Про затвердження форм документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України та Порядку використання та заповнення форм документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України

Тип: Наказ

№ 63/53

Дата: 30 грудня 1997 р.

Статус: Втратив чинність

Про затвердження форм документів суворої звітності

та первинного обліку у готелях України

та Порядку використання та заповнення

форм документів суворої звітності

та первинного обліку у готелях України

Наказ Державного комітету будівництва,

архітектури та житлової політики України,

Державного комітету України по туризму

від 30 грудня 1997 року N 63/53

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

12 березня 1998 р. за N 164/2604

Із змінами і доповненнями, внесеними

наказами Державного комітету будівництва, архітектури та

житлової політики України, Державного комітету України по туризму

від 25 січня 1999 року N 14/03

від 22 березня 1999 року N 72/13

Відповідно до доручення Кабінету Міністрів України від 16.05.1997 року N 9827/38 та з метою упорядкування документів суворої звітності і спрощення первинного обліку при наданні готельних послуг громадянам України, іноземцям та особам без громадянства, які проживають у готелях України незалежно від форм власності НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити і запровадити форми бланків документів суворої звітності (обліку) (форми NN 1-Г, 2-Г, 4-Г, 9-Г, 10-Г, 13-Г), первинного обліку (форми NN 3-Г, 5-Г, 6-Г, 7-Г, 8-Г, 11-Г, 12-Г) та Інструкцію про порядок виготовлення, заповнення і застосування форм документів суворої звітності (обліку) та первинного обліку у готелях України, що додаються.

Дозволити використання бланків форм NN 1-Г, 2-Г, 3-Г, 4-Г, 5-Г, 6-Г, 7-Г, 8-Г, 9-Г, 10-Г, 11-Г, 12-Г, 13-Г і Порядку використання та заповнення форм бланків документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України, які затверджені наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України і Державного комітету України по туризму від 30.12.97 N 63/53, до 31 травня 1999 р.

(абзац другий пункту 1 в редакції наказу Держбуду

і Держкомтуризму від 22.03.99 р. N 72/13)

(пункт 1 в редакції наказу Держкомбуду і

Держкомтуризму від 25.01.99 р. N 14/03)

2. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Мінжитлокомунгоспу УРСР N 98 від 07.07.89 р. "Про затвердження форм первинного обліку для комунальних готелів і квартирно-посередницьких бюро Української РСР і короткі вказівки щодо їх застосування та заповнення".

3. Вважати таким, що не застосовується на території України, наказ Держкомітету СРСР з іноземного туризму від 15.01.82 р. N 10 "О введении Инструкции по ведению эксплуатационной документации, учету движения номерного фонда и расчетов за проживание в предприятиях Главинтуриста".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України Г. І. Онищука та заступника Голови Держкомтуризму України Г. П. Науменка.

Голова Державного комітету

будівництва, архітектури та

житлової політики України

В. М. Гусаков

Голова Державного комітету

України по туризму

А. І. Касьяненко

ПОГОДЖЕНО:

Заступник Міністра фінансів

В. Г. Котко

Заступник Міністра

внутрішніх справ України

В. С. Чернишов

Заступник Голови Державного

комітету статистики України

В. С. Власенко

Виконуючий обов'язки

Голови Державного комітету

України у справах захисту

прав споживачів

Л. В. Буряк

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

і Держкомтуризму України

від 30 грудня 1997 р. N 63/53

(в редакції наказу Держбуду України і Держкомтуризму України

від 25 січня 1999 р. N 14/03)

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

3 лютого 1999 р. N 63/3356

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок виготовлення, заповнення і застосування

форм документів суворої звітності (обліку)

та первинного обліку у готелях України

1. Загальні положення

1.1. Форми документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України з 31.03.99 року є обов'язковими для застосування в усіх готелях України незалежно від їх відомчої належності та форм власності при розрахунках з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі - громадяни), які проживають у готелях і користуються готельними послугами.

1.2. Інструкція визначає

порядок виготовлення, застосування і заповнення форм документів суворої звітності (обліку) та ведення первинного обліку у готелях.

