Про затвердження Змін до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах

Про затвердження Змін до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах

Постанова правління Пенсійного фонду України

від 1 березня 2007 року N 5-1

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

20 березня 2007 р. за N 244/13511

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19.07.2006 N 1000, пункту 12 Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого Указом Президента України від 01.03.2001 N 121 (із змінами), правління Пенсійного фонду України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Зміни до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженої постановою правління Пенсійного фонду України від 27.06.2002 N 11-1 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 12.07.2002 за N 583/6871 (із змінами), що додаються.

2. Юридичному управлінню Пенсійного фонду України (Рябцева Т. Б.) подати зазначені Зміни для державної реєстрації до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови правління Пенсійного фонду України В. Б. Підліснюка.

Голова правління

Б. Зайчук

ПОГОДЖЕНО:

Начальник Управління

охорони державної таємниці

Служби безпеки України

І. Божков

Голова Державного

комітету архівів України

О. П. Гінзбург

Міністр праці та соціальної

політики України

М. Папієв

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою правління Пенсійного фонду України

від 1 березня 2007 р. N 5-1

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

20 березня 2007 р. за N 244/13511

ЗМІНИ,

що вносяться до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах

1. Абзац третій пункту 18 Інструкції викласти у такій редакції:

"Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах з використанням автоматизованих систем (далі - АС) здійснюється у порядку, визначеному законодавством".

2. У пункті 27:

абзац перший виключити.

У зв'язку з цим абзаци другий - п'ятий вважати абзацами першим - четвертим.

В абзаці третьому слова "за кордон або" виключити.

3. У пункті 44 слова "Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853" замінити словами "Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року N 1739".

4. У пунктах 46, 47 слово "Головархівом" замінити словом "Держкомархівом України".

5. Доповнити Інструкцію:

5.1. Новими розділами такого змісту:

"Особливості поводження з мобілізаційними документами

71. Працівники Пенсійного фонду України допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру з грифом "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи) на підставі списку, складеного департаментом адміністративно-господарського забезпечення та затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України.

72. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".

73. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із

змістом таких документів сторонніх осіб.

74. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

75. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється працівниками департаменту адміністративно-господарського забезпечення відповідно до вимог пунктів 17 - 23 цієї Інструкції.

76. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог пунктів 28 - 32 цієї Інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

77. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на Голову правління, керівника департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

Охорона конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців

78. Рішення про можливість прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців приймається Головою правління Пенсійного фонду України.

79. Управлінням міжнародного співробітництва разом з іншими структурними підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями (далі - Програма) (додаток 13), яка повинна містити:

1) відомості про іноземців, іноземні підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому Пенсійному фонду України, - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);

2) підстави, мету та строк перебування іноземців;

3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних з візитом;

4) переліки:

питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;

структурних підрозділів та службових приміщень Пенсійного фонду України та його органів, які іноземцям дозволено відвідати;

місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування;

маршрутів і порядок переміщення іноземців на території Пенсійного фонду України та його органів;

інші необхідні відомості.

Програму затверджує Голова правління Пенсійного фонду України.

80. Голова правління Пенсійного фонду України завчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання Пенсійного фонду України та його органів. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.

81. З метою запобігання витоку конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах усі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям:

за наявності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах згідно з додатком 14;

за відсутності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах згідно з додатком 15.

Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження Головою правління Пенсійного фонду України Програми.

82. У разі, коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Пенсійному фонді України та його органах у складеному за формою 14 акті зазначаються назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт Переліку.

83. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Пенсійному фонді України та його органах здійснюється з дозволу Голови правління Пенсійного фонду України.

84. У разі, коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається Головою правління Пенсійного фонду України на підставі акта, складеного за формою 15.

85. Працівники Пенсійного фонду України та його органів, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах.

86. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях і на території Пенсійного фонду України та його органів без супроводу.

87. Управління міжнародного співробітництва веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями Пенсійного фонду України за формою згідно з додатком 16.

88. За підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями управління міжнародного співробітництва складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, у якому зазначаються:

відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому Пенсійному фонду України, - ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);

інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);

відомості щодо передачі іноземцям конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах, ким надано дозвіл на таку передачу;

пропозиції та рекомендації.

Звіт готується в кількох примірниках, затверджується Головою правління Пенсійного фонду України та надсилається за його рішенням заінтересованим органам.

89. Програма, акт експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям, складений за формою 14 або 15, та звіт про виконання програми зберігаються в управлінні міжнародного співробітництва в окремій номенклатурній справі.

90. Контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм здійснює Голова правління Пенсійного фонду України".

5.2. Новими додатками 13 - 16 такого змісту:

"Додаток 13

до пункту 79 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 13

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління Пенсійного фонду України

______________ __________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

"___" ____________ 20__ р.

