Постанова від 21 вересня 2026 р. у справі №420/13148/26 — П'ятий апеляційний адміністративний суд

П`ЯТИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

————————————————————————

П О С Т А Н О В А

І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И

22 вересня 2026 р.м. ОдесаСправа № 420/13148/26

Головуючий в 1 інстанції: Бойко О. Я. Місце ухвалення рішення: м. Одеса

Колегія суддів П`ятого апеляційного адміністративного суду у складі:

головуючого – Лук`янчук О.В.

суддів – Бітова А.І.

– Ступакової І.Г.

розглянувши в порядку письмового провадження в місті Одесі адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області на рішення Одеського окружного адміністративного суду від 23 липня 2026 року по справі за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області, Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області_ про визнання протиправним та скасування рішення та зобов`язання здійснити перерахунок пенсії, починаючи з дати звернення,

В С Т А Н О В И Л А :

ОСОБА_1 звернулася до суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області, Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області, в якому просить:

Визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області від 17.03.2026 № 156050028923 про відмову в перерахунку пенсії ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , РНОКПП НОМЕР_1 .

Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області: - здійснити перерахунок пенсії ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , РНОКПП НОМЕР_1 , починаючи з дати звернення - з 28.07.2025 року, із застосуванням показника середньої заробітної плати по Україні за 2022-2024 роки, з якої сплачені страхові внески відповідно до ч. 2 ст. 40 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", а саме за три роки, що передують року звернення із заявою про призначення пенсії за віком, з урахуванням виплачених сум пенсії, зарахувати до страхового стажу період роботи з 11.09.1974 року по 02.01.1992 року на підставі трудової книжки НОМЕР_2 від 02.02.1975 року, та здійснити перерахунок пенсії ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , РНОКПП НОМЕР_1 , починаючи з дати звернення - з 28.07.2025 року, з урахуванням виплачених сум пенсії.

Стягнути з бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області на користь ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , РНОКПП НОМЕР_1 , суму сплаченого судового збору.

В обґрунтування позовних вимог зазначено, що оскільки вона вперше звернулась за призначенням пенсії за віком у 2025 році, для обчислення розрахунку пенсії має застосовуватися середня заробітна плата в Україні, з якої сплачено страхові внески, за три календарні роки, що передують року звернення, а саме за 2022, 2023 та 2024 роки.

З наявного в електронному кабінеті розрахунку вбачається, що орган Пенсійного фонду неправомірно застосував показник за 2014– 2016 роки. Щодо трудового стажу позивач зазначає, що згідно з розрахунковими даними, що містились у рішенні про перерахунок пенсії від 31.10.2025, період трудової діяльності розрахований з 03.01.1992 року, в той час як безперервний трудовий стаж Позивачки розпочався з 11.09.1974 року, що підтверджується відомостями з трудової книжки серії НОМЕР_2 . Проте трудовий стаж за період з 11.09.1974 по 02.01.1992 року Головним управлінням Пенсійного фонду України в Одеській області не був взятий до уваги та включений до розрахунку розміру пенсії.

Рішенням Одеського окружного адміністративного суду від 23 липня 2026 року адміністративний позов задоволено частково.

Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області від 17.03.2026 № 156050028923 про відмову в перерахунку пенсії ОСОБА_1

Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 період роботи з 11.09.1974 року по 02.01.1992 року на підставі трудової книжки НОМЕР_2 від 02.02.1975 року.

Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 09.03.2026 року про проведення перерахунку пенсії із застосуванням показника середньої заробітної плати по Україні за 2022-2024 роки та зарахування до страхового стажу періоду роботи з 11.09.1974 року по 02.01.1992 року на підставі трудової книжки НОМЕР_2 від 02.02.1975 року, та прийняти щодо неї рішення у встановленому порядку та строки, з урахуванням висновків суду.

В задоволенні іншої частини позовних вимог відмовлено.

Стягнуто з Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області за рахунок бюджетних асигнувань на користь ОСОБА_1 судовий збір у розмірі 1064 (одна тисяча шістдесят чотири) грн. 96 коп.

Не погоджуючись із зазначеним рішенням суду першої інстанції, Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області подало апеляційну скаргу, в якій, посилаючись на неповне з`ясування судом обставин справи, неправильне застосування норм права, просить скасувати рішення суду першої інстанції та ухвалити нове судове рішення про відмову у задоволенні позовних вимог.