1.3. Форми документів первинного обліку є бланками суворої звітності (обліку), що зумовлює:

- облік їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності (обліку);

- їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених спільним наказом Міністерства фінансів України від 25.11.93 N 98, Служби безпеки України від 15.11.93 N 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24.11.93 N 740 та зареєстрованих Міністерством юстиції України 14.01.94 N 82/217;

- видачу бланків форм документів тій посадовій особі підприємства (організації), на яку покладено обов'язки з реєстрації виданих та повернутих форм первинного обліку за прибутково-видатковою накладною на бланки суворої звітності (обліку) (типова форма N СЗ-1);

- списання використаних бланків за актом "Акт на списання використаних бланків суворої звітності" (типова форма N СЗ-3).

1.4. Бланки форм документів суворої звітності (обліку) та первинного обліку повинні відповідати технічним умовам та умовам їх виготовлення (додаток до Інструкції).

1.5. Термін зберігання документів визначається затвердженим 31.03.97 за N 11-а наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України Переліком типових документів, що утворюються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.

1.6. Нумерація бланків документів суворої звітності (обліку) складається з серії і номера:

- серія складається з чотирьох знаків: двох цифр (номер ліцензії, яку надано Міністерством фінансів України підприємству

- виготовлювачу бланків документів суворої звітності (обліку) та двох цифр, які вказують порядковий номер серії;

- номер складається з шістьох цифр, що визначають порядковий номер бланка в даній серії.

2. Використання та заповнення форм суворої звітності (обліку)

у готелях України

2.1. Анкета для громадянина України, який прибув до готелю (форма N 1-Г).

Форма N 1-Г застосовується для фіксування в ній прізвища, імені, по батькові, місця та дати народження, реквізитів документа, який засвідчує особу, адреси постійного проживання громадянина України, що прибув до готелю.

Форма N 1-Г заповнюється громадянином, який прибув до готелю, на підставі документа, що засвідчує особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації.

Портьє (адміністратор) після звірення зазначених громадянином України в анкеті даних з даними документа, що засвідчує особу, і реєстрації форми N 1-Г, повертає документ, що засвідчує особу, власнику.

Для зберігання анкет і роботи в службі прийому та обслуговування готелю повинні бути дві картотеки:

- у першій - на громадян України, які проживають у даний час у готелі;

- у другій - на громадян України, які вибули з готелю - протягом місяця з дня вибуття.

Після зберігання, протягом місяця з дня вибуття громадян з готелю, у реєстратора, форма N 1-Г передається до архіву для зберігання її протягом року з дня передання.

Акти у картотеках розташовують в алфавітному порядку.

Форма N 1-Г після закінчення терміну зберігання знищується за актом.

2.2. Реєстраційна картка (форма N 2-Г).

Форма N 2-Г застосовується для фіксування в ній прізвища, імені, по батькові, дати народження, громадянства, місця проживання особи, реквізитів документа, що засвідчує особу іноземця або особи без громадянства, яка прибула у готель.

Форма N 2-Г заповнюється громадянином на підставі документа, що засвідчує особу іноземця або особу без громадянства, яка прибула до готелю, та передається портьє (адміністратору) для реєстрації.

Портьє (адміністратор) після звірення зафіксованих іноземцем або особою без громадянства в реєстраційній картці даних з даними документа, що засвідчує особу, і реєстрації форми N 2-Г повертає документ, що засвідчує особу, власнику.

Реєстраційна картка (форма N 2-Г)

зберігається протягом двох років. Після закінчення терміну зберігання реєстраційна картка обліку іноземців та осіб без громадянства (форма N 2-Г) знищується за актом.

2.3. Рахунок (форма N 4-Г).

Рахунок (форма N 4-Г) застосовується для розрахунків з громадянином, який проживає у готелі, та оформлення надходження до каси грошових коштів.

Рахунок (форма N 4-Г) заповнюється при оформленні оплати за бронювання, проживання та додаткові послуги, які були надані громадянину при проживанні його у готелі. Додаткові послуги повинні бути в рахунку розписані за кожним з видів.

У підсумковому розрахунку у рядку "Разом одержано за рахунком" вписуються гривні - літерами, копійки - цифрами.

