Про затвердження Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

Тип: Наказ

№ 1962/5

Дата: 19 липня 2016 р.

Статус: Чинний

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

19.07.2016

м. Київ

N 1962/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

21 липня 2016 р. за N 1000/29130

Про затвердження Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

Відповідно до частини третьої статті 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 24 червня 2004 року N 70 "Про затвердження Положення про порядок передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07 жовтня 2004 року за N 1281/9880.

3. Департаменту стратегічного розвитку органів юстиції (Козловська Н. А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Гецадзе Г. Г.

Міністр

П. Петренко

ПОГОДЖЕНО:

Голова Державної

архівної служби України

Т. І. Баранова

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції України

19 липня 2016 року N 1962/5

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

21 липня 2016 р. за N 1000/29130

Порядок

передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

I. Загальні положення

1. Цей Порядок встановлює процедуру та єдині вимоги щодо передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів (далі - аудіовізуальні документи) на постійне зберігання.

2. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, галузеві державні архіви (далі - архіви), юридичних осіб незалежно від форми власності та фізичних осіб, які виготовляють або володіють аудіовізуальними документами Національного архівного фонду, що підлягають передаванню до архіву.

3. Віднесення аудіовізуальних документів до Національного архівного фонду здійснюється на підставі проведення експертизи цінності документів за критеріями, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року N 1004 (із змінами).

II. Передавання аудіовізуальних документів на постійне зберігання

1. Підготовка аудіовізуальних документів для передавання до архіву (науково-технічне опрацювання, створення довідкового апарату, страхових копій на унікальні документи), а також транспортування аудіовізуальних документів до архіву здійснюються відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року N 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за N 584/23116 (із змінами).

2. Перед прийманням аудіовізуальних документів представник архіву на місці перевіряє якість науково-технічного опрацювання, їх фізико-хімічний, санітарно-гігієнічний і технічний стан.

3. Незадовільний фізико-хімічний або технічний стан аудіовізуальних документів, що не дозволяє сприймати зображення або звук, є підставою для неприйняття на постійне зберігання аудіовізуальних документів.

4. У разі виявлення дефектів складається акт, в якому відображається характер дефектів та зазначаються необхідні заходи щодо їх усунення. Усунення дефектів здійснюється представником юридичної особи або фізичною особою, яка передає аудіовізуальні документи на постійне зберігання до архіву.

5. Обов'язковий безоплатний примірник аудіовізуальних документів передається на постійне зберігання до Центрального державного кінофотофоноархіву України імені Г. С. Пшеничного відповідно до Закону України "Про обов'язковий примірник документів" та

постанови Кабінету Міністрів України від 10 травня 2002 року N 608 "Про порядок доставляння обов'язкових примірників документів".

Доставляння обов'язкового примірника аудіовізуальних документів до Центрального державного кінофотофоноархіву України імені Г. С. Пшеничного здійснюється протягом року після закінчення виробництва або виходу в світ.

6. Передавання аудіовізуальних документів юридичною особою оформлюється актом приймання-передавання. Акт про приймання-передавання документів установи на постійне зберігання від юридичної особи, форму якого наведено в додатку 1 до цього Порядку, складається в двох примірниках.

Юридичні особи, засновані на приватній формі власності, передають аудіовізуальні документи на зберігання до архіву на підставі договору.

7. Фізичні особи передають аудіовізуальні документи на постійне зберігання до архіву на підставі заяви, договору дарування, договору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнання документів безхазяйними). Передавання аудіовізуальних документів оформлюється актом про приймання-передавання документів на постійне зберігання від фізичної особи, форму якого наведено в додатку 2 до цього Порядку.

8. Приймання-передавання аудіовізуальних документів культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, здійснюють на підставі міжнародних угод, договору дарування, купівлі-продажу, обміну копіями, безоплатного передавання копій документів, заповіту.

9. У всіх договорах зазначають особливі умови користування аудіовізуальними документами, їх відтворення та використання відомостей, що в них містяться.

10. Приймання аудіовізуальних документів від юридичних осіб здійснюється в упорядкованому стані за описами справ постійного зберігання за формами, наведеними у додатках 3 - 10 до цього Порядку.

За згодою архіву приймання аудіовізуальних документів здійснюється за описами первинного розбирання з подальшим укладанням описів справ постійного зберігання працівниками архіву.

