Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ

Тип: Вимоги

№ 1886/5

Дата: 11 листопада 2014 р.

Статус: Чинний

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції України

11 листопада 2014 року N 1886/5

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

11 листопада 2014 р. за N 1429/26206

ВИМОГИ

до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ

I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми обкладинок архівних електронних справ (далі - ОАЕС), дозволяють унормувати створення інформаційних об'єктів, які призначені для приймання-передавання архівних електронних справ до державних архівних установ та архівних відділів міських рад від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності (далі - установа).

2. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема ОАЕС.

3. Еталонна XML-схема ОАЕС призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.

4. Еталонна XML-схема ОАЕС складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.

5. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198 (далі - Порядок роботи з ЕД).

6. Принципи побудови моделі UIO, інформаційної взаємодії систем за допомогою UIO (структура XML-компонентів, їх допустима кількість (кратність) у структурі UIO, типи даних, словник мнемонік англомовної семантики для визначення ідентифікаторів XML-компонентів), а також загальні вимоги до UIO, його структури та змісту відповідають Вимогам до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1423/26200.

II. Модель ОАЕС

1. Модель ОАЕС складається із зон описування: "Заголовок", "Створювач", "Користування", "Архів", "Документи", "Зберігання", "Розширення".

2. Зони описування ОАЕС оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона "Заголовок" розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі ОАЕС, інші зони є вкладеними в зону "Заголовок" та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти ОАЕС є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом "знизу вгору", оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі ОАЕС.

3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у цих Вимогах типом даних. Виняток становить зона "Розширення" - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження ОАЕС у діяльність установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад або зміни організації їх роботи.

III. ПОРЯДОК ОБРОБКИ ФАЙЛІВ ОАЕС

1. Деякі зони ОАЕС можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64:

1) у зону "Документ" додаються відомості у форматі XML про всі архівні електронні документи (далі - АЕД), з яких сформовано архівну електронну справу відповідно до друкованої форми архівної електронної справи, визначеної у додатку 16 до Порядку роботи з ЕД. Це забезпечить подальшу автоматизацію роботи з архівними електронними справами в державних архівних установах та архівних відділах міських рад;

2) для ЕЦП визначається формат "ЕЦП з повним набором даних для перевірки" відповідно до Вимог до формату підписаних даних, затверджених наказом від 20 серпня 2012 року N 1236/5/453, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за N 1401/21713 (із змінами).

2. За потреби в зону "Розширення" UIO можна інкапсулювати

файли, створені в будь-яких форматах (PDF, DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).

IV. ОПИСАННЯ ЗОН UIO

1. Зону "Заголовок" утворює XML-контейнер UIO нульового рівня ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури ОАЕС та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.

2. Зону "Створювач" утворює XML-контейнер AgentAuthor першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної особи, що створила ОАЕС або внесла зміни до нього.

3. Зону "Користування" утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-атрибути якого містять метадані історії користування ОАЕС.

4. Зону "Архів" утворює XML-контейнер AgentAddresseRecord першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих державної архівної установи, архівного відділу міських рад, до яких передаються на зберігання АЕД, зазначені в ОАЕС.

5. Зону "Документи" утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих всіх АЕД, з яких сформовано архівну електронну справу.

6. Зону "Зберігання" утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання архівної електронної справи.

7. Ієрархічну структуру всіх зон ОАЕС разом з допустимими для них XML-компонентами представлено в додатку до цих Вимог.

V. Скорочення у додатку

А - XML-атрибут.

ДСТУ 4145:2002 "Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевірка", затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 грудня 2002 року N 31.

Е - XML-елемент.

ЄДРПОУ - Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

ІД - інструкція з діловодства установи.

К - XML-контейнер.

П. І. Б. - прізвище, ім'я, по батькові.

Постанова від 28 жовтня 2004 року N 1452 - постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року N 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності".

ISO 639-1:2002 - ISO 639-1:2002 Codes for the representation of names of languages - Part 1: Alpha-2 code (Коди для представлення назв мов. Частина 1. Двобуквений код).

