Тип: Наказ
№ 340/5
Дата: 29 січня 2021 р.
Статус: Чинний
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
29.01.2021
м. Київ
N 340/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
29 січня 2021 р. за N 121/35743
Про затвердження уніфікованої форми акта, складеного за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного нагляду (контролю) щодо дотримання суб'єктом господарювання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації
Відповідно до статті 14 Закону України "Про страховий фонд документації України", частини другої статті 5 Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності", Методики розроблення уніфікованих форм актів, що складаються за результатами проведення планових (позапланових) заходів державного нагляду (контролю), затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 10 травня 2018 року N 342, та з метою реалізації державної політики у сфері страхового фонду документації
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити уніфіковану форму акта, складеного за результатами проведеного планового (позапланового) заходу державного нагляду (контролю) щодо дотримання суб'єктом господарювання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації, що додається.
2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності через десять днів з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.
Міністр
Денис МАЛЮСЬКА
ПОГОДЖЕНО:
Голова Державної
архівної служби України
Анатолій ХРОМОВ
Міністр розвитку економіки,
торгівлі та сільського
господарства України
Ігор ПЕТРАШКО
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції
____________ 2021 року N _____
_________________________________________________________________
(найменування органу державного нагляду (контролю), його місцезнаходження,
_________________________________________________________________
номер телефону та адреса електронної пошти)
АКТ
від ____________________
(дата складення акта)
N
складений за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного нагляду (контролю) щодо дотримання суб'єктом господарювання вимог законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації
_____________________________________________________________________________________,
(найменування юридичної особи (відокремленого підрозділу) або прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) фізичної особи - підприємця)
код згідно з ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків, , або серія та номер паспорта*
_____________________________________________________________________________________
(місцезнаходження суб'єкта господарювання / місце проживання, номер телефону, телефаксу та адреса електронної пошти)
_____________________________________________________________________________________
вид суб'єкта господарювання за класифікацією суб'єктів господарювання (суб'єкт мікро-, малого, середнього або великого підприємництва), ступінь ризику:
_____________________________________________________________________________________
види об'єктів та/або види господарської діяльності (із зазначенням коду згідно з КВЕД), щодо яких проводиться захід:
_____________________________________________________________________________________
Загальна інформація про проведення заходу державного нагляду (контролю):
Розпорядчий документ, на виконання якого проводиться захід
державного нагляду (контролю), від N
Посвідчення (направлення)
від N
Тип заходу державного нагляду (контролю):
плановий
позаплановий
Форма заходу державного нагляду (контролю):
перевірка
ревізія
обстеження
огляд
інша форма, визначена законом
______________________________
(назва форми заходу)
____________
* Для фізичних осіб, які через
свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідному органу доходів і зборів та мають відмітку в паспорті.
Строк проведення заходу державного нагляду (контролю):
Початок
Завершення
число
місяць
рік
години
хвилини
число
місяць
рік
години
хвилини
Дані про останній проведений захід державного нагляду (контролю):
