Про затвердження Порядку відшкодування працівникам дипломатичної служби витрат на проїзд власним легковим автомобілем під час направлення у довготермінове відрядження, переведення у порядку ротації з однієї закордонної дипломатичної установи України до іншої або повернення в Україну у зв’язку із завершенням довготермінового відрядження

МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ

НАКАЗ

06.10.2026

м. Київ

N 503

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

21 жовтня 2026 р. за N 1414/46808

Про затвердження Порядку відшкодування працівникам дипломатичної служби витрат на проїзд власним легковим автомобілем під час направлення у довготермінове відрядження, переведення у порядку ротації з однієї закордонної дипломатичної установи України до іншої або повернення в Україну у зв'язку із завершенням довготермінового відрядження

Відповідно до абзацу другого пункту 42 Порядку формування і здійснення компенсаційних виплат в іноземній валюті та оплати інших витрат працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 грудня 2020 року N 1288,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок відшкодування працівникам дипломатичної служби витрат на проїзд власним легковим автомобілем під час направлення у довготермінове відрядження, переведення у порядку ротації з однієї закордонної дипломатичної установи України до іншої або повернення в Україну у зв'язку із завершенням довготермінового відрядження, що додається.

2. Департаменту фінансового менеджменту Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря Міністерства закордонних справ України.

Міністр

Андрій СИБІГА

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства закордонних справ України

06 жовтня 2026 року N 503

Порядок

відшкодування працівникам дипломатичної служби витрат на проїзд власним легковим автомобілем під час направлення у довготермінове відрядження, переведення у порядку ротації з однієї закордонної дипломатичної установи України до іншої або повернення в Україну у зв'язку із завершенням довготермінового відрядження

1. Цей Порядок визначає механізм відшкодування працівникам дипломатичної служби витрат на проїзд власним легковим автомобілем під час направлення у довготермінове відрядження, переведення у порядку ротації з однієї закордонної дипломатичної установи України (далі - ЗДУ) до іншої або повернення в Україну у зв'язку із завершенням довготермінового відрядження.

2. Відшкодування працівнику дипломатичної служби витрат за проїзд власним легковим автомобілем під час направлення у довготермінове відрядження, переведення у порядку ротації з однієї ЗДУ до іншої або повернення в Україну у зв'язку із завершенням довготермінового відрядження здійснюється шляхом компенсації витрат за спожите пальне (природний газ, електроенергію) та проїзд платними шляхами відповідно до визначеного у наказі ЗДУ маршруту.

3. У наказі ЗДУ визначається оптимальний маршрут проїзду та встановлюється граничний ліміт кілометражу працівнику дипломатичної служби для проїзду власним легковим автомобілем під час направлення у довготермінове відрядження та повернення в Україну у зв'язку із завершенням довготермінового відрядження.

Визначення оптимального маршруту проїзду та граничного ліміту кілометражу для проїзду власним легковим автомобілем під час переведення працівника дипломатичної служби у порядку ротації з однієї ЗДУ до іншої у кожному окремому випадку здійснюється ЗДУ, до якої відряджається працівник дипломатичної служби.

Копія наказу ЗДУ протягом трьох робочих днів з дня його підписання надсилається до Департаменту фінансового менеджменту та Департаменту адміністративних питань Міністерства закордонних справ України.

4. Для відшкодування витрат за проїзд власним легковим автомобілем працівник ЗДУ протягом трьох робочих днів з дня прибуття подає до ЗДУ Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року N 841, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за N 1248/27693 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 09 травня 2023 року N 239) (далі -

Звіт), до якого додає:

копію відповідного наказу Міністерства закордонних справ України про призначення / відкликання / переведення та копію відповідного наказу ЗДУ про призначення / відкликання / переведення;

копію свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу (технічний паспорт);

копію документа (з перекладом на українську мову), що підтверджує його право власності на легковий автомобіль (у випадку відсутності даної інформації у технічному паспорті);

оригінали підтвердних документів (з перекладом на українську мову), що засвідчують фактично понесені витрати: виписки з банківських рахунків, фіскальні касові чеки, квитанції, рахунки-фактури, звіти електронних систем збору плати тощо;

фото показників одометра (з зафіксованою позначкою дати та часу) на початок та на кінець поїздки за маршрутом, затвердженим наказом ЗДУ;

інформацію (з перекладом на українську мову) щодо вартості проїзду до місця призначення альтернативними маршрутами повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування виходячи з тарифів економ - або другого класу.

