Про внесення змін до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 № 41

Про внесення змін до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 N 41

Наказ Державного комітету архівів України

від 23 жовтня 2001 року N 82

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

6 листопада 2001 р. за 938/6129

Відповідно до пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року N 486/2000, та з метою приведення норм, викладених у Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, у відповідність до вимог Конституції України та чинного законодавства НАКАЗУЮ:

1. Внести зміни до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (додаються).

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.) забезпечити реєстрацію цього наказу в Міністерстві юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держкомархіву Боряка Г. В.

Голова Державного комітету

Р. Я. Пиріг

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Державного комітету архівів України

від 23 жовтня 2001 р. N 82

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

6 листопада 2001 р. за N 938/6129

ЗМІНИ

до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів

1. Пункт 2.9 розділу 2 Переліку доповнити п'ятим абзацом такого змісту:

"Строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ".

2. У другому абзаці пункту 3.1 розділу 3 Переліку слова "Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головархіву) України" замінити словами "Державного комітету архівів України (Держкомархіву)".

3. Другий абзац пункту 3.3 розділу 3 Переліку після слів "Генеральної прокуратури України" доповнити словами "Центральної виборчої комісії".

4. У частині 1 Переліку "Документи, що створюються в управлінській діяльності" окремі статті викласти в новій редакції відповідно до нижченаведеної таблиці.

Номер

статті

Вид документів

Термін зберігання документів

Примітка

В установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів

В установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів

1

2

3

4

5

1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ

1.1. Розпорядча діяльність

1.

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови та інші акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховних Рад України та Автономної Республіки Крим:

а) за місцем розробки

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба1

Доки не мине потреба

1 На державне зберігання не передаються

5.

Розпорядження голів обласних, районних, районних Автономної Республіки Крим, міських (міст Києва і Севастополя), районних у містах (Києві і Севастополі) державних адміністрацій:

а) з основної діяльності

Пост.1

До ліквідації організації1

1 Надіслані для відома - доки не мине потреба

б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу

75 р.1

75 р.1

в) про надання відпусток

5 р.

5 р.

г) про стягнення, відрядження працівників; з

адміністративно-господарських питань

3 р.2

3 р.2

2 Cтосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС - пост. в організаціях

11.

Протоколи, стенограми нарад у міністрів, керівників інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій

Пост.

До ліквідації організації

12.

Документи (резолюції, постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми, програми, списки учасників, прайс-листи) міжнародних, національних, відомчих, міжвідомчих та галузевих з'їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів:

а) в організації, що проводить захід

Пост.

10 р.

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

14.

Протоколи загальних зборів:

а) працівників організацій

Пост.

До ліквідації організації

б) структурних підрозділів організацій

1 р.

1 р.

16.

Накази, розпорядження міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій

а) з основної діяльності

Пост.1

До ліквідації організації1

1 Надіслані для відома - доки не мине потреба

б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу

75 р.1

75 р.1

в) про надання відпусток

5 р.

5 р.

г) про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань

3 р.2

3 р.2

2 Стосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС - пост. в організаціях

18.

Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації:

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.1

До ліквідації організації

1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від керівного органу

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

1.2. Контроль

24.

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, акти) комплексних ревізій та перевірок установ, організацій, підприємств органами виконавчої влади, органами вищого рівня кооперативних, громадських організацій (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій, передбачених ст. 341, 342):

а) за місцем ревізії та в організації, що здійснює перевірку

Пост.1

10 р.

1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

1.3. Організаційні основи управління

32.

Статути та положення підприємств, установ, організацій (у тому числі громадських):

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

3 р.1

3 р.1

1 Після заміни новими

33.

Положення про структурні підрозділи підприємств, установ, організацій

Пост.

До ліквідації організації

45.

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) з основної діяльності:

а) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування, органи вищого рівня

Пост.1

До ліквідації організації1

1 З оперативних та адміністративно-господарських питань - 5 р.

б) що подаються структурними підрозділами керівництву організації

5 р. ЕПК

5 р.

49.

Посадові інструкції працівників підприємств, установ, організацій:

а) за місцем затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

3 р.1

3 р.1

1 Після заміни новими

52.

Документи (звіти, довідки, доповідні записки, висновки) про створення організацій, їх реорганізацію, перейменування, передачу з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості

Пост.