В своїй скарзі апелянт вказує, що заява від 09.03.2026 довільної форми, що не відповідає вимогам додатку 1 до пункту 1.1. Порядку, тому має розглядатися за місцем перебування на обліку ОСОБА_1 відповідно до Закону України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 № 393/96?ВР. Таким чином, неправомірних дій Головне управління стосовно позивача не допускало, оскільки позивачем до заяви від 09.03.2026 № 1121 ніяких додаткових документів надано не було, окрім заяви довільної форми, тому Головним управлінням винесено правомірне рішення

Справу розглянуто судом апеляційної інстанції в порядку письмового провадження на підставі п.3 ч.1 ст.311 КАС України.

Розглянувши матеріали справи, заслухавши суддю-доповідача, перевіривши законність і обґрунтованість судового рішення в межах позовних вимог і доводів апеляційної скарги, колегія суддів приходить до наступного.

Судом першої інстанції встановлено, що 09.03.2026 року ОСОБА_1 звернулась до Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області із заявою в якій просила здійснити перерахунок пенсії із застосуванням показника середньої заробітної плати по Україні за 2022-2024 роки та зарахувати до страхового стажу період роботи з 11.09.1974 року по 02.01.1992 рік на підставі трудової книжки НОМЕР_2 .

За принципом екстериторіальності вказана заява була розглянута Головним управлінням Пенсійного фонду України в Кіровоградській області.

Рішенням від 17.03.2026 № 156050028923 ГУ ПФУ в Кіровоградській області відмовив позивачу у призначенні пенсії за віком у зв`язку із наступним “Страховий стаж становить 20 років 2 місяці 29 днів, порахований по 30.04.2012. Відповідно до пункту 1.1 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій (далі — Порядок), відповідно до Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” (далі - Закон), затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року Nє 22-1, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2005 року Nє 1566/11846 (зі змінами), заява про призначення, перерахунок, поновлення пенсії, переведення з одного виду пенсії на інший (Заява про призначення/ перерахунок пенсії — додаток 1), подається заявником до територіального органу Пенсійного фонду України, а також може подаватись разом зі сканованими копіями документів, які відповідають оригіналам документів та придатні для сприйняття їх змісту (мають містити чітке зображення повного складу тексту документа та його реквізитів), через веб-портал або засобами Порталу Дія електронних послуг Пенсійного фонду України (далі - веб-портал або засоби порталу Дія) або засобами Єдиного державного веб-порталу електронних послуг (далі - портал Дія) з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Відповідно до частини четвертої статті 42 Закону, якщо пенсіонер, який продовжував працювати, набув стажу, достатнього для обчислення пенсії відповідно по частини першої статті 28 цього Закону, за його заявою проводиться відповідний перерахунок пенсії незалежно від того скільки часу минуло після призначення (попереднього перерахунку) пенсії, з урахуванням заробітної плати, з якої призначено (попередньо перераховано пенсію). На підстави заяви та наданих документів, Головним управлінням Пенсійного фонду України в Кіровоградській області 17.03.2026 винесено рішення № 156050028923 про відмову в перерахунку пенсії щодо набуття стажу до повної пенсії відповідно до Закону України “Про загальнообов?язкове державне пенсійне страхування”. Рішення Головним управлінням Пенсійного фонду України в Одеській області про перерахунок чи відмову у перерахунку пенсії Позивачу не приймалось. За результатами розгляду матеріалів електронної пенсійної справи ОСОБА_1 встановлено, щодо до заяви про призначення пенсії від 28.07.2025 № 1216 заявницею була надана трудова книжка від 02.02.1975 № НОМЕР_3 , згідно якої період з 03.01.1992 по 28.02.2014 зараховано до страхового стажу. При цьому періоди роботи з 11.09.1974 по 02.01.1992 не було зараховано, оскільки записи містять не чіткі зображення відбитків печаток. До заяви про перерахунок пенсії щодо набуття стажу до повної пенсії, заявницею наданий документ у вигляді заяви від 09.03.2026 довільної форми, що не відповідає вимогам додатку 1 відповідно до пункту 1.1 Порядку, відповідно до Закону, тому має розглядатися за місцем перебування на обліку ОСОБА_1 відповідно до Закону України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 Nє 393/96-ВР. Відповідно до статті 28 Закону мінімальний розмір пенсії за віком за наявності у чоловіків 35 років, а у жінок 30 років встановлюється в розмірі прожиткового мінімуму для осіб, які втратили працездатність, визначеного Законом. Оскільки, до заяви про перерахунок щодо набуття стажу до повної пенсії, заявницею не надано додаткових документів, які визначають право на проведення перерахунку. на заяву від 09.03.2026 Nє 1121 поданої в електронній формі через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України, ОСОБА_1 , відмовити”.

