Про затвердження Переліку документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання

Тип: Наказ

№ 88

Дата: 25 червня 2010 р.

Статус: Втратив чинність

Наказ Державного комітету архівів України

від 25 червня 2010 року N 88

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

16 липня 2010 р. за N 530/17825

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання (додається).

2. Відділу формування Національного архівного фонду управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України (Кузнєцова М. І.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Вважати таким, що не застосовується на території України, "Перечень документов со сроками хранения Главного архивного управления при Совете Министров СССР и подведомственных ему организаций", затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 29 квітня 1976 року.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Прись Т. П.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Голова Державного комітету

О. П. Гінзбург

ПОГОДЖЕНО:

Президент Національної

академії наук України

академік НАН України

Б. Є. Патон

Міністр культури і туризму

України

М. А. Кулиняк

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного комітету архівів України

25.06.2010 N 88

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

16 липня 2010 р. за N 530/17825

Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання

Вказівки щодо застосування

I. Загальні положення

1.1. Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік) складено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004.

1.2. Перелік є основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються в діяльності архівних установ: Державного комітету архівів України, Державного центру збереження документів Національного архівного фонду, центральних і галузевих державних архівів, державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, (далі - державні архівні установи) та архівних відділів міських рад, архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, які зберігають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), місцевих архівних установ, створених місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви), архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви).

Строки зберігання документів, встановлені Переліком, є обов'язковими для всіх зазначених вище архівних установ.

1.3. До Переліку включено тільки специфічну документацію з організаційно-методичного керівництва та контролю за організацією діловодства та станом архівних підрозділів підприємств, установ та організацій (далі - організації), експертизи цінності документів і комплектування архівів, зберігання та користування документами НАФ.

Перелік не містить типову управлінську

документацію, зокрема: з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо. Строки зберігання типової управлінської документації визначаються на підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).

1.4. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД), Державна наукова архівна бібліотека, м. Київ (далі - ДНАБ), Дирекція по експлуатації комплексу споруд центральних державних архівів України (далі - ДЕКС) застосовують Перелік типових документів під час проведення експертизи цінності документів.

Для визначення строків зберігання документів УНДІАСД застосовує 3 графу, ДНАБ, ДЕКС - 4 графу Переліку типових документів.

1.5. Склад документів і строки їх зберігання визначені в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із урахуванням рекомендацій фахівців державних архівних установ.

1.6. Перелік використовується при формуванні справ у діловодстві, підготовці номенклатур справ, розробці схем класифікації документів, а також у роботі Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву (далі - ЦЕПК), експертно-перевірних (експертних) комісій (далі - ЕПК (ЕК)) архівних установ, фондово-закупівельних, експертно-оцінних комісій музеїв, бібліотек (далі - ФЗК, ЕОК).

1.7. При складанні номенклатури справ архівної установи слід користуватися цим Переліком та Переліком типових документів.

У разі визначення строків зберігання справ на підставі цих переліків у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний перелік, наприклад:

постійно, ст. 16-а ТП (відмітка "ТП" означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку типових документів);

5 р., ст. 99 ВП (відмітка "ВП" означає, що строки зберігання визначено на підставі відомчого переліку).

1.8. Строки зберігання документів, що визначені в цьому Переліку, є мінімальними і скороченню не підлягають. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів можуть бути подовжені за рішенням ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК архівної установи.

Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

1.9. Перелік встановлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний, у вигляді мікрофільмів тощо).

II. Структура Переліку і порядок його застосування

2.1. Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою і включає розділи, які відображають лише окремі специфічні напрями діяльності архівних установ.

2.2. Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, та у логічній послідовності.

Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнену назву кожного виду документа (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених у статтю.

2.3. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за трьома групами архівних установ, у діяльності яких створюється специфічна відомча документація (графи 3 - 5).

У графі 3 визначено строки зберігання документів, що створюються у Держкомархіві (перша група), у графі 4 - державних архівних установах, архівних відділах районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв та бібліотек, приватних архівах, які зберігають документи НАФ (друга група), у графі 5 - Державному центрі збереження документів Національного

архівного фонду, а також трудових і приватних архівах, які не зберігають документи НАФ (третя група).

2.4. При визначенні строків зберігання специфічних документів архівних установ слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ.

2.5. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються належним чином засвідчені копії відповідних документів.

2.6. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який йде за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у діловодстві у 2010 році, починається з 1 січня 2011 року.

Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається самими архівними установами, однак цей строк не може бути менше 1 року.