Рахунок виписується касиром (касиром - оператором) у трьох примірниках:

- перший видається громадянину, який проживає у готелі;

- другий разом з "Касовим звітом" (форма N 9-Г) протягом доби здається до бухгалтерії;

- третій залишається у касира (касира - оператора) і зберігається ним до виїзду особи із готелю.

Термін зберігання другого примірника в бухгалтерії - три роки (за умови завершення ревізії), знищення проводиться за актом.

2.4. Касовий звіт (форма N 9-Г).

Касовий звіт (форма N 9-Г) застосовується для звітування касира (оператора) перед бухгалтерією за отримані ним протягом зміни грошові кошти.

Касовий звіт складається у двох примірниках касиром (оператором), який виконує розрахунки і приймає грошові кошти від громадян, що проживають у готелі:

- перший примірник після звірки бухгалтерії, разом з рахунком (форма N 4-Г) або (при механізованому розрахунку) контрольною стрічкою, щоденно, за кожну зміну, здається до бухгалтерії;

- другий примірник, який має відмітку бухгалтерії про прийняття звіту, зберігається у підзвітної особи.

Термін зберігання першого примірника - три роки (за умови завершення ревізії).

Знищення проводиться за актом.

2.5. Квитанція за користування автостоянкою готелю (форма N 10-Г).

Квитанція за користування автостоянкою готелю (форма N 10-Г) застосовується для оформлення розрахунків за користування автостоянкою готелю.

Квитанція виписується у двох примірниках на автостоянках готельного комплексу на підставі технічного паспорта автотранспортного засобу та документа, що засвідчує особу громадянина, при прийманні та видачі автотранспортного засобу:

- перший примірник квитанції видається платнику;

- другий примірник квитанції здається до бухгалтерії.

У квитанції сума оплати і тариф вписуються: гривні - літерами, копійки - цифрами.

Термін зберігання другого примірника квитанції - три роки (за умови завершення ревізії).

Знищення проводиться за актом.

2.6. Квитанція за приймання речей до камери схову (форма N 13-Г).

Бланк квитанції за приймання речей до камери схову (форма N 13-Г) застосовується для оформлення розрахунків з громадянами за зберігання речей, прийнятих до камери схову.

Бланк квитанції складається з трьох частин: корінця квитанції, талона квитанції і безпосередньо - квитанції. Їх заповнює комірник.

Квитанція видається громадянину, який здав речі до схову, талон до квитанції прикріплюється до речей, прийнятих до схову, корінець квитанції залишається у комірника.

Для отримання громадянином речей, які ним здані до схову, громадянин пред'являє комірнику квитанцію і після отримання речей розписується в корінці квитанції, який знаходиться у комірника.

Передача грошей комірником до бухгалтерії проводиться за реєстром з доданням корінця квитанції.

Талон квитанції після отримання громадянином речей знищується.

Термін зберігання корінця квитанції в бухгалтерії - три роки (за умови завершення ревізії).

Знищення проводиться за актом.

3. Використання та заповнення форм первинного обліку у готелях

3.1. Бланки форм первинного обліку NN 3-Г, 5-Г, 6-Г, 7-Г, 8-Г, 11-Г та 12-Г не є бланками суворої звітності (обліку) і їх виготовлення може здійснюватися у будь-яких друкарнях за умови додержання технічних умов та вимог до тексту.

3.2. Візитна картка гостя на право проживання у готелі (форма N 3-Г) надає право громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів

від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, що перебувають у готелі.

"Візитна картка гостя на проживання у готелі" заповнюється портьє (адміністратором) на підставі даних анкети (форма N 1-Г) або реєстраційної картки (форма N 2-Г).

Період оплати та термін проживання відмічаються портьє (адміністратором) шляхом викреслення днів та місяців, на які особа, що проживає у готелі, не має права.

При продовженні терміну проживання виписується нова візитна картка гостя з зазначенням нового періоду оплати та відповідного терміну проживання.

3.3. Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма N 5-Г) застосовується для обліку всіх осіб, що проживають у готелі.

