Деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

від 19 липня 2006 р. N 1000

Київ

Деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Внести до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893 (Офіційний вісник України, 1998 р., N 48, ст. 1764; 2001 р., N 49, ст. 2190; 2002 р., N 11, ст. 515; 2004 р., N 46, ст. 3033), зміни, що додаються.

2. Установити, що вимоги Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, не поширюються на відносини, що виникають у зв'язку з перебуванням в органах державної влади громадян країн - членів Європейського Союзу, залучених до підготовки та реалізації в Україні проектів програми Twinning.

3. Головному управлінню державної служби разом із Службою безпеки подати у двомісячний строк Кабінетові Міністрів України пропозиції щодо врегулювання особливостей перебування в органах державної влади громадян країн - членів Європейського Союзу, залучених до підготовки та реалізації в Україні проектів програми Twinning.

4. Визнати такими, що втратили чинність:

постанову Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 р. N 558;

постанову Кабінету Міністрів України від 5 вересня 1996 р. N 1048 "Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 р. N 558";

пункт 2 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 листопада 2001 р. N 1601 (Офіційний вісник України, 2001 р., N 49, ст. 2190).

Прем'єр-міністр України

Ю. ЄХАНУРОВ

Інд. 31

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою Кабінету Міністрів України

від 19 липня 2006 р. N 1000

ЗМІНИ,

що вносяться до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

1. У пункті 28 Інструкції:

абзац перший виключити;

в абзаці четвертому слова "за кордон або" виключити.

2. Доповнити Інструкцію:

1) новими розділами такого змісту:

"Особливості поводження з мобілізаційними документами

74. Працівники організації допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного мобілізаційним підрозділом, погодженого з керівником канцелярії та затвердженого керівником організації.

75. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".

76. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

77. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

78. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється в друкарнях та відділах розмножувальної техніки організації їх працівниками за участю працівника мобілізаційного підрозділу відповідно до вимог пунктів 17 - 27 цієї Інструкції.

Друкування таких документів може здійснюватися у мобілізаційних підрозділах їх працівниками.

79. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог пунктів 29 - 33 цієї Інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та

опечатується.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

80. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на керівників організації, канцелярії та мобілізаційного підрозділу.

Охорона конфіденційної інформації,

що є власністю держави, під час прийому

іноземних делегацій, груп та окремих іноземців

81. Рішення про можливість прийому організацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі - іноземці) приймається керівником організації, що несе відповідальність за прийом іноземців і проведення роботи з ними та вжиття необхідних заходів для охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Безпосередню організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує підрозділ зовнішніх відносин, а в організації, де такого підрозділу немає, - спеціально призначена наказом керівника посадова особа (далі - підрозділ зовнішніх відносин).

82. Підрозділом зовнішніх відносин разом з іншими підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями (додаток 14), яка повинна містити:

1) відомості про іноземців, іноземні підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);

2) підстави, мету та строк перебування іноземців;

3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних з візитом;

4) переліки:

питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;

структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати;

місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування;

маршрутів і порядок переміщення іноземців на території організації;

інші необхідні відомості.

Програму роботи з іноземцями затверджує керівник організації.

83. Керівник організації або за його дорученням керівник режимно-секретного підрозділу завчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання організації. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.

84. З метою запобігання просоченню конфіденційної інформації, що є власністю держави, всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи:

за наявності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно з додатком 15;

за відсутності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно з додатком 16.

Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження керівником організації програми проведення роботи з іноземцями.

85. У разі коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у складеному за формою 15 акті зазначаються назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

86. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дозволу керівника організації, якому надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю

держави.

87. У разі коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається керівником організації на підставі акта, складеного за формою 16.

88. В організаціях, що систематично приймають іноземців, обладнуються виділені для цієї мети приміщення, які до початку відвідання іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками підрозділу технічного захисту інформації.

У таких організаціях може складатися список посадових осіб, які беруть безпосередню участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями.

89. Повноваження осіб, на яких покладаються функції з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, визначаються у відповідних програмах та письмовими розпорядженнями керівників організації і підрозділу зовнішніх відносин. Працівники організації, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження конфіденційної інформації, що є власністю держави.

90. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території організації без супроводу.

91. Підрозділ зовнішніх відносин веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 17.

92. За підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями підрозділ зовнішніх відносин складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, в якому зазначаються:

відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, - ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);

інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);

відомості щодо передачі іноземцям конфіденційної інформації, що є власністю держави, ким надано дозвіл на таку передачу;

пропозиції та рекомендації.

Звіт готується в кількох примірниках, затверджується керівником організації та надсилається за його рішенням заінтересованим організаціям.

93. Програма проведення роботи з іноземцями, акт експертизи, складений за формою 15 або 16, та звіт про виконання програми зберігаються в підрозділі зовнішніх відносин в окремій номенклатурній справі.

94. Керівники організацій, що приймають іноземців, зобов'язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

95. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, і забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців захист конфіденційної та секретної інформації провадиться відповідно до вимог розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. N 1561-12";

2) додатками 14 - 17 такого змісту:

"Додаток 14

до Інструкції

Форма 14

ЗАТВЕРДЖУЮ

___________________________________

(посада керівника організації)

___________ _____________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

"___" _________________ 200_ р.

