Про затвердження Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання

Тип: Постанова

№ 601

Дата: 08 грудня 2004 р.

Статус: Втратив чинність

Постанова Правління Національного банку України

від 8 грудня 2004 року N 601

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

24 грудня 2004 р. за N 1646/10245

З метою організації надійного зберігання документів і дотримання належного порядку ведення архівної справи в банківській сфері та відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про Національний архівний фонд і архівні установи" Правління Національного банку України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік), що додається.

2. Зобов'язати Національний банк України та банки України дотримуватися строків зберігання документів, установлених Переліком.

3. Управлінню діловодства (В. В. Врублевський) після реєстрації цієї постанови в Міністерстві юстиції України довести її зміст до відома структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України, Асоціації українських банків, Київського банківського союзу та банків України.

4. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Правління Національного банку України від 23.12.96 N 327 "Про Перелік документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання";

постанову Правління Національного банку України від 19.12.2001 N 531 "Про внесення змін до Переліку документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних банків України із зазначенням строків зберігання" скасувати.

5. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови В. Л. Кротюка.

6. Постанова набирає чинності через 10 днів після її державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

В. о. Голови

А. П. Яценюк

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою Правління Національного банку України

від 8 грудня 2004 р. N 601

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

24 грудня 2004 р. за N 1646/10245

Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання

1. Загальні положення

1. Цей Перелік розроблено відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 N 1739, і Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 (із змінами та доповненнями), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (далі - Перелік типових документів).

2. Перелік є основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберігання відповідних категорій документів, які утворюються в процесі діяльності центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України та банків України, їх філій, представництв та відділень (далі - банківські установи).

3. Перелік призначено для обов'язкового використання всіма банківськими установами.

4. На підставі Переліку здійснюється експертиза цінностей документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або знищення.

5. Документи, що мають позначку (*), підлягають зберіганню в умовах особливого періоду.

6. Для спрощення використання Переліку в ньому застосовані абревіатури, зазначені в додатку.

7. Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою. Перелік складається з розділів, що відповідають основним напрямам діяльності

Національного банку України та банків України.

8. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа. У разі об'єднання в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках зазначаються найменування всіх видів документів.

9. У примітках уточнюються місце та строки зберігання документів і містяться застереження щодо строків зберігання певних документів. Для визначення строків зберігання документів потрібно враховувати всі примітки до статей Переліку.

10. Ураховуючи мультивалютність рахунків бухгалтерського обліку, що визначена Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 17.06.2004 N 280 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 26.07.2004 за N 919/9518, до Переліку включені статті зі зберігання регістрів та документів бухгалтерського обліку за усіма видами валют, у тому числі банківських металів (якщо інше не передбачено Переліком).

11. Строки зберігання документів, що визначені в цьому Переліку, є мінімальними і зменшенню не підлягають. Банківські установи можуть лише збільшувати строки зберігання документів, якщо це викликано специфічними особливостями їх роботи.

12. Перелік установлює строки зберігання документів незалежно від виду носія, на якому вони складені (паперовий, електронний, у вигляді мікрофільмів тощо). Для первинної інформації та звітності, що формується на її підставі, установлюється однаковий строк зберігання незалежно від виду носія.

13. Визначення строків зберігання справ і документів, у тому числі книг і журналів, якщо вони ведуться впродовж кількох років, проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення діловодства за ними. Наприклад, обчислення строку зберігання документів, завершених діловодством у 2003 році, починається з січня 2004 року.

14. Для документів, яким установлено строки зберігання "75 р. - "В", визначення строків зберігання потрібно здійснювати з урахуванням віку людини (позначеного в Переліку літерою "В") на час закінчення справи. Наприклад, особова справа службовця завершена діловодством, коли йому було 35 років. Таким чином, зазначена особова справа має зберігатися 40 років (75 відняти 35).

15. У Переліку деякі види документів, що можуть мати культурну цінність, позначені літерами "ЕПК" (експертно-перевірна комісія) державної архівної установи. Ці документи обов'язково переглядаються відповідною ЕПК або ЕК (експертна комісія) банківської установи з метою визначення доцільності їх подальшого віднесення до НАФ або для знищення після практичного використання.

