Про затвердження Правил застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України

Тип: Постанова

№ 130

Дата: 27 листопада 2018 р.

Статус: Чинний

ПРАВЛІННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО БАНКУ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

від 27 листопада 2018 року N 130

Про затвердження Правил застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України

Відповідно до статей 7, 15, 56 Закону України "Про Національний банк України", Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про систему гарантування вкладів фізичних осіб", а також з метою систематизації та зберігання документів, організації архівної справи та роботи з документами в банківській системі Правління Національного банку України постановляє:

1. Затвердити Правила застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, що додаються.

2. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України Борисенка Р. М.

3. Постанова набирає чинності з 01 січня 2019 року.

Голова

Я. В. Смолій

ЗАТВЕРДЖЕНО

Постанова Правління Національного банку України

27 листопада 2018 року N 130

Правила застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України

1. Ці Правила розроблено відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про систему гарантування вкладів фізичних осіб", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року N 1004 (зі змінами), Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884 (зі змінами) (далі - Перелік типових документів), та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року N 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за N 736/27181.

2. Ці Правила визначають:

1) організацію якісного поповнення Національного архівного фонду (далі - НАФ) і використовуються під час формування справ, підготовки номенклатури справ, розроблення схем систематизації документів, а також роботи комісій Національного банку України та банків України з проведення експертизи цінності документів (далі - експертні комісії);

2) види документів, що створюються під час діяльності Національного банку України (далі - Національний банк) та банків України (далі - банки);

3) строки зберігання документів незалежно від виду носія, на якому вони складені (паперовий, електронний).

3. Види документів, порядковий номер рядка, порядковий номер статті, строки архівного зберігання документів, пояснення до строків зберігання документів зазначено в Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку та банків із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік), що є додатком до цих Правил.

Перелік не містить конкретних заголовків документів, а лише визначає їх види. Перелік використовується Національним банком та банками під час визначення строків зберігання документів, їх відбору на тимчасове (до 10 років уключно), тривале (понад 10 років) та постійне зберігання або для знищення.

До Переліку включено також окремі види типових документів, визначені Переліком типових документів.

У Переліку рядки мають наскрізну порядкову нумерацію (колонка 1), статтям присвоєно єдину наскрізну нумерацію (колонка 2) та наведено узагальнені назви видів документів (колонка 3). У разі об'єднання в одній статті різних документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви основних документів, уключених до статті.

4. Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою з

урахуванням процесного підходу, він включає 50 глав та XIII розділів.

5. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за трьома групами:

1) у Національному банку (колонка 4);

2) у банках, у діяльності яких створюються документи НАФ (колонка 5);

3) у банках та їх відокремлених підрозділах (філіях, відділеннях, представництвах), у діяльності яких не створюються документи НАФ (колонка 6).

Національний банк та банки під час визначення строків зберігання документів повинні враховувати всі пояснення до статей Переліку (колонка 7).

6. Строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними і не підлягають скороченню. Строки тимчасового зберігання окремих видів документів у разі необхідності можуть бути продовжені за рішенням експертних комісій або експертно-перевірних комісій державних архівних установ (далі - ЕПК).

Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів приймають ЕПК.

Строки зберігання документів у філіях, представництвах та відділеннях банків застосовуються такі самі як у банках.

У разі визначення строків зберігання справ у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний перелік, наприклад:

Постійно, ст. 16-а ТП (відмітка "ТП" означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку типових документів);

5 р., ст. 203 П (відмітка "П" означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку).

7. Визначення Національним банком та банками строків зберігання документів, які не зазначені в Переліку, здійснюється відповідно до Переліку типових документів.

8. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. Якщо немає оригіналів, то приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

9. Експертиза цінності документів у Національному банку та банках здійснюється згідно із законодавством України.

Забороняється здійснювати знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності.

10. Документи банку підлягають повторній експертизі цінності в разі ліквідації банку і залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян, передаються на архівне зберігання відповідно до законодавства України та нормативно-правових актів Національного банку.

11. Під час визначення строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку або Переліку типових документів і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

12. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2016 році, починається з 01 січня 2017 року).

13. Банки, у діяльності яких утворюються документи НАФ, передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів відповідно до законодавства України.

14. Контроль за правильністю застосування Переліку здійснюють експертні комісії шляхом схвалення та подання до ЕПК державних архівних установ документів, визначених законодавством України.

