Про деякі питання зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану

Тип: Наказ

№ 1963/5

Дата: 19 липня 2016 р.

Статус: Чинний

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

19.07.2016

м. Київ

N 1963/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

21 липня 2016 р. за N 998/29128

Про деякі питання зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану

Відповідно до пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року N 228, та з метою належної реалізації прав та інтересів громадян України у зв'язку із соціально-політичною ситуацією, що склалась у Донецькій та Луганській областях,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2013 року N 2804/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 року за N 2241/24773, що додаються.

2. Установити, що книги державної реєстрації актів цивільного стану, які знаходяться на зберіганні у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій та Луганській областях, відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій та Луганській областях, після спливу 75 років з дня їх складання зберігати у цих відділах до закінчення проведення антитерористичної операції на території зазначених областей.

3. Департаменту приватного права подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н. І.

Міністр

П. Петренко

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції України

19 липня 2016 року N 1963/5

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

21 липня 2016 р. за N 998/29128

ЗМІНИ

до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів

1. У розділі II:

абзац перший пункту 1 викласти у такій редакції:

"1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції), а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.";

у пункті 5:

в абзаці першому слова "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у місті Києві" замінити словами "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві";

в абзаці другому слова "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Київській області" замінити словами "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Київській області".

2. У розділі III:

в абзаці другому

пункту 12 слова "Дата справи (тому, частини)" замінити словами "Крайні дати документів справи (тому, частини)";

в абзаці першому пункту 13 слова "відповідного управління юстиції" замінити словами "Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції)".

3. У розділі IV:

в абзаці першому пункту 2 слова "Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції)" замінити словами "головного територіального управління юстиції";

пункт 8 викласти у такій редакції:

"8. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені для них в архівосховищі місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів справ та книг обліку надходжень і вибуття, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути: акт приймання-передавання справ (документів) (додаток 9), акт про невиправні пошкодження справ (документів) (додаток 10).

У разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) вживаються заходи відповідно до пункту 15 глави 8 розділу VIII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року N 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за N 736/27181 (далі - Правила).";

у пункті 12 слова "підпункту 4.5.4 пункту 4.5 глави 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за N 407/5598 (із змінами) (далі - Правила роботи архівних підрозділів)" замінити словами "пункту 9 глави 2 розділу V та пункту 19 глави 8 розділу VIII Правил".

4. В абзаці другому пункту 2 розділу V слова "пункту 7.3 глави 7 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "глави 6 розділу XI Правил".

5. У розділі VI:

в абзаці четвертому пункту 3 слова "пункту 8.5 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів (зі змінами)" замінити словами "глави 5 розділу VIII Правил";

в абзаці третьому пункту 5 слова "пункту 8.4 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "глави 4 розділу VIII Правил";

у пункті 6 слова "пунктом 8.6 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "главою 6 розділу VIII Правил".

6. У тексті слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінити словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах; слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінити словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах.

7. У додатках:

1) додаток 2 після слів "актових записів цивільного стану (метричних записів)." доповнити новим реченням такого змісту:

"Кількість аркушів документів _________________________________________________________";

(цифрами і словами)

2) у додатку 3:

абзац перший викласти у такій редакції:

"У книзі підшито і пронумеровано _______________________________________________ аркушів,

(цифрами і словами)

у тому числі: літерні номери ___________________________;

пропущені

номери ___________________________________

+ аркушів внутрішнього опису _________________________.";

літери "М. П." виключити;

3) у додатку 5:

слово "Почато" замінити словом "Розпочато";

слово "номер" замінити знаком "N";

4) у додатку 11:

слово та знак "Опис N" замінити словом "Опис";

слова "(назва опису)" замінити словами та знаком "(N і назва опису)";

слова "Номер справи" замінити знаком та словом "N справи";

слова "Крайні дати" замінити словами "Крайні дати документів справи".

8. Додатки 6 - 10, 12 - 14 викласти в новій редакції, що додаються.

