Про затвердження Типового порядку ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування та форми Особової картки

Тип: Наказ

№ 62-24

Дата: 05 квітня 2024 р.

Статус: Не набрав чинності

НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

НАКАЗ

05.04.2024

м. Київ

N 62-24

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

22 квітня 2024 р. за N 580/41925

Про затвердження Типового порядку ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування та форми Особової картки

Відповідно до пункту 1 частини другої статті 14, частини третьої статті 34 Закону України від 02 травня 2023 року N 3077 "Про службу в органах місцевого самоврядування", підпункту 4 пункту 4 та пункту 9 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року N 500,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування;

форму Особової картки.

2. Генеральному департаменту з питань управління персоналом на державній службі та в органах місцевого самоврядування в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності одночасно з набранням чинності Законом України від 02 травня 2023 року N 3077 "Про службу в органах місцевого самоврядування".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова

Наталія АЛЮШИНА

ПОГОДЖЕНО:

Виконавчий директор

Асоціації міст України

Олександр СЛОБОЖАН

Віце-прем'єр-міністр з відновлення

України - Міністр розвитку громад,

територій та інфраструктури України

Олександр КУБРАКОВ

Перший заступник Міністра

цифрової трансформації України

Олексій ВИСКУБ

Виконавчий директор

Всеукраїнської Асоціації ОТГ

Тарас ДОБРІВСЬКИЙ

Виконавчий директор

Всеукраїнської асоціації громад

Іван СЛОБОДЯНИК

Голова СПО

об'єднань профспілок

Григорій ОСОВИЙ

Керівник Секретаріату

СПО роботодавців на

національному рівні

Руслан ІЛЛІЧОВ

Голова Секретаріату УАРОР

С. А. ЛЕВЧУК

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Національного агентства України з питань державної служби

___ ____________ 2024 року N ___

Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування

I. Загальні положення

1. Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування визначає порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування, а також перелік документів, з яких формуються особові справи.

2. У цьому Типовому порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у законах України "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про місцеве самоврядування в Україні".

3. Мета ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування (далі - Особова справа) - системне відображення документального оформлення вступу службовця місцевого самоврядування на службу в органи місцевого самоврядування, її проходження та припинення.

4. Особова справа містить інформацію та документи, що відображають документальне оформлення вступу службовця місцевого самоврядування на службу в органи місцевого самоврядування, її проходження та припинення.

5. Ведення, облік та зберігання Особових справ здійснює служба управління персоналом в органі місцевого самоврядування, посаду в якому займає службовець місцевого самоврядування.

6. Цей Типовий порядок застосовується до виборних посад та може застосовуватися для ведення та зберігання особових справ іншого персоналу в органі місцевого самоврядування.

7. Порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування в органах місцевого самоврядування розробляється з урахуванням цього Типового порядку та затверджується відповідним сільським, селищним, міським головою, головою районної у місті (у разі створення), головою районної, обласної ради.

II. Ведення та оформлення особових справ

1. Ведення Особової справи розпочинається одночасно зі вступом на службу в орган місцевого самоврядування або іншим призначенням на посаду службовця місцевого самоврядування, у порядку, передбаченому Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

Якщо службовець місцевого самоврядування призначений на іншу посаду в

межах одного органу місцевого самоврядування, то служба управління персоналом в органі місцевого самоврядування продовжує ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

У разі призначення (переведення) службовця місцевого самоврядування на посаду службовця місцевого самоврядування в межах органів місцевого самоврядування, які представляють одну територіальну громаду, його Особова справа передається до служби управління персоналом відповідного органу місцевого самоврядування, де продовжується ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

У разі призначення особи, яка займала посаду виборної посадової особи в органі місцевого самоврядування однієї територіальної громади, на посаду службовця місцевого самоврядування в межах цієї територіальної громади, служба управління персоналом відповідного органу місцевого самоврядування продовжує ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