Заступник директора Департаменту

взаємодії з органами влади

С. В. Мартиненко

Додаток

до Вимог до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ

(пункт 7 розділу IV)

Структура та зміст XML-схеми ОАЕС

Індекс XML-

компонента

Тип XML-

компонента

Найменування і рівень вкладеності XML-компонентів

Кратність

Тип даних

Описання

Правила

заповнення

Нульовий рівень

Перший рівень

Другий рівень

Третій рівень

Четвертий рівень

Назва XML-атрибута

UIO

String

Містить службову інформацію, необхідну для правильної обробки та інтерпретації всього ОАЕС в цілому

XML

formatUIO

String

Стандарт XML

XML

versionUIO

String

Версія XML-схеми

1.0

codeLanguageUIO

String

Код мови змісту

ISO 639-1:2002

encodingUIO

String

Стандарт кодування символів

Unicode

Access

String

Містить інформацію про обмеження доступу до АЕС

XML

codeAccess

Enum

Код доступу до інформації ОАЕС

Визначається відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації": 0 - відкрита інформація; 1 - інформація з обмеженим доступом

nameRequisitesFileRestrictionAccess

String

Назва грифа обмеження доступу

Визначається відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" та ІД: "Для службового користування", "Конфіденційно", "Таємно"

groundsActionFileRestrictionAccess

String

Посилання на нормативний документ, відповідно до вимог якого здійснюється організація роботи з документною інформацією з обмеженим доступом

Відповідно до державної реєстрації нормативних документів України. Наприклад, для опрацювання службової інформації в установі: посилання на Інструкцію установи про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію. Для фізичної особи - лист, договір, угода тощо про співробітництво з установою

groundsPeriodFileRestrictionAccess

String

Посилання на норму у нормативному документі, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації

Згідно з нормативним документом, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації. Наприклад, для службової інформації, що міститься в ЕД установи: посилання на пункт із Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, що створюється в установі відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації". Для фізичної особи відповідно до вимог документа про співробітництво з установою

periodRestrictionAccess

String

Строк обмеження доступу до документної інформації

Відповідно до вимог нормативних актів, що визначають строки обмеження доступу до документної інформації. Наприклад, для службової інформації, що міститься в ЕД установи, строк визначається відповідно до затвердженого Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, що створюється в установі. Для фізичної особи відповідно до вимог документа про співробітництво з установою

PersFileRestrictionAccess

String

Метадані особи, яка обмежила доступ до інформації, що міститься в інкапсульованих в ОАЕС ЕД або його додатках

XML

namePersFileRestrictionAccess

String

П. І. Б. особи, що обмежила доступ до інформації

ІД

rankOffPersFileRestrictionAccess

String

Посада особи, що обмежила доступ до інформації

Відповідно до штатного розкладу установи. Не зазначається для фізичної особи

RemovalFileRestrictionAccess

String

Метадані зняття обмеження доступу до ОАЕС

XML

dateRecordRemovalFileRestrictionAccess

String

Дата протоколу з рішенням ЕК установи, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації. Передчасне зняття обмеження доступу до документної інформації можливо на підставі документа, що фіксує виявлення порушення щодо неправомірного обмеження доступу до цієї інформації. У разі якщо установа, яка створила документ, що містить інформацію з обмеженим доступом, ліквідована без правонаступника, рішення про зняття обмеження доступу до цієї інформації здійснюється на підставі експертного висновку державного експерта в галузі, до якої відноситься установа, що створила ОАЕС

ІД

numberRecordRemovalFileRestrictionAccess

String

Номер протоколу з рішенням ЕК установи або ЕПК державного архіву, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації, або документа, що знімає обмеження доступу до документної інформації, якщо було встановлено, що обмеження доступу до цієї інформації було встановлено неправомірно