16. Для документів, що мають тривале практичне значення, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба". Конкретний строк їх зберігання визначає ЕК банківської установи.

17. Документи із зазначенням строку зберігання "до ліквідації організації" підлягають експертизі цінності, окремі з них, що зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються у відповідні державні або інші архіви для подальшого зберігання.

18. Визначення строків зберігання документів, які не перелічені в цьому Переліку, здійснюється відповідно до Переліку типових документів.

19. Перелік має використовуватися під час підготовки номенклатури справ та формування справ у поточному діловодстві.

20. Для складання номенклатури справ з Переліку потрібно брати відповідні найменування видів документів з певних напрямів, доповнюючи їх іншими обов'язковими елементами заголовка, оскільки Перелік не містить конкретних заголовків документів, а лише визначає їх категорії і види. У номенклатурі справ зазначаються строки зберігання документів з посиланням на номери відповідних статей Переліку.

21. Документи, строк зберігання яких визначений Переліком як постійний, відносяться до документів НАФ.

22. Підрозділи центрального апарату, територіальні управління Національного банку України передають документи НАФ на державне зберігання в повному обсязі. Для інших

структурних підрозділів і одиниць, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України форму прийняття (повний або вибірковий відбір), а також види документів визначають відповідні архівні установи.

23. Банки України передають документи до державних архівів або інших архівних установ згідно з договором, або зберігають їх постійно в своїх архівних підрозділах. Документи, що утворюються в діяльності філій, представництв, відділень банків, інших організацій, не відносяться до документів НАФ і не підлягають постійному зберіганню.

24. Документи НАФ, що належать державі, передаються до відповідних державних архівних установ у строки, передбачені Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 N 58 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.08.2002 за N 682/6970.

25. Документи НАФ, що не належать державі, передаються до державних архівних установ згідно з договором або зберігаються постійно в архівних підрозділах, враховуючи Примірне положення про архівний підрозділ підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, об'єднання громадян, релігійної організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 05.06.2002 N 42.

26. Для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, відбору їх для зберігання або знищення створюється ЕК банківської установи. Утворення та діяльність ЕК здійснюються на підставі Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 29.01.2003 N 16 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.02.2003 за N 112/7433.

27. Експертиза цінності документів та оформлення її результатів у банківських установах проводиться в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598.

28. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного строку зберігання, тривалого (понад 10 років) строку зберігання, з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, строки зберігання яких закінчилися. Зведені описи та акти розглядаються ЕК банківської установи одночасно.

29. Банківські установи, що передають документи НАФ на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного строку зберігання у чотирьох примірниках, описи справ з особового складу в трьох примірниках, які подаються на погодження ЕПК відповідного державного архіву. Документи тривалого (понад 10 років) строку зберігання включаються до відповідних описів, що складаються в двох примірниках, погоджуються ЕК банківської установи і затверджуються її керівником.

30. Банківські установи, що зберігають документи НАФ постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного строку зберігання та з особового складу в двох примірниках. Після погодження ЕК банківської установи описи затверджуються керівником банківської установи.

31. Банківські установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) строку зберігання в трьох примірниках, які направляються на погодження ЕК банківської установи вищого рівня.

32. Банківська установа - фондоутворювач набуває право на знищення (утилізацію) документів після затвердження ЕПК державної архівної установи описів справ постійного строку зберігання та з особового складу, а також затвердження актів про вилучення для знищення справ керівником цієї банківської установи.

33. Банківські установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів лише після затвердження описів

справ тривалого (понад 10 років) строку зберігання та з особового складу. Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником банківської установи і його погодження з відповідним державним архівом.

34. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються в установленому порядку (з оформленням приймально-передавальних накладних) організаціям, що займаються заготівлею вторинної сировини, з метою перероблення на паперових фабриках. Використання цих документів для господарських потреб забороняється.

35. Знищення документів без відповідного оформлення і погодження, а також порушення строків їх зберігання забороняється. Посадові особи, винні в недбалому зберіганні, псуванні і знищенні документів, відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" несуть відповідальність згідно із законодавством України.

36. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності і застосування Переліку здійснюють Національний банк України та державні архівні установи.

