Про затвердження Порядку проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань

Про затвердження Порядку проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань

Наказ Міністерства закордонних справ України

від 21 червня 2004 року N 139

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

8 липня 2004 р. за N 850/9449

На виконання пункту 1.4 Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 N 122, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань (додається).

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МЗС від 01.08.2002 N 164 (із змінами, внесеними наказом МЗС від 24.06.2003 N 131).

3. Загальному секретаріату довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату МЗС України, представництв МЗС України на території України та закордонних дипломатичних установ України.

Міністр

К. І. Грищенко

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Міністерства закордонних справ України

від 21 червня 2004 р. N 139

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

8 липня 2004 р. за N 850/9449

ПОРЯДОК

проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань

1. Загальні положення

1.1. Щорічна оцінка виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань (далі - щорічна оцінка) є одним з важливих компонентів управління персоналом та має сприяти покращенню добору і розставленню кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності працівників дипломатичної служби, визначенню їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; плануванню кар'єри, вдосконаленню процесу планування та організації діяльності як працівника дипломатичної служби, так і системи органів дипломатичної служби в цілому, виявленню організаційних проблем та оперативному реагуванню на них, аналізу посадових інструкцій.

1.2. Щорічна оцінка запроваджується з метою здійснення систематичного контролю за проходженням дипломатичної служби та професійними досягненнями працівників.

1.3. Оцінювання виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності працівників дипломатичної служби відповідно до посадових інструкцій та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.

1.4. Щорічна оцінка проводиться в період між атестаціями працівників та має охоплювати результати їх роботи протягом відповідного календарного року.

1.5. Щорічній оцінці підлягають працівники дипломатичної служби.

1.6. Не підлягають щорічній оцінці відповідно до цього Порядку:

- працівники дипломатичної служби, які переведені, тимчасово відряджені до інших органів державної влади України для виконання службових обов'язків на строк такого переведення, відрядження;

- вагітні жінки та працівники дипломатичної служби, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною;

- працівники патронатної служби;

- працівники дипломатичної служби, призначені на посади у звітному періоді.

2. Організація і проведення щорічної оцінки

2.1. Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на Управління кадрового забезпечення (далі - УКЗ). УКЗ до початку проведення оцінювання ознайомлює усіх працівників дипломатичної служби із Порядком проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань та критеріями і показниками якості роботи, а також разом з Управлінням розвитку та забезпечення дипломатичної служби забезпечує формою бланка щорічної оцінки виконання працівником дипломатичної служби посадових обов'язків та завдань (далі - форма бланка) (додаток 1).

2.2. Щорічна оцінка працівників дипломатичної служби проводиться безпосереднім керівником на підставі поданого працівником звіту за рік (додаток 2).

У разі відсутності

безпосереднього керівника (хвороба, довготривале відрядження тощо) щорічна оцінка працівників дипломатичної служби проводиться особою, яка його заміщує.

2.3. Процедура щорічної оцінки складається з таких етапів:

- підготовчий період;

- оцінювання;

- співбесіда та підписання результатів обговорення;

- затвердження результатів щорічної оцінки керівником вищого рівня;

- заключний етап.

2.4. У період підготовки до щорічної оцінки аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, у положеннях про структурні підрозділи, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди.

2.5. Оцінювання здійснюється працівником дипломатичної служби (через самооцінювання) і безпосереднім керівником, результати якого заносяться до форми бланка та листа оцінки працівника (додаток 3). При цьому розділи I, II та III форми бланка заповнюються працівником дипломатичної служби, який має її передати безпосередньому керівнику за десять днів до проведення співбесіди.

Самооцінка забезпечує активну, конструктивну участь працівника дипломатичної служби в процедурі щорічної оцінки. Працівники дипломатичної служби мають можливість під час самооцінки висловити свою точку зору і самим визначити проблемні питання, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання працівником дипломатичної служби посадової інструкції, обов'язків та завдань, покладених на працівника протягом звітного періоду, заповнюючи розділ IV форми бланка, додатки 1, 2 до неї. Оцінка має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відзначити хороші показники роботи працівника дипломатичної служби, рівень його знань, вмінь, професійні та ділові якості, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник вказує на недоліки в роботі працівника дипломатичної служби та шляхи їх подолання.