2. Особова справа формується з таких документів і у такій послідовності:

Особова картка встановленого зразка;

витяг з протоколу конкурсної комісії (у випадку вступу на службу за результатами конкурсу);

заява про призначення на посаду;

копія розпорядження (наказу) про призначення;

текст Присяги виборних посадових осіб і службовців місцевого самоврядування, скріплений підписом службовця місцевого самоврядування [для особи, яка вперше вступає на службу в орган місцевого самоврядування або призначається на посаду в орган місцевого самоврядування, що представляє іншу територіальну громаду (територіальні громади)];

довідка про результати спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України "Про запобігання корупції";

висновок про результати перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади" або її завірена в установленому порядку копія;

копія паспорта;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

копія військового квитка або тимчасового посвідчення військовозобов'язаного (у разі наявності);

копії документів, які підтверджують належність службовця місцевого самоврядування до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (у разі наявності);

документ, що засвідчує рівень володіння державною мовою.

3. Надалі в хронологічному порядку до Особової справи додаються: копії актів про зміни анкетних даних, матеріали оцінювання результатів службової діяльності (результати виконання завдань, зауваження службовця місцевого самоврядування щодо оцінювання результатів службової діяльності), завдання на випробувальний період та звіт про їх виконання, акт передачі справ і майна (у разі звільнення службовця місцевого самоврядування), розпорядження (наказ) про переведення на іншу посаду, продовження строку перебування на службі в органі місцевого самоврядування та припинення служби.

Відповідна інформація вноситься службою управління персоналом до Особової картки.

4. Усі аркуші документів, що містяться в Особовій справі, нумеруються.

5. Працівник служби управління персоналом, отримуючи заповнені (написані) особою документи для формування Особової справи, повинен перевірити правильність їх заповнення та дотримання правил оформлення документів, передбачених Інструкцією з діловодства відповідного органу місцевого самоврядування. Копії документів перевіряються на їх відповідність оригіналам та засвідчуються службою управління персоналом в установленому порядку.

6. Завірені в установленому порядку копії документів долучаються до Особової справи, а інформація про них вноситься до встановленої форми опису документів Особової справи (додаток). Аркуш опису документів Особової справи розміщується за титульним аркушем такої справи.

7. Заяви щодо вступу, проходження та припинення служби в органі місцевого самоврядування оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати їх

подання.

8. Працівник служби управління персоналом реєструє Особову справу в журналі обліку особових справ службовців місцевого самоврядування не пізніше тижневого строку з дня призначення службовця місцевого самоврядування на посаду.

9. Особові справи мають систематизуватися одним із способів:

в алфавітному порядку;

за структурними підрозділами згідно із затвердженою організаційною структурною відповідно до штатного розпису;

за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі обліку особових справ службовців місцевого самоврядування.

10. Кожна Особова справа формується в окрему папку формату А4, на титульному аркуші якої зазначаються прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) службовця місцевого самоврядування та реєстраційний номер такої Особової справи.

11. Особова справа ведеться в паперовій та/або електронній формі (у разі наявності в органі місцевого самоврядування інформаційної електронної системи).

12. За наявності в органі місцевого самоврядування інформаційної електронної системи, яка передбачає можливість підготовки електронного документу, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, Особова справа може вестися та зберігатися у такій інформаційній системі.

III. Оформлення Особової картки

1. Особова картка заповнюється українською мовою у називному відмінку без скорочень власноруч або з використанням комп'ютерної техніки із проставленням особистого підпису на кожній сторінці.

2. Відомості, зазначені у пунктах 1 - 9 Особової картки, заповнює службовець місцевого самоврядування або служба управління персоналом, а відомості, зазначені у пунктах 11 - 18, - служба управління персоналом відповідного органу місцевого самоврядування.

3. До Особової картки за потреби додається необхідна кількість рядків та сторінок.