ІД

AgentAuthor

1-n

String

Метадані установи, яка створила або змінила ОАЕС

XML

fullNameAgentAuthor

String

Найменування установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

shortNameAgentAuthor

String

Скорочене найменування установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

ownershipAgentAuthor

String

Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

stateCodeAgentAuthor

Num

Код за ЄДРПОУ установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

mandateAgentAuthor

String

Метадані про правові повноваження та

функції установи, що створила або змінила ОАЕС

Відповідно до статуту установи

AddrAgentAuthor

String

Метадані адреси установи, яка створила або змінила ОАЕС

XML

postAddrAgent

String

Поштова адреса установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

cityAddrAgent

String

Назва населеного пункту установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

areaAddrAgent

String

Назва району установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

regionAddrAgent

String

Назва області установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

postCodeAddrAgent

String

Поштовий індекс установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

eContactAddrAgent

String

Адреса електронного засобу комунікації установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

DepartmentAgentAuthor

String

Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС

XML

nameDepartmentAgentAuthor

String

Назва підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС

Відповідно до штатного розкладу установи

nameProgDepartmentAgentAuthor

String

Назва програмного засобу створення та користування ОАЕС підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС

Відповідно до технічної документації

AddrDepartmentAgentAuthor

String

Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС

XML

postAddrDepartmentAgent

String

Поштова адреса підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

cityAddrDepartmentAgent

String

Назва населеного пункту підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

areaAddrDepartmentAgent

String

Назва району підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

regionAddrDepartmentAgent

String

Назва області підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

postCodeAddrDepartmentAgent

String

Поштовий індекс підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

eContactAddrDepartmentAgent

String

Адреса електронного засобу комунікації підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

OffPersDepartmentAgentAuthor

String

Метадані посадової особи установи, яка створила або змінила ОАЕС

XML

nameOffPersDepartmentAgentAutho

String

П. І. Б. офіційної особи, що створила або змінила ОАЕС

ІД

rankOffPersDepartmentAgentAutho

String

Посада особи, що створила або змінила ОАЕС

Відповідно до штатного розкладу установи

SignOffPersDepartmentAgentAuthor

String

Метадані ЕЦП посадової особи установи, яка підписала новий або змінений АЕД

XML

algorithmSignOffPersDepartmentAgentAuthor

String

Стандарт ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС

ДСТУ 4145:2002

formatSignOffPersDepartmentAgentAuthor

String

Формат даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС

Наказ від 20 серпня 2012 року N 1236/5/453

encodingSignOffPersDepartmentAgentAuthor

String

Кодування даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС

Наказ від 20 серпня 2012 року N 1236/5/453

nameProgSignOffPersDepartmentAgentAuthor

String

Назва програмного засобу ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС

Відповідно до технічної документації

nameFileSignOffPersDepartmentAgentAuthor

String

Найменування файла для інкапсуляції підписаних даних та даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС

Збігається з ім'ям файла АЕД, але має інше розширення

fileSignOffPersDepartmentAgentAuthor

Base64

Файл зовнішнього ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕС

Base64

GroundsAgentAuthor

String

Метадані підстави для зміни ОАЕС установою

XML

dateRecordGroundsAgentAuthor

String

Дата документа про внесення змін до ОАЕС

ІД

numberRecordGroundsAgentAuthor

String

Номер документа про внесення змін до ОАЕС

ІД

descriptionGroundsAgentAuthor

String

Описання змін, що було внесено до ОАЕС

Перелік доданих ідентифікаторів або тих, дані яких було змінено

AccessHistory

1-n

String

Містить інформацію про історію користування ОАЕС

XML

dateAccessHistory

DateTime

Дата і час транзакції з ОАЕС

ISO 8601:2004

loginAccessHistory

String

Логін користувача ОАЕС

Відповідно до призначеного ІАС

nameOffPersAccessHistory

String

П. І. Б. користувача ОАЕС

ІД

codeRightsActionAccessHistory

String

Код прав щодо модифікації ОАЕС

Згідно з Інструкцією установи із захисту інформації

AgentAddresseRecord

1-n

String

Метадані архіву (державної архівної установи, архівного відділу міських рад), до якого передаються архівні електронні справи

XML