Заповнену форму бланка безпосередній керівник передає за п'ять днів до проведення співбесіди працівнику дипломатичної служби для ознайомлення з оцінкою.

2.6. Співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з працівником дипломатичної служби з метою обговорення результатів, оцінки його роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

При проведенні співбесіди коментарі безпосереднього керівника щодо результатів роботи повинні враховувати самооцінку працівника дипломатичної служби.

За результатами проведеної співбесіди безпосередній керівник та працівник дипломатичної служби підписують форму бланка (розділ V).

2.7. Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення із результатами оцінювання. Керівник вищого рівня може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ VI форми бланка), а також провести у разі потреби відповідні співбесіди.

2.8. Заключний етап містить в собі перевірку Управлінням кадрового забезпечення повноти заповнення форми бланка і долучення її до особової справи працівника дипломатичної служби. УКЗ аналізує та узагальнює результати щорічної оцінки і готує проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Вказані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.

3. Інші положення

3.1. Результати щорічної оцінки враховуються при атестації працівників дипломатичної служби, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розміру, при вирішенні питань щодо продовження терміну перебування на дипломатичній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження дипломатичної служби.

3.2. Працівник дипломатичної

служби має бути ознайомлений безпосереднім керівником зі всіма матеріалами, що стосуються його щорічної оцінки.

3.3. У разі незгоди з результатами щорічної оцінки, отриманої від безпосереднього керівника, працівник дипломатичної служби протягом десяти днів після ознайомлення з результатами щорічної оцінки оформлює свої зауваження і обґрунтування та звертається до керівника вищого рівня з відповідною заявою. Рішення керівника вищого рівня є ухвальним.

Начальник Управління

кадрового забезпечення

Р. В. Троненко

ДОДАТОК 1

до п. 2.1 Порядку проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань

Форма бланка щорічної оцінки виконання працівником дипломатичної служби обов'язків та завдань

I. Відомості про особу

Прізвище, ім'я, по батькові

Дата народження

Назва структурного підрозділу

Посада

Дата призначення на посаду

Звітний період

II. Стислий зміст посадових обов'язків

Заповнюється працівником дипломатичної служби - стисло зазначається зміст посадових обов'язків, визначених у посадових інструкціях (положеннях про структурні підрозділи), а також їх зміни, якщо такі сталися протягом року.

III. Самооцінка

Заповнюється працівником дипломатичної служби:

1) Наскільки успішно, на Ваш погляд, Ви виконуєте свої посадові обов'язки?

Навести окремі приклади, які підтверджують Вашу професійну компетентність.

2) Вказати кількість планових завдань, які Вами виконано і які не виконано (поясніть чому).

Зазначити кількість позапланових завдань (перевірок, відряджень, організація семінарів, інше), які Ви виконували.

3) Які окремі доручення (завдання), які мали ключове значення для роботи органу (крім оперативних), доручалися Вам? Чи були Ви залучені до роботи в групах щодо розробки відповідних програм, актів законодавства?

4) Навести приклади щодо публікації у фахових виданнях, якщо такі були протягом року. Надати інформацію про навчання (підвищення кваліфікації та отримання освітньо-кваліфікаційного рівня).

IV. Оцінка безпосереднім керівником

1) Дається оцінка виконання працівником дипломатичної служби посадових обов'язків, визначених у посадових інструкціях, та завдань, покладених на працівника протягом звітного періоду, а також ступінь участі та якості виконання окремих доручень.

2) Керівник коментує рівень знань, вмінь, професійні якості, здібності (звертаючи увагу на сильні і слабкі сторони) працівника дипломатичної служби в контексті покладених на нього завдань і обов'язків.

3) Інші коментарі.