Директор Департаменту забезпечення

діяльності Національного банку України

Я. В. Ільніцький

ПОГОДЖЕНО:

Заступник Голови

Національного банку України

Р. М. Борисенко

Додаток

до Правил застосування переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України

(пункт 3)

Перелік документів,

що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання

з/п

статті

Види документів

Строки зберігання документів

Пояснення

у Національному банку

у банках

у діяльності яких створюються документи НАФ

у діяльності яких не створюються документи НАФ

I. Організація системи управління

1. Розпорядча діяльність

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій

Верховної Ради України

Доки не мине потреба1

Що стосуються діяльності банку - постійно2

Укази, розпорядження Президента України

Доки не мине потреба1

Що стосуються діяльності банку - постійно2

Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України; розпорядження обласних, районних, міських (міста Києва), районних у місті Києві державних адміністрацій

Доки не мине потреба1

Що стосуються діяльності банку - постійно2

Проекти законодавчих актів; ініціативні пропозиції, внесені до розгляду органів державної влади; інші документи (довідки, доповідні записки, висновки, рецензії), що стосуються їх розроблення

Постійно2

До ліквідації банку3

Доручення органів державної влади, органів місцевого самоврядування; документи (довідки, огляди, доповідні записки, розрахунки), надіслані до відома

Доки не мине потреба1

Постанови та рішення Правління Національного банку

Постійно2

Протоколи засідань Правління Національного банку та документи (презентаційні матеріали, доповідні записки) до них

Постійно2

Документи (зауваження, пропозиції фізичних та юридичних осіб, експертні висновки) до проекту регуляторного акта, результати аналізу впливу регуляторного акта на ринкове середовище, звіт про відстеження результативності регуляторного акта Національного банку

5 р.

Після визнання такими, що втратили чинність, регуляторних актів або їх скасування

Доручення Голови Національного банку, першого заступника та заступників Голови Національного банку

10 р.

Рішення, протоколи державного експерта з питань таємниць та документи (висновки, запити, доповідні записки) до них

Постійно2

До ліквідації банку3

Документи (протоколи засідань, стенограми) нарад, які проводять керівники Національного банку та банків України

5 р.

Документи (резолюції, постанови, рішення, рекомендації, протоколи засідань, стенограми, програми, списки учасників, прайс-листи) міжнародних, загальнодержавних, відомчих конференцій, конгресів, нарад, семінарів

5 р.

У банках, що здійснюють захід, - постійно2

Документи (проекти рішень, постанов, доповідні записки) про підготовку засідань Ради Національного банку, ради банку

3 р.

Основні засади грошово-кредитної політики

Постійно2

Документи (аналітичні записки, довідки, таблиці) щодо підготовки проекту Основних засад грошово-кредитної політики

5 р.

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи засідань Ради Національного банку

Постійно2

Протоколи засідань комітетів Національного банку

Постійно2

Протоколи засідань аудиторського комітету Ради Національного банку

Постійно2

Протоколи постійно діючих консультативних рад, комісій, робочих груп

Постійно2

До ліквідації банку3

Накази, розпорядження Національного банку та банків України:

20-а

з основної діяльності

Постійно2

До ліквідації банку3

Надіслані до відома - доки не мине потреба1

20-б

з кадрових питань (особового складу) про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічну оцінку держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, надання та скасування доступу до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці; соціальні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, у зв'язку з усиновленням

дитини; відпустки без збереження заробітної плати; довгострокові (понад 60 днів), відрядження за кордон та довгострокові (понад 30 днів) у межах України; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, у тому числі щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій

75 р.

20-в

з кадрових питань (особового складу) про відрядження в межах України та за кордон; стягнення; підвищення кваліфікації; стажування; надання щорічних основних та додаткових відпусток, відпусток у зв'язку з навчанням, творчих відпусток

5 р.

20-г

з адміністративно-господарських питань (у тому числі щодо режиму роботи підрозділів, доступу до приміщення, сховища, передавання функцій та повноважень щодо здійснення операцій, відповідальності за цінності, переміщення цінностей, призначення комісій, покладення обов'язків, призначення відповідальних осіб, проведення заходів)

5 р.

Розпорядження з фінансових питань (примірник Б) про операції з:

21-а

національною валютою

10 р.

5 р.

Примірник А розпорядження з фінансових питань - 5 років

21-б

іноземною валютою

Постійно2

5 р.

Примірник А розпорядження з фінансових питань - 15 років для Національного банку

Документи [договори, заявки, доповідні записки, висновки, листування, заяви/витяги про обтяження з Державного реєстру обтяжень рухомого майна (далі - ДРОРМ), розпорядження з фінансових питань (примірник Б)] про операції з надання кредитів банкам та Фонду гарантування вкладів фізичних осіб через відповідні механізми рефінансування, про операції прямого репо

10 р.

5 р.