До ліквідації організації

54.

Установчі документи (статут, установчий договір; зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборів засновників недержавних організацій, списки засновників (учасників):

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

55.

Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни:

а) керівників організацій

Пост.

До ліквідації організації

б) відповідальних працівників та секретарів в організаціях

3 р.1

3 р.1

1 Після зміни відповідальних працівників та секретарів

56.

Документи (договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації) про встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків між організаціями

Пост.

До ліквідації організації

57.

Листування про встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків між організаціями

3 р.

3 р.

1.5. Організація документаційного забезпечення управління та відомчого зберігання документів

100.

Реєстраційні картки і журнали, бази даних:

а) організаційно-розпорядчої документації

Пост.1

До ліквідації організації1

1 Зберігаються в організації. Підлягають прийманню в держархіви, якщо можуть бути використані як науково-довідковий апарат

б) вхідних, вихідних та внутрішніх документів

3 р.

3 р.

107.

Справи фондів (історичні довідки до фондів, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляди фондів, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду)

Пост.1

До ліквідації організації

1 У разі ліквідації організації передаються на держзберігання

2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ

2.2. Прогнозування і перспективне планування

138.

Основні напрями економічного і соціального розвитку підприємств, установ і організацій:

а) за місцем складання

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

142.

Документи (доповіді, довідки, розрахунки, листування) щодо коригування перспективних планів економічного і соціального розвитку

Пост.

До ліквідації організації

2.3. Поточне планування

161.

Документи (доповіді, звіти, довідки, висновки) про порядок проведення економічних експериментів

а) за місцем складання

Пост.

5 р.

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

2.4. Ціноутворення

177.

Тарифи, цінники:

а) за місцем затвердження

Пост.1

До ліквідації організації

1 На державне зберігання приймаються вибірково

б) в інших організаціях

До перегляду цін

До перегляду цін

3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ПОДАТКОВА ПОЛІТИКА

3.1. Фінансування

188.

Фінансові плани перспективні:

а) за місцем розробки

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

189.

Фінансові плани (баланси прибутків та видатків):

а) зведені річні

Пост.

10 р.

б) річні

Пост.1

10 р.

1 За місцем розробки, в інших організаціях - доки не мине потреба

в) квартальні

3 р.2

3 р.3

2 За відсутності річних - пост.

3 За відсутності річних - 10 р.

г) місячні

1 р.4

1 р.5

4 За відсутності річних і квартальних - пост.

5 За відсутності річних і квартальних - 10 р.

200.

Валютні плани

Пост.

10 р.

201.

Проекти валютних планів, документи (розрахунки, таблиці, довідки) до них

5 р.

5 р.

202.

Звіти про виконання валютних планів, платежів і надходження валюти:

а) зведені річні

Пост.

До ліквідації організації

б) річні

Пост.

До ліквідації організації

в) квартальні

3 р.1

3 р.2

1 За відсутності річних - пост.

2 За відсутності річних - до ліквідації організації

г) місячні

3 р.3

3 р.4

3 За відсутності річних, квартальних - пост.

4 За відсутності річних, квартальних - до ліквідації організації

3.2. Кредитування

264.

Зведені відомості по відкритих кредитах

Пост.

10 р.

4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ

4.1. Оперативний і статистичний облік та звітність

297.

Звіти організацій про виконання перспективних і поточних планів; аналізи звітів:

а)

зведені річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

б) річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

в) піврічні

3 р.1

3 р.2

1 За відсутності річних - пост.

2 За відсутності річних - до ліквідації організації

г) квартальні

3 р.3

3 р.4

3 За відсутності річних, піврічних - пост.

4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації

ґ) місячні

1 р.5

1 р.6

5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.

6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації

298.

Статистичні звіти й таблиці організацій з усіх основних видів діяльності:

а) зведені річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

б) річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

в) піврічні

3 р.1

3 р.2

1 За відсутності річних - пост.

2 За відсутності річних - до ліквідації організації

г) квартальні

3 р.3

3 р.4

3 За відсутності річних, піврічних - пост.

4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації

ґ) місячні

1 р.5

1 р.6

5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.

6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації

4.2. Бухгалтерський облік та звітність

308.

Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них; додатки до балансу, спеціалізовані форми:

а) зведені річні

Пост.

До ліквідації організації

б) річні

Пост.