Директор

Департаменту приватного права

О. М. Ференс

Додаток 6

(пункт 11 розділу III)

________________________________________

(найменування відділу державної реєстрації актів

цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________________

(посада керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

________________ _______________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

________________

(дата)

М. П.

Фонд N _____________

Опис N ______________

справ постійного зберігання*

за ________ рік

з/п

Індекс справи** та умовний знак

Заголовок справи (тому, частини)***

Крайні дати документів справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

початкова

кінцева

До опису внесено _________________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з N __________ по N _________________, у тому числі:

літерні номери ________________________________________________________________________;

пропущені номери _____________________________________________________________________

___________________________

(посада особи, яка склала опис)

____________

(підпис)

________________________

(ініціали, прізвище)

___________________________

(дата)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

головного територіального

управління юстиції

Протокол засідання ЕПК державного

архіву

____ ________ ______ N ____

_____ ________ ____ N ____

____________

* Книга державної реєстрації актів цивільного стану (метрична книга).

** Умовний знак виду актового запису цивільного стану (метричного запису), включеного до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

*** Найменування книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

Додаток 7

(пункт 3 розділу IV)

_____________________________________________________________________________________

(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ N ___

наявності та стану справ постійного зберігання

Фонд ____________________________

(назва фонду)

Перевіряння проводили

_____________

(дата)

____________

(посада)

____________

(підпис)

_________________________

(ініціали, прізвище)

_____________

(дата)

____________

(посада)

____________

(підпис)

_________________________

(ініціали, прізвище)

_____________

(дата)

____________

(посада)

____________

(підпис)

_________________________

(ініціали, прізвище)

Номери описів

Кількість справ (од. зб.) опису за обліковими докумен-

тами

Номери невияв-

лених справ

Літерні номери

Пропущені номери

Кількість справ (описаних), що є в наявності

Номери справ (од. зб.), що потребують

Номери справ, документи яких мають невиправні пошко-

дження

Примітки

внесені до опису, але не враховані у підсумко-

вому записі

не внесені до опису, але враховані у

підсумко-

вому записі

враховані у підсумко-

вому записі

не враховані у підсумко-

вому записі

дезінфекції

дезінсекції

реставрації

Разом

______________________________________________________________________________________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

Аркуш склали:

____________________________________________

(посада)

______________

(підпис)

_______________________________

(ініціали, прізвище)

____________________________________________

(посада)

______________

(підпис)

_______________________________

(ініціали, прізвище)

____________________________________________

(посада)

______________

(підпис)

_______________________________

(ініціали, прізвище)

______________

(дата)

Додаток 8

(пункт 6 розділу IV)

________________________________________

(найменування відділу державної реєстрації актів

цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________________

(посада керівника відділу державної реєстрації актів

цивільного стану)

________________ _______________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

________________

(дата)

М. П.

АКТ

_______________ N _____

_______________________

(місце складання)

перевіряння наявності

та стану справ постійного зберігання

Фонд N ____________, назва фонду ______________________________________________________

Перевіряння проводилося з _____________________________ по _____________________________

(дата) (дата)

Перевірянням встановлено:

1. Внесено до описів _____________________________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

2. Не виявлено в наявності ________________________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

3. Мають літерні номери __________________________________________________________ справ,

(цифрами і словами)

з них:

а) внесено до опису, але не враховано в підсумковому записі

____________ справ;

(цифрами)

б) не внесено до опису, але враховано в підсумковому записі

____________ справ.

(цифрами)

4. Пропущено номерів:

а) врахованих у підсумковому записі

____________ справ;

(цифрами)

б) не врахованих у підсумковому записі

____________ справ.

(цифрами)

5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів

____________ справ.

(цифрами)

6. Разом з числа внесених до описів у наявності є

____________ справ,

(цифрами)

з них:

а) потребують дезінфекції і дезінсекції

____________ справ;

(цифрами)

б) невиправно пошкоджені

____________ справ;

(цифрами)

в) потребують реставрації

____________ справ.

(цифрами)

7. Не внесених до описів __________________________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є