Позивач вважає, що рішення ГУ ПФУ в Кіровоградській області від 17.03.2026 № 156050028923 про відмову в призначені пенсії є протиправним та таким, що підлягає скасуванню.

Суд першої інстанції, ухвалюючи оскаржуване рішення, виходив з того, що позивачка не несе відповідальності за заповнення трудової книжки, оскільки записи у її трудову книжку вносяться відповідальним працівником підприємства, а не особисто позивачем, більше того, недоліки її заповнення не є підставою вважати про відсутність трудового стажу в позивачки за спірний період, а тому прийшов до висновку, що Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області протиправно не зарахувало до страхового стажу позивача періоди роботи згідно трудової книжки серії НОМЕР_2 від 02.02.1975 року.

При цьому також вказав, що відповідач зобов`язаний був розглянути звернення позивачки саме як заяву про проведення перерахунку пенсії та прийняти рішення про її задоволення або відмову у задоволенні, у порядку та строки визначені пунктом 4.3 Порядку №22-1, а тому зобов`язав Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 09.03.2026 року та прийняти щодо неї рішення у встановленому порядку та строки, з урахуванням висновків суду.

Надаючи правову оцінку таким висновкам суду першої інстанції та доводам апеляційної скарги колегія суддів виходить з наступного.

Правовідносини, що виникають у сфері пенсійного забезпечення громадян, регулюються Законом України "Про пенсійне забезпечення" (далі - Закон №1788-XII) та Законом України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" (далі - Закон №1058-ІV).

Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел визначає Закон України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» (далі - Закон № 1058-IV).

Відповідно до статті 4 Закону № 1058-IV законодавство про пенсійне забезпечення базується на Конституції України, складається з Основ законодавства України про загальнообов`язкове державне соціальне страхування, цього Закону, законів України Про недержавне пенсійне забезпечення, Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб, міжнародних договорів з пенсійного забезпечення, згода на обов`язковість яких надана Верховною Радою України (далі - закони про пенсійне забезпечення), а також інших законів та нормативно-правових актів, прийнятих відповідно до законів про пенсійне забезпечення, що регулюють відносини у сфері пенсійного забезпечення в Україні.

Відповідно ст. 5 Закону №1058-IV, він регулює відносини, які виникають між суб`єктами системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування. Дія інших нормативно-правових актів може поширюватися на ці відносини лише у випадках, передбачених цим Законом, або в частині, що не суперечить цьому Закону. Виключно цим Законом, зокрема, визначаються порядок здійснення пенсійних виплат за загальнообов`язковим державним пенсійним страхуванням; порядок використання коштів Пенсійного фонду та накопичувальної системи пенсійного страхування.

Пунктом 16 розділу XV Прикінцеві положення Закону № 1058-IV визначено, що до приведення законодавства України у відповідність із цим Законом закони України та інші нормативно-правові акти застосовуються в частині, що не суперечить цьому Закону.

Відповідно до ч. 1 ст. 24 Закону № 1058-IV страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться у системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло раніше (абз. 1 ч. 2 ст. 24 Закону № 1058-IV).

Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховуються до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом (абз. 1 ч. 4 ст. 24 Закону № 1058-IV).

Відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону №1058-ІV особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу не менше 15 років по 31 грудня 2017 року.

Починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу: з 1 січня 2018 року по 31 грудня 2018 року - не менше 25 років, з 1 січня 2019 року по 31 грудня 2019 року - не менше 26 років, з 1 січня 2020 року по 31 грудня 2020 року - не менше 27 років, з 1 січня 2021 року по 31 грудня 2021 року - не менше 28 років, з 1 січня 2022 року по 31 грудня 2022 року - не менше 29 років, з 1 січня 2023 року по 31 грудня 2023 року - не менше 30 років, з 1 січня 2024 року по 31 грудня 2024 року - не менше 31 року, з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року - не менше 32 років, з 1 січня 2026 року по 31 грудня 2026 року - не менше 33 років, з 1 січня 2027 року по 31 грудня 2027 року - не менше 34 років, починаючи з 1 січня 2028 року - не менше 35 років.

