Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ

ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

НАКАЗ

17.12.2013

м. Київ

N 173

Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 146, частини п'ятої статті 147 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 року N 12, та з метою вдосконалення діловодства

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (додається).

2. Управлінню з питань судового діловодства розмістити текст цього наказу на офіційному веб-порталі судової влади України.

3. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України надіслати цей наказ до Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим та територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України довести цей наказ до відома місцевих загальних судів.

5. Керівникам апаратів місцевих загальних судів та апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим ознайомити з цим наказом працівників апарату суду.

6. Визнати такими, що втратили чинність, накази Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 року N 1 "Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді" (зі змінами) та від 27 червня 2006 року N 68 "Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді" (зі змінами).

7. Управлінню з питань судового діловодства повідомити Міністерство юстиції України про втрату чинності наказів Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 року N 1 "Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді" (зі змінами) та від 27 червня 2006 року N 68 "Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді" (зі змінами).

8. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2014 року.

9. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови Положишника В. В.

Голова

Р. Кирилюк

ПОГОДЖЕНО

Лист Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ

17.12.2013 N 11-2038/0/4-13

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної судової адміністрації України

17.12.2013 N 173

ІНСТРУКЦІЯ

З ДІЛОВОДСТВА У МІСЦЕВИХ ЗАГАЛЬНИХ СУДАХ, АПЕЛЯЦІЙНИХ СУДАХ ОБЛАСТЕЙ, АПЕЛЯЦІЙНИХ СУДАХ МІСТ КИЄВА ТА СЕВАСТОПОЛЯ, АПЕЛЯЦІЙНОМУ СУДІ АВТОНОМНОЇ РЕСПУБЛІКИ КРИМ ТА ВИЩОМУ СПЕЦІАЛІЗОВАНОМУ СУДІ УКРАЇНИ З РОЗГЛЯДУ ЦИВІЛЬНИХ І КРИМІНАЛЬНИХ СПРАВ

Умовні скорочення. Визначення термінів.

АС

- апеляційні суди областей, апеляційні суди міст Києва та Севастополя, Апеляційний суд Автономної Республіки Крим

АСДС

- автоматизована система документообігу суду

ДПСУ

- Державна пенітенціарна служба України

ВСУ

- Верховний Суд України

ВССУ

- Вищий спеціалізований суд України з розгляду цивільних і кримінальних справ

КАСУ

- Кодекс адміністративного судочинства України

КВК

- Кримінально-виконавчий кодекс України

КПК

- Кримінальний процесуальний кодекс України

МС

- місцеві загальні суди (районні, районні у містах, міські та міськрайонні суди)

ОСК

- обліково-статистична картка

Положення про АСДС

- Положення про автоматизовану систему документообігу суду

ЦПК

- Цивільний процесуальний кодекс України

ЕК

- експертна комісія

ЕПК

- експертно-перевірна комісія.

Наведені в Інструкції терміни вживаються в такому значенні:

вихідна кореспонденція - документи, які направляються за межі суду;

відповідальний працівник (особа) -

працівник (особа) апарату суду, який (яка) відповідно до посадових обов'язків здійснює опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції суду, забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, станом ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі, роботу з речовими доказами, роботу з архівом тощо;

віза - реквізит внутрішнього погодження документа у вигляді напису, зробленого особою відповідно до її посадових обов'язків, що висловлює згоду або незгоду з проектом документа та містить особистий підпис, прізвище, посаду (у разі потреби) особи та дату візування;

вхідна кореспонденція - документи, що надходять до суду;

діловодство - сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи з документами в суді;

документ - створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання та передача її у часі та просторі;

канцелярія - підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також може виконувати інші завдання, визначені положенням, яке затверджується керівником апарату суду, у тому числі поєднувати функції служби діловодства;

керівництво суду - голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, його заступник, особи, які виконують їх обов'язки;

непроцесуальний документ - документ, на який не поширюються вимоги процесуального закону;

номенклатура справ - обов'язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання;

офіційна електронна адреса суду - електронна адреса, що внесена до Єдиної бази електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб'єктів владних повноважень та зазначена на офіційному сайті суду;

працівники суду - судді, працівники апарату суду;

процесуальний документ - документ, на який поширюються вимоги процесуального закону;

реєстр - електронно-обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо;

реєстрація документа - сукупність дій, пов'язаних із фіксуванням факту створення або надходження документа шляхом присвоєння унікального номера із записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації;

реєстраційна позначка - це штрих-код та літерно-цифрова інформація, зазначена над штрих-кодом, що містить найменування суду, реєстраційний номер документа та дату реєстрації;

резолюція - реквізит документа у вигляді напису, в якому міститься зміст рішення, прийнятого керівництвом суду щодо виконання документа, із зазначенням дати накладення резолюції, виконавця (виконавців), терміну виконання, прізвища та ініціалів автора резолюції. Резолюція може вчинятися шляхом внесення відповідних даних до реєстраційної картки документа в АСДС;

служба діловодства - підрозділ апарату суду, який може утворюватися в апараті суду та на який покладається організація діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді;

ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі - Інструкція) розроблена відповідно до положень Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, що визначають порядок організації та діяльності органів судової влади, та встановлює правила ведення діловодства в МС, АС, ВССУ і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

1.2. Положення Інструкції

передбачають автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ, матеріалів чи проваджень) за допомогою АСДС та ведення діловодства у паперовій формі.

1.3. Положення Інструкції визначають правила і порядок роботи з усіма документами, крім тих, які містять відомості, що становлять державну таємницю.

Організація діловодства з секретними документами визначається окремими нормативно-правовими актами і покладається на підрозділ або працівника апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу.

Робота із документами з грифом "для службового користування" покладається на підрозділ або відповідального працівника апарату суду, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування", та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 р. N 1893, та вимог цієї Інструкції.

1.4. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадовій особі.

У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

1.5. Контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснюється головою суду.

1.6. Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в суді покладається на керівника апарату суду, а в разі його відсутності - на заступника керівника апарату суду або особу, яка виконує його обов'язки.

1.7. Організація діловодства та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами у підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

1.8. В апараті суду визначається особа, відповідальна за ведення діловодства (за потреби - в кожному структурному підрозділі суду), яка забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом; звітує перед керівництвом про стан виконання документів.

При звільненні працівника, а також на період його відпустки, відрядження, тривалої хвороби тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або за дорученням керівника апарату (керівника структурного підрозділу) - іншому працівникові з відміткою про передачу (із зазначенням дати) у відповідному журналі АСДС.

1.9. Усі працівники суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції та є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них, крім випадків, передбачених законодавством.

Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у трьох примірниках, один з яких передається керівникові апарату, другий - службі діловодства для відповідного реагування в установленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

1.10. За порушення вимог цієї Інструкції працівники суду несуть відповідальність, установлену чинним законодавством України.

2. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції

2.1. Уся вхідна кореспонденція підлягає реєстрації в АСДС відповідно до Положення про АСДС.

Кожний вхідний документ реєструється в суді лише один раз.

У разі передачі документа з одного структурного підрозділу до іншого про це робиться відповідна відмітка в АСДС.

2.2. Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, телеграфом, факсимільним повідомленням, електронною поштою, на сайт суду шляхом заповнення електронної форми, якщо таку створено, надається особисто або кур'єром, переданої від керівництва суду, якщо документи були отримані під час особистого прийому керівництвом суду, забезпечується канцелярією суду (відповідним структурним підрозділом апарату суду).

Приймання кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі (їх представників або кур'єра), здійснюється за пред'явленням оригіналу документа, що посвідчує

особу (документа, що підтверджує повноваження представника або належність його до організації-відправника). У разі непред'явлення таких документів або пред'явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог чинного законодавства, кореспонденція не приймається).

2.3. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості - на іншому вільному місці) штамп суду (реєстраційну позначку - штрих-код) (Додаток 1) із зазначенням дати (у разі необхідності - часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

2.4. Відповідальний працівник суду (особа) у день надходження кореспонденції перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник (особа) суду розкриває всі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання.

Конверти (пакети) із грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання.

Конверти із грифом "для службового користування" розкриваються відповідальним працівником, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування".

2.5. Помилково доставлені до суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом (Додаток 2) за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи протягом не більш як два дні.

2.6. Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (Додаток 3) у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

У разі надходження забруднених чи пошкоджених документів, зміст та реквізити яких неможливо встановити, працівниками канцелярії/відповідного структурного підрозділу суду (у складі не менше трьох осіб) складається акт у двох екземплярах, один примірник якого направляється відправнику разом із документами без їх реєстрації в АСДС.

2.7. При надходженні до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).

2.8. У разі виявлення недоліків у формуванні судової справи канцелярія (відповідний структурний підрозділ) складає акт про стан справи, що надійшла до суду, та долучає його до матеріалів справи. Акт підписується трьома працівниками апарату суду, одним з яких є працівник канцелярії, затверджується керівником апарату суду та засвідчується печаткою суду "для довідок". Про складення акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

2.9. Реєстрація процесуальних та непроцесуальних документів здійснюється шляхом внесення до АСДС інформації та даних, передбачених Положенням про АСДС та іншими нормативно-правовими актами.

У разі реєстрації непроцесуальних документів до АСДС вносяться дані про термін виконання, якщо такий установлено документом або законодавством.

Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

2.10. Не підлягають реєстрації рекламні повідомлення, плакати тощо, прейскуранти, вітальні листи і запрошення, друковані видання (книги, журнали, газети, бюлетені), документи особистого характеру, а також забруднені та пошкоджені документи, зміст та реквізити яких неможливо встановити.

2.11. Додаткові

документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи - також за часом їх надходження.

2.12. На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп (реєстраційна позначка), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер (та за необхідності - найменування суду) і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, а в разі необхідності - і час подання документа.

У разі реєстрації вхідного документа шляхом штрих-кодування дата та номер реєстрації формуються АСДС автоматично і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа, не ставиться.

2.13. Порядок роботи з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25.12.2007 N 141.

До реєстраційної картки документа, що надійшов електронною поштою, приєднується документ. Також до реєстраційної картки може додаватися сканований варіант документа.

Якщо після отримання документа електронною поштою, факсимільним зв'язком, до суду надходить й документ на паперовому носії, останній передається за призначенням. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання електронного повідомлення (факсограми).

Внесення наступної інформації про рух документа до АСДС здійснюється користувачами АСДС відповідно до їхніх посадових обов'язків.

2.14. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується АСДС автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Номер справи має наступний формат: код суду/порядковий номер в цьому році/рік реєстрації.

В АСДС також формується номер провадження, який містить індекс, код суду, порядковий номер справи (матеріалів кримінального провадження) у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

В апеляційній інстанції для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер містить індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.

У касаційній інстанції для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства даного суду. Цей номер містить індекс, номер справи за порядком у поточному році, літерний індекс та дві останні цифри поточного року.

2.15. Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у місцевому загальному суді здійснюються згідно з індексами:

"1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

"1-кс" - клопотання слідчого, прокурора чи адвоката, скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора, заяви про відвід;

"1-в" - клопотання (подання), пов'язані із виконанням судових рішень у кримінальному провадженні (заяви про видачу дублікатів виконавчих листів, подання державних виконавців тощо);

"1-кд" - кримінальні справи (кримінальне провадження) щодо виконання судових доручень;

"1-о" - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

"1-вп" - заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

"1-м" - запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;

"2-в" - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

"2-ав" - заяви про відновлення втраченого судового провадження в адміністративних

справах;

"2-д" - судові доручення в цивільних справах;

"2-ад" - судові доручення в адміністративних справах;

"2-аз" - заяви про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;

"2-азз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;

"2-асз" - заяви про повернення судового збору в адміністративних справах;

"2-ар" - заяви про роз'яснення судового рішення в адміністративних справах;

"2-аво" - заяви про виправлення описки в адміністративних справах;

"2-адр" - заяви про винесення додаткового рішення в адміністративних справах;

"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

"2-зз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

"2-сз" - заяви про повернення судового збору у цивільних справах;

"2-р" - заяви про роз'яснення судового рішення у цивільних справах;

"2-во" - заяви про виправлення описки у цивільних справах;

"2-др" - заяви про винесення додаткового рішення у цивільних справах;

"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;

"2-с" - заяви про скасування судового наказу;

"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

"4-с"- скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах;

"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах;

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

2.16. Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді апеляційної інстанції здійснюються згідно з індексами:

"11-кп" - матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією;

"11-о" - про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами;

"11-сс" - матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією;

"11-п" - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, ухвалені місцевим судом;

"22-ц" - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення та ухвали, винесені місцевим судом;

"22-ц-вп" - визначення підсудності цивільної справи;

"88-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

"88-ц" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"33" - скарги і подання на постанови у справах про адміністративні правопорушення, постановлені суддею місцевого загального суду;

"3а" - справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 1853 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розглянуті апеляційним судом.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

2.17. Реєстрація та облік кримінальних справ і матеріалів, що розглядаються місцевим загальним судом за нормами Кримінально-процесуального кодексу України (в редакції 1960 р.), здійснюється згідно з індексами:

"1" - справи, про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності;

"1-н" - справи про застосування до

неповнолітніх заходів виховного характеру;

"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або щодо вирішення питання стосовно невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв'язку із закінченням строку давності;

"4" - справи за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора і скарги на їх дії та рішення;

"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;

"9" - справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення у порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами;

"10" - апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії;

"11" - справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення.

