Про внесення змін до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

від 25 вересня 2025 р. N 1188

Київ

Про внесення змін до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади

Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Внести до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. N 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" (Офіційний вісник України, 2018 р., N 23, ст. 770; 2019 р., N 38, ст. 1336), зміни, що додаються.

2. Міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади привести у тримісячний строк власні нормативно-правові акти у відповідність з цією постановою.

Прем'єр-міністр України

Ю. СВИРИДЕНКО

Інд. 41

ЗАТВЕРДЖЕНО

постановою Кабінету Міністрів України

від 25 вересня 2025 р. N 1188

ЗМІНИ,

що вносяться до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади

1. У пункті 16:

1) слово "уніфікованими" замінити словом "уніфіковані", а слово "(типових)" виключити;

2) доповнити пункт абзацом такого змісту:

"Примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності установи, затверджуються Мін'юстом.".

2. В абзаці тринадцятому пункту 36 слово "адреса" в усіх відмінках замінити словами "поштова адреса" у відповідному відмінку".

3. У другому реченні пункту 80 слова "адміністративно-господарських або кадрових питань" замінити словами "з кадрових питань (особового складу) або адміністративно-господарських питань".

4. У другому реченні пункту 97 слово "(співробітника)" виключити.

5. Друге речення абзацу першого пункту 100 після слова "ім'я" доповнити словами ", по батькові (за наявності)".

6. У пункті 108 слова "з поздовжнім розташуванням реквізитів" виключити.

7. У пункті 114:

1) абзац перший викласти в такій редакції:

"114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, присутніх, а також запрошених осіб (із зазначенням посади та найменування установи).";

2) у першому реченні абзацу другого слова "у разі потреби" виключити.

8. Пункт 118 викласти в такій редакції:

"118. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням прізвища та власного імені промовця у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Рішення колегіального органу приймаються з кожного питання окремо. Після ухвалення рішення зазначають результати голосування: "за", "проти", "утримався.".

9. У пункті 207:

1) в абзаці двадцять третьому слова "за переліком документів із строками зберігання" замінити словами "згідно з типовими та галузевими переліками видів документів з нормативно встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства";

2) абзац двадцять четвертий після слова "продовження" доповнити словами і цифрою ", про обчислення строку зберігання, зазначеного у графі 4, що коментують і уточнюють строки зберігання документів,".

10. Пункт 234 після слів "знищення документів" доповнити словами ", не внесених до Національного архівного фонду,".

11. У пункті 235:

1) друге речення виключити;

2) доповнити пункт абзацом такого змісту:

"Після схвалення/погодження експертно-перевірною комісією державного архіву описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та затвердження його керівником установи установа має право знищити визначені таким актом документи.".

12. Додатки 9 - 12 до Інструкції викласти в такій редакції:

"Додаток 9

до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади

(в редакції постанови Кабінету Міністрів України

від 25 вересня 2025 р. N 1188)

(пункт 204)

ПРИМІРНА ФОРМА

номенклатури справ

структурного підрозділу у паперовій формі

Секретаріат Кабінету Міністрів України

Управління протоколу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

____________ N ___________

на ____ рік

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

_____________________________________________________________________________________

(назва розділу)

Начальник

управління протоколу

___ ____________ 20__ р.

_________________

(підпис)

______________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

Завідуючий сектором

архівного зберігання

_________________

(підпис)

______________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ____ році у структурному підрозділі:

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою "ЕПК"

Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Усього

Посада особи, відповідальної за

діловодство в структурному

підрозділі

___________

(підпис)

____________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

Підсумкові відомості передано до служби діловодства.

Посада особи, відповідальної

за передачу відомостей

___________

(підпис)

____________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

Додаток 10

до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади

(в редакції постанови Кабінету Міністрів України

від 25 вересня 2025 р. N 1188)

(пункт 204)

ПРИМІРНА ФОРМА

зведеної номенклатури справ установи у паперовій формі

Секретаріат Кабінету

Міністрів України

НОМЕНКЛАТУРА

СПРАВ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Державний секретар

Кабінету Міністрів України

___________ N

____________

на ____ рік

__________

(підпис)

__________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

М. П.

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

_____________________________________________________________________________________

(назва розділу*)

Директор Департаменту

забезпечення документообігу

____________

(підпис)

__________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

Завідуючий сектором

архівного зберігання

_________ _________________________

(підпис) (Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

____________

* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, зазначається напрям діяльності).

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

Секретаріату Кабінету Міністрів України

________ N _________

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

ЕПК державного архіву

________ N _________

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ____ році в установі:

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою "ЕПК"

Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Усього

ПОГОДЖЕНО:

Директор

Департаменту

забезпечення

документообігу

___________

(підпис)

_____________________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

Підсумкові відомості передано в архів Секретаріату Кабінету Міністрів України.

Посада особи,

відповідальної

за передачу відомостей

___________

(підпис)

_____________________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

Додаток 11

до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади

(в редакції постанови Кабінету Міністрів України

від 25 вересня 2025 р. N 1188)

(пункт 234)

Секретаріат Кабінету Міністрів

України

ЗАТВЕРДЖУЮ

Державний секретар Кабінету

Міністрів України

________ ______________________

(підпис) (Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

М. П.

АКТ

про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

____________ N _________

_______________________

(місце складення)

На підставі ___________________________________________________________________________

(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх

_____________________________________________________________________________________

зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N ____________________________________________________________________

(назва фонду)

Порядковий номер

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

8

Разом ________________________________________________________ справ за __________ роки.

(цифрами і словами)

Посада особи, яка

проводила експертизу

цінності документів

______________

(підпис)

________________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

Секретаріату Кабінету

Міністрів України

____________ N _____

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

____________ N _____

Описи справ постійного зберігання за ________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК _______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

(найменування державної архівної установи)

(протокол ______________ N _____________).

Документи в кількості _____________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою _________ кг здано в ______________________________________________________________

(найменування установи)

_________________________________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною накладною від ____________ N _______ або знищено шляхом спалення*.

Посада особи, яка

здала (знищила)

документи**

_____________

(підпис)

_______________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ року

____________

* Необов'язкове поле, застосовується у разі передачі іншій установі для знищення.

** Особа, яка провела знищення.

Додаток 12

до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади

(в редакції постанови Кабінету Міністрів України

від 25 вересня 2025 р. N 1188)

(пункт 239)

ПРИМІРНА ФОРМА

опису справ структурного підрозділу у паперовій формі

Секретаріат Кабінету Міністрів

України

Управління протоколу

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Управління протоколу

_________ _____________________

(підпис) (Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

____________ 20__ р.

ОПИС

________________ N _______

Порядковий номер

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати документів справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за

переліком*

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

_____________________________________________________________________________________

(назва розділу**)

До опису внесено ________________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з N ______________ по N ___________, у тому числі:

літерні номери ____________________, пропущені номери __________________________________

Посада укладача опису

___________

(підпис)

____________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

Посада керівника служби

діловодства

__________ _______________________

(підпис) (Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

____________

* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

** Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

Передав _______________________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

та __________________ реєстраційно-контрольних карток до документів*.

(цифрами і словами)

Посада працівника

структурного підрозділу

_____________

(підпис)

________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.

Прийняв _______________________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.

(цифрами і словами)

Завідуючий сектором

архівного зберігання

_____________

(підпис)

________________________

(Власне ім'я та ПРІЗВИЩЕ)

___ ____________ 20__ р.".

____________