До досягнення віку, встановленого абзацами першим і другим цієї частини, право на пенсію за віком за наявності відповідного страхового стажу мають жінки 1961 року народження і старші після досягнення ними такого віку: 55 років - які народилися по 30 вересня 1956 року включно, 55 років 6 місяців - які народилися з 1 жовтня 1956 року по 31 березня 1957 року, 56 років - які народилися з 1 квітня 1957 року по 30 вересня 1957 року, 56 років 6 місяців - які народилися з 1 жовтня 1957 року по 31 березня 1958 року, 57 років - які народилися з 1 квітня 1958 року по 30 вересня 1958 року, 57 років 6 місяців - які народилися з 1 жовтня 1958 року по 31 березня 1959 року, 58 років - які народилися з 1 квітня 1959 року по 30 вересня 1959 року, 58 років 6 місяців - які народилися з 1 жовтня 1959 року по 31 березня 1960 року, 59 років - які народилися з 1 квітня 1960 року по 30 вересня 1960 року, 59 років 6 місяців - які народилися з 1 жовтня 1960 року по 31 березня 1961 року, 60 років - які народилися з 1 квітня 1961 року по 31 грудня 1961 року.

Отже, починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу: з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року - не менше 32 років.

Як вбачається з матеріалів справи, Рішенням від 17.03.2026 № 156050028923 ГУ ПФУ в Кіровоградській області відмовив позивачу у призначенні пенсії за віком у зв`язку із тим, що страховий стаж становить 20 років 2 місяці 29 днів, порахований по 30.04.2012.

В рішенні зокрема зазначено, що за результатами розгляду матеріалів електронної пенсійної справи ОСОБА_1 встановлено, щодо до заяви про призначення пенсії від 28.07.2025 № 1216 заявницею була надана трудова книжка від 02.02.1975 № НОМЕР_3 , згідно якої період з 03.01.1992 по 28.02.2014 зараховано до страхового стажу. При цьому періоди роботи з 11.09.1974 по 02.01.1992 не було зараховано, оскільки записи містять не чіткі зображення відбитків печаток.

До заяви про перерахунок пенсії щодо набуття стажу до повної пенсії, заявницею наданий документ у вигляді заяви від 09.03.2026 довільної форми, що не відповідає вимогам додатку 1 відповідно до пункту 1.1 Порядку, відповідно до Закону, тому має розглядатися за місцем перебування на обліку ОСОБА_1 відповідно до Закону України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 Nє 393/96-ВР.

Щодо незарахування до страхового стажу періоду роботи згідно записів трудової книжки серії НОМЕР_2 від 02.02.1975 року, колегія суддів зазначає наступне.

Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності Законом №1058-IV, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.

Відповідно до ч.1 ст.48 Кодексу Законів про працю України - трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Відповідно до ст.62 Закону України «Про пенсійне забезпечення» основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Постановою Кабінету Міністрів України №637 від 12 серпня 1993 року затверджено Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній.

Пунктом 1 Порядку №637 передбачено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.

Отже, надання інших документів, окрім трудової книжки, для підтвердження трудового стажу з метою призначення пенсії здійснюється виключно у випадку, якщо в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи.

В спірних періодах була чинною Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1974 за №162 (далі Інструкція №162).

Так, відповідно до вказаної Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1974 за № 162: трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників і службовців; трудові книжки ведуться на всіх робітників і службовців державних, кооперативних і громадських підприємств, установ і організацій, які працювали понад 5 днів, в тому числі на сезонних і тимчасових працівників, а також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов`язковому державному соціальному страхуванню; всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження та заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження); записи проводяться акуратно, пір`яний чи кульковою ручкою, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору; в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається; в графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовка пишеться повне найменування підприємства; в графі 3 пишеться: «Прийнято або призначений в такий-то цех, відділ, підрозділ, ділянку, виробництво» із зазначенням їх конкретного найменування, а також найменування роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виробляються: для робітників - відповідно до найменуваннями професій, вказаних у Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників; для службовців - відповідно до найменуваннями посад, зазначених в Єдиної номенклатурі посад службовців, або відповідно до штатного розкладу; при звільненні робітника або службовця всі записи про роботу, нагородження та заохочення, внесені в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів; бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок; після закінчення кожного місяця бухгалтерія вимагає від особи, відповідальної за ведення трудових книжок, звіту про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них, з додатком прибуткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт.

