Про затвердження Положення про створення і облік копій страхового фонду унікальних документів, що не є власністю держави

Про затвердження Положення про створення і облік копій страхового фонду унікальних документів, що не є власністю держави

Наказ Державного комітету архівів України

від 15 січня 2003 року N 5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

4 лютого 2003 р. за N 88/7409

У зв'язку з прийняттям Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та відповідно до Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. N 1739, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про створення і облік копій страхового фонду унікальних документів, що не є власністю держави (додається).

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головархіву України від 2 листопада 1998 р. N 62 "Про затвердження Положення про виготовлення і облік страхових копій унікальних документальних пам'яток, що зберігаються у громадян, які є власниками документів Національного архівного фонду України", зареєстрований в Мін'юсті України 16 листопада 1998 р. за N 727/3167.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України (Рижкова Г. П.).

Голова Державного комітету

Г. В. Боряк

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Державного комітету архівів України

від 15 січня 2003 р. N 5

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

4 лютого 2003 р. за N 88/7409

ПОЛОЖЕННЯ

про створення і облік копій страхового фонду унікальних документів, що не є власністю держави

1. Це Положення розроблено відповідно до статті 13 і статті 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. N 1739.

2. Дія цього Положення поширюється на архівні установи, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають унікальні документи Національного архівного фонду (далі - власники документів).

3. Державні архівні установи в обов'язковому порядку створюють страховий фонд унікальних документів, а також фонд користування.

4. Власники документів, які зберігають унікальні документи або передали їх для зберігання архівній установі із залишенням за собою права власності на документи, надають державним архівним установам можливість створювати за рахунок коштів Державного бюджету України копії страхового фонду цих унікальних документів та фонду користування.

5. Копіювання унікальних документів здійснюють відповідні державні архівні установи, де власники провели державну реєстрацію своїх документів.

6. Водночас із копіями страхового фонду унікальних документів державна архівна установа виготовляє обов'язковий комплект копій фонду користування, що залишається у державній архівній установі.

7. Транспортування унікальних документів до державної архівної установи на копіювання здійснюється за рахунок власників, які повинні забезпечити їх збереженість під час переміщення.

8. Унікальні документи передаються до державних архівних установ для виготовлення копій за актом про тимчасове передавання унікальних документів до державного архіву (додаток). Акт складається в двох примірниках, по одному для кожної сторони.

9. Державна архівна установа, до якої передаються на копіювання унікальні документи, несе відповідальність за збереженість документів із часу їх надходження до часу повернення власнику або уповноваженій ним особі.

10. У разі настання форс-мажорних обставин (стихійне лихо, глобальні пожежі, виробничі аварії, військові дії, інші непереборні сили), якщо вони безпосередньо вплинули на збереженість унікальних документів, державна архівна установа звільняється від відповідальності за повне або часткове пошкодження унікальних документів, а також за своєчасність і якість виконання замовлення.

11. Під час приймання унікальних документів на копіювання перевіряються правильність оформлення акта, відповідність зазначених у ньому документів опису та фактичній наявності, а також їх фізичний стан.

12. У разі виявлення документів, що потребують реставрації, оправлення або консерваційно-профілактичного оброблення, їх власник повинен забезпечити виконання відповідних робіт. Власник документів може замовити виконання цих робіт у державній архівній установі, де проведено державну реєстрацію зазначених документів.

13. Визначені в пункті 12 види робіт виконуються державною архівною установою на договірних засадах на підставі замовлення, поданого власником документів або уповноваженою ним особою.

Форму замовлення визначено Порядком надання державними архівними установами допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, у поліпшенні умов зберігання, реставрації, консервації, створенні страхового фонду і фонду користування документами, затвердженим наказом Держкомархіву України від 25 квітня 2002 р. N 32 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 травня 2002 р. за N 457/6745.

14. На замовлення власника документів державна архівна установа може на договірних засадах виготовити для нього копії унікальних документів. Оплата робіт здійснюється відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.

15. У разі неякісного виконання або невиконання замовлення кошти підлягають обов'язковому поверненню власнику документів.

16. Державні архівні установи можуть також надавати власникам допомогу в реставрації унікальних документів та створенні їх копій в межах виділених асигнувань. Дозвіл на проведення робіт на безоплатній основі дає керівник архівної установи.

17. Копії страхового фонду унікальних документів зберігаються за місцезнаходженням страхового фонду документів державної архівної установи, яка оформила власнику документів реєстраційне свідоцтво.

18. Користування копіями унікальних документів здійснюється лише з дозволу власника документів або уповноваженої ним особи.

19. Облік копій страхового фонду і фонду користування унікальними документами здійснює державна архівна установа, що їх зберігає, згідно з чинним законодавством.

Начальник відділу зберігання та

обліку Національного архівного

фонду Держкомархіву України

Г. П. Рижкова

Додаток

до пункту 8 Положення про створення і облік копій страхового фонду унікальних документів, що не є власністю держави

Акт N

про тимчасове передавання

унікальних документів

до

___________________________

(назва державної архівної установи)

" " ____________ р.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник __________________________

(назва державної архівної установи)

___________________________________

___________________________________

(підпис)

" " ____________ р.

__________________________________ здав,

(прізвище власника документів або уповноваженої

ним особи, N документа, що засвідчує особу

власника або уповноважену ним особу,

N реєстраційного свідоцтва)

а ________________________ прийняв на

(назва державної архівної установи)

тимчасове зберігання таких унікальних документів:

N

з/п

Назва документа (повна, без скорочень)

Дата документа

Кількість справ, аркушів, кадрів негативів, позитивів, фотовідбитків, рулонів та ін.

Фізичний стан документа

Примітки

Разом _____________________________________________ (справ, аркушів,

(цифрами і літерами)

кадрів негативів, позитивів, фотовідбитків, рулонів).

____________________________________________________ зобов'язується

(назва державної архівної установи)

" " ____________ р. повернути власнику отримані документи і не видавати отриманих унікальних документів або їх копій у користування, не надавати копій, довідок і витягів із цих документів, не друкувати

їх без дозволу власника.

Здав

____________________________

(підпис, розшифрування підпису)

" " ____________ р.

Прийняв

_______________________________

(посада, підпис, розшифрування підпису)

" " ____________ р.

Печатка державної

архівної установи

Документи _________________________________________ (справ, аркушів,

(цифрами і літерами)

кадрів негативів, позитивів, фотовідбитків, рулонів) повернуті.

Здав

____________________________

(посада, підпис, розшифрування підпису)

" " ____________ р.

Прийняв

__________________________________

(підпис, розшифрування підпису)

" " ____________ р.

____________