Плановий
Позаплановий
не було
не було
був з по
Акт перевірки N
Припис щодо усунення порушень:
не видавався; видавався;
його вимоги: виконано; не виконано
був з по
Акт перевірки N
Припис щодо усунення порушень:
не видавався; видавався;
його вимоги: виконано; не виконано
Особи, що беруть участь у проведенні заходу державного нагляду (контролю):
посадові особи органу державного нагляду (контролю):
_____________________________________________________________________________________
(найменування посади, прізвище, ім'я та по батькові (за наявності))
керівник суб'єкта господарювання або уповноважена ним особа:
_____________________________________________________________________________________
(найменування посади, прізвище, ім'я та по батькові (за наявності))
треті особи:
_____________________________________________________________________________________
(найменування посади, прізвище, ім'я та по батькові (за наявності))
Процес проведення заходу (його окремої дії) фіксувався:
суб'єктом господарювання
засобами аудіотехніки
засобами відеотехніки
посадовою особою органу державного нагляду (контролю)
засобами аудіотехніки
засобами відеотехніки
ПЕРЕЛІК
питань щодо проведення заходу державного нагляду (контролю)
Поряд-
ковий номер
Питання щодо дотримання суб'єктом господарювання вимог законодавства
Ступінь ризику суб'єкта господа-
рювання
Позиція суб'єкта господарювання щодо негативного впливу вимоги законодавства (від 1 до 4 балів)*
Відповіді на питання
Нормативне обґрунтування
так
ні
не розгля-
далося
Питання для перевірки дотримання вимог законодавства, які поширюються на суб'єктів господарювання у сфері страхового фонду документації
1
Комплект документації, який підлягає закладенню до обласного (регіонального) страхового фонду документації, визначено:
1)
на вироби та продукцію
Високий
Середній
Пункт 9 Положення N 320
2)
на об'єкти і споруди
Високий
Середній
Пункт 9 Положення N 320
2
Комплект документації, достатній для формування галузевого страхового фонду документації, визначено:
1)
на продукцію
Високий
Середній
Незначний
Абзац перший пункту 6 Положення N 319
2)
на об'єкти і споруди систем життєзабезпечення населення, транспортних зв'язків
Високий
Середній
Незначний
Абзац перший пункту 6 Положення N 319
3)
на об'єкти культурної спадщини
Високий
Середній
Незначний
Абзац перший пункту 6 Положення N 319
4)
на обсяг інформації про культурні цінності
Високий
Середній
Незначний
Абзац перший пункту 6 Положення N 319
3
План постачання документації та виготовлення документів обласного (регіонального) страхового фонду документації:
1)
з підприємством страхового фонду документації погоджено
Високий
Середній
Пункти 10, 11 Положення N 320
2)
замовником обласного (регіонального) страхового фонду документації затверджено
Високий
Середній
Пункти 10, 11 Положення N 320
4
План постачання документації та виготовлення документів галузевого страхового фонду документації за погодженням з Укрдержархівом затверджено
Високий
Середній
Незначний
Пункт 8 Положення N 319
5
Заходи, щодо забезпечення формування та ведення страхового фонду документації на продукцію мобілізаційного та оборонного призначення, виконані
Високий
Середній
Абзац дванадцятий частини першої статті 21 ЗУ N 3543-XII
6
Комплект документації на виріб, об'єкт, пам'ятку історії та
культури достатній:
1)
за комплектністю
Високий
Середній
Незначний
Пункт 6 Положення N 319;
Пункт 13 Положення N 320
2)
за складом
Високий
Середній
Незначний
Пункт 6 Положення N 319;
Пункт 13 Положення N 320
3)
за технічними вимогами
Високий
Середній
Незначний
Пункт 6 Положення N 319;
Пункт 13 Положення N 320
7
Постачання документації для формування страхового фонду документації, відповідно до затверджених галузевих програм створення страхового фонду документації, виконано
Високий
Середній
Незначний
Частина шоста статті 11, стаття 16 ЗУ N 2332-III
8
Постачання документів з метою формування страхового фонду документації України відповідно до вимог чинного законодавства України, яке визначає і регламентує питання формування та ведення страхового фонду документації України, виконано