V. Висновки, пропозиції та рекомендації як наслідок обговорення результатів щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби посадових обов'язків і завдань

Низька

Задовільна

Добра

Висока

Спостерігається відставання, потребує покращення роботи

Досягає певних результатів, володіє необхідним обсягом навичок

Цілковите досягнення результатів, володіння навичками і вміннями

Перевищує очікувані результати, виявляє ґрунтовні знання і навички

Працівник дипломатичної служби і безпосередній керівник мають поставити свої підписи на підтвердження того, що результати оцінювання обговорено.

Безпосередній керівник підбиває підсумки за результатами співбесіди, надавши пропозиції та рекомендації працівнику дипломатичної служби, якого оцінює.

Підпис працівника дипломатичної служби

_______________________

Прізвище, ім'я, по батькові

_______________________

(повністю)

Підпис безпосереднього керівника

_______________________

Прізвище, ім'я, по батькові

_______________________

Дата

_______________________

VI. Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки виконання працівником дипломатичної служби посадових обов'язків і завдань

Чи погоджується керівник вищого рівня з оцінкою, даною безпосереднім керівником у розділі V?

Навести будь-які інші приклади щодо потенційних можливостей працівника дипломатичної служби.

Підпис керівника

_______________________

Прізвище, ім'я, по батькові

_______________________

(повністю)

Дата

_______________________

ДОДАТОК 2

до п. 2.2 Порядку проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань

Звіт за ______ рік

N

з/п

Виконані завдання

Своєчасність виконання завдань

Результат виконання завдань працівником дипломатичної служби

Коментарі безпосереднього керівника щодо результату виконання завдань

ДОДАТОК 3

до п. 2.5 Порядку проведення щорічної оцінки виконання працівниками дипломатичної служби покладених на них обов'язків та завдань

Лист оцінки працівника

N

з/п

КРИТЕРІЇ

РІВЕНЬ ЯКОСТІ ВИКОНАННЯ ОБОВ'ЯЗКІВ ТА ЗАВДАНЬ

Низький

Задовільний

Добрий

Високий

1

2

3

4

5

6

1. Виконання обов'язків

1

Обсяг роботи, що виконується

не відповідає очікуваному, витрачає значний час

відповідає сподіванням

повністю відповідає сподіванням

перевищує сподівання, витрачається набагато менше часу

(необхідне позначити)

2

Якість роботи

результати потрібно постійно принципово виправляти

результати роботи майже не потребують виправлення

результатами роботи можна користуватися

результати вищої якості

(необхідне позначити)

3

Планування роботи

низький рівень планування повсякденної роботи;

у роботі допускає прояви метушні, дії часто непродумані;

робота виконується нераціонально із постійним порушенням термінів

вміє організувати свою роботу;

робота виконується з додержанням термінів;

складніші завдання виконуються із незначним порушенням термінів

вміє організовувати свою роботу, постійно підвищує власну культуру планування;

робота виконується раціонально з постійним додержанням термінів

високий рівень організованості і зібраності;

робота організовується цілеспрямовано, використовуються допоміжні засоби

(необхідне позначити)

2. Професійна компетентність

4

Професійні знання

знання поверхові, несистемні;

професійні завдання самостійно вирішувати складно

володіє спеціальними знаннями, достатніми для задовільного вирішення завдань професійного характеру

володіє системними знаннями, здатний до вирішення творчих завдань професійного характеру

володіє глибокими, міцними і всебічними знаннями, має цілісне уявлення про системність;

гнучкість мислення дозволяє вирішувати складні завдання теоретичного характеру у професійній сфері

(необхідне позначити)

5

Професійні вміння і навички

розвинені недостатньо, потребує постійної сторонньої допомоги

розвинені посередньо, забезпечують необхідний рівень виконання професійних завдань при сторонній допомозі

розвинені та забезпечують необхідний рівень виконання професійних завдань

високорозвинені та забезпечують виконання практичних завдань професійного характеру на високому рівні

(необхідне позначити)

6

Володіння іноземними мовами

не володіє іноземними мовами;

володіє однією іноземною мовою нижче оперативного рівня - 3 р/н (для дипломатичних працівників);

володіє однією іноземною мовою нижче функціонального рівня - 2 р/н (для адміністративно-

технічних працівників)