11. Приймання аудіовізуальних документів здійснюється в присутності власника поодинично (подокументно). У разі наявності опису проводиться звірка з ним аудіовізуальних документів, що передаються.

12. На постійне зберігання до архіву передаються:

1) кінодокументи (документальні кінофільми, наукові і науково-популярні фільми документального характеру, фільми-концерти, фільми-спектаклі, кіножурнали, спецвипуски, кіносюжети) у такому комплекті:

негатив зображення;

негатив фонограми перезапису (оптична фонограма);

проміжний позитив (у разі наявності);

позитив (еталонна копія);

оригінал фонограми магнітного перезапису звукової інформації (для кінофільмів та кіносюжетів);

установочні ролики і паспорти (до кольорових кінодокументів).

Усі елементи комплекту кінодокумента за змістом і порядком монтажу повинні бути між собою тотожні;

2) відеодокументи (документальні відеофільми, науково-популярні відеофільми документального характеру, спецвипуски, інформаційно-аналітичні програми, репортажі, телевізійні передачі, концертні програми) у комплекті з відеофонограмою будь-якої системи запису;

3) фотодокументи (хронікального характеру, портрети, пейзажі) у такому комплекті:

негатив;

контратип (у разі відсутності негатива);

позитив на правах оригіналу;

фотоальбом;

слайд;

4) фонодокументи (хронікального характеру, художні, літературно-драматичні) у такому комплекті:

оригінал фонограми магнітного запису;

граморигінал;

грамплатівка;

5) електронні аудіовізуальні документи приймаються до архіву разом із страховими копіями.

Формат кожного виду аудіовізуальних документів узгоджується з архівом.

13. Аудіовізуальні документи приймаються разом із супровідною текстовою та технічною документацією у паперовій та електронній формі:

для кінодокументів - монтажні листи, анотації, дозвільні посвідчення до закінчених творів, записи кольорових і світлових паспортів, акти технічного стану;

для відеодокументів - анотації, монтажні листи, акти технічного стану;

для фотодокументів - анотації;

для фонодокументів - переліки фонодокументів, технічні

паспорти, каталоги грамплатівок.

14. Аудіовізуальні документи, прийняті до архіву на підставі опису первинного розбирання, підлягають експертизі цінності, яка здійснюється працівниками цього архіву.

За результатами експертизи цінності аудіовізуальних документів працівники архіву складають описи справ постійного зберігання, які схвалюються експертно-перевірною комісією архіву та затверджуються керівником.

15. Аудіовізуальні документи, не прийняті до архіву, повертаються власнику або вилучаються для знищення за актом про повернення власнику, форму якого наведено в додатку 11 до цього Порядку, який складається у двох примірниках, один з яких отримує власник, а другий - залишається в архіві.

16. Внесення аудіовізуальних документів до Національного архівного фонду здійснюється на підставі рішення експертно-перевірної комісії архіву про схвалення опису справ постійного зберігання та його затвердження відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року N 1004 (із змінами).

Директор Департаменту

стратегічного розвитку

органів юстиції

Н. А. Козловська

Додаток 1

до Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

(пункт 6 розділу II)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник юридичної особи

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник державної

архівної установи, архівного відділу

міської ради

_____ ________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

________ ________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

АКТ

про приймання-передавання документів установи на постійне зберігання від юридичної особи

___________________________ N ______

____________________________________

(місце складання)

____________________________________

(вид аудіовізуальних документів)

На підставі Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та "Про обов'язковий примірник документів"

______________________________________________________________________________ передає,

(найменування юридичної особи)

а ____________________________________________________________________________ приймає

(найменування архіву)

__________________________________________________________ за ____________________ роки,

(вид аудіовізуальних документів)

а також довідковий матеріал до них.

Опис на _____________________ аркушах додається.

(цифрами і словами)

Усього прийнято:

_________________________ од. обліку;

(цифрами і словами)

_________________________ од. зберігання.

(цифрами і словами)

Передавання здійснив:

________________________________

(посада)

______ _________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Приймання здійснив:

_________________________________

(посада)

______ _________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Додаток 2

до Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

(пункт 7 розділу II)

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник державної архівної установи,

архівного відділу міської ради

________ ________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

АКТ

про приймання-передавання документів на постійне зберігання від фізичної особи

___________________________ N ______

____________________________________

(місце

складання)

____________________________________

(вид аудіовізуальних документів)

На підставі Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та у зв'язку із заявою (договором дарування (купівлі-продажу), заповіту, рішення суду)

_____________________________________________________________________________________

(дата і номер)

_____________________________________________________________________________ передає,

(посада, ініціали (ініціал імені), прізвище)

а ____________________________________________________________________________ приймає

(найменування архіву)

_____________________________________________________ за _________________________ роки,

(вид аудіовізуальних документів)

а також довідковий матеріал до них.