Високий
Середній
Незначний
частина перша статті 16 ЗУ N 2332-ІІІ
9
Закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України на продукцію та закінчені будівництвом (реконструкцією) об'єкти здійснено
Високий
Середній
Незначний
Частина п'ята статті 11 ЗУ N 2332-III;
пункт 2 Порядку N 400
10
Відповідність документів страхового фонду документації оригіналу діючої документації забезпечено
Високий
Середній
Незначний
Частина перша статті 12 ЗУ N 2332-III;
Пункт 11 Положення N 319;
Пункт 15 Положення N 320
11
Переведення документів страхового фонду документації на архівне зберігання або анулювання забезпечено
Високий
Середній
Незначний
Частина перша статті 12 ЗУ N 2332-III;
пункт 13 Положення N 319;
пункт 14 Положення N 320
Питання для перевірки дотримання вимог законодавства, які поширюються на суб'єктів господарювання, що належать до сфери управління Державної архівної служби України та здійснюють виготовлення або зберігання документів страхового фонду у сфері страхового фонду документації
Загальні організаційно-планові питання
1
Дозвіл на виготовлення документів страхового фонду, виробництво технічних засобів оброблення інформації і технологічного оснащення, що має відповідати вимогам технічного захисту інформації з обмеженим доступом наявний
Високий
Частина перша статті 9 ЗУ N 2332-III; Пункт 3 Положення N 293
2
Атестаційні свідоцтва виробничих приміщень оформлені
Високий
Пункт 5.2 6 розділу 5 СОУ 75.2-00010103-007
3
Зведені відомості результатів атестації робочих місць разом з паспортами робочих місць передано атестаційної комісії підприємства
Високий
Пункт 6.4.12 розділу 6 СОУ 75.2-00010103-007
4
Протоколи засідання атестаційної комісії у наявності
Високий
Пункт 7.14 розділу 7 СОУ 75.2-00010103-007
5
Технологій виготовлення документів страхового фонду документації дотримано
Високий
Абзац третій пункту 13 Положення N 293
6
Професійний рівень спеціалістів, що виконують роботи з виготовлення документів страхового фонду, кваліфікаційним вимогам відповідає
Високий
Абзац четвертий пункту 9 Положення N 293
7
Необхідні технічні засоби репрографії та системи оброблення інформації, матеріалів, програмного забезпечення наявні
Високий
Абзац п'ятий пункту 9 Положення N 293
Виконання технічних вимог до мікрофільму страхового фонду документації
8
Мікрографічна плівка проходить вхідний контроль
Високий
Пункт 5.1.1.3 ДСТУ 33.119:2018
9
Для знімання мікрофільму використовується кратність зменшення: 10,5х; 14,8х; 21,0х з урахуванням форматів та якості документів, а також технічних характеристик апаратів для знімання
Високий
Пункт 5.1.1.4 ДСТУ 33.119:2018
10
Технічний паспорт заповнюється на кожний рулон мікрофільму
Високий
Пункт 5.1.1.5 ДСТУ 33.119:2018
11
Мікрофільм знімається у порядку збільшення кратності, у тому числі при внесенні зміни до мікрофільму (ця вимога не стосується мікрофільму, що виготовляють за допомогою КОМ-системи)
Високий
Пункт 5.1.1.6 ДСТУ
33.119:2018
12
Вимоги щодо змісту мікрофільму та комплектності документації, яка підлягає мікрофільмуванню виконуються
Високий
Пункт 5.1.1.7 ДСТУ 33.119:2018
13
Мікрофільм містить зображення трафаретів
Високий
Пункт 5.1.1.8 ДСТУ 33.119:2018
14
Документація, що має гриф секретності, мікрофільмується на окремий рулон мікрофільму
Високий
Пункт 5.1.1.9 ДСТУ 33.119:2018
15
Документи щодо контролю та випробувань матеріалів і хімічних реактивів, які застосовують під час виготовлення, контролювання та зберігання мікрофільму оформлюються
Високий
Пункт 5.1.2 ДСТУ 33.119:2018
16
Довжина рулонів мікрофільмів, що виготовляються, з урахуванням заправних кінців не перевищує 30,5 м (для мікрографічної плівки завтовшки 130 мкм) та 42,0 м (для мікрографічної плівки завтовшки 100 мкм)
Високий
Пункти 5.1.4.2 та 5.1.4.3 ДСТУ 33.119:2018
17
Ширина з'єднання мікрографічної плівки мікрофільмів, що виготовляються, методом склеювання становить 3,0 мм ± 1,0 мм, а методом зварювання - 2,0 мм ± 1,0 мм.
Високий
Пункт 5.1.4.6 ДСТУ 33.119:2018
18
В одному рулоні мікрофільмів, що виготовляються, не більше ніж шість з'єднань мікрографічної плівки методом склеювання або методом зварювання
Високий
Пункт 5.1.4.6 ДСТУ 33.119:2018
19
Довжина заправних кінців мікрофільмів, що виготовляються становить не менше ніж 500,0 ± 20,0
Високий
Пункт 5.1.4.7 ДСТУ 33.119:2018
20
Мікрофільми, що виготовляються не містять фізичних та фотографічних дефектів
Високий
Пункт 5.1.7.1 ДСТУ 33.119:2018
21
Контроль мікрофільмів, що виготовляються, виконується
Високий
Пункт 5.2.1.4 ДСТУ 33.119:2018
22
Рулони виготовлених мікрофільмів пакуються у металеві або картонні коробки
Високий
Пункт 5.3.1 ДСТУ 33.119:2018
23
На коробки, у які запаковано виготовлені мікрофільми, наносяться маркувальні написи
Високий
Пункт 5.3.2 ДСТУ 33.119:2018
24
Термін постачання виготовлених мікрофільмів на довгострокове зберігання не перевищує шести місяців від дня закінчення мікрофільмування у повному обсязі комплекту документації
Високий
Пункт 5.4.1 ДСТУ 33.119:2018
25
Перед постачанням мікрофільму на довгострокове зберігання контролюється якість всіх рулонів мікрофільмів і правильність їх намотування, правильність оформлення документів, наявність відомостей на електронних носіях
Високий
Пункт 5.4.2 ДСТУ 33.119:2018
26
Разом з виготовленим мікрофільмом на зберігання відправляється:
у паперовому вигляді
- акт-опис;
- комплектувальні документи страхового фонду;
- технічні паспорти на кожний рулон мікрофільму;
в електронному вигляді на електронних носіях інформації:
- електронний мікрофільм;
- акт-опис;
- комплектувальні документи страхового фонду;
- технічні паспорти
Високий
Пункт 5.4.3 ДСТУ 33.119:2018
27
З дня отримання повернутого мікрофільму дефекти усуваються у місячний термін і мікрофільм повертається до бази зберігання
Високий
Пункт 5.5.2.11 ДСТУ 33.119:2018
28
Відходи фотоплівки здаються на спеціалізовані підприємства щодо їх переробляння
Високий
Пункт 6.4.1 ДСТУ 33.119:2018
29
Відпрацьовані розчини фіксажу здаються на спеціалізовані підприємства щодо вилучення срібла та їх нейтралізації
Високий
Пункт 6.4.1 ДСТУ 33.119:2018
30
Відпрацьовані розчини проявника та хімічні розчини нейтралізуються
Високий
Пункт 6.4.1 ДСТУ 33.119:2018
Зберігання документів страхового фонду документації
31
Виконується періодичний контроль мікрофільмів під час їх зберігання згідно з графіком проведення контролю
Високий
Пункт 5.2.3.1 ДСТУ 33.119:2018
32
Результати періодичного контролю мікрофільму заносять до відповідного розділу технічного паспорту
Високий
Пункт 5.2.3.2 ДСТУ 33.119:2018
33
Приміщення для тимчасового зберігання мікрографічної плівки та довгострокового зберігання мікрофільмів СФД обладнано системою кондиціювання, до складу якої входить кондиціонер з бактерицидним
фільтром і осушувач повітря або термовологостатний апарат
Високий
Пункт 5.5.1.2 ДСТУ 33.119:2018
34
Застосовується антигрибковий захист мікрографічної плівки та приміщень для зберігання мікрофільмів
Високий
Пункт 5.5.1.3 ДСТУ 33.119:2018
35
Під час зберігання мікрофільми розміщуються у порядку зростання їх інвентарних номерів
Високий
Пункт 5.5.1.4 ДСТУ 33.119:2018
36
Під час зберігання технічні паспорти мікрофільмів розміщуються у порядку зростання порядкових номерів мікрофільмів у металевих шафах
Високий
Пункт 5.5.1.4 ДСТУ 33.119:2018
37
Основні мікрофільми зберігаються окремо від запасних мікрофільмів територіально
Високий
Пункт 5.5.1.5 ДСТУ 33.119:2018
38
Технічні паспорти основних та запасних мікрофільмів зберігаються окремо у відповідних приміщеннях
Високий
Пункт 5.5.1.6 ДСТУ 33.119:2018
39
Мікрофільми, яким надано гриф секретності, зберігаються окремо територіально
Високий
Пункт 5.5.1.7 ДСТУ 33.119:2018
40
Технічні паспорти мікрофільмів, що мають гриф секретності, зберігаються в окремому приміщенні у шафах або сейфах
Високий
Пункт 5.5.1.8 ДСТУ 33.119:2018
41
Мікрофільми, виготовлені на плівці з різними основами, зберігаються в різних приміщеннях
Високий
Пункт 5.5.1.9 ДСТУ 33.119:2018