володіє однією іноземною мовою не нижче оперативного рівня - 3 р/н (для дипломатичних працівників);

володіє однією іноземною мовою не нижче функціонального рівня - 2 р/н (для адміністративно-

технічних працівників)

володіє двома іноземними мовами, однією з яких не нижче оперативного рівня - 3 р/н, а іншою - не нижче функціонального рівня - 2 р/н

володіє двома і більше іноземними мовами, двома з яких не нижче оперативного рівня - 3 р/н

(необхідне позначити)

7

Вміння формулювати точку зору (усно, письмово)

важко зрозуміти, обмежений словниковий запас, документи потрібно докорінно переробляти, незадовільно володіє державною мовою

взагалі легко зрозуміти, достатньо володіє державною мовою, має належний вибір формулювань, у документи вносяться незначні зміни

чітко і переконливо викладає думки, вільно володіє державною мовою, документи не потребують виправлень

логічно побудовані висловлювання,

влучний вибір належної лексики та формулювань, у документах завжди упорядковані та вільно викладені думки

(необхідне позначити)

8

Готовність до дій, ініціатива

здебільшого пасивний, безініціативний, елементи творчого підходу до справи не проявляються;

потребує постійного спонукання до роботи

працює з власного бажання, проявляє ініціативу за потребою, активністю і творчим ставленням до справи не відзначається

проявляє ініціативу, активний, не позбавлений творчого ставлення до справи;

наполегливий

ініціативний, творчо ставиться до вирішення практичних завдань;

здатний генерувати обґрунтовані ідеї та пропозиції, які заслуговують на увагу, та сприяє їх реалізації

(необхідне позначити)

9

Оперативність мислення

повільно сприймає нові завдання, виявляє незадоволення у разі зміни завдання або звичайних обставин

пристосовується до нових завдань і ситуацій на роботі

сприймає нові завдання охоче, розуміє їх суть та пов'язані з ними проблеми, орієнтується у нових ситуаціях

швидко сприймає нові завдання та ситуації, визначає значущі фактори та суть справи

(необхідне позначити)

10

Працездатність та витривалість

працездатність низька, збільшення навантаження погіршує якість роботи;

втрачає впевненість

працездатність задовільна, збільшення навантаження, як правило, не впливає на якість роботи

працездатний, збільшення навантаження не впливає на якість роботи

працездатність висока, витримує тривале навантаження, відповідає активністю на підвищення вимог

(необхідне позначити)

11

Відповідальність

виявляє байдужість, безвідповідальність, схильність до невиконання завдань

виявляє почуття відповідальності нестабільно, потребує постійного контролю за виконанням завдань

почуття відповідальності виявляє постійно

високо розвинуте почуття обов'язку, відмінна виконавча дисципліна;

надійний у вирішенні завдань

(необхідне позначити)

12

Самостійність

до прийняття самостійних рішень підготовлений недостатньо;

у разі виникнення найменших проблем потребує стороннього втручання

здатний до прийняття самостійних рішень, але вони не завжди бувають обґрунтованими;

у критичних ситуаціях допускає прояви нерішучості

у прийнятті рішень, як правило, самостійний;

здатний аналізувати і прогнозувати події;

у критичних ситуаціях здатний до рішучих дій;

виконує завдання без сторонньої допомоги

високо розвинута здібність до обґрунтованого прийняття самостійних рішень;

володіє навичками передбачення;

в критичних ситуаціях здатний до продуманих і рішучих дій;

самостійно вирішує проблемні питання

(необхідне позначити)

13

Здатність до лідерства

якостей лідера не має і не намагається набути, у колективі непомітний

здатний позитивно впливати на людей, але у практичній діяльності цим рідко користується

здатний позитивно впливати на людей, має якості лідера

володіє високорозвиненими здібностями позитивного впливу на людей, якості лідера виявлені яскраво

(необхідне позначити)

14

Здатність до накопичення, поновлення і творчого застосування професійного досвіду

професійний досвід накопичує повільно, професійні завдання вирішує лише традиційними методами;