До ліквідації організації

в) квартальні

3 р.1

3 р.2

1 За відсутності річних - пост.

2 За відсутності річних - до ліквідації організації

309.

Звіти з фінансування:

а) зведені річні

Пост.

До ліквідації організації

б) річні

Пост.

До ліквідації організації

в) квартальні

3 р.1

3 р.2

1 За відсутності річних - пост.

2 За відсутності річних - до ліквідації організації

г) місячні

1 р.3

1 р.4

3 За відсутності річних і квартальних - пост.

4 За відсутності річних і квартальних - до ліквідації організації

310.

Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них

Пост.

До ліквідації організації

315.

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.)

3 р.1

3 р.1

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

317.

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видавання заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат

3 р.1

3 р.1

1 За відсутності особових рахунків - 75 p.

321.

Облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.)

3 р.1

3 р.1

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

328.

Відомості про витрачання кредитів:

а) річні

Пост.

До ліквідації організації

б) квартальні

3 р.

3 р.

в) місячні

1 р.

1 р.

336.

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних

засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

Пост.

До ліквідації організації

337.

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного будівництва

Пост.

До ліквідації організації

5. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОРИСТАННЯ ТРУДОВИХ РЕСУРСІВ

5.2. Ринок праці, працевлаштування та допомога безробітним, переселення

374.

Договори про надання фінансової допомоги на створення та збереження робочих місць, на компенсаційні виплати працівникам

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строків дії договорів

5.3. Організація праці, продуктивність праці, трудова дисципліна

406.

Колективні договори

Пост.

До ліквідації організації

5.5. Охорона праці

465.

Документи (акти, звіти, аварійні картки, висновки експертів, протоколи комісій) про розслідування причин виробничих аварій

10 р.1

10 р.2

1 Пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - пост.

2 Пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - до ліквідації організації

466.

Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь

45 р. ЕПК

45 р.

475.

Відомості про аварії та нещасні випадки

5 р.1

5 р.2

1 З летальним кінцем - пост.

2 З летальним кінцем - до ліквідації організації

478.

Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків

45 р. ЕПК

45 р.

479.

Журнали реєстрації нещасних випадків

45 р.1

45 р.1

1 Після закінчення журналу

6. РОБОТА З КАДРАМИ

6.1. Прийом, розподіл, переміщення та облік кадрів

513.

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1:

1 Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення

а) керівників вищих, органів державної влади; осіб, які мають найвищі ступені відзнаки й почесні звання; керівників організацій загальнодержавного значення; відомих політичних діячів; осіб, які мають наукові ступені й вчені звання

Пост.

До ліквідації організації

б) членів творчих спілок

Пост.

До ліквідації організації

в) службовців, інженерно-технічних працівників, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, звільнених та виборних працівників громадських організацій

75 р. - "В"

75 р. - "В"

528.

Списки, картотеки обліку керівних працівників

Пост.

До ліквідації організації

533.

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, наукових співробітників, державних службовців

Пост.

10 р.

7. СОЦІАЛЬНО-КУЛЬТУРНИЙ РОЗВИТОК НАСЕЛЕННЯ

7.1. Соціальне страхування та соціальний захист населення

701.

Документи (довідки, заяви, списки, посвідчення на відрядження, протоколи вручення і журнали реєстрації посвідчень) про громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи

Пост.1

Пост.1

1 На підприємствах, в установах і організаціях

8. НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ

8.1. Науково-технічна інформація

940.

Документи (дипломи, свідоцтва, атестати, грамоти) про нагородження організацій за участь у виставках

Пост.

До ліквідації організації

9. ЕКОНОМІЧНЕ, НАУКОВО-ТЕХНІЧНЕ І КУЛЬТУРНЕ СПІВРОБІТНИЦТВО ІЗ ЗАРУБІЖНИМИ КРАЇНАМИ

1002.

Статути, положення міжнародних організацій, членами яких є центральні органи виконавчої влади та громадські організації України

Пост.

До ліквідації організації

1018.

Документи (угоди, договори, контракти) про науково-технічне, економічне, культурне співробітництво з зарубіжними країнами

Пост.

До ліквідації організації

1036.

Документи (декларації, ліцензії, дозволи, специфікації та інші товаросупровідні документи) митного оформлення вантажів, товарів, майна

3 р.1

3 р.1

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері

управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

11. АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