4. У разі зміни відомостей щодо службовця місцевого самоврядування, що зазначаються в Особовій картці, така заміна робиться шляхом взяття старого запису в дужки "(...)" та написання актуальної інформації поруч, якщо Особова картка заповнюється власноруч; заміни сторінок, інформація на яких підлягала зміні, якщо Особова картка заповнюється з використанням комп'ютерної техніки; внесення відповідних змін до електронної Особової картки з накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якщо Особова картка заповнюється у інформаційній електронній системі (у разі наявності).

5. За наявності в органі місцевого самоврядування інформаційної електронної системи, що передбачає можливість підготовки електронного документу, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, Особова картка може вестися та зберігатися у такій інформаційній електронній системі.

За відсутності в органі місцевого самоврядування інформаційної електронної системи, що передбачає можливість підготовки електронного документу, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, заповнена Особова картка друкується та зберігається в Особовій справі (з використанням власноручного підпису).

6. Зміна відомостей в Особовій картці здійснюється шляхом їх оновлення в інформаційній електронній системі або заміни відповідних сторінок в роздрукованій формі. Служба управління персоналом забезпечує достовірність, своєчасність оновлення Особової картки.

IV. Зберігання особових справ

1. Особові справи є документами з обмеженим доступом і повинні зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах, розміщених в адміністративних приміщеннях служби управління персоналом.

2. Особові справи службовців місцевого самоврядування, які проходять службу в органі місцевого самоврядування, зберігаються окремо від Особових

справ, які припинили службу в органах місцевого самоврядування.

3. Обробка персональних даних, що містяться в Особовій справі, службою управління персоналом здійснюється відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".

4. Після звільнення службовця місцевого самоврядування зі служби в органах місцевого самоврядування його Особова справа залишається в службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.

5. У разі призначення особи на посаду в органі місцевого самоврядування, в якому вона раніше займала посаду службовця місцевого самоврядування, рекомендується використовувати сформовану раніше Особову справу, до якої долучається оновлена Особова картка службовця місцевого самоврядування.

Ведення та зберігання особових справ забезпечується відповідальними за це працівниками служби управління персоналом.

Директор Генерального департаменту

з питань управління персоналом

на державній службі та

в органах місцевого самоврядування

Юлія МАРУШКЕВИЧ

Додаток

до Типового порядку ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування

(пункт 6 розділ II)

Форма

Опис документів особової справи службовця місцевого самоврядування*

________________________________________________________

[прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності)]

п/п

Назва документа

Кількість аркушів

Номер сторінки

Примітки

____________

* Опис _______ вкладається у справу після титульного аркуша Особової справи.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Національного агентства України з питань державної служби

___ ____________ 2024 року N ___

_____________________________________________________________________________________

(найменування органу місцевого самоврядування)

Реєстраційний номер облікової картки платника податків _____________________________________

(не заповнюється у разі відсутності)

Особова картка N _____

1. Прізвище ____________________________

Власне ім'я ____________________________

По батькові ____________________________

(заповнюється у разі наявності)

2. Дата й місце народження ______________

(число, місяць, рік)

______________________________________

(населений пункт, район, область, країна)

3. Контактні дані: телефон _______________,

електронна пошта ______________________

4. Паспорт громадянина України

______________ N ____________________

(серія за наявності)

орган, що видав ______________________

____________________________________

дата видачі ___ ____________ ____ р.

5. Сімейний стан _____________________

(одружений/неодружений

або заміжня/незаміжня)

6. Адреса ____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

[задеклароване / зареєстроване місце проживання (перебування) та фактичне місце проживання (у разі їх неспівпадіння) у такому порядку: поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номер будинку, квартири]

7. Підтвердження наявності відповідного ступеня вищої освіти

Галузь знань/спеціальність/

спеціалізація

Ступінь вищої освіти

Серія та реєстраційний номер диплома

8. Належність до категорії громадян, які мають додаткові гарантії

особа з інвалідністю

учасник бойових дій

одинока мати (одинокий батько)