Журнал заповнюється в одному примірнику портьє (адміністратором) із звороту без титульного заголовка.

Термін зберігання форми N 5-Г - один рік після закінчення.

Знищення проводиться за актом.

3.4. Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (форма N 6-Г), застосовується для обліку іноземців та осіб без громадянства, що проживають у готелі.

Журнал заповнюється портьє (адміністратором) в одному примірнику на підставі реєстраційних карток (форма N 2-Г), паспортів та віз.

Термін зберігання форми N 6-Г - один рік після закінчення.

Знищення проводиться за актом.

3.5. Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (місць) (форма N 7-Г) заповнюється портьє (адміністратором) на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли до готелю на бронювання номерів (місць).

Юридичними особами заявка на бронювання номерів (місць) у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється гербовою печаткою (або печаткою юридичної особи).

3.6. Розрахунок оплати за бронювання номерів (місць) та проживання за безготівковим розрахунком (форма N 8-Г).

Титульний лист форми N 8-Г спочатку заповнюється портьє (адміністратором) і передається до бухгалтерії готелю для попереднього розрахунку оплати та виписки рахунка для оплати.

Після того, як кошти надійшли від юридичної особи, яка подала заявку на бронювання, бухгалтерія готелю передає форму N 8-Г портьє (адміністратору).

Кінцевий підсумок підбивається після виїзду громадян, що проживали у готелі, і є підставою для остаточних розрахунків готелю та юридичної особи за фактично надані послуги.

Термін зберігання форми N 8-Г - один рік.

3.7. Відомість обліку руху номерів та місць у готелі станом на 9.00 годин (форма N 11-Г) застосовується для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах. Форма N 11-Г заповнюється щоденно черговим портьє (адміністратором) станом на 9.00 годин.

Термін зберігання форми N 11-Г - один рік.

3.8. Журнал оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі (форма N 12-Г) застосовується для оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі, заповнюється черговим по поверху.

Термін зберігання форми N 12-Г - один рік.

Додаток

до п. 1.4 Інструкції про порядок

виготовлення, заповнення і застосування

форм документів суворої звітності (обліку)

та первинного обліку у готелях України

Перелік форм документів та основні технічні умови їх виготовлення

з/п

Номер форми

Найменування бланків, форм та журналів

Форма

Вид виробів

Гатунок паперу

Примітка

I. Бланки документів суворої звітності (обліку)

1-Г

Анкета для громадянина України, який прибув до готелю

А-6

Блок бланків по 50 примірн.

Спеціальний

2-Г

Реєстраційна картка

А-6

Блок бланків

по 50 примірн.

- " -

4-Г

Рахунок

А-5

Блок по 20

примірників

комплектів

бланків

- " -

9-Г

Касовий звіт

А-5

Книжка з

м'якою

обкладинкою,

зшита дротом

- " -

10-Г

Квитанція за користування автостоянкою готелю

А-7

- " -

13-Г

Квитанція на приймання речей до камери схову

А-4

- " -

3-Г

II. Бланки документів первинного обліку

Візитна картка гостя на право проживання у готелі

А-6

Блок бланків

по 50 примірн.

Письмовий,

кольорово-

офсетний,

етикетковий

5-Г

Журнал обліку громадян, які проживають у готелі

А-4

Зошит, скріплений дротом

- " -

6-Г

Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі

А-4

- " -

10.

7-Г

Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (місць) у готелі

А-4

Книга з твердою обкладинкою

- " -

11.

8-Г

Розрахунок оплати за бронювання (місць) та проживання за безготівковим розрахунком

А-4

Бланк

- " -

12.

11-Г

Відомість обліку руху мешканців номерів та місць у готелі станом на 9.00 годин

А-4

Бланк

- " -

13.

12-Г

Журнал оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі

А-4

Книга з твердою обкладинкою

- " -

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

і Держкомтуризму України

від 30 грудня 1997 р. N 63/53

(в редакції наказу Держбуду України

і Держкомтуризму України

від 25 січня 1999 р. N 14/03)

Готель _______________________________

Ідентифікаційний код за

ЄДРПОУ

Серія 0000

N 000000

Форма N 1-Г

Код за ДКУД

АНКЕТА

для громадянина України, який прибув до готелю

1. Прізвище __________________________

Кімната N

_________________

2. Ім'я _______________________________

Прибув

_________________

(дата, година)

3. По батькові _______________________

Вибув

_________________

(дата, година)

4. Дата народження "___" ___________________ 199__ р.

