Постанова від 26 жовтня 2026 р. у справі №200/2628/26 — Перший апеляційний адміністративний суд

ПЕРШИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

27 жовтня 2026 року справа №200/2628/26

м. Дніпро

Перший апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: головуючого судді Сіваченка І.В., суддів: Блохіна А.А., Пивовар І.В., розглянувши в порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 28 травня 2026 року (повне судове рішення складено 28 травня 2026 року) у справі № 200/2628/26 (головуючий І інстанції Троянова О.В.) за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії,

УСТАНОВИВ:

ОСОБА_1 звернувся до суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області (далі - Управління) про:

визнання протиправним та скасування рішення від 31.10.2025 №045750034796 про відмову у призначенні дострокової пенсії за віком;

зобов`язання зарахувати до страхового стажу періоди: період роботи з 14.07.1989 по 05.04.1990 на підставі записів у трудовій книжці серії НОМЕР_1 ; період роботи з 24.03.1997 по 12.01.1998 на підставі записів у трудовій книжці серії НОМЕР_1 ; період роботи з 24.03.1997 по 27.01.1999 на підставі записів у трудовій книжці серії НОМЕР_2 ; період отримання допомоги по безробіттю з 28.03.2006 по 28.11.2006;

зобов`язання призначити та розпочати виплату пенсії за віком відповідно до законодавства України, починаючи з дати звернення за призначенням пенсії, а саме з 23.10.2025.

На обґрунтування позову зазначено, що позивач звернувся до територіального органу Пенсійного фонду України із заявою про призначення дострокової пенсії за віком, проте відповідач рішенням №045750034796 від 31.10.2025 відмовив у призначенні пенсії за віком через відсутність необхідного страхового стажу, не зарахувавши до страхового стажу спірні періоди роботи та отримання допомоги по безробіттю. Спірне рішення відповідача від №045750034796 від 31.10.2025 про відмову в призначенні пенсії за віком вважає протиправним, просив задовольнити позов.

Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 28 травня 2026 року позовні вимоги задоволені частково.

Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області від 31 жовтня 2025 року №045750034796 про відмову ОСОБА_1 в призначенні пенсії.

Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України у Київській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 23.10.2025, зарахувавши до страхового стажу період отримання допомоги по безробіттю з 28.03.2006 по 28.11.2006 та періоди роботи з 14.07.1989 по 05.04.1990 та з 24.03.1997 по 12.01.1998.

В задоволенні іншої частини позовних вимог – відмовлено.

Не погодившись з таким судовим рішенням, відповідач подав апеляційну скаргу, в якій відповідач просив скасувати рішення місцевого суду, прийняти нове, яким відмовити у задоволенні позову в повному обсязі, посилаючись на порушення судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права.

В обґрунтування апеляційної скарги зазначено, що Головне управління розглянуло звернення позивача, зареєстроване 23.10.2025. Пенсійний вік визначений пунктом 4 частини 1 статті 115 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» (далі Закон) становить - 55 років. Страховий стаж визначений пунктом 4 частини 1 статті 115 Закону становить 25 років. Вік позивача на момент звернення становить 54 роки 11 місяців. Страховий стаж позивача становить 21 рік 2 місяці 27 днів.

За доданими документами до страхового стажу не зараховано:

період роботи за трудовою книжкою від 14.07.1989 НОМЕР_1 з 14.07.1989 по 05.04.1990, оскільки відсутня дата наказу про прийняття на роботу;

з 24.03.1997 по 12.01.1998, оскільки запис про звільнення з роботи не скріплено печаткою;

періоди роботи за трудовою книжкою від 16.11.2009 НОМЕР_2 з 24.03.1997 по 27.01.1999, оскільки запис про періоди роботи внесено раніше ніж дата видачі трудової книжки;

період отримання допомоги по безробіттю з 28.03.2006 по 28.11.2006, оскільки відсутні дані про закінчення виплати допомоги по безробіттю.

Для зарахування періодів роботи за трудовими книжками необхідно надати уточнюючі довідки видані на підставі первинних документів та надати довідки про перейменування організації. Для зарахування періоду отримання допомоги по безробіттю, необхідно надати уточнюючу довідку. Згідно документів поданих при зверненні на призначення дострокової пенсії відповідно до пункту 4 частини 1 статті 115 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» позивачу було відмовлено в призначенні дострокової пенсії за віком, оскільки відсутній необхідний страховий стаж.

