Інструкція про прийом та переховування таємних архівних матеріялів в установах Укрцентрархіву

ЦЕНТРАЛЬНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ УСРР

НАРОДНІЙ КОМІСАРІЯТ РОБІТНИЧО-СЕЛЯНСЬКОЇ ІНСПЕКЦІЇ УСРР

ПОСТАНОВА

від 17 лютого 1926 р.

Харків

Інструкція про прийом та переховування таємних архівних матеріялів в установах Укрцентрархіву

На розвиток постанови Всеукраїнського Центрального Виконавчого Комітету й Ради Народніх Комісарів УСРР "Про єдиний Державний Архівний Фонд УСРР" від 16 грудня 1925 р. (Зб. Уз. УСРР 1925 р., N 101, арт. 556) Укрцентрархів пропонує до керування нижчезазначену Інструкцію про прийом та переховування таємних архівних матеріялів установами Укрцентрархіву.

1. Всі урядові та громадські установи на території УСРР за винятком випадків особливо-застережених в постанові ВУЦВК'у та РНК "Про Єдиний Державний Архівний Фонд" від 16 грудня 1925 р., здають таємні справи та документи, що в них переховуються, разом з матеріялами не таємного характеру органам, Укрцентрархіва в реченці, зазначені в арт. 2 цієї постанови.

2. Самі установи не можуть знищити жодних справ та документів, за винятком випадків, коли їм це право буде дано законом.

3. В разі потреби знищити таємні справи та документи, установи, що їм особливо дано буде це право, повідомляють про це Укрцентрархів або його місцеві органи, за належністю. Особлива комісія в складі: 1) представника відповідної зацікавленої установи, 2) відповідального співробітника Укрцентрархіва або його місцевих органів, що працює над таємними архівними матеріялами і 3) представника Наркомвнусправ - в Центрі та представника окрвиконкому на місцях, переглядає матеріял, що підлягає знищенню.

Увага 1. Як що представник Укрцентрархіву не згоджується з думкою комісії про потребу знищити ті або инші таємні справи та документи, знищення їх не переводиться аж до того часу, поки Укрцентрархів не погодить цього питання з особою, що є на чолі даного урядництва.

Увага 2. Окремі архівні Управління, коли вони прийшли до згоди у вищезгаданій комісії що до знищення тих або инших таємних справ та документів, негайно сповіщають про це Укрцентрархів; таємні справи та документи не знищуються, доки не буде одержано відповіди від Укрцентрархіву. Таємні архівні матеріяли знищуються при неодмінній присутності відповідального представника Укрцентрархіву.

4. Опис знищених справ та документів складається за формою, що її вироблює Укрцентрархів за згодою з зацікавленим урядництвом. Цей опис складається в двох примірниках, його підписують представник Укрцентрархіву або його місцевих органів з одного боку і представники урядництва, що брали участь в комісії, з другого боку. Один примірник опису залишається в установі, другий переховується в архіві таємних матеріялів Укрцентрархіву або його місцевих органів.

5. Справа та документи, що їх переховується в установах яко таємні матеріяли, перед передачею їх до Укрцентрархіву або його місцевих органів переглядається в відповідних установах, щоб визначити їх дійсну таємність підчас здачі. Матеріяли, що втратили таємність під час здачі їх до Укрцентрархіву або його місцевих органів, здаються архівним установам в порядку, встановленому для матеріялів, що не мають таємного характеру. Справи та документи, визнані за таємні, повинні мати в собі вказівку на реченець, що протягом його Укрцентрархів або його місцеві органі повинні переховувати їх в числі таємних матеріялів і після упливу якого їх можна передати до загальних архівосховищ Укрцентрархіву та його місцевих органів.

6. Опис таємних архівних матеріялів складається згідно з загальними вимогами, що їх ставить Укрцентрархів установам, що здають йому архівні матеріяли з такими до них додатками:

а) кожна таємна справа, що її здається, повинна мати засвідчений опис усіх паперів, що в ній є, б) окремі документи, що не ввійшли в справи, здається в папках, що кожна з них також повинна мати засвідчений опис усіх документів, що в ній є, в) треба точно зазначити кількість аркушів в кожній справі і кількість документів в кожній папці, безумовно перенумерованих.

7. Укрцентрархів, Головархів АМСРР і окружні архівні управління призначають офіційними наказами відповідного робітника зі складу особливо довірених

співробітників цих установ для прийому, переховування і систематизації таємних архівних матеріялів, що надходять до архівосховища Укрцентрархіву та його місцевих органів.

8. Таємні матеріяли приймає співробітник, що йому доручено завідувати таємними архівними фондами так за здаточним описом, як і за описами, що є в кожній справі або папці; про кожний прийом складається особливий акт, що його підписують представники установи, що здає, і Укрцентрархіву, і ці описи та акти повинні переховуватися в таємному діловодстві Укрцентрархіву.

9. Допускати до секретних матеріялів, а також видавати довідки з них дозволяється за розпорядженням завідателя Укрцентрархіву а також і його місцевих органів: а) за вимогами установ, що здали ці таємні матеріяли, б) органів судової влади, прокурорського догляду й ДПУ, що разу на підставі особливого на те мандату, за підписом одного з керівників вищезгаданих установ, або в) для науково-дослідчої роботи з дозволу Укрцентрархіву і відповідних органів.

Увага. За окремих випадків порядок користування де-якими таємними архівними матеріялами (ДПУ, НК Закордонних Справ і т. и.) встановлюється на підставі особливої згоди з відповідними урядництвами.

10. Технічний порядок видачі довідок із секретних архівних матеріялів із архівосховищ Укрцентрархіву і його місцевих органів, а також порядок переховування їх регулюється обіжниками та інструкціями Укрцентрархіву відповідно до арт. арт. 6 - 8, 11 і 12 постанови РНК УСРР від 6 грудня 1924 р. (З. У. УСРР 1924 р., N 51, арт. 311).

11. Коли мине реченець обов'язкового переховування тих або инших таємних архівних матеріялів, яко таємних, Укрцентрархів утворює комісії з особливо відповідальних робітників Укрцентрархіву і відповідної установи, щоб виділити частину архівного матеріялу, що її далі не належить переховувати. Такий архівний матеріял знищується в спосіб, що його визначає Укрцентрархів за згодою з тією установою, якій належав даний матеріял або вона найближче з огляду на свої функції зацікавлена в цьому матеріялі.

Увага 1. Згадану комісію в АМСРР організується при Головному Архівному Управлінні на тих же підставах з тим, що постанови цієї комісії стверджує Укрцентрархів.

Увага 2. Комісії в округах складається з представника Укрцентрархіву, президії окрвиконкому та зацікавленої установи; постанови комісії стверджує Укрцентрархів.

Зав. Центрального Архівного

Управління УСРР

РУБАЧ

Заст. Народнього

Комісара РСІ УСРР

ДЕМЧЕНКО