Відмітка "До ліквідації архівної установи" означає, що у разі ліквідації архівної установи документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів облікові документи передаються до відповідного державного архіву, архівного відділу міської ради для подальшого зберігання.

2.7. Позначка "ЕПК", яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна вноситися до складу НАФ.

Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

2.8. У примітках (графа 6) коментують та уточнюють місце та строки зберігання документів, зазначають ознаки виділення певних різновидів документів або конкретних документів, строки яких відрізняються від зазначених у графах 3 - 5 Переліку.

У примітках "Після закінчення строку дії договору", "Після повернення справ", "Після закінчення журналу", "Після заміни новими" тощо зазначається, що визначення строку зберігання здійснюється з указаного моменту.

III. Організація проведення експертизи цінності документів та їх відбору для зберігання і знищення

3.1. Для проведення експертизи цінності документів в архівних установах створюються постійно діючі ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.

3.2. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства та структурних підрозділів архівних установ разом з ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

3.3. Відбір документів для подальшого зберігання або для знищення здійснюється після закінчення діловодного року.

3.4. Відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання, вилучення для знищення документів і справ проводиться на підставі номенклатури справ архівної установи шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків на обкладинках справ.

3.5. Документи, відібрані в результаті експертизи цінності для постійного зберігання, оформлюються та описуються відповідно до вимог Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву від 16.03.2001 N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами).

3.6. Архівні установи здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, після зведення описів справ структурних підрозділів архівної установи за відповідний період. Зведені описи справ та акт розглядаються ЕПК (ЕК) державної архівної установи (архівного відділу міської ради) одночасно.

Схвалені ЕПК державного архіву описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником архівної установи, після чого архівна установа має право знищувати документи.

3.7. Архівні установи, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів, не

внесених до НАФ, після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК, ФЗК, ЕОК архівної установи, після чого схвалені акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради.

Знищення документів, якщо практична потреба в них відпала і строки їх зберігання за цим Переліком та Переліком типових документів минули, проводиться після затвердження акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, керівником архівної установи.

3.8. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата передачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду.

3.9. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності і застосуванням цього Переліку здійснюють Держкомархів та державні архівні установи.

Номер

статті

Види документів

Строки зберігання документів

Примітки

у центральному апараті Держкомархіву України

в архівних установах, які зберігають документи НАФ

в архівних установах, які не зберігають документи НАФ

1. КОНТРОЛЬ ЗА ОРГАНІЗАЦІЄЮ ДІЛОВОДСТВА ТА СТАНОМ АРХІВНОЇ СПРАВИ В ОРГАНІЗАЦІЯХ

Документи (аналітичні довідки, доповіді, анкети) про стан діловодства та архівної справи в організаціях:

а) за місцем складання

Пост.

10 р.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Документи (огляди, довідки, відомості, анкети) з вивчення та узагальнення досвіду архівних установ з питань контролю за станом діловодства та архівної справи в організаціях

10 р. ЕПК

Документи (довідки, відомості, анкети) про організацію та хід підбиття підсумків оглядів стану діловодства та архівної справи в організаціях, що перебувають у зоні комплектування архівної установи

10 р. ЕПК

10 р.

Наглядові справи* юридичних осіб - джерел формування НАФ (експертні висновки (довідки) про проведення експертизи цінності документів, інструкція з діловодства, зведені номенклатури справ, положення про службу діловодства, ЕК, про архівний підрозділ, довідки про перевіряння, листи тощо)

____________

* Документи наглядових справ підлягають експертизі цінності у разі заміни їх новими.

3 р.1

1 Після виключення зі списку юридичних осіб - джерел формування НАФ та за умови передавання документів до державної архівної установи, архівного відділу міської ради

Наглядові справи* архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (положення про архіви, договори, довідки про перевіряння, листи тощо)

До ліквідації архівної установи

Наглядові справи* архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад (положення про архівні установи, положення про ЕК, довідки про перевіряння, листи тощо)

До ліквідації архівної установи

Наглядові справи* трудових архівів (положення про архівні установи, довідки про перевіряння, листи тощо)

До ліквідації архівної установи

Наглядові справи* фізичних осіб - джерел формування НАФ (експертні висновки (довідки) про проведення експертизи цінності документів, договори, відомості про історію життєдіяльності, заяви, листи тощо)

3 р.1

1 Після виключення зі списку фізичних осіб - джерел формування НАФ та за умови передавання документів до державної архівної установи, архівного відділу міської ради

Картотека обліку (електронна база даних) роботи з юридичними особами - джерелами формування НАФ

Пост.