У відзиві на апеляційну скаргу позивачем висловлено згоду з висновками місцевого суду та прохання залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення – без змін.

Апеляційний розгляд здійснено в порядку письмового провадження.

Відповідно до ч. 1 ст. 308 Кодексу адміністративного судочинства України (далі – КАС України) суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність та обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів апеляційної скарги.

Суд апеляційної інстанції, заслухавши доповідь судді-доповідача, перевіривши матеріали справи і обговоривши доводи апеляційної скарги, перевіривши юридичну оцінку обставин справи та повноту їх встановлення, дослідивши правильність застосування судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, вважає за необхідне вимоги, викладені в апеляційній скарзі, залишити без задоволення, з таких підстав.

Позивач, ОСОБА_1 , є особою, що претендує на призначення дострокової пенсії за віком.

Відповідач, Головне управління Пенсійного фонду України у Київській області, є суб`єктом владних повноважень – органом виконавчої влади, основним завданням якого, згідно вимог чинного законодавства, зокрема, є реалізація державної політики з питань пенсійного забезпечення.

Положенням про управління Пенсійного фонду України в районах, містах, районах у містах, а також про об`єднані управління, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 22 грудня 2014 року № 28-2 на управління покладені повноваження, зокрема, щодо призначення (здійснення перерахунку) і виплати пенсії, щомісячного довічного грошове утримання суддям у відставці, допомоги на поховання та інших виплат відповідно до законодавства; забезпечення своєчасного і в повному обсязі фінансування та виплату пенсій, щомісячного довічного утримання суддям у відставці, допомоги на поховання та інших виплат, які згідно із законодавством здійснюються за рахунок коштів Фонду та інших джерел, визначених законодавством (підпункти 7,8 пункту 4 Положення).

23.10.2025 ОСОБА_1 звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області із заявою про призначення пенсії за фактичною адресою місця проживання: АДРЕСА_1 .

Суд встановив на підставі відомостей трудової книжки серії НОМЕР_1 від 14 липня 1989 року, що ОСОБА_1 працював у Курахівському заводі залізобетонних конструкцій в/о «Донбасенергобуд» в період з 14.07.1989 по 05.04.1990, а саме:

- на підставі наказу №483к прийнятий в залізобетонний цех №1 формувальником;

- на підставі наказу 38/к від 22.05.1990 звільнено за самовільне залишення роботи п. 4 ст. 40 КЗпП УРСР.

Крім того, суд встановив на підставі відомостей трудової книжки серії НОМЕР_1 від 14 липня 1989 року, що ОСОБА_1 працював у ТОВ «Рембудпобут» в період з 24.03.1997 по 12.01.1998, а саме:

- на підставі наказу №9 від 24.03.1997 прийнятий підсобним робітником на Курахівську дільницю;

- на підставі наказу № 2 від 12.01.1998 звільнено за власним бажанням ст. 38 КЗпП України.

Окрім того, суд встановив на підставі відомостей трудової книжки серії НОМЕР_1 від 14 липня 1989 року, що ОСОБА_1 працював у ТОВ «Рембудпобут» в період з 02.03.1998 по 27.01.1999, а саме:

- на підставі наказу №7 від 02.03.1998 прийнятий підсобним робітником на Курахівську дільницю;

- на підставі наказу № 5 від 27.01.1999 звільнено за власним бажанням ст. 38 КЗпП України.

Крім того, суд встановив на підставі відомостей трудової книжки серії НОМЕР_2 від 16.11.2009, що ОСОБА_1 працював у ТОВ «Рембудпобут» в період з 24.03.1997 по 27.01.1999, а саме:

- на підставі наказу №9 від 24.03.1997 прийнятий підсобним робітником на Курахівську дільницю;

- на підставі наказу № 5 від 27.01.1999 звільнено за власним бажанням ст. 38 КЗпП України.

Крім того, суд встановив на підставі відомостей трудової книжки серії НОМЕР_1 від 14 липня 1989 року, що ОСОБА_1 отримував у Мар`їнському районному центрі зайнятості виплату допомоги по безробіттю у період з 28.03.2006 по 28.11.2006:

- на підставі наказу №060328 від 28.03.2006 призначено виплату допомоги по безробіттю згідно п. 2 ст. 22 Закону України «Про загальнообов`язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття»;

- на підставі наказу №060328 від 28.03.2006 скорочена виплата допомоги по безробіттю згідно п.п. 1 п. 5 ст. 31 Закону України «Про загальнообов`язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» на 90 к/д з 28.03.2006 по 25.06.2006;

- на підставі наказу №060626 від 26.06.2006 розпочато виплату допомоги по безробіттю згідно п. 7 ст. 22 Закону України «Про загальнообов`язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття»;

- на підставі наказу №061124 від 14.11.2006 скорочена виплата допомоги по безробіттю згідно п.п. 5 п. 5 ст. 31 Закону України «Про загальнообов`язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» на 15 к/д з 13.11.2006 по 27.11.2006;

- на підставі наказу №061129 від 29.11.2006 розпочато виплату допомоги по безробіттю згідно п. 3 ст. 22 Закону України «Про загальнообов`язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття».