Примірник А розпорядження з фінансових питань - 5 років для Національного банку

Документи Національного банку (розпорядження, відомості) з фінансових питань про здійснення операцій з купівлі-продажу цінних паперів на фондовому ринку

10 р.

Примірник А розпорядження з фінансових питань 5 років

Розпорядження Національного банку з фінансових питань (примірник Б) про купівлю валюти за рахунок емісійних коштів для формування золотовалютного резерву

Постійно2

Примірник А розпорядження з фінансових питань 15 років

Протоколи, рішення загальних зборів (засновників, акціонерів)

Постійно2

До ліквідації банку3

Постанови/протоколи/рішення правління, ради директорів, колегіальних органів банку та документи до них (доповідні записки, довідки)

Постійно2

До ліквідації банку3

Акти про порушення внутрішнього трудового розпорядку

1 р.

Журнали відбитків, обліку та видачі печаток і штампів:

28-а

у підрозділі діловодства або іншому підрозділі, відповідальному за облік

Постійно2

До ліквідації банку3

28-б

для ведення в інших структурних підрозділах

5 р.

Акти про знищення печаток і штампів, списання пломбірів

3 р.

Якщо немає журналів - постійно2

Документи (розрахунки, таблиці) щодо встановлення тарифів на послуги (операцій)

5 р.

Після заміни новими

Наряди на копіювально-розмножувальні роботи секретних документів

1 р.

2. Організаційні основи управління

Статути, положення банків та зміни до них за місцем розроблення і затвердження

Постійно2

До ліквідації банку3

Положення про структурні підрозділи та підрозділи у складі структурних підрозділів

Постійно2

75 р.

Документи (внутрішні положення, правила, регламенти, інструкції, процедури, схеми, технологічні карти, описи) операційних процесів, підпроцесів

5 р.

Після заміни новими

Посадові інструкції

5 р.

Після заміни новими

Списки філій і відділень банків, небанківських фінансових установ України та зміни до них

Постійно2

До ліквідації банку3

Документи (історичні огляди, довідки, статті) з історії Національного банку

Постійно2

Документи (плани, звіти, карти оцінювання

ризиків, доповідні записки, довідки) з питань управління ризиками

5 р.

Після заміни новими

Плани робіт структурних підрозділів (підрозділів) і звіти про їх виконання

5 р.

Штатний розпис і переліки змін до нього за місцем складання і затвердження

Постійно2

75 р.

Проект штатного розпису та документи (довідки, пропозиції, висновки) з їх розроблення

3 р.

Акти про приймання-передавання з усіма додатками, складені в разі зміни:

42-а

керівника Національного банку та керівників банків (крім інвентаризаційних відомостей)

Постійно2

До ліквідації банку3

42-б

посадових і матеріально відповідальних осіб

3 р.

Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб

Документи (звіти, аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки) з основної діяльності, що подаються структурними підрозділами керівництву

5 р. ЕПК

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, плани, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження

3 р.

Договори про купівлю-продаж акцій, цінних паперів акціонерами

5 р.

Після виконання умов договору

3. Контроль за діяльністю

Документи (програми, акти, висновки, доповідні записки, довідки, звіти) комплексних перевірок з основних питань діяльності банків (за винятком документів періодичних бухгалтерських перевірок)

Постійно2

До ліквідації банку3

Документи (аналізи, висновки, розрахунки, довідки, огляди, акти, доповідні записки, інформації) про проведення аудиторських перевірок діяльності банків

Постійно2

До ліквідації банку3

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних і контрольних перевірок окремих напрямів діяльності

5 р.

Документи (пропозиції, доповідні записки, звіти) про виконання заходів за результатами аудиторської перевірки

5 р.

Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про виконання пропозицій за результатами обстежень, перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації

5 р.

Документи (акти, постанови, рішення, довідки, доповідні та пояснювальні записки, висновки, листування) службових розслідувань

5 р.

Після винесення рішення

Договори аудиту про проведення зовнішнього аудиту

3 р.

Після виконання умов договору

Документи (програми, акти, звіти, довідки, висновки, листування) про проведення внутрішнього аудиту

5 р.

Документи періодичних бухгалтерських перевірок, ревізій каси (оборотної каси, сховищ та банкоматів) та перевірок власними службами банку операційної діяльності (операційний подальший контроль), перевірки відділень з питань безпеки: акти, звіти, довідки, доповідні записки за результатами проведених перевірок

5 р.

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листування, довідки, акти) з їх розгляду:

55-а

що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі банків або усунення серйозних недоліків та зловживань

Постійно2

До ліквідації банку3

55-б

особистого характеру та інші

5 р.

У разі неодноразового звернення - 5 років після останнього розгляду

Документи (довідки, журнали) про проведені перевірки операційної діяльності

5 р.