Постанова від 22 жовтня 2026 р. у справі №480/3645/24 — Другий апеляційний адміністративний суд

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

23 жовтня 2026 р.Справа № 480/3645/24

Другий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:

Головуючого судді: Русанової В.Б.,

Суддів: П`янової Я.В. , Бегунца А.О. ,

розглянувши в порядку письмового провадження у приміщенні Другого апеляційного адміністративного суду адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління ДПС у Сумській області на рішення Сумського окружного адміністративного суду від 22.06.2026, (головуючий суддя І інстанції: О.В. Соп`яненко) по справі № 480/3645/24

за позовом фізичної особи-підприємця ОСОБА_1

до Головного управління ДПС у Сумській області

про визнання незаконним та скасування податкового повідомлення - рішення,

ВСТАНОВИВ:

Фізична особа-підприємець ОСОБА_1 (далі - позивач) звернувся до суду з позовом, в якому просив визнати незаконними та скасувати податкові повідомлення-рішення, винесені Головним управлінням ДПС у Сумській області від 19.04.2024:

- № 474118280706, на підставі якого застосовано до ФОП ОСОБА_1 адміністративну штрафну санкцію у розмірі 1 020,00 грн;

- № 474318280706, на підставі якого застосовано до ФОП ОСОБА_1 штрафну санкцію у розмірі 160 367,70 грн.

В обґрунтування позову зазначив, що спірними податковими повідомленнями-рішеннями нараховано штрафні санкції за не надання контролюючому органу: документів, які підтверджують облік товарних запасів, що знаходяться у місці продажу; трудових договорів та табелів обліку робочого часу.

Щодо документів, які підтверджують облік товарних запасів зазначив, що на вимогу податкового органу надав іншу інформацію та документи, необхідні для проведення перевірки, в подальшому звертався до ГУ ДПС з проханням повідомити чи необхідно надати додаткові документи, на що посадові особи відповідача повідомляли про достатність наданих документів. Разом з тим, отримавши акт перевірки, позивач дізнався про те, що ним не надано форму ведення обліку товарних запасів за місцем провадження господарської діяльності.

Зауважував, що форми ведення обліку товарних запасів надавались ним разом із запереченнями на акт перевірки, проте безпідставно не враховані ГУ ДПС під час прийняття податкового повідомлення-рішення № 474318280706.

Щодо трудових договорів та табелів обліку робочого часу вказував, що податковий орган не мав правових підстав витребовувати вказані документи, оскільки останні не стосуються обліку доходів, витрат та інших показників, пов`язаних із визначенням об`єктів оподаткування та/або податкових зобов`язань. Наголошував, що перевірка дотримання вимог законодавства з питань праці віднесена до компетенції Державної служби України з питань праці.

Також, зазначив, що питання можливого порушення трудового законодавства ФОП ОСОБА_1 не охоплювалось скаргою споживача, на підставі якої призначено фактичну перевірку.

Звертав увагу, що жодних запрошень до ГУ ДПС з метою ознайомлення з актом фактичної перевірки та його підписання не отримував, як наслідок, незрозумілим є факт складання податковим органом акту про неможливість підписання та вручення ФОП ОСОБА_1 матеріалів фактичної перевірки.

З урахуванням наведеного, вважав спірні податкові повідомлення-рішення протиправними та просив суд їх скасувати.

Рішенням Сумського окружного адміністративного суду від 22.06.2026 позов задоволено.

Головне управління ДПС у Сумській області (далі - відповідач), не погодившись із судовим рішенням, подало апеляційну скаргу, в якій, посилаючись на порушення судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, неповне з`ясування судом обставин справи, що призвело до неправомірного висновку, просило його скасувати та ухвалити нове, яким відмовити в задоволенні позову.

В обґрунтування апеляційної скарги зазначає, що судом першої інстанції не враховано, що форма ведення обліку товарних запасів та первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів, мають бути надані на вимогу контролюючого органу саме на початок проведення перевірки.

Разом з тим, на письмовий запит ГУ ДПС у Сумській області та на початок перевірки позивач не надав форму ведення обліку товарних запасів (в паперовому та/або електронного вигляді), яка підтверджує облік та походження товарів. При цьому, станом на день проведення перевірки у кафетерії, через який проводить діяльність ФОП ОСОБА_2 , на реалізації перебували товарні запаси на загальну суму 31 831,20 грн.

Отже, ГУ ДПС правомірно прийнято податкове повідомлення-рішення № 474318280706.

Вважає, що надання суб`єктом господарювання вказаних вище документів разом із запереченнями на акт перевірки, не є свідченням виконання обов`язку, визначеного п. 12 ст. 3 Закону № 265/95-ВР щодо ведення обліку товарних запасів.