ПРОГРАМА

проведення роботи ______________________________________________

(найменування організації)

з _____________________________________________________________

(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)

фахівцями в галузі ________________________________________________

Відомості про іноземців _________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові (за наявності),

посада,

______________________________________________________________________________________

рік народження, громадянство, стать)

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Підстави прийому ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Мета прийому _________________________________________________________________________

Строк перебування ___________ днів з __________________________ по _______________________

Відповідальні за прийом _________________________________________________________________

(прізвище, ім'я та по батькові, посада, номер телефону)

______________________________________________________________________________________

Перелік питань, що плануються для обговорення, ____________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Перелік структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати, _____________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування __________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Маршрути та порядок переміщення іноземців на території організації ____________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі іноземцям, _______________________

______________________________________________________________________________________

Робота з іноземцями:

1-й день

число, місяць,

день тижня

10 год. Прибуття _______________________

(місце прибуття)

______________________________________

Зустрічають _________________

____________________________

____________________________

2-й день

число, місяць,

день тижня

10 год. Бесіда

Обговорювання питання ________________

_____________________________________

Проводить __________________

Присутні ____________________

____________________________

14 год. Відвідування ____________________

______________________________________

Організовує _________________

Присутні ___________________

Вечір - вільний

__ й день

число, місяць,

день тижня

8 год. Виліт до _________________________

9 год. 30 хв. Прибуття до ________________

10 год. Обговорювання питання _________

_____________________________________

Супроводжує ________________

Проводить___________________

Присутні ____________________ ____________________________

14 год. Заключна бесіда

Проводить __________________

Присутні ____________________

18 год.

Відвідування __________________________

_____________________________________

10 год. Від'їзд

Супроводжує ________________

____________________________

Організовує _________________

____________________________

___________________________________________ _______________ _____________________

(посада керівника підрозділу зовнішніх відносин) (підпис) (ініціали та прізвище)

ПОГОДЖЕНО

___________________________________________ _______________ _____________________

(посада керівника, найменування структурного (підпис) (ініціали та прізвище)

підрозділу)

"___" ____________ 200_ р.

Додаток 15

до Інструкції

Форма 15

________________________________________

(гриф обмеження доступу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________________

(посада керівника організації)

_____________ _________________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

"___" ____________ 200_ р.

АКТ

експертизи матеріальних носіїв інформації,

які планується передати іноземцям

Експертна комісія ________________________________________________________________ у складі

(найменування організації)

______________________________________________________________________________________,

(посада, прізвище та ініціали)

______________________________________________________________________________________

розглянувши __________________________________________________________________________

(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації, стислий зміст)

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________,

вважає, що:

1) у матеріальних носіях _________________________________________________________________

(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації)

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

міститься інформація стосовно ___________________________________________________________

(стислий зміст)

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________,

яка відповідно до пункту _____ переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, ____________________________________________________________________ і

(найменування організації, що його затвердила)

належить до конфіденційної інформації, що є власністю держави;

2) передача іноземцям матеріальних носіїв конфіденційної інформації, що є власністю держави, зазначених у пункті 1 цього акта, повинна здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу

______________________________________________________________________________________

(посада керівника організації)

Голова комісії ___________________________ ________________________________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

Члени комісії ___________________________

________________________________________

___________________________ ________________________________________

"___" ____________ 200_ р.

Додаток 16

до Інструкції

Форма 16

_____________________________________

(гриф обмеження доступу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

_____________________________________

(посада керівника організації)

___________ ________________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

"___" ____________ 200_ р.

АКТ

експертизи матеріальних носіїв інформації,

які планується передати іноземцям

Експертна комісія ________________________________________________________________ у складі

(найменування організації)

______________________________________________________________________________________

(посада, прізвище та ініціали)

______________________________________________________________________________________,

розглянувши __________________________________________________________________________

(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації, стислий зміст)

______________________________________________________________________________________,

вважає, що:

1) у матеріальних носіях _________________________________________________________________

(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації)

______________________________________________________________________________________

не міститься конфіденційна інформація, що є власністю держави;

2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть бути передані іноземцям.

Голова комісії ___________________________ ________________________________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

Члени комісії ___________________________ ________________________________________

___________________________ ________________________________________

"___" ____________ 200_ р.

Додаток 17

до Інструкції

Форма 17

ЖУРНАЛ

обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями,

групами та окремими іноземцями

_______________________________________________

(найменування організації)

Порядковий номер

Час перебування

Прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) іноземця, держава, підприємство (установа, організація)

Мета прийому, ініціали та прізвище посадових осіб, відповідальних за прийом

Підрозділи організації, з роботою яких ознайомилися іноземці

Ініціали та прізвище працівників організації, які брали участь у прийомі

Підсумки прийому (зазначаються відомості про виконання програми проведення роботи з іноземцями, у разі передачі конфіденційної інформації - відомості про неї, ким видано дозвіл на передачу такої інформації)

Номер справи,

тому, аркушів, що передані іноземцям

Примітка. Підрозділи зовнішніх відносин організацій у звітах про ділові зустрічі з іноземцями відображають також інформацію про прийом іноземців на підприємствах, в установах і організаціях, що їм підпорядковані або належать до сфери їх управління".

____________