31.10.2025 Головне управління Пенсійного фонду України у Київській області прийняло рішення №045750034796 про відмову ОСОБА_1 в призначенні пенсії.

Рішення обґрунтоване тим, що пенсійний вік визначений пунктом 4 частини 1 статті 115 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» (далі Закон) становить – 55 років. Страховий стаж визначений пунктом 4 частини 1 статті 115 Закону становить 25 років. Вік Позивача на момент звернення становить 54 роки 11 місяців. Страховий стаж позивача становить 21 рік 2 місяці 27 днів. За доданими документами до страхового стажу не зараховано: період роботи за трудовою книжкою від 14.07.1989 НОМЕР_1 з 14.07.1989 по 05.04.1990, оскільки відсутня дата наказу про прийняття на роботу; з 24.03.1997 по 12.01.1998, оскільки запис про звільнення з роботи не скріплено печаткою; періоди роботи за трудовою книжкою від 16.11.2009 НОМЕР_2 з 24.03.1997 по 27.01.1999, оскільки запис про періоди роботи внесено раніше ніж дата видачі трудової книжки; період отримання допомоги по безробіттю з 28.03.2006 по 28.11.2006, оскільки відсутні дані про закінчення виплати допомоги по безробіттю. Для зарахування періодів роботи за трудовими книжками необхідно надати уточнюючі довідки видані на підставі первинних документів та надати довідки про перейменування організації. Для зарахування періоду отримання допомоги по безробіттю, необхідно надати уточнюючу довідку.

Відповідно до розрахунку стажу ОСОБА_1 , до страхового стажу зараховано період роботи з 02.03.1998 по 27.01.1999, водночас не зараховано періоди роботи з 14.07.1989 по 05.04.1990, з 24.03.1997 по 26.01.1999, період отримання допомоги по безробіттю з 28.03.2006 по 28.11.2006.

Отже, предметом спору у даній справі є наявність правових підстав для не зарахування до страхового позивача спірних періодів роботи через недоліки заповнення трудової книжки та відмови у призначенні дострокової пенсії за віком через недостатність страхового стажу.

При ухваленні рішення апеляційний суд виходив з наступних мотивів та керувався такими положеннями законодавства.

Частиною другою статті 19 Конституції України передбачено, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.

Статтею 46 Конституції України визначено, що громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом. Це право гарантується загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням за рахунок страхових внесків громадян, підприємств, установ і організацій, а також бюджетних та інших джерел соціального забезпечення.

Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел визначає Закон України Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-1V.

Відповідно до положень статті 5 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 року №1058-IV (надалі – Закон №1058-IV) цей Закон регулює відносини, що виникають між суб`єктами системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування. Дія інших нормативно-правових актів може поширюватися на ці відносини лише у випадках, передбачених цим Законом, або в частині, що не суперечить цьому Закону. Виключно цим Законом визначаються, зокрема, умови набуття права та порядок визначення розмірів пенсійних виплат, порядок здійснення пенсійних виплат за загальнообов`язковим державним пенсійним страхуванням.

Відповідно до положень пункту 4 частини 1 статті 115 Закону № 1058-IV право на призначення дострокової пенсії за віком мають військовослужбовці, особи начальницького і рядового складу органів внутрішніх справ, поліцейські, особи начальницького і рядового складу Державного бюро розслідувань, які брали участь у бойових діях, в антитерористичній операції в районах її проведення, у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях в районах їх здійснення та/або безпосередньою участю у здійсненні заходів, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв`язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, а також ті, яким встановлено інвалідність внаслідок поранення, контузії, каліцтва, отриманих під час захисту Батьківщини або під час виконання інших обов`язків військової служби (службових обов`язків), або внаслідок захворювання, пов`язаного з перебуванням на фронті, виконанням інтернаціонального обов`язку чи безпосередньою участю в антитерористичній операції в районах її проведення, у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях в районах їх здійснення та/або безпосередньою участю у здійсненні заходів, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв`язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, дружини (чоловіки), якщо вони не взяли повторний шлюб, і батьки військовослужбовців, осіб начальницького і рядового складу органів внутрішніх справ, поліцейських, осіб начальницького і рядового складу Державного бюро розслідувань, які померли (загинули) у період проходження військової служби (виконання службових обов`язків) чи після звільнення із служби, але внаслідок поранення, контузії, каліцтва, отриманих під час виконання обов`язків військової служби (службових обов`язків), захворювання, пов`язаного з перебуванням на фронті, ліквідацією наслідків Чорнобильської катастрофи, виконанням інтернаціонального обов`язку чи безпосередньою участю в антитерористичній операції в районах її проведення, у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях в районах їх здійснення та/або безпосередньою участю у здійсненні заходів, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв`язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, особи, яким надано статус учасника бойових дій відповідно до пунктів 20, 21 і 25 частини першої статті 6, особи з інвалідністю внаслідок війни відповідно до пунктів 12, 13 і 16 частини другої статті 7 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» (крім працівників підприємств, установ, організацій, які залучалися та брали безпосередню участь у здійсненні заходів, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв`язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, перебуваючи безпосередньо в районах та у період здійснення зазначених заходів), особи з числа резервістів, військовозобов`язаних і осіб, які входили до складу добровольчого формування територіальної громади, яким надано статус учасника бойових дій відповідно до пункту 19 статті 6, особи з інвалідністю внаслідок війни відповідно до пункту 11 статті 7 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту», дружини (чоловіки), якщо вони не взяли повторний шлюб, і батьки, яким надано статус сім`ї загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України відповідно до пунктів 3 і 4 частини першої статті 10-1 зазначеного Закону, пункту 5 частини першої статті 10-1 зазначеного Закону з числа членів сімей резервістів і військовозобов`язаних, а також пункту 6 частини першої статті 10-1 зазначеного Закону, - після досягнення чоловіками 55 років, жінками – 50 років та за наявності страхового стажу не менше 25 років у чоловіків і не менше 20 років у жінок.

Відповідно до частини 1 статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж – період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

Період, протягом якого особа, яка підлягала загальнообов`язковому державному соціальному страхуванню на випадок безробіття, отримувала допомогу по безробіттю (крім одноразової її виплати для організації безробітним підприємницької діяльності), допомогу по частковому безробіттю, допомогу по частковому безробіттю на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2, та матеріальну допомогу в період професійної підготовки, перепідготовки або підвищення кваліфікації, включається до страхового стажу.

За змістом частини 2, 4 статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку – на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.

Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.

За приписами статті 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.

До стажу роботи зараховується також будь-яка інша робота, на якій працівник підлягав державному соціальному страхуванню, або за умови сплати страхових внесків, період одержання допомоги по безробіттю, а також робота в`язнів і робота за угодами цивільно-правового характеру за умови сплати страхових внесків.

Статтею 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення» визначено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Так, пунктом 3 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 (далі – Порядок № 637), передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Тобто, відповідно до вказаних приписів законодавства, обов`язок щодо підтвердження трудового стажу на підставі відповідних довідок, покладається на особу, яка звертається із заявою про призначення пенсії, у разу відсутності у неї (особи) трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи.

Пунктами 23 та 24 Порядку № 637 визначено, що документи, що подаються для підтвердження трудової діяльності, повинні бути підписані посадовими особами і засвідчені печаткою (у разі наявності). Для підтвердження трудового стажу приймаються лише ті відомості про період роботи, які внесені в довідки на підставі документів.

Отже законодавець чітко визначив, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка і саме за відсутності такої або відповідних записів у ній, стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами, що також визначено Порядком № 637.

20 червня 1974 року постановою Держкомтруда СРСР № 162 затверджено Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах та організаціях (далі -Інструкція № 162), яка діяла на момент виникнення спірних правовідносин.

Відповідно до абзацу першого пункту 1.1 Інструкції №162 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників та службовців.

Заповнення трудових книжок та вкладишів до них здійснюється мовою союзної, автономної республіки, автономної області, автономного округа, на території яких розташовано дане підприємство, установа, організація, та офіційною мовою СРСР (пункт 2.1 Інструкції № 162).

Згідно з абзацами другим, третім пункту 2.2 Інструкції № 162 заповнення трудової книжки вперше здійснюється адміністрацією підприємства у присутності робітника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки вносяться відомості про роботу: прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.

Відповідно до пункту 2.3 Інструкції №162 усі записи трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1984 р., у графі 2 трудової книжки раніше встановленого зразка (1983 р.) записується 1984.05.01, в трудових книжках, виданих після 1 січня 1975 р.; 05.01.1984. Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення на іншу постійну роботу, про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується адміністрацією підприємства, де було зроблено відповідний запис. Адміністрація підприємства за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу (пункт 2.5 Інструкції № 162).

Відповідно до пункту 2.8 Інструкції № 162 виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу постійну роботу, про нагородження та заохочення та інші мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Згідно з пунктом 2.9 Інструкції 162 у розділі Відомості про роботу, Відомості про нагородження, Відомості про заохочення трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається. У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: Запис за таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки. У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: Запис за таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі. При зміні формулювання причини звільнення пишеться: Запис за таким-то є недійсним звільнений... і зазначається нове формулювання. У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення. При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Згідно з підпунктами 2.10 та 2.11 пункту 2 Інструкції №162 відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Освіта - середня, середня спеціальна і вища - вказується тільки на підставі документів (атестата, посвідчення, диплома). Запис про незакінчену середню або незакінчену вищу освіті також може бути проведена лише на підставі відповідних документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального закладу і т.п.). Професія або спеціальність записується у трудовій книжці на підстав документа про освіту або іншого належним чином оформленого документа. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після того ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Відповідно до підпункту 4.1 пункту 4 Інструкції №162 при звільненні працівника всі записи про роботу, нагороди та заохочення, які внесено в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Відповідно до пункту 18 постанови Ради Міністрів СРСР та Всесоюзної центральної ради професійних союзів від 06 вересня 1973 року № 656 «Про трудові книжки працівників та службовців», яка діяла на час виникнення спірних правовідносин, відповідальність за організацію робіт по веденню, обліку, зберіганню і видачі трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. Відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачу трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а у передбачених законом випадках іншу відповідальність.

При цьому, з 29 липня 1993 року порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року №58 (далі – Інструкція №58), яка містить аналогічні вимоги щодо внесення записів до трудових книжок, що й Інструкція №162.

Відповідно до пункту 1 Інструкції №58, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п`ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Відповідно до п. 2.12 Інструкції №58 після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Аналіз вказаних норм свідчить, що законодавством чітко визначено порядок організації ведення, обліку, зберігання і видачу трудових книжок працівників, а також встановлено відповідальність за порушення такого порядку.

Відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання і видачу несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації.

Згідно з п. 4.1 Інструкції №58 у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Аналіз вказаних вище правових норм дозволяє дійти висновку, що обов`язок заповнення трудової книжки покладається на роботодавця або уповноважену ним особу, які здійснюють заповнення трудової книжки, а не на працівника, а тому, на переконання суду, наявність таких недоліків в трудовій книжці позивача як відсутність дати наказу про прийняття на роботу, відсутність скріплення печаткою запису про звільнення з роботи не можуть бути підставою для не зарахування до страхового стажу останнього спірних періодів роботи згідно з записами в трудовій книжці, виконаними відповідно до вимог Інструкції № 162 та Інструкції №58.

Суд звертає увагу, що підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.

Відповідач, виносячи оскаржуване рішення, не врахував, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.

Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом в постанові від 24 травня 2018 року у справі № 490/12392/16-а (провадження № К/9901/2310/18) в якій зазначено, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.

Також у постанові від 21.02.2018 року у справі № 687/975/17 Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду зазначає, що працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист.

Окрім того, суд зазначає, що законодавець пов`язує необхідність підтвердження трудового стажу для призначення пенсії лише за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи за певні періоди роботи.

Водночас, матеріали справи не містять доказів на підтвердження того, що дані трудової книжки позивача (в частині спірних періодів роботи) містять неправдиві або недостовірні відомості, а тому, зазначені відповідачем недоліки, а саме: відсутність дати наказу про прийняття на роботу, відсутність скріплення печаткою запису про звільнення з роботи, не можуть бути самостійною підставою для відмови у зарахуванні періодів роботи з 14.07.1989 по 05.04.1990 та з 24.03.1997 по 12.01.1998 до стажу роботи позивача.

Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом в постанові від 24 травня 2018 року у справі 490/12392/16-а (провадження К/9901/2310/18) в якій зазначено, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.

Суд вважає, що право позивача на встановлені законом гарантії не може бути поставлене в залежність від якості виконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці.

Недоліки заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для виключення певних періодів роботи з трудового стажу позивача, що дає йому право на призначення пенсії, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення та належний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства.

При цьому, відповідач не встановив недостовірності або інших ознак юридичної дефектності трудової книжки позивача загалом, та вищевказаних записів окремо, а отже її належить розглядати як належний та допустимий доказ у справі, і зазначені обставини не можуть поза розумним сумнівом, позбавити позивача його конституційного права на соціальний захист.

Отже, суд дійшов висновку, що вимога відповідача щодо надання уточнюючої довідки є безпідставною.

З аналогічних підстав суд першої інстанції дійшов вірного висновку про наявність правових підстав для зарахування періоду отримання допомоги по безробіттю з 28.03.2006 по 28.11.2006, оскільки відсутність у трудовій книжці позивача серії НОМЕР_1 від 14.07.1989 даних про закінчення виплати допомоги по безробіттю не свідчить про те, що позивач не отримував вказану допомогу в період з 28.03.2006 по 28.11.2006.

Враховуючи викладене, періоди отримання допомоги по безробіттю з 28.03.2006 по 28.11.2006 та періоди роботи з 14.07.1989 по 05.04.1990 та з 24.03.1997 по 12.01.1998 підлягають зарахуванню до страхового стажу позивача.

При цьому, період роботи з 02.03.1998 по 27.01.1999 відповідач зарахував до страхового стажу позивача, отже, права позивача на зарахування вказаного періоду до страхового стажу не є порушеними з боку відповідача, та відповідно позовні вимоги в цій частині задоволенню не підлягають.

Стосовно не зарахування періоду роботи з 13.01.1998 по 01.03.1998 року на підставі записів у трудовій книжці серії НОМЕР_2 суд зазначає таке.

Так, суд вище встановив на підставі відомостей трудової книжки серії НОМЕР_1 від 14.07.1989, що позивач працював у ТОВ «РЕМБУДПОБУТ» у періоди з 24.03.1997 по 12.01.1998 (наказом №2 від 12.01.1998 звільнений за власним бажанням), та з 02.03.1998 (наказом №7 від 02.03.1998 прийнятий на роботу) по 27.01.1999.

Водночас, на підставі відомостей трудової книжки серії НОМЕР_2 від 16 листопада 2009 року суд встановив, що ТОВ «РЕМБУДПОБУТ» записи про роботу позивача в період 24.03.1997 по 27.01.1999 внесено частково – одним періодом, без зазначення відповідних записів про звільнення 12.01.1998 на підставі наказу №2 від 12.01.1998 та про прийняття на роботу з 02.03.1998 на підставі наказу №7 від 02.03.1998.

Будь-яких обґрунтованих пояснень з даного приводу, зокрема щодо повторної видачі трудової книжки з аналогічним періодом роботи в ТОВ «РЕМБУДПОБУТ», не містять ані позовна заява, ані додані до заяви про призначення дострокової пенсії документи.

Отже, суд встановив, що в даному випадку відомості трудової книжки серії НОМЕР_1 від 14.07.1989 спростовують відомості про безперервне працевлаштування позивача у ТОВ «РЕМБУДПОБУТ», відтак період з 13.01.1998 по 01.03.1998 не підлягає зарахуванню до страхового стажу позивача.

Оцінивши докази, які є у справі, за своїм внутрішнім переконанням, що ґрунтувалося на їх всебічному, повному та об`єктивному дослідженні, та враховуючи всі наведені обставини, місцевий суд дійшов правильного висновку, що позовні вимоги підлягають задоволенню.

Доводи апеляційної скарги не спростовують висновків місцевого суду.

Відповідно до положень ч. 1 ст. 316 КАС України суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду – без змін, якщо визнає, що суд правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.

Керуючись статями 291, 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328, 329, 331 Кодексу адміністративного судочинства України, суд,

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області – залишити без задоволення.

Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 28 травня 2026 року у справі № 200/2628/26 – залишити без змін.

Повне судове рішення – 27 жовтня 2026 року.

Постанова набирає законної сили з дати її ухвалення та може бути оскаржена безпосередньо до Верховного Суду протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення в порядку, передбаченому статтею 328 Кодексу адміністративного судочинства України.

Колегія суддів І. В. Сіваченко

А. А. Блохін

І. В. Пивовар