Згідно з пунктом 2.2 Інструкції №162 заповнення трудової книжки вперше провадиться адміністрацією підприємства у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

У трудову книжку вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім`я по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність; відомості про роботу: прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань; заохочення за успіхи в роботі, що застосовуються трудовим колективом, а також нагородження і заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і статутами про дисципліну; інші заохочення відповідно до чинного законодавства; відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди. Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Так, вперше трудова книжка заповнюється адміністрацією в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття його на роботу. На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки записуються загальні дані про її власника: прізвище, ім`я, по батькові, дата народження, освіта, професія, фах, дата видачі книжки, підпис власника книжки, ставиться мокра печатка установи, що видала вперше трудову книжку.

Окрім того, як визначено пунктом 1.4 Інструкції №162 питання, пов`язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання та обліку, врегульовано постановою Ради Міністрів СССР та ВЦСПС від 06.09.1973 за №656 «Про трудові книжки робітників та службовців» (далі Постанова №656) та даною Інструкцією.

Так, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робочих та державних службовців, кооперативних і громадських підприємств, установ та організацій, що пропрацювали більше 5 днів, в тому числі на сезонних та тимчасових роботах, а також на позаштатних працівників при умові, що вони підлягають державному соціальному страхуванню (пункт 1 Постанови №656).

Пунктом 12, 13 вказаної Постанови передбачено, що заповнення трудових книжок і вкладишів до них проводиться за мовою союзної, автономної республіки, автономної області, автономного округу, на території яких розташоване дане підприємство, установа, організація та офіційною мовою СРСР.

При звільненні робітника або службовця всі записи про роботу, нагородження та подяки, занесені до трудової книжки за час роботи на даному підприємстві, в установі, підприємстві засвідчуються підписом керівника або спеціально уповноваженої особи та печаткою.

Відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу, згідно пункту 18 Постанови №656, несуть спеціально уповноважені особи, що призначені наказом керівника підприємства, установи, організації.

Аналогічні норми встановлені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України №637 від 12.08.1993, відповідно до пункту 1 якого, як вже зазначено судом, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.

Окрім того такі приписи містяться в пункті 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 за №301 «Про трудові книжки працівників», зокрема, відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

З огляду на зазначене, недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для працівника, а отже, й не може впливати на її особисті права.

Обов`язок щодо заповнення та ведення трудових книжок осіб, працевлаштованих на підприємствах, установах, організаціях, покладається саме на відповідальну особу такого підприємства, установи, організації, а не на власника трудової книжки.

Згідно правової позиції Верховного Суду, викладеною у постанові від 24.05.2018 у справі № 490/12392/16-а, працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення, неналежний порядок ведення та заповнення будь-якої документації з вини підприємства. Існуючий недолік не може бути підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист, зокрема призначення пенсії.

Також, така позиція висловлена Верховним Судом у постановах від 21.02.2018 у справі № 687/975/17, від 04.07.2023 у справі № 580/4012/19.

Крім цього, Верховний Суд у постанові від 24.05.2018 у справі № 490/12392/16-а висловив позицію про те, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.

Так, колегія суддів звертає увагу, що належність та точність самого текстового запису про прийом та звільнення Позивача не викликає сумнівів, запис містить посилання на відповідні накази та підписи посадових осіб.

Позивач не може нести відповідальність за технічну якість відбитку печатки роботодавця.

За таких обставин, колегія суддів погоджується з судом першої інстанції, щодо критичного ставлення до тверджень відповідача щодо неможливості зарахування відповідного періоду роботи до страхового стажу позивача, оскільки законодавцем покладено обов`язок ведення трудових книжок працівників на уповноваженого працівника підприємства, вини позивача в неналежному заповненні його трудової книжки немає, а відповідачами не доведено недостовірності або інших ознак юридичної дефектності цієї трудової книжки, тому її належить розглядати як належний та допустимий доказ у справі, і зазначена обставина не може позбавити позивача конституційного права на соціальний захист та вирішення питання призначення пенсії.

Враховуючи викладене, Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області протиправно не зарахувало до страхового стажу позивача періоди роботи згідно трудової книжки серії НОМЕР_2 від 02.02.1975 року, а доводи апелянта висновків суду першої інстанції не спростовують.

Щодо здійснення перерахунку пенсії ОСОБА_1 починаючи з дати звернення - з 28.07.2025 року, із застосуванням показника середньої заробітної плати по Україні за 2022-2024 роки, з якої сплачені страхові внески відповідно до ч. 2 ст. 40 Закону України "Про загальнообов?язкове державне пенсійне страхування", а саме за три роки, що передують року звернення із заявою про призначення пенсії за віком, з урахуванням виплачених сум пенсії, то колегія суддів дослідивши наявні в матеріалах справи докази погоджується, що відповідачем означене питання не розглянуто, у зв`язку з тим, що заява від 09.03.2026 була подана позивачем довільної форми, що не відповідає вимогам додатку 1 відповідно до пункту 1.1 Порядку, відповідно до Закону, тому має розглядатися за місцем перебування на обліку ОСОБА_1 відповідно до Закону України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 Nє 393/96-ВР.

Так, колегія суддів зазначає, що згідно з частиною першою статті 44 Закону України № 1058-IV призначення (перерахунок) пенсії здійснюється за зверненням особи або автоматично (без звернення особи) у випадках, передбачених цим Законом.

Звернення за призначенням (перерахунком) пенсії здійснюється шляхом подання заяви та інших документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсії, до територіального органу Пенсійного фонду або до уповноваженого ним органу чи уповноваженої особи застрахованою особою особисто або через законного представника недієздатної особи, особи, дієздатність якої обмежена, малолітньої або неповнолітньої особи.

Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсії визначається правлінням Пенсійного фонду за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення.

Пунктом 1.1 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України 25.11.2005 за № 22-1 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 07.07.2014 № 13-1), зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 27.12.2005 за № 1566/11846 № 22-1, (далі - Порядок № 22-1) зокрема, встановлено, що заява про призначення, перерахунок пенсії, поновлення, переведення з одного виду пенсії на інший (Заява про призначення/перерахунок пенсії - додаток 1) подається заявником до територіального органу Пенсійного фонду України (далі - орган, що призначає пенсію).

Відповідно до пункту 1.7 Порядку № 22-1 звернення за призначенням пенсії може здійснюватися в будь-який час після виникнення права на пенсію або не раніше ніж за місяць до досягнення пенсійного віку.

Днем звернення за призначенням пенсії вважається день прийняття органом, що призначає пенсію, відповідної заяви (пункт 1.8 Порядку № 22-1).

постановою правління Пенсійного фонду України від 30.07.2015 №13-1 затверджено Положення про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, яке визначає організаційні засади прийому та обслуговування осіб, які звертаються до територіальних органів Пенсійного фонду України (далі - органи Пенсійного фонду), у тому числі за допомогою засобів технічних засобів електронних комунікацій, відповідно до вимог Законів України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”, “;Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування” (далі Положення №13-1).

Відповідно до пункту 2 Положення №13-1, веб портал електронних послуг Пенсійного фонду (система надання послуг в електронній формі) (далі – веб портал) - сукупність програмно-технічних засобів, що забезпечують оперативне приймання, обробку, зберігання та передачу інформації (даних) під час надання послуг громадянам, застрахованим особам та страхувальникам, а також надання установам банків та організаціям, що здійснюють виплату та доставку пенсій, інформації в електронній формі з дотриманням адресності та заходів щодо захисту відповідних видів інформації (даних).

Пунктом 3 Положення №13-1 визначено принципи здійснення прийому та обслуговування осіб органами Пенсійного фонду, а саме: додержання вимог чинного законодавства та етичних норм поведінки; прозорість, відкритість та зрозумілість дій у сфері надання послуг; компетентність та ефективність; своєчасність та якість; нерозголошення інформації, повідомленої особою, яка звертається за отриманням послуги, крім випадків, встановлених чинним законодавством; орієнтація на одержувача - формування ефективної системи взаємодії з одержувачем послуги, надання послуги на базі централізованих інформаційних технологій незалежно від місця взяття його на облік (проживання, перебування на обліку); інформованість - функціонування постійно діючої системи інформаційного забезпечення одержувача послуги.

Отже, під час опрацювання звернення орган ПФУ має бути орієнтований саме на одержувача, який звернувся за отримання послуги до органу ПФУ.

Відповідно до пункту 7 Положення №13-1 органи Пенсійного фонду зобов`язані, серед іншого: об`єктивно, всебічно і вчасно розглядати звернення; забезпечувати реалізацію передбачених законодавством прав осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду; повідомляти осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду, про результати перевірки звернення і суть прийнятого рішення; у разі визнання заяви чи скарги необґрунтованою роз`яснювати порядок оскарження прийнятого рішення; не допускати безпідставної передачі звернень іншим органам.

Як вбачається з матеріалів справи, а також зазначено в оскаржуваному рішенні пенсійного органу, 09.03.2026 ОСОБА_1 , подала заяву в електронній формі через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України щодо набуття стажу до повної пенсії.

До заяви надала сканкопії оригіналів документів: - паспорта; - довідки про присвоєння ідентифікаційного номера; - довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи; - довідки про реквізити банку; - трудової книжки від 02.02.1975 № 0853254; - інший документ у вигляді заяви від 09.03.2026, де зазначено: Прошу: 1. Здійснити перерахунок моєї пенсії із застосуванням показника середньої заробітної плати по Україні за 2022 – 2024 роки. 2. Зарахувати до страхового стажу період роботи з 11.09.1974 по 02.01.1992 на підставі трудової книжки НОМЕР_2 . 3. Надати письмову відповідь про результати перерахунку та надіслати протокол розрахунку пенсії на зазначену електронну адресу.

Колегія суддів звертає увагу, що дана заява (текстове пояснення від 09.03.2026 року) не подавалася як окреме самостійне звернення. Вона була завантажена через вебпортал ПФУ як невід`ємний додаток (електронний скан-документ) до належним чином сформованої електронної заяви про перерахунок пенсії та зарахування стажу, яка повністю відповідає формі Додатку 1 до Порядку № 22-1, а тому посилання апелянта на те, що заява від 09.03.2026 № 1121 є заявою довільної форми і має розглядатися в порядку ЗУ "Про звернення громадян", є безпідставними.

При цьому, колегія суддів звертає увагу, що ключове значення при вирішенні спорів щодо призначення чи перерахунку пенсії має зміст звернення, що дає змогу об`єктивно встановити волю заявника, а не виключно формальне дотримання затвердженої бланкової форми. Зазначені позиції послідовно наголошують, що надмірний формалізм у сфері соціального забезпечення є неприпустимим та призводить до безпідставного обмеження конституційних прав про що правомірно з посиланням на практику Верховного Суду зазначено судом першої інстанції.

Отже, оскільки відповідно до Порядку № 22-1, орган ПФУ зобов`язаний на підставі поданої через вебпортал заяви та доданих до неї документів (включаючи текстові додатки з вимогами щодо розрахунку заробітної плати та стажу) прийняти рішення про перерахунок пенсії або про відмову в такому перерахунку, колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції щовідповідач зобов`язаний був розглянути звернення позивачки саме як заяву про проведення перерахунку пенсії та прийняти рішення про її задоволення або відмову у задоволенні, у порядку та строки визначені пунктом 4.3 Порядку №22-1.

Таким чином, колегія суддів вважає, що доводи апеляційної скарги не знайшли свого підтвердження та спростовуються висновками суду першої інстанції, які зроблені на підставі повного, всебічного та об`єктивного аналізу відповідних правових норм та фактичних обставин справи.

Згідно з приписами ч. 1 ст. 315 КАС України, за наслідками розгляду апеляційної скарги на судове рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення - без змін.

З підстав визначених статтею 316 КАС України суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.

Керуючись ст. ст. 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328 КАС України, колегія суддів, -

П О С Т А Н О В И Л А :

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області залишити без задоволення.

Рішення Одеського окружного адміністративного суду від 23 липня 2026 року залишити без змін.

Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили з дати її ухвалення та оскарженню в касаційному порядку до Верховного Суду не підлягає, за винятком випадків, перелічених у пункті 2 частини 5 статті 328 КАС України.

Повний текст судового рішення виготовлений 22 вересня 2026 року.

Головуючий суддя: О.В. Лук`янчук

Суддя: А.І. Бітов

Суддя: І.Г. Ступакова