5. Місце народження:

держава (область) ______________________________________

______________________________________________________

район _________________________________________________

місто (село, селище) _____________________________________

6. Паспорт (або документ, що його замінює), серія

_________ N ______, виданий ____________________________

(дата його видачі,

______________________________________________________

найменування органу, який його оформив)

7. Адреса постійного проживання __________________________________________________

_______________________________________________________________________________

8. Мета приїзду _________________________________________________________________

9. Термін проживання до _________________________________________________________

10. Продовження проживання _____________________________________________________

11. З правилами пожежної безпеки та Правилами користування готелями та надання готельних послуг в Україні ознайомлений.

Громадянин, який прибув до готелю

_____________________________________

(підпис)

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

і Держкомтуризму України

від 30 грудня 1997 р. N 63/53

(в редакції наказу Держбуду України

і Держкомтуризму України

від 25 січня 1999 р. N 14/03)

Готель___________________________

Ідентифікаційний код за

ЄДРПОУ

Серія 0000

N 000000

Форма N 2-Г

Код за ДКУД

Заповнювати чітко - Заполнять отчётливо - Full carefully

Прибув (дата, година)

________________________

Кімната N ____________

Вибув (дата, година)

_____________________________________________________

РЕЄСТРАЦІЙНА КАРТКА

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА

REGISTRATION FORM

Прізвище

Фамилия

Surname _________________________________________

Відомості

про реєстрацію

_________________________

Ім'я

Имя

Name ___________________________________________

По батькові

Отчество

Second name ______________________________________

Дата народження

Дата рождения

Date of birth __________________________

Громадянство

Гражданство

Nationality ____________________________

Паспорт або документ, що засвідчує

особу (коли і ким виданий)

________________ _____________________

_____________________________________

Паспорт или документ, удостоверяющий

личность (когда и кем выдан)

________________ _____________________

_____________________________________

Passport

________________ Visa N _______________

Місце проживання

Место жительства

Residence address _____________________________________________________________________

Термін і мета перебування

Срок и цель пребывания

Duration and purpose of stay _____________________________________________________________

Підпис

Подпись

Signature

____________________

Готель ______________________________

Адреса ______________________________

Телефон _____________________________

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

і Держкомтуризму України

від 30 грудня 1997 р. N 63/53

(в редакції наказу Держбуду України

і Держкомтуризму України

від 25 січня 1999 р. N 14/03)

Ідентифікаційний код за

ЄДРПОУ

Форма N 3-Г

Код за ДКУД

ВІЗИТНА КАРТКА ГОСТЯ

на право проживання у готелі

Дні

Місяці

Гість

___________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

III

___________________________________________________

Номер кімнати гостя _______

Ключ від номера видається при

VII

пред'явленні

VIII

ВІЗИТНОЇ КАРТКИ ГОСТЯ

XII

Портьє (адміністратор) _____________________________________________

(підпис)

Готель ______________________________

Місто _______________________________

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України і

Держкомтуризму України

від 30 грудня 1997 р. N 63/53

(в редакції наказу Держбуду України

і Держкомтуризму України

від 25 січня 1999 р. N 14/03)

Ідентифікаційний код за

Форма N 4-Г

ЄДРПОУ

Код за ДКУД

РАХУНОК N 000000

від "___" ____________19___ р.

Серія 0000

Громадянин _________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

N кімнати _____________ Термін проживання з ____________ до ___________________

(дати, години)

N корпусу _____________

з/п

Вид платежів

Одиниця виміру

Кількість

діб

Ціна,

грн.

Сума,

грн.

Бронювання

Проживання

з________________ до______________

(дати, години)

ліжко-доба

Готельний збір

Додаткове місце

ліжко-доба

Телевізор

доба

Холодильник

доба

10.

Разом одержано за рахунком

_____________________ грн., ________ коп.