42
У приміщеннях довгострокового та архівного зберігання мікрофільмів на фотоплівках (триацетатна основа) температура повітря становить не більше 15° C, а відносна вологість становить 50±5 %
Високий
Пункт 5.5.1.10 ДСТУ 33.119:2018
43
У приміщеннях тимчасового зберігання мікрофільмів на фотоплівках (триацетатна основа) температура повітря становить не більше 17° C, а відносна вологість становить 50±5 %
Високий
Пункт 5.5.1.10 ДСТУ 33.119:2018
44
У приміщеннях проведення контролю температура повітря становить 20 - 24° C, а відносна вологість становить 40 - 50 %
Високий
Пункт 5.5.1.10 ДСТУ 33.119:2018
45
У приміщеннях акліматизації температура повітря становить 20 - 24 °C, а відносна вологість становить 40 - 50 %
Високий
Пункт 5.5.1.10 ДСТУ 33.119:2018
46
Температурно-вологісний стан повітря у приміщеннях для зберігання мікрофільмів контролюється та реєструються його результати у відповідному журналі
Високий
Пункт 5.5.1.11 ДСТУ 33.119:2018
47
Мікрофільми, які надійшли на довгострокове зберігання, реєструються у журналах обліку надходження мікрофільмів
Високий
Пункт 5.5.2.1 ДСТУ 33.119:2018
48
Після отримання мікрофільмів контролюється комплектність поставки
Високий
Пункт 5.5.2.2 ДСТУ 33.119:2018
49
Не пізніше ніж у тримісячний термін з моменту надходження мікрофільмів на зберігання контролюється оформлення комплектувальних документів, технічних паспортів та проводиться технічний контроль мікрофільмів
Високий
Пункт 5.5.2.3 ДСТУ 33.119:2018
50
Комплектувальні документи страхового фонду та технічні паспорти реєструються у журналі обліку надходження комплектувальних документів страхового фонду та журналі обліку технічних паспортів
Високий
Пункт 5.5.2.7 ДСТУ 33.119:2018
51
Результати технічного контролю записуються у журнал технічного контролю мікрофільмів
Високий
Пункт 5.5.2.9 ДСТУ 33.119:2018
52
Інформацію про прийняття мікрофільмів на довгострокове зберігання вноситься до Державного реєстру документів страхового фонду документації України
Високий
Пункт 5.5.2.16 ДСТУ 33.119:2018
____________
* Заповнюється керівником суб'єкта господарювання або уповноваженою ним особою у добровільному порядку шляхом присвоєння кожному з питань від 1 до 4 балів, де 4 позначає питання щодо вимоги законодавства, дотримання якої має найбільше адміністративне, фінансове або будь-яке інше навантаження на суб'єкта господарювання, а 1 - питання щодо вимоги законодавства, дотримання якої не передбачає такого навантаження на суб'єкта господарювання.
ПЕРЕЛІК
нормативно-правових та нормативних актів, відповідно до яких складено перелік питань щодо
проведення заходу державного нагляду (контролю)
Порядковий номер
Нормативно-правовий акт
Дата і номер державної реєстрації нормативно-правового акта у Мін'юсті
найменування
дата і номер
1
Закон України "Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію" (ЗУ N 3543-XII)
від 21 жовтня 1993 року N 3543-XII
2
Закон України "Про страховий фонд документації України" (ЗУ N 2332-III)
від 22 березня 2001 року N 2332-III
3
Положення про порядок формування, ведення та використання галузевого страхового фонду документації, затверджене постановою Кабінету Міністрів України (Положення N 319)
від 13 березня 2002 року N 319
4
Положення про порядок формування, ведення та використання обласного (регіонального) страхового фонду документації, затверджене постановою Кабінету Міністрів України (Положення N 320)
від 13 березня 2002 року N 320
5
Порядок підтвердження закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України, затверджений наказом МНС України (Порядок N 400)
від 22 жовтня 2003 року N 400
13 листопада 2003 року за N 1046/8367
6
Положення про порядок надання дозволу на виготовлення документів страхового фонду, затверджене наказом МНС України (Положення N 293)
від 07 листопада 2002 року N 293
19 березня 2003 року за N 218/7539
7
ДСТУ 33.119:2018 "Страховий фонд документації. Мікрофільм. Загальні технічні вимоги", прийняте наказом ДП "УкрНДНЦ" (ДСТУ 33.119:2018)