Про затвердження Інструкції про порядок зберігання і обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду та ведення книг державної реєстрації документів

Про затвердження Інструкції про порядок зберігання і обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду та ведення книг державної реєстрації документів

Наказ Головного архівного управління при

Кабінеті Міністрів України

від 7 жовтня 1998 року N 58

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

4 листопада 1998 р. за N 706/3146

Відповідно до п. 4 Положення про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок зберігання і обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду та ведення книг державної реєстрації документів (додається).

2. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Портнову Г.В. забезпечити подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України цього наказу.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства (Портнов Г.В.).

Начальник Головного управління

Р.Я. Пиріг

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Головного архівного управління

при Кабінеті Міністрів України

від 7 жовтня 1998 р. N 58

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

4 листопада 1998 р. за N 706/3146

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок зберігання і обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду та ведення книг державної реєстрації документів

1. При реєстрації документів Національного архівного фонду Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України (далі - Головархів) та уповноваженими ним архівними установами видаються свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного а

рхівного фонду, виготовлені друкарським способом на бланках за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853. Повторні свідоцтва (дублікати) про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду видаються на таких самих бланках. Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.

2. Бланки свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду є документами суворої звітності і повинні зберігатися у Головархіві та уповноважених ним архівних установах у сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, а в разі потреби - в спеціально обладнаних приміщеннях.

У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи і металеві ящики з бланками свідоцтв, а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути опечатані.

Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а в їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевірки їх діяльності.

3. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду згідно з наказами Головархіву або керівництва уповноважених ним архівних установ є:

3.1. У Головархіві - один з працівників відділу формування Національного архівного фонду та діловодства.

3.2. У центральних, галузевих державних архівах, Державному архіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівах областей, міст Києва і Севастополя (далі - державні архіви) - один з працівників відділу формування Національного архівного фонду та діловодства або іншого структурного підрозділу за призначенням керівників державних архівів.

3.3. У самоврядних наукових установах, державних музеях та бібліотеках - один з працівників їхніх архівних підрозділів.

На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв повинні передаватися за актом довільної форми іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки.

4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про дер

жавну реєстрацію документів Національного архівного фонду, приймання-передавання бланків свідоцтв і відповідної облікової документації в обов'язковому порядку провадиться:

4.1. У Головархіві - в присутності начальника

відділу формування Національного архівного фонду та діловодства і представника іншого відділу Головного управління.

4.2. У державних архівах - у присутності керівника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства або іншого структурного підрозділу, відповідального за зберігання бланків свідоцтв, та представника суміжного структурного підрозділу держархіву.

4.3. У самоврядних наукових установах, державних музеях та бібліотеках - керівника та одного з працівників їхніх архівних підрозділів.

При прийманні-передаванні бланків складається акт, який затверджується керівником архівної установи. Керівник відповідного структурного підрозділу архівної установи зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок зберігання, обліку, правильного витрачання бланків свідоцтв і звітності за ними та про відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків із згаданих питань.

5. У державних архівних установах, самоврядних наукових установах, державних музеях та бібліотеках наказами їхніх керівників створюються спеціальні комісії для приймання бланків свідоцтв, які перевіряють відповідність одержаних від Головархіву бланків супровідним документам та переглядають кожний бланк окремо.

У разі нестачі бланків чи невідповідності серій і номерів бланків супровідним документам складається акт у двох примірниках, перший з них, засвідчений печаткою архівної установи, надсилається до Головархіву, а другий залишається в архівній установі, самоврядній науковій установі, державному музеї або бібліотеці.

6. Одержані бланки свідоцтв одразу на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

7. Для обліку надходження і витрачання бланків свідоцтв у Головархіві та архівних установах, яким надано право проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду, ведеться

книга обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв (додатки 1, 2).

8. Усі книги обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду повинні бути прошнуровані, а їхні аркуші пронумеровані і опечатані мастичною печаткою. Про загальну кількість аркушів у книгах на внутрішньому боці палітурки робиться відмітка, що засвідчується підписами керівника відповідного структурного підрозділу та працівника, відповідального за зберігання бланків свідоцтв.

Книги повинні заповнюватися чорним чорнилом або кульковою ручкою. Підчистки в них не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується нижче розбірливим почерком.

Кожне виправлення має бути застережене словами "Виправленому вірити", підписом особи, відповідальної за ведення книги, та печаткою відповідної архівної установи.

Книги обліку бланків реєстраційних свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду підлягають постійному зберіганню в умовах, передбачених для зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду.

9. Архівні установи, уповноважені Головархівом на ведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду, звітують перед Головархівом про витрачання одержаних бланків свідоцтв один раз на рік не пізніше 5 січня наступного за звітним року за встановленою формою (додаток 3).

10. Свідоцтва про реєстрацію документів Національного архівного фонду заповнюються тільки машинописним способом.

Зіпсовані при заповненні або анульовані бланки свідоцтв знищуються архівними установами наприкінці кожного звітного року, про що складається акт у двох примірниках за формою, передбаченою для знищення архівних документів, які надсилаються Головархіву для погодження (додаток 4).

У першому примірнику акта про знищення бланків свідоцтв у графі "Примітка" проти кожного вказаного в ньому свідоцтва приклеюються вирізані у відповідному свідоцтві серія та номер.

Знищення бланків свідоцтв проводиться комісією, створеною для приймання бланків свідоцтв, пі

сля погодження актів про виділення до знищення Головархівом.

Виділені для знищення бланки свідоцтв спалюються.

11. Архівна установа, яка

виявила факт втрати або крадіжки бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, зобов'язана в той самий день повідомити про це Головархів, конкретно зазначивши серії і номери втрачених чи викрадених бланків свідоцтв, а також органи Міністерства внутрішніх справ для вжиття заходів для їх розшуку.

Архівні установи, яким Головархівом надано право проводити державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, зобов'язані повідомити Головархів про вжиті заходи щодо розшуку втрачених і викрадених бланків свідоцтв та про осіб, винних у цьому.

12. За кожним випадком втрати або крадіжки бланків свідоцтв повинно бути проведено службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків, а також вжито всіх неодмінних заходів для забезпечення їх належного зберігання.

13. При перевірках роботи архівних установ з боку Головархіву в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, обліку і витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду.

14. Книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду ведуться у Головархіві та уповноважених ним архівних установах за формою, передбаченою Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853.

Книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду ведуться тим же працівником архівної установи, на якого покладено обов'язки заповнення свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду.

Книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду замовляються або виготовляються архівними установами, яким надано право проведення цієї роботи, за рахунок власних коштів.

Кожна книга повинна містити не більше 250 аркушів, мати тверду обкладинку, аркуші книги мають бути пронумеровані друкарським способом або чорним олівце

м, прошиті та опечатані. У кінці книги на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, у якому вказується цифрами і словами кількість пронумерованих аркушів. Засвідчувальний напис підписується працівником архівної установи, на якого покладено ведення книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду, та його безпосереднім керівником.

Форма книги заповнюється від руки розбірливим почерком чорним чорнилом або кульковою ручкою. Підчистки у книзі не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується нижче розбірливим почерком.

Кожне виправлення має бути застережено словами "Виправленому вірити", підписом особи, відповідальної за ведення книги, та печаткою відповідної архівної установи.

У графі 1 книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду вказуються за наростанням номери записів у міру надходження документів на реєстрацію.

У графі 2 проставляється дата реєстрації документів, яка повинна відповідати даті видачі реєстраційного свідоцтва.

У графі 3 наводиться коротке описання зареєстрованих документів відповідно до свідоцтва про державну реєстрацію документів.

У графі 4 указується кількість зареєстрованих документів. У разі державної реєстрації документів усього архіву зазначається загальна кількість одиниць зберігання за даними паспорта архіву.

Графа 5 заповнюється тільки тоді, коли реєструється окремий документ або декілька документів, що характерно для фізичних осіб - власників документів.

Графи 6 і 7 заповнюються відповідно до відомостей, наведених у реєстраційному свідоцтві.

У графі 8 зазначається, чи відповідають умови зберігання зареєстрованих документів чинним архівним правилам.

Графа 9 заповнюється у разі наявності особливих умов користування документами, наприклад, виготовлення копій фонду користування, встановлення власником обмежень доступу до документів, здійснення депозитарного зберігання документів.

Додаток 1

до п. 7 Інструкції

________________________________________________________________________

(назва архівної установи)

КНИГА

обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію

документів Національного архівного фонду

Розпочато __ ___________ __ р.

Закінчено __ ___________ __ р.

Форма титульного аркуша книги обліку

оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв

про державну реєстрацію документів

Національного архівного фонду

Додаток 2

до п. 7 Інструкції

Оприбуткування

Витрачання

дата і номер супровідного документа

від кого надійшли бланки свідоцтв

кіль-

кість

серія

з N__

до N___

дата видачі бланків свідоцтв

кому видані

кіль-

кість

серія

з N __

до N____

розписка в одержанні або

дата і номер супровідного документа

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Форма книги обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду

Додаток 3

до п. 9 Інструкції

Назва архівної установи

ЗВІТ

про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного а

рхівного фонду за ____ рік

Залишок

бланків свідоцтв на початок звітного року

Одержано в звітному році

Використано в звітному році

Залишок на кінець звітного року

видано вперше

видано повторно

зіпсовано при заповненні

викрадено або втрачено

усього витрачено

1

2

3

4

5

6

7

8

________________________________________________________________________

(посада та підпис посадової особи, що склала звіт)

Печатка архівної установи

Додаток 4

до п. 10 Інструкції

Бланк архівної установи

Акт N________________

про знищення бланків реєстраційних

свідоцтв

Дата

Протокол ЦЕПК Головархіву України

від________________N____________

ЗАТВЕРДЖЕНО

Керівник архівної установи

Підпис

Дата

Розшифрування

підпису

Протокол ЕПК (ЕК) архівної установи

від________________N____________

До знищення на підставі Інструкції про порядок зберігання і обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду підлягають такі зіпсовані та анульовані бланки свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду:

N з/п

Назва реєстраційного свідоцтва

Серія

N бланка

Причина знищення

Примітки

1

2

3

4

5

6

Усього__________________________________________________бланків свідоцтв

(цифрами та літерами)

Керівник структурного підрозділу

Підпис, розшифрування підпису

Особа, відповідальна за державну реєстрацію документів Національного архівного фонду

Підпис, розшифрування підпису

Форма акта про знищення бланків свідоцтв про державну

реєстрацію документів Національного архівного фонду

____________