5. ЗДУ здійснює відшкодування витрат за спожите пальне (природний газ, електроенергію) у межах встановленого граничного ліміту кілометражу з урахуванням базової лінійної норми витрат пального (природного газу, електроенергії) власного легкового автомобіля та середньої ціни пального (природного газу, електроенергії) за одиницю.

Базова лінійна норма витрат пального (природного газу, електроенергії) відповідає змішаному циклу використання пального на 100 км пробігу легкового автомобіля відповідно до технічної документації або інформації офіційного дилера залежно від марки та класу легкового автомобіля:

для легкових автомобілів з бензиновим двигуном - не більше 10,0 л / 100 км;

для легкових автомобілів з дизельним двигуном - не більше 8,0 л / 100 км;

для легкових автомобілів з використанням природного газу (скраплений метан - пропановий) - не більше 12,0 л / 100 км;

для легкових автомобілів - гібридів (Hybrid Electric Vehicle) з бензиновим двигуном не більше 6,5 л / 100 км;

для легкових автомобілів - гібридів (Hybrid Electric Vehicle) з дизельним двигуном - не більше 5,5 л / 100 км;

для легкових автомобілів з двигуном на електричній енергії (для повністю електричних авто (EV), та для гібридних автомобілів (Plug-in Hybrid), які здатні заряджатися від електромережі) - не більше 22,0 кВт·год / 100 км.

Коефіцієнти коригування до базової лінійної норми витрат пального (природного газу, електроенергії) не застосовуються.

6. Кількість витраченого пального (природного газу, електроенергії), вартість якого відшкодовується, для монопаливних легкових автомобілів визначається за формулою:

V = S х Н / 100

Де змінні означають:

V - об'єм витраченого пального (природного газу, електроенергії);

S - фактичний пробіг легкового автомобіля, в межах визначеного наказом ЗДУ єдиного граничного ліміту кілометражу;

Н - базова лінійна норма витрат пального (природного газу, електроенергії) в межах, визначених у пункті 5 цього Порядку.

Кількість витраченого пального та електроенергії, вартість яких відшкодовується, для гібридних легкових автомобілів (Plug-in Hybrid), які здатні заряджатися від електромережі, складається з двох компонентів (витрати пального + витрати електроенергії на заряд батареї):

V = (S - Sел) х Нп / 100 + Sел х Нел / 100

Де змінні означають:

V - об'єм витраченого пального (природного газу, електроенергії);

S - фактичний пробіг легкового автомобіля, в межах визначеного наказом ЗДУ єдиного граничного ліміту кілометражу;

Sел - фактичний пробіг легкового автомобіля на електротязі, в межах визначеного наказом ЗДУ єдиного граничного ліміту кілометражу;

Нп - базова лінійна норма витрат пального в межах, визначених у пункті 5 цього Порядку;

Нел - базова лінійна норма витрат електроенергії в межах, визначених у пункті 5 цього Порядку.

Середня ціна пального (природного газу, електроенергії) за одиницю визначається шляхом ділення загальної вартості на загальну кількість придбаного пального (природного газу, електроенергії) на підставі оригіналів

документів, які підтверджують факт його придбання працівником під час проїзду, отриманих у хронологічному порядку, в межах визначеної кількості спожитого пального.

Відшкодування витрат за проїзд платними шляхами здійснюється виключно на підставі оригіналів підтвердних документів у відповідності до затвердженого наказом ЗДУ маршруту. Відшкодування за проїзд платними шляхами поза межами визначеного маршруту ЗДУ не здійснюється.

7. Під час складання працівником дипломатичної служби Звіту, перерахунок здійснених витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком. У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти перерахунок здійснюється з урахуванням крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження такого Звіту.

8. Відшкодування витрат за спожите пальне (природний газ, електроенергію) та проїзд платними шляхами здійснюється ЗДУ у строки, визначені законодавством, на підставі наданих працівником дипломатичної служби документів в сумі, визначеній у затвердженому керівником ЗДУ Звіті, але не більше мінімальної вартості проїзду однієї особи з урахуванням перевезення одного місця багажу до місця призначення повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування виходячи з тарифів економ - або другого класу за визначеними у наказі ЗДУ альтернативними маршрутами.

9. Виплата відшкодування здійснюється в доларах США / євро або валюті країни перебування в межах затверджених кошторисних призначень та відображається загальною сумою за кодом економічної класифікації видатків бюджету 2250.200.07 "Видатки на службові відрядження. Видатки, пов'язані з ротацією - проїзд".

Директор Департаменту

фінансового менеджменту

Наталія КАС'ЯНЕНКО

Директор Департаменту

адміністративних питань

Павло ЯЦЬКО