Опис (за наявності) на ___________________ аркушах додається.

Усього прийнято:

___________________________ од. обліку;

(цифрами і словами)

___________________________ од. зберігання.

(цифрами і словами)

Передавання здійснив:

_________________________________

(посада)

______ _________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

Приймання здійснив:

________________________________

(посада)

______ _________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

Додаток 3

до Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

(пункт 10 розділу II)

______________________________________________________

(найменування архіву)

Фонд N ____________

Опис N ____________

_____________________________________________________

(назва опису)

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 4

до Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

(пункт 10 розділу II)

Найменування архіву

Фонд N _______

Опис N _______

кінодокументів постійного зберігання

за __________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник державної

архівної установи, архівного відділу міської ради

________ ________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

N од. об-

ліку

Назва і вид кінодо-

кумента

Вироб-

ник, дата

Ширина плівки

Варіант (німий, синх-

ронний, широко-

екранний)

Кіль-

кість час-

тин

Кількість одиниць зберігання

Кількість метрів

При-

мітки

негатив

контр-

атип

фонограма

оборо-

тний пози-

тив

про-

міжний пози-

тив

позитив

ролики, слайди, пас-

порти

усьо-

го

нега-

тив

контр-

атип

фонограма

обо-

ротний пози-

тив

про-

міжний пози-

тив

пози-

тив

чорно-

білий

кольо-

ровий

опти-

чна

маг-

нітна

чорно-

білий

кольо-

ровий

опти-

чна

маг-

нітна

До опису внесено:

______________________ од. обліку

(цифрами і словами)

NN _________

______________________ од. зберігання

(цифрами і словами)

NN __________

______________________________

(посада укладача опису)

Дата

_______________________

(підпис)

_____________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

_____________ N ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу

райдержадміністрації (міської ради)

_____________ N

______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

___________ N ________

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 5

до Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

(пункт 10 розділу II)

Найменування архіву

Фонд N _______

Опис N _______

відеодокументів постійного зберігання

за __________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник державної

архівної установи, архівного відділу міської ради

________ ________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

од. обліку

од. зберігання

Назва і вид відеодокумента

Виробник, дата

Тривалість запису, адресно-часовий код

Примітки

До опису внесено:

______________________ од. обліку

(цифрами і словами)

NN _________

______________________ од. зберігання

(цифрами і словами)

NN _________

_____________________________

(посада укладача опису)

Дата

____________________

(підпис)

____________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

_____________ N ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу

райдержадміністрації (міської ради)

_____________ N ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

___________ N ________

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 6

до Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

(пункт 10 розділу II)

Найменування архіву

Фонд N _______

Опис N _______

фотодокументів постійного зберігання

за __________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник державної

архівної установи, архівного відділу

міської ради

________ ________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

од. обліку

од. зберігання

Зміст фотодокумента

Місце, дата, автор зйомки

Кількість негативів/

дубль-негативів/

позитивів/

слайдів

Кольоровість

Примітки

До опису внесено од. обліку

______________________ NN ________

(цифрами і словами)

_______________________

(посада укладача опису)

_______________________

(дата)

_______________________

(підпис)

__________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

установи

_____________ N ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного

відділу райдержадміністрації

(міської ради)

_____________ N ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

___________ N ________

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 7

до Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

(пункт 10 розділу II)

Найменування архіву

Фонд N _______

Опис N _______

фотодокументів - грамплатівок постійного зберігання

за __________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник державної

архівної установи, архівного відділу міської ради

________ ________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

од. обліку

од. зберігання

N виробничий

Стандарт

Назва і зміст фонодокумента

Автор

Виконавець, доповідач

Виробник, дата

Вид запису, тривалість звучання

Кількість од. зберігання

Швидкість, дата запису

Примітки

До опису внесено: од. обліку ______________________ NN __________

(цифрами і словами)

од. зберігання ______________________ NN __________

(цифрами і словами)

____________________________

(посада укладача опису)

____________________________

(дата)

_______________________

(підпис)

_________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

_____________ N ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу

райдержадміністрації (міської ради)

_____________ N ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

___________ N ________

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 8