2. Перелік документів,

що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України,

із зазначенням строків зберігання

N статті

Вид документів

У центральному апараті Національного банку України

У структурних підрозділах і одиницях, територіальних управліннях, спеціалізованих підприємствах, навчальних закладах Національного банку України

У банках України

У філіях, представництвах, відділеннях банків

Примітки

1. Організація системи управління

1.1. Розпорядча діяльність

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови та інші акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховних Рад України та Автономної Республіки Крим*

доки не мине потреба

Укази, розпорядження Президента України*

доки не мине потреба

Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної Республіки Крим*

доки не мине потреба1

доки не мине потреба

доки не мине

потреба

1 з питань діяльності цієї банківської установи - постійно

Розпорядження голів обласних, районних, районних Автономної Республіки Крим, міських (міст Києва і Севастополя), районних у містах (Києві і Севастополі) державних адміністрацій*

доки не мине потреба1

доки не мине потреба

1 з питань діяльності цієї банківської установи - постійно

Рішення, протоколи засідань органів місцевого самоврядування та їх виконавчих органів*

доки не мине потреба1

доки не мине потреба

1 з питань діяльності цієї банківської установи - постійно

Постанови, рішення вищих судових органів України, Автономної Республіки Крим з питань діяльності банків*

постійно1

до ліквідації банківської установи

1 з питань діяльності цієї банківської установи, інші - доки не мине потреба

Проекти законів, указів, постанов, розпоряджень; ініціативні пропозиції, унесені на розгляд органів державної влади, місцевого самоврядування, інші документи (довідки, доповідні записки, висновки тощо), що стосуються їх розроблення*

постійно

Висновки щодо проектів законодавчих актів та розпорядчих документів*

постійно

Доручення органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки) щодо виконання доручень*

постійно

Доручення Національного банку України та документи щодо виконання доручень (довідки, огляди, доповіді, розпорядження)*

постійно

доки не мине потреба

Постанови Правління Національного банку України*

постійно

доки не мине потреба1

доки не мине потреба

1 з питань

діяльності цієї банківської установи - постійно

Справи регуляторних актів Національного банку України

5 р.1

1 після визнання такими, що втратили чинність, регуляторних актів або їх скасування

Документи (протоколи, стенограми, програми, списки учасників) засідань Правління Національного банку України

постійно

доки не мине потреба1

доки не мине потреба

1 з питань діяльності цієї банківської установи - постійно

Постанови, рішення правлінь банків України*

постійно

до ліквідації банківської установи

Документи (протоколи, стенограми) нарад, які проводять керівники банківських установ

постійно

10 р.

Документи (протоколи, стенограми, резолюції, постанови, рішення, рекомендації, програми, списки учасників) міжнародних, загальнодержавних, відомчих конференцій, конгресів, нарад, семінарів

5 р.1

5 р.

1 у банківських установах, що здійснюють захід, - постійно

Депутатські запити та документи щодо їх виконання

10 р. ЕПК

10 р.

Протоколи, стенограми, рішення загальних зборів трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків банківських установ

постійно

до ліквідації банківської установи

Постанови, стенограми, протоколи, рекомендації виконавчого органу, правління, ради директорів, дирекції ради орендарів банку та документи щодо них (доповідні записки, довідки, проекти)

постійно

до ліквідації банківської установи

Постанови, стенограми засідань, рекомендації органу наглядової ради банку, документи до них (доповідні записки, довідки, проекти)

постійно

до ліквідації банківської установи

Документи (проекти рішень, постанов, доповідні записки) про підготовку засідань рад банків*

3 р.

1 р.

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основних питань діяльності*

5 р. ЕПК

5 р.

Постанови, рішення, рекомендації, стенограми, протоколи постійно діючих комітетів, комісій, рад:

а) за місцем складання документа

постійно

3 р.

б) в інших установах

доки не мине потреба

Документи (доповідні записки, довідки тощо) про підготовку засідань постійно діючих комітетів, комісій, рад

1 р.

Накази, розпорядження банківських установ*:

а) з основної діяльності*

постійно1

до ліквідації банківської установи

1 надіслані до відома - 5 р.

б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво, преміювання, матеріальну допомогу працівників*

75 р.1

1 надіслані до відома - 5 р.

в) про надання відпусток

5 р.

