Проєкт Закону про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення законодавства у сфері електронного документообігу

1ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до проєкту Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих

актів України щодо удосконалення законодавства у сфері електронного

документообігу»

1.Обґрунтування необхідності прийняття законопроєкту

Даний законопроєкт є альтернативим до поданого 02 лютого 2026 року

народними депутатами М.І. Кучером, Б.В. Приходько, О.С. Суховим та

іншими проєкту Закону про внесення змін до деяких законодавчих актів

України щодо гармонізації законодавства у сфері електронного

документообігу з правом Європейського Союзу (реєстраційний №14414). Цей

альтернативний законопроєкт розроблено з огляду на необхідність вирішення

наступної прогалини у правовому регулюванні:

Сучасний етап цифрової трансформації України визначається активним

упровадженням електронних сервісів, реєстрів та цифрових інструментів

управління, що є ключовим елементом реалізації державної політики

«Держава у смартфоні». Водночас чинне законодавство, яке регулює порядок

створення, обігу та зберігання документів, значною мірою залишається

прив’язаним до паперової форми та технологічних підходів початку 2000-х

років. Це створює істотні бар’єри для повноцінної цифровізації

документообігу як у державному секторі, так і серед суб’єктів приватного

права.

Попри те, що постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018

року №55 встановлено електронну форму діловодства як основну для

державних органів та органів місцевого самоврядування, практична реалізація

цього підходу обмежена низкою законодавчих прогалин. Так для багатьох

категорій документів — зокрема тих, що мають постійний або тривалий (понад

10 років) строк зберігання — закон усе ще вимагає створення засвідчених

паперових копій навіть у випадку існування оригіналів в електронній формі.

Це унеможливлює повноцінний перехід до електронного архівування та веде

до накопичення значних обсягів паперових носіїв.

Проблема особливо загострюється у приватному секторі, де підприємства,

установи та організації змушені десятиліттями зберігати великі масиви

паперової документації: документи поточного діловодства, документи з

кадрових питань тощо. У багатьох випадках така документація існує в єдиному

екземплярі, що підвищує ризики її втрати або пошкодження.

В умовах повномасштабної військової агресії російської федерації ці

ризики набувають критичного значення. Часті обстріли, неможливість

забезпечити зберігання паперових документів у належних захисних спорудах,

а також те, що значна частина відомостей, зафіксованих у старих документах,

уже дублюється сучасними державними реєстрами, ставлять під сумнів

доцільність подальшого збереження таких документів виключно на паперових

носіях. Електронні копії (скан-копії чи фотокопії), навпаки, можуть

2зберігатися у кількох екземплярах на різних носіях та у різних місцях,

забезпечуючи значно вищий рівень надійності.

Разом з тим чинне законодавство не визначає порядок створення

електронних копій паперових документів приватними юридичними

особами, не врегульовує їх правовий статус та не передбачає можливості їх

використання з метою архівного зберігання. У результаті значна частина

потенціалу цифровізації блокується саме нормативними обмеженнями, а не

технічними можливостями.

Крім того, запуск електронного архіву («е-Архів»), який передбачено

Планом заходів із реалізації Стратегії реформування державного управління

України на 2022–2025 роки, досі не забезпечено повною мірою. Це ще раз

свідчить про потребу у законодавчих змінах, які відкриють можливість для

переходу від паперових носіїв до повноцінного електронного документообігу

та подальшого зберігання таких документів.

З огляду на зазначене виникає об’єктивна необхідність законодавчого

врегулювання механізму створення електронних копій паперових

документів, визначення їх юридичного статусу та можливості їхнього

подальшого зберігання в електронній формі.

Як було зазначено у пояснювальній записці до основного законопроєкту

№14414 сучасна українська модель правового регулювання електронного

документообігу не враховує:

-сучасних можливостей автоматизованої обробки даних та машинної

взаємодії між інформаційними системами, що стало стандартом у

розвинених країнах світу,

-існування двох видів електронних документів: одні за своєю природою

призначені для машинної обробки та можуть не мати традиційного

візуального представлення, а другі у будь-якому випадку мають

візуальне представлення.

Для вирішення вищезазначеної проблематики основний законопроєкт

пропонує визначити два окремі види електронного документу – структуровані

та неструктуровані. Саме останній вид документу і є повноцінним аналогом

електронних копій паперових документів у тому розумінні, яке вже враховано

у діючому ДСТУ 2732:2023, а також корелює з вже існуючими в державному

секторі підходами до поводження з такими електронними копіями оригіналів

паперових документів (постанова Кабінету Міністрів України №55 від 17 січня

2018 року з урахуванням змін). З огляду на зазначену постанову

У зв’язку з цим запропоновані в альтернативному законопроєкті

положення спрямовані на усунення існуючих правових колізій, зменшення

навантаження на бізнес і державні органи, підвищення стійкості та безпеки

зберігання документів, а також на прискорення впровадження електронного

архівування в Україні шляхом введення в законодавче поле:

-визначення неструктурованих електронних документів – документів,

3які не мають чітко визначеної структури або формату визначеного

законодавством, та може містити текстову, графічну або іншу

інформацію, організовану в довільному порядку, без використання

стандартизованих форм або структурованих даних,

-визначення структурованих електронних документів – документів, дані

яких організовані у визначеній формі та форматі, що дозволяє їх

автоматизовану обробку, зберігання та передачу інформаційно-

комунікаційними системами без участі людини,

-механізму створення електронних копій паперових документів як

неструктурованих електронних документів,

-легалізацією подальшого архівного зберігання електронних документів

тільки в електронній формі без обов’язкового дублювання у

паперовому вигляді.

2.Мета і завдання законопроєкту

Метою законопроєкту є створення сучасної правової бази для

функціонування структурованих та неструктурованих електронних документів

з впровадженням їх повноцінного зберігання без обов’язкового перетворення у

паперову форму, що забезпечить повноцінну автоматизацію документообігу,

гармонізацію з європейськими стандартами та усунення адміністративних

бар'єрів для цифрової трансформації економіки України.

Основні завдання законопроєкту:

-запровадження правового визначення структурованих та

неструктурованих електронних документів;

-визнання юридичної сили структурованих електронних документів без

обов'язкової візуальної форми подання;

-визнання юридичної сили неструктурованих електронних документів, у

тому числі створених шляхом оцифрування (сканування,

фотографування) документа на папері;

-розширення можливостей використання електронних печаток

юридичних осіб для засвідчення документів;

-запровадження альтернативних методів перевірки цілісності

електронних документів, створених інформаційно-комунікаційними

системами;

-впровадження можливості зберігати у електронній формі документи які

було початково створено у паперовій формі,

-гармонізація національного законодавства з правом Європейського

Союзу.

3.Загальна характеристика та основні положення законопроєкту

Законопроєкт передбачає внесення комплексних змін до Закону України

«Про електронні документи та електронний документообіг» передбачають:

4-запровадження визначення «структурований електронний документ»

як електронного документа, що містить дані, згідно із законодавством,

організовані у визначеній формі та форматі, що дозволяє автоматизовану

обробку, зберігання та передачу інформації,

-запровадження визначення «неструктурований електронний

документ» як електронного документа, що не має чітко визначеної структури

або формату визначеного законодавством, та може містити текстову, графічну

або іншу інформацію, організовану в довільному порядку, а також як

електронної копії оригіналу документа на папері,

-оновлення визначення «обов'язковий реквізит електронного

документа» з урахуванням специфіки структурованих документів, де реквізити

подаються у вигляді семантично визначених елементів даних,

-врегулювання механізму створення електронної копії оригіналу

документа на папері, у тому числі врегулювання випадків існування кількох

авторів документу або випадків коли одного з авторів з об’єктивних обставин

неможливо долучити до процесу підписання неструктурованого електронного

документа вигляді електронної копії оригіналу документа на папері,

-розширення можливості використання електронної печатки для

ідентифікації автора чи підписувача електронного документа,

-визнання юридичної сили різних видів електронних документів,

-впровадження можливості збереження електронних документів

шляхом використання послуг архівної установи або іншого посередника який

забезпечує прийняття та зберігання електронних документів за допомогою

засобів інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-

комунікаційних систем,

-визнання можливості знищення оригіналу документа на папері, з

якого було створено неструктурований електронний документ, за умови за

умови забезпечення збереження такого електронного документа впродовж

строку встановленого законодавством для такого виду документа.

4.Фінансово-економічне обґрунтування

Реалізація законопроекту не потребує додаткового фінансування з

державного та місцевих бюджетів. Правова конструкція, запропонована

законопроєктом, може спонукати архівні підрозділи зберігати існуючі

документи поточного діловодства у електронній формі замість забезпечення

збереження паперових носіїв, що потенційно зможе зменшити відповідні

видатки на забезпечення зберігання великої кількості паперових документів і

забезпечить значний економічний ефект для держави та бізнесу.

Як зазначалось у пояснювальній записці основного законопроєкту

№14414, щорічна економія видатків бюджету державного сектору від

автоматизації документообігу оцінюється у 200-250 мільйонів гривень на

5прямих витратах на папір, друк та зберігання – для альтернативного

законопроєкту така економія зберігається та навіть може сягати більших

обсягів, оскільки у перспективі скоротяться видатки не тільки на папір, друк та

зберігання, а й на підтримання та розширення площ архівних установ.

5.Оцінка відповідності

Законопроект розроблено з урахуванням комплексного аналізу

відповідності праву Європейського Союзу та міжнародним стандартам у сфері

електронного документообігу у тому числі Регламенту (ЄС) № 910/2014 від 23

липня 2014 року, стандарту EN 16931 «Електронні рахунки-фактури», який

вже прийнятий в Україні як національний ДСТУ EN 16931-1:2019, також

ДСТУ 2732:2023 як галузевого стандарту, що базується на принципах ISO

15489 та ISO 30300 (але не їх є прямим перекладом), забезпечує виконання

зобов'язань України відповідно до Угоди про асоціацію між Україною та

Європейським Союзом (Глава 14 «Інформаційне суспільство» Розділу V

Угоди) щодо поступового наближення законодавства України до права та

регуляторної практики ЄС у сфері регулювання інформаційного суспільства та

електронних комунікацій.

6.Прогноз результатів

Унаслідок прийняття законопроєкту очікується створення правової

визначеності щодо використання різних видів електронних документів з

забезпеченням їх подальшого зберігання виключно у електронній формі без

необхідності дублювання на папері. Це дозволить бізнесу нарешті відмовитись

від великого паперового документообігу, спростить взаємодію українських

підприємств з європейськими партнерами та створить умови для

запровадження обов'язкового електронного документообігу в державних

закупівлях, зменшить витрати підприємств, установ та організацій на архівне

зберігання документів, а також покращиться збереженість документів, які

підлягають архівному зберіганню, внаслідок спрощеного зберігання

електронних документів одночасно на кількох носіях інформації або у різних

сховищах. Крім того опосередковано може бути досягнуто зменшення витрат

державних органів та органів місцевого самоврядування внаслідок зменшення

кількості паперових документів, які надходитимуть до них від підприємств,

установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, у зв’язку зі

збільшенням саме електронного документообігу, а також скоротить час

взаємодії громадян з державою у питаннях отримання довідок, оформлення

дозволів та інших адміністративних процедур.

Народний депутат України