нове у професійній сфері не сприймає або заперечує

професійний досвід накопичує й оновлює в міру потреб, результати діяльності не виділяються через консервативний підхід до нового, працює за шаблоном

працює над підвищенням і оновленням професійного досвіду сумлінно, результативно;

не позбавлений новаторського підходу у професійній діяльності

активно, цілеспрямовано, систематично і результативно працює над підвищенням професійних знань, вмінь і навичок;

здатний реалізувати і підтримати нове у професійній сфері

(необхідне позначити)

3. Етика поведінки

15

Етика поведінки, стиль спілкування

рівень культури поведінки і спілкування з людьми низький;

допускає елементи нетактовного, грубого ставлення до оточуючих;

поведінка не відповідає конкретній ситуації (непевна,

неввічлива, зухвала)

рівень культури поведінки і спілкування з людьми задовільний, але не завжди адекватний відповідній ситуації

культурний у поведінці з людьми, у спілкуванні тактовний, доброзичливий

володіє високим рівнем культури поведінки і спілкування з людьми;

властива гнучкість у використанні стилів спілкування і поведінки, у критичних ситуаціях завжди поводиться коректно і водночас з розумінням

(необхідне позначити)

16

Співробітництво

рідко надає допомогу колегам

співпрацює з колегами, пропонує їм допомогу

добре співпрацює з колегами, пропонує їм допомогу

виявляє здібності до роботи у колективі, надає цінні імпульси для досягнення спільної мети

(необхідне позначити)

17

Дисциплінованість

систематично порушує правила внутрішнього трудового розпорядку та етики поведінки

дотримується правил внутрішнього трудового розпорядку та правил етики поведінки, але час від часу потребує контролю

дисциплінований, правила внутрішнього трудового розпорядку й етики поведінки виконує без порушень

високо дисциплінований, суворо і точно дотримується правил внутрішнього трудового розпорядку та правил етики

(необхідне позначити)

4. Критерії заповнюються тільки для керівних працівників

18

Здатність до переговорів

неспроможний репрезентувати точку зору, аргументація невпевнена, непереконлива

репрезентує точку зору професійно, конкретно

репрезентує точку зору професійно, конкретно, може переконливо аргументувати

цілеспрямовано репрезентує точку зору, не ігноруючи належних контраргументів

(необхідне позначити)

19

Уміння організовувати роботу підлеглих

не сприяє впорядкуванню робочого процесу;

розподіляє завдання із затримкою і недоцільно

ретельно вивчає мету і пріоритети;

доцільно розподіляє робочі завдання

визначає мету і пріоритети;

забезпечує регулярне інформування підлеглих;

раціонально розподіляє робочі завдання

чітко визначає мету і пріоритети, оптимально організовує робочий процес;

при розподілі завдань досягає максимальної ефективності

(необхідне позначити)

20

Професіоналізм у керівництві роботою підрозділу

нечітке, незрозуміле формулювання завдань

пояснює завдання;

не завжди надає потрібну інформацію та професійні поради

чітко пояснює поставлені завдання;

надає потрібну інформацію та професійні поради

роз'яснює завдання доступно, докладно;

вчасно консультує

(необхідне позначити)

21

Контроль

контроль відсутній взагалі або неефективний чи надмірний

епізодично контролює виконання поставлених завдань

систематично контролює виконання поставлених завдань

контроль здійснює вміло, результати якого ефективні

(необхідне позначити)

22

Оцінка та заохочення співробітників

не усвідомлює досягнення та можливості працівників, не знає їх здібностей та інтересів, не підтримує заходів з підвищення кваліфікації, заважає самостійності співробітників

ознайомлений з досягненнями та можливостями працівників;

намагається оцінювати здібності та поважати їх інтереси;

підтримує заходи з підвищення кваліфікації

ознайомлений з досягненнями та можливостями працівників, вірно оцінює здібності та поважає їх інтереси, підтримує заходи з підвищення кваліфікації, стимулює самостійність мислення та дій

ретельно та детально вивчає досягнення та можливості працівників, цілеспрямовано стимулює їх інтереси та здібності, ефективно спонукає до самостійності мислення і дій

(необхідне позначити)

____________