_______________________________________________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

9. Характеристика умов зберігання документів

_____________________________________________________________________________________

Перевіряння проводили

______________________________

(посада)

_______________

(підпис)

______________________________

(ініціали, прізвище)

______________________________

(посада)

_______________

(підпис)

______________________________

(ініціали, прізвище)

______________________________

(посада)

_______________

(підпис)

______________________________

(ініціали, прізвище)

______________________________

(дата)

Додаток 9

(пункт 8 розділу IV)

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________________

(посада керівника відділу державної

реєстрації актів цивільного стану)

________________________________________

(посада керівника державного архіву)

____________ ____________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

____________ ____________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

____________

(дата)

____________

(дата)

М. П.

АКТ

_______________ N _____

_______________________

(місце складання)

приймання-передавання

справ (документів)

на постійне зберігання

Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

У зв'язку із ___________________________________________________________________________

(закінченням строків зберігання, ліквідацією установи тощо)

______________________________________________________________________________ передає,

(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

а ____________________________________________________________________________ приймає

(найменування державного архіву)

документи фонду N _______, ____________________________________________________________

(назва фонду)

за _____________________________ роки, а також довідковий апарат до них:

з/п

N і назва опису

Кількість примірників опису

Кількість справ

Кількість документів обліково-довідкового апарату до книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

Примітки

Номери відсутніх справ __________________________________________________________________

Всього прийнято _________________________________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

Передавання здійснив:

_________________________________________

(посада, підпис,

ініціали, прізвище)

___________________________________

(дата)

Приймання здійснив:

_________________________________________

(посада, підпис,

ініціали, прізвище)

___________________________________

(дата)

Додаток 10

(пункт 8 розділу IV)

________________________________________

(найменування відділу державної реєстрації актів

цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________________

(посада керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

________________ _______________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

________________

(дата)

М. П.

АКТ

_______________ N _____

_______________________

(місце складання)

про невиправні пошкодження

справ (документів)

Фонд N ___________

Назва фонду ___________________________________________________________________________

У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи:

з/п

N опису

N справи (документа)

Заголовок пошкодженої справи (документа)

Крайні дати справи (документа)

Кількість аркушів справи (документа)

Характер та причини пошкоджень справи (документа)

Разом виявлено пошкоджених _____________________________________________________ справ,

(цифрами і словами)

_____________________________________ документів.

(цифрами і словами)

Зазначені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки _______________________________________

_____________________________________________________________________________________

Керівник (завідувач сектору)

відділу державної реєстрації

актів цивільного стану

_______________

(дата)

____________

(підпис)

________________________

(ініціали, прізвище)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

головного територіального управління юстиції

___ ____________ ____ N ___

(дата)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК державного архіву

___ ____________ ____ N ___

(дата)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву

___ ____________ ____ N ___

(дата)

Додаток 12

(пункт 11 розділу IV)

________________________________________

(найменування відділу державної реєстрації актів

цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник начальника головного територіального управління юстиції з питань державної реєстрації - начальник Управління державної реєстрації

________________ _______________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

________________

(дата)

М. П.

АКТ

_______________ N _____

_______________________

(місце складання)

приймання-передавання справ

постійного зберігання

під час зміни керівника відділу

державної реєстрації актів

цивільного стану

Відповідно до наказу ___________________________________________________________________

(найменування головного територіального управління юстиції)

від ___ ____________ ____ N ___ _________________________________________________ передав,

(ініціали, прізвище)

а ____________________________________ прийняв у присутності комісії, яка створена на підставі

(ініціали, прізвище)

зазначеного наказу, у складі голови ______________________________________________________

(ініціали, прізвище)

і членів комісії ________________________________________________________________________

(ініціали, прізвище)

_____________________________________________________________________________________

(ініціали, прізвище)

документи архіву та обліково-довідковий апарат до них.

з/п

N і назва опису

Кількість примірників опису

Кількість справ

Кількість документів обліково-довідкового апарату до книг державної реєстрації актів

цивільного стану, метричних книг прийнято

Примітка

Разом прийнято _________________________________________________________________ справ,