г) про відрядження працівників банку за кордон з питань навчання

15 р.

5 р.

ґ) про стягнення; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань

3 р.

Проекти наказів, розпоряджень банківських установ

1 р.

Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації*:

а) за місцем розроблення документа

постійно

б) в інших установах

до заміни новими

Проекти правил, положень, інструкцій, методичних вказівок та рекомендацій; документи (довідки, висновки, доповідні записки тощо), що стосуються їх розроблення*

3 р.1

1 після затвердження

Листування про розроблення, застосування та роз'яснення правил, положень, інструкцій, методичних рекомендацій*

3 р.

1.2. Контроль

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, акти) комплексних ревізій про перевірку виконання законів України,

указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховних Рад України та Автономної Республіки Крим, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, рішень місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування*

постійно1

доки не мине потреба

1 у разі надходження до одного державного архіву на зберігання приймаються документи від установи, що проводить перевірку

Документи (акти, довідки, доповіді, огляди, звіти) про перевірку виконання рішень, наказів, розпоряджень республіканських органів, місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування Автономної Республіки Крим

постійно1

доки не мине потреба

Документи (акти, довідки, доповідні записки) про перевірку виконання розпоряджень, доручень, рішень Національного банку України*

постійно1

доки не мине потреба

Листування про перевірку виконання розпорядчих документів органів державної влади та місцевого самоврядування

5 р.

Документи [(доповіді, доповідні записки, довідки, аудиторські звіти за наслідками проведених аудитів (у т. ч. комплексних), акти про обстеження, перевірки банківських установ України (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій)]*:

а) за місцем перевірки та в установах, що проводять перевірку

постійно1

10 р.

б) в інших організаціях

5 р.

Листування з органами державної влади, правоохоронними органами, органами податкової служби, фінансового і відомчого контролю про проведення та результати ревізій, перевірок; про організацію та поліпшення контролю і перевірки виконання їх рекомендацій

5 р. ЕПК

5 р.

Журнали обліку ревізій, перевірок та контролю за виконанням їх рекомендацій

3 р.

Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про виконання пропозицій за результатами обстежень, перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації*

5 р.

3 р.

Висновки ревізійної комісії, аудитора (аудиторської фірми) центральних та місцевих органів фінансового контролю*

постійно

до ліквідації банківської установи

Документи (рішення, постанови, довідки, доповідні записки, акти, висновки, листування) про службові розслідування*

5 р.1 ЕПК

5 р.1

1 після прийняття рішення

Звіти про контрольно-ревізійну роботу:

а) за місцем складання:

річні

постійно

5 р.1

1 після завершення ревізій, перевірки податковими органами

квартальні, місячні

3 р.

б) що надані банками, філіями, відділеннями

1 р.

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян:

а) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі банківських установ або усунення серйозних недоліків та зловживань

постійно

5 р.

б) особистого характеру та інші

5 р.1

1 у разі неодноразового звернення - 5 р. після останнього розгляду

Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

Журнали, картки, бази даних реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

1.3. Організаційні основи управління

Статути та положення банківських установ*:

а) за місцем складання і затвердження

постійно

3 р.1

1 після заміни новими

б) в інших установах

р.1

3 р.1

1 після заміни новими

в) положення про філії, відділення банків

постійно

3 р.1

1 після заміни новими

Положення про структурні підрозділи*:

а) за місцем складання і затвердження

постійно

до ліквідації банківської установи

б) в інших установах

3 р.

Проекти статутів, положень і документи (довідки, доповідні записки, пропозиції, відгуки), що стосуються їх розроблення

3 р.

1 р.

Посадові інструкції про права та обов'язки службових осіб

3 р.1

1 після заміни новими

Структурні та організаційно-адміністративні схеми побудови центральних та місцевих банківських установ, схеми організації управління*:

а) за місцем складання і затвердження

постійно

б) в інших установах

до заміни новими

Проекти структур і організаційно-адміністративних схем (листування про розроблення структур і організаційно-адміністративних схем)

3 р.1

1 після затвердження проектів структур

Списки установ Національного банку України*

постійно

до заміни новими

Списки філій і відділень банків України та зміни до них

постійно

до заміни новими

постійно

до заміни новими

Листування про мережу банківської системи

3 р.