Про затвердження Порядку реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України

Тип: Постанова

№ 2-6

Дата: 19 січня 2002 р.

Статус: Чинний

Постанова правління Пенсійного фонду України

від 19 січня 2002 року N 2-6

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

16 квітня 2002 р. за N 365/6653

З метою ефективної організації виконання постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2000 р. N 1306 "Про затвердження Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" правління Пенсійного фонду України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Порядок реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України (додається).

2. Управлінню організації впровадження персоніфікованого обліку (Боніславський А. В.) та юридичному управлінню (Зарудний О. Б.) подати Порядок реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови правління - начальника управління організації впровадження персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України А. В. Боніславського.

Голова правління

Б. О. Зайчук

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою правління Пенсійного фонду України

від 19 січня 2002 р. N 2-6

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

16 квітня 2002 р. за N 365/6653

ПОРЯДОК

реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України

1. Загальні положення

1.1. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.08.2000 N 1306 "Про затвердження Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" цей Порядок регулює правила реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі - страхові свідоцтва) як документів суворої звітності в органах Пенсійного фонду України та їх видачі застрахованим особам.

1.2. Порядок виготовлення, реєстрації та обліку страхових свідоцтв як документів суворої звітності на підприємстві, що їх виготовляє, регламентується чинним законодавством з питань виготовлення та обліку документів суворої звітності.

2. Порядок одержання страхових свідоцтв на підприємстві, що їх виготовляє, та передавання їх органам Пенсійного фонду України

2.1. На підставі наказу Голови правління Пенсійного фонду України та відповідних наказів начальників Кримського республіканського, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь та районних (міських) відділів і управлінь у кожному із зазначених органів Пенсійного фонду України призначаються особи, відповідальні за приймання, облік, зберігання та передавання страхових свідоцтв.

Приймання, облік, зберігання та передавання страхових свідоцтв іншими службовими особами, крім відповідальних осіб, забороняється.

2.2. Облік прийнятих страхових свідоцтв відповідальною особою Пенсійного фонду України та їх передавання відповідальним особам

Кримського республіканського, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь Пенсійного фонду України та далі до відповідних районних (міських) відділів і управлінь здійснюються за чинними правилами бухгалтерського обліку з використанням типових форм прибуткових та видаткових документів.

2.3. Страхові свідоцтва, що одержані відповідальною особою, але не передані за призначенням, зберігаються у захищених металевих шафах, які щоденно опечатуються.

2.4. Факт приймання-передавання відповідальною особою органу Пенсійного фонду України на зберігання страхових свідоцтв фіксується окремим записом у журналі приймання-передавання страхових свідоцтв на зберігання (додаток 1).

3. Передавання страхових свідоцтв страхувальникам

3.1. Відповідальна особа районного (міського) відділу (управління) формує та передає комплекти страхових свідоцтв підприємствам, установам, організаціям та фізичним особам - страхувальникам (подавачам анкет застрахованих осіб) разом із відповідними супроводжувальними

відомостями за формою згідно з додатком 2 та веде кількісний облік страхових свідоцтв.

3.2. Факт передавання страхових свідоцтв за відповідною супроводжувальною відомістю страхувальнику та повернення зазначеної супроводжувальної відомості після завершення видачі страхових свідоцтв застрахованим особам фіксується окремим записом у книзі реєстрації страхових свідоцтв районного (міського) відділу (управління) з відповідними підписами уповноважених осіб (додаток 3). Реєстраційний номер супроводжувальної відомості відповідає номеру запису в книзі реєстрації.

3.3. Супроводжувальна відомість підлягає поверненню до відповідного районного (міського) відділу (управління) Пенсійного фонду в 20-денний строк після її одержання.

3.4. Страхові свідоцтва, що не видані застрахованим особам через їх звільнення та з причини наявності помилок у страховому свідоцтві, повертаються до районного (міського) відділу (управління) Пенсійного фонду України разом із відповідною супроводжувальною відомістю (з помітками про не одержані страхові свідоцтва) та актом повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (додаток 4) (далі - акт повернення).

3.5. Записи в акті повернення свідоцтв повинні відповідати відміткам, зробленим страхувальником у супроводжувальній відомості.

3.6. Супроводжувальні відомості, що повернуті до районного (міського) відділу (управління) Пенсійного фонду України, комплектуються у швидкозшивач з відповідним описом його змісту і передаються в архів районного (міського) відділу (управління).

3.7. Страхові свідоцтва, не видані застрахованим особам через їх звільнення, зберігаються у захищених металевих шафах разом з актом їх повернення та видаються застрахованій особі безпосередньо в районному (міському) відділі (управлінні) після їх звернення під розписку у відповідній графі акта повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

3.8. Помилкові страхові свідоцтва, не видані застрахованим особам, знищуються з відповідним документуванням процедури знищення некоректних страхових свідоцтв.

3.9. Для проведення процедури знищення страхових свідоцтв та оформлення відповідного акта знищення в районному (міському) відділі (управлінні) Пенсійного фонду України створюється комісія та затверджується регламент її роботи.

3.10. Акти повернення, у яких є необхідні підтвердження про: а) одержання всіх повернутих страхових свідоцтв, що підлягали видачі застрахованим особам; б) знищення всіх помилкових страхових свідоцтв комплектуються у швидкозшивач з відповідним описом його змісту і передаються в архів районного (міського) відділу (управління).

4. Інші

положення

4.1. Зазначені в пунктах 2.4 та 3.2 книги реєстрації обліковуються у номенклатурі справ, а по завершенні їх використання книги здаються в архів районного (міського) відділу (управління) Пенсійного фонду України.

4.2. Аркуші книг реєстрації мають бути пронумеровані, сама книга - прошнурована та скріплена відтиском мастичної печатки. У розділі 2 відповідно до додатків 1, 3 наведено перелік відомостей паперової бирки, якою приклеюються кінці шнурка з боку нижньої палітурки книги.

Заступник Голови правління -

начальник управління організації

впровадження персоніфікованого

обліку Пенсійного фонду України

А. В. Боніславський

Додаток 1

до Порядку реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

1. Назва книги реєстрації

2. Перелік відомостей для бирки на нижній палітурці книги

ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ

КНИГА 1

реєстрації приймання-передавання на зберігання

свідоцтв про загальнообов'язкове

державне соціальне страхування

у _______________________________

назва органу Пенсійного фонду України

Дата початку обліку: ____________

Дата завершення обліку: _________

Місце

печатки

У зазначеній книзі пронумеровано та прошнуровано ___ аркушів.

Уповноважена особа:

П. І. Б. _______________

Підпис Дата

3. Зразок графоформувального заголовка таблиці книги реєстрації

приймання-передавання на зберігання свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

а) ліва сторінка книги (початок реєстраційного запису)

N з/п

Приймання товарно-матеріальних цінностей на зберігання

Дата приймання на зберігання

Відповідальна за зберігання особа

Організація -

зберігач

Накладна

Номери посилок

Заг. к-ть посилок

Прізвище

Підпис

Дніпроп. ОУ

128

33, 34

20.01.2002

Сидоренко М. В.

Дніпроп. ОУ

259

105, 106, 107

15.02.2002

Сидоренко М. В.

б) права сторінка книги (продовження реєстраційного запису)*

Передавання товарно-матеріальних цінностей

Дата видачі

Відповідальна особа від одержувача

Одержувач

(регіон/район)

Накладна

Номери посилок

Заг. к-ть посилок

Прізвище

Підпис

Вільногорське МУ

1554

30.01.2002

Петренко П. П.

Нікопольське МУ

1555

31.01.2002

Іваненко І. І.

Вільногорське МУ

3700

105

16.02.2002

Петренко П. П.

Нікопольське МУ

3701

106

16.02.2002

Іваненко І. І.

Жовтоводське МУ

3702

107

17.02.2002

Федорчук С. С.

____________

* Права частина книги 1 на місцевому рівні в залежності від обставин може не застосовуватися. При цьому, процедура передавання страхових свідоцтв страхувальникам фіксується у книзі 2 з відповідною кореспонденцією за номерами посилок.

Додаток 2

до Порядку реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

Документ підлягає поверненню до місцевого відділу Пенсійного фонду України у 20-денний строк після його одержання

СУПРОВОДЖУВАЛЬНА ВІДОМІСТЬ

N _______________

(реєстр. N запису в книзі)

приймання-передавання страхових свідоцтв

про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

Реквізити страхувальника, якому передаються документи:

Реквізити органу Пенсійного фонду України, який передає документи:

Код (за ЄДРПОУ або ДРФО) _____

Код _______________

Назва __________________________

Назва _______________

Кількість переданих страхувальнику страхових свідоцтв ___

N з/п

Номер анкети застрахованої особи

Серія

свідоцтва

Номер

свідоцтва

П. І. Б.

застрахованої особи

Дата

одержання

Підпис

одержувача

Дата приймання супроводжувальної

відомості та страхових свідоцтв

у страхувальника ____________

Дата повернення супроводжувальної

відомості в райуправління ПФУ ____________

Номер ___ Дата ______ акта повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (___ шт. повернуто)

Прізвище та підпис відповідальної особи від страхувальника

Прізвище та підпис відповідальної особи органу Пенсійного фонду України

____________ /___________/

Стор. ___

із ___

Додаток 3

до Порядку реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

1. Назва книги реєстрації

2. Перелік відомостей для бирки на нижній палітурці книги

ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ

КНИГА 2

реєстрації супроводжувальних документів приймання-передавання

свідоцтв про загальнообов'язкове

державне соціальне страхування

у _______________________________

назва районного відділу Пенсійного фонду України

Дата початку обліку: ____________

Дата завершення обліку: _________

Місце

печатки

У зазначеній книзі пронумеровано та прошнуровано ___ аркушів.

Уповноважена особа:

П. І. Б. _______________

Підпис Дата

3. Зразок графоформувального заголовка таблиці книги реєстрації супроводжувальних документів приймання-передавання свідоцтв

про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

а) ліва сторінка книги (початок реєстраційного запису)

Номер запису

Дата

Код (за ЄДРПОУ або ДРФО)

та назва страхувальника

_________________________

Номер посилки, у якій надійшли страхові свідоцтва

Кількість одержаних документів

Відмітки про одержання супроводж. відомості та свідоцтв страхувальником

Аркушів супров. відо-

мості

Сві-

доцтв

Прізвище та ініціали відповідальної особи від страхувальника

Підпис відповід. особи

30.11.2001

12345678 ЗАТ "Енеїда"

____________________

з посилки N 34

658

Іваненко Н. І.

03.12.2001

0987654321 Федоренко

____________________

з посилки N 33

Федоренко М. А.

б) права сторінка книги (продовження реєстраційного запису)

Кількість повернутих документів

Відмітки про повернення супроводжувальних відомостей та свідоцтв в районне управління Пенсійного фонду України

Листів супров. відомо-

сті

Свідоцтв

(за актом)

Дата

Прізвище та ініціали відповідальної особи від РУ Пенсійного фонду України

Підпис відпові-

дальної особи

Примітки

07.12.2001

Сидоренко М. В.

Акт N 3 від ______

10.12.2001

Сидоренко М. В.

Додаток 4

до Порядку реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

АКТ N ___

повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

Страхувальник ___________________

код (за ЄДРПОУ або ДРФО)

__________________________

назва страхувальника

____________________________________________________________

повертає до ___________________________________ свідоцтва про

назва районного (міського) управління Пенсійного фонду України

загальнообов'язкове державне соціальне страхування загальною кількістю ___ шт., з яких повернуто ___ шт. з причини звільнення найманих працівників, та ___ шт. з причин некоректності свідоцтв згідно з відповідними відмітками в супроводжувальній відомості з реєстраційним номером N ___ від ____________ 200_ р.

ТАБЛИЦЯ РЕКВІЗИТІВ ПОВЕРНУТИХ СВІДОЦТВ ЗА АКТОМ

N з/п

Номер анкети застрахованої особи

Серія свідоцтва

Номер свідоцтва

Причина повернення та відмітки щодо дій з такими свідоцтвами

Повернуті з причини "помилкові свідоцтва"

Повернуті з причини "звільнення особи"

Дата знищення

N акта знищення

Дата видачі свідоцтва особі

Підпис особи про одержання свідоцтва

Разом:

Відповідальна особа від страхувальника:

П. І. Б. ________

Підпис ________

Дата ________

Відповідальна особа від Пенсійного фонду України:

П. І. Б. ________

Підпис ________

Дата ________

____________