ПРОГРАМА

роботи з іноземцями в Пенсійному фонді України та його органах

з _____________________________________________________________

(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)

фахівцями в галузі ______________________________________________________________________

Відомості про іноземців _________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), посада,

______________________________________________________________________________________

рік народження,

громадянство, стать)

______________________________________________________________________________________

Підстави прийому _____________________________________________________________________

Мета прийому _________________________________________________________________________

Строк перебування _________________ днів з _____________________ до ______________________

Відповідальні за прийом _________________________________________________________________

(прізвище, ім'я та по батькові, посада, номер телефону)

Перелік питань, що плануються для обговорення, ____________________________________________

______________________________________________________________________________________

Перелік структурних підрозділів та службових приміщень Пенсійного фонду України та його органів, які іноземцям дозволено відвідати, ________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування __________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Маршрути та порядок переміщення іноземців на території Пенсійного фонду України та його органів ______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі іноземцям _______________________

_____________________________________________________________________________________

Робота з іноземцями:

1-й день

число, місяць, день тижня

__ год. Прибуття __________________

(місце

_________________________________

прибуття)

Зустрічають ____________________

_______________________________

_______________________________

______________________________

2-й день

число, місяць, день тижня

__ год. Бесіда

Обговорювання питання ___________

_________________________________

__ год. Відвідування _______________

_________________________________

Вечір - вільний

Проводить _____________________

Присутні _______________________

_______________________________

Організовує ____________________

Присутні ______________________

__ й день

_ год. Виліт до ____________________

Супроводжує __________________

число, місяць, день тижня

__ год. Прибуття до _______________

________________________________

__ год. Обговорювання питання ________________________________

__ год. Завершальна бесіда

__ год.

Відвідування _____________________

________________________________

__ год. Від'їзд

Проводить ____________________

Присутні ______________________

Проводить ____________________

Присутні ______________________

Супроводжує __________________

______________________________

Організовує ___________________

______________________________

Начальник управління

міжнародного співробітництва

________________

(підпис)

____________________

(ініціали та прізвище)

"___" ____________ 20__ р.

Начальник

юридичного управління

Т. Рябцева

Додаток 14

до пункту 81 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 14

____________________________________

(гриф обмеження доступу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління Пенсійного фонду України

_____________ ____________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

"___" ____________ 20__ р.

АКТ

експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям

Експертна комісія Пенсійного фонду України у складі _________________________________________

______________________________________________________________________________________

(посада, прізвище та ініціали)

_____________________________________________________________________________________,

розглянувши __________________________________________________________________________

(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер

______________________________________________________________________________________

реєстрації, стислий зміст)

___________________________________________________________________________, уважає, що:

1) у матеріальних носіях ________________________________________________________________

(найменування матеріальних носіїв

______________________________________________________________________________________

інформації, дата і номер реєстрації)

______________________________________________________________________________________

міститься інформація стосовно ___________________________________________________________

(стислий зміст)

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________,

яка відповідно до пункту _____ Переліку належить до конфіденційної інформації, що є власністю держави, у Пенсійному фонді України та його органах;

2) передача іноземцям матеріальних носіїв конфіденційної інформації, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах, зазначених у пункті 1 цього акта, повинна здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу Голови правління Пенсійного фонду України.

Голова комісії

__________________

(підпис)

____________________________

(ініціали та прізвище)

Члени комісії

__________________

__________________

___________________________

___________________________

"___" ____________ 20__ р.

Начальник

юридичного управління

Т. Рябцева

Додаток 15

до пункту 81 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 15

_______________________________________

(гриф обмеження доступу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова правління Пенсійного фонду України

____________ _________________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

"___" ____________ 20__ р.

АКТ

експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям

Експертна комісія Пенсійного фонду України у складі _________________________________________

______________________________________________________________________________________

(посада, прізвище та ініціали)

______________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________,

розглянувши ___________________________________________________________________________

(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і

номер

______________________________________________________________________________________

реєстрації, стислий зміст)

______________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________,

уважає, що:

1) у матеріальних носіях _________________________________________________________________

(найменування матеріальних носіїв

______________________________________________________________________________________

інформації, дата і номер реєстрації)

______________________________________________________________________________________

не міститься конфіденційна інформація, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах;

2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть бути передані іноземцям.

Голова комісії

_______________________

(підпис)

____________________________

(ініціали та прізвище)

Члени комісії

_______________________

_______________________

____________________________

____________________________

"___" ____________ 20__ р.

Начальник

юридичного управління

Т. Рябцева

Додаток 16

до пункту 87 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 16

ЖУРНАЛ

обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями Пенсійного фонду України

N з/п

Час перебування

Прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) іноземця, держава, підприємство (установа, організація)

Мета прийому, ініціали та прізвище посадових осіб, відповідальних за прийом

Підрозділи Пенсійного фонду України та його органів, з роботою яких ознайомилися іноземці

Ініціали та прізвище працівників Пенсійного фонду України та його органів, які брали участь у прийомі

Підсумки прийому (зазначаються відомості про виконання програми проведення роботи з іноземцями у разі передачі конфіденційної інформації - відомості про неї, ким видано дозвіл на передачу такої інформації)

N справи, тому, аркушів, що передані іноземцям

".

Начальник

юридичного управління

Т. Рябцева