Посилається на правову позицію Верховного Суду, викладену в постанові від 11 лютого 2026 року по справі № 300/7407/24.

Щодо податкового повідомлення-рішення № 474118280706 вказує, що на запит посадових осіб ГУ ДПС у Сумській області позивач не надав повідомлення про прийняття працівників на роботу/укладення гіг-контракту та табелі обліку використання робочого часу, чим порушив вимоги п. 85.2 ст. 85 ПК України.

Звертає увагу, що в ході фактичної перевірки суб`єкта господарювання податковий орган наділений повноваженнями перевіряти наявність належного оформлення трудових відносин, з`ясовувати питання щодо ведення обліку роботи, виконаної працівником та обліку витрат на оплату праці.

Позивач подав відзив на апеляційну скаргу, в якому, наполягаючи на законності та обґрунтованості рішення суду першої інстанції, просить залишити апеляційну скаргу без задоволення, а оскаржуване рішення без змін.

Відповідно до ч. 1 ст. 308, п.3 ч.1 ст.311 КАС України справа розглянута в межах доводів апеляційної скарги, в порядку письмового провадження.

Колегія суддів, заслухавши суддю-доповідача, перевіривши рішення суду першої інстанції, апеляційну скаргу, відзиву на неї, дослідивши докази по справі, вважає, що апеляційна скарга підлягає частковому задоволенню з наступних підстав.

Судом встановлено, що ОСОБА_1 зареєстрований в якості фізичної особи-підприємця, перебуває на обліку в ГУ ДПС у Сумській області.

25.01.2024 до ГУ ДПС у Сумській області надійшла скарга гр. ОСОБА_3 , в якій повідомлено про систематичні порушення, зокрема, ФОП ОСОБА_1 , який здійснює підприємницьку діяльність за адресою: АДРЕСА_1 : товари, які мають акциз, в основному не обліковані, не сплачуються податки за цигарки, пиво, іншу алкогольну продукцію; є порушення в нарахуванні торгової націнки на продовольчі товари соціального напрямку; накладні продовольчої групи сформовані на недійсні ФОП-и.

07.03.2024 ГУ ДПС у Сумській області прийняло наказ № 554-кп, яким, керуючись пп. 20.14 п. 20.1 ст. 20, пп. 75.1.3 п. 75.1 ст. 75, на підставі пп. 80.2.3. п. 80.2. ст. 80, п. 82.3 ст. 82 ПК України, у зв`язку з надходженням письмового звернення від 25.01.2024 про порушення платником податків законодавства, контроль за яким покладено на контролюючі органи, зокрема, щодо здійснення розрахункових операцій (порушення ведення обліку товарних запасів), призначило фактичну перевірку господарського об`єкту: кафетерію за адресою: АДРЕСА_2 , через який здійснює господарську діяльність ФОП ОСОБА_1 .

В період з 08.03.2024 до 15.03.2024 посадовими особами ГУ ДПС у Сумській області, на підставі наказу від 07.03.2024, направлень, проведено фактичну перевірку кафетерію, розташованого за адресою: АДРЕСА_2 , за наслідками якої складено акт від 15.03.2024 № 2534/18/19/РРО/ НОМЕР_1 .

Актом перевірки встановлено неподання до органів ДПС ФОП ОСОБА_1 повідомлення про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту стосовно ОСОБА_4 , що перебуває в трудових відносинах згідно договору від 30.09.2023 на посаді продавця продовольчих товарів.

Також, в приміщенні кафетерію ФОП ОСОБА_1 розрахункові операції, реалізація алкогольних напоїв 08.03.2024 здійснювала ОСОБА_5 . Трудовий договір або наказ (розпорядження) про прийняття на роботу ОСОБА_5 , повідомлення про прийняття працівника на роботу до органів ДПС ФОП ОСОБА_1 до перевірки не надано.

На порушення вимог Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб-підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 496 від 03.09.2021 ФОП ОСОБА_1 не надано до перевірки форму ведення обліку товарних запасів, визначену зазначеним Порядком. Таким чином, ФОП ОСОБА_1 реалізовано в період з 16.09.2023 до 07.03.2024 включно необлікований у встановленому законодавством порядку товар в загальній сумі 128 536,50 грн, що підтверджується даними фіскальних чеків, а також на суму 31 831,20 грн – вартість необлікованих товарів згідно опису, складеного 08.03.2024 о 14:35 год.

Крім того, ФОП ОСОБА_1 не надано до перевірки табелі обліку використання робочого часу.

З урахуванням наведеного, податковим органом встановлено порушення ФОП ОСОБА_1 :

-п. 44.1, п. 44.3 ст. 44, п. 85.2 ст. 85 ПК України;

- п. 11, п. 12 ст.3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»;

- ст. 24 КЗпП України.

02.04.2024 ФОП ОСОБА_1 подав заперечення на акт перевірки, до яких додав копії трудових договорів з ОСОБА_4 та ОСОБА_5 , повідомлення про прийняття працівників на роботу, форми ведення обліку товарних запасів за період вересень 2023 р. – лютий 2024 р. та з 01.03.2024 до 15.03.2024.

16.04.2024 ГУ ДПС у Сумській області листом повідомило позивача, що заперечення на акт перевірки залишені без задоволення, а висновки акту – залишені без змін.

19.04.2024 ГУ ДПС у Сумській області, на підставі акту перевірки, прийняті податкові повідомлення-рішення:

- № 474318280706, яким до позивача застосовано штрафні санкції у розмірі 160 367,70 грн;

- № 474118280706, яким до позивача застосовано штрафні санкції у розмірі 1 020,00 грн.

Не погодившись з податковими повідомленнями - рішеннями, позивач звернувся за захистом своїх прав до суду.

Задовольняючи позов, суд першої інстанції виходив з того що спірні податкові повідомлення-рішення прийняті не в межах повноважень, не на підставі та не у спосіб, що встановлений податковим законодавством.

Надаючи правову оцінку встановленим обставинам справи, колегія суддів вважає за необхідне зазначити наступне.

Відповідно до ч. 2 ст. 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та Законами України.

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, зокрема вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників податків та зборів, їх права та обов`язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов`язки їх посадових осіб під час адміністрування податків та зборів, а також відповідальність за порушення податкового законодавства врегульовані ПК України.

Як передбачено пп. 20.1.4 п. 20.1 ст. 20 ПК України, контролюючі органи, які визначені підпунктом 41.1.1 пункту 41.1 статті 41 цього Кодексу, мають право проводити відповідно до законодавства перевірки і звірки платників податків (крім Національного банку України), у тому числі після проведення процедур митного контролю та/або митного оформлення.

Відповідно до пп. 20.1.10 п. 20.1 ст. 20 ПК України контролюючі органи мають право здійснювати контроль за додержанням законодавства з питань регулювання обігу готівки (крім банків), порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), за наявністю ліцензій на провадження видів господарської діяльності, що підлягають ліцензуванню відповідно до закону, торгових патентів, за додержанням порядку приймання готівки для подальшого переказу (крім приймання готівки банками), за дотриманням суб`єктами господарювання установлених законодавством обов`язкових вимог щодо забезпечення можливості розрахунків за товари (послуги) з використанням електронних платіжних засобів.

Правові засади застосування реєстраторів розрахункових операцій та програмних реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг визначаються Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР (далі Закон № 265/95-ВР).

Відповідно до ст. 15 Закону № 265/95-ВР контроль за додержанням суб`єктами господарювання порядку проведення розрахунків за товари (послуги), операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, інших емітованих платіжних інструментів та інших вимог цього Закону здійснюють контролюючі органи шляхом проведення фактичних та документальних перевірок відповідно до Податкового кодексу України.

Згідно з п. 75.1 ст. 75 ПК України контролюючі органи мають право проводити камеральні, документальні (планові або позапланові; виїзні або невиїзні) та фактичні перевірки. Камеральні та документальні перевірки проводяться контролюючими органами в межах їх повноважень виключно у випадках та у порядку, встановлених цим Кодексом, а фактичні перевірки - цим Кодексом та іншими законами України, контроль за дотриманням яких покладено на контролюючі органи.

Фактичною вважається перевірка, що здійснюється за місцем фактичного провадження платником податків діяльності, розташування господарських або інших об`єктів права власності такого платника. Така перевірка здійснюється контролюючим органом щодо дотримання норм законодавства з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій, ведення касових операцій, наявності ліцензій, свідоцтв, у тому числі про виробництво та обіг підакцизних товарів, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами) (пп. 75.1.3 п. 75.1 ст. 75 ПК України).

Судом встановлено, що наказом ГУ ДПС у Сумській області від 07.03.2024 № 554-кп призначено проведення фактичної перевірки господарського об`єкту: кафетерію за адресою: АДРЕСА_2 , через який здійснює господарську діяльність ФОП ОСОБА_1 надходженням письмового звернення від 25.01.2024 про порушення платником податків законодавства, контроль за яким покладено на контролюючі органи, зокрема, щодо здійснення розрахункових операцій (порушення ведення обліку товарних запасів).

Сторонами по справ не висловлено зауважень щодо правомірності призначення та проведення фактичної перевірки.

За наслідками фактичної перевірки, податковим органом складено акт від 15.03.2024 № 2534/18/19/РРО/ НОМЕР_1 , на підставі якого ним прийнято податкові повідомлення-рішення від 19.04.2024 № 474318280706 та № 474118280706.

Щодо податкового повідомлення-рішення від 19.04.2024 № 474318280706, яким до позивача застосовано суму штрафних (фінансових) санкцій у розмірі 160 367,70 грн за порушення вимог пункту 12 статті 3 Закон №265/95-ВР.

Згідно з п. 177.10 ст. 177 ПК України фізичні особи - підприємці та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, зобов`язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет. Фізичні особи - підприємці, які застосовують реєстратори розрахункових операцій відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» зобов`язані вести облік доходів та витрат в паперовому та/або електронному вигляді.

Відповідно п. 12 ст. 3 Закону № 265/95-ВР суб`єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для виконання платіжної операції зобов`язані: вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку. Порядок та форма обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку, встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику. При цьому суб`єкт господарювання зобов`язаний надати контролюючим органам на початок проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження товарних запасів (зокрема, але не виключно, документи щодо інвентаризації товарних запасів, документи про отримання товарів від інших суб`єктів господарювання та/або документи на внутрішнє переміщення товарів), які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об`єкті).

Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб - підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість (крім тих, які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння).

Тобто, пункт 12 статті 3 Закону №265/95-ВР зобов`язує суб`єктів господарювання (як юридичних осіб, так і фізичних осіб-підприємців (за виключенням перелічених в абзаці 3 цієї норми осіб)) вести облік товарних запасів і у разі проведення перевірки надати документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження тих товарних запасів, які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об`єкті).

При цьому обов`язок надати документи на підтвердження ведення обліку товарних запасів має бути виконаним суб`єктом господарювання саме на початок проведення перевірки.

Наведене узгоджується з висновками Верховного Суду, викладеними, зокрема у постановах від 11.01.2024 у справі № 420/12275/22, від 27.08.2024 у справі № 300/2879/22, від 30.09.2025 у справі №520/22949/24, від 11.02.2026 у справі № 300/7407/24, від 02.07.2026 у справі № 560/4717/25.

Статтею 20 Закону № 265/95-ВР встановлено, що до суб`єктів господарювання, що здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об`єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб - підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість (крім тих, які здійснюють діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння).

Таким чином, за змістом наведених норм суб`єкт господарювання несе відповідальність за (окремо або в сукупності):

1) здійснення реалізації товарів, які не обліковані у встановленому порядку;

2) не надання під час перевірки документів, які підтверджують саме облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об`єкті).

Згідно з п. 44.1 ст. 44 ПК України для цілей оподаткування платники податків зобов`язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов`язаних з визначенням об`єктів оподаткування та/або податкових зобов`язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов`язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності визначені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Бухгалтерський облік є обов`язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (пункт 2 статті 3 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

В постанові від 29 вересня 2025 року у справі № 380/12025/24 Верховний Суд зазначив наступне: «Аналіз наведених норм права дає підстави для висновку, що облік товарних запасів на складах та/або за місцем їх реалізації в порядку, встановленому законодавством, відповідає бухгалтерському обліку. Відтак, для встановлення факту не облікування товарів в установленому порядку слід перевірити відповідні бухгалтерські регістри та первинні документи, на підставі яких вони ведуться (як то накладні, витратні накладні, товарно-транспортні накладні, тощо). У свою чергу порушенням встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку є відсутність як таких відповідних первинних документів, які підтверджують рух товарно-матеріальних цінностей, їх походження».

На виконання ст. 3 Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та ПК України, Міністерством фінансів України видано наказ від 3 вересня 2021 року № 496, яким затверджено Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку (далі - Порядок № 496).

Відповідно до п. 1 розділу І Порядку № 496, Порядок він визначає правила ведення обліку товарних запасів та поширюється на фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку, які відповідно до Закону зобов`язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку, та осіб, які фактично здійснюють продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об`єкті) такого ФОП.

Згідно з пунктом 1 розділу ІІ Порядку № 496 облік товарних запасів здійснюється ФОП шляхом постійного внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід`ємною частиною такого обліку.

ФОП, яка здійснює діяльність у декількох місцях продажу (господарських об`єктах), веде облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу (господарським об`єктом) на підставі первинних документів, які підтверджують отримання товарів такою ФОП або окремим місцем продажу (господарським об`єктом), та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів між ФОП та його окремими місцями продажу (господарськими об`єктами). Первинні документи на внутрішнє переміщення товарів є невід`ємною частиною такого обліку.

Згідно з пунктом 2 розділу І Порядку №496 у цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

- документи, які підтверджують облік та походження товарів - Форма ведення обліку товарних запасів, визначена додатком до цього Порядку (далі - Форма обліку), та первинні документи;

- первинні документи - опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару (найменування суб`єкта господарювання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП) або код згідно з ЄДРПОУ суб`єкта господарювання, серія та номер паспорта / номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті), дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.

Опис залишку товарів на початок обліку складається в довільній формі та має містити інформацію про: найменування товарів, наявних у такої ФОП на дату набуття ним обов`язку щодо ведення обліку товарних запасів, кількості таких товарів (із зазначенням одиниці виміру) та їх вартості, самостійно визначеної ФОП.

Згідно з п. 1 розділу ІІ Порядку № 496 облік товарних запасів здійснюється ФОП шляхом постійного внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід`ємною частиною такого обліку.

ФОП, яка здійснює діяльність у декількох місцях продажу (господарських об`єктах), веде облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу (господарським об`єктом) на підставі первинних документів, які підтверджують отримання товарів такою ФОП або окремим місцем продажу (господарським об`єктом), та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів між ФОП та його окремими місцями продажу (господарськими об`єктами). Первинні документи на внутрішнє переміщення товарів є невід`ємною частиною такого обліку.

Первинні документи, на підставі яких внесено записи до Форми обліку, є обов`язковими додатками до такої форми. Внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку їх реалізації.

Пунктом 2 розділу ІІ Порядку № 496 встановлено, що форма обліку ведеться за вибором ФОП у паперовій або в електронній формі.

Форма обліку має містити зазначені в довільному порядку дані ФОП: прізвище, ім`я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки ФОП або серія та номер паспорта/номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті, податкова адреса, назва та адреса місця продажу (господарського об`єкта) або місця зберігання, в межах якого ведеться облік. Для паперової форми обліку зазначені дані мають міститися на титульному аркуші.

Відповідно до пункту 4 розділу ІІ Порядку № 496 записи у Формі обліку ведуться в хронологічному порядку надходження або вибуття товарів.

Згідно з п. 9 розділу ІІ порядку № 496 заборонено продаж товарів, на які у місцях продажу таких товарів (господарських об`єктах) відсутні: первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку; відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи; первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.

Відповідно до п. 10 розділу ІІ порядку № 496 форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об`єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах.

Такі документи щомісячно групуються в хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та/або підшиваються для подальшого зберігання разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено.

Пунктом 11 розділу ІІ Порядку № 496 встановлено, що форма обліку, первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів, надаються посадовій особі контролюючого органу на її вимогу під час проведення перевірки. У разі якщо оригінали первинних документів відсутні у місці продажу, посадовій особі контролюючого органу можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред`явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).

Такі документи надаються особисто ФОП або особою, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об`єкті) такої ФОП.

Форма обліку в електронній формі на вимогу посадових осіб контролюючого органу має бути візуалізована у форматі, який дозволяє такій особі здійснити його перегляд та/або копіювання.

Положення Порядку №496 при вирішенні питання щодо дотримання фізичною особою-підприємцем вимог пункту 12 статті 3 № 265/95-ВР та наявності підстав для притягнення до відповідальності відповідно до статті 20 вказаного Закону були застосовані Верховним Судом в постановах від 9 вересня 2025 року у справі № 600/5677/24-а, 30 вересня 2025 року у справі №520/22949/24, від 16 жовтня 2025 року у справі № 560/11395/24.

Зі змісту акту перевірки вбачається, що ФОП ОСОБА_1 перебуває на загальній системі оподаткування, як наслідок, на нього, як на особу, що здійснює розрахункові операції при продажу товарів у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг покладений обов`язок вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів.

Судом встановлено, що до ФОП ОСОБА_1 застосовано штрафні санкції в сумі 160 367,70 грн на підставі ст. 20 Закону № 265/95-ВР за ведення обліку товарів за місцем їх реалізації з порушенням порядку, встановленого законодавством.

Вирішуючи спір, суд першої інстанції вважав, що наведені висновки податкового органу зроблені без урахування документів, наданих позивачем під час подання заперечень на акт фактичної перевірки.

Колегія суддів зазначає, що дійсно позивач подав ГУ ДПС заперечення на акт перевірки, до яких додав, зокрема, форми ведення обліку товарних запасів за перевіряємий період.

Водночас, суд першої інстанції не врахував, що чинним законодавством передбачено, що суб`єкт господарювання зобов`язаний надати документи, які підтверджують облік та походження товарних запасів, тобто Форму ведення обліку товарних запасів та первинні документи, на підставі яких зроблені відповідні записи в такій Формі, саме на початок проведення перевірки у паперовій або електронній формі.

Верховний Суд у постанові від 10.09.2026 у праві № 140/14222/24 дійшов висновку, що факт направлення документів контролюючому органу та їх подальше надання разом із запереченнями на акт перевірки не замінює встановлення обставини виконання передбаченого пунктом 12 статті 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» обов`язку саме на початок проведення перевірки.

З огляду на наведене висновок суду першої інстанції про належне виконання позивачем обов`язку щодо ведення обліку товарних запасів та надання відповідних документів є передчасним.

Натомість, судом апеляційної інстанції встановлено, що податковим органом 08.03.2024 вибірково проведено опис наявних товарів, що знаходяться на реалізації в приміщенні магазину ФОП ОСОБА_1 за адресою: АДРЕСА_2 , за наслідками якого складено опис залишків товару, що є додатком до акту перевірки, згідно якого станом на 08.03.2024 у відповідному приміщенні перебували алкогольні, слабоалкогольні напої (горілка, ром, текіла, лікери, віскі, пиво тощо), сигарети, стіки загальною вартістю 31 831,20 грн.

Також, податковим органом за даними фіскальних чеків встановлено реалізацію позивачем товару в період з 16.09.2023 до 07.03.2024 в загальній сумі 128 536,50 грн.

З наявних в матеріалах справи доказів вбачається та визнається сторонами по справі, що письмовий запит податкового органу містив вимогу про надання, зокрема, форми обліку товарних запасів за період з 16.09.2023.

На вимогу податкового органу позивач на час проведення фактичної перевірки такої форми не надав, що підтверджується актом від 15.03.2024 про ненадання документів до перевірки на письмовий запит та визнається поозивачем.

Доказів наявності об`єктивних перешкод надати зазначений документ на вимогу податкового органу у визначені ним строки та на час проведення фактичної перевірки, позивачем не надано.

Не надання Форми ведення обліку товарних запасів фактично не заперечує і сам позивач, вказуючи, що податковий орган не повідомляв його про необхідність надання додаткових документів, окрім тих, що надавались суб`єктом господарювання до перевірки.

З цього приводу колегія суддів зазначає, що запит про надання документів містив посилання на необхідність надання, в тому числі, форми обліку товарних запасів, яка на вимогу податкового органу на початок проведення перевірки не надана.

Щодо надання позивачем первинних документів (видаткових накладних, товарно-транспортних накладних) на підтвердження придбання товару слід зазначити, що наявність на момент перевірки таких документів не спростовує факту не надання ФОП ОСОБА_1 . Форми ведення обліку товарних запасів, яку господарюючий суб`єкт, окрім первинних документів, має надати в обов`язковому порядку.

Крім того, як вже зазначалось вище документи, які підтверджують облік та походження товарних запасів, тобто Форму ведення обліку товарних запасів та первинні документи, на підставі яких зроблені відповідні записи в такій Формі, необхідно надати саме на початок проведення перевірки у паперовій або електронній формі.

Отже, обставини щодо не надання на початок проведення перевірки Форми ведення обліку товарних запасів позивачем не спростовано, а судом апеляційної інстанції таких не встановлено.

Твердження позивача у позові та відзиві на апеляційну скаргу про безпідставне складання податковим органом акту про не надання документів до перевірки колегія суддів вважає помилковими, оскільки доказами наявними в матеріалах справи підтверджено відсутність на початок перевірки всіх документів, що витребовувались податковим органом (форми ведення обліку товарних запасів).

Щодо тверджень позивача про безпідставне складання акту про неможливість підписання та вручення ФОП ОСОБА_1 матеріалів фактичної перевірки з огляду на те, що жодних запрошень до ГУ ДПС з метою ознайомлення з актом фактичної перевірки він не отримував колегія суддів зазначає, що наведені обставини не спростовують в діях ФОП ОСОБА_1 порушення п. 12 ст. 3 Закону №265/95-ВР.

При цьому, колегія суддів враховує, що позивач отримав другий примірник акту перевірки та скористався правом надання заперечень, як наслідок, складання відповідачем вищевказаного акту не призвело до порушення прав суб`єкта господарювання.

Посилання позивача на постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 17.02.2025 у справі № 480/3643/24 колегія суддів відхиляє, оскільки згідно ч. 5 ст. 242 КАС України при виборі і застосуванні норми права до спірних правовідносин суд враховує висновки щодо застосування норм права, викладені в постановах Верховного Суду.

З урахуванням встановлених обставин у справі, колегія суддів дійшла висновку про наявність підстав для застосування до підприємця підставі статті 20 Закону №265/95-ВР фінансової санкції у розмірі 160 367,70 грн за порушення вимог п. 12 ст. 3 Закону №265/95-ВР.

Як наслідок, підстави для скасування податкового повідомлення-рішення від 19.04.2024 № 474318280706 відсутні.

Натомість, суд першої інстанції невірно застосував норми матеріального права в цій частині, що призвело до помилкових висновків про задоволення позову.

Щодо податкового повідомлення-рішення від 19.04.2024 № 474118280706, яким до позивача застосовано штрафні санкції у розмірі 1 020,00 грн за порушення вимог пунктів 44.1, 44.3 ст. 44 ПК України.

Відповідно до абз 1 п. 44.1 ст. 44 ПК України, для цілей оподаткування платники податків зобов`язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов`язаних з визначенням об`єктів оподаткування та/або податкових зобов`язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов`язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

За приписами п.44.3 платники податків зобов`язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов`язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 статті 141 цього Кодексу;

1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов`язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;

1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

1095 днів - для документів, пов`язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов`язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 статті 141 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу.

Платник податків зобов`язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов`язані з предметом перевірки.

Згідно з п. 85.2 ст. 82 ПК України платник податків зобов`язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов`язані з предметом перевірки. Такий обов`язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Відповідно до п. 121.1 ст. 121 ПК України незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом, - тягне за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.

Суд першої інстанції вірно зауважив, що законодавцем закріплено право витребування контролюючим органом лише тих документів, які пов`язані з предметом перевірки.

Передбачене приписами п. 121.1 ст. 121 ПК порушення наявне в діях платника лише за умови наявності в діях складу порушення, предметом якого є документи, які пов`язані з предметом перевірки.

Судом встановлено, що позивача притягнуто до фінансової відповідальності за не надання до перевірки табелів обліку використання робочого часу найманих працівників.

В свою чергу, як правильно зазначив суд першої інстанції ні наказ про проведення перевірки, ні звернення покупця, на підставі якого призначено фактичну перевірку не містять будь-яких відомостей про можливе використання ФОП ОСОБА_1 праці найманих осіб без належного оформлення трудових відносин, виплату доходів без сплати податків чи інші порушення законодавства про працю.

Наказом ГУ ДПС у Сумській області від 07.03.2024 № 554-кн фактичну перевірку позивача призначено лише на підставі пп. 80.2.3 п. 80.2 ст. 80 ПК України, а саме у зв`язку з надходженням письмового звернення покупця щодо можливих порушень ведення обліку товарних запасів.

Водночас, вказаний вище наказ не містить посилання на пп. 80.2.7 п. 80.2 ст. 80 ПК України, який є спеціальною правовою підставою для проведення фактичної перевірки разі наявності та/або отримання в установленому законодавством порядку інформації про використання праці найманих осіб без належного оформлення трудових відносин та виплати роботодавцями доходів у вигляді заробітної плати без сплати податків до бюджету, а також здійснення фізичною особою підприємницької діяльності без державної реєстрації.

Отже, предметом спірної перевірки були виключно обставини, пов`язані з веденням обліку товарних запасів, а не питання дотримання законодавства про працю.

Обов`язковість виконання вимоги щодо формулювання конкретного змісту наказу забезпечує розуміння суб`єктом господарювання причин, що зумовили проведення перевірки, а також кола питань, які можуть бути її предметом, залежно від підстави проведення.

Всупереч предмету перевірки, визначеному наказом від 07.03.2024, податковий орган досліджував питання оформлення трудових відносин та витребував у позивача табелі використання робочого часу найманих працівників.

На підставі ненадання зазначених документів відповідач дійшов висновку про порушення позивачем вимог пп. 44.1, 44.3 ст. 44 та п. 85.2 ст. 85 ПК України.

Тобто, ГУ ДПС безпідставно розширило предмет податкової перевірки, що не передбачено вимогами чинного законодавства.

Враховуючи, що табелі використання робочого часу стосуються обліку праці працівників та перевірки дотримання трудового законодавства, тоді як дотримання суб`єктом господарювання законодавства про працю не були підставою проведення спірної перевірки, суд першої інстанції дійшов вірного висновку, що вимога про надання таких документів була заявлена поза межами предмета та підстав фактичної перевірки.

Апеляційна скарга не містить доводів на спростування правильності висновків суду першої інстанції в цій частині.

Частиною 2 ст. 77 КАС України встановлено, що в адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльності суб`єкта владних повноважень обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності покладається на відповідача.

Відповідачем не доведено правомірність прийняття податкового повідомлення-рішення від 19.04.2024 № 474118280706.

Таким чином, суд першої інстанції погоджується з висновками суду першої інстанції про те, що податкове повідомлення-рішення № 474118280706 не відповідає вимогам чинного законодавства, а отже наявні підстави для його скасування.

За приписами п. 2 ч.1 ст.315 КАС України за наслідками розгляду апеляційної скарги на судове рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції має право скасувати судове рішення повністю або частково і ухвалити нове судове рішення у відповідній частині або змінити судове рішення.

Згідно зі ст. 317 КАС України підставами для скасування судового рішення суду першої інстанції повністю або частково та ухвалення нового рішення у відповідній частині або зміни рішення є: 1) неповне з`ясування судом обставин, що мають значення для справи; 2) недоведеність обставин, що мають значення для справи, які суд першої інстанції визнав встановленими; 3) невідповідність висновків, викладених у рішенні суду першої інстанції, обставинам справи; 4) неправильне застосування норм матеріального права або порушення норм процесуального права.

Враховуючи, вищенаведене, колегія суддів вважає, що доводи апеляційної скарги частково спростовують висновки суду, викладені в оскаржуваному судовому рішенні, підтверджують допущення судом першої інстанції порушення норм матеріального права, що призвело до неправильного вирішення справи, а тому рішення суду першої інстанції в частині задоволення позову про скасування податкового повідомлення-рішення від 19.04.2024 № 474318280706 підлягає скасуванню з прийняттям нової постанови про відмову в задоволенні позову.

В іншій частині судове рішення є законним та обґрунтованим, а тому підлягає залишенню без змін.

Стосовно розподілу витрат зі сплати судового збору, колегія суддів зазначає наступне.

Згідно з частинами 1, 3 ст. 139 КАС України при задоволенні позову сторони, яка не є суб`єктом владних повноважень, всі судові витрати, які підлягають відшкодуванню або оплаті відповідно до положень цього Кодексу, стягуються за рахунок бюджетних асигнувань суб`єкта владних повноважень, що виступав відповідачем у справі, або якщо відповідачем у справі виступала його посадова чи службова особа.

При частковому задоволенні позову судові витрати покладаються на обидві сторони пропорційно до розміру задоволених позовних вимог. При цьому суд не включає до складу судових витрат, які підлягають розподілу між сторонами, витрати суб`єкта владних повноважень на правничу допомогу адвоката та сплату судового збору.

Згідно ч. 6 ст. 139 КАС України якщо суд апеляційної інстанції, не повертаючи адміністративної справи на новий розгляд ухвалить нове рішення, він відповідно змінює розподіл судових витрат.

Колегія суддів зазначає, що ФОП ОСОБА_1 понесені судові витрати зі сплати судового збору за подання позову в розмірі 2 420,82 грн, які стягнуті судом першої інстанції на його користь в повному обсязі.

Судовий збір сплачено за оскарження двох податкових повідомлень-рішень на загальну суму 161 387,70 грн, проте за наслідками апеляційного перегляду позов задоволено в частині скасування податкового повідомлення-рішення на суму 1 020,00 грн.

Враховуючи, що за наслідками апеляційного перегляду позов задоволено частково, відповідно до ст. 139 КАС України на користь позивача підлягають стягненню судові витрати зі сплати судового збору пропорційно до задоволеної частини позовних вимог в сумі 15,25 грн (0,63% від 2 420,82 грн) за рахунок бюджетних асигнувань відповідача.

Керуючись ст. ст. 308, 311, 315, 317, 322, 325, 326, 328 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління ДПС у Сумській області - задовольнити частково.

Рішення Сумського окружного адміністративного суду від 22.06.2026 по справі № 480/3645/24 - скасувати в частині визнання протиправним та скасування податкового повідомлення-рішення Головного управління ДПС у Сумській області від 19.04.2024 № 474318280706.

Ухвалити в цій частині нову постанову, якою в задоволенні позову фізичної особи-підприємця ОСОБА_1 - відмовити.

Рішення Сумського окружного адміністративного суду від 22.06.2026 у справі № 480/3645/24 змінити в частині розподілу судових витрат зі сплати судового збору, виклавши абзац четвертий резолютивної частини рішення в наступній редакції:

Стягнути за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління ДПС у Сумській області (вул. Іллінська, 13, м. Суми, Сумська область, 40009, код ЄДРПОУ 43995469) на користь фізичної особи-підприємця ОСОБА_1 ( АДРЕСА_3 , РНОКПП НОМЕР_1 ) судовий збір у розмірі 15,25 грн (п`ятнадцять гривень 25 копійок).

В іншій частині рішення Сумського окружного адміністративного суду від 22.06.2026 у справі № 480/3645/24 - залишити без змін.

Постанова набирає законної сили з дати її ухвалення та не підлягає касаційному оскарженню, крім випадків, передбачених п. 2 ч. 5 ст. 328 КАС України.

Головуючий суддя В.Б. Русанова

Судді Я.В. П`янова А.О. Бегунц