особа, яка постраждала внаслідок

Чорнобильської катастрофи

постраждалий учасник Революції Гідності

депутат ради

особа, яка працює та має двох дітей віком

до 15 років або дитину з інвалідністю

інше

________________________________________

_______________________________________________

Підтвердження _______________________________________________________________________

(реквізити документа, що підтверджують належність особи до відповідної категорії)

9. Відомості про наявність рангу посадової особи місцевого самоврядування та/або державного службовця, військового звання, дипломатичного рангу та іншого спеціального звання на момент призначення _________________________________________________________________________

10. З вимогами й обмеженнями щодо прийняття та проходження служби в органах місцевого самоврядування відповідно до Законів України "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про запобігання корупції", "Про очищення влади", "Про захист персональних даних", Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженими наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05 серпня 2016 року N 158, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2016 року за N 1203/29333, правилами внутрішнього службового розпорядку органу місцевого самоврядування, необхідністю повідомлення про зміну даних ознайомлений(на) та зобов'язуюсь їх дотримуватись.

Підтверджую відсутність громадянства (підданства) іншої держави.

__________________

(дата)

___________________

(підпис)

_____________________________

(ініціали, прізвище)

11. Дата і місце (найменування органу місцевого самоврядування) складення Присяги службовця місцевого самоврядування ______________________________________________________________

12. Відомості про військовий облік

група обліку __________________________

категорія обліку _______________________

склад ________________________________

військово-облікова спеціальність _________

військове звання ______________________

придатність до військової служби

_____________________________________

перебування на спеціальному обліку N ____

_____________________________________

найменування

територіального центру комплектування

та соціальної підтримки за місцем

фактичного проживання ________________

______________________________________

найменування

територіального центру комплектування

та соціальної підтримки за місцем реєстрації

______________________________________

13. Реквізити акта про призначення на посаду (дата, форма акта, посада, прізвище та власне ім'я особи, що видала акт) __________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

14. Стаж служби в органах місцевого самоврядування (на дату призначення) _____ (роки) _____ (місяці) _____ (дні).

15. Відомості про призначення (переведення) на посади у цьому органі місцевого самоврядування та присвоєння рангів, про професійне навчання, про оцінювання результатів службової діяльності, про надання відпусток, про службові відрядження за кордон, про застосування заохочень, про накладені дисциплінарні стягнення зазначаються у додатках 1 - 7 до цієї Особової картки.

16. Дата звільнення ___ ____________ ____ р.

18. Підстава звільнення _____________________

_________________________________________

(формулювання підстави з посиланням на положення законодавчих актів)

17. Реквізити акта про звільнення (дата, форма акта, посада, прізвище та власне ім'я особи, що видала акт) _______________________________

_________________________________________

Директор Генерального департаменту

з питань управління персоналом

на державній службі та в органах

місцевого самоврядування

Юлія МАРУШКЕВИЧ

Додаток 1

до Особової картки

(пункт 15)

Відомості про призначення (переведення) на посади в органі(ах) місцевого

самоврядування та присвоєння рангів

Дата

Назва посади

Категорія, ранг

Процедура зайняття посади

Дата й номер розпорядження (наказу) про призначення (переведення)

Додаток 2

до Особової картки

(пункт 15)

Відомості про професійне навчання

Рік

Вид професійного навчання*

Вид програми підвищення кваліфікації

Назва програми підвищення кваліфікації / посада в органі місцевого самоврядування, на якій проводилося стажування

Напрям / тема професійного навчання у межах виконання індивідуальної програми підвищення рівня професійної компетентності (індивідуальної програми професійного розвитку) службовця місцевого самоврядування

(далі - програма)

Підтвердний документ (вид, дата, номер) / інформація про проходження самоосвіти

Найменування суб'єкта надання освітніх послуг (провайдера)

Кількість нарахованих кредитів ЄКТС, у т. ч. у межах виконання програми

Підготовка

Х**

Разом: