Про внесення змін до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 № 41

Тип: Наказ

№ 93

Дата: 26 листопада 2001 р.

Статус: Втратив чинність

Про внесення доповнень до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 N 41

Наказ Державного комітету архівів України

від 26 листопада 2001 року N 93

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

11 грудня 2001 р. за N 1023/6214

Відповідно до пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року N 486/2000, та з метою внесення нових видів документів до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів НАКАЗУЮ:

1. Унести доповнення до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (додаються).

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.) забезпечити реєстрацію цього наказу в Міністерстві юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держкомархіву Боряка Г. В.

Голова Державного комітету

Р. Я. Пиріг

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Державного комітету архівів України

від 26 листопада 2001 р. N 93

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

11 грудня 2001 р. за N 1023/6214

Доповнення

до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів

1. Доповнити Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головархіву України від 20.07.98 N 41 і зареєстрований Міністерством юстиції України 17.09.98 за N 576/3016, частиною 3 "Документи, що створюються в управлінській діяльності (додаткова)":

ЧАСТИНА 3

ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ (ДОДАТКОВА)

Номер статті

Вид документів

Термін зберігання документів

Примітка

В установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів

В установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів

1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ

1.1. Розпорядча діяльність

1Д

Протоколи, стенограми загальних зборів, з'їздів, конференцій вищого органу організації (трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків)

Пост.

До ліквідації організації

2Д

Постанови, рішення, рекомендації колегіального виконавчого органу організації (правління, ради директорів, дирекції ради орендарів)

Пост.

До ліквідації організації

3Д

Протоколи, стенограми засідання колегіального виконавчого органу організації (правління, ради директорів, дирекції ради орендарів)

Пост.

До ліквідації організації

4Д

Постанови, рішення, рекомендації контрольного органу організації (наглядової, піклувальної ради, ревізійної комісії)

Пост.

До ліквідації організації

5Д

Протоколи, стенограми засідань контрольних органів організації (наглядової, піклувальної ради, ревізійної комісії)

Пост.

До ліквідації організації

6Д

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основних питань діяльності

5 р. ЕПК

5 р.

1.2. Контроль

7Д

Висновки ревізійної комісії, аудитора (аудиторської фірми), центральних та місцевих органів фінансового контролю

Пост.

До ліквідації організації

8Д

Документи (рішення, постанови, довідки, доповідні записки,

акти, висновки, листування) службових розслідувань

5 р.1ЕПК

5 р.1

1 Після винесення рішення

1.3. Організаційні основи управління

9Д

Реєстри суб'єктів підприємницької діяльності, зовнішньоекономічної діяльності, ліцензійні

Пост.

10Д

Реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяльності

5 р.1 ЕПК

1 Після скасування державної реєстрації

11Д

Свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності, учасника зовнішньоекономічної діяльності

5 р.1 ЕПК

До ліквідації організації

1 Після скасування державної реєстрації

12Д

Протоколи, рішення експертних рад з ліцензування певних видів господарської діяльності

Пост.

13Д

Документи з ліцензування певних видів господарської діяльності:

а) ліцензійні справи

5 р.1 ЕПК

1 Після закінчення строку дії ліцензії або анулювання ліцензії. Термін зберігання ліцензійних справ може бути збільшено органом, що видає ліцензії в залежності від виду діяльності, що підлягає ліцензуванню

б) журнали обліку заяв і виданих ліцензій

Пост.2

2 На державне зберігання не передаються

в) ліцензії

Пост.3

До ліквідації організації

3 У ліцензіатів

14Д

Документи (сертифікати, свідоцтва, атестати, подання, протоколи, рішення, звіти, обґрунтування, положення, книги реєстрації тощо) з атестації, акредитації, організацій

Пост.

До ліквідації організації

15Д

Контракти про права та обов'язки:

а) з керівником організації

Пост.

До ліквідації організації

б) з членами колегіальних та інших органів організації

5 р.1 ЕПК

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

16Д

Реєстр акціонерів

Пост.

До ліквідації організації

17Д

Реєстр власників цінних паперів

Пост.

До ліквідації організації

18Д

Список пайовиків

Пост.

До ліквідації організації

19Д

Список осіб, що мають право на одержання дивідендів

Пост.

До ліквідації організації

20Д

Журнали (книги) обліку роботи з акціями і видачі виписок з реєстру акціонерів

Пост.

До ліквідації організації

21Д

Документи (сертифікати, свідоцтва, акти) на приймання-передавання акцій (пакетів акцій)

Пост.

До ліквідації організації

22Д

Положення про часткову власність, випуск і розподіл акцій, цінних паперів, зразки акцій, проспект емісії акцій

Пост.

До ліквідації організації

23Д

Документи (підписні аркуші, заявки на придбання акцій, аркуші-підтвердження, картки обліку прибутку акціонерів тощо) з акціонування

10 р. ЕПК

10 р.

24Д

Договори продажу-купівлі акцій, цінних паперів акціонерами

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

25Д

Договори міни цінних паперів, договори доручення, договори на обслуговування

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

26Д

Картки обліку операцій з цінними паперами

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

27Д

Відомості про участь організації як засновника в інших організаціях

3 р.1

1 Після скасування участі

28Д

Документи (доповідні записки інформації, довідки, відомості, зведення) з основної галузевої (специфічної) діяльності організації

Пост.

10 р.

29Д

Документи (доповідні записки, інформації, довідки, відомості, зведення) з оперативної галузевої (специфічної) діяльності організації

5 р.

30Д

Документи (протоколи, акти, баланси, висновки, повідомлення, рішення судів, виписки з державного реєстру, заяви, довідки тощо) про ліквідацію організації

Пост.

До ліквідації організації

1.4. Правове забезпечення управління

31Д

Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно, на право володіння, користування, розпорядження майном; про внесення вкладів, паїв

Пост.

До ліквідації організації

32Д

Журнали (книги) обліку видачі свідоцтв на право власності на землю, споруди, майно

Пост.

До ліквідації організації

33Д

Журнали (книги) обліку видачі свідоцтв про внесення вкладів, паїв

Пост.

До ліквідації організації

1.5. Організація документаційного

забезпечення управління та відомчого зберігання документів

34Д

Цільові програми інформатизації документаційного забезпечення організацій та документи з їх розробки

10 р. ЕПК

5 р.

35Д

Документи (правила, інструкції, довідки, програми, акти, листування) про вдосконалення документаційного забезпечення управління, застосування нових інформаційних технологій, із захисту інформації

5 р. ЕПК

5 р.

36Д

Акти про знищення зіпсованих фірмових бланків, бланків цінних паперів, документів суворого обліку та поштових марок

3 р.

37Д

Паспорти архівів установ

До заміни новими

2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ

2.3. Поточне планування

38Д

Документи (довідки, розрахунки, пропозиції) аналізу споживання, прогнозування об'єму ринку та структури попиту товарів народного споживання

Пост.

10 р.

39Д

Бізнес-плани

Пост.

10 р.

40Д

Держзамовлення на виробництво, експорт (імпорт) товарів, будівництво тощо

Пост.

10 р.

41Д

Оперативні (щоденні, декадні, місячні) відомості про вивчення купівельного попиту на продовольчі і непродовольчі товари, про насиченість товарного ринку

3 р.

3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ПОДАТКОВА ПОЛІТИКА

3.1. Фінансування

42Д

Документи (заявки, акти, свідоцтва, довідки, відомості, звіти) про купівлю (продаж) іноземної валюти

3 р.1

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

43Д

Доручення щодо розподілу валютної виручки

3 р.

44Д

Договір на відкриття банківського рахунку

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

45Д

Інноваційні проекти на впровадження науково-технічних розробок, нових технологій у виробництво та документи (гарантійні листи, ліцензії, довідки, заявки, контракти, обґрунтування, фінансово-економічні розрахунки) до них:

а) прийняті до впровадження

Пост.

10 р.

б) відхилені

3 р.

46Д

Документи (експертні висновки, фінансово-економічні аналізи, розрахунки) з державної експертизи інноваційних проектів

Пост.

10 р.

47Д

Інноваційні договори, контракти

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

48Д

Звіти про формування інноваційного фонду, упровадження інновацій

а) зведені річні

Пост.

До ліквідації організації

б) річні

Пост.

До ліквідації організації

в) квартальні

3 р.1

3 р.2

1 За відсутності річних - пост.

2 За відсутності річних - до ліквідації організації

49Д

Листування з інноваційної діяльності

3 р.

50Д

Документи (протоколи, експертні висновки, акти, доповіді, економічні обґрунтування, розрахунки, проекти, ескізи) про проведення тендерів та участь у них:

а) міжнародних, загальнодержавних

Пост.

До ліквідації організації

б) регіональних, місцевого значення

5 р. ЕПК

5 р.

51Д

Листування про розміщення акцій, вкладів, нарахування дивідендів

5 р.

52Д

Листування з організації та проведення тендерів

3 р.

3.2. Кредитування

53Д

Документи (економічні розрахунки, клопотання, інвестиційні проекти, гранти, таблиці, договори, угоди, експертні висновки) про довгострокове кредитування та інвестиційну діяльність

Пост.

До ліквідації організації

54Д

Кредитні договори

5 р.1 ЕПК

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору або погашення кредиту та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.

У разі

виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

55Д

Договори застави, переводу боргу

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору або погашення кредиту, боргу та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

56Д

Документи (акти, описи, оцінні висновки) оформлення майна організації під заставу

5 р.1

1 Після погашення кредиту або виплати боргу та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

3.3. Державна податкова політика

57Д

Документи (протоколи, акти, оцінні висновки, описи) про відчуження майна через несплату податків

Пост.

До ліквідації організації

58Д

Облікові справи платників податків

5 р.1

1 Після припинення діяльності

59Д

Декларації про валютні цінності

5 р.

60Д

Документи (розрахунки, заяви, рішення, списки, відомості, листування) про звільнення від сплати податків, акцизних та інших зборів, надання пільг, кредитів, відстрочок від сплати або відмови в їх наданні

3 р.

61Д

Документи (акти звірки, довідки) про сплату податків у бюджет зарахуваннями цінними паперами, постачанням продукції, товарів, робіт, послуг

3 р.

62Д

Документи (повідомлення, свідоцтва, довідки, журнали реєстрації) про облік юридичних та фізичних осіб в податкових органах або зняття з обліку

3 р.1

1 Після зняття з обліку

63Д

Оперативні відомості та звіти про отриманий прибуток

3 р.

64Д

Відомості про недоїмку з податків

3 р.

65Д

Документи (довідки, запити, інформації, листування) про заборгованість до бюджету

3 р.

66Д

Листування про розбіжності з питань оподаткування, збирання акцизних та інших зборів

3 р.

4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ

4.2. Бухгалтерський облік та звітність

67Д

Перелік виплат, на які нараховуються страхові внески в державні соціальні фонди:

а) за місцем розробки та затвердження

Пост.

б) в інших організаціях

До заміни новим

68Д

Основні критерії (система показників) діяльності суб'єктів господарювання, за якими їх бухгалтерська (фінансова) документація підлягає обов'язковій щорічній аудиторській перевірці:

а) за місцем розробки та затвердження

Пост.

б) в інших організаціях

До заміни новими

69Д

Договори з аудиторами (аудиторськими фірмами)

3 р.1 ЕПК

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

70Д

Робочий План рахунків бухгалтерського обліку

3 р.1

1 Після його скасування

71Д

Звіти про перерахування грошових сум на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, медичне тощо)

Пост.

До ліквідації організації

72Д

Податкові накладні

3 р.1

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

73Д

Майнові доручення, поручительства третьої особи

3 р.1

1 За умови завершення перевірки державними

податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

74Д

Первинні бухгалтерські документи і додатки до них з експортно-імпортних операцій

3 р.1

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

75Д

Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження

3 р.

76Д

Відомості про сукупний прибуток працівників за рік та сплату податків

3 р.

77Д

Протоколи взаємозаліків

3 р.

78Д

Акти-довідки про погашення податків (заборгованості) векселями

3 р.1

1 Після погашення податків (заборгованості)

79Д

Погашені казначейські векселі

3 р.1

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

80Д

Документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про сплату, розмін, приймання-передавання векселів

3 р.

81Д

Особові рахунки акціонерів

5 р.1

1 Після передання права власності на акції за умови завершення ревізії, перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства

82Д

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт

3 р.1

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

83Д

Документи (заяви, довідки, ліміти, розрахунки) про придбання обладнання, виробничого та житлового фонду

5 р.

84Д

Документи (рахунки, довідки, листування) з фінансових питань благодійної діяльності

5 р. ЕПК

5 р.

85Д

Книги, журнали, картки обліку:

а) цінних паперів

Пост.

До ліквідації організації

б) купівлі-продажу товарів, сировини

3 р.1

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

в) розрахунків з організаціями

3 р.1

г) погашених векселів на сплату податків

3 р.2

2 Після погашення податку та див. також прим. до пп. "б", "в"

ґ ) реалізації товарів, робіт, послуг, що оподатковуються і не оподатковуються податком на додану вартість

3 р.3

3 З дати останнього запису та див. також прим. до пп. "б", "в"

д) сум прибутків і прибуткового податку з працівників

3 р.

86Д

Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів

3 р.1

1 За умови завершення перевірки державними

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

5. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОРИСТАННЯ ТРУДОВИХ РЕСУРСІВ

5.5. Охорона праці

87Д

Табелі, наряди працівників з шкідливими умовами праці

75 р. - "В"

88Д

Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь)

45 р.1

1 Після закінчення журналу