Доки не мине потреба

Картотека обліку

(електронна база даних) роботи з фізичними особами - джерелами формування НАФ

Пост.

Паспорти архівних підрозділів організацій

3 р.1

1 Після заміни новими

Паспорти архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права

3 р.1

1 Після заміни новими

Документи (повідомлення, копія документа, що посвідчує право власності на документи НАФ, копія акта грошової оцінки документів НАФ) про повідомлення власником документів НАФ державної архівної установи про намір здійснити їх відчуження та про набуття права власності на ці документи

Пост.

Списки юридичних осіб - джерел формування НАФ, документи яких підлягають науково-технічному опрацюванню

3 р.1

1 Після складання нового списку

Договори з організаціями про науково-технічне опрацювання документів

5 р.1

1 Після виконання робіт

Листування з організаціями з питань науково-технічного опрацювання документів

3 р.

Листування з організаціями з питань організації діловодства та архівної справи

5 р. ЕПК

5 р.

Листування з проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірянь роботи служб діловодства, ЕК та архівних підрозділів організацій

5 р.

Листування про приймання-передавання документів на зберігання від підприємств, установ, організацій та фізичних осіб

5 р. ЕПК

5 р.

Журнал обліку повідомлень власником документів НАФ про намір здійснити їх відчуження та про набуття власником права власності на ці документи

Пост.

Журнали обліку паспортів архівних підрозділів організацій

Доки не мине потреба

2. ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ

Типові переліки документів із зазначенням строків їх зберігання

а) за місцем затвердження

Пост.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання

а) за місцем затвердження

Пост.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Проекти типових, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання

3 р.1

1 Після затвердження типових переліків

Документи (висновки, рецензії, листи) з підготовки типових, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання:

а) за місцем складання та погодження

Пост.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Типові (примірні) номенклатури справ

а) за місцем складання та затвердження (погодження)

Пост.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Протоколи засідань ЦЕПК (ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК)

а) за місцем складання

Пост.

б) в інших архівних установах

Доки не мине потреба

Експертні висновки на описи справ, акти, інструкції з діловодства, номенклатури справ, положення про служби діловодства, положення про ЕК та архівні підрозділи

5 р. ЕПК

Витяги з протоколів засідань ЦЕПК (ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК)

5 р.

5 р. ЕПК

5 р.

Документи (копії наказів (розпоряджень), доповідні записки, заяви, акти) про проведення грошової оцінки документів НАФ

Пост.

Акти про повернення документів їх власнику

Пост.1

1 Зберігаються у справі фонду

Акти про виявлення документів, що не стосуються архіву, фонду

Пост.1

1 Зберігаються у справі фонду

Акти про вилучення документів з НАФ

Пост.1

1 Зберігаються у справі фонду

Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, що складаються архівними установами

Пост.1

До ліквідації архівної установи1

1 Зберігаються у справі фонду

Акти

приймання-передавання аудіовізуальних, електронних документів на експертизу цінності

5 р. ЕПК

Акти експертизи предметів та справ, які мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності

Пост.

Листування з організаціями з питань експертизи цінності документів

5 р. ЕПК

Листування з організаціями з питань розшуку невиявлених справ

5 р. ЕПК

Картотеки обліку описів справ і актів, схвалених і погоджених ЕПК (ЕК)

Пост.

Картотеки (журнали) обліку рішень ЕПК (ЕК)

Доки не мине потреба

Картотеки (журнали) документів, надісланих на розгляд ЕПК (ЕК)

3 р.1

1 Після закінчення журналу

Книги (журнали) обліку надходжень аудіовізуальних, електронних документів на експертизу цінності

Пост.

Журнали обліку переліків документів із зазначенням строків зберігання

Доки не мине потреба

Журнали обліку описів справ, актів та інших документів, схвалених та погоджених ЕПК, схвалених ЕК

3 р.1

1 Після закінчення журналу

Журнали обліку (картотеки) погоджених інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, номенклатур справ організацій, положень про архівні підрозділи та ЕК організацій

Доки не мине потреба

Журнали обліку консультацій, наданих працівникам організацій з питань архівної справи та діловодства

3 р.1

1 Після закінчення журналу

3. КОМПЛЕКТУВАННЯ

Примірні списки категорій юридичних осіб, документи яких підлягають внесенню до НАФ, зміни та доповнення до них:

а) за місцем складання

Пост.

б) в інших архівних установах

До заміни новими

Список юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архівної установи (джерел комплектування), зміни та доповнення до нього

Пост.1

Пост.