2.18. Реєстрація та облік касаційних скарг, інших передбачених процесуальним законодавством України документів у справах кримінальної юрисдикції здійснюються згідно з індексами:

"5-впс" - подання суду чи клопотання сторін про визначення підсудності;

"5-ск" - касаційні скарги у кримінальних справах на вироки та ухвали про застосування або відмову у застосуванні примусових заходів медичного чи виховного характеру суду першої інстанції після їх перегляду в апеляційному порядку, а також судові рішення суду апеляційної інстанції, постановлені щодо зазначених судових рішень суду першої інстанції; касаційні скарги на ухвали суду першої інстанції після їх перегляду в апеляційному порядку, а також ухвали суду апеляційної інстанції, якщо вони перешкоджають подальшому кримінальному провадженню;

"5-к" - кримінальні справи, які надійшли до суду касаційної інстанції у порядку ч. 1 ст. 383 КПК (відповідно до розділу XI КПК);

"5-км" - кримінальні справи, які надійшли до суду касаційної інстанції у порядку ч. 2 ст. 383 КПК (відповідно до розділу XI КПК);

"5-зп" - заяви про перегляд судових рішень ВСУ;

"5-зпв" - витребувані справи (матеріали кримінального провадження) за заявою про перегляд судових рішень у зв'язку з порушенням Україною міжнародних зобов'язань, що є наслідком недотримання норм процесуального права;

"5-зно" - заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами;

"5-дс" - додаткові скарги, клопотання, заперечення, повідомлення, заяви, матеріали на усунення недоліків, звернення щодо роз'яснення рішення та ін.;

"5-сі" - інші скарги;

"6-вп" - заяви, клопотання про визначення підсудності;

"6-ск" - касаційні скарги у цивільних справах;

"6-зп" - заяви про перегляд судового рішення ВСУ;

"6-зпв" - витребувані справи за заявою про перегляд судового рішення у зв'язку з порушенням Україною міжнародних зобов'язань, що є наслідком недотримання норм процесуального права;

"6-зно" - заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими обставинами;

"6-з" - звернення громадян, юридичних осіб та державних органів (установ);

"6-к" - клопотання процесуального характеру;

"33-ак" - справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 1853 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розглянуті касаційним судом;

"33-ап" - заяви про перегляд постанов по справах про адміністративні правопорушення ВССУ та ВСУ.

2.19. Зустрічні позовні заяви, позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, підлягають реєстрації в АСДС та в разі ухвалення процесуального рішення про спільний розгляд обліковуються під єдиним унікальним номером основної справи.

У разі ухвалення процесуального рішення про відмову в спільному розгляді з первинним позовом, такі позови підлягають реєстрації в загальному порядку, передбаченому цією Інструкцією, для справ, що надійшли вперше.

2.20. У разі скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд та у випадку, коли справа надійшла за підсудністю з іншого суду, така справа підлягає реєстрації без зміни єдиного унікального номеру справи.

2.21. У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа

(матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий єдиний унікальний номер. Після цього справа підлягає автоматизованому розподілу в загальному порядку.

До нової справи (матеріалів кримінального провадження) підшиваються завірені суддею копії процесуальних документів з попередньої справи, що мають значення для цієї справи.

2.22. У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну їй присвоюється єдиний унікальний номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка надійшла до суду першою.

Відповідно до постанови (ухвали) суду вноситься інформація в АСДС під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження).

2.23. Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), матеріалам присвоюється новий єдиний унікальний номер та до АСДС вноситься інформація щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено.

2.24. Повідомлення про вручення або невручення процесуального документа, надісланого учасникам судового процесу поштою, передаються для приєднання до матеріалів справи з відміткою про дату одержання їх судом без реєстрації в АСДС.

У разі надходження такого повідомлення до суду апеляційної (касаційної) інстанції після повернення справи до суду першої інстанції, воно направляється відповідальним працівником суду до відповідного суду для приєднання до матеріалів справи.

2.25. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

2.26. Внутрішнє листування у межах суду може здійснюватися в електронній формі.

3. Порядок передачі процесуальних документів і судових справ для розгляду

3.1. Справи, скарги, інші передбачені процесуальним законодавством України процесуальні документи реєструються в АСДС у день надходження та опрацьовуються відповідальним працівником (відповідним структурним підрозділом).

3.2. На кожен процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, відповідальний працівник (відповідний структурний підрозділ) на підставі інформації, що міститься в реєстраційній картці, заводять ОСК та автоматично формують номер провадження у суді, який складається з індексу, порядкового номера, літерного індексу та двох останніх цифр поточного року.

3.3. Внесення інформації до ОСК здійснюється відповідальним працівником (відповідним структурним підрозділом) суду відповідно до його функціональних обов'язків.

3.4. Визначення судді (судді-доповідача чи колегії суддів) для розгляду конкретної справи здійснюється відповідно до процесуального законодавства України та Положення про АСДС.

3.5 На кожному провадженні у правому верхньому куті зазначаються прізвище та ініціали судді-доповідача, якому таке провадження передається.

Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо. Справи передаються головуючому судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

3.6. Кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, після її реєстрації передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа (матеріали). Передавання кореспонденції здійснюється під підпис у порядку, визначеному в суді.

Інформація про рух справи вноситься до АСДС у день ухвалення відповідного судового рішення (відкриття провадження у справі, зупинення провадження у справі тощо) або проведення певних дій у справі (направлення справи до суду апеляційної чи касаційної інстанції, видача виконавчого документа тощо).

У разі перегляду справи (провадження) в апеляційному (касаційному) порядку працівник апарату місцевого

загального суду (консультант суду, помічник судді та інші), на якого такі обов'язки покладено керівником апарату суду чи особою, яка виконує його обов'язки, вносить до АСДС дані, які необхідні для направлення (забезпечують направлення) електронної справи (провадження) до апеляційної (касаційної) інстанції, не пізніше дня направлення справи (провадження) у паперовому вигляді до відповідного суду.

3.7. Повторний автоматичний розподіл судових справ здійснюється у порядку, встановленому Положенням про АСДС, з урахуванням особливостей автоматизованого розподілу документів, затверджених рішенням зборів суддів.

3.8. Передача судових справ суддям після проведення повторного автоматичного розподілу судових справ здійснюється у порядку, встановленому цією Інструкцією.

4. Передача та виконання непроцесуальних документів

4.1. Передача кореспонденції на розгляд керівництву суду забезпечується службою діловодства (відповідальним працівником чи відповідним структурним підрозділом) невідкладно або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час засобами факсимільного зв'язку чи електронною поштою.

4.2. Після вивчення непроцесуального документа керівництвом суду накладається резолюція та передається до служби діловодства (відповідального працівника або відповідного структурного підрозділу) для внесення змісту резолюції до АСДС.

Резолюції керівництва суду можуть оформлюватися на бланках установленого зразка.

4.3. У разі покладення обов'язку виконання документа на кілька підрозділів (осіб) відповідальним за виконання є підрозділ (особа), зазначений першим, якщо інше не зазначено в резолюції.

Відповідальній за виконання документа особі надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. У разі відсутності цієї особи за виконання документа відповідає особа, зазначена в резолюції наступною.

Строки виконання документа співвиконавцями визначаються в резолюції.

4.4. Передача документа від одного структурного підрозділу апарату суду (виконавця) до іншого здійснюється виключно через службу діловодства (відповідального працівника або відповідний структурний підрозділ) за резолюцією керівництва суду із внесенням до АСДС відповідної відмітки.

4.5. Після розгляду відповідними посадовими особами суду з їх резолюцією документ опрацьовується службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом) в АСДС, береться на контроль, після чого невідкладно передається безпосереднім виконавцям.

4.6. Оригінал документа, що підлягає виконанню, передається відповідальному за виконання, а співвиконавці отримують копію документа в паперовій або електронній формі через АСДС.

4.7. Відповідальний за виконання у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати усі невиконані документи іншому працівникові, визначеному керівником структурного підрозділу апарату суду (керівництвом суду), із внесенням до АСДС відповідної відмітки про передачу документів, які перебувають на контролі, іншому виконавцеві.

4.8. Співвиконавці подають пропозиції відповідальному виконавцю у вигляді службової записки.

Проект відповіді на виконаний документ візується виконавцем (співвиконавцями) із зазначенням посади і прізвища та разом із документом, на який надається відповідь, передається через службу діловодства (через відповідального працівника або відповідний структурний підрозділ) на підпис керівництву суду.

4.9. Документ, помилково направлений до будь-якого зі структурних підрозділів апарату суду (виконавців), має бути повернуто до служби діловодства (відповідального працівника або відповідного структурного підрозділу) для направлення за належністю.

5. Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів

5.1. Метою контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

5.2. Контроль за виконанням документів у суді здійснюється службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом).

Контроль за виконанням документів у структурних підрозділах апарату суду здійснюється керівником структурного підрозділу

(відповідальним працівником).

5.3. Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), якими встановлено завдання (міститься вимога, надано доручення).

Строки та контроль за виконанням процесуальних документів встановлюються відповідно до законодавства.

5.4. Контроль за виконанням документів полягає у:

- взятті з використанням АСДС документа з резолюцією керівництва суду на контроль у день його розгляду, з відміткою в АСДС;

- продовженні строку виконання документа - продовженні (зміні) керівництвом суду строку виконання документа на підставі службової записки виконавця з обґрунтуванням, із відповідною відміткою в АСДС;

- знятті документа з контролю - з відміткою в АСДС за результатами остаточного опрацювання документа та після підписання його керівництвом суду.

5.5. У межах строку виконання документа може надаватися відповідь щодо окремих обставин опрацювання документа (проміжна відповідь), з внесенням інформації до АСДС.

Проміжна відповідь не є підставою для визнання документа виконаним.

5.6. Перебіг строку виконання документа, взятого на контроль, починається з дня, наступного за днем його реєстрації в АСДС. Строк виконання документа обчислюється в календарних днях.

Якщо закінчення строку виконання документа припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку є останній перед ним робочий день для документів, строк розгляду яких установлений чинним законодавством, або перший після нього робочий день - для документів, відносно яких такий строк чинним законодавством не встановлений.

5.7. Строки виконання документів можуть зазначатися в тексті документа або резолюції.

5.8. Документи повинні бути виконані:

без зазначення строку виконання - протягом 30 днів з дня реєстрації документа в АСДС;

- у разі накладення резолюції зі словом "Терміново" - протягом 3 днів з дня реєстрації документа в АСДС;

- у разі накладення резолюції зі словом "Негайно" або "Невідкладно" - протягом одного дня з дня накладення резолюції.

5.9. Документи виконуються в такі строки:

укази, розпорядження, доручення Президента України - у строк, зазначений в акті; у разі невизначення строку в указі, розпорядженні Президента України - протягом 30 календарних днів із дня набрання чинності актом;

депутатський запит, депутатське звернення - відповідно до вимог законодавства;

рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проекту нормативно-правового акта - не пізніше 10 днів з дня розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк);

погодження проекту акта Кабінету Міністрів України - у строк, установлений його головним розробником;

постанова, висновок Колегії Рахункової палати - не пізніше 15 днів з дня реєстрації документа в АСДС (якщо не встановлено інший строк);

звернення громадян, запити на публічну інформацію, адвокатський запит - відповідно до вимог законодавства.

5.10. Якщо виконання документа у зазначений строк є неможливим, виконавець (керівник відповідного структурного підрозділу) зобов'язаний звернутися з аргументованим клопотанням про продовження строку виконання документа до посадової особи, яка дала відповідне доручення, не пізніш як за три робочих дні до закінчення строку його виконання, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку з дня його реєстрації.

У разі продовження строку виконання документа робиться відповідна відмітка у графі "Термін продовжено" в АСДС, де зазначається кінцева дата виконання документа.

5.11. Днем виконання контрольного документа (завдання) вважається день реєстрації у суді вихідних документів про виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.

5.12. Після виконання документа служба діловодства (відповідальний працівник або відповідний структурний підрозділ) робить відмітку у графі "Відмітка про виконання" реєстраційної картки документа в АСДС, де зазначає номер документа, підготовленого на виконання контрольного документа, після чого знімає документ із контролю в АСДС.

5.13. Служба

діловодства (відповідальна особа або відповідний структурний підрозділ) щотижня інформує керівництво суду про стан виконання документів, що перебувають на контролі.

6. Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду

6.1. Оформлення організаційно-розпорядчих документів суду здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. N 55.

6.2. Організаційно-розпорядчі документи суду (накази і розпорядження керівництва суду), внутрішні документи суду (листи, службові, доповідні записки, окремі види довідок тощо) реєструються в АСДС службою діловодства (відповідальним працівником або відповідним структурними підрозділом).

6.3. Організаційно-розпорядчими документами суду визначаються питання інформаційно-правової роботи в суді, порядок подання внутрішніх документів керівництву суду, порядок опрацювання документів коректором тощо.

6.4. Проекти організаційно-розпорядчих документів ВССУ візуються виконавцем, керівником самостійного структурного підрозділу, що є головним розробником проекту, та за необхідності відповідальною особою юридичного управління. Якщо проект потребує погодження з іншими самостійними структурними підрозділами, то він візується керівником відповідного самостійного структурного підрозділу.

6.5. Проекти наказів Голови ВССУ з кадрових питань щодо суддів візуються виконавцем та начальником управління кадрової роботи.

6.6. Проекти наказів голови суду про відрядження суддів (судді), керівника апарату про відрядження працівників апарату готуються на підставі листа-запрошення (службової записки) та погодженої в установленому порядку заяви.

Для реєстрації відряджень ведеться відповідний журнал (Додаток 4).

6.7. Роздрукований на бланку встановленої форми проект наказу (розпорядження) подається на підпис разом із завізованим проектом цього документа.

6.8. Відповідальність за підготовку проектів організаційно-розпорядчих документів несуть усі особи, які візують цей документ.

6.9. Текст Візи проставляється на зворотній стороні проектів організаційно-розпорядчих документів (Додаток 5), наказу (розпорядження) і складається з двох частин - констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

6.10. У констатуючій частині наказу (розпорядження) зазначаються підстава, обґрунтування або мета його видання. Якщо наказ (розпорядження) видається на підставі законодавчого акта, нормативно-правового або розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва цього документа, дата та номер.

6.11. У пунктах розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначаються конкретні дії, які передбачається виконати, або заходи, які передбачається вжити, термін виконання та виконавці. В останньому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження) у цілому.

6.12. Якщо наказ (розпорядження) доповнює, скасовує або змінює попередні накази (розпорядження) чи їх окремі пункти, про це зазначається у тексті документа.

6.13. Реєстрація, облік, зберігання оригіналів і розсилка копій наказів (розпоряджень) в АСДС здійснюється відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом), який відповідає за ведення кадрового діловодства.

7. Порядок підготовки та надсилання вихідної кореспонденції суду. Особливості підготовки та оформлення документів у ВССУ

7.1. Уся вихідна кореспонденція суду приймається, перевіряється і відправляється поштою, фельд'єгерським або телеграфним зв'язком, факсом чи за допомогою інших засобів, які забезпечують фіксацію повідомлення про відправлення, або передається нарочним службою діловодства (відповідальним працівником чи відповідним структурним підрозділом) після її реєстрації в АСДС відповідно до Положення про АСДС.

7.2. Під час прийому від виконавців вихідних непроцесуальних документів працівники служби діловодства (відповідальний працівник чи відповідний структурний підрозділ) обов'язково перевіряють:

- наявність підпису на документі;

- наявність віз співвиконавців на

другому примірнику документа (за умови їх призначення);

- зазначення повної поштової адреси;

- наявність усіх додатків, зазначених у тексті документа;

- відповідність кількості примірників документа кількості адресатів.

7.3. Відповідальним за правильність зазначення реквізитів на вихідних процесуальних документах є виконавець (відповідальний виконавець) документа.

7.4. Не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в АСДС. Для кожного документа автоматично формується черговий порядковий вихідний номер.

Вихідний номер в листуванні, що стосується судових справ, повинен містити: номер, що сформований автоматизованою системою, та через дріб - номер провадження.

Вихідний номер у листуванні, що стосується інших документів, повинен мати такий формат: номер, що сформований автоматизованою системою, через дріб - номер номенклатурної справи суду, через дріб - рік.

7.5. На вихідних документах ВССУ проставляється реєстраційна позначка (Додаток 6).

7.6. Облік вихідної кореспонденції, що передається до поштового відділення, здійснюється службою діловодства (відповідальним працівником (особою) чи відповідним структурним підрозділом), яка за допомогою АСДС готує реєстри для розсилання.

7.7. Другі примірники непроцесуальних документів із візами, на яких ставиться реєстраційна позначка, повертаються до відповідних підрозділів для зберігання згідно з номенклатурою справ.

7.8. Документи оформляються відповідно до визначених вимог (Додаток 7).

Якщо документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства (відповідальному працівнику чи відповідному структурному підрозділу) надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

7.9. Документи, що надсилаються одночасно одному адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх вкладених у конверт вихідних документів.

7.10. Відправку кореспонденції, пов'язану з діяльністю суду, забезпечує служба діловодства (відповідальний працівник (особа) чи відповідний структурний підрозділ).

7.11. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

Електронна копія процесуального документа зберігається в АСДС та скріплюється електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача).

7.12. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, може здійснюватися між судами, Державною судовою адміністрацією України та її територіальними управліннями, підприємствами, установами та організаціями, створеними Державною судовою адміністрацією України, за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.

7.13. Внутрішні документи у ВССУ (інформаційні та аналітичні довідки, службові, доповідні, пояснювальні записки тощо) реєструються централізовано в АСДС відповідним структурним підрозділом.

7.14. Для оформлення внутрішніх документів ВССУ, за винятком організаційно-розпорядчих документів, бланки не використовуються.

7.15. Для оформлення службових документів ВССУ використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Дозволено використовувати папір формату А3 (297 х 420 мм) для оформлення таблиць або схем та А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій (доручень). Оформлення документів на папері іншого формату не допускається.

7.16. Редагуванню коректорами (працівниками відповідного структурного підрозділу) підлягають проекти постанов пленуму ВССУ, наказів і розпоряджень Голови ВССУ, заступників Голови та секретарів судових палат, керівника апарату; вихідної кореспонденції за підписом Голови, його заступників, секретарів судових палат, керівника апарату, його заступника; договорів і угод (в тому числі міжнародних), що укладаються ВССУ; тексти протоколів засідань пленуму ВССУ, Науково-консультативної ради ВССУ та зборів суддів; проекти окремих процесуальних документів.

7.17. Якщо листи або телеграми готуються як відповідь на вхідний документ (звернення, запит тощо), в їх тексті на початку обов'язково зазначаються

вихідний номер і дата документа, на який надається відповідь, та робиться посилання на його реєстраційний номер в АСДС.

7.18. Якщо проект листа є відповіддю на вхідний чи підготовлений на його підставі інший документ, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.

7.19. Проект відповіді на вхідний документ має бути завізовано усіма співвиконавцями.

7.20. Перед поданням проекту документа на підпис відповідній посадовій особі працівник апарату, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність посилань на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

7.21. Проекти документів візуються виконавцями, іншими особами, відповідальними за їх підготовку (за необхідності - коректором) на зворотному чи лицьовому боці нижче тексту на останньому аркуші.

Віза складається з особистого підпису, прізвища та ініціалів, дати.

7.22. Вихідні листи ВССУ на адресу Президента України, Голови Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України готуються за підписом Голови ВССУ, а на адресу керівників міністерств, керівників інших державних установ - за підписом Голови ВССУ (за його дорученням чи резолюцією - заступників) або керівника апарату відповідно до розподілу обов'язків. Такі документи друкуються на кольорових бланках ВССУ, що виготовляються, нумеруються та обліковуються відповідним структурним підрозділом (Додаток 8).

Листи, що підписуються керівниками структурних підрозділів апарату ВССУ, виготовляються на чорно-білих бланках ВССУ, які не нумеруються та не обліковуються (Додаток 9).

7.23. Телеграми категорії "Урядова" підписуються Головою ВССУ, а в разі його відсутності або за його дорученням - заступниками Голови та/або керівником апарату.

7.24. Кожен документ у ВССУ підписується посадовою особою із зазначенням її посади, прізвища та ініціалів. Якщо посадова особа, за підписом якої підготовлено документ, відсутня, документ оформляється за підписом особи, яка виконує її обов'язки. Не допускається підписання документа зі словом "за" чи іншою позначкою перед назвою посади.

7.25. Якщо документ складається як довідка чи інформація, що додається до основного документа, він обов'язково візується керівником відповідного структурного підрозділу апарату ВССУ та виконавцем документа, а замість підпису посадової особи зазначається назва цього структурного підрозділу.

7.26. На службових документах обов'язково зазначається дата.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіально, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць зазначаються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 03.05.2013.

У текстах нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих, процесуальних документів і таких, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставленням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад, 02 травня 2013 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа тощо).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

8. Підготовка матеріалів до зборів суддів та засідань пленуму ВССУ. Оформлення рішень та протоколів зборів суддів ВССУ

8.1. Проект порядку денного засідання зборів суддів ВССУ (далі - засідання) за визначенням Голови ВССУ або на вимогу не менш як третини від загальної кількості суддів ВССУ формується відділом (секретаріатом) забезпечення діяльності пленуму, Науково-консультативної ради, зборів суддів (далі - секретаріат пленуму), не пізніше ніж за п'ятнадцять днів до проведення засідання.

8.2. Після підписання Головою ВССУ проекту порядку денного

із зазначенням дати, часу та місця проведення засідання секретаріат пленуму передає його для тиражування з метою забезпечення відповідними матеріалами суддів ВССУ, керівника апарату, а за потреби - керівників відповідних структурних підрозділів апарату ВССУ.

8.3. Матеріали для розгляду на засіданні складаються із проекту рішення, додатків, зазначених у його тексті, відповідного подання Голови ВССУ або його заступників (за дорученням Голови), керівника апарату та інших документів, на підставі яких підготовлено проект рішення.

8.4. Матеріали для розгляду не пізніше ніж за 10 днів до проведення засідання передаються на обговорення до судових палат.

8.5. Проект рішення зборів суддів візується виконавцем, керівником відповідного структурного підрозділу апарату, відповідальним працівником секретаріату пленуму, керівником апарату, якщо порушено питання організаційної діяльності ВССУ, доповідачем, який відповідає за підготовку питання порядку денного зборів суддів.

8.6. У разі відсутності єдиної позиції осіб, які візують проект рішення, зборів суддів, особа, яка не погоджується із запропонованим проектом рішення, візує його із зауваженнями, що додаються до проекту в письмовій формі.

8.7. Тиражування матеріалів, що підлягають розгляду зборами суддів, здійснює секретаріат пленуму, який передає розтиражовані матеріали суддям, керівнику апарату, керівникам відповідних структурних підрозділів апарату, як правило, за десять днів, але не пізніше ніж за три доби до проведення засідання.

8.8. У разі неможливості з об'єктивних причин подати матеріали до засідання в установлені терміни виконавець завчасно повідомляє про це начальника секретаріату пленуму, який у свою чергу інформує Голову ВССУ та керівника апарату.

8.9. Секретаріат пленуму за вказівкою Голови ВССУ готує список запрошених на засідання та повідомляє їх про дату, час і місце його проведення.

8.10. Документи, розглянуті на засіданні, підлягають подальшому оформленню для підписання.

8.11. У разі якщо до проекту документа вносились зміни, строк редакційного доопрацювання документа становить три робочі дні після дня засідання, якщо зборами суддів ВССУ не визначено інший строк.

8.12. Під час доопрацювання документів виконавець вносить до їх тексту зміни, погоджені на засіданні, після чого виправлений текст візується відповідальним працівником секретаріату пленуму, працівником відділу коректури, керівником апарату ВССУ та особою, яка була доповідачем на засіданні.

8.13. Додатки до рішення зборів суддів візуються на останньому аркуші всіма посадовими особами, які візували проект рішення зборів суддів.

8.14. Документи після візування передаються головуючому та секретареві зборів суддів ВССУ на підпис.

8.15. Підписані рішення реєструються секретаріатом пленуму в АСДС та надсилаються канцелярією відповідним адресатам згідно з прийнятими рішеннями.

8.16. Протоколи засідань і витяги з них оформляються у секретаріаті пленуму. Протокол засідання складається з двох частин: вступної та основної.

8.17. У вступній частині протоколу зазначаються посади, прізвища та ініціали головуючого, секретаря і присутніх на засіданні. В основній частині протоколу зазначаються питання порядку денного засідання, прізвища та ініціали доповідачів і осіб, які беруть участь у їх обговоренні, констатуються питання, що обговорювалися учасниками засідання, та результат голосування.

8.18. До протоколу засідання додаються оригінали документів, прийнятих на засіданні, та їх копії на електронних флеш-носіях.

8.19. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні та секретарем зборів суддів.

9. Порядок розгляду звернень громадян та запитів на публічну інформацію

9.1. Звернення громадян, що не підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства України, розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", а після реєстрації в АСДС діловодство за ними ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм

власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 р. N 348.

9.2. Порядок роботи у суді із запитами на отримання публічної інформації здійснюється відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Положення про забезпечення доступу до публічної інформації у суді та внутрішньоорганізаційних документів суду.

10. Складення номенклатури справ суду. Формування у справи непроцесуальних документів

10.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання (Додаток 10).

10.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного суду інформаційним довідником, що складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.

10.3. Номенклатура справ суду затверджується головою суду після схвалення експертною комісією суду (далі - ЕК) та погодження експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.

Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін, пов'язаних із діловодством суду.

10.4. За складання та ведення номенклатури справ відповідає служба діловодства, відповідальний працівник (особа) чи відповідний структурний підрозділ.

10.5. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватися структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

10.6. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких має бути гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ суду зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву суду для контролю за формуванням справ; четвертий - надсилається до державної архівної установи або архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.

Структурні підрозділи апарату суду використовують у роботі витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ суду.

10.7. Номенклатура справ суду містить такі графи:

графа 1 - індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років розгляду справи;

графа 2 - заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. Спочатку розміщуються заголовки справ з розпорядчою документацією. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

графа 4 - строк зберігання справ.

Номер статті визначається згідно з Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11.02.2010 року N 22, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.03.2010 року за N 201/17496, Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. N 578/5.

У разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений названим Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК за погодженням з ЕПК;

графа 5 - назва переліку

документів, використаного при визначенні строків зберігання справ, відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи, про передачу справ до архіву.

10.8. У кінці року номенклатура справ суду закривається підсумковим записом, який підписує керівник служби діловодства, відповідальний працівник (особа). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівнику архіву суду, відповідальному працівнику (особі).

10.9. Номенклатура справ суду щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду не пізніше 15 грудня поточного року, уводиться в дію з 1 січня наступного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

10.10. Непроцесуальні документи формуються у справи за допомогою АСДС відповідно до затвердженої номенклатури справ.

10.11. Формування справ здійснюється за такими принципами:

1) у справи постійного зберігання групуються оригінали документів (у разі їх відсутності - засвідчені копії); включення до таких справ чернеток, особистих документів, ксерокопій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом іншої установи), не допускається;

2) у справи групуються документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ);

3) у справи групуються окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву суду документи групуються за окремими справами згідно з номенклатурою справ);

4) у справу групуються документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності за хронологією їх видання.

10.12. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, формується нова справа із занесенням її назви та строку зберігання до діючої номенклатури справ.

10.13. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

10.14. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені організаційно-розпорядчими документами, постановами, рішеннями, групуються у справи разом із ними.

Організаційно-розпорядчі документи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

10.15. Матеріали кожного засідання зборів працівників суду, наради тощо групуються у дві справи:

1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо) групуються у хронологічній послідовності і за порядком номерів;

2) документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, які виступають, тощо) групуються за датами і номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

10.16. Запити судів та інших органів і документи, пов'язані з виконанням запитів, групуються у справи за напрямами діяльності суду, а в разі невеликої кількості таких документів - в одну справу. Усередині справи документи групуються за датами запитів.

10.17. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

10.18. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.

10.19. Особові справи працівників суду ведуться у визначеному законодавством порядку.

10.20. Особові рахунки працівників, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються у межах року за прізвищами в

алфавітному порядку або за місяцями.

11. Порядок роботи з речовими доказами

11.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, у цивільних, адміністративних справах, справах про адміністративні правопорушення провадяться відповідно до чинного законодавства, цієї Інструкції та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного Суду України, Державної судової адміністрації України N 51/401/649/471/23/125 від 27.08.2010 року.

11.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізаціями. У разі відсутності такого приміщення виділяється сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

11.3. Для роботи з речовими доказами (зберігання, облік тощо) організаційно-розпорядчим документом керівника апарату суду визначається відповідальний працівник (особа), яким для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів (Додаток 11).

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою і підписом керівника апарату суду.

11.4. Доступ до спеціального приміщення (сховища) можливий лише у присутності відповідального працівника (особи).

У разі відсутності відповідального працівника (особи) доступ до спеціального приміщення (сховища) можливий тільки у присутності керівника апарату суду або особи, яка виконує його обов'язки і має дублікат ключа від такого приміщення (сховища).

При цьому складається акт, в якому зазначається, у зв'язку з чим і які саме речові докази вилучені зі спеціального приміщення (сховища) або передані для зберігання. Акт передається відповідальному працівникові (особі) для внесення відповідного запису до журналу обліку речових доказів.

11.5. Речові докази (документи, визнані речовими доказами в установленому законодавством порядку та долучені до справи як матеріали справи), що надходять до суду (подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом), реєструються в АСДС у день їх надходження.

При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер) згідно з журналом обліку речових доказів, в якому зазначаються дата надходження, найменування речових доказів, їх кількість, номер кримінального провадження, до якого вони долучені, прізвище, ім'я та по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначаються номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також номер речового доказу.

11.6. Речові докази, за винятком документів, що зберігаються разом із матеріалами кримінального провадження, повинні бути належним чином упаковані та опечатані.

Спосіб упаковки має забезпечувати неможливість підміни або зміни вмісту без порушення її цілісності та схоронність вилучених (отриманих) речових доказів від пошкодження, псування, погіршення або втрати властивостей, завдяки яким вони мають доказове значення.

На речові докази, які не можуть бути належним чином упаковані через громіздкість чи з інших причин прикріплюється бирка у спосіб, що унеможливлює її зняття, зміну або пошкодження.

Речові докази можуть також прийматися та зберігатися в упаковці, яка надійшла від органів досудового слідства.

11.7. Речові докази, зазначені у пунктах 17 - 26 Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2012 р. N 1104, у суді не зберігаються.

11.8. У разі передачі кримінального провадження та речових доказів до іншого суду про кожний із таких речових доказів

робиться запис у журналі обліку речових доказів.

11.9. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються дата винесення рішення та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення судових рішень до виконання в частині речових доказів проводиться згідно з вимогами, зазначеними в розділі 30 Інструкції.

Знищення речових доказів проводиться комісією, склад якої визначається керівником апарату суду в складі не менше трьох осіб. Знищення оформляється актом, який підписується всіма членами комісії, та в якому зазначаються номер справи, дата судового рішення, дата, місце, спосіб знищення речових доказів (речового доказу), прізвища та посади членів комісії. Акт затверджується головою суду, а підпис скріплюється відбитком гербової печатки суду та долучається до матеріалів справи. У журналі обліку речових доказів робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речових доказів.

11.10. Після набрання рішенням суду законної сили речові докази повертаються особам, від яких вони були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.

Здача судом цінностей повинна бути підтверджена фінансовим підрозділом органу, який проводив дізнання або досудове слідство. Документ про здачу речових доказів на зберігання долучається до справи, в журналі робиться відмітка про місце зберігання цінностей із зазначенням номера аркуша справи, за яким підшита квитанція.

11.11. Про рух речових доказів у справі відповідальний працівник (особа) робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

11.12. До матеріалів справи (кримінального провадження) долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом із відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ (кримінального провадження), обов'язково затверджуються керівником органу (установи, підприємства), що проводив знищення, зі скріпленням відбитком гербової печатки цього органу (установи, підприємства).

11.13. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично забороняється. Також працівникам апарату суду категорично забороняється проводити реалізацію і придбання речових доказів, предметів конфіскації та брати участь у прилюдних торгах конфіскованим майном.

11.14. З метою перевірки стану та умов зберігання речових доказів, правильності ведення документів щодо їх приймання, передавання або в разі звільнення відповідального працівника (особи) керівником апарату суду визначається склад комісії для проведення відповідної перевірки не рідше одного разу на півріччя.

Результати перевірки відображаються в акті, а в разі звільнення відповідального працівника (особи) - в акті приймання-передавання речових доказів іншому відповідальному працівникові (особі), на якого такі обов'язки покладено відповідним наказом керівника апарату суду.

Акт зберігається у відповідній справі згідно з номенклатурою справ суду.

11.15. Облік предмета, який став знаряддям вчинення або безпосереднім об'єктом адміністративного правопорушення у справах про адміністративні правопорушення, здійснюється згідно з вимогами розділу 11 цієї Інструкції.

12. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду

12.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки документів із проставленими на нижньому полі зворотного боку порядковими номерами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (Додаток 12), бланків документів - у журналі обліку бланків суду окремо за їх видами.

Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.

12.2. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

12.3. Порядок

використання, зберігання, знищення гербової печатки та інших печаток і штампів суду, а також посадові особи, відповідальні за їх використання, зберігання, знищення, визначаються організаційно-розпорядчим документом голови суду.

12.4. Відбитком гербової печатки суду засвідчуються:

копії судових рішень, постановлених судом;

акти виконання робіт;

відгуки на дисертації, що направляються до Департаменту атестації кадрів Міністерства освіти і науки України, та на автореферати дисертацій;

договори про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, договори підряду, оренди приміщень, про виконання робіт тощо;

подання та клопотання про нагородження;

титульні списки;

урядові телеграми;

акти звірки розрахунків;

журнали реєстрації довіреностей;

листи щодо фінансових операцій (гарантійні, узгоджувальні тощо);

розрахунки вихідної допомоги суддям;

документи, що застосовуються у процесі виконання бюджету;

інші документи, на яких наявність відбитку гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами.

У судах, що розташовані в декількох приміщеннях, також можуть використовуватися номерні гербові печатки.

12.5. Відбитком малої гербової печатки суду засвідчуються посвідчення працівників апарату, документи суду з кадрової роботи, інші документи, визначені розпорядженням голови або керівника апарату суду.

12.6. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці з позначкою "М. П.".

12.7 Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається у службі діловодства, другий - у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися.

Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби - шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі - розрізанням на малі нез'єднувані, невідновлювані частини; пластмасові - шляхом механічного розбивання на такі ж нез'єднувані, невідновлювані частини.

12.8. У разі використання судом бланків документів із проставленими на нижньому полі зворотного боку порядковими номерами (Додаток 13) такі бланки виготовляються за дорученням керівника апарату суду та підлягають обліку у журналі обліку пронумерованих бланків документів суду.

12.9. Журнал обліку використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду включається до номенклатури справ суду. Даний журнал прошивається, нумерується, підписується головою суду та опечатується.

У журналі повинні міститись відбитки всіх печаток і штампів, що використовуються в діяльності суду, а також підписи відповідальних працівників (осіб).

13. Порядок видачі (надсилання) справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення та копій судових документів

13.1. Справи (матеріали кримінального провадження) видаються для ознайомлення апаратом суду за резолюцією голови суду, судді (судді-доповідача), секретаря відповідної судової палати на підставі письмової вимоги (заяви) таким особам:

прокуророві, який має право на участь у розгляді справи, - після пред'явлення службового посвідчення;

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, зокрема: посвідчення адвоката, договору про надання правової допомоги; довіреності; ордера; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги);

іншим учасникам кримінального провадження, адміністративного або цивільного процесу, а також особам, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та в необхідних випадках - доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, не пов'язаним із розглядом справи (матеріалів кримінального провадження), справи видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги з резолюцією голови суду,

після пред'явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) проводиться виключно у приміщенні суду та у присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення із матеріалами справи (кримінального провадження) фіксується працівником апарату суду в журналі видачі судових справ шляхом вчинення запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження).

Видача справ (матеріалів кримінального провадження) для проведення аналізів, узагальнень або з іншою метою, що не пов'язані з розглядом справ (матеріалів кримінального провадження), проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

13.2. Особи, зазначені у пункті 13.1 цієї Інструкції, мають право знайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних проваджень і справ про адміністративні правопорушення протягом усього робочого дня апарату суду.

13.3. Особа, яка одержує справу (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення (Додаток 14), де зазначаються дата, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом судового засідання проходить у встановленому розпорядженням голови суду місці.

Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом (журналом) судового засідання особи, яка тримається під вартою (підозрюваної, обвинуваченої або засудженої), відбувається у спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду.

Після ознайомлення з матеріалами справи особа робить відмітку на заяві про надання справи для ознайомлення, яка долучається до матеріалів справи.

При поверненні справи (матеріалів кримінального провадження) після ознайомлення працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі (матеріалах кримінального провадження), зазначити в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення час повернення справи (матеріалів кримінального провадження) та поставити підпис про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, а другий долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

13.4. Судові справи (матеріали кримінального провадження) надсилаються поштою або нарочним (кур'єром) на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ (матеріалів кримінального провадження), і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

У разі надсилання судової справи (матеріалів кримінального провадження) за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи (матеріалів кримінального провадження), та яка зберігається в суді.

Категорично забороняється надсилати судові справи (матеріали кримінального провадження), провадження в яких не закінчено, іншим органам, крім експертних установ.

13.5. Копії судових рішень у справі, які видаються учасникам судового процесу повторно, виготовляються апаратом суду лише після внесення встановленої законодавством плати (судового збору) за виготовлення копії судового рішення.

Після повернення справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів видаються судом першої інстанції.

13.6. Копії судових рішень, що набрали законної сили, мають бути підписані відповідальним працівником (особою) суду та суддею, а також скріплені відбитком гербової печатки суду.

У разі якщо судове рішення не набрало законної сили, про це працівником апарату суду зазначається на копії, що видається. На копії судового рішення, що набрало законної сили, зазначається дата набрання ним чинності.

На вимогу нотаріальних органів, органу Державної реєстраційної служби України, Державної автомобільної інспекції МВС України на копії судового рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться у матеріалах справи (кримінального

провадження).

13.7. Копії судових рішень мають бути належним чином оформлені та засвідчені відбитком гербової печатки суду.

Якщо копія судового рішення складається з кількох аркушів, вона має бути прошнурована нитками на п'ять проколів, а на зворотному боці останнього аркуша - скріплена підписом судді, працівника апарату суду, засвідчена відбитком гербової печатки суду, із зазначенням кількості зшитих аркушів.

13.8. До копії судового рішення, до якого внесено зміни, обов'язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено, а також за наявності - копії додаткового рішення, копії ухвал про виправлення описок тощо.

13.9. Особа, яка одержала копію судового рішення, повинна надати розписку про її отримання. У разі надіслання копії судового рішення поштою про це зазначається в судовій справі шляхом приєднання копії супровідного листа.

13.10. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку у строки, визначені кримінальним процесуальним законодавством.

14. Облік судових справ, витребуваних для узагальнення практики застосування матеріального і процесуального закону (судової практики)

14.1. Судові справи, витребувані для узагальнення судової практики, не реєструються в АСДС, а приймаються згідно із супровідним листом (описом), копія якого долучається до відповідного номеру справи за номенклатурою (Додаток 15).