.1. В організації діяльності ГДА СБ України АОС ДІУ СБ України зобов'язана:

4.1.1. Дотримуватись встановленого порядку ведення обліку документів Національного архівного фонду, які зберігаються в ГДА СБ України, а також тимчасово зберігаються в архівах органів, підрозділів і закладів СБ України.

4.1.2. Приймати на постійне зберігання документи Національного архівного фонду, терміни зберігання яких в органах, підрозділах і закладах СБ України скінчилися.

4.1.3. Здійснювати в установленому законодавством порядку державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, які тимчасово зберігаються в архівах органів, підрозділів і закладів СБ України.

4.1.4. Забезпечувати збереженість документів Національного архівного фонду, які зберігаються в ГДА СБ України, а також, у разі необхідності, забезпечувати створення їх страхових фондів відповідно до чинного законодавства.

4.1.5. При зміні місцезнаходження та умов зберігання документів Національного архівного фонду, зазначених у реєстраційному свідоцтві, і користування ними повідомляти про це Держкомархів України.

4.2. У межах покладених завдань щодо організації діяльності ГДА СБ України АОС ДІУ СБ України має право:

4.2.1. Одержувати від органів, підрозділів і закладів СБ України - джерел комплектування ГДА СБ України інформацію стосовно стану зберігання й впорядкування архівних документів; заслуховувати інформацію керівників підрозділів, в яких зберігаються архівні документи.

4.2.2. Давати в межах своєї компетенції органам, підрозділам і закладам СБ України обов'язкові для виконання організаційно-методичні вказівки щодо роботи з архівними документами.

4.2.3. Клопотати перед керівництвом СБ України про притягнення до відповідальності згідно із законом співробітників-військовослужбовців і працівників СБ України в разі порушення ними законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.2.4. Обмежувати в установленому законодавством порядку доступ до архівних документів, що зберігаються в ГДА СБ України.

4.2.5. Вимагати від органів, підрозділів і закладів СБ України передання на зберігання архівних документів, оформлених відповідно до чинного законодавства.

4.2.6. Повертати органам, підрозділам і закладам СБ України на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог.

4.2.7. Інформувати керівництво СБ України про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.

5. Організація роботи

АОС ДІУ з питань діяльності ГДА СБ України

5.1. Начальник АОС ДІУ СБ України одночасно є начальником ГДА СБ України.

5.2. Для проведення експертизи цінності документів, розгляду інших питань, пов'язаних із формуванням Національного архівного фонду, в АОС ДІУ СБ України створюється експертно-перевірна комісія ГДА СБ України.

Положення про експертно-перевірну комісію ГДА СБ України та її склад затверджується СБ України і Держкомархівом України.

5.3. Для розгляду питань ведення науково-дослідної, методичної та видавничої роботи в галузі архівної справи й діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених на АОС ДІУ СБ України завдань створюється науково-методична рада ГДА СБ України, склад якої та положення про яку затверджується Головою СБ України або його заступниками.

5.4. До складу експертно-перевірної комісії та науково-методичної ради ГДА СБ України можуть бути включені за згодою представники Держкомархіву України та інших установ і організацій.

5.5. АОС ДІУ СБ України має печатку з відображенням Державного Герба України і назви архіву.

Начальник АОС ДІУ СБ України

С. Богунов

Начальник

організаційно-аналітичного

